Lyckas med ditt systeminförande!

Johanna Frändbergjohanna.frandberg@frontit.se

Åsa Strömbergasa.stromberg@frontit.se

Varför är dagens ämne viktigt?

Varför byta system?

Källa: Herbert Nathan & Co

Vad innehåller ett systeminförande?

• Förstudie (Nuläge -> Börläge)

• Kravspecifikation

• Upphandling

• Projektmål

• Effektmål

• Projekt omfattning

• Projektplan

• Implementeringsplan

• Business case

• Projektorganisation

• Resursallokering

• …

Beslut att starta projekt Beslut projektavslut

Förberedelser Genomförande Användning

• Business Blueprint (system arkitektur)

• Konfigurering / Utveckling

• Integrationer

• Migrering

• Systemdokumentation

• Användardokumentation

• Systemtester

• Acceptanstester

• Projektledning – ledarskap

• Projektadministration

• Projektorganisation

• …

• Utbildning

• Användarsupport

• Förändringsarbete

• Utvärdering

• Stabilisering

• Analys

• Realisering av nyttan

• Effekthemtagning

• Förvaltning – organisation

• Vidareutveckling – Förändra

• …

Projektmodeller; Kommunikation; Motivation; Ledarskap; …

Vad vi kommer prata om idag

• Varför?

• Vilka?

• Hur?

• Projektorganisation och beroenden

• Projektuppstart

• Effekthemtagning

Beslut att starta projekt Beslut projektavslut

Förberedelser Genomförande Användning

Agenda

• Förberedelser

– Varför?

– Vilka?

– Hur?

• Genomförande

– Projektorganisation och beroenden

– Projektuppstart

• Användning

– Effekthemtagning

• Sammanfattning

FÖRBEREDELSERVarför, Vilka, Hur?

Varför, Vilka, Hur?

• Varför?

• Vilka?

• Hur?

• Projektorganisation och beroenden

• Projektuppstart

• Effekthemtagning

Beslut att starta projekt Beslut projektavslut

Förberedelser Genomförande Användning

Varför?

• Varför – Vad vill vi uppnå?

Global organisation –Globala direktiv

Lagar och förordningar

VD

Juridik

Kommunikation

IT

Division 1 Division 2 Division 3 Försäljning

Finans

HR

Varför är det viktigt att svara på Varför?

Svaren styr i mångt och mycket formuleringen av• Effektmål

Vilka?

Effektmål

• Varför?

Målgrupper

• Vilka kan realisera effektmålen?

Användningsmål

• Vad ska målgrupperna uppnå för resultat?

Varför är det viktigt att svara på Hur?

Svaren styr i mångt och mycket formuleringen av• Projektmål

• Projektdirektiv

Hur?

Några viktiga frågeställningar:

• Standardsystem eller egenutvecklat?

• IT avdelning kontra verksamhet – Vems syn styr?

• Tid/Kostnad/Kvalitet – Vad har högst prioritet?

• Hur mycket ska systemet integreras med andra system?

• Hur komplext är systemet?

• Pilot eller direkt implementation av slutprodukten?

• Hur ska införandet ske – breddimplementation eller succesivt införande?

Projektmål – Effektmål

ProjektEffekt

Fokus: leverera ett nytt system Fokus: ta hem effekterna av systemet

Investering/Kostnad Nytta

Möjliggörare… för att nå ökad kvalitet, minskad kostnad i verksamheten

Projektdirektiv

Vad bör ett projektdirektiv innehålla?

• Uppdragsgivare

• Syfte och mål

• Omfattning

• Beräknad tidsåtgång

• Resurser

Ge underlag och förutsättningar för start av projektet samt ange styrande ramar för förberedelsearbetet.

Vikten av bra Effektmål, Projektmål och Projektdirektiv

• Effektmål

• Projektmål� Business Case

• Projektdirektivet

� Behov av projektförberedelser

Business Case

Vad bör ett business case innehålla?

• Varför, Värde, Kostnad, Leverans, Ansvarsområden, Kontrollmekanismer

• Tala om verksamhetsnyttan, inte om teknik

• Förklara risken med att inte göra något

• Rådfråga organisationen som påverkas

• Fokusera på de mätbara fördelarna

Att ha en förståelse för vad det är som gör affären framgångsrik och göra en vinnande presentation är nyckeln som kan öppna låsta dörrar.

Projektförberedelser

Några viktiga ingredienser:

• Sätt förväntningarna

• Förbered förändringsarbete

• Planering av projektorganisation

• Utse och meddela framtida mottagare av systemet

Sammanfattning

Beslut att starta projekt Beslut projektavslut

Förberedelser Genomförande Användning

• Varför?

• Vilka?

• Hur?

Projektmål

Planerade Effektmål

Uppfyllda Effektmål

Användningsmål

GENOMFÖRANDEProjektorganisation och beroendenProjektuppstart

Projektorganisation och beroenden

• Varför?

• Hur?

• Projektorganisation och beroenden

• Projektuppstart

• Effekthemtagning

Beslut att starta projekt Beslut projektavslut

Förberedelser Genomförande Användning

Projektorganisation

Projekt sponsor

Styrgrupp

Projekt-ledare

Projekt-grupp

Referens-grupp

Förändrings-ledare

Varför?

Hur?

Vilka?

Projektorganisation och beroenden

Projekt sponsor

Styrgrupp

Projekt-ledare

Projekt-grupp

Referens-grupp

Förändrings-ledare

Projektkontor• Prioritering

Resurser från linjen• Projektrum• Projektplats online

Systemleverantör• PL från leverantören• Roller och ansvar

Drift- & Förvaltningsorganisation• Roller och ansvar• Överlämning

Projektuppstart

• Projektuppstarten lägger grunden för systeminförandet – Låt det få ta tid!

• Projektmognad?

• Vana av systeminförande?

� Behov av att utbilda projektorganisationen

• Förändringar kommer ske under projektets gång – Säkerställ att det finns en etablerad ändringshantering!

Roller och ansvar i projektorganisationen

Projekt sponsor

Styrgrupp

Projekt-ledare

Projekt-grupp

Referens-grupp

Förändrings-ledare

Varför?

Hur?

Vilka?

Sammanfattning

• Skapa en gemensam helhetssyn i projektorganisation och mottagarorganisation för att säkerställa att nyttan med systemet uppnås!

ANVÄNDNINGEffekthemtagning

Användning

• Varför?

• Vilka?

• Hur?

• Projektorganisation och beroenden

• Projektuppstart

• Effekthemtagning

Beslut att starta projekt Beslut projektavslut

Förberedelser Genomförande Användning

Effekthemtagning

• Effektmål - VARFÖR

• Användningsmål - VILKA

• Projektmål - HUR

Effekt

Tid

Beslut att starta projekt Beslut projektavslut

Effekthemtagning

Projektmål

Effektmål

Effekten ligger i användandet

Effekthemtagningen beroende av:• Hur snabbt man är igång och nyttjar resultatet• Hur många som faktiskt är igång• Hur väl det används

Viktigt att projektets resultat nyttjas så

användningsmålen kan uppnås

Effekthemtagning och förändringsarbete

Effekt

Tid

Beslut att starta projekt Beslut projektavslut

Effekthemtagning Plan

Utfall

Förberedelser Genomförande Användning

Projektmål

Effektmål

Livet efter

Beslut att starta projekt Beslut projektavslut

Förberedelser Genomförande Användning

Stabilisera Analysera Förändra

Livet efter, praktiska tips

Stabilisera

• Hantera restlista

• Resurser

• Utbilda

Analysera

• Översyn av användande, funktion och process

• Effekthemtagning –uppföljning

• Identifiera effektiviserings-områden

Förändra

• Genomför identifierade förändringar/förbättringar

• Identifiera förbättrings-områden

• Ändra arbetssätt

• Fokusera och prioritera

• Se över helheten

SAMMANFATTNING

Några viktiga framgångsfaktorer

• Varför? Vilka? Hur? – Samtliga måste besvaras!

• Låt förberedelser och projektuppstart få ta sin tid - här läggs grunden för systeminförandet!

• Skapa en gemensam helhetssyn för att säkerställa att nyttan med systemet uppnås!

• Projektet levererar verktyget, effekterna uppstår i användandet.

• Framgångsrik förändring kräver människor som förstår och är motiverade.

Johanna Frändbergjohanna.frandberg@frontit.se073 – 021 13 06

Åsa Strömbergasa.stromberg@frontit.se070 – 553 58 18

TACK FÖR OSS!