Transcript of Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio Santoro Bando MIUR – PRIN 2009 Università degli Studi...
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- Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio Santoro Bando MIUR
PRIN 2009 Universit degli Studi di Milano 17 gennaio 2013
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- Bando MIUR - PRIN 2009 Gestione amministrativa Aspetti generali
e costi ammissibili Dott. Maurizio Santoro 17 gennaio 2013
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 Finalit del Bando 2009 garantire, per
ogni progetto finanziato, un contributo non inferiore all80%
dellammontare richiesto o giudicato necessario costo massimo di
progetto richiesto di 500.000 maggiore flessibilit, in particolare
nella fase di gestione i mesi persona, puramente indicativi,
valgono ai soli fini del preventivo di costo e al fine di garantire
il cofinanziamento possibilit di presentare progetti anche a
ricercatori a tempo determinato introduzione del criterio dei full
costs maggiore collaborazione tra il MIUR e gli Uffici Ricerca
attraverso audit interni centrali negli Atenei/Enti 3 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 COMMISSIONE DI GARANZIA quattordici
esperti (uno per area), che si avvarranno dellopera di 2 revisori
per progetto, anche stranieri, selezionati col criterio delle
parole chiave e della peer review indicazione, in modulistica, di
settori e parole chiave ERC (maggiore sicurezza nelle operazioni di
matching) non potranno essere coinvolti nella procedura di
revisione, n far parte della Commissione di garanzia, coloro che, a
qualunque titolo, parteciperanno al bando PRIN 2009 4 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 CRITERI DI VALUTAZIONE procedura di
valutazione esclusivamente per via telematica criteri (fissati dal
bando, al fine di conseguire auspicabili risparmi in termini di
tempo): rilevanza, originalit e possibile impatto della ricerca
proposta: fino a 30 punti possibilit di conseguire nei tempi
previsti i risultati attesi e coerenza tra le richieste economiche
e la ricerca proposta: fino a punti 10; qualificazione del team:
fino a 20 punti finanziamento possibile solo per progetti con
punteggio complessivo a punti 54/60, fino a esaurimento risorse
riserva del 3% per area 5 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 CARATTERISTICHE DEI PROGETTI durata
biennale da una a pi unit operative (max. una unit di EPR, ma non
quella del coordinatore), sotto la responsabilit di un
docente/ricercatore in ogni unit operativa, oltre al responsabile,
potranno essere presenti altri docenti/ricercatori/tecnologi,
strutturati o non strutturati (previo assenso, potendo partecipare
ad un solo progetto per bando), ed eventualmente anche
assegnisti/borsisti/dottorandi non potr partecipare al bando chi
risulti gi inserito in progetti finanziati nel PRIN 2008, per
favorire il rispetto del principio dellalternanza 6 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 CARATTERISTICHE DEI PROGETTI il
coordinatore di progetto dovr necessariamente coincidere con uno
dei responsabili scientifici di unit operativa, ed avr la
responsabilit scientifica dellintero progetto la gestione operativa
dei contributi assegnati ad ogni unit di ricerca rientrer
nellambito della responsabile autonomia di ogni singola unit, nel
rispetto dei regolamenti interni di amministrazione, finanza e
contabilit non richiesto alcun impegno preventivo minimo in termini
di mesi/persona 7 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 TRASFERIMENTO DEL RESPONSABILE U.O. Il
trasferimento potr comportare: o il trasferimento dei fondi del
progetto dallateneo/ente di origine allateneo/ente di destinazione:
motivata proposta formulata dal responsabile di unit operativa
acquisizione del parere del coordinatore di progetto acquisizione
dellassenso degli atenei/enti interessati (con certificazione
disponibilit risorse da parte dellateneo/ente di destinazione)
valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed
eventuale concessione dellautorizzazione o la sostituzione del
responsabile di unit operativa nellateneo/ente originario: motivata
proposta formulata dal responsabile di unit operativa acquisizione
del parere del coordinatore di progetto acquisizione dellassenso
del sostituto valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni
addotte ed eventuale concessione dellautorizzazione in ogni caso,
il responsabile sostituito non potr partecipare al successivo bando
PRIN, per garantire il rispetto del principio dellalternanza 8
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 SOSTITUZIONE DEL COORDINATORE la
sostituzione del coordinatore sar concessa solo per gravi e
documentati motivi, con la seguente procedura: motivata proposta
formulata dallo stesso coordinatore ovvero, nellimpossibilit a
provvedere da parte del coordinatore: a maggioranza, dai
responsabili di unit operative qualora vi sia ununica unit
operativa o non sia possibile raggiungere una maggioranza, dal
Rettore dellateneo acquisizione dellassenso del coordinatore
designato valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni addotte
ed eventuale concessione dellautorizzazione in ogni caso, il
coordinatore sostituito non potr partecipare al successivo bando
PRIN, per garantire il rispetto del principio dellalternanza 9
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 MODIFICHE DEL PERSONALE PARTECIPANTE
Lelenco nominativo del personale associato al progetto sar
contenuto per ogni unit operativa in apposita scheda messa a
disposizione sul sito Cineca. Inserimenti e cancellazioni di
personale che non rivestano il ruolo di responsabili di unit
operative saranno consentiti in qualsiasi momento (fino alla
conclusione del progetto) senza necessit di preventiva
autorizzazione da parte del MIUR. Per il rispetto del principio di
alternanza, tuttavia, il personale inserito allatto della
presentazione della domanda o in fase di esecuzione del progetto,
ancorch escluso nel corso del primo anno, non potr comunque
presentare o partecipare ad alcun progetto nel bando successivo n
potr far parte di alcun altro progetto del bando precedente o di
quello in corso. 10 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 COFINANZIAMENTO ATENEI/ENTI Il
cofinanziamento degli atenei/enti (per una quota pari al 30% del
costo del progetto) potr essere assicurato mediante: valorizzazione
del tempo dedicato al progetto dal personale, dipendente e non, gi
operante presso gli Atenei/Enti alla data di scadenza dl bando fino
a un massimo del 30% del costo del progetto 11 DIVISIONE SERVIZI
PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 CHIARIMENTI ECONOMICO FINANZIARI Le
spese sostenute in quota parte coi fondi PRIN ed in quota parte con
altri fondi specifici per il finanziamento di progetti (quali FAR,
FIRB, FISR, ecc.) potranno essere imputate al progetto solo per la
parte a carico dei fondi PRIN ad esempio, una fattura per lacquisto
di un computer portatile di costo pari a 1.000 euro, di cui 300 sui
fondi PRIN e 700 sui fondi FIRB, dovr essere imputata al progetto
PRIN solo per limporto di 300 euro; i restanti 700 non figureranno
nellarticolazione economica del progetto PRIN n in sede di
preventivo n in sede di consuntivo (e quindi non saranno
considerati n come costo n come cofinanziamento) perch saranno
contemporaneamente imputati sul progetto FIRB Le spese sostenute in
quota parte coi fondi PRIN ed in quota parte con fondi propri
potranno essere invece imputate al progetto (e poi rendicontate)
per lintero ammontare ad esempio, una fattura per lacquisto di un
computer portatile di costo pari a 1.000 euro, di cui 300 sui fondi
PRIN e 700 su fondi interni, sar imputata al progetto PRIN per
limporto di 1000 euro 12 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 CHIARIMENTI ECONOMICO FINANZIARI Tutte
le voci di spesa (comprese quelle poste pari a zero in sede di
rideterminazione) potranno subire variazioni in aumento o
diminuzione Il costo complessivo rendicontato a consuntivo potr
subire variazioni in aumento o diminuzione rispetto a quanto
preventivato in sede di rideterminazione: se in aumento, il
contributo del MIUR, rester in ogni caso fissato al limite massimo
stabilito in sede di rideterminazione se in diminuzione, invece, il
contributo del MIUR sar ricalcolato nella misura massima del 70% di
quanto effettivamente rendicontato 13 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE
DI PERSONALE Saranno considerate ammissibili le spese relative alle
varie figure cos come specificato, con lavvertenza che le voci A.1,
A.2 e A.3 contribuiranno a formare il cofinanziamento
dellAteneo/Ente nel limite del 30% del costo del progetto A.1
Personale dipendente Questa voce potr comprendere il personale con
contratto a tempo indeterminato o a tempo determinato dipendente
dallAteneo cui afferisce lunit di ricerca, che risulti direttamente
impegnato nelle attivit di ricerca. Il costo relativo sar
determinato in base allimpegno temporale dedicato al progetto e sar
valorizzato come di seguito indicato: per ogni persona impegnata
nel progetto sar preso come base il costo effettivo annuo lordo;
sar successivamente determinato il costo mensile lordo
semplicemente dividendo il costo annuo lordo per il numero di mesi
lavorativi annui Il costo da imputare al progetto sar computato
moltiplicando il costo mensile lordo per il numero di mesi persona
effettivamente dedicati al progetto 14 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE
DI PERSONALE A.2 Personale dipendente da altri Atenei/Enti: I costi
relativi a tale voce potranno comprendere anche quelli del
personale dellunit di ricerca che risulti dipendente da altra
Universit, nonch quelli relativi a personale, di qualunque
provenienza, che risulti comandato o distaccato presso lUniversit
cui afferisce lunit di ricerca. Il costo ammissibile sar
determinato secondo le stesse procedure di cui al punto A.1. 15
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE
DI PERSONALE A.3 Personale non dipendente Questa voce potr
comprendere il personale che (esclusivamente e direttamente con
luniversit cui afferisce lunit di ricerca) risulti titolare di:
contratto di lavoro a progetto o di collaborazione coordinata e
continuativa (gi acquisito con fondi propri liberi) assegno di
ricerca/dottorato di ricerca (gi acquisito con fondi propri liberi)
Il costo ammissibile sar determinato secondo le stesse procedure di
cui al punto A.1. 16 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE
DI PERSONALE A.4 - Personale a contratto da destinare a questo
specifico progetto (ad es. assegno di ricerca/dottorato di
ricerca/collaborazione coordinata e continuativa) Questo personale
dovr essere direttamente impegnato nelle attivit di ricerca. I
contratti ed i bandi dovranno contenere, in linea generale,
lindicazione delloggetto e della durata del rapporto, della
remunerazione prevista, delle attivit da svolgere e delle eventuali
modalit di esecuzione. Il costo ammissibile sar determinato secondo
le stesse procedure di cui al punto A.1. 17 DIVISIONE SERVIZI PER
LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE
DI PERSONALE Linserimento in progetto di personale a contratto,
assegnisti, ecc., di nuova assunzione (con ci intendendo tutto il
personale il cui rapporto giuridico con lateneo abbia decorrenza
non anteriore alla data di approvazione del progetto PRIN), dovr
essere funzionale alle attivit connesse con il programma di ricerca
e gli oneri relativi potranno essere esposti tra i costi del
progetto; tali costi potranno essere a totale carico del progetto
solo fino alla scadenza temporale del progetto stesso 18 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE
GENERALI Limporto di tale voce sar calcolato forfetariamente nella
misura del 60% dellammontare dei costi di tutto il personale Le
spese generali, proprio per la loro natura forfetaria, non dovranno
essere in alcun caso dettagliate, n sar necessario predisporre per
tale voce unapposita documentazione Detto forfait si intender
riferito, in linea generale, a tutti quei costi, comunque connessi
con lattivit di ricerca, non collocabili nelle altre voci di spesa
(missioni e viaggi sul territorio nazionale, costo delle
pubblicazioni) 19 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA
ATTREZZATURE, STRUMENTAZIONI E PRODOTTI SOFTWARE In questa voce
verranno incluse le attrezzature e le strumentazioni ed il software
di nuovo acquisto. Il costo determinato sulla base dellimporto di
fattura pi dazi doganali, trasporto, imballo ed eventuale
montaggio, con esclusione di qualsiasi ricarico per spese generali,
secondo lapplicazione della seguente formula: C = (M/T) x F M =
mesi di utilizzo effettivo dellattrezzatura o della strumentazione
o del prodotto software nellambito del progetto T = tempo di
deprezzamento pari a 36 mesi F = costo dellattrezzatura o
strumentazione o prodotto software indicato in fattura (pi
eventuale imballo, trasporto, installazione e dazi doganali) Dovr
inoltre essere considerata la percentuale duso sul progetto 20
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA
SERVIZI DI CONSULENZA E SIMILI In questa voce dovranno essere
rendicontate tutte le attivit non reperibili in Ateneo
commissionate dallunit di ricerca e svolte da terzi affidatari:
Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche (anche
occasionali) rese da persone fisiche o da qualificati soggetti con
personalit giuridica privati o pubblici, e regolate da apposito
atto d'impegno giuridicamente valido, che dovr contenere, in linea
generale, lindicazione delloggetto e del corrispettivo previsto. Il
loro costo sar determinato in base alla fattura/parcella al lordo
dellIVA Rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici:
potranno essere rendicontate sotto tale voce anche le spese
relative ai rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti
scientifici presso la sede dellunit di ricerca, purch
preventivamente autorizzate e/o richieste dal responsabile dellunit
di ricerca per motivi di carattere tecnico-scientifico strettamente
correlati con lo svolgimento delle attivit previste nel progetto, e
ci anche nel caso in cui la consulenza scientifica venga prestata a
titolo gratuito (visiting professors) Prestazioni di servizi di
tipo non scientifico rese da persone fisiche o da soggetti aventi
personalit giuridica. Il loro costo sar determinato in base alla
fattura al lordo dellIVA Acquisizione di brevetti, know-how,
diritti di licenza. Il loro costo sar determinato in base alla
fattura al lordo dellIVA 21 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA ALTRI
COSTI DI ESERCIZIO In questa voce dovranno essere rendicontate le
spese per lacquisto di materie prime, componenti, semilavorati,
materiali da consumo specifico (per esempio reagenti), per colture
ed allevamento (ad esempio per ricerche di interesse agrario),
nonch per corsi, congressi, mostre e fiere, il cui svolgimento
avvenga nel periodo di vigenza del progetto. Nel caso il docente
partecipi ad un congresso in Italia, il costo della missione non
ammissibile, mentre il fee del congresso si rendiconta in questa
voce di spesa. In questa voce dovranno inoltre rientrare tutte le
spese sostenute per missioni allestero, anche finalizzate alla
partecipazione a stages inerenti il progetto. I costi sostenuti
potranno essere riconosciuti se la missione sar autorizzata dal
responsabile dellunit di ricerca del progetto e formalizzata in una
lettera d'incarico in cui dovr essere identificata la persona che
va in missione, il periodo di missione ed i motivi scientifici che
dovranno essere legati alle sole attivit previste nel progetto. 22
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA VARIE
Vige il criterio di cassa, pertanto condizione necessaria per
limputazione di una spesa al progetto PRIN sar la sua effettiva
effettuazione entro la scadenza di rendicontazione, mentre ai fini
del rispetto della competenza temporale dovr sorgere lobbligo di
pagare entro la scadenza del progetto in fase di esecuzione, la
modifica dellelenco nominativo del personale associato allunit
operativa (escluso il responsabile di unit) sar considerato come
automaticamente ammissibile in nessun caso sar consentito apportare
modifiche agli obiettivi originari di progetto i finanziamenti
ministeriali verranno erogati in unica soluzione 23 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 RELAZIONI SCIENTIFICHE FINALI Non sono
previste relazioni intermedie La relazione scientifica conclusiva
sar predisposta dal Coordinatore scientifico entro 90 gg dalla
conclusione del progetto Tale relazione dovr contenere lelenco
dettagliato delle pubblicazioni e degli altri prodotti scientifici
realizzati e sar trasmessa al MIUR allANVUR (o al CIVR) Per ogni
area scientifica la Commissione di Garanzia provveder ad
individuare uno o pi esperti di settore cui sar affidata la
valutazione scientifica ex-post dei progetti Anche tali valutazioni
saranno trasmesse allANVUR (o al CIVR) Di tali valutazioni, rese
pubbliche, si terr conto per successive assegnazioni di fondi 24
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - PRIN 2009 RENDICONTI FINALI Non sono previsti
rendiconti intermedi La rendicontazione contabile sar effettuata,
nel rispetto del criterio di cassa dai Responsabili di unit e dal
Coordinatore nazionale (che ne assumeranno, ognuno per la propria
parte, la relativa responsabilit) entro 60 giorni dalla conclusione
del progetto. Il MIUR provveder ad effettuare verifiche a campione
delle rendicontazioni, anche facendo ricorso, per gli atenei che si
renderanno disponibili, ad audit interni degli Atenei Il MIUR potr
richiedere, ove necessario, direttamente agli atenei interessati,
copie conformi delle relative documentazioni contabili Dovr essere
assicurato il criterio delladeguatezza del campione (non meno del
10% dei progetti finanziati per un importo almeno pari al 10% del
finanziamento ministeriale), assicurando lesistenza di un numero
minimo di verifiche per ogni ateneo e per ogni area scientifica 25
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Gestione amministrativa Aspetti generali e
costi ammissibili 26 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Fase di avvio Rimodulazione Rimodulazione ed
emanazione del decreto direttoriale di ammissione ai contributi
(non viene preventivamente richiesta la disponibilit di ulteriori
fondi, in relazione alla natura del cofinanziamento, costituito
essenzialmente da costi figurativi) Versamento delleventuale
anticipazione (30% contributo) Tempi per lapprovazione 4-8 mesi
Tempi per la disponibilit effettiva dellanticipo entro 1-2 mesi
dallammissione ai contributi Fase di attuazione massima flessibilit
Nessuna necessit di autorizzazione preventiva per varianti
allarticolazione economica dei progetti rimodulati: massima
flessibilit allavanzamento economico Versamento delle rate
successive allanticipazione in proporzione allavanzamento economico
27 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Contributi ministeriali 70% dei
costisostenuti,full costs Finanziamento pari al 70% dei costi
sostenuti, col criterio dei full costs stipula di contratti almeno
triennali 10% Ogni progetto deve peraltro assicurare la stipula di
contratti almeno triennali con giovani ricercatori e/o almeno
semestrali con ricercatori di chiara fama internazionale, per un
importo almeno pari al 10% del costo del progetto 100% dei costi
sostenuti Per i contratti di cui sopra riconosciuto un contributo
pari al 100% dei costi sostenuti 28 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Principali differenze con i PRINFIRB settori
strategiciPossibilit di concentrare le risorse su settori
strategici per leconomia nazionale programmazione
negoziataPossibilit di ricorrere allo strumento della
programmazione negoziata Di conseguenza, lecito attendersi una
maggiore incisivit sul recupero di competitivit del Paese
collaborazioni internazionaliPossibilit di attivare collaborazioni
internazionali Pluralit di soggetti ammissibili Elevata
flessibilitElevata flessibilit in fase di realizzazione dei
progetti cash-flowNecessit di competenze amministrative di buon
livello (programmazione e gestione del cash-flow)PRIN ricerca
liberaMassima libert nella scelta delle tematiche progettuali
(ricerca libera) Elevata ripartizione dei finanziamentiElevata
ripartizione dei finanziamenti, non concentrati su pochi progetti
di grandi dimensioni unica soluzione anticipata (fino al bando FIRB
2012)Erogazione del contributo in unica soluzione anticipata (fino
al bando FIRB 2012) semplicit gestionaleMaggiore semplicit
gestionale Limitazione dei soggetti ammissibili (solo gruppi di
ricerca universitari) Elevata rigiditElevata rigidit in fase di
realizzazione dei progetti 29 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB I principi cardine per il riconoscimento di
una spesa: Pertinenza Congruit Ammissibilit 30 DIVISIONE SERVIZI
PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Pertinenza Requisito di carattere
tecnico-scientifico Un esperto scientifico pertanto chiamato a
pronunciarsi sulla relazione esistente tra loggetto (il bene/il
servizio) cui si riferisce la spesa sostenuta e le attivit svolte
per il conseguimento degli obiettivi del progetto finanziato 31
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Congruit Requisito che assume a volte un
carattere tecnico-scientifico, altre volte un carattere
tecnico-amministrativo In molti casi, pertanto, sar un esperto
scientifico ad essere chiamato a pronunciarsi sulla congruit del
costo di un bene/servizio/attivit acquisito/svolta per il
conseguimento degli obiettivi del progetto finanziato In alcuni
casi, invece, sar un esperto amministrativo a doversi pronunciare
sullaspetto di congruit di una spesa Il costo di acquisto di uno
spettrofotometro, ad esempio, potr essere validato solo da un
esperto scientifico, cos come il compenso erogato ad un consulente
scientifico Diverso invece il caso del costo relativo alle attivit
svolte dal personale dipendente del soggetto beneficiario dei
contributi (costo figurativo). Per questi costi infatti, lesperto
scientifico dovr occuparsi della validazione della congruit della
prestazione in termini temporali, mentre lesperto amministrativo
dovr occuparsi della validazione della congruit del costo unitario
32 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Ammissibilit Requisito di carattere
esclusivamente tecnico-amministrativo Un esperto amministrativo
pertanto chiamato a pronunciarsi sulla possibilit di riconoscimento
di una spesa pertinente e congrua Una spesa pertinente e congrua pu
essere considerata ammissibile se (e solo se): Sia stata
effettivamente sostenuta (criterio di cassa: eccezioni solo per
oneri differiti e prelievi da magazzino) Si sia verificata nel
rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti Si sia verificata
nel rispetto di altre eventuali condizioni particolari fissate nei
decreti di approvazione, nei contratti, nei disciplinari, ecc. 33
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Ammissibilit Una spesa si pu considerare
effettivamente sostenuta nei seguenti casi: quietanza Se c una
quietanza del percipiente estratto conto bancario Se, a fronte
dellemissione di una fattura, si ha la possibilit di verificare
lemissione di un assegno (anche fotocopia) e copia dellestratto
conto bancario del percipiente liquidazione Per i soli Enti
Pubblici: liquidazione del mandato di pagamento 34 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Le voci di spesa: Personale dipendente
Personale non dipendente Spese generali Contratti con giovani
ricercatori Contratti con ricercatori di chiara fama internazionale
Attrezzature e strumentazioni scientifiche Stage e missioni
allestero Servizi di consulenza e simili Altri costi di esercizio
35 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Personale cui afferisce lunit di ricerca
Comprende il personale (con contratto a tempo indeterminato o
determinato) dipendente dalluniversit, ente, istituto, societ, ecc.
cui afferisce lunit di ricerca, e che risulti direttamente
impegnato nelle attivit tecnico-scientifiche (ricerca, formazione,
progettazione, studi di fattibilit, ecc.) o in quelle di gestione
tecnico-scientifica. Escluso il personale amministrativo Escluso il
personale amministrativo, anche se occupato in attivit di
funzionalit organizzativa (direzione generale, consiglio
damministrazione, acquisti, ecc.) 36 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Personale Il costo imputabile al progetto
determinato in base allimpegno temporale dedicato al progetto,
attestato nella dichiarazione sostitutiva di certificazione
allegata alla rendicontazione (autocertificazione) costo effettivo
annuo lordo Per ogni persona impegnata nel progetto assunto come
base il costo effettivo annuo lordo (retribuzione effettiva annua
lorda, con esclusione dei compensi per lavoro straordinario e
diarie, maggiorata dei contributi di legge o contrattuali e degli
oneri differiti) 37 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Personale costo mensile lordo Viene
successivamente determinato il costo mensile lordo semplicemente
dividendo il costo annuo lordo per il numero di mesi lavorativi
annui mesi persona il costo da imputare al progetto computato
moltiplicando il costo mensile lordo per il numero di mesi persona
effettivamente dedicati al progetto (anchessi attestati nella
dichiarazione sostitutiva di certificazione) 38 DIVISIONE SERVIZI
PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Personale non dipendente Questa voce
comprende il personale che (esclusivamente e direttamente con
luniversit/ ente/istituto/societ/ecc. cui afferisce lunit di
ricerca) risulti titolare di: appositamente stipulato contratto di
lavoro a progetto o di collaborazione coordinata e continuativa
appositamente stipulato (esclusi i contratti specifici con giovani
ricercatori o con ricercatori di chiara fama internazionale) che
non risulti gi a carico assegno di ricerca o dottorato di ricerca
(che non risulti gi a carico del MUR o di altri soggetti) 39
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Personale non dipendente Il personale non
dipendente deve essere direttamente impegnato nelle attivit
tecnico-scientifiche (ricerca, formazione, progettazione, studi di
fattibilit, ecc.) o in quelle di gestione tecnico-scientifica. I
contratti ed i bandi (ove previsti da norme vigenti) debbono
contenere, in linea generale, lindicazione delloggetto e della
durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attivit da
svolgere e delle eventuali modalit di esecuzione. Il costo
ammissibile determinato secondo le stesse procedure previste per il
personale dipendente 40 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Spese generali Si tratta di costi
indirettamente connessi con lo svolgimento dei progetti di ricerca,
non collocabili nelle altre voci di spesa, ed in particolare: costi
per funzionalit organizzativa (direzione generale, consiglio di
amministrazione, contabilit generale, personale di supporto,
segretariale, magazzinieri, ecc.) costi per funzionalit ambientale
( pulizia, energia, illuminazione, riscaldamento, acqua,
lubrificanti, gas, ecc.) costi per funzionalit operativa ( posta,
telefono, cancelleria, fotoriproduzioni, abbonamenti,
assicurazioni, informazione e pubblicit, manutenzioni, missioni e
viaggi in Italia, biblioteca, pubblicazioni, ecc.) costi per
lassistenza al personale (infermeria, mensa, trasporti, previdenza
interna, ecc.) costi per incontri con clienti, convegni, congressi,
mostre, fiere in Italia, ecc. 41 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Spese generali misura forfetaria Sono
riconosciute in misura forfetaria, pari al 60% dellammontare dei
costi relativi a tutto il personale (contratti con giovani
ricercatori e/o ricercatori di chiara fama compresi) Non pertanto
necessario che in sede di rendicontazione sia predisposta per tale
voce apposita documentazione anche altri costi Di conseguenza, non
escluso che possano ricadere nellambito di questa voce anche altri
costi (non espressamente previsti), tra cui quelli relativi ad
incrementi di costo complessivo del progetto 42 DIVISIONE SERVIZI
PER LA RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori contratti
di collaborazione coordinata e continuativa e/o contratti di lavoro
a progetto Ai sensi dellarticolo 4, comma 3, del Regolamento FIRB
del 26 marzo 2004, ciascuno dei progetti ammessi a finanziamento
deve prevedere, allatto dellapprovazione, anche contratti di
collaborazione coordinata e continuativa e/o contratti di lavoro a
progetto. E possibile attivare per i coordinatori nazionali (P.I.)
un contratto di Ricercatore TD ( 50.000) E possibile attivare un
assegno di ricerca ( 23.000-30.000) 43 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
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- Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori controlla
che permangano le condizioni regolamentari Al momento della
presentazione delle rendicontazioni, il MIUR controlla che
permangano le condizioni regolamentari in base alle quali il
progetto stato approvato Nel caso in esame, il MIUR deve pertanto
controllare che i contratti con giovani ricercatori siano stati
effettivamente stipulati, e che il totale degli importi stabiliti
in sede di contratto sia effettivamente almeno pari al 10% del
costo del progetto. 44 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 45
- Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori tempestivit
Stipula dei contratti: le procedure per la stipula dei contratti
per giovani ricercatori debbono essere attivate con la massima
tempestivit subito dopo la comunicazione dellavvenuta concessione
del contributo. prioritariamente Lanticipo corrisposto dal MIUR
subito dopo lammissione al contributo deve essere prioritariamente
utilizzato per consentire la stipula dei contratti in argomento.
sospendere le erogazionirevoca In caso contrario, il MIUR si
riserva sia il diritto di sospendere le erogazioni che la facolt di
attivare le procedure di revoca del contributo, procedendo al
recupero delle somme eventualmente gi accreditate, fatto salvo il
risarcimento di eventuali ulteriori danni. 45 DIVISIONE SERVIZI PER
LA RICERCA
- Slide 46
- Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori un nuovo
contratto Nel caso in cui un contratto gi stipulato si interrompa
per causa non imputabile allUniversit/Ente/Istituto/Societ/ecc. cui
afferisce lunit di ricerca (ad esempio, per dimissioni del
ricercatore contrattualizzato), deve essere stipulato, con altro
ricercatore, un nuovo contratto di durata almeno pari al periodo
residuo rispetto allobbligo imposto dal Regolamento FIRB del 26
marzo 2004 (triennale per giovani ricercatori). Nel caso in cui un
contratto gi stipulato venga trasformato, per volont delle parti,
in contratto a tempo determinato, la durata complessiva dei
contratti dovr rispettare i limiti temporali imposti dal citato
Regolamento FIRB. La trasformazione in contratto a tempo
indeterminato sempre consentita. 46 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
- Slide 47
- Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori Vincoli di
durata, di et e di costo: oltre al controllo sullimporto
complessivo dei contratti stipulati, il Regolamento FIRB del 26
marzo 2004 obbliga il MIUR a verificare anche il rispetto delle
seguenti ulteriori condizioni: a tempo pienotre anni i contratti
con giovani ricercatori debbono prevedere un impegno a tempo pieno
e non possono avere una durata inferiore ai tre anni laureati che
rispettino i limiti di et eventualmente stabiliti dal bando essi
debbono inoltre essere stipulati con laureati che rispettino i
limiti di et eventualmente stabiliti dal bando 47 DIVISIONE SERVIZI
PER LA RICERCA
- Slide 48
- Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori livelli
retributivi minimi, esclusivamente nel caso di utilizzo del I
livelli retributivi minimi, esclusivamente nel caso di utilizzo del
contratto COCOCO, contratto COCOCO, debbono essere compresi nei
limiti seguenti: assegno di ricerca importo non inferiore
allassegno di ricerca per i laureati di et non superiore ai 32 anni
ricercatore universitario confermatoprofessore associato confermato
importo compreso tra la retribuzione del ricercatore universitario
confermato ed il professore associato confermato per i laureati con
documentata esperienza almeno triennale nel settore della ricerca
scientifica e tecnologica, ed i titolari di dottorato di ricerca o
di altro titolo di formazione post-laurea equipollente 48 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 49
- Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori Esempio:
Costo progetto 200.000 euro (160.000 ricerca + 40.000 contratti per
giovani ricercatori) contributo MIUR definito in sede di
approvazione del progetto: 152.000 euro (=70% di euro 160.000+100%
di euro 40.000) importo dei contratti stipulati al termine del
progetto: 40.000 euro importo delle spese sostenute al termine del
progetto: 190.000 euro (160.000 ricerca + 30.000 contratti per
giovani ricercatori) contributo MIUR riconosciuto a consuntivo:
142.000 euro (=70% di euro 160.000+100% di euro 30.000) 49
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 50
- Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni nuovo acquisto
In questa voce debbono essere inserite le attrezzature, le
strumentazioni ed i prodotti software di nuovo acquisto (non
esistenti cio presso la singola unit di ricerca alla data della
decorrenza dellammissibilit delle spese, fissata nel decreto di
approvazione) e nuovi di fabbrica, limitatamente alle quote
impiegate per lo svolgimento dellattivit oggetto del progetto. 50
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 51
- Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni Ammissibilit
del costo per intero grandi infrastrutture centri di alta
qualificazione per i progetti di cui allart. 7 del Regolamento FIRB
del 26 marzo 2004, aventi come finalit il potenziamento di grandi
infrastrutture di ricerca ovvero la costituzione, il potenziamento
e la messa in rete di centri di alta qualificazione scientifica
anche su scala internazionale (svolgimento di pi progetti di
ricerca in un arco temporale non limitato alla durata di un singolo
progetto) obsolete per i progetti di cui allart. 6 del Regolamento
FIRB del 26 marzo 2004 (aventi come finalit lo svolgimento di
progetti di ricerca di base), ma solo nel caso in cui le stesse, al
termine del progetto, risultino obsolete dal punto di vista
scientifico ovvero non pi utilmente utilizzabili n per attivit di
ricerca, n a fini produttivi. In tal caso, peraltro, alla
rendicontazione deve essere allegata apposita dichiarazione
sottoscritta dal responsabile dellunit di ricerca. 51 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 52
- Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni Ammissibilit
del costo in quota parte (in tutti gli altri casi) il costo da
imputare al progetto (importo di fattura -netto o lordo IVA- pi
imballo, trasporto, installazione ed eventuali dazi doganali) si
ricava con lapplicazione della seguente formula: C = (M/T) x F mesi
diutilizzo effettivo M = mesi di utilizzo effettivo
dellattrezzatura o della strumentazione o del prodotto software
nellambito del progetto tempo di deprezzamento T = tempo di
deprezzamento pari a 36 mesi costo F = costo dellattrezzatura o
strumentazione o prodotto software indicato in fattura Nel caso in
cui le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software siano
utilizzati contemporaneamente anche in altri progetti, il costo
come sopra determinato dovr essere ulteriormente corretto, sempre
in linea generale, come segue: Q = C x P percentuale di utilizzo
dove P rappresenta la percentuale di utilizzo dellattrezzatura o
della strumentazione o del prodotto software nel progetto di
ricerca. 52 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 53
- Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni esclusivamente
i canoni Leasing: per le attrezzature e strumentazioni in leasing,
sono ammessi esclusivamente i canoni relativi al periodo di
utilizzo (e per la percentuale di utilizzo), limitatamente alla
quota capitale delle singole rate pagate, e pertanto con
lesclusione di tutti gli oneri amministrativi, bancari e fiscali.
clausola di riacquisto Il contratto di leasing deve inoltre
prevedere esplicitamente una clausola di riacquisto, ovvero un
periodo di leasing pari alla vita utile del bene oggetto del
contratto. 53 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 54
- Bando MIUR - FIRB Stages e missioni allestero (fino al Bando
2012) Costi riconosciuti solo per docenti, ricercatori, tecnici
effettivamente partecipanti al progetto, ed il cui impegno
temporale risulti pertanto attestato nellambito della
rendicontazione della voce di spesa personale (voci A e C del
presente documento). Possono essere riconosciute le spese per il
trasporto (viaggio di andata e ritorno), le spese per il soggiorno
(pernottamenti e ristoranti), le diarie, le spese per liscrizione a
corsi, congressi, ecc. e le spese per lacquisto del materiale
scientifico e didattico. responsabile Necessaria lautorizzazione
del responsabile dellunit di ricerca 54 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
- Slide 55
- Bando MIUR - FIRB Servizi di consulenza e simili In questa voce
debbono essere rendicontate tutte le attivit commissionate dallunit
di ricerca e svolte da altri soggetti, ricadenti nelle fattispecie
seguenti: Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche,
rese da persone fisiche o da qualificati soggetti con personalit
giuridica privati o pubblici, regolate da apposito atto d'impegno
giuridicamente valido. Il loro costo sar determinato in base alla
fattura/parcella Possono essere rendicontate sotto tale voce anche
le spese relative ai rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti
scientifici purch preventivamente autorizzate e/o richieste dal
responsabile dellunit di ricerca e ci anche nel caso in cui la
consulenza scientifica venga prestata a titolo gratuito (visiting
professors). 55 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 56
- Bando MIUR - FIRB Servizi di consulenza e simili Possono essere
rendicontate altres: Prestazioni di servizi di tipo non scientifico
rese da persone fisiche o da soggetti aventi personalit giuridica.
Il loro costo sar determinato in base alla fattura Acquisizione di
brevetti, know-how, diritti di licenza (comprese licenze software).
Il loro costo sar determinato in base alla fattura Opere edili ed
impiantistiche, limitatamente agli adeguamenti, ai restauri ed alle
ristrutturazioni di modesto importo ed effettivamente
indispensabili per le finalit del progetto approvato. Il loro costo
sar determinato in base alla fattura 56 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
- Slide 57
- Bando MIUR - FIRB Altri costi di esercizio (dal Bando 2013
anche missioni allestero) In questa voce debbono essere
rendicontate le spese per lacquisto di materie prime, componenti,
semilavorati, materiali di consumo specifico (per esempio
reagenti), per colture ed allevamento (ad esempio per ricerche di
interesse agrario), oltre a quelle per lacquisto di attrezzature e
strumentazioni o prodotti software utilizzati per la realizzazione
di prototipi e/o impianti pilota. Il loro costo viene determinato
in base alla fattura, che deve fare chiaro riferimento al costo
unitario del bene fornito, pi eventuali dazi doganali, trasporto ed
imballo, senza alcun ricarico per spese generali. 57 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 58
- Bando MIUR - FIRB Altri costi di esercizio Costi non
ammissibili Costi non ammissibili: non possono rientrare invece in
questa voce, in quanto gi compresi nel forfait delle spese
generali, i costi dei materiali minuti necessari per la funzionalit
operativa (attrezzi di lavoro, minuteria metallica ed elettrica,
articoli per la protezione del personale, come guanti, occhiali,
ecc., CD e simili per computer, carta per stampanti, vetreria di
ordinaria dotazione, mangimi, lettiere e gabbie per il mantenimento
di animali da laboratorio ecc.) 58 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
- Slide 59
- Bando MIUR - FIRB Indicazioni generali Impegni: Impegni: i
costi devono derivare da atti giuridicamente vincolanti (contratti,
lettere di incarico, ecc.) da cui risulti chiaramente loggetto
della prestazione o fornitura, il suo importo, la sua pertinenza al
progetto. Ammissibilit di mobili, arredi ed opere edili: non sono
riconosciuti in nessun caso i costi relativi a mobili ed arredi,
mentre gli interventi di adeguamento edilizio possono essere
riconosciuti solo nel caso di modesti interventi effettivamente
indispensabili per le finalit del progetto approvato. 59 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 60
- Bando MIUR - FIRB Modalit di rendicontazione e di verifica La
rendicontazione intermedia deve essere effettuata per via
telematica ed a scadenze periodiche su modulistica predisposta dal
Ministero Viene esaminata da un esperto scientifico e dalla
Commissione FIRB (per le necessarie verifiche in termini di
pertinenza), nonch dallUfficio (per la congruit ed ammissibilit) La
rendicontazione finale deve essere effettuata al termine del
progetto per via telematica e sulla stessa modulistica predisposta
dal Ministero Anchessa viene esaminata dallesperto scientifico e
dalla Commissione FIRB, nonch dallUfficio 60 DIVISIONE SERVIZI PER
LA RICERCA
- Slide 61
- Bando MIUR - FIRB Modalit di rendicontazione e di verifica
Adempimenti a carico delle singole unit di ricerca Ogni unit di
ricerca tenuta a presentare la rendicontazione dei costi A tale
scopo il MIUR, attraverso il CINECA ed allapprossimarsi di ogni
scadenza, fa pervenire al responsabile dellunit di ricerca una
e-mail con la quale comunica il periodo temporale entro il quale il
responsabile dellunit di ricerca deve provvedere ad effettuare la
propria rendicontazione Adempimenti a carico del coordinatore Ogni
coordinatore tenuto a presentare (annualmente ed al termine del
progetto) la relazione sulle attivit completate nel periodo in
esame. A tale scopo il MIUR, attraverso il CINECA ed
allapprossimarsi di ogni scadenza, fa pervenire al coordinatore una
e-mail con la quale comunica il periodo temporale entro il quale il
coordinatore dovr provvedere ad effettuare la propria relazione 61
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 62
- Bando MIUR - PRIN 2009 Procedure di INTERNAL AUDIT 62 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 63
- Bandi MIUR - PRIN 2009 e FIRB non scaduti AUDIT E CONTROLLI
INTERNI - Normativa Decreto Ministeriale 19 marzo 2010 n. 51 Bando
PRIN 2009 Procedure per il finanziamento dei Progetti di Ricerca di
Interesse Nazionale Saranno sottoposti a Audit interni tutti i
progetti PRIN a partire dal Bando 2009 Circolare ministeriale prot.
661/2012 Progetti FIRB Nuove Modalit di verifica Saranno sottoposti
a Audit interni tutti i progetti FIRB non ancora conclusi 63
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 64
- Bandi MIUR PRIN 2009 e FIRB non scaduti Calendario scadenze:
PRIN Bando 2009 Termine dei progetti: 17 ottobre 2013 FIRB progetti
non scaduti il 4 maggio 2012 Scadenza differente per ogni progetto
(UNIMI a partire dal Bando Rete nazionale 2007: 24 marzo 2013) 64
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 65
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 AUDIT E CONTROLLI INTERNI -
Normativa I LIVELLO Per la necessaria attestazione di conformit
alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure
amministrative, ogni rendicontazione altres assoggettata ad
appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture degli
Atenei ovvero ad apposita certificazione rilasciata dal competente
Collegio dei Revisori. II LIVELLO Il Ministero proceder a verifiche
a campione delle rendicontazioni, richiedendo alle Universit
interessate le relative documentazioni contabili e riservandosi
ladozione dei pi opportuni provvedimenti in caso di accertata
difformit delle rendicontazioni rispetto alle norme di legge e/o
regolamentari. In ogni caso dovr essere assicurato il criterio
delladeguatezza del campione (non meno del 10% dei progetti
finanziati per un importo almeno pari al 10% del finanziamento
ministeriale), assicurando al contempo lesistenza di un numero
minimo di verifiche per ogni ateneo e per ogni area scientifica 65
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 66
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 AUDIT E CONTROLLI INTERNI
attenzione! Divieto dell'utilizzo delle risorse PRIN per la
corresponsione, anche mediante l'utilizzo delle risorse relative
alla voce "spese generali", di premi e/o indennit di qualsiasi tipo
al personale dipendente partecipante al progetto. La
rendicontazione effettuata dai Responsabili di unit e dal
Coordinatore scientifico (che, in qualit di pubblici ufficiali ne
attestano la veridicit a tutti gli effetti di legge), nel rispetto
del "criterio di cassa" e mediante apposita procedura telematica,
entro 60 giorni dalla conclusione del progetto. TUTTI I PROGETTI
SARANNO SOTTOPOSTI AD AUDIT DI PRIMO LIVELLO 66 DIVISIONE SERVIZI
PER LA RICERCA
- Slide 67
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 AUDIT E CONTROLLI INTERNI -
Sanzioni L'accertamento da parte del MIUR di violazioni di norme di
legge e/o regolamentari sulle singole rendicontazioni, ferme
restando le responsabilit civili e penali, comporta: l'automatica
esclusione dai successivi bandi PRIN (per un periodo di 5 anni
dalla data dell'accertamento) del responsabile di unit
L'accertamento da parte del MIUR di frequenti irregolarit negli
audit o di ripetute violazioni di norme di legge e/o regolamentari
sul complesso delle rendicontazioni prodotte dalla singola
universit comporta: l'esclusione dell'universit dai successivi
bandi PRIN per un periodo di 5 anni dalla data dell'accertamento 67
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 68
- Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Procedura di
rendicontazione Il Dipartimento assiste il responsabile scientifico
di unit per tutto ci che concerne la parte
amministrativo-contabile, al fine di effettuare un primo screening
in merito allammissibilit delle spese ed allosservanza delle
procedure regolamentari. Nella fattispecie, il Dipartimento
interviene nelle fasi 2, 3 e 4 della procedura di chiusura del
rendiconto di seguito indicata: 68 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
- Slide 69
- Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Fase 1 Rendicontazione del
responsabile scientifico Entro 60 giorni dalla conclusione del
progetto (secondo quanto previsto dallart. 7, comma 3 del D.M. n.
51/2010/Ric) il responsabile di unit procede con la compilazione
del rendiconto e con la prima chiusura telematica dello stesso. In
questa fase il responsabile scientifico tenuto - cliccando su un
apposito quadratino in calce al rendiconto a dichiarare la
pertinenza delle spese sostenute al progetto di ricerca.
Successivamente alla chiusura del rendiconto, sar consentito
laccesso ai dati inseriti al Dipartimento (nella persona del
Responsabile amministrativo) ed agli Uffici di ricerca dellAteneo,
ma non ancora al MIUR. 69 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 70
- Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Fase 2 Verifica del
responsabile amministrativo Entro i successivi 15 giorni dalla
chiusura del rendiconto, il responsabile amministrativo (indicato
dal responsabile scientifico in fase di rimodulazione dei costi) ha
la possibilit di segnalare telematicamente al responsabile di unit
tramite apposita procedura Cineca eventuali errori e/o imprecisioni
riscontrati, al fine di consentirne la modifica. Nel caso in cui il
responsabile amministrativo non rilevi errori e/o imprecisioni dar
una conferma di chiusura al consuntivo, che verr chiuso
automaticamente e reso disponibile al MIUR. In questo caso si passa
direttamente alla fase 4. 70 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 71
- Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Fase 3 Correzioni da parte
del responsabile di unit Nel caso di segnalazione di errori e/o
imprecisioni, la chiusura del rendiconto viene bloccata fino alle
avvenute correzioni da parte del responsabile di unit; Si avvia, in
sostanza, una procedura di modifica telematica del rendiconto da
parte del responsabile di unit, sulla base delle segnalazioni
pervenute ed entro il termine di 15 giorni; Solo a modifiche
avvenute, il responsabile amministrativo dar una conferma di
chiusura al consuntivo che verr chiuso automaticamente e reso
disponibile al MIUR; in caso di mancata modifica entro il termine
prestabilito, si passa direttamente alla fase 4. 71 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 72
- Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Fase 4 Chiusura automatica
del rendiconto Alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei
dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica da parte
del responsabile di unit, si verifica la chiusura automatica del
rendiconto, con levidenza delle segnalazioni formulate dal
responsabile amministrativo, che saranno visibili sia sul sito
degli uffici di ricerca sia sul sito riservato del MIUR. La
procedura sopra descritta, dovr essere completata, pertanto, entro
60+30 giorni dalla conclusione del progetto. 72 DIVISIONE SERVIZI
PER LA RICERCA
- Slide 73
- Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 CONTENUTO DELLE
RENDICONTAZIONI Ogni rendicontazione dovr essere effettuata su
apposita modulistica messa a disposizione dal CINECA e consister in
una dettagliata elencazione delle spese sostenute, distinte per
voce di spesa (fatta eccezione per le spese generali, che saranno
calcolate automaticamente in ragione del 60% del costo rendicontato
per il personale). Si ricorda che i costi relativi alle voci di
spesa A.1, A.2 e A.3 rientrano nellambito del cofinanziamento che
ogni unit di ricerca dovr assicurare. In calce a ogni rendiconto il
responsabile scientifico e il responsabile amministrativo dovranno
sottoscrivere telematicamente (cliccando su appositi quadratini) le
seguenti dichiarazioni: 73 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 74
- Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 DICHIARAZIONI PER LE VOCI
DI SPESA Per tutto il personale: Dichiarazione del responsabile
scientifico relativa alleffettivo impegno sul progetto di tutto il
personale dipendente e non dipendente rendicontato o impiegato nel
progetto Per il personale non dipendente gi arruolato prima della
data di approvazione del PRIN (A.3): Dichiarazione del responsabile
scientifico relativa allesclusivo utilizzo di fondi liberi, cio di
fondi propri diversi dai fondi PRIN e da altri fondi specifici per
il finanziamento di progetti Per le altre voci di spesa:
Dichiarazione del responsabile scientifico relativa alleffettivo
utilizzo nel progetto e per il progetto delle attrezzature, delle
consulenze, dei materiali di consumo rendicontati Per il criterio
di cassa: Dichiarazione del responsabile amministrativo relativa
allavvenuta effettuazione delle spese 74 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
- Slide 75
- Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Inoltre, ciascuna unit di
ricerca, dovr completare una TASCA INFORMATICA nella quale il
responsabile amministrativo dovr inserire, mediante copia scansita,
i seguenti documenti: Personale non dipendente gi arruolato prima
della data di approvazione del PRIN (A.3) Copia scansita del
contratto Personale a contratto non dipendente da destinare al
progetto (A.4) Copia scansita del contratto Attrezzature,
strumentazioni e prodotti software (C) Copia scansita delle fatture
di importo superiore a 5.000 Servizi di consulenza e simili (D)
Copia scansita delle fatture di importo superiore a 5.000 Altri
costi di esercizio (E) Copia scansita dellautorizzazione alla
missione 75 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 76
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo
interno Il controllo delle rendicontazioni da parte degli audit
interni dovr avvenire entro 6 mesi dalla chiusura del rendiconto.
Il bando prevede che tutte le rendicontazioni relative a tutti i
progetti siano assoggettate agli audit, mentre per il MIUR prevista
la possibilit del controllo a campione (nel limite minimo del 10%).
Nellambito degli audit, da effettuare a tappeto, peraltro possibile
procedere mediante campionatura delle spese sostenute, tranne che
per le voci Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C) e
Servizi di consulenza e simili (D), per le quali invece necessario
il controllo totale delle fatture. 76 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
- Slide 77
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo
interno A.1 Personale dipendente: campionatura 100% costo totale
Acquisizione della dichiarazione del costo annuo lordo da parte
della competente struttura amministrativa (Divisione Stipendi e
carriere del personale) A.2 Personale dipendente da altri Enti
/Atenei: camp. min. 30% costo Autocertificazione del Responsabile
di unit in merito allimpegno dedicato effettivamente al progetto.
Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente
struttura amministrativa (dellaltro Ente) da cui risulti (per ogni
anno) anche il non superamento del monte ore complessivo A.3
Personale non dipendente: campionatura 100% costo totale Copia
conforme di contratto o lettera di incarico per il progetto.
Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo
lordo da parte della competente struttura amministrativa 77
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 78
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo
interno A.4 Personale a contratto non dipendente da destinare al
progetto: campionatura 100% costo totale Bando di concorso Copia
conforme di contratto o lettera dincarico per il progetto, con
lindicazione delloggetto e della durata del rapporto, della
remunerazione prevista, delle attivit da svolgere, delle eventuali
modalit di esecuzione e con leventuale indicazione della effettiva
distribuzione degli impegni su diversi progetti Dichiarazione del
costo annuo lordo da parte della competente struttura
amministrativa Dichiarazione da parte della competente struttura
amministrativa dellavvenuto pagamento B Spese generali: non sono
necessari controlli 78 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 79
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo
interno C Attrezzatura, strumentazione e prodotti software:
controllo totale Copia conforme fatture Verbali di
collaudo/accettazione (laddove previsto) Mandati di pagamento
Dichiarazione del responsabile di unit sulla percentuale di
utilizzo dellattrezzatura sul progetto Qualora lattrezzatura non
sia in loco, contratto di comodato gratuito con lente ospitante D
Servizi di consulenza e simili: controllo totale Contratti/lettera
di incarico con lindicazione delle attivit da svolgersi e del
periodo in cui devono essere svolte Procedure di selezione (ove
previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate
Fatture/ricevute compensi (copia conforme se importi superiori a
5.000) Mandati di pagamento 79 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
- Slide 80
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo
interno E Altri costi di esercizio: campionatura min. 10% titoli di
spesa per almeno 30% costo totale Procedure di selezione (ove
previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate
Fatture (copia conforme di tutte le fatture di importo superiore ad
5.000) Mandati di pagamento per le missioni: - Copia conforme di
tutti i moduli di richiesta di autorizzazione ad effettuare la
missione - Lettera dincarico o modulo missione, a firma del
responsabile di unit, che autorizza la specifica missione e
specifichi i motivi scientifici che rendono necessaria la missione
nonch la durata della missione stessa. - Note spese del personale,
contenenti il dettaglio delle spese sostenute presenti e
correttamente tenute - Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di
alberghi, ristoranti, ecc, - Mandati di pagamento 80 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 81
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo
interno In ogni caso, al termine della procedura di audit, la
struttura competente, per il tramite degli uffici ricerca, dovr
rilasciare al MIUR le seguenti dichiarazioni, che confluiranno
nella tasca informatica del progetto: Dichiarazione scannerizzata
degli avvenuti controlli e della veridicit dei rendiconti
Dichiarazione scannerizzata di conformit alle norme di legge e
regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative
Dichiarazione scannerizzata in ordine alle eccezioni rilevate in
sede di audit, con elencazione delle stesse Dichiarazione
scannerizzata in merito allaccettabilit complessiva del rendiconto,
con eventuale motivata proposta di stralci 81 DIVISIONE SERVIZI PER
LA RICERCA
- Slide 82
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo del
MIUR Disponendo del rendiconto (comprensivo della tasca
informatica), e quindi di tutte le copie scannerizzate dei
contratti, delle fatture superiori ai 5.000 euro e delle
dichiarazioni rilasciate dalla competente struttura di audit, il
MIUR proceder alleffettuazione dei controlli a campione di propria
competenza, anche con verifiche in loco. Il calendario delle visite
in loco sar definito tempestivamente (previa definizione del
campione da assoggettare a verifica), con un preavviso di almeno 30
giorni, e inviato a tutti gli uffici ricerca, affinch quelli
interessati possano predisporre per tempo la documentazione
necessaria, costituita da: Originali delle dichiarazioni rilasciate
dalla struttura di internal audit Dichiarazioni relative al costo
annuo lordo Originali o copie conformi dei contratti relativi al
personale di voce A.3 e A.4 Originali o copie conformi delle
fatture di importo superiore ai 5.000 euro Originali o copie
conformi delle autorizzazioni a missione 82 DIVISIONE SERVIZI PER
LA RICERCA
- Slide 83
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 In definitiva il
Dipartimento dovr: 1)Chiudere il rendiconto, con dichiarazioni
relative 2)Riempire la tasca informatica 3) Preparare un faldone
per ciascun progetto, contenente le copie documentali previste per
il controllo interno (slide 77 e ss.): si raccomanda di archiviare
copia di tutta la documentazione relativa al 100% di ogni voce del
progetto 83 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 84
- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti MIUR Circolare Prot.
N. 661/Segr/DGR/12 del 4 maggio 2012: Come noto, il D.L. 9 febbraio
2012, n. 5 convertito con modificazioni dalla Legge 4 aprile 2012,
n 35, ha stabilito allart. 31 comma 1 quanto segue: Nelle more del
riordino del sistema di valutazione, al fine di assicurare la
semplificazione e laccelerazione delle procedure di gestione dei
progetti di ricerca di base, le verifiche scientifiche,
amministrative e contabili relative ai risultati e alle attivit dei
progetti sono effettuate esclusivamente al termine degli stessi. Il
costo delle valutazioni scientifiche ex post grava per intero sui
fondi destinati al finanziamento dei progetti, nel rispetto di
quanto previsto dallarticolo 21, comma 3, della Legge 30 dicembre
2010, n. 240, senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.
Le procedure di verifica di cui alla Lettera Circolare Prot. n.
1106 dell8 luglio 2005 debbono intendersi pertanto superate, anche
alla luce della prossima abolizione della Commissione di
valutazione di cui allart. 3 del D.M. 26 marzo 2004, n. 378/Ric.
(Commissione FIRB), prevista, con lentrata in vigore della Legge 30
dicembre 2010, n. 240, art. 21, allatto della nomina del Comitato
Nazionale dei garanti della Ricerca (CNGR). Nellottica di
semplificazione perseguita dal D.L. 9 febbraio 2012, n. 5
convertito con modificazioni dalla Legge 4 aprile 2012, n 35,
pertanto necessario adeguare le procedure di verifica dei progetti
FIRB anche tenendo conto (per motivi di omogeneit) di quanto gi
stabilito nei recenti bandi PRIN, sia pure con gli adeguamenti resi
indispensabili dalla diversit dei due strumenti finanziari. 84
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Progetti gi conclusi
alla data della presente circolare e per i quali non stato ancora
erogato lintero contributo a) Rendiconti intermedi Le modalit di
erogazione previste nei decreti di ammissione a contributo per le
annualit intermedie sono da ritenersi abrogate alla luce delle
nuove disposizioni normative; pertanto il MIUR proceder al
pagamento in unica soluzione delle predette annualit. b) Rendiconti
finali b.1) Verifiche scientifiche Restano affidate agli stessi
esperti scientifici gi designati, che opereranno esclusivamente per
via telematica e sulla base della apposita modulistica gi
predisposta. 85 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 86
- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti b.2) Verifiche
amministrativo/contabili Il MIUR proceder alla verifica dufficio di
tutta la documentazione inviata con la rendicontazione contabile
finale. Inoltre allo scopo di garantire un maggiore livello di
approfondimento, per le unit di ricerca con contributo superiore ad
500.000, il MIUR proceder alla nomina di apposite Commissioni di
accertamento finale di spesa per la verifica, anche in loco, dei
costi sostenuti, secondo i seguenti criteri: Unit di ricerca
appartenenti a universit, enti pubblici di ricerca e altri soggetti
titolari di conti di tesoreria: a) Unit di ricerca con un
contributo approvato rientrante tra 500.000 e 1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per
un campione complessivo del 10% delle unit di ricerca, con
particolare riguardo ai progetti di pi recente ultimazione; b) Unit
di ricerca con un contributo approvato superiore a 1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per
un campione complessivo del 20% delle unit di ricerca, con
particolare riguardo ai progetti di pi recente ultimazione. 86
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Unit di ricerca
appartenenti ad altri soggetti a) Unit di ricerca con un contributo
approvato rientrante tra 500.000 e 1.000.000: attivazione delle
Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione
complessivo del 20% delle unit di ricerca, con particolare riguardo
ai progetti di pi recente ultimazione; b) Unit di ricerca con un
contributo approvato superiore a 1.000.000: attivazione delle
Commissioni di accertamento finale di spesa per tutte le unit di
ricerca. 87 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Progetti in corso
alla data della presente circolare o progetti ancora da avviare Per
i progetti ancora da avviare, allatto della stesura delle
rimodulazioni iniziali, dovr essere indicato anche il nominativo di
un Responsabile Amministrativo (sostituibile in qualsiasi momento,
durante lesecuzione del progetto, senza alcuna necessit di
preventiva autorizzazione ministeriale), i cui compiti (all. 1
della circolare 4 maggio 2012) sono del tutto assimilabili a quanto
previsto per il PRIN. Per i progetti gi in corso, il nominativo sar
indicato invece direttamente in sede di rendiconto, e potr, anche
in questo caso, cambiare in qualsiasi momento, senza alcuna
necessit di preventiva autorizzazione ministeriale. Rendiconti
intermedi a.1) Unit di ricerca per le quali risulta erogato lintero
contributo in unica soluzione anticipata Il MIUR proceder ad una
prima analisi delle rendicontazioni annuali, corredate di una
dichiarazione, redatta secondo apposita modulistica (all. n. 2),
contenente anche lindicazione del Responsabile Amministrativo del
beneficiario, segnalando eventuali manifeste irregolarit rispetto
alle norme di legge e regolamentari, ed alle disposizioni e
procedure amministrative. 88 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Il MIUR informer il
soggetto beneficiario delle eventuali irregolarit riscontrate,
anche al fine di consentire a tale soggetto il corretto adempimento
delle attivit di propria competenza di cui al successivo punto b.2.
a.2) Unit di ricerca per le quali prevista lerogazione del
contributo in pi rate Il MIUR proceder ad una prima analisi delle
rendicontazioni annuali, corredate di una dichiarazione, redatta
secondo apposita modulistica (all. n. 2), contenente anche
lindicazione del Responsabile Amministrativo, segnalando eventuali
manifeste irregolarit rispetto alle norme di legge e regolamentari,
ed alle disposizioni e procedure amministrative e procedendo nel
contempo, a titolo puramente cautelativo, ad una decurtazione dei
contributi commisurata alle spese palesemente non ammissibili.
Anche in tale caso, il MIUR informer il soggetto beneficiario delle
eventuali irregolarit riscontrate, anche al fine di consentire a
tale soggetto il corretto adempimento delle attivit di propria
competenza di cui al successivo punto b.2. 89 DIVISIONE SERVIZI PER
LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Rendiconti finali
b.1) Verifiche scientifiche Saranno affidate ad esperti
scientifici, che opereranno esclusivamente per via telematica e
sulla base di apposita modulistica. b.2) Verifiche
amministrativo/contabili Per la necessaria attestazione di
conformit alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e
procedure amministrative, ogni rendicontazione finale dovr essere
assoggettata, per gli atenei, per gli enti pubblici di ricerca e
per altri soggetti titolari di conti di tesoreria infruttiferi, ad
appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture,
mentre per tutti gli altri soggetti potr farsi ricorso anche ad
appositi audit effettuati dal competente collegio dei revisori,
ovvero da soggetti terzi (societ di revisione). I contenuti delle
attivit di audit sono dettagliatamente illustrati nellallegato n.
3. 90 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Il MIUR proceder
alla verifica dufficio di tutta la documentazione di seguito
elencata ed inviata per via telematica unitamente alla
rendicontazione contabile finale: Dichiarazione redatta secondo
apposita modulistica (allegato n. 2), con lindicazione, da parte
del beneficiario, del nominativo del Responsabile Amministrativo
Dichiarazioni rilasciate dalla struttura di audit, secondo
modulistica appositamente predisposta (allegato n. 4); Copia dei
contratti relativi al personale di voce A.2 e voce C; Copia delle
fatture di importo superiore ad 5.000. Allo scopo di garantire un
maggiore livello di approfondimento, il MIUR proceder inoltre alla
nomina di apposite Commissioni di accertamento finale per la
verifica, presso la struttura di audit, dei costi sostenuti dalle
singole unit di ricerca secondo i seguenti criteri: 91 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Unit di ricerca
appartenenti a universit, enti pubblici di ricerca e altri soggetti
titolari di conti di tesoreria: a) Unit di ricerca con un
contributo approvato rientrante tra 500.000 e 1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per
un campione complessivo del 10% delle unit di ricerca, definito, su
base trimestrale, tenendo conto principalmente dei soggetti
beneficiari per i quali siano stati incontrati, nei rendiconti
intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarit; b)
Unit di ricerca con un contributo approvato superiore a 1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per
un campione complessivo del 20% delle unit di ricerca, definito, su
base trimestrale, tenendo conto principalmente dei soggetti
beneficiari per i quali siano stati incontrati, nei rendiconti
intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarit. 92
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Unit di ricerca
appartenenti ad altri soggetti: a) Unit di ricerca con un
contributo approvato rientrante tra 500.000 e 1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per
un campione complessivo del 20% delle unit di ricerca, definito, su
base trimestrale, tenendo conto principalmente dei soggetti
beneficiari per i quali siano stati incontrati, nei rendiconti
intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarit; b)
Unit di ricerca con un contributo approvato superiore a 1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per
tutte le unit di ricerca. 93 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti In definitiva,
quindi, ed in modo del tutto simile a quanto previsto per il PRIN
94 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Modalit di
rendicontazione e di verifica: Responsabile amministrativo Il
Responsabile Amministrativo (R.A.) assiste il responsabile
scientifico di unit per tutto ci che concerne la parte
amministrativo-contabile, al fine di effettuare un primo screening
in merito allammissibilit delle spese e allosservanza delle
procedure regolamentari. Nella fattispecie, il ruolo del R.A.
riveste particolare importanza allatto della chiusura del
rendiconto finale 95 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit interni FIRB
Il controllo delle rendicontazioni finali da parte delle strutture
di audit dovr avvenire entro 3 mesi dalla chiusura del rendiconto.
In particolare, a partire dalla conclusione del progetto: - entro
60 gg.: il responsabile scientifico chiude il rendiconto - entro 30
gg.: il responsabile amministrativo verifica il rendiconto chiuso -
entro 3 mesi: lunit di internal audit conduce le verifiche e
certifica le spese sostenute 96 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit interni FIRB
Tutte le rendicontazioni finali relative a tutti i progetti sono
assoggettate ad audit, mentre per il MIUR prevista la possibilit
del controllo a campione. Nellambito degli audit, da effettuare a
tappeto, peraltro possibile procedere mediante campionatura delle
spese sostenute, con esclusione delle voci Attrezzature,
strumentazione e prodotti software (D) Servizi di consulenza e
simili (F), per le quali previsto il controllo totale delle
fatture. 97 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Modalit di
rendicontazione e di verifica FIRB Entro 60 giorni dalla
conclusione del progetto deve essere completata la compilazione del
rendiconto da parte del responsabile di unit, con prima chiusura
telematica dello stesso (con particolare riferimento agli aspetti
di pertinenza delle spese sostenute, mediante dichiarazione che il
responsabile scientifico di unit tenuto a confermare cliccando su
un apposito quadratino in calce al rendiconto); successivamente
alla chiusura del rendiconto sar consentito laccesso ai dati
inseriti al R.A. (e agli Uffici di ricerca degli Atenei), ma non
ancora al MIUR. Il R.A. potr visualizzare anche le segnalazioni di
manifesta irregolarit inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei
rendiconti intermedi 98 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
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- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Modalit di
rendicontazione e di verifica FIRB entro i successivi 15 giorni,
verifica della correttezza dei dati inseriti da parte del R.A., il
quale ha la possibilit di segnalare telematicamente al responsabile
di unit (attraverso idonea procedura attivata dal CINECA) eventuali
errori e/o imprecisioni riscontrati nel rendiconto finale, al fine
di consentirne la modifica; nel caso in cui il R.A. non rilevi
errori e/o imprecisioni dar una conferma di chiusura al consuntivo
che verr chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR. Allatto
della conferma di chiusura, il R.A. tenuto altres ad esprimere un
proprio sintetico parere sulle segnalazioni di manifesta
irregolarit inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei
rendiconti intermedi. 99 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 100
- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Modalit di
rendicontazione e di verifica FIRB nel caso di segnalazione di
errori e/o imprecisioni, la chiusura del rendiconto finale viene
bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del responsabile di
unit; si avvia, in sostanza, una procedura di modifica telematica
del rendiconto da parte del responsabile di unit, sulla base delle
segnalazioni pervenute ed entro il termine di 15 giorni. Solo a
modifiche avvenute, il R.A. dar una conferma di chiusura al
consuntivo che verr chiuso automaticamente e reso disponibile al
MIUR. Allatto della conferma di chiusura, il R.A. tenuto altres ad
esprimere un proprio sintetico parere sulle segnalazioni di
manifesta irregolarit inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei
rendiconti intermedi. In caso invece di mancata modifica entro il
termine prestabilito, si passa direttamente al punto 4 100
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 101
- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Modalit di
rendicontazione e di verifica FIRB chiusura automatica del
rendiconto alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei
dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica da parte
del responsabile di unit. In tal caso il rendiconto sar chiuso con
levidenza delle segnalazioni formulate dal R.A., che dovranno
essere visibili sia sul sito degli uffici di ricerca sia sul sito
riservato del MIUR. La procedura sopra descritta, dovr essere
completata, pertanto, entro 60+30 giorni dalla conclusione del
progetto. 101 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 102
- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB Controlli
a cura della unit di internal audit (all. 3) Personale dipendente -
Campionatura: 30% costo totale Dichiarazione del costo annuo lordo
da parte della competente struttura amministrativa Personale
dipendente da altri soggetti - Campionatura: 30% costo totale
Autocertificazione del Responsabile di unit in merito allimpegno
dedicato effettivamente al progetto. Dichiarazione del costo annuo
lordo da parte della competente struttura amministrativa (dellaltro
Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non superamento del
monte ore complessivo Personale non dipendente pagato con altri
fondi - Campionatura: 30% del numero totale per almeno il 50% della
spesa Contratto o lettera di incarico per il progetto Dichiarazione
(ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte
della competente struttura amministrativa 102 DIVISIONE SERVIZI PER
LA RICERCA
- Slide 103
- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB Controlli
a cura della unit di internal audit (all. 3) Personale a contratto
non dipendente da destinare al progetto - (Campionatura: 100% della
spesa) Bando di concorso, se previsto Contratto o lettera dincarico
per il progetto, con lindicazione delloggetto e della durata del
rapporto, della remunerazione prevista, delle attivit da svolgere,
delle eventuali modalit di esecuzione e con leventuale indicazione
della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti
Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente
struttura amministrativa Dichiarazione da parte della competente
struttura amministrativa dellavvenuto pagamento 103 DIVISIONE
SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 104
- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB Controlli
a cura della unit di internal audit (all. 3) Attrezzature,
strumentazione e prodotti software - controllo totale Fatture
Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto) Mandati di
pagamento Dichiarazione del responsabile di unit sulla percentuale
di utilizzo dellattrezzatura sul progetto Qualora lattrezzatura non
sia in loco, contratto di comodato gratuito con lente ospitante
Stages e missioni allestero almeno il 10% dei titoli di spesa, per
almeno il 30% del costo totale Moduli di richiesta di
autorizzazione ad effettuare la missione Lettera dincarico o modulo
missione, a firma del responsabile scientifico di unit, che
autorizza la specifica missione e specifichi i motivi scientifici
che rendono necessaria la missione nonch la durata della missione
stessa. Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle
spese sostenute presenti e correttamente tenute Biglietti di
viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc, Mandati di
pagamento 104 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 105
- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB Controlli
a cura della unit di internal audit (all. 3) Servizi di consulenza
e simili - controllo totale Contratti/lettera di incarico con
lindicazione delle attivit da svolgersi e del periodo in cui devono
essere svolte Procedure di selezione (ove previste): documentazioni
relative alle eventuali gare effettuate Fatture/ricevute compensi
Mandati di pagamento 105 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 106
- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB Controlli
a cura della unit di internal audit (all. 3) Altri costi di
esercizio - Campionatura: almeno il 10% dei titoli di spesa per
almeno il 30% del costo totale Procedure di selezione (ove
previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate
Fatture (copia di tutte le fatture di importo superiore a 5.000)
Mandati di pagamento 106 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 107
- Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 In definitiva il
Dipartimento dovr: 1)Chiudere il rendiconto, con dichiarazioni
relative 2) Preparare un faldone per ciascun progetto, contenente
le copie documentali previste per il controllo interno (slide 102 e
ss.): si raccomanda di archiviare copia di tutta la documentazione
relativa al 100% di ogni voce del progetto 107 DIVISIONE SERVIZI
PER LA RICERCA
- Slide 108
- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit PRIN 2009 e
FIRB non terminati Composizione dellunit di internal audit La
composizione dellUnit centrale di AUDIT dovr prevedere
necessariamente numerose competenze differenti al suo interno: La
proposta prevede 3 unit di ciascuna delle seguenti Divisioni:
Divisione Servizi per la Ricerca Divisione Contabilit Generale
Divisione Stipendi e Carriere del personale N.ro 3 Responsabili
amministrativi 108 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
- Slide 109
- Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit PRIN 2009 e
FIRB non terminati Competenze ed attivit dellunit di internal audit
Consulenza alle strutture di ricerca per gli aspetti relativi alla
rendicontazione dei progetti Attivit di controllo dei rendiconti
Visite on site Disseminazione delle conoscenze esposte sopra presso
tutti gli attori della Ricerca. Attivit di formazione verso
responsabili amministrativi e non delle strutture decentrate su
budget, gestione e rendicontazione dei progetti di ricerca. Attivit
di informazione su web. Pubblicazione di linee guida di gestione e
rendicontazione dei progetti (es. PRIN, FIRB, CE..). Attivit di
aggiornamento tramite e-mail e seminari verso i responsabili
amministrativi delle strutture decentrate in ordine alle novit
sulla rendicontazione dei progetti. 109 DIVISIONE SERVIZI PER LA
RICERCA
- Slide 110
- Bandi MIUR - PRIN 2009 e FIRB non scaduti Grazie per
lattenzione! RIFERIMENTI Divisione Servizi per la Ricerca Ufficio
Auditing e Consulenza Contabile progetti Aurora Altomare Raffaella
Caporaso Gerardo D'Errico Maurizio Santoro Bruno Zampaglione
e-mail: audit.ricerca@unimi.itaudit.ricerca@unimi.it tel
+39.02.503.12051-12089-12054-12275 fax +39.02.503.12026 110
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA