Menocarta.net allo Smau di Milano: FE Fatturazione Elettronica
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FATTURA ELETTRONICA 2.0
Dott. Federico CAMPOMORI
Evoluzione e compliance
della nuova fattura
elettronica
www.menocarta.net
ABSTRACT
• I TRE PILASTRI DELLA FATTURA ELETTRONICA
• 1.01.2013 UNA NUOVA DEREGULATION
• ACCORDO CON IL DESTINATARIO E PISTE DI CONTROLLO
• IMPATTO E BEST PRACTICES DELLA FE
• FE OBBLIGATORIA PER LA PA DAL 2014• FE OBBLIGATORIA PER LA PA DAL 2014
• LA FATTURA PA: emissione e trasmissione
FATTURA ELETTRONICA 2.0
Dott. Federico CAMPOMORI www.menocarta.net
I tre pilastri: A.I.L.
FE Documento che non viene mai materializzato, dall’emissione alla conservazione. abbiamo bisogno di garanzie tecniche che:
• il doc. sia autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal fornitore nella fattura stessa
• il doc sia integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto di qualsiasi tipo dal momento di emissione sino alla ricezione qualsiasi tipo dal momento di emissione sino alla ricezione
• leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente leggibili su carta o sullo schermo. (human readable) Se necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con un software di visualizzazione. ( pensiamo ai formati strutturati XML o EDI)
• La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazione elettronica obbligatorio anche ai fini dell’esibizione alle autorità fiscali/revisori etc.
La nuova FE - deregulation dal 1.1.13
• Semplificazione in emissione con, in alternativa i seguenti metodi x assicurare autenticità ed integrità:
• Apposizione firma elettronica qualificata o digitale,
• Utilizzo di sistemi EDI di trasmissione
NOVITA’:
• Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento • Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni/servizi riferibile ad essa
• Altre tecnologie in grado di garantire A I
NO RIFERIMENTO TEMPORALE.
LIBERTA’ DI SCELTA DEL FORMATO DI EMISSIONE :
Es. STRUTTURATA (XML) NON STRUTTURATA (PDF)
Sistemi di controllo di gestione ( audit trails)
• Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire esista un collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e la fattura emessa ( autenticità ed integrità):
• Quindi tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di fatturazione:
contratto-accordo commerciale/ordine d’acquisto/ddt/fattura/pagamentocontratto-accordo commerciale/ordine d’acquisto/ddt/fattura/pagamento
• elementi da riconciliare:
x autenticità: verifica del cliente che ha fatto l’ordine , ricevuto la consegna, intestatario della fattura
x integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di pagamento, Iva dovuta, p.iva corretta
Accordo con destinatario
Che sia accordo ( agreement) o “accettazione” , è un elemento essenziale, obbligatorio in uno scambio di FE:
anche se la norma non richiede una formalizzazione scritta, ritengo che l’accordo debba essere formalizzato, poiché le parti devono concordare una serie di elementi, tra cui:
• il formato della FE• il formato della FE
• il sistema di trasmissione usato
• i metodi usati per garantire A I L
• Tempistiche
INOLTRE POTREBBE ESSERE NECESSARIO DIMOSTRARE L’ESISTENZA DELL’ACCORDO SU RICHIESTA DELLE AUTORITA’ FISCALI.
Impatto della FE
La maggior parte dei vantaggi economici non deriva dai risparmi nei costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili) , ma dalla
completa automazione ed integrazione dei processi tra le partiQuesti vantaggi sono sfruttati a pieno se il formato è STRUTTURATO.
Quindi :
- Riduzione ed ottimizzazione dei costi: no data entry manuale , no errori registrazioni, no smarrimenti etc
- Ridotto rischio falsi e duplicazioni: x riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti
- Riduzione errori pagamenti e calo del numero medio giorni necessario a ricevere pagamento
Best practices generali x la FE
- Validazione e riconciliazione dati fattura con i doc collegati: ordini, prezzi pattuiti, DDT, termini pagamento, dati fiscali e bancari cliente/fornitore
- Trasmissione dati in modalità sicure (https, FTP, PEC etc.)
- Uso di dati strutturati e standard (XML)
- Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema etc)- Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema etc)
- Mantenere un “audit trial” tra il sistema di FE e l’applicativo interno x l’elaborazione dati fatturazione
- Leggibilità dei dati conservati durante il periodo di archiviazione
- Documentazione interna dettagliata dell’intero processo ( Manuale del responsabile della conservazione)
Impatto della FE - PA
Fattura PA obbligatoria
• Il 6 giugno 2013 è entrato in vigore il decreto attuativo che prevede modalità e tempistiche per l’operatività della FE obbligatoria per la PA.
• A regime, i fornitori delle amministrazioni pubbliche nn potranno più inviare fatture cartacee bensì fatture elettroniche secondo le specifiche tecniche indicate negli allegati.
• Una prima data di partenza è quella del 6 giugno 2014 e saranno coinvolti i • Una prima data di partenza è quella del 6 giugno 2014 e saranno coinvolti i fornitori di ministeri, agenzie fiscali e degli enti nazionali di previdenza ( inpdap, inail, inps).
• La seconda data è il 6 giugno 2015 , vedrà coinvolte tutte le amministrazioni pubbliche indicate nell’apposito elenco ISTAT ed inserite nel conto economico consolidato dello Stato.
Impatto della fattura PA
• Sui fornitori: passaggio al ciclo attivo di fatturazione elettronico, internamente oppure avvalendosi di intermediari. Conseguente obbligo di conservazione elettronica delle fatture attive.
• Sulla PA: divieto di accettare fatture cartacee e di procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio del doc elettronico. pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio del doc elettronico. Adeguamento dei sistemi alla ricezione, gestione e conservazione di FE.
La fatturaPA: emissione e trasmissione
• File XML (XML schema per fattura elettronica Sistema Di Interscambio SDI 1.0).
• specifiche tecniche su www.fatturapa.gov.it
• Firma elettronica qualificata dell’emittente + • Firma elettronica qualificata dell’emittente + riferimento temporale
• Trasmessa al Sistema di interscambio (SDI)
SDI – sistema di interscambio
È lo snodo tra emittente e ricevente la fattura PA:
• Accredita le PA
• riceve le fatture
• Effettua i controlli sui files• Effettua i controlli sui files
• Inoltra le fatture alla PA
• Notifica l’esito della trasmissione
Trasmissione al SDI
• Sistema di PEC : come allegato al messaggio. Possono esserci più allegati. Non è necessario alcun accreditamento.
• Tramite un servizio web del SDI ( SDI COOP): un solo file alla volta. Prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio.
• Tramite rete SPC ( sistema pubblico di connettività)
• Tramite trasmissione dati tra terminali remoti Via FTP• Tramite trasmissione dati tra terminali remoti Via FTP
• Via Web tramite il sito fatturapa.it
Identificazione delle PA : IPA
• Ai fini della ricezione delle Fe da parte dello SDI, ogni PA ha un codice univoco assegnato dallIndice delle pubbliche amministrazini (IPA)
• Pia è una sorta di anagrafica di riferimento .
• Ogni PA deve accreditarsi presso IPA
• www.indicepa.gov.it
Adeguamenti PA e fornitori
• PA: informatizzazione dei sistemi : predisposizione canale verso SDI, acquisizione della fattura PA nei gestionali, sistema documentale per la gestione elettronica ( conservazione).
• Fornitori: verifica della decorrenza dell’obbligo, acquisizione informazioni x la corretta emissione delle fatture, attrezzarsi x emissione fatturaPA nel formato XML, firma digitale emittente , etc.formato XML, firma digitale emittente , etc.
• Direttamente o tramite intermediari : servizi di emissione, trasmissione e conservazione delle fe.
• Pmi: possibilità di abilitazione al Mepa e utilizzo dei servizi gratuiti.
Riferimenti
• http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/e-invoicing/standardisation/index_en.htm
• Commissione europea- einvocing - Studio expert group )
• www.fatturapa.it
Luigi Tufano 3498870975
www.menocarta.net
Riferimenti
• http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/e-invoicing/standardisation/index_en.htm
• Commissione europea- einvocing - Studio expert group )
• www.fatturapa.it