Post on 23-Jan-2016
Profesor:
Ing. Pedro Chávez Farfán
Semana 5
P roject M an agem en t I n stitu te
Gerencia de Sistemas de Informacion
•El modelo PMI. Conceptos generales de la gestión de proyectos.
•Areas de Conocimiento: Gestión de alcance en los proyectos y gestión de tiempo. •Areas de Conocimiento: Gestión de costo y gestión de calidad y gestión de recursos humanos.•Areas de Conocimiento: Gestión de riesgo y gestión de comunicaciones. •Areas de Conocimiento: Gestión de compras y proveedores en el proyecto.•Areas de Conocimiento: Gestión de integración.
Gerencia de Sistemas de Informacion
La Dirección y Gestión de Proyectos no es un tema nuevo, en los últimos años la fuerte aceleración en los cambios tecnológicos y el entorno industrial altamente competitivo han contribuido a que, cada vez más los proyectos y su gestión sean herramientas competitivas para las empresas. Sin embargo, frecuentemente los proyectos no culminan con el presupuesto establecido o no se cierran en plazo o bien no es finalizado con la calidad especificada. Es por ello que dominar las fases que componen un proyecto, la aplicación de los métodos, el seguimiento, el control y la evaluación con ayuda de las herramientas informáticas son claves para conseguir los objetivos planteados.
Conceptos generales
UN PROYECTO ES UN CONJUNTO DE FASES, EVENTOS,
ACTIVIDADES Y TAREAS DE NATURALEZA CONCRETA O
ABSTRACTA, DEBIDAMENTE PLANEADAS Y COORDINADAS
CON LIMITES Y ALCANCES DEFINIDOS EN UN AREA O
CAMPO DETERMINADO Y CUYO OBJETIVO ES SATISFACER
NECESIDADES HUMANAS, DENTRO DE UN MARCO DE
REFERENCIA PREVIAMENTE ESTABLECIDO
Conceptos generales
TIPOS DE PROYECTOS
De infraestructura:• Edificación• Urbanización• Caminos• Puentes• Túneles• Comunicaciones• Puertos• Aeropuertos• Represas
De Investigación:• Científicos• Tecnológicos• Económicos y SocialesDe Informática:• Sistemas de
Información• Sistemas de Control • Creación de SoftwareDe Productos:• Consumo masivo
Conceptos generales
El éxito de un proyecto incluye el logro de sus resultados� A tiempo.� Dentro del presupuesto.� Al nivel apropiado de especificación (calidad).� A satisfacción del cliente.� Sin causar disturbios con el flujo de trabajo
principal de la organización.� Mejorando la cultura de la organización.
Conceptos generales
FACTORES CRITICOS DE EXITO• Metas y misión del proyecto claramente definidas.• Respaldo de la alta dirección• Un gerente de proyectos competente• Un equipo de proyectos competente• Recursos suficientes• Participación y consultas clientes/consumidores.• Buena comunicación•Sensibilidad hacia los clientes.• Supervisión y retroalimentación apropiados.• Tecnología apropiados.
Conceptos generales
P roject M an agem en t I n stitu teEn resúmen se requiere un buen
sistema de administración del proyecto.
Una buena metodología
Estadísticas de los proyectos:Standish Group Manifiesto(2011) reporta las siguientes cifras sobre el desempeño de los proyectos de software:•El 21% de los proyectos de desarrollo de software fueron cancelados.•El 42% de los proyectos habían tenido problemas de sobrecostes, retardos en la entrega o incumplimiento de las especificaciones.•El 37% de los proyectos cumplieron sus objetivos.•Según la empresa americana ObjectWatch el mundo pierde mensualmente cerca de 500 Bill. de USD en proyectos de TI.
Conceptos generales
Estadísticas de los proyectos:En el 2007 la empresa Dynamic Markets, encuesto 800 Gerentes de TI, de 8 países y encontro lo siguiente:
•62% de los proyectos terminarón fuera del plazo establecido.•49% de los proyectos terminarón con sobrecostos.•28% de las empresas han asumido proyectos que no satisfacian sus requerimientos.•16% de las empresas reportaron efectos negativos en los sistemas debido a la implementación de los proyectos.•13% de las empresas indicaron que los proyectos no entregarón el ROI esperado.
Conceptos generales
Grafica: Costo de perdidas anuales previstas de proyectos de TI en millones de USD (fuente: http://edge.papercutpm.com/annual-cost-of-project-failure/)
The CIA world Factbook 2010
La creciente importancia de la información para las empresas hace que estas sometan la calidad de sus servicios de información a requisitos internos y externos (“Mejores Prácticas”) más estrictos.
Conceptos generales
Grafica tomada de “A White Paper by Roger Sessions (URL:http://www.objectwatch.com/whitepapers/ITComplexityWhitePaper.pdf)
Importancia de las TI en las empresas: Las perdidas en el sector de TI superan el costo de la crisis financiera USA:En el 2008 el monto de rescate aprobado para la crisis financiera en USA fue de 700 Bill. de USD y en el 2009 787 Bill. de USD.
Conceptos generales
PMI Worldwide
• PMI fue creada en el año 1969 en Filadelfia USA• Cuenta con más de 600.000 miembros y poseedores de
certificaciones en más de 185 países. • Los profesionales provienen de las industrias mas importantes como:
aeroespacial, automoviles, administración de negocios, construcción, ingeniería, servicios financieros, tecnología de la información, salud y telecomunicaciones.
The Project Management Institute is the world’s leading not-for-profit global professional organization for project management knowledge, information and professionalism
Conceptos generales
PMBOK (Project Management Body of Knowledge)
Con más de 3.700.000 de copias distribuidas, “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)” se ha convertido en el estándar de facto sobre Dirección de Proyectos y ha sido adoptado por múltiples organizaciones.
La Quinta edición de “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)” esta prevista para comienzos de 2013
Conceptos generales
El apoyo que da PMI a la Dirección de Proyectos se sustenta en los estándares y certificaciones de PMI reconocidos globalmente, por los programas de investigación que fomenta y por las oportunidades de desarrollo profesional que promueve.
Conceptos generales
La certificación Project Management Professional (PMP)® de PMI es la más reconocida por la industria para Project Managers. Reconocida y demandada a nivel global, la certificación PMP® demuestra que los poseedores cuentan con la experiencia, formación y competencia para dirigir proyectos.
Conceptos generales
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Por mas de 36 años, PMI ha estado comprometido en la definición de estándares profesionales, desarrollo de investigación y promoción de la
profesión de administración de proyectos a través de la certificación, redes de trabajo y desarrollo de
comunidades de interés.
Conceptos generales
• Las fases son grupos de procedimientos de trabajo definidos para llevar el control del proyecto
• Las fases agrupadas forman el ciclo de vida del Proyecto
• Las fases de un proyecto son concluidas con la presentación de un entregable tangible y verificable.
• Las fases definen el trabajo técnico y los recursos involucrados
Conceptos generales
• El desarrollo de un proyecto se compone de 5 grupos de procesos (fases):
– Inicio– Planificación– Control– Ejecución– Cierre
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Conceptos generales
Conceptos generales
grupo deprocesos
área deconocimiento
proceso de gestión
_pertenece_
_agrupa_
El desarrollo de un proyecto implica el conocimiento de diversas áreas especializadas:Describen los conocimientos y las prácticas de la dirección de proyectos que toda gestión de proyectos “debe gestionar”.
Conceptos generales
Estructura del PMBOK
IntegrationScopeTimeCostQualityHuman ResourcesCommunicationsRiskProcurement
Project ManagementKnowledge Areas
Initiation (IP)Planning (PP)Executing (EP)Control (CoP)Closing (ClP)
ManagementProcesses Groups
grupo deprocesos
área deconocimiento
proceso de gestión
_pertenece_ _agrupa_
Project ManagementProcesses
Conceptos generales
Modelo Matricial de Procesos de PMI
Conceptos generales
• Los grupos de procesos y las áreas de conocimiento son transversales; es decir, la gestión de recursos humanos tiene actividades y entregables dependiendo del grupo de procesos al que haga referencia.
• Las actividades son matriciales. La metodología indicar el que hacer, el como hacerlo depende de cada organización.
PMI
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PROCESOS DE ADMINISTRACION GENERAL
Mejores practicas para la mayoría de proyectos en todos los tiempos
Grupos de procesos de la gerencia de proyectos
• Iniciación. Define y autoriza el proyecto o una fase.
• Planeación. Define y precisa los objetivos, y planea el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.
• Ejecución. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto.
• Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas necesarias para cumplir los objetivos del proyecto.
• Cierre. Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termona ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.
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InicioMedioambiente
de la empresa
Cliente
Valores de la organización
Planeación
Ejecución
Monitoreo Y Control
Cierre
Políticas, ProcedimientosEstándares, Guías, ProcesosDefinidos, Información Histórica, Lecciones Aprendidas
Cultura de la empresaAdministración de ProyectosSistema de informaciónFondo de RRHH
Documento de proyectoAlcance de Proyecto preliminar
Contrato Documento de Trabajo
Plan de Proyecto
EntregablesCambios solicitadosCambios solicitados implementadosInformación de la ejecución del trabajo
Acciones correctivas implementadasAcciones preventivas implementadasReparación de defectos implementada
Cambios solicitados aprobadosCambios solicitados rechazadosAcciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasReparación de defectos aprobadosPlan de proyecto (actualizado)Alcance de Proyecto (actualizado)
Acciones correctivas recomendadasAcciones preventivas recomendadasReporte de ejecución de avanceReparación de defectos recomendadosPronósticosReparación de defectos verificadosEntregables aprobados
Sponsor
Procedimientos de cierre administrativoProcedimiento de cierre de contrato
Producto finalServicio o resultado
GRUPOS DE PROCESOS DE
ADMINISTRACION PROYECTOS
La administración de proyectos es
una tarea integrada
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PROCESOS DE ADMINISTRACION GENERAL
Los procesos de administración de proyectos tienen interfaces bien definidas pero en la practica se superponen de una manera dinámica difícil de describir.El resultado de los procesos están controlados por objetivos
Los grupos de procesos son guías para emplear apropiadamente los conocimientos y habilidades de la administración de proyectos
El éxito del proyecto se alcanzara manejando la complejidad de cada proyecto, la experiencia del equipo y la madurez de la organización.
AREASDE CONOCIMIENTO
DE LAGERENCIA DE PROYECTOS
GerenciaRecursosHumanos
GerenciaAdquisiciones
Contratos
GerenciaRiesgo
GerenciaCosto
GerenciaComunicaciones
Informes
Gerencia Tiempo
Gerencia Alcance
GerenciaCalidad
GerenciaIntegración
GERENCIA DE PROYECTOS
AREAS DEL CONOCIMIENTO PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS SEGÚN PMI
(PMBoK-2004)
Gestión de la Integración del Proyecto
GERENCIA DE PROYECTOS
• Desarrollar el acta de constitución del proyecto.• Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar.• Desarrollar el plan de gestión del proyecto.• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.• Supervisar y controlar el trabajo del proyecto.• Control integrado de cambios.• Cerrar el proyecto.
Gestión del Alcance del Proyecto
• Planeación del alcance.
• Definición del alcance.
• Crear EDT.
• Verificación del alcance.
• Control del alcance.
Gestión del Tiempo del Proyecto
• Definición de las actividades.• Establecimiento de la secuencia de las actividades.• Estimación de Recursos de las Actividades• Estimación de la duración de las actividades.• Desarrollo del cronograma.• Control del cronograma.
Gestión de los Costos del Proyecto
• Estimación de costos.• Preparación del presupuesto de costos.• Control de costos.
Gestión de Calidad del Proyecto
• Planeación de la calidad.
• Realizar aseguramiento de calidad.
• Realizar control de calidad.
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
• Planificación de los recursos Humanos.
• Adquirir el Equipo del Proyecto.
• Desarrollar el Equipo del Proyecto.
• Gestionar el Equipo del Proyecto.
Gestión de las Comunicaciones del proyecto
• Planeación de las comunicaciones.
• Distribución de la información.
• Informar el Rendimiento.
• Gestionar a los interesados.
Gestión de los Riesgos del Proyecto
• Planeación de la Gestión de Riesgos.
• Identificación de Riesgos.
• Análisis Cualitativo de Riesgos.
• Análisis Cuantitativo de Riesgos.
• Planeación de la Respuesta a los Riesgos.
• Seguimiento y Control de Riesgos.
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
• Planificar las Compras y Adquisiciones.
• Planeación de los contratos.
• Solicitar respuestas a vendedores.
• Selección de vendedores.
• Administración del contrato.
• Cierre del contrato.
INTEGRACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Fuente del
éxito
INTEGRACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Fuente del
éxito
Ciclo de Vida del Proyecto
GerenciaAlcance
GerenciaCalidad
GerenciaTiempo
Gerencia Costos
Administraciónde Información/Comunicación
Gerencia Compras/Contrataciones
Gerencia RecursosHumanos
Gerencia Riesgos
Secuencia dePlaneación
Secuencia deProducción
Funciones Secundarias(Interactivas y Adaptables)
Funciones Primarias(Objetivos o Restricciones)
Satisfacción del Cliente o Propietario
Integración
Gerencia Información/Comunicación
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PROYECTOEXITOSOPLANEAR Y
EJECUTAR
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Administración de la Integración de Proyectos
•Incluye los procesos y actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades dentro de los grupos de procesos de la Administración de Proyectos•La integración implica desarrollar actividades cruciales que contribuyan al cierre del proyecto, al éxito en el manejo de las expectativas y en el cumplimiento de los requerimiento de los clientes y los stakeholders.•La integración es efectuar los cambios en el manejo y el uso de los recursos diarios, anticipandose a problemas, manejandolos antes de que sean críticos y coordinando el trabajo general del proyecto.
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DocumentoProyecto
Medioambiente de la
empresa
Valores de la organización
AlcancePreliminar
EjecuciónProyecto
Monitoreo Y Control
ControlCambio
Integrado
Políticas, ProcedimientosEstándares, Guías, ProcesosDefinidos, Información Histórica, Lecciones Aprendidas
Cultura de la empresaAdministración de ProyectosSistema de informaciónFondo de RRHH
Documento de proyecto
Contrato Documento de Trabajo
Plan de Proyecto
EntregablesCambios solicitados Cambios solicitados implementadosAcciones correctivas implementadasAcciones preventivas implementadasReparación de defectos implementadosInformación de performance del trabajo
Plan administración alcanceWBS, diccionario WBSPlan de administración programaPlan de administración de costosPlan de administración de calidadPlan de mejora de procesosPlan de administración staffPlan de comunicacionesPlan de administración de riesgoPlan de administración compras
Sponsor
Procedimientos de cierre administrativo
Diagrama de FlujoProcesos de
Administración deIntegración del
Proyecto
Plan deProyecto
DefiniciónAlcance
Declaración de alcance preliminar del proyecto
DesarrolloPlan
Procesos de administración de proyectos
Cierre
Cambios solicitadosAcc. correctivas recomendadasAcc. Preventivas recomendadasReparaciones recomendadasPronósticos
Acciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasCambios solicitados aprobadosReparación de defectos aprobadasCambios solicitados rechazadosPlan de proyecto actualizadoAlcance de proyecto actualizado
Entregables
ClienteProducto finalServicio o resultado
Cierre Contrato
AdministrContrato
Procedimiento de cierre de contrato
Valores organizacionales actualizados
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Administración del Alcance de Proyectos
•Procesos que permiten definir claramente el trabajo necesario para completar exitosamente un proyecto
•Alcance del Producto: Funciones y características que definen un producto o servicio.
•Alcance del Proyecto: Trabajo que debe ser desarrollado para entregar un producto o servicio con las especificaciones y características especificadas.
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PlanAlcance
Medioambiente de la
empresa
Valores de la organización
DefiniciónAlcance
VerificarAlcance
ControlAlcance
Plan de administración del Alcance
Plan administración proyecto
Declaración del alcancePlan Administración Alcance (actualizado)
Declaración Alcance (actualizado)WBS / WBS diccionarioPlan Administración Alcance (actualizado)Línea base Alcance
Solicitudes de cambioAcciones correctivas recomendadasPlan de Proyecto (actualizado)Declaración alcance (actualizado)WBS (actualizado)WBS diccionario (actualizado)Línea de base actualizada
Diagrama de FlujoProcesos de
Administración delAlcance del
Proyecto
CreaciónWBS
DesarrolloPlan Proyecto
Solicitudes cambio aprobadas
DesarrolloDocumento
Proyecto
Cierre Proyecto
Reporte dePerformance
Valores de procesos organizacionales actualizados
DesarrolloAlcance
Preliminar
Documento de Proyecto
Declaración preliminar del alcance
Entregables aceptados
Control Integrado
Cambio
Solicitudes de cambio
Solicitudes de cambio
Gestión deEjecuciónProyecto
Reportes de Performance
Work Performance Information
Entregables
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Administración del Tiempo de Proyecto
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Procesos que permiten desarrollar las actividades del proyecto a tiempo
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DefiniciónActividades
Medioambiente de la
empresa
Valores de la organización
SecuenciaActividades
EstimaciónDuración
ControlPrograma
Lista de actividadesAtributos de actividadesMilestone list
Plan administración proyecto
Programa de proyectoModelo de datos de programaLínea base de programaReq.Recursos / Calendario (actualizado)
Diagrama de FlujoProcesos de
Administración delTiempo del
Proyecto
Estimación Recursos
DesarrolloPlan Proyecto
DefiniciónAlcance
Cierre Proyecto
Reporte dePerformance
Valores de procesos organizacionales actualizados
Crear WBS
Declaración de Alcance
WBS / WBS diccionario
Control Integrado
Cambio
Cambios solicitados
Cambios solicitadosPlan de administración (actualizado)
EstimaciónCostos
Reportes de Performance
DesarrolloPrograma
Disponibilidad de recursos
Políticas, información Histórica, calendario proyecto
Diagrama de red de programa
Cambios solicitados
Requerimiento recursos x actividadRBS / Calendario de recursos (actualizado)
Cambios solicitados
Estimados duración x actividad
Plan de administración (actualizado)Cambios solicitados
Programa / Cambios solicitadosCorrecciones recomendadas
Medida de performanceLista y atributos actividad (actualizado)Plan administración (actualizado)Línea base del programa (actualizado)Modelo datos programa (actualizado)0
SelecciónProveedor
ContrataciónTeam
Plan de riesgo
Administraciónejecución
Disponibilidad recursos
Disponibilidad recursos
Estimados costos
Registro de riesgo
WPI
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Administración del Costo de Proyecto
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Procesos que permiten el cumplimiento de los presupuestos aprobados en el proyecto. También pueden
incluir los costos asociados al uso, manejo y mantenimiento de los productos y/o servicios creados con
el proyecto.
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EstimaciónCostos
Valores de la organización
PresupuestosCostos
ControlCostos
Diagrama de FlujoProcesos de
Administración delTiempo del
Proyecto
EjecuciónProyecto
Desarrollo Programación
Valores de procesos organizacionales actualizados
Control Y monitoreo Del Proyecto
Plan de administración Proyecto
Estimados de costos x actividadDetalle de estimados de costos x actividad
SelecciónProveedores
Work Performance Information
Información histórica
Políticas organizacionales
Plan de administración costos (actualizado)Cambios Solicitados
Cambios solicitados
Plan administración costos (actualizado)
Definición Alcance
Crear WBS
Estimación recursos x actividad
Reporte de Performance
Declaración de Alcance
WBS / WBS diccionario
Programación del proyecto
Medioambiente de la
empresa
Condiciones de mercadoBase de datos comerciales
DesarrolloPlan de ProyectoPlan de administración Costos
Cambios solicitados aprobadosCorrecciones aprobadas
Control Integrado
Cambio
Línea base de costosRequerimientos fondos
Plan administración proyecto (actualizado)Correcciones recomendadasCambios solicitados
Línea base de costos (actualizado)
Estimados costos (actualizado)Medidas de performance WPI
Contrato
Calendario de recursos
Cierre Proyecto
Reportes de performance
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Administración de la Calidad
La calidad es el grado con que un grupo de características cumplen con los requerimientos.
El propósito de la Administración de Calidad en los proyectos de Sistemas de Información es minimizar errores.
Procesos que determinan las políticas, objetivos y responsabilidades de calidad en la ejecución del proyecto y que determinaran el grado de
satisfacción de las necesidades que debe cumplir el proyecto.
Estos procesos determinan el Sistema de Administración de Calidad a través de los procesos, procedimientos y políticas de la planeación,
aseguramiento y control de calidad.
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Administración de la Calidad del
ProyectoPMI
Planeación de la Calidad
Aseguramiento de la Calidad
Control de la Calidad
Administración de la Calidad
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Administración del RiesgoEs el arte y la ciencia de identificar, valorar y responder los diferentes riesgos que se presentan durante el desarrollo de un proyecto de modo que se logren los objetivos.
El objetivo de la Administración del Riesgo es incrementar la probabilidad e impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad e impacto de los eventos negativos
De esta manera se podrá lograr los objetivos del proyecto:
-Costo
-Programación de tiempos
-Performance técnica
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Administración del Riesgo del
ProyectoPMI
Administración de la Calidad
Plan de Riesgo
Identific. Del Riesgo
Análisis de la Calidad del
Riesgo
Análisis de la cantidad de
RiesgoPlan de
Respuesta de Riesgo
Monitoreo y Control de
Riesgo