Post on 25-Sep-2020
Retningslinjer
for
etikk og
samfunnsansvar
Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016
Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 2 av 12
Innhald
1. Etiske retningslinjer ..................................................................................................................................................... 4
1.1 Innleiing ............................................................................................................................................................. 4
1.2 Personleg ansvar og integritet .................................................................................................................. 4
1.3 Administrative og organisasjonsmessige tilhøve ............................................................................. 6
1.4 Forholdet til kundar og leverandørar .................................................................................................... 8
1.5 Brot på dei etiske retningslinjene ........................................................................................................... 8
2 Retningslinjer for samfunnsansvaret til banken ............................................................................................... 8
2.1 Forholdet til konkurrentar, leverandørar og andre ......................................................................... 9
2.2 Banken og menneskerettane ..................................................................................................................... 9
2.3 Banken og miljøet .......................................................................................................................................... 9
2.4 Banken, styresmaktene og samfunnet ............................................................................................... 10
2.5 Banken og kundane .................................................................................................................................... 10
2.6 Banken og leverandørane ........................................................................................................................ 11
2.7 Banken og konkurrentane ....................................................................................................................... 11
2.8 Banken og dei valde representantane / tillitsvalde ...................................................................... 11
2.9 Banken og dei tilsette ................................................................................................................................ 11
2.10 Banken og media....................................................................................................................................... 11
3 Oppfølging ...................................................................................................................................................................... 12
Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016
Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 3 av 12
Endringstabell
Dato: Ansvarleg: Kommentar:
14.12.2005 Styret Ny
25.03.2009 Styret Justeringar og tillegg
18.03.2010 Styret Mindre korrigeringar
17.03.2011 Styret Ingen endring
15.03.2012 Styret Ingen endringar sidan 18.03.10
11.03.2014 Styret, handsama i leiargruppa januar 2014 Korrigering og tillegg for samfunnsansvar
25.03.2015 Styret Ingen endringar
16.04.2015 Banksjefen 1.3.1 IKT 11, retta til IKT-202 Retningslinjer for bruk av internett
31.03.2016 Styret Ein ny setning under 1.1 elles ajourføring etter lov om finansføretak (ny frå 1.1.2016)
Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016
Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 4 av 12
1. ETISKE RETNINGSLINJER
1.1 INNLEIING
Dei etiske retningslinjene til Voss Sparebank gjeld for både tilsette og tillitsvalde i banken.
Definisjon: Etikk handlar om kva som er rett og galt og set normer og prinsipp for kva som er
rett handling mellom menneske. Til dømes god folkeskikk innan ulike kulturar og folkegrupper.
Etiske normer er nødvendige for at menneskeleg samhandling skal fungera på ein god måte.
Verksemda til Voss Sparebank er avhengig av kundane sin tillit og byggjer på truverdet mellom
kunden og banken. Dette forholdet er avgjerande for banken si utvikling og eksistens, noko som
også går fram av visjonen og forretningsidéen til banken.
Banken forventar at leiarane og nøkkelpersonar går føre som gode etiske eksempel.
Visjon: VOSS SPAREBANK – DIN LOKALE MEDSPELAR
Voss Sparebank skal vera ein sjølvstendig, engasjert og trygg medspelar i utviklinga av
lokalsamfunn og næringsliv.
Forretningsidé:
Voss Sparebank skal vera ein sjølvstendig, solid og tillitsvekkjande lokalbank.
Vår idé er å gje utviklingstilhøve for privatpersonar og verksemder i Voss og omkringliggjande
kommunar. Det skal me gjera ved å tilby eit breitt spekter av konkurransedyktige produkt og
tenester, gjennom personleg, aktiv og tillitsskapande rådgjeving.
Dei etiske retningslinjene til banken presiserer forventingar og krav som banken stiller til dei
tilsette sin handlemåte og åtferd. Som forvaltar av kundane sine midlar, vert det stilt høge krav
til den enkelte sine etiske haldningar. Tillitsvalde og tilsette er i all si framferd, både i og utanfor
arbeid, forplikta av desse retningslinjene.
I tillegg vil det vera mange forhold som ligg i ei gråsone, som ikkje er omtala her, men der kvart
enkelt tilfelle må vurderast etter beste skjønn.
Ta kontakt med overordna ved tvil!
1.2 PERSONLEG ANSVAR OG INTEGRITET
Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016
Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 5 av 12
Ingen tilsett i banken skal opptre på ein slik måte at vedkomande si rettskaffenheit og integritet
med rette kan bli trekt i tvil.
Dette kan også omfatta dei tilsette sine handlemåtar eller mangel på slike overfor sine næraste, i
det etterfylgjande vert «nærståande» nytta. Med dette meiner me ektefelle, ugifte sambuande,
forlovede, slektningar i opp- og nedstigande linje, sysken, ektefellene til dei nemnde personar og
andre som står kvarandre personleg nær (Jf. Dekningslova § 1-5). Vidare inngår selskap,
foreining, lag og liknande, der den tilsette eller nokon av dei nemnde har vesentleg innflyting.
Også andre personlege relasjonar kan etter ei konkret vurdering likestillast med nærståande..
Det skal arbeidast for åtferd som legg forholda til rette for at dei tilsette kan behalda og utvikla
sin personlege integritet .
1.2.1 TEIEPLIKT
Tilsette og tillitsvalde har teieplikt i samsvar med lov og føreskrifter.
Lov om finansføretak §§ 9-6, 9-7, 16-2 og 18-5 omhandlar teieplikt.
Det er heilt grunnleggjande for omdømmet og tilliten til banken at ein handlar korrekt i høve til
både teieplikta og opplysningsplikta.
Teieplikta gjeld ikkje når tilsette i samsvar med lov har plikt til å gje opplysningar. Når
utanforståande meiner å ha rett til å få opplysningar, som er omfatta av teieplikta, skal det
utvisast stor forsiktigheit før oppmodinga om opplysningane eventuelt vert imøtekomen. Slike
oppmodingar skal vera skriftlege, og visa til relevant lovvedtak, i det ein føreset at dei som krev
opplysningar kan dokumentera at informasjonen kan gjevast utan at teieplikta vert krenka. Slike
oppmodingar skal handsamast på leiarnivå.
Ingen tilsette i banken skal via datasystema, eller på anna måte søkja opplysningar om andre
tilsette eller kundar når det ikkje er nødvendig for arbeidet til vedkommande.
Jamfør òg IKT 31 – Datadisiplinerklæringa for tilsette i banken som ligg på intranettet.
Mellom tillitsvalde og mellom tilsette skal berre utvekslast informasjon som er nødvendig for
arbeidet.
Medlemer av styret, kontrollnemnda og varamedlemer, tilsette inkl. reinhaldspersonale og
vikarar skriv under på eiga erklæring om teieplikt ved tiltreding. Teieplikta gjeld også etter
avslutta arbeidsforhold.
Lov om Finansføretak § 9-5 omhandlar habilitet.
Ingen må ta del i handsaminga av saker, eller freista å påverka ei avgjersle når det ligg føre
særlege forhold som er eigna til å svekkja tilliten til hans eller hennar uavhengigheit (habilitet).
Eit slikt forhold kan for eksempel vera at vedkommande sjølv, eller hans eller hennar
Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016
Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 6 av 12
nærståande direkte eller indirekte har, eller kan oppfattast å ha, økonomisk eller personleg
interesse i saka.
1.2.3 VARSLING
Teieplikta skal ikkje hindra tilsette i å varsla om verksemd eller handlingar som skjer på vegner
av banken, eller i banken sitt namn og som strir mot gjeldande lover eller forskrift.
Banken reknar med at dei tilsette aktivt bidreg til at ulovlege forhold ikkje oppstår, eller vert
stoppa ved å syta for at opplysningar om saka vert førelagt banken i samsvar med reglane rundt
varsling av kritikkverdige forhold.
Banken har utarbeidd eiga rutine for varsling, rutine 9.14 i rutinehandboka. Sjå også
Retningslinjene for HMS.
1.3 ADMINISTRATIVE OG ORGANISASJONSMESSIGE TILHØVE
1.3.1 TILSETJINGSFORHOLD OG FORHOLDET TIL BANKEN/ ARBEIDSGJEVAR
Som hovudregel skal nærståande ikkje arbeida under same leiar, eller i same avdeling.
Nærståande kan ikkje ha stillingar der den eine er direkte overordna den andre.
Ut over dei krav som vert stilte for å sikra tilfredsstillande kontroll, god og upartisk handsaming,
ynskjer Voss Sparebank ikkje å gjera det vanskeleg å tilsetja nærståande i banken.
Ingen tilsett i banken skal nytta stillinga si til å påverka tilsetjingssaker, slik at det skjer ei
favorisering på grunnlag av andre kriteria enn dei som er direkte relevante for den aktuelle
stillinga.
Arbeidsforhold, eller verv som kan tenkjast å koma i strid med dei etiske reglane til banken skal
avklarast skriftleg med overordna. Det er ein føresetnad at arbeidsforholdet ikkje er i
konkurranse med banken.
Arbeidstida skal nyttast effektivt. Arbeidstida skal ikkje nyttast til private gjeremål som er
mogleg å ordna før, eller etter avslutta arbeidsdag. Jamfør her også IKT 11 retningslinjer for
Internett.
Det vert forventa at alle tilsette i banken har ordna økonomi og ikkje mislegheld lån eller
innskotskonti.
Alle skal setja seg inn i og lojalt fylgja retningslinjer, instruksar og vedtak fatta av banken.
1.3.2 FØRING ELLER ENDRING AV EIGNE ELLER KONTI TIL NÆRSTÅANDE
Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016
Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 7 av 12
Tilsett i banken har ikkje høve til å føra transaksjonar og endringar på eigne, eller konti som den
tilsette disponerer. Tilsvarande gjeld for ektefelle, sambuar eller næraste familiemedlemar sine
konti.
Tilsette, som disponerer andre sine konti i banken, må ha skriftleg og spesifisert fullmakt frå
kontoinnehavaren. Kontantuttak skal ikkje føretakast i eigen kasse.
Tilsette må heller ikkje innvilga lån, fastsetja eller endra forretningsvilkår, eller på annan måte
føreta vurderingar på vegner av banken som rører ved eigne personlege interesser. Heller ikkje
må det skje overfor familiemedlemmer eller så nær slekt som svograr/ svigerinner og
syskenbarn. Tilsvarande gjeld overfor privat og offentleg verksemd/ foreining der ein har
økonomisk interesse eller tillitsverv.
Når ein leiar vert vurdert som inhabil kan også vedkommande sine underordna vera inhabile.
Ein tilsett kan likevel førebu saker for vedtakande organ, der leiaren vert vurdert som inhabil og
når det utan tvil ikkje ligg føre nokon interessekonflikt. Det er den tilsette sitt ansvar å avklara
habilitet med næraste overordna.
Føremålet med reglane er primært å førebyggja mot misbruk, men også å sikra at eventuelle feil
som måtte verta gjort av ein tilsett, ved eit hendeleg uhell, ikkje kan tolkast som forsøk på
misbruk til økonomisk fordel for seg sjølv eller familiemedlemmer.
1.3.3 HANDEL MED VERDIPAPIR
Tilsette kan handla verdipapir, men må ikkje driva verdipapirhandel i eit omfang som går på
bekostning av arbeidet i banken, eller står i eit misforhold til den tilsette sin økonomiske
situasjon.
For dei av banken sine tilsette, som på vegner av banken, står for handel med verdipapir, eller
har innsyn i slike handlar, vert det vist til eigne retningslinjer om eigenhandel med finansielle
instrument, rutine 6.1 Eigenhandel verdipapir.
Ved alle former for likviditetsplasseringar eller kjøp av verdipapir for banken, skal ein stilla
strenge krav til dei etiske sidene ved drifta hjå den einskilde låntakar. Dersom ein kjenner til at
verksemda driv med til dømes våpen, alkohol/tobakk, brot på grunnleggjande menneskerettar
eller utan å ta nødvendige miljøomsyn, skal ein ikkje plassera pengar i selskapet.
Kjøp eller sal av verdipapir må ikkje føretakast av nokon som har innsyn eller fortrulege
opplysningar om verdipapira, utstedaren av desse eller andre forhold som er eigna til å påverka
prisen på verdipapiret vesentleg. Ein føreset at alle tilsette i banken, i all handel av verdipapir
(også ikkje børsnoterte) etterlever dette prinsippet.
Misbruk av innside informasjon er straffbart. Jamfør lov om verdipapirhandel.
Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016
Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 8 av 12
1.4 FORHOLDET TIL KUNDAR OG LEVERANDØRAR
Ingen tilsette skal la beslutningar, handlingar eller unnlating av slike, bli påverka av utilbørleg
press eller «smøring» frå partar, verken eksterne eller interne. Slike forsøk skal utan opphald
rapporterast til næraste overordna.
Tilsette skal ikkje nytta tilsetjingsforholdet i banken til å oppnå fordeler ved private innkjøp,
låneopptak eller liknande. Dette gjeld også tilsette sine nærståande. Unnateke dette er formelt
etablerte ordningar som gjev alle tilsette i banken dei same fordelene.
1.4.1 GÅVER
Med gåver meinest her ikkje berre materielle gjenstandar, men også andre fordeler i form av
honorar, faglege reiser, arrangement eller liknande. I nokre samanhengar kan likevel gåver eller
ytingar av ubetydeleg verdi aksepterast. Eksempel på slike gåver er blomar, konfekt, eller
liknande.
Næraste overordna skal alltid informerast om slike gåver.
Tilsette skal ikkje, verken for seg eller andre, ta imot gåver, eller andre ytingar eller fordeler som
er eigna til å påverka handsaminga eller avgjerda i ei sak. Dei skal heller ikkje bruka stillinga til
å skaffa seg sjølv eller andre urettvis fordel, sjølv om desse fordelane ikkje vil påverka deira
tenestehandlingar.
Ved gåveoverrekkingar frå banken skal ein nytta eit nøkternt nivå. Motiva til banken, eller
integriteten til mottakar må ikkje kunna trekkjast i tvil ved slikt gåver. Reglane i skattelova gjeld
også her.
1.4.2 REISER OG ARRANGEMENT
Deltaking i arrangement i regi av samarbeidspartner med banken skal berre skje dersom
arrangementet har eit relevant fagleg innhald.
1.5 BROT PÅ DEI ETISKE RETNINGSLINJENE
Brot på dei etiske retningslinjene kan få fylgje for tilsetjingstilhøvet i banken. Alvorleg brot
medfører tap av stillinga.
2 RETNINGSLINJER FOR SAMFUNNSANSVARET TIL BANKEN
Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016
Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 9 av 12
Desse retningslinjene om samfunnsansvaret omhandlar korleis verdiskapinga til banken baserer
seg på lønsemd, ansvarleg og bærekrafig drift og er ein del av samfunnsansvaret til banken etter
rekneskapslova § 3-3 c.
Retningslinjene omfattar finansielle, miljømessige og sosiale spørsmål og risiko. Verksemda til
banken, produkt og tenester skal spegla dei utfordringane samfunnet står overfor og det
kundane er opptekne av.
Banken skal visa ansvar i utøving av all verksemd, med målsetjing om å skapa langsiktige
resultat og løysingar for kundane til banken og samfunnet. Dei produkta banken tilbyr skal vera
nyttige for samfunnet og lønsame for banken, og banken skal ha ei aktiv haldning til
samfunnsansvar i produkttilboda til kundane og i kredittvurderinga.
Banken skal ha høg etisk standard og dei etiske retningslinjene skal vera kjende for alle tilsette.
Konsekvensen av brot på dei etiske retningslinjene skal vera tydeleg kommunisert ut i
organisasjonen.
2.1 FORHOLDET TIL KONKURRENTAR, LEVERANDØRAR OG ANDRE Banken skal alltid opptre ryddig og korrekt overfor både konkurrentar, leverandørar og andre.
I samtale med kundar skal vi omtala våre tilbod positivt og ikkje omtala konkurrentane negativt.
2.2 BANKEN OG MENNESKERETTANE
Banken stør og respekterer vern av internasjonalt anerkjente menneskerettar og skal på ingen
måte medverka til brot på desse. Banken har verksemda si i Noreg og møter ikkje store
utfordringar i høve til menneskerettar i den daglege drifta. Gjennom val av produkt og
leverandørar ynskjer banken å fremma støtte og respekt for anerkjente menneskerettar.
2.3 BANKEN OG MILJØET
Voss Sparebank vart hausten 2013 sertifisert som Miljøfyrtårn og skal arbeida aktivt i samsvar
med punkta i Miljøvegvisaren. Viktige område i så måte er det ytre miljø, arbeidsmiljø, innkjøp,
energi, transport og avfall. Miljøvegvisaren er tilgjengeleg på heimesidene til banken, saman
med offentleg tilgjengelege dokument om samfunnsansvaret som også inkluderer dette
dokumentet.
Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016
Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 10 av 12
2.4 BANKEN, STYRESMAKTENE OG SAMFUNNET
Banken skal etterleva gjeldande lover og forskrifter, og under dette forvalta dei midlar banken
har til rådvelde på ein trygg måte. Banken og dei tilsette skal ikkje på nokon måte oppmoda, ta
initiativ til brot på, eller omgåing av gjeldande lover, forskrifter eller banken sine eigne
retningslinjer .
Banken skal vera ein aktiv bidragsytar i lokalsamfunnet i samsvar med den strategiske
forretningsplanen til banken.
Med aktiv bidragsytar meinest:
Eit ynskje om å bidra til å få i gang lokale, bærekraftige tiltak som skapar vekst og
utvikling i lokalsamfunnet og som samtidig gjev banken grunnlag for vidare utvikling og
inntening.
Eit ynskje om å bidra til og betra den finansielle stillinga og lønsemda til kundane til
fordel for kundane og banken.
Å bidra gjennom banken si årlege gåveutdeling.
Det kan oppstå situasjonar der banken står overfor valet mellom å fylgja legitime
forretningsmessige interesser eller interessene til samfunnet. I slike tilfelle skal vedtaket fattast
av styret når saka er av stor viktigheit.
2.5 BANKEN OG KUNDANE
Banken skal vera ein samarbeidspartner og medspelar med høgt truverde og stor kompetanse.
Informasjonen til kundane skal vera nøyaktig, forståeleg og påliteleg, slik at kundane får høve til
gode og rasjonelle val av produkt og tenester.
Marknadsføring og rådgjeving av sal av produkt og tenester skal utførast sakleg, med korrekt
informasjon og i samsvar med marknadsføringslova. I rådgjeving og sal skal dei tilsette ha fokus
på kunden si interesse. Prisane for dei viktigaste tenestene skal vera tilgjengeleg i
ekspedisjonslokalet og på heimesidene.
Banken skal vera open for alle typar kundar. Det skal ikkje finnast diskriminering basert på
alder, kjønn, rase, nasjonalitet eller sivil status
Kundane skal møtast med respekt og venleg handsaming. Kjem ein personleg låntakar i
økonomiske vanskar, skal dei tilsette visa god forståing for problema til kunden. Ein skal freista
å koma fram til løysingar som er akseptable for kunden, samtidig som dei tenar banken sine
interesser.
Krav og klager som vert sett fram mot banken skal handsamast på ein god og ryddig måte. Slike
krav og klager skal føreleggjast for banksjefen.
Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016
Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 11 av 12
2.6 BANKEN OG LEVERANDØRANE
Banken sitt val av leverandørar skal spegla haldningane til banken sitt samfunnsansvar.
Banken skal difor fortrinnsvis inngå avtalar med leverandørar som i heile verksemda si
respekterer grunnleggjande menneske- og arbeidstakarrettar, og som er bevisst
samfunnsansvaret sitt ved val og oppfølging av underleverandørar.
2.7 BANKEN OG KONKURRENTANE
Banken skal gje konkurrentane sine effektiv og fair konkurranse. Opplysningar som banken gjev
om seg sjølv og produkta sine skal vera korrekte. Tilsvarande gjeld opplysningar vedkommande
konkurrentar og produkta deira, t.d. samanliknbar reklame.
Banken skal visa respekt for konkurrentane og ikkje nedvurdera dei eller produkta deira.
2.8 BANKEN OG DEI VALDE REPRESENTANTANE / TILLITSVALDE
Banken skal møta dei tillitsvalde med respekt og rettidig gje dei opplysningane som dei etter lov,
forskrift, vedtektene til banken og internt regelverk skal ha.
2.9 BANKEN OG DEI TILSETTE
Banken legg vekt på å skapa eit trivelege, positivt, motiverande, utviklande og utfrodrande
arbeidsmiljø.
Gjensidig tillit, samarbeid og openheit er grunnlaget for å nå dette målet. Det same gjeld
samhandlinga med dei tillitsvalde til banken.
Dei tilsette i banken skal omgå kvarandre med respekt og tilstreba personlege relasjonar som
underbyggjer den enkelte sin integritet. Ærlegdom og truverde vert verdsett høgt.
Diskriminering på grunn av kjønn, alder, rase og nasjonalitet skal ikkje finna stad og ingen tilsett
i banken skal utsetja andre tilsette for mobbing eller seksuell trakassering.
Kundane sitt inntrykk og tillit til banken avheng av summen av alle einskildpersonar si åtferd, og
kvar enkelt tilsett må vera seg bevisst at han/ ho er banken sin ambassadør – også på fritida.
2.10 BANKEN OG MEDIA
Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016
Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 12 av 12
Banken skal ha ei positiv haldning til media og, så langt det er praktisk mogeleg, handsama ulike
mediegrupper likt. Berre den/ dei som banken har peika ut, skal uttala seg til media.
3 OPPFØLGING
Av marknadsplanen til banken skal det for komande år gå fram korleis banken arbeider
(handlingsplan) for å nå målsetjingane etter samfunnsansvaret.
Årsmeldinga vil i samsvar med rekneskapslova § 3-3 c visa til heimesidene til banken, der dette
dokumentet er å finna som ein del av samsfunnsansvaret til banken
Banken sine etiske retningslinjer og samfunnsansvar skal årleg føreleggjast styret og deretter
gjennomgåast med dei tilsett.