Post on 01-Feb-2016
description
TÁMOP - 3.2.4Pénzügyi elszámolás
1. Kifizetési igénylések típusai
2. Benyújtandó dokumentumok
3. Kifizetési kérelem
4. Szerződésmódosítás
5. Főkedvezményezett feladata
1. Kifizetési igénylések típusai
A. Előleg
B. Időközi kifizetési igénylés
C. Záró egyenleg kifizetési kérelem
1/A. Előleg
EREDETI
OK
OKElszámolása
Amikor a köztes kifizetés összege eléri a megítélt támogatás összegének 60%-át. Legkésőbb a záróegyenleg kifizetési igénylésben.
Visszafizetése
Amennyiben nem nyújt be kifizetési igényt az előleg kifizetésétől számított 8 hónapon belül.A támogatás nem rendeltetésének megfelelő használata.
OK
!
Előleg Köztes kifizetés
Előleggel való elszámolás
Számlát nem kell
benyújtani
Be kell nyújtani számlát
Be kell nyújtani számlát
Kifizetés van Kifizetés van Kifizetés nincs
Előleg fizetési kérelem, kifizetési kérelem
• Előleg formanyomtatvány
• Kifizetési kérelem nyomtatvány
Microsoft Word dokumentum
Microsoft Word dokumentum
1/B. Időközi kifizetési igénylés
• 1 eredeti + 1 elektronikus példány (CD/DVD)
• Projekt keretében felmerült költségek elszámolása
• Utófinanszírozás – 60 napon belül kerül a támogatás folyósításra, a hiánypótlás idejét nem beleértve
• Előkészítés költségeinek elszámolása - 1. kifizetési kérelem!
• Elszámolási csomag benyújtásának feltételei: 281/2006. (XII.23.) Korm.rend. Igényelt támogatás összege > megítélt támogatás 10%-a, és legalább 100 ezer Ft.
• TSZ aláírását követő 12 hónapon belül, előleg igénylés esetén 8 hónapon belül kifizetési kérelem benyújtásával kell igazolni a megítélt támogatás legalább 10%-ának felhasználását.
Jó tételek továbbengedésének szabályai• A hiánypótlással nem érintett tételekre jutó támogatás (ún. jó tételek)
a beérkezéstől számított 60 napon belül kifizetésre kerül, a hiánypótlandó tételeket a KSZ felfüggeszti.
• Hiánypótlás: ha a benyújtott kifizetési kérelem formailag, tartalmilag hiányos, hibás, akkor egy alkalommal lehetőség van hiánypótlásra.
• Önkorrekciót nem áll módunkban elfogadni!• Hiánypótlásra 30 naptári nap áll a kedvezményezett
rendelkezésére. Ha a benyújtott HP nem megfelelő, akkor elutasításra kerül a tétel.
• Az elutasított tételek bármelyik következő kifizetési kérelemben újra benyújthatók elszámolásra, ennek feltétele a hiányosságok okának megszüntetése, a dokumentum-mátrix által előírt összes dokumentumok újbóli benyújtása, számlák újra rögzítése a számlakitöltő rendszerben, egy rövid kérelem megfogalmazása, melyben hivatkoznak az újra benyújtani kívánt számla kiállítójára, sorszámára.
1/C. Záró egyenleg kifizetési kérelem
• Kötelező melléklete a projekt megvalósításának előrehaladásáról szóló zárójelentés (ZPEJ)
• A záró kifizetési igénylés keretében nyújtható be az összes korábban elszámolásra még be nem nyújtott, vagy korábban elutasított számla, mely a projekt megvalósításához kapcsolódik
• Ezt követően további számlák elfogadására nincs lehetőség!
• Amennyiben a támogatási összeg 50 MFt feletti kötelező könyvvizsgálói igazolást benyújtani a záró kifizetési igényléshez
• Előleg elszámolása
• Benyújtási határidő: elszámolhatósági időszak végét követő 1 hónap (TSZ-ben rögzített)
2. Pályázó tájékoztató oldal(számlakitöltő) használata
• http://emir.nfu.hu/nd/umft
• Azonosítószám, jelszó – regisztrációs levél
• Használata KÖTELEZŐ!
• Kifizetési kérelem generálása, nyomtatása (számlák rögzítése)
• Számlakitöltő program megismerését két tananyag is segíti: E-tananyag az online számlakitöltő használatához, Felhasználói kézikönyv
• E-ügyfélszolgálati rendszer
3. Kifizetési kérelem
A. A támogatás folyósítását kizáró okok
B. Benyújtandó dokumentumok
C. Gyakorlati elvárások
D. A számla formai/tartalmi követelményei
E. Kifizetés bizonylatokkal kapcsolatos követelmények
F. Összesítők kitöltése
3/A. A támogatás folyósítását kizáró okok
• A támogatás igénybevételéhez szükséges nyomtatványokat nem teljes körűen töltötték ki, nem csatolták a szükséges dokumentumokat
• A helyszíni ellenőrzés szabálytalanságot tárt fel• A kedvezményezettnek köztartozása van• A projekt esetében támogatás-halmozódás
állapítható meg• Végelszámolási/ felszámolási/csődeljárás alatt
áll a kedvezményezett• Szabálytalanság vagy csalás miatti vizsgálat
folyik, akkor a vizsgálat lezárásáig
3/B. Benyújtandó dokumentumok
• A kifizetési kérelemhez benyújtandó dokumentumok körét a dokumentum-mátrix tartalmazza
• Pályázói tájékoztató – információs menüből
letölthető
Dokumentum-mátrix
1 Eszközbeszerzés
Szállítói szerződés / Írásos megrendelő / Nyilatkozat, hogy nem kötött szerződést
X
Számlaösszesítő X Számla X Kifizetés bizonylata X Szállítólevél csak devizában kiállított
számla esetén Átadás-átvételi jegyzőkönyv X Üzembe helyezési okmányok X Eredetigazolás az eladótól (használt eszközök
esetén)X
Vámáru nyilatkozat és vámhatározat X Használt eszköz esetén: nyilatkozat, hogy az
eszköz korábbi beszerzése az előző hét év során nem nemzeti vagy közösségi támogatás igénybevételével történt
X
Dokumentum-mátrix
2 Szolgáltatás
Szerződés / Nyilatkozat, hogy nem kötött szerződést X
Számla X
Számlaösszesítő X
Kifizetés bizonylata X
Teljesítésigazolás az elvégzett szolgáltatásról / Minta a tárgyiasult szolgáltatásról (elektronikusan) X
Képzés esetén a fentieken kívül
Részvételt igazoló jelenléti ívek
A képző intézmény által kiállított, a képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumok
Dokumentum-mátrix
3 Általános (rezsi) költségek
Rezsi költségek - átalány esetén
Nyilatkozat - rezsiköltség X
Számla
Kifizetés bizonylata
Rezsi költségek - arányosítás esetén
Összesítő - rezsiköltség X
Számla X
Kifizetés bizonylata X
Arányosítási módszer leírása
Egyszer, az 1. elszámoláskor, ill.
változás esetén
Dokumentum-mátrix
4 Személyi jellegű költségek
Összesítő - személyi jellegű költségek (bér és járulékai, étkezési hozzájárulás)
X
Munkaszerződés / Megbízási szerződés bruttó 50eFt adott személyre elszámolt összeg felett egyszer, az
1. elszámoláskor, ill. változás esetén
Kifizetés bizonylata X
Munkaidő nyilvántartás (ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra az adott projekt terhére)
X
Munkaköri leírás projekt megvalósítók esetén egyszer, az 1. elszámoláskor, ill.
változás esetén
Bérjegyzék/ fizetési jegyzék illetményekről
Étkezési hozzájárulás esetén (személyi jellegű költségösszesítő része)
Számla
Kifizetés bizonylata
Átadás-átvételi igazolás
Dokumentum-mátrix
5 Útiköltség, kiküldetés (napidíj és szállás) költsége
Összesítő - útiköltség és kiküldetés X
Számlák
Kifizetés bizonylata X
Kiküldetési rendelvény
Jelenléti ív, mely munkanapokon dolgozott és mikor nem
Gépjármű használata esetén a fentieken kívül
Útnyilvántartás
Szervezet gk. használatra vonatkozó eljárási rendje
Menetlevél (számadásra kötelezett nyomtatvány)
Tömegközlekedés használata esetén a fentieken kívül
Jegy vagy számla (saját nyilvántartás szerint)
Kiküldetés (napidíj, szállás) a fentieken kívül
A szervezet belföldi/külföldi kiküldetésre vonatkozó eljárási rendje, mely tartalmazza azon költségtípusokat, melyek a külföldi kiküldetés során elszámolhatóak
Dokumentum-mátrix
7 Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó dokumentumok
Közbeszerzési ütemtervX
Ajánlati felhívásX
Ajánlati dokumentációX
Beérkezett ajánlatok
Eredmény összesítőX
Dokumentum-mátrix
8 Egyéb -költségkategóriától függetlenül- ellenőrizendő dokumentumok
Könyvvizsgálói igazolás X
Könyveléssel kapcsolatos dokumentumok
Pénzügyi beszámoló
Főkönyvi feladás / kivonat
Leltár, raktári nyilvántartás (analitika)
Bérszámfejtés analitikája
Személyi jellegű költségek analitikus részletező kimutatása (név, nettó bér, bruttó bér, munkáltatót terhelő járulékok)
Számviteli nyilvántartás költségek felmerüléséről (pénztárkönyv, naplófőkönyv)
3/C. Gyakorlati elvárások
• A Kifizetési kérelmen szerepel az aláírásra jogosult (TSZ-ben nevesített) eredeti aláírása
• A kifizetési kérelmet mérlegképes könyvelő ellenjegyezte
• A kinyomtatott kifizetési kérelem számlalista c. táblázatában (6. sz. táblázat) feltüntetett sorrendben kell a számlákat rendszerezni, illetve minden egyes számla mögé a hozzá tartozó egyéb alátámasztó dokumentumokat berakni
• Lefűzve beküldeni!!! (nem spirálozva)
3/D. A számla formai/tartalmi követelményei
• A számlán szerepelnie kell a projekt azonosító számnak• „Támogatás elszámolására benyújtásra került” mondat a
számlára rávezetésre került• A benyújtott számla másolat a számla eredeti első példányáról
készült• A számla másolatot az aláírásra jogosult cégszerű
aláírásával hitelesíti és igazolja, hogy minden megegyezik az eredeti számlával (A hitelesítési jog meghatalmazással átadható mellékelni kell a meghatalmazást a kifizetési kérelemhez)
• Pontos költségvetési helyet (oszlop + sor) – legmélyebb alábontásban - szükséges a benyújtott számlára felvezetni a számla számlalista (kinyomtatott kifizetési kérelem 6. sz. táblázat) sorszámával együtt
• A teljesítés és a számlakiállítás dátuma nem lehet korábbi, mint a TSZ-ben rögzített tényleges megvalósítás kezdete (kivéve a projekt előkészítés költségeihez tartozó számlákat)
3/D. A számla formai/tartalmi követelményei
• Előkészítés költségeihez tartozó számlákat legalább a fizikai/szakmai teljesítés dátumának az előkészítés szakaszába kell esnie.
• A számlák teljesítése nem lehet későbbi, mint a TSZ-ben meghatározott projektzárás – ez alól csak a könyvvizsgálói számla képezhet kivételt
• EMIR adatok és számla egyezősége: a számlán feltüntetett tevékenység megnevezése, dátumok, összegek, számla sorszáma összhangban van az EMIR-ben rögzített adatokkal. A számlából a projekt terhére elszámolni kívánt összeg rendelkezésre áll az adott költségvetési soron.
3/D. A számla formai/tartalmi követelményei
• Teljesítésigazolások: eszközbeszerzés kedvezményezett átvételt igazoló aláírása a számlán, ha nincs külön átadás-átvételi jegyzőkönyv csatolva és a számlán tételesen tartalmazza a beszerzett eszközöket
• Szolgáltatás, egyéb beszerzés kedvezményezett szolgáltatás teljesítését igazoló aláírása a számlán, ha nincs külön teljesítésigazolás, mely tartalmazza az elvégzett szolgáltatást
• Bérjellegű költségek munkaidő nyilvántartás, ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra; nyilatkozat, ha a munkabér teljes összege kerül elszámolásra, hogy a projekt keretében elszámolni kívánt költségek felmerülésének időszakában a közreműködő személy a projekttel kapcsolatos tevékenységeket elvégezte
3/E. Kifizetés bizonylatokkal kapcsolatos követelmények
• Átutalási megbízással kiegyenlített számlákhoz a kapcsolódó bankszámlakivonat azon részét kell csatolni, mely tartalmazza a számlatulajdonos nevét, címét, a kivonat sorszámát, dátumát és az adott tételre/számlára vonatkozó terhelési értesítő részét
• Ha a benyújtott bankszámlakivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó számla kiegyenlítését igazoló tételt egyértelmű, a beazonosítást segítő jelzéssel kell ellátni
• EMIR adatok és a kifizetés bizonylatának egyezőségét biztosítani kell kifizetés dátuma, bankszámlakivonat megegyezik az EMIR-ben rögzített adatokkal
• A kifizetés bizonylata a tényleges teljesítést tartalmazza
• A kifizetés bizonylatának hitelesített másolata
• Járulékok bevallása
• Nyilatkozatok a számlákhoz kapcsolódóan
3/F. Összesítők kitöltése
Személyi jellegű költségek összesítő (bér, járulékok, étkezési hozzájárulás, munkába járás költségei)
Általános költségösszesítő (arányosítás esetén) – posta, telekommunikáció, internet, bankszámlanyitás- és vezetés díja, karbantartás költsége
Összesítő az utazási és kiküldetési (napidíj) költségtérítés elszámolásához
100 eFt alatti támogatási összegű számlák összesítője (25 MFt-nál kevesebb támogatással megvalósuló projektek esetén)
500 eFt alatti támogatási összegű számlák összesítője (25 MFt feletti támogatás esetén)
3/F. Összesítők kitöltése
• Pályázó Tájékoztató oldal információs menüjéből tölthető le
• Az alátámasztó dokumentumokat nem kell benyújtani
• 25 millió Ft alatti megítélt támogatás esetén
számla/egyéb dokumentum alapján igényelhető támogatás max. 100 eFt
• 25 millió Ft, ill. e feletti megítélt támogatás esetén számla/egyéb dokumentum alapján igényelhető támogatás max. 500 eFt
4. Változás bejelentés
• 8 napon belül köteles tájékoztatni a KSZ-t• A betervezett nagyértékű eszközök,
immateriális javak darabszáma növekszik, illetve egységára 30%-ot meghaladó mértékben nő
• Bármely egyéb betervezett költség egységára 30%-ot meghaladó mértékben nő
• Eredetileg betervezett költségsorok közötti költségek átcsoportosítása esetén
4. Szerződésmódosítás
a) a projekt megvalósításának befejezése az eredeti támogatási szerződésben meghatározott időponthoz képest előre láthatóan 3 hónapot meghaladóan késik,
b) a projekt összköltségének összesen 20 %-át meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása az eredeti támogatási szerződésben rögzített bontáshoz képest, (egy oszlop és két számviteli kategória metszete)
c) a projekt megvalósításának tervezett időtartama meghaladja a 2 évet vagy támogatása meghaladja a 250 millió forintot, és a teljes támogatás értékének összesen 20%-át meghaladó mértékben változik a költségek évek szerinti bontása az eredeti támogatási szerződésben rögzített bontáshoz képest,
d) az eredeti támogatási szerződésben rögzített bármely indikátor értékének várható teljesülése nem éri el a célérték 90%-át,
e) változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője.
Amennyiben a költségek átcsoportosítása olyan sort érint, ahová korábban nem terveztek költséget, az átcsoportosítás
csak szerződésmódosítással lehetséges!
Benyújtandó dokumentumok
• Minden dokumentumot 2 eredeti példányban, a költségtáblákat és szöveges indoklást elektronikusan is be kell nyújtani
• Változás bejelentő sablon / szerződésmódosítási kérelem sablon
• Költségütemezés változásakor az átdolgozott költségütemezés tábla benyújtása
• Változást igazoló dokumentumok benyújtása (pl. bankszámlaszám változás esetén – banki igazolás; aláírásra jogosult személy esetében – bank vagy közjegyző által hitelesített vagy ügyvéd által ellenjegyzett aláírási címpéldány)
Tartalék felhasználás
• A tartalék a kedvezményezett írásban benyújtott kérelme alapján, csak a KSZ előzetes engedélyével használható fel.
• Felhasználása szerződésmódosítás nélkül lehetséges abban az esetben, amennyiben a szerződésmódosítási feltételeket nem elégíti ki.
• Átcsoportosítás, illetve tartalék felhasználás során is figyelembe kell venni a pályázati útmutatóban, költségvetési specifikációban található költségvetési korlátokat.
5. Főkedvezményezett feladata
• Közvetítés a KSZ és a konzorciumi tagok között
• Kifizetési kérelmek egyszerre történő benyújtása
• Hiánypótlás egyszerre történő benyújtása• Helyszíni szemle lebonyolítása
Köszönöm a figyelmet!
Előadó: Balla TímeaElőadó: Balla TímeaPénzügyi csoportvezetőPénzügyi csoportvezető
E-mail: timea.balla@okmt.huE-mail: timea.balla@okmt.hu