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www.osservatori.net MARAZZI - CATTANE | Workshop Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione 10 luglio 2014
Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Conservazione Sostitutiva
Fatturazione Elettronica
Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento
Conservazione dell’Attivo Conservazione elettronica delle fatture emesse verso i clienti, sostituendo l’archiviazione cartacea ai fini fiscali
Fatturazione Elettronica Accordo tra partner di business per lo scambio di fatture generate, trasmesse e conservate esclusivamente in elettronico
Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento
Gli scambi documentali sono sostituiti da interscambi di flussi in formato elettronico strutturato
Digitalizzazione e Conservazione del Passivo
Conservazione elettronica delle fatture emesse dai fornitori, sostituendo l’archiviazione cartacea ai fini fiscali
Formato non strutturato: le fatture sono file immagine (TIFF, JPEG) non direttamente elaborabili
Formato strutturato: le fatture contengono dati in formato elettronico direttamente elaborabile da applicazioni informatiche
Integrazione del Ciclo Ordine-Fattura
Integrazione del Ciclo Fattura-Pagamento
Completa Integrazione e Dematerializzazione
I diversi modelli
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Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Conservazione Sostitutiva
Ambito di progetto
Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Fatturazione Pagamento
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Progetti sviluppati internamente, che non richiedono di relazionarsi con la controparte (clienti o fornitori)
!! Conservazione dell’attivo – Conservazione elettronica delle fatture emesse verso i clienti, che sostituisce l’archiviazione cartacea a fini fiscali
!! Conservazione del passivo – Conservazione elettronica delle fatture ricevute dai fornitori (anche con scansione), che sostituisce l’archiviazione cartacea a fini fiscali
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Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Conservazione Sostitutiva
Ambito di progetto
Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Fatturazione Pagamento
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Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Fatturazione Pagamento
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Ambito di progetto
Principali fonti di beneficio
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Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Conservazione Sostitutiva
Ambito di progetto
Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Fatturazione Pagamento
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Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Fatturazione Pagamento
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Ambito di progetto
Principali fonti di beneficio
Risparmio di spazio, materiali
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Principali fonti di beneficio
Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Conservazione Sostitutiva
Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Fatturazione Pagamento
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Ambito di progetto
Risparmio di spazio, materiali, costi di trasmissione
Principali fonti di beneficio
Beneficio
Tempo di payback
Conservazione dell’Attivo
Digitalizzazione e Conservazione del Passivo
BENEFICIO
I benefici e la redditività
1÷2 !/fattura
in genere < 1 anno
0,5÷1,2 !/fattura
in genere < 2 anni
Risparmio di spazio, materiali
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Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Fatturazione Elettronica
Ambito di progetto
Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Pagamento
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Progetti che richiedono un accordo tra partner commerciali per lo scambio di fatture che vengono generate, emesse e conservate esclusivamente in formato elettronico
!! In formato non strutturato: le fatture sono file immagine (TIFF, JPEG) non direttamente elaborabili
!! In formato strutturato: le fatture contengono dati direttamente elaborabili da applicazioni informatiche
Fatturazione
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Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Fatturazione Elettronica
Ambito di progetto
Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Pagamento
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Fatturazione
Ambito di progetto
Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Pagamento
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Fatturazione
Principali fonti di beneficio
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Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Fatturazione Elettronica
Ambito di progetto
Ambito di progetto
Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Pagamento
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Fatturazione
Principali fonti di beneficio
Risparmio di Spazio, Trasmissione…
Fatturazione Elettronica non strutturata …
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Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Fatturazione Elettronica
Ambito di progetto
Ambito di progetto
Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Pagamento
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Fatturazione
Principali fonti di beneficio
Risparmio di Spazio, Trasmissione…
Fatturazione Elettronica non strutturata …
… e strutturata
… risparmio di costi di Manodopera e incremento di produttività e qualità
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Fatturazione Elettronica
Ambito di progetto
Ambito di progetto
Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Pagamento
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Fatturazione
Principali fonti di beneficio
Principali fonti di beneficio
Beneficio
Tempo di payback
Fatturazione Elettronica
non strutturata
Fatturazione Elettronica strutturata
BENEFICIO
1,8÷4 !/fattura
in genere < 2 anno
5,5÷8,2 !/fattura
in genere < 1 anno
Risparmio di Spazio, Trasmissione e Manodopera
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Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Fatturazione Elettronica
Ambito di progetto
Ambito di progetto
Cliente
Sistema Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Pagamento
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Fatturazione
Principali fonti di beneficio
Principali fonti di beneficio
Risparmio di Spazio, Trasmissione e Manodopera
Focus: relazione Imprese e PA
Ragioneria Generale dello Stato
Fatture Fatture
Ricevute-Notifiche Notifiche
Fatture Fatture
Ricevute Notifiche Notifiche
Flusso informativo per il Monitoraggio della Finanza Pubblica
Inte
rmed
iari
o
Sistema di
Interscambio (SdI)
Forn
itor
e A
lfa
Forn
itor
e Be
ta
PA
Prevede l’invio di Fatture in formato elettronico strutturato XML, il cosiddetto Tracciato FatturaPA. La relazione con la PA avviene tramite il SdI, il quale provvede a eseguire controlli formali sulle Fatture, recapitarle alle PA destinatarie e veicolare informazioni circa l’esito della trasmissione
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Fatturazione Elettronica verso la PA: le principali domande e risposte
La raccolta delle 23 principali domande e risposte, circostanziate e puntuali, emerse in occasione di un workshop promosso dall’Osservatorio in collaborazione con l’Agenzia per l’Italia Digitale: un momento fortemente interattivo, che ha visto un confronto aperto e costruttivo fra tutti i partecipanti
Ne è derivato questo strumento di condivisione, finalizzato a favorire il passaggio verso l’introduzione della Fatturazione Elettronica sia da parte delle PA sia da parte delle imprese e dei professionisti che forniscono beni e servizi alla PA stessa
A guidare sia l’incontro sia il documento è la ferma convinzione che ora non si può prescindere dall’attivarsi con consapevolezza per poter FARE BENE Fatturazione Elettronica, verso la PA ma non solo!
Disponibile gratuitamente su
www.osservatori.net
Inquadra il QR Code
18. Come si applica l’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA ai fornitori esteri? A oggi, i soggetti non residenti in Italia che agiscono da fornitori della PA sono esclusi dall’obbligo di Fatturazione Elettronica. Si rimanda, tuttavia, a un successivo Decreto la definizione delle modalità di applicazione dell’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA anche per questi soggetti …
Un esempio di domanda a cui si da risposta:
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Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento
Ambito di progetto
Cliente
Fornitore
Progetti finalizzati a supportare lo scambio documentale tra clienti e fornitori in formato elettronico strutturato !! Integrazione del Ciclo Ordine-Fattura – scambio di
documenti del ciclo logistico-commerciale !! Integrazione del Ciclo Fattura-Pagamento – scambio di
documenti del ciclo amministrativo-finanziario !! Completa Integrazione e Dematerializzazione –
integrazione di tutte le fasi del ciclo con realizzazione della Fatturazione Elettronica strutturata a norma di legge
Fatturazione
Sistema Bancario
Ordine Consegna Pagamento
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Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento
Ambito di progetto
Cliente
Fornitore
Fatturazione
Sistema Bancario
Ordine Consegna Pagamento
Alli
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Ambito di progetto
Principali fonti di beneficio
Cliente
Fornitore
Alli
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Consegna Pagamento Fatturazione Ordine
Sistema Bancario
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Principali fonti di beneficio
Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento
Cliente
Fornitore
Fatturazione
Sistema Bancario
Ordine Consegna Pagamento
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Ambito di progetto
Cliente
Fornitore
Alli
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Consegna Pagamento Fatturazione Ordine
Sistema Bancario
Risparmio di Manodopera, incremento di produttività e qualità
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Risparmio di Manodopera, incremento di produttività e qualità
Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione
Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento
Ambito di progetto
Ambito di progetto
Principali fonti di beneficio
Cliente
Fornitore
Alli
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Consegna Pagamento Fatturazione Ordine
Sistema Bancario
Principali fonti di beneficio
Beneficio
Tempo di payback
Integrazione Ciclo
Ordine-Pagamento BENEFICIO
25÷65 !/ciclo
in genere < 1 anno
Risparmio di Manodopera, incremento di produttività e qualità
Avv. Annarita Ricci Studio Legale Finocchiaro Osservatori Digital Innovation School of Management – Politecnico di Milano
Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
Il quadro giuridico-normativo
10 Luglio 2014
Avv. Annarita RicciStudio Legale Finocchiaro
www.studiolegalefinocchiaro.itwww.blogstudiolegalefinocchiaro.it
I processi di dematerializzazione
Studio Legale Finocchiaro
La dematerializzazione: l’approccio del legislatore
italiano
Studio Legale Finocchiaro
L’approccio del legislatore italiano
• Rapporto di equivalenza e non di identità fra documento informatico e documento cartaceo
• il documento è ciò che rappresenta un fatto
• irrilevante è la materia di cui è costituito
Studio Legale Finocchiaro
L’approccio del legislatore italiano
• Rapporto di equivalenza e non di identità fra firme informatiche e sottoscrizione autografa
Studio Legale Finocchiaro
Nuovo concetto di firma
• Non necessariamente “sotto-scritta” e non più gesto personalissimo dell’autore
Studio Legale Finocchiaro
Nuovo concetto di firma (2)
• Le firme informatiche non sono la sottoscrizione autografa, sono come la sottoscrizione autografa
• La diversità ontologica degli strumenti costringe ad un differente approccio
• Rapporto di equivalenza e non di identità fra firme informatiche e sottoscrizione autografa quanto agli effetti giuridici
Studio Legale Finocchiaro
Il quadro normativo
Studio Legale Finocchiaro
Il quadro normativo vigente
• D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, “Codice dell’amministrazione digitale”
• D.p.c.m. 22 febbraio 2013, “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71”
Studio Legale Finocchiaro
Il quadro normativo vigente
• D.p.c.m. 3 aprile 2013
• “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”
Studio Legale Finocchiaro
Il quadro normativo in prospettiva
• Proposta di regolamento del Parlamento Europeo e del Consiglio (2012/0146) in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno
• abrogherà la direttiva 1999/93/CE
Studio Legale Finocchiaro
Gli strumenti operativi
Studio Legale Finocchiaro
Documento informatico: il valore giuridico
• il documento informatico assume differente efficacia probatoria e differente valore sostanziale a seconda della tipologia di firma elettronica apposta
Studio Legale Finocchiaro
Documento informatico: il necessario approccio
• è necessario quindi valutare
• se la firma sia necessaria
• quale sia la funzione della firma
Studio Legale Finocchiaro
Documento informatico: il necessario approccio
• quale sia la firma necessaria, o consigliabile, in base a:
• funzione
• requisiti normativi
• costi
• impatto organizzativo
Studio Legale Finocchiaro
Le firme informatiche• 4 firme +1
• firma elettronica
• firma elettronica avanzata
• firma qualificata
• firma digitale, tutte normate dal CAD
• + l’“acquisizione digitale della sottoscrizione autografa” seguita dalla firma digitale dal notaio, prevista dalla l. notarile
Studio Legale Finocchiaro
Efficacia probatoria e idoneità a soddisfare il requisito della
forma scritta
Studio Legale Finocchiaro
Documento informatico senza firma
• rinvio all’art. 2712 del codice civile (art. 23 quater)
• efficacia probatoria delle riproduzioni meccaniche
• prova i fatti in esso rappresentati se non è disconosciuto
Studio Legale Finocchiaro
Giurisprudenza
• Cass. 11445/2001
• Cass. 9884/2005
• Cass. 13916/2007
• Trib. Roma 22/04/2008
• Trib. Roma 30/10/2008
• Cass. 6911/2009
Studio Legale Finocchiaro
Documento informatico con firma elettronica
• efficacia probatoria e idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta liberamente valutabili in giudizio
• riferimento a caratteristiche oggettive di sicurezza, integrità, qualità e immodificabilità
Studio Legale Finocchiaro
Giurisprudenza
• Trib. Mondovì 7/06/2004
• Trib. Verona 26/11/2005
• G.d.P. Pesaro 2/11/2004
• Trib. Ancona 09/04/2005
• Trib. Torino 12/02/2008
• Trib. Cassino 24/02/2009
• Trib. Prato 15/04/2011
• Trib. Catanzaro 30/04/2012
Studio Legale Finocchiaro
Documento informatico con firma avanzata, qualificata e
digitale
• efficacia probatoria della scrittura privata (art. 2702 c.c.)
• idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta, anche se ...
Studio Legale Finocchiaro
Documento informatico con firma elettronica avanzata
• solo per i contratti elencati dal n. 1 al n. 12 del codice civile cioè per i contratti aventi ad oggetto beni immobili
• è richiesto che al documento sia apposta una firma qualificata o digitale
• non è sufficiente la firma elettronica avanzata
Studio Legale Finocchiaro
Documento informatico con firma elettronica avanzata
• per tutti “gli altri atti specialmente indicati dalla legge” che richiedono la forma scritta a pena di nullità (n. 13 dell’art. 1350 del codice civile) può essere utilizzata anche la firma elettronica avanzata, oltre a quella qualificata e digitale
• ad esempio: i contratti bancari (art. 117 del TUB)
Studio Legale Finocchiaro
Novità normative
Studio Legale Finocchiaro
Novità normative
• In materia di fatturazione elettronica
• Ministero dell’economia e delle finanze, decreto del 17 giugno 2014, “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, articolo 21, comma 5 del decreto legislativo n. 82/2005”
• Agenzia dell’Entrate, circolare 18/E del 24 giugno 2014, “IVA. Ulteriori istruzioni in materia di fatturazione”
Studio Legale Finocchiaro
Novità normative
• d.m. del 17 giugno 2014
• stabilisce, attraverso rinvii alla disciplina generale, gli obblighi da osservare nei processi di formazione e conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari
Studio Legale Finocchiaro
Novità normative
• La circolare 18/E del 24 giugno 2014 dell’Agenzia dell’Entrate fornisce chiarimenti
• sulla nozione di fattura elettronica
• sulla nozione di accettazione
• sulla conservazione
Studio Legale Finocchiaro
Novità normative
• Si conferma la possibilità di esternalizzare le fasi del processo
• ruolo essenziale del contratto di outsourcing
Studio Legale Finocchiaro
finewww.studiolegalefinocchiaro.it
www.blogstudiolegalefinocchiaro.it
Daniele Marazzi Davide Cattane Osservatori Digital Innovation School of Management – Politecnico di Milano
Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
Fatturazione Elettronica verso la PA: un primo passo per digitalizzare il Paese
10 Luglio 2014
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ignorare i segnali e restare ancorati a
modelli gestionali e modalità di relazione
tradizionali
farsi promotori del cambiamento, governando e
cavalcando l’onda delle opportunità
aspettare che siano i
propri partner di
business e/o i propri
competitor a “indicare
la strada”
Dal “dilemma” fra Opportunità o Urgenza... ...alle possibili prospettive
Per le organizzazioni del nostro Paese si profilano tre possibili alternative
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Base empirica 112
imprese
Base empirica 186
imprese
Logistica e Trasporti
Utility
Altro
Bancario e Assicurativo
Editoria e Media
Turismo
Fashion
Metalmeccanico
Largo Consumo
Automotive
Arredamento
Chimico
Materiale Elettrico
Altro
Elettrodomestici 25%
19%
11% 10%
8%
6%
4% 4%
3% 10%
21%
18%
12% 12%
6%
31%
Farmaceutico
Base empirica 354
imprese Service
Engineering and Construction
Distribution (B2b/B2c)
32%
53%
11%
4% Manufacturing
La voce delle imprese
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I progetti di Digitalizzazione in Italia I C-level coinvolti
Amministrazione Finanza
e Controllo Commerciale e Marketing
IT e Sistemi Informativi
Direzione Centrale
Acquisti Logistica e Supply Chain
Produzione e Operations
Base empirica: 723* C-level * 17 C-level categorizzati
come “Altro Responsabile”
155
88
109
85 76 36 157
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La «Big Picture» della Digitalizzazione
Processi interni
Processi di interfaccia a Valle
Processi di interfaccia
a Monte
!! Significativa parcellizzazione decisionale !! Poco presenti figure trasversali come CIO e CEO
Limitata visione d’insieme!
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La «Big Picture» della Digitalizzazione
Processi interni
Processi di interfaccia a Valle
Processi di interfaccia
a Monte
0111010 0111010
ERP
Web
Telefono
Fax
Carta
[!]
EDI EDI
Web
Telefono
Fax
Carta
[!]
Concentratore Multidelivery
GED e Workflow
GED e Workflow
CS Passivo CS Attivo CS
Perché guardando l’organizzazione «ai raggi X», per processo supportato, i diversi progetti: !! sono parte di un unico flusso concatenato !! impattano su più Funzioni, in modo trasversale
Perché serve una visione d’insieme?
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La Ricetta per Digitalizzare
!! Digitalizzazione Processi di Acquisto !! Portale Web verso i fornitori
!"La Ricetta per Digitalizzare
!! Acquisizione Automatica delle Fatture Passive !! Conservazione Sostitutiva Fatture Passive
!! Conservazione Sostitutiva DDT Passivi !! Conservazione Sostitutiva Fatture Attive !! Conservazione Sostitutiva Scritture Contabili !! Conservazione Sostitutiva DDT Attivi !! Fatturazione Attiva Multidelivery
!! EDI con clienti !! Portale Web di eSelling !! [...]
"
Commitment in abbondanza
Change Management q. b.
!! Workflow approvativi per le Fatture Passive
All’interno della «Big Picture» sono presenti diversi progetti: gli «ingredienti» di una Ricetta che va preparata avendo ben chiaro
il risultato che si vuole ottenere
""
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La Ricetta per Digitalizzare Dipende … dai benefici
Workflow approvativi per le Fatture Passive
Gestione Elettronica Documentale con WorkFlow a supporto dei Processi di Acquisto
Conservazione Sostitutiva Fatture Attive
Fatturazione Attiva Multidelivery
Consegne con invio Despatch-Advice e ricezione Receiving-Advice (al posto del DDT cartaceo)
Ricezione di un documento in formato digitale strutturato
[...]
2,8!
!/ciclo
0,9! 3,6!
4,1! 12,6!
1,1! 2,3!
4,3! 9,7!
2,7! 6,4!
max min
Legenda:
Significativi Limitati Benefici annui
0,4!
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La Ricetta per Digitalizzare Dipende … dalla complessità realizzativa
Significativi Limitati Benefici annui
Diffidenza verso il digitale da parte del personale coinvolto
Numerosità del personale impattato dal progetto
Numerosità delle unità organizzative interne coinvolte
Volumi documentali coinvolti
Necessità di intervenire su sistemi esistenti
Numerosità dei partner di business da coinvolgere
Presenza di documenti/informazioni rilevanti da un punto di vista fiscale, civilistico o penale
. . .
Alta Bassa
Elevata
Limitata
Complessità realizzativa
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Il modello della «Balanced Roadmap»
Significativi Limitati
Elevata
Limitata
Complessità realizzativa
Benefici annui
In base alle risorse e ai risultati attesi, è possibile delineare una roadmap di adozione: passo dopo passo, in una chiara visione d’insieme
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Qual è il messaggio più importante da “portarsi a casa”?
Non servono «supereroi» ...
... ma soggetti «attivi»,
in grado di stimolare il cambiamento
•! Che cosa significa essere imprese e PA digitali •! Alcuni esempi emblematici di progetti di Digitalizzazione •! Come approcciare la Digitalizzazione: esperienze a confronto •! La voce dei protagonisti che hanno fatto, in imprese e PA •! La Ricetta per Digitalizzare
Daniele Marazzi | daniele.marazzi@polimi.it Davide Cattane | davide.cattane@polimi.it Osservatori Digital Innovation School of Management – Politecnico di Milano
Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
Fatturazione Elettronica verso la PA: un primo passo per digitalizzare il Paese
10 Luglio 2014