Post on 12-May-2015
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Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F & A
Teambasiertes Wissensmanagement
Dr. Rolf Kremer – PAVONE AG
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Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F & A
Agenda
Warum Wissensmanagement?
Wie informiere ich mich?
Wie verteile ich Informationen?
Wie kommuniziere ich?
Wie sieht der Nutzen aus?
Fragen & Antworten
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Warum Wissensmanagement?
Die Notwendigkeit sich damit zu befassen….
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Was ist Wissen?
Wissen *„Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Personen zur Lösung von Problemen einsetzen.“„ist immer an Personen gebunden“
„stützt sich auf Daten und Informationen“
Daten & Informationen *Daten sind „syntaktisch geordnete Wahrnehmungen über verschiedenste Dinge und Sachverhalte“
Informationen = Daten + Bedeutungskontext
Betriebswirtschaftlich: Informationen „dienen zur Vorbereitung von Entscheidungen und Handlungen“
Teambasiertes WissensmanagementVerwaltung von Wissen im Team
Mehrnutzen durch Vernetzung des Wissens
* Quelle: Smolnik, Stefan (2006): Wissensmanagment mit Topic Maps…
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Umfrage 1: Finden und Suchen
Manager suchen täglich 2 h nach Informationen
Nur die Hälfte glaubt, dass die Informationsverteilung im Unternehmen ordentlich ausgeführt wird
42% verwenden einmal pro Woche eine falsche Information
45% halten es für sinnvoll, zielstrebig Informationen aus anderen Unternehmensbereichen zu erhalten
Quelle: Accenture, 2006: Umfrage in USA und Großbritannien
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Umfrage 2: Ertrinken Sie in E-Mails?
93% aller Unternehmen beantworten Kundenanfragen per E-Mail
84% besprechen Geschäftsstrategien per E-Mail
71% führen Vertragsverhandlungen per E-Mail durch
Quelle: IBM, auf Basis von AIIM, 2007
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Umfrage 3: Art der Informationen
80% der Informationen sind unstrukturiert
90% der Informationen werden nicht verwaltet
Diese Informationen nehmen jedes Jahr um 36% zu
7,5% an Dokumenten werden nie wieder gefunden
Quelle: AIIM, 2007, Enterprise Content Management, http://www.slideshare.net/tmresek/aiim-and-ecm-0707
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Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (1)
So?
Daten & Informationen auf der Arbeitsoberfläche
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Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (2)
So?
…
Informationen als Lesezeichen
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Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (3)
So?
Daten & Informationen in IBM Lotus Notes
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Wie informiere ich mich?
Nur wer über Wissen verfügt kann Aufgaben erledigen…
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Beispiel Nutzung RSS Reader
IBM Lotus Notes 8 mit integriertem RSS Reader
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Nutzung im Unternehmen
Intra-/Internet
RSS Feed 1
RSS Feed 2
…
AnwenderRautmann Anwender
Ortiz
AnwenderFriedrichs
……
Lotus Notes
RSS Reader auf IBM Lotus Domino Server(Einmalige Sammlung)
…
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Beispiel Nutzung RSS Reader (2)
Teamorientierter RSS Reader
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IBM Lotus Notes Anwendungen
Jede IBM Lotus Notes Anwendung (Datenbank) kann RSS-fähig gemacht werden
Zwei Möglichkeiten:RSS Generator Datenbank (ab Notes/Domino 7.02)Änderung der Gestaltung
Änderung der Gestaltung. Beispiel:Neue Seite mit dem Namen des Feeds (z. B. „feed.xml“)Neue Ansicht mit der DatengenerierungBeispiel ist im PAVONE NewsReader enthalten
Beispiele für Anwendungen:ProjektArbeitsgruppen (z. B. Arbeitsschutzausschuss)CRM, Helpdesk
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Erweiterungen
Filter
E-Mail-Benachrichtigung
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Wie verteile ich Informationen?
Teamarbeit = Produktivitätsgewinn…
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Mail-Typen
Mailmuffel
Spammer
Jäger & Sammler
Mail-ManagerUnterscheidet zwischen persönlicher und unternehmens-relevanter MailLegt Mails zu Vorgängen, Projekten etc. ab, zu denen sie gehören. Beispiele: CRM-Systemen, Projekt-Management-Lösungen, Diskussions-Datenbanken, Teamrooms, selbst erstellte Datenbanken, …
Mehrfachablage durch Verlinkung
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Wissen verteilen (1)
Ablage von E-Mails mittels Dialog
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Wissen verteilen (2)
Ablage von E-Mails mittels Drag & Drop
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Wissen verteilen (3)
Ablage von E-Mails aus Microsoft Outlook
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Anpassbar an Benutzerbedürfnisse
Entweder durch den Anwender oder Administrator
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Ablagevarianten in einem CRM-System
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Wissen verteilen (4)
Ablage von Informationen aus Microsoft Word
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Wissen verteilen (5)
Ablage von Informationen von der Arbeitsoberfläche
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Wissen verteilen (6)
Ablage von Informationen aus dem Datei-Explorer
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Wissen unternehmensweit verteilen
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Ziel: Mails anderen zur Verfügung stellenMails in anderen (teamfähigen) Datenbanken ablegenDoppelter Nutzen:
Wissen wird geteiltMail-Datenbanken bleiben klein
Ziel: Mail-Datenbank klein haltenAttachments komprimieren, beim TransferAttachments entfernen / archivieren, beim TransferMails löschen / archivieren, beim Transfer
VCard-Import: Wird eine VCard erkannt, werden die Daten ausgelesen und automatisch eine neue Adresse erstellt
Ablage auch in anderen Zielen möglich, z. B. IBM Commonstore, Domino.Doc, Documentum, PAM Storage
Mailmanagement
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Wie kommuniziere ich?
E-Mail ist nicht immer die optimale Art…
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Lotus Connections
ActivitiesOrganisieren Sie Ihre Arbeit, und nutzen Sie Ihr professionelles
Netz
Dogear
Speichern undFreigeben vonLesezeichen
Blogs
Stellen Sie Ihre eigenen Ideen vor, und lernen
Sie von anderen
Communities
Arbeiten Sie mit Personen
zusammen, die die gleichen Interessen
und das gleiche Fachwissen haben
Profile
Finden Sie die Personen, die Sie brauchen
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Lotus Connections
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Anwendungsfälle für Blogs
ProjektProjekt hat längere Laufzeit. Information über aktuellen Stand und Geschehnisse
ArbeitsgruppeArbeitsgruppe triff sich regelmäßig in größeren AbständenInformation über aktuellen Stand und GeschehnisseBeispiel: Arbeitsschutzausschuss
AbteilungAbteilung möchte sich nach außen bzw. intern darstellenInformation über aktuelle Aufgaben und TermineZ. B. für standortübergreifende Abteilungen mit über 100 Mitarbeitern
GeschäftsübergreifendDarstellung von bestimmten ThemenGlossare
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Wie sieht der Nutzen aus?
Kostenoptimierung durch Wissensmanagement…
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Nutzenaspekt „Zeitgewinn“
Weniger Arbeitsschritte als beim manuellen Ablegen
Weniger Arbeitsschritte um sich über Informationen zu informieren
Geringerer Aufwand beim Suchen nach InformationenBlick in KundenakteBlick in ProjektakteBlick in Diskussionsthreadetc.
Geringerer Aufwand bei KommunikationFestgelegter Standort für InformationenKein kurzfristiges Versenden von InformationenAnbindung RSS Reader
Schnellere Aufgabenerledigung!
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Nutzenaspekt „Wissensgenerierung“
Verteilung von Daten & Informationenper E-Mail-Ablage
per Dateiablage
per RSSper Blog
=> Wissensgenerierung bei den Mitarbeitern
Wettbewerbsvorteile durch schnellere Informationsgewinnung
Mehr Wissen = Bessere & schnellere Aufgabenerledigung!
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Nutzenaspekt „Schlankes E-Mailfach“
Weniger Aufwand beim Suchen nach Informationen
Geringere Speicherkapazität Vermeidung von Doppelablagen in E-MailfächerKomprimierung von Anhängen
Weniger AdministrationsaufwandGeringerer Backup-Aufwand
Geringere Speicherkapazitäten auf Server
Geringere Auslastung der Server
Kosteneinsparung!
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E-Mailaufkommen
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Einführung und Rollout
Einfache Installation (KnowledgeGateway, NewsReader)Installationsassistent
Übersichtliche Einstiegsseite zum KonfigurierenAuslieferung vieler Schnittstellen und konfigurierten Feeds
Geringer Schulungsaufwand notwendigDrag & Drop ist bekannt
Wenige Funktionen beim Lesen von InformationenBlogs benutzen viele Mitarbeiter privat
Einfaches RolloutViele Tätigkeiten sind reine Administrationstätigkeiten
Installation über E-Mail integriert (Klick auf Button)
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Beispiel für 100 Anwender
PAVONE KnowledgeGateway® - 100 Anwender: 4.200,00 € (4.830,00 € inkl. Upgrade)
Ab dem 2. Jahr 630,00 € pro Jahr Upgrade
Ersteinrichtung, Rollout, für PAVONE KnowledgePool, IBM Lotus Teamroom, IBM Lotus Discussion Database oder auch weitere PAVONE Lösungen (Enterprise Office, CRM/Sales, Project Management): 0,5 Tage (vernachlässigbar – sagen uns die Kunden)
Anbindung/Integration an andere IBM Lotus Notes/Domino Anwendungen: 1-3 Tage (kommt in den meisten Fällen nicht sofort zum Zuge)
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Selbsttest
Mail war mehrfach vorhanden?
Information fehlte? (für Entscheidung, Handlung)
Information nicht gefunden? (Dokument, Datei)
Information gesucht? (Dokument, Datei)
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F & A
Workshop
Analysieren von Bereichen des Wissensmanagement im Unternehmen, Abteilung, Team
Anwender frühzeitig einbeziehen
Suchen nach Optimierungsmöglichkeiten
Ausarbeitung einer Testumgebung im kleinen Kreis
Planung weiteres Vorgehen
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Fragen & Antworten
Wir stehen Ihnen gerne
für weitere Fragen zur Verfügung!
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PAVONE AGPAVONE AG
Technologiepark 9Technologiepark 9
33100 Paderborn33100 Paderborn
EE--Mail: info@pavone.deMail: info@pavone.de
Tel.: +49 52 51 / 31 02Tel.: +49 52 51 / 31 02--00
Fax: +49 52 51 / 31 02Fax: +49 52 51 / 31 02--9999
Kontakt
http://www.pavone.de
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Weitere Informationen erhalten Sie auf
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