Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio Santoro Bando MIUR – PRIN 2009 Università degli Studi...

Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio Santoro Bando MIUR PRIN 2009 Universit degli Studi di Milano 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 Gestione amministrativa Aspetti generali e costi ammissibili Dott. Maurizio Santoro 17 gennaio 2013 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 Finalit del Bando 2009 garantire, per ogni progetto finanziato, un contributo non inferiore all80% dellammontare richiesto o giudicato necessario costo massimo di progetto richiesto di 500.000 maggiore flessibilit, in particolare nella fase di gestione i mesi persona, puramente indicativi, valgono ai soli fini del preventivo di costo e al fine di garantire il cofinanziamento possibilit di presentare progetti anche a ricercatori a tempo determinato introduzione del criterio dei full costs maggiore collaborazione tra il MIUR e gli Uffici Ricerca attraverso audit interni centrali negli Atenei/Enti 3 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 COMMISSIONE DI GARANZIA quattordici esperti (uno per area), che si avvarranno dellopera di 2 revisori per progetto, anche stranieri, selezionati col criterio delle parole chiave e della peer review indicazione, in modulistica, di settori e parole chiave ERC (maggiore sicurezza nelle operazioni di matching) non potranno essere coinvolti nella procedura di revisione, n far parte della Commissione di garanzia, coloro che, a qualunque titolo, parteciperanno al bando PRIN 2009 4 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 CRITERI DI VALUTAZIONE procedura di valutazione esclusivamente per via telematica criteri (fissati dal bando, al fine di conseguire auspicabili risparmi in termini di tempo): rilevanza, originalit e possibile impatto della ricerca proposta: fino a 30 punti possibilit di conseguire nei tempi previsti i risultati attesi e coerenza tra le richieste economiche e la ricerca proposta: fino a punti 10; qualificazione del team: fino a 20 punti finanziamento possibile solo per progetti con punteggio complessivo a punti 54/60, fino a esaurimento risorse riserva del 3% per area 5 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 CARATTERISTICHE DEI PROGETTI durata biennale da una a pi unit operative (max. una unit di EPR, ma non quella del coordinatore), sotto la responsabilit di un docente/ricercatore in ogni unit operativa, oltre al responsabile, potranno essere presenti altri docenti/ricercatori/tecnologi, strutturati o non strutturati (previo assenso, potendo partecipare ad un solo progetto per bando), ed eventualmente anche assegnisti/borsisti/dottorandi non potr partecipare al bando chi risulti gi inserito in progetti finanziati nel PRIN 2008, per favorire il rispetto del principio dellalternanza 6 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 CARATTERISTICHE DEI PROGETTI il coordinatore di progetto dovr necessariamente coincidere con uno dei responsabili scientifici di unit operativa, ed avr la responsabilit scientifica dellintero progetto la gestione operativa dei contributi assegnati ad ogni unit di ricerca rientrer nellambito della responsabile autonomia di ogni singola unit, nel rispetto dei regolamenti interni di amministrazione, finanza e contabilit non richiesto alcun impegno preventivo minimo in termini di mesi/persona 7 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 TRASFERIMENTO DEL RESPONSABILE U.O. Il trasferimento potr comportare: o il trasferimento dei fondi del progetto dallateneo/ente di origine allateneo/ente di destinazione: motivata proposta formulata dal responsabile di unit operativa acquisizione del parere del coordinatore di progetto acquisizione dellassenso degli atenei/enti interessati (con certificazione disponibilit risorse da parte dellateneo/ente di destinazione) valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed eventuale concessione dellautorizzazione o la sostituzione del responsabile di unit operativa nellateneo/ente originario: motivata proposta formulata dal responsabile di unit operativa acquisizione del parere del coordinatore di progetto acquisizione dellassenso del sostituto valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed eventuale concessione dellautorizzazione in ogni caso, il responsabile sostituito non potr partecipare al successivo bando PRIN, per garantire il rispetto del principio dellalternanza 8 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 SOSTITUZIONE DEL COORDINATORE la sostituzione del coordinatore sar concessa solo per gravi e documentati motivi, con la seguente procedura: motivata proposta formulata dallo stesso coordinatore ovvero, nellimpossibilit a provvedere da parte del coordinatore: a maggioranza, dai responsabili di unit operative qualora vi sia ununica unit operativa o non sia possibile raggiungere una maggioranza, dal Rettore dellateneo acquisizione dellassenso del coordinatore designato valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed eventuale concessione dellautorizzazione in ogni caso, il coordinatore sostituito non potr partecipare al successivo bando PRIN, per garantire il rispetto del principio dellalternanza 9 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 MODIFICHE DEL PERSONALE PARTECIPANTE Lelenco nominativo del personale associato al progetto sar contenuto per ogni unit operativa in apposita scheda messa a disposizione sul sito Cineca. Inserimenti e cancellazioni di personale che non rivestano il ruolo di responsabili di unit operative saranno consentiti in qualsiasi momento (fino alla conclusione del progetto) senza necessit di preventiva autorizzazione da parte del MIUR. Per il rispetto del principio di alternanza, tuttavia, il personale inserito allatto della presentazione della domanda o in fase di esecuzione del progetto, ancorch escluso nel corso del primo anno, non potr comunque presentare o partecipare ad alcun progetto nel bando successivo n potr far parte di alcun altro progetto del bando precedente o di quello in corso. 10 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 COFINANZIAMENTO ATENEI/ENTI Il cofinanziamento degli atenei/enti (per una quota pari al 30% del costo del progetto) potr essere assicurato mediante: valorizzazione del tempo dedicato al progetto dal personale, dipendente e non, gi operante presso gli Atenei/Enti alla data di scadenza dl bando fino a un massimo del 30% del costo del progetto 11 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 CHIARIMENTI ECONOMICO FINANZIARI Le spese sostenute in quota parte coi fondi PRIN ed in quota parte con altri fondi specifici per il finanziamento di progetti (quali FAR, FIRB, FISR, ecc.) potranno essere imputate al progetto solo per la parte a carico dei fondi PRIN ad esempio, una fattura per lacquisto di un computer portatile di costo pari a 1.000 euro, di cui 300 sui fondi PRIN e 700 sui fondi FIRB, dovr essere imputata al progetto PRIN solo per limporto di 300 euro; i restanti 700 non figureranno nellarticolazione economica del progetto PRIN n in sede di preventivo n in sede di consuntivo (e quindi non saranno considerati n come costo n come cofinanziamento) perch saranno contemporaneamente imputati sul progetto FIRB Le spese sostenute in quota parte coi fondi PRIN ed in quota parte con fondi propri potranno essere invece imputate al progetto (e poi rendicontate) per lintero ammontare ad esempio, una fattura per lacquisto di un computer portatile di costo pari a 1.000 euro, di cui 300 sui fondi PRIN e 700 su fondi interni, sar imputata al progetto PRIN per limporto di 1000 euro 12 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 CHIARIMENTI ECONOMICO FINANZIARI Tutte le voci di spesa (comprese quelle poste pari a zero in sede di rideterminazione) potranno subire variazioni in aumento o diminuzione Il costo complessivo rendicontato a consuntivo potr subire variazioni in aumento o diminuzione rispetto a quanto preventivato in sede di rideterminazione: se in aumento, il contributo del MIUR, rester in ogni caso fissato al limite massimo stabilito in sede di rideterminazione se in diminuzione, invece, il contributo del MIUR sar ricalcolato nella misura massima del 70% di quanto effettivamente rendicontato 13 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE DI PERSONALE Saranno considerate ammissibili le spese relative alle varie figure cos come specificato, con lavvertenza che le voci A.1, A.2 e A.3 contribuiranno a formare il cofinanziamento dellAteneo/Ente nel limite del 30% del costo del progetto A.1 Personale dipendente Questa voce potr comprendere il personale con contratto a tempo indeterminato o a tempo determinato dipendente dallAteneo cui afferisce lunit di ricerca, che risulti direttamente impegnato nelle attivit di ricerca. Il costo relativo sar determinato in base allimpegno temporale dedicato al progetto e sar valorizzato come di seguito indicato: per ogni persona impegnata nel progetto sar preso come base il costo effettivo annuo lordo; sar successivamente determinato il costo mensile lordo semplicemente dividendo il costo annuo lordo per il numero di mesi lavorativi annui Il costo da imputare al progetto sar computato moltiplicando il costo mensile lordo per il numero di mesi persona effettivamente dedicati al progetto 14 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE DI PERSONALE A.2 Personale dipendente da altri Atenei/Enti: I costi relativi a tale voce potranno comprendere anche quelli del personale dellunit di ricerca che risulti dipendente da altra Universit, nonch quelli relativi a personale, di qualunque provenienza, che risulti comandato o distaccato presso lUniversit cui afferisce lunit di ricerca. Il costo ammissibile sar determinato secondo le stesse procedure di cui al punto A.1. 15 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE DI PERSONALE A.3 Personale non dipendente Questa voce potr comprendere il personale che (esclusivamente e direttamente con luniversit cui afferisce lunit di ricerca) risulti titolare di: contratto di lavoro a progetto o di collaborazione coordinata e continuativa (gi acquisito con fondi propri liberi) assegno di ricerca/dottorato di ricerca (gi acquisito con fondi propri liberi) Il costo ammissibile sar determinato secondo le stesse procedure di cui al punto A.1. 16 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE DI PERSONALE A.4 - Personale a contratto da destinare a questo specifico progetto (ad es. assegno di ricerca/dottorato di ricerca/collaborazione coordinata e continuativa) Questo personale dovr essere direttamente impegnato nelle attivit di ricerca. I contratti ed i bandi dovranno contenere, in linea generale, lindicazione delloggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attivit da svolgere e delle eventuali modalit di esecuzione. Il costo ammissibile sar determinato secondo le stesse procedure di cui al punto A.1. 17 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE DI PERSONALE Linserimento in progetto di personale a contratto, assegnisti, ecc., di nuova assunzione (con ci intendendo tutto il personale il cui rapporto giuridico con lateneo abbia decorrenza non anteriore alla data di approvazione del progetto PRIN), dovr essere funzionale alle attivit connesse con il programma di ricerca e gli oneri relativi potranno essere esposti tra i costi del progetto; tali costi potranno essere a totale carico del progetto solo fino alla scadenza temporale del progetto stesso 18 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SPESE GENERALI Limporto di tale voce sar calcolato forfetariamente nella misura del 60% dellammontare dei costi di tutto il personale Le spese generali, proprio per la loro natura forfetaria, non dovranno essere in alcun caso dettagliate, n sar necessario predisporre per tale voce unapposita documentazione Detto forfait si intender riferito, in linea generale, a tutti quei costi, comunque connessi con lattivit di ricerca, non collocabili nelle altre voci di spesa (missioni e viaggi sul territorio nazionale, costo delle pubblicazioni) 19 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA ATTREZZATURE, STRUMENTAZIONI E PRODOTTI SOFTWARE In questa voce verranno incluse le attrezzature e le strumentazioni ed il software di nuovo acquisto. Il costo determinato sulla base dellimporto di fattura pi dazi doganali, trasporto, imballo ed eventuale montaggio, con esclusione di qualsiasi ricarico per spese generali, secondo lapplicazione della seguente formula: C = (M/T) x F M = mesi di utilizzo effettivo dellattrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nellambito del progetto T = tempo di deprezzamento pari a 36 mesi F = costo dellattrezzatura o strumentazione o prodotto software indicato in fattura (pi eventuale imballo, trasporto, installazione e dazi doganali) Dovr inoltre essere considerata la percentuale duso sul progetto 20 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA SERVIZI DI CONSULENZA E SIMILI In questa voce dovranno essere rendicontate tutte le attivit non reperibili in Ateneo commissionate dallunit di ricerca e svolte da terzi affidatari: Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche (anche occasionali) rese da persone fisiche o da qualificati soggetti con personalit giuridica privati o pubblici, e regolate da apposito atto d'impegno giuridicamente valido, che dovr contenere, in linea generale, lindicazione delloggetto e del corrispettivo previsto. Il loro costo sar determinato in base alla fattura/parcella al lordo dellIVA Rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici: potranno essere rendicontate sotto tale voce anche le spese relative ai rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici presso la sede dellunit di ricerca, purch preventivamente autorizzate e/o richieste dal responsabile dellunit di ricerca per motivi di carattere tecnico-scientifico strettamente correlati con lo svolgimento delle attivit previste nel progetto, e ci anche nel caso in cui la consulenza scientifica venga prestata a titolo gratuito (visiting professors) Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da persone fisiche o da soggetti aventi personalit giuridica. Il loro costo sar determinato in base alla fattura al lordo dellIVA Acquisizione di brevetti, know-how, diritti di licenza. Il loro costo sar determinato in base alla fattura al lordo dellIVA 21 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA ALTRI COSTI DI ESERCIZIO In questa voce dovranno essere rendicontate le spese per lacquisto di materie prime, componenti, semilavorati, materiali da consumo specifico (per esempio reagenti), per colture ed allevamento (ad esempio per ricerche di interesse agrario), nonch per corsi, congressi, mostre e fiere, il cui svolgimento avvenga nel periodo di vigenza del progetto. Nel caso il docente partecipi ad un congresso in Italia, il costo della missione non ammissibile, mentre il fee del congresso si rendiconta in questa voce di spesa. In questa voce dovranno inoltre rientrare tutte le spese sostenute per missioni allestero, anche finalizzate alla partecipazione a stages inerenti il progetto. I costi sostenuti potranno essere riconosciuti se la missione sar autorizzata dal responsabile dellunit di ricerca del progetto e formalizzata in una lettera d'incarico in cui dovr essere identificata la persona che va in missione, il periodo di missione ed i motivi scientifici che dovranno essere legati alle sole attivit previste nel progetto. 22 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA SULLE VOCI DI SPESA VARIE Vige il criterio di cassa, pertanto condizione necessaria per limputazione di una spesa al progetto PRIN sar la sua effettiva effettuazione entro la scadenza di rendicontazione, mentre ai fini del rispetto della competenza temporale dovr sorgere lobbligo di pagare entro la scadenza del progetto in fase di esecuzione, la modifica dellelenco nominativo del personale associato allunit operativa (escluso il responsabile di unit) sar considerato come automaticamente ammissibile in nessun caso sar consentito apportare modifiche agli obiettivi originari di progetto i finanziamenti ministeriali verranno erogati in unica soluzione 23 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 RELAZIONI SCIENTIFICHE FINALI Non sono previste relazioni intermedie La relazione scientifica conclusiva sar predisposta dal Coordinatore scientifico entro 90 gg dalla conclusione del progetto Tale relazione dovr contenere lelenco dettagliato delle pubblicazioni e degli altri prodotti scientifici realizzati e sar trasmessa al MIUR allANVUR (o al CIVR) Per ogni area scientifica la Commissione di Garanzia provveder ad individuare uno o pi esperti di settore cui sar affidata la valutazione scientifica ex-post dei progetti Anche tali valutazioni saranno trasmesse allANVUR (o al CIVR) Di tali valutazioni, rese pubbliche, si terr conto per successive assegnazioni di fondi 24 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 RENDICONTI FINALI Non sono previsti rendiconti intermedi La rendicontazione contabile sar effettuata, nel rispetto del criterio di cassa dai Responsabili di unit e dal Coordinatore nazionale (che ne assumeranno, ognuno per la propria parte, la relativa responsabilit) entro 60 giorni dalla conclusione del progetto. Il MIUR provveder ad effettuare verifiche a campione delle rendicontazioni, anche facendo ricorso, per gli atenei che si renderanno disponibili, ad audit interni degli Atenei Il MIUR potr richiedere, ove necessario, direttamente agli atenei interessati, copie conformi delle relative documentazioni contabili Dovr essere assicurato il criterio delladeguatezza del campione (non meno del 10% dei progetti finanziati per un importo almeno pari al 10% del finanziamento ministeriale), assicurando lesistenza di un numero minimo di verifiche per ogni ateneo e per ogni area scientifica 25 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Gestione amministrativa Aspetti generali e costi ammissibili 26 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Fase di avvio Rimodulazione Rimodulazione ed emanazione del decreto direttoriale di ammissione ai contributi (non viene preventivamente richiesta la disponibilit di ulteriori fondi, in relazione alla natura del cofinanziamento, costituito essenzialmente da costi figurativi) Versamento delleventuale anticipazione (30% contributo) Tempi per lapprovazione 4-8 mesi Tempi per la disponibilit effettiva dellanticipo entro 1-2 mesi dallammissione ai contributi Fase di attuazione massima flessibilit Nessuna necessit di autorizzazione preventiva per varianti allarticolazione economica dei progetti rimodulati: massima flessibilit allavanzamento economico Versamento delle rate successive allanticipazione in proporzione allavanzamento economico 27 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Contributi ministeriali 70% dei costisostenuti,full costs Finanziamento pari al 70% dei costi sostenuti, col criterio dei full costs stipula di contratti almeno triennali 10% Ogni progetto deve peraltro assicurare la stipula di contratti almeno triennali con giovani ricercatori e/o almeno semestrali con ricercatori di chiara fama internazionale, per un importo almeno pari al 10% del costo del progetto 100% dei costi sostenuti Per i contratti di cui sopra riconosciuto un contributo pari al 100% dei costi sostenuti 28 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Principali differenze con i PRINFIRB settori strategiciPossibilit di concentrare le risorse su settori strategici per leconomia nazionale programmazione negoziataPossibilit di ricorrere allo strumento della programmazione negoziata Di conseguenza, lecito attendersi una maggiore incisivit sul recupero di competitivit del Paese collaborazioni internazionaliPossibilit di attivare collaborazioni internazionali Pluralit di soggetti ammissibili Elevata flessibilitElevata flessibilit in fase di realizzazione dei progetti cash-flowNecessit di competenze amministrative di buon livello (programmazione e gestione del cash-flow)PRIN ricerca liberaMassima libert nella scelta delle tematiche progettuali (ricerca libera) Elevata ripartizione dei finanziamentiElevata ripartizione dei finanziamenti, non concentrati su pochi progetti di grandi dimensioni unica soluzione anticipata (fino al bando FIRB 2012)Erogazione del contributo in unica soluzione anticipata (fino al bando FIRB 2012) semplicit gestionaleMaggiore semplicit gestionale Limitazione dei soggetti ammissibili (solo gruppi di ricerca universitari) Elevata rigiditElevata rigidit in fase di realizzazione dei progetti 29 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB I principi cardine per il riconoscimento di una spesa: Pertinenza Congruit Ammissibilit 30 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Pertinenza Requisito di carattere tecnico-scientifico Un esperto scientifico pertanto chiamato a pronunciarsi sulla relazione esistente tra loggetto (il bene/il servizio) cui si riferisce la spesa sostenuta e le attivit svolte per il conseguimento degli obiettivi del progetto finanziato 31 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Congruit Requisito che assume a volte un carattere tecnico-scientifico, altre volte un carattere tecnico-amministrativo In molti casi, pertanto, sar un esperto scientifico ad essere chiamato a pronunciarsi sulla congruit del costo di un bene/servizio/attivit acquisito/svolta per il conseguimento degli obiettivi del progetto finanziato In alcuni casi, invece, sar un esperto amministrativo a doversi pronunciare sullaspetto di congruit di una spesa Il costo di acquisto di uno spettrofotometro, ad esempio, potr essere validato solo da un esperto scientifico, cos come il compenso erogato ad un consulente scientifico Diverso invece il caso del costo relativo alle attivit svolte dal personale dipendente del soggetto beneficiario dei contributi (costo figurativo). Per questi costi infatti, lesperto scientifico dovr occuparsi della validazione della congruit della prestazione in termini temporali, mentre lesperto amministrativo dovr occuparsi della validazione della congruit del costo unitario 32 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Ammissibilit Requisito di carattere esclusivamente tecnico-amministrativo Un esperto amministrativo pertanto chiamato a pronunciarsi sulla possibilit di riconoscimento di una spesa pertinente e congrua Una spesa pertinente e congrua pu essere considerata ammissibile se (e solo se): Sia stata effettivamente sostenuta (criterio di cassa: eccezioni solo per oneri differiti e prelievi da magazzino) Si sia verificata nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti Si sia verificata nel rispetto di altre eventuali condizioni particolari fissate nei decreti di approvazione, nei contratti, nei disciplinari, ecc. 33 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Ammissibilit Una spesa si pu considerare effettivamente sostenuta nei seguenti casi: quietanza Se c una quietanza del percipiente estratto conto bancario Se, a fronte dellemissione di una fattura, si ha la possibilit di verificare lemissione di un assegno (anche fotocopia) e copia dellestratto conto bancario del percipiente liquidazione Per i soli Enti Pubblici: liquidazione del mandato di pagamento 34 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Le voci di spesa: Personale dipendente Personale non dipendente Spese generali Contratti con giovani ricercatori Contratti con ricercatori di chiara fama internazionale Attrezzature e strumentazioni scientifiche Stage e missioni allestero Servizi di consulenza e simili Altri costi di esercizio 35 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Personale cui afferisce lunit di ricerca Comprende il personale (con contratto a tempo indeterminato o determinato) dipendente dalluniversit, ente, istituto, societ, ecc. cui afferisce lunit di ricerca, e che risulti direttamente impegnato nelle attivit tecnico-scientifiche (ricerca, formazione, progettazione, studi di fattibilit, ecc.) o in quelle di gestione tecnico-scientifica. Escluso il personale amministrativo Escluso il personale amministrativo, anche se occupato in attivit di funzionalit organizzativa (direzione generale, consiglio damministrazione, acquisti, ecc.) 36 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Personale Il costo imputabile al progetto determinato in base allimpegno temporale dedicato al progetto, attestato nella dichiarazione sostitutiva di certificazione allegata alla rendicontazione (autocertificazione) costo effettivo annuo lordo Per ogni persona impegnata nel progetto assunto come base il costo effettivo annuo lordo (retribuzione effettiva annua lorda, con esclusione dei compensi per lavoro straordinario e diarie, maggiorata dei contributi di legge o contrattuali e degli oneri differiti) 37 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Personale costo mensile lordo Viene successivamente determinato il costo mensile lordo semplicemente dividendo il costo annuo lordo per il numero di mesi lavorativi annui mesi persona il costo da imputare al progetto computato moltiplicando il costo mensile lordo per il numero di mesi persona effettivamente dedicati al progetto (anchessi attestati nella dichiarazione sostitutiva di certificazione) 38 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Personale non dipendente Questa voce comprende il personale che (esclusivamente e direttamente con luniversit/ ente/istituto/societ/ecc. cui afferisce lunit di ricerca) risulti titolare di: appositamente stipulato contratto di lavoro a progetto o di collaborazione coordinata e continuativa appositamente stipulato (esclusi i contratti specifici con giovani ricercatori o con ricercatori di chiara fama internazionale) che non risulti gi a carico assegno di ricerca o dottorato di ricerca (che non risulti gi a carico del MUR o di altri soggetti) 39 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Personale non dipendente Il personale non dipendente deve essere direttamente impegnato nelle attivit tecnico-scientifiche (ricerca, formazione, progettazione, studi di fattibilit, ecc.) o in quelle di gestione tecnico-scientifica. I contratti ed i bandi (ove previsti da norme vigenti) debbono contenere, in linea generale, lindicazione delloggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attivit da svolgere e delle eventuali modalit di esecuzione. Il costo ammissibile determinato secondo le stesse procedure previste per il personale dipendente 40 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Spese generali Si tratta di costi indirettamente connessi con lo svolgimento dei progetti di ricerca, non collocabili nelle altre voci di spesa, ed in particolare: costi per funzionalit organizzativa (direzione generale, consiglio di amministrazione, contabilit generale, personale di supporto, segretariale, magazzinieri, ecc.) costi per funzionalit ambientale ( pulizia, energia, illuminazione, riscaldamento, acqua, lubrificanti, gas, ecc.) costi per funzionalit operativa ( posta, telefono, cancelleria, fotoriproduzioni, abbonamenti, assicurazioni, informazione e pubblicit, manutenzioni, missioni e viaggi in Italia, biblioteca, pubblicazioni, ecc.) costi per lassistenza al personale (infermeria, mensa, trasporti, previdenza interna, ecc.) costi per incontri con clienti, convegni, congressi, mostre, fiere in Italia, ecc. 41 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Spese generali misura forfetaria Sono riconosciute in misura forfetaria, pari al 60% dellammontare dei costi relativi a tutto il personale (contratti con giovani ricercatori e/o ricercatori di chiara fama compresi) Non pertanto necessario che in sede di rendicontazione sia predisposta per tale voce apposita documentazione anche altri costi Di conseguenza, non escluso che possano ricadere nellambito di questa voce anche altri costi (non espressamente previsti), tra cui quelli relativi ad incrementi di costo complessivo del progetto 42 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori contratti di collaborazione coordinata e continuativa e/o contratti di lavoro a progetto Ai sensi dellarticolo 4, comma 3, del Regolamento FIRB del 26 marzo 2004, ciascuno dei progetti ammessi a finanziamento deve prevedere, allatto dellapprovazione, anche contratti di collaborazione coordinata e continuativa e/o contratti di lavoro a progetto. E possibile attivare per i coordinatori nazionali (P.I.) un contratto di Ricercatore TD ( 50.000) E possibile attivare un assegno di ricerca ( 23.000-30.000) 43 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori controlla che permangano le condizioni regolamentari Al momento della presentazione delle rendicontazioni, il MIUR controlla che permangano le condizioni regolamentari in base alle quali il progetto stato approvato Nel caso in esame, il MIUR deve pertanto controllare che i contratti con giovani ricercatori siano stati effettivamente stipulati, e che il totale degli importi stabiliti in sede di contratto sia effettivamente almeno pari al 10% del costo del progetto. 44 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori tempestivit Stipula dei contratti: le procedure per la stipula dei contratti per giovani ricercatori debbono essere attivate con la massima tempestivit subito dopo la comunicazione dellavvenuta concessione del contributo. prioritariamente Lanticipo corrisposto dal MIUR subito dopo lammissione al contributo deve essere prioritariamente utilizzato per consentire la stipula dei contratti in argomento. sospendere le erogazionirevoca In caso contrario, il MIUR si riserva sia il diritto di sospendere le erogazioni che la facolt di attivare le procedure di revoca del contributo, procedendo al recupero delle somme eventualmente gi accreditate, fatto salvo il risarcimento di eventuali ulteriori danni. 45 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori un nuovo contratto Nel caso in cui un contratto gi stipulato si interrompa per causa non imputabile allUniversit/Ente/Istituto/Societ/ecc. cui afferisce lunit di ricerca (ad esempio, per dimissioni del ricercatore contrattualizzato), deve essere stipulato, con altro ricercatore, un nuovo contratto di durata almeno pari al periodo residuo rispetto allobbligo imposto dal Regolamento FIRB del 26 marzo 2004 (triennale per giovani ricercatori). Nel caso in cui un contratto gi stipulato venga trasformato, per volont delle parti, in contratto a tempo determinato, la durata complessiva dei contratti dovr rispettare i limiti temporali imposti dal citato Regolamento FIRB. La trasformazione in contratto a tempo indeterminato sempre consentita. 46 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori Vincoli di durata, di et e di costo: oltre al controllo sullimporto complessivo dei contratti stipulati, il Regolamento FIRB del 26 marzo 2004 obbliga il MIUR a verificare anche il rispetto delle seguenti ulteriori condizioni: a tempo pienotre anni i contratti con giovani ricercatori debbono prevedere un impegno a tempo pieno e non possono avere una durata inferiore ai tre anni laureati che rispettino i limiti di et eventualmente stabiliti dal bando essi debbono inoltre essere stipulati con laureati che rispettino i limiti di et eventualmente stabiliti dal bando 47 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori livelli retributivi minimi, esclusivamente nel caso di utilizzo del I livelli retributivi minimi, esclusivamente nel caso di utilizzo del contratto COCOCO, contratto COCOCO, debbono essere compresi nei limiti seguenti: assegno di ricerca importo non inferiore allassegno di ricerca per i laureati di et non superiore ai 32 anni ricercatore universitario confermatoprofessore associato confermato importo compreso tra la retribuzione del ricercatore universitario confermato ed il professore associato confermato per i laureati con documentata esperienza almeno triennale nel settore della ricerca scientifica e tecnologica, ed i titolari di dottorato di ricerca o di altro titolo di formazione post-laurea equipollente 48 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori Esempio: Costo progetto 200.000 euro (160.000 ricerca + 40.000 contratti per giovani ricercatori) contributo MIUR definito in sede di approvazione del progetto: 152.000 euro (=70% di euro 160.000+100% di euro 40.000) importo dei contratti stipulati al termine del progetto: 40.000 euro importo delle spese sostenute al termine del progetto: 190.000 euro (160.000 ricerca + 30.000 contratti per giovani ricercatori) contributo MIUR riconosciuto a consuntivo: 142.000 euro (=70% di euro 160.000+100% di euro 30.000) 49 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni nuovo acquisto In questa voce debbono essere inserite le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software di nuovo acquisto (non esistenti cio presso la singola unit di ricerca alla data della decorrenza dellammissibilit delle spese, fissata nel decreto di approvazione) e nuovi di fabbrica, limitatamente alle quote impiegate per lo svolgimento dellattivit oggetto del progetto. 50 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni Ammissibilit del costo per intero grandi infrastrutture centri di alta qualificazione per i progetti di cui allart. 7 del Regolamento FIRB del 26 marzo 2004, aventi come finalit il potenziamento di grandi infrastrutture di ricerca ovvero la costituzione, il potenziamento e la messa in rete di centri di alta qualificazione scientifica anche su scala internazionale (svolgimento di pi progetti di ricerca in un arco temporale non limitato alla durata di un singolo progetto) obsolete per i progetti di cui allart. 6 del Regolamento FIRB del 26 marzo 2004 (aventi come finalit lo svolgimento di progetti di ricerca di base), ma solo nel caso in cui le stesse, al termine del progetto, risultino obsolete dal punto di vista scientifico ovvero non pi utilmente utilizzabili n per attivit di ricerca, n a fini produttivi. In tal caso, peraltro, alla rendicontazione deve essere allegata apposita dichiarazione sottoscritta dal responsabile dellunit di ricerca. 51 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni Ammissibilit del costo in quota parte (in tutti gli altri casi) il costo da imputare al progetto (importo di fattura -netto o lordo IVA- pi imballo, trasporto, installazione ed eventuali dazi doganali) si ricava con lapplicazione della seguente formula: C = (M/T) x F mesi diutilizzo effettivo M = mesi di utilizzo effettivo dellattrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nellambito del progetto tempo di deprezzamento T = tempo di deprezzamento pari a 36 mesi costo F = costo dellattrezzatura o strumentazione o prodotto software indicato in fattura Nel caso in cui le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software siano utilizzati contemporaneamente anche in altri progetti, il costo come sopra determinato dovr essere ulteriormente corretto, sempre in linea generale, come segue: Q = C x P percentuale di utilizzo dove P rappresenta la percentuale di utilizzo dellattrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nel progetto di ricerca. 52 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni esclusivamente i canoni Leasing: per le attrezzature e strumentazioni in leasing, sono ammessi esclusivamente i canoni relativi al periodo di utilizzo (e per la percentuale di utilizzo), limitatamente alla quota capitale delle singole rate pagate, e pertanto con lesclusione di tutti gli oneri amministrativi, bancari e fiscali. clausola di riacquisto Il contratto di leasing deve inoltre prevedere esplicitamente una clausola di riacquisto, ovvero un periodo di leasing pari alla vita utile del bene oggetto del contratto. 53 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Stages e missioni allestero (fino al Bando 2012) Costi riconosciuti solo per docenti, ricercatori, tecnici effettivamente partecipanti al progetto, ed il cui impegno temporale risulti pertanto attestato nellambito della rendicontazione della voce di spesa personale (voci A e C del presente documento). Possono essere riconosciute le spese per il trasporto (viaggio di andata e ritorno), le spese per il soggiorno (pernottamenti e ristoranti), le diarie, le spese per liscrizione a corsi, congressi, ecc. e le spese per lacquisto del materiale scientifico e didattico. responsabile Necessaria lautorizzazione del responsabile dellunit di ricerca 54 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Servizi di consulenza e simili In questa voce debbono essere rendicontate tutte le attivit commissionate dallunit di ricerca e svolte da altri soggetti, ricadenti nelle fattispecie seguenti: Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche, rese da persone fisiche o da qualificati soggetti con personalit giuridica privati o pubblici, regolate da apposito atto d'impegno giuridicamente valido. Il loro costo sar determinato in base alla fattura/parcella Possono essere rendicontate sotto tale voce anche le spese relative ai rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici purch preventivamente autorizzate e/o richieste dal responsabile dellunit di ricerca e ci anche nel caso in cui la consulenza scientifica venga prestata a titolo gratuito (visiting professors). 55 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Servizi di consulenza e simili Possono essere rendicontate altres: Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da persone fisiche o da soggetti aventi personalit giuridica. Il loro costo sar determinato in base alla fattura Acquisizione di brevetti, know-how, diritti di licenza (comprese licenze software). Il loro costo sar determinato in base alla fattura Opere edili ed impiantistiche, limitatamente agli adeguamenti, ai restauri ed alle ristrutturazioni di modesto importo ed effettivamente indispensabili per le finalit del progetto approvato. Il loro costo sar determinato in base alla fattura 56 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Altri costi di esercizio (dal Bando 2013 anche missioni allestero) In questa voce debbono essere rendicontate le spese per lacquisto di materie prime, componenti, semilavorati, materiali di consumo specifico (per esempio reagenti), per colture ed allevamento (ad esempio per ricerche di interesse agrario), oltre a quelle per lacquisto di attrezzature e strumentazioni o prodotti software utilizzati per la realizzazione di prototipi e/o impianti pilota. Il loro costo viene determinato in base alla fattura, che deve fare chiaro riferimento al costo unitario del bene fornito, pi eventuali dazi doganali, trasporto ed imballo, senza alcun ricarico per spese generali. 57 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Altri costi di esercizio Costi non ammissibili Costi non ammissibili: non possono rientrare invece in questa voce, in quanto gi compresi nel forfait delle spese generali, i costi dei materiali minuti necessari per la funzionalit operativa (attrezzi di lavoro, minuteria metallica ed elettrica, articoli per la protezione del personale, come guanti, occhiali, ecc., CD e simili per computer, carta per stampanti, vetreria di ordinaria dotazione, mangimi, lettiere e gabbie per il mantenimento di animali da laboratorio ecc.) 58 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Indicazioni generali Impegni: Impegni: i costi devono derivare da atti giuridicamente vincolanti (contratti, lettere di incarico, ecc.) da cui risulti chiaramente loggetto della prestazione o fornitura, il suo importo, la sua pertinenza al progetto. Ammissibilit di mobili, arredi ed opere edili: non sono riconosciuti in nessun caso i costi relativi a mobili ed arredi, mentre gli interventi di adeguamento edilizio possono essere riconosciuti solo nel caso di modesti interventi effettivamente indispensabili per le finalit del progetto approvato. 59 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Modalit di rendicontazione e di verifica La rendicontazione intermedia deve essere effettuata per via telematica ed a scadenze periodiche su modulistica predisposta dal Ministero Viene esaminata da un esperto scientifico e dalla Commissione FIRB (per le necessarie verifiche in termini di pertinenza), nonch dallUfficio (per la congruit ed ammissibilit) La rendicontazione finale deve essere effettuata al termine del progetto per via telematica e sulla stessa modulistica predisposta dal Ministero Anchessa viene esaminata dallesperto scientifico e dalla Commissione FIRB, nonch dallUfficio 60 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Modalit di rendicontazione e di verifica Adempimenti a carico delle singole unit di ricerca Ogni unit di ricerca tenuta a presentare la rendicontazione dei costi A tale scopo il MIUR, attraverso il CINECA ed allapprossimarsi di ogni scadenza, fa pervenire al responsabile dellunit di ricerca una e-mail con la quale comunica il periodo temporale entro il quale il responsabile dellunit di ricerca deve provvedere ad effettuare la propria rendicontazione Adempimenti a carico del coordinatore Ogni coordinatore tenuto a presentare (annualmente ed al termine del progetto) la relazione sulle attivit completate nel periodo in esame. A tale scopo il MIUR, attraverso il CINECA ed allapprossimarsi di ogni scadenza, fa pervenire al coordinatore una e-mail con la quale comunica il periodo temporale entro il quale il coordinatore dovr provvedere ad effettuare la propria relazione 61 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - PRIN 2009 Procedure di INTERNAL AUDIT 62 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR - PRIN 2009 e FIRB non scaduti AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Normativa Decreto Ministeriale 19 marzo 2010 n. 51 Bando PRIN 2009 Procedure per il finanziamento dei Progetti di Ricerca di Interesse Nazionale Saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti PRIN a partire dal Bando 2009 Circolare ministeriale prot. 661/2012 Progetti FIRB Nuove Modalit di verifica Saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti FIRB non ancora conclusi 63 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR PRIN 2009 e FIRB non scaduti Calendario scadenze: PRIN Bando 2009 Termine dei progetti: 17 ottobre 2013 FIRB progetti non scaduti il 4 maggio 2012 Scadenza differente per ogni progetto (UNIMI a partire dal Bando Rete nazionale 2007: 24 marzo 2013) 64 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Normativa I LIVELLO Per la necessaria attestazione di conformit alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative, ogni rendicontazione altres assoggettata ad appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture degli Atenei ovvero ad apposita certificazione rilasciata dal competente Collegio dei Revisori. II LIVELLO Il Ministero proceder a verifiche a campione delle rendicontazioni, richiedendo alle Universit interessate le relative documentazioni contabili e riservandosi ladozione dei pi opportuni provvedimenti in caso di accertata difformit delle rendicontazioni rispetto alle norme di legge e/o regolamentari. In ogni caso dovr essere assicurato il criterio delladeguatezza del campione (non meno del 10% dei progetti finanziati per un importo almeno pari al 10% del finanziamento ministeriale), assicurando al contempo lesistenza di un numero minimo di verifiche per ogni ateneo e per ogni area scientifica 65 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 AUDIT E CONTROLLI INTERNI attenzione! Divieto dell'utilizzo delle risorse PRIN per la corresponsione, anche mediante l'utilizzo delle risorse relative alla voce "spese generali", di premi e/o indennit di qualsiasi tipo al personale dipendente partecipante al progetto. La rendicontazione effettuata dai Responsabili di unit e dal Coordinatore scientifico (che, in qualit di pubblici ufficiali ne attestano la veridicit a tutti gli effetti di legge), nel rispetto del "criterio di cassa" e mediante apposita procedura telematica, entro 60 giorni dalla conclusione del progetto. TUTTI I PROGETTI SARANNO SOTTOPOSTI AD AUDIT DI PRIMO LIVELLO 66 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Sanzioni L'accertamento da parte del MIUR di violazioni di norme di legge e/o regolamentari sulle singole rendicontazioni, ferme restando le responsabilit civili e penali, comporta: l'automatica esclusione dai successivi bandi PRIN (per un periodo di 5 anni dalla data dell'accertamento) del responsabile di unit L'accertamento da parte del MIUR di frequenti irregolarit negli audit o di ripetute violazioni di norme di legge e/o regolamentari sul complesso delle rendicontazioni prodotte dalla singola universit comporta: l'esclusione dell'universit dai successivi bandi PRIN per un periodo di 5 anni dalla data dell'accertamento 67 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Procedura di rendicontazione Il Dipartimento assiste il responsabile scientifico di unit per tutto ci che concerne la parte amministrativo-contabile, al fine di effettuare un primo screening in merito allammissibilit delle spese ed allosservanza delle procedure regolamentari. Nella fattispecie, il Dipartimento interviene nelle fasi 2, 3 e 4 della procedura di chiusura del rendiconto di seguito indicata: 68 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Fase 1 Rendicontazione del responsabile scientifico Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto (secondo quanto previsto dallart. 7, comma 3 del D.M. n. 51/2010/Ric) il responsabile di unit procede con la compilazione del rendiconto e con la prima chiusura telematica dello stesso. In questa fase il responsabile scientifico tenuto - cliccando su un apposito quadratino in calce al rendiconto a dichiarare la pertinenza delle spese sostenute al progetto di ricerca. Successivamente alla chiusura del rendiconto, sar consentito laccesso ai dati inseriti al Dipartimento (nella persona del Responsabile amministrativo) ed agli Uffici di ricerca dellAteneo, ma non ancora al MIUR. 69 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Fase 2 Verifica del responsabile amministrativo Entro i successivi 15 giorni dalla chiusura del rendiconto, il responsabile amministrativo (indicato dal responsabile scientifico in fase di rimodulazione dei costi) ha la possibilit di segnalare telematicamente al responsabile di unit tramite apposita procedura Cineca eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati, al fine di consentirne la modifica. Nel caso in cui il responsabile amministrativo non rilevi errori e/o imprecisioni dar una conferma di chiusura al consuntivo, che verr chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR. In questo caso si passa direttamente alla fase 4. 70 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Fase 3 Correzioni da parte del responsabile di unit Nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del rendiconto viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del responsabile di unit; Si avvia, in sostanza, una procedura di modifica telematica del rendiconto da parte del responsabile di unit, sulla base delle segnalazioni pervenute ed entro il termine di 15 giorni; Solo a modifiche avvenute, il responsabile amministrativo dar una conferma di chiusura al consuntivo che verr chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR; in caso di mancata modifica entro il termine prestabilito, si passa direttamente alla fase 4. 71 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Fase 4 Chiusura automatica del rendiconto Alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica da parte del responsabile di unit, si verifica la chiusura automatica del rendiconto, con levidenza delle segnalazioni formulate dal responsabile amministrativo, che saranno visibili sia sul sito degli uffici di ricerca sia sul sito riservato del MIUR. La procedura sopra descritta, dovr essere completata, pertanto, entro 60+30 giorni dalla conclusione del progetto. 72 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 CONTENUTO DELLE RENDICONTAZIONI Ogni rendicontazione dovr essere effettuata su apposita modulistica messa a disposizione dal CINECA e consister in una dettagliata elencazione delle spese sostenute, distinte per voce di spesa (fatta eccezione per le spese generali, che saranno calcolate automaticamente in ragione del 60% del costo rendicontato per il personale). Si ricorda che i costi relativi alle voci di spesa A.1, A.2 e A.3 rientrano nellambito del cofinanziamento che ogni unit di ricerca dovr assicurare. In calce a ogni rendiconto il responsabile scientifico e il responsabile amministrativo dovranno sottoscrivere telematicamente (cliccando su appositi quadratini) le seguenti dichiarazioni: 73 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 DICHIARAZIONI PER LE VOCI DI SPESA Per tutto il personale: Dichiarazione del responsabile scientifico relativa alleffettivo impegno sul progetto di tutto il personale dipendente e non dipendente rendicontato o impiegato nel progetto Per il personale non dipendente gi arruolato prima della data di approvazione del PRIN (A.3): Dichiarazione del responsabile scientifico relativa allesclusivo utilizzo di fondi liberi, cio di fondi propri diversi dai fondi PRIN e da altri fondi specifici per il finanziamento di progetti Per le altre voci di spesa: Dichiarazione del responsabile scientifico relativa alleffettivo utilizzo nel progetto e per il progetto delle attrezzature, delle consulenze, dei materiali di consumo rendicontati Per il criterio di cassa: Dichiarazione del responsabile amministrativo relativa allavvenuta effettuazione delle spese 74 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Rendicontazione PRIN 2009 Inoltre, ciascuna unit di ricerca, dovr completare una TASCA INFORMATICA nella quale il responsabile amministrativo dovr inserire, mediante copia scansita, i seguenti documenti: Personale non dipendente gi arruolato prima della data di approvazione del PRIN (A.3) Copia scansita del contratto Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto (A.4) Copia scansita del contratto Attrezzature, strumentazioni e prodotti software (C) Copia scansita delle fatture di importo superiore a 5.000 Servizi di consulenza e simili (D) Copia scansita delle fatture di importo superiore a 5.000 Altri costi di esercizio (E) Copia scansita dellautorizzazione alla missione 75 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo interno Il controllo delle rendicontazioni da parte degli audit interni dovr avvenire entro 6 mesi dalla chiusura del rendiconto. Il bando prevede che tutte le rendicontazioni relative a tutti i progetti siano assoggettate agli audit, mentre per il MIUR prevista la possibilit del controllo a campione (nel limite minimo del 10%). Nellambito degli audit, da effettuare a tappeto, peraltro possibile procedere mediante campionatura delle spese sostenute, tranne che per le voci Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C) e Servizi di consulenza e simili (D), per le quali invece necessario il controllo totale delle fatture. 76 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo interno A.1 Personale dipendente: campionatura 100% costo totale Acquisizione della dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (Divisione Stipendi e carriere del personale) A.2 Personale dipendente da altri Enti /Atenei: camp. min. 30% costo Autocertificazione del Responsabile di unit in merito allimpegno dedicato effettivamente al progetto. Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (dellaltro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non superamento del monte ore complessivo A.3 Personale non dipendente: campionatura 100% costo totale Copia conforme di contratto o lettera di incarico per il progetto. Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa 77 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo interno A.4 Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto: campionatura 100% costo totale Bando di concorso Copia conforme di contratto o lettera dincarico per il progetto, con lindicazione delloggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attivit da svolgere, delle eventuali modalit di esecuzione e con leventuale indicazione della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa dellavvenuto pagamento B Spese generali: non sono necessari controlli 78 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo interno C Attrezzatura, strumentazione e prodotti software: controllo totale Copia conforme fatture Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto) Mandati di pagamento Dichiarazione del responsabile di unit sulla percentuale di utilizzo dellattrezzatura sul progetto Qualora lattrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con lente ospitante D Servizi di consulenza e simili: controllo totale Contratti/lettera di incarico con lindicazione delle attivit da svolgersi e del periodo in cui devono essere svolte Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture/ricevute compensi (copia conforme se importi superiori a 5.000) Mandati di pagamento 79 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo interno E Altri costi di esercizio: campionatura min. 10% titoli di spesa per almeno 30% costo totale Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture (copia conforme di tutte le fatture di importo superiore ad 5.000) Mandati di pagamento per le missioni: - Copia conforme di tutti i moduli di richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione - Lettera dincarico o modulo missione, a firma del responsabile di unit, che autorizza la specifica missione e specifichi i motivi scientifici che rendono necessaria la missione nonch la durata della missione stessa. - Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle spese sostenute presenti e correttamente tenute - Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti, ecc, - Mandati di pagamento 80 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo interno In ogni caso, al termine della procedura di audit, la struttura competente, per il tramite degli uffici ricerca, dovr rilasciare al MIUR le seguenti dichiarazioni, che confluiranno nella tasca informatica del progetto: Dichiarazione scannerizzata degli avvenuti controlli e della veridicit dei rendiconti Dichiarazione scannerizzata di conformit alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative Dichiarazione scannerizzata in ordine alle eccezioni rilevate in sede di audit, con elencazione delle stesse Dichiarazione scannerizzata in merito allaccettabilit complessiva del rendiconto, con eventuale motivata proposta di stralci 81 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 Attivit di controllo del MIUR Disponendo del rendiconto (comprensivo della tasca informatica), e quindi di tutte le copie scannerizzate dei contratti, delle fatture superiori ai 5.000 euro e delle dichiarazioni rilasciate dalla competente struttura di audit, il MIUR proceder alleffettuazione dei controlli a campione di propria competenza, anche con verifiche in loco. Il calendario delle visite in loco sar definito tempestivamente (previa definizione del campione da assoggettare a verifica), con un preavviso di almeno 30 giorni, e inviato a tutti gli uffici ricerca, affinch quelli interessati possano predisporre per tempo la documentazione necessaria, costituita da: Originali delle dichiarazioni rilasciate dalla struttura di internal audit Dichiarazioni relative al costo annuo lordo Originali o copie conformi dei contratti relativi al personale di voce A.3 e A.4 Originali o copie conformi delle fatture di importo superiore ai 5.000 euro Originali o copie conformi delle autorizzazioni a missione 82 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 In definitiva il Dipartimento dovr: 1)Chiudere il rendiconto, con dichiarazioni relative 2)Riempire la tasca informatica 3) Preparare un faldone per ciascun progetto, contenente le copie documentali previste per il controllo interno (slide 77 e ss.): si raccomanda di archiviare copia di tutta la documentazione relativa al 100% di ogni voce del progetto 83 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti MIUR Circolare Prot. N. 661/Segr/DGR/12 del 4 maggio 2012: Come noto, il D.L. 9 febbraio 2012, n. 5 convertito con modificazioni dalla Legge 4 aprile 2012, n 35, ha stabilito allart. 31 comma 1 quanto segue: Nelle more del riordino del sistema di valutazione, al fine di assicurare la semplificazione e laccelerazione delle procedure di gestione dei progetti di ricerca di base, le verifiche scientifiche, amministrative e contabili relative ai risultati e alle attivit dei progetti sono effettuate esclusivamente al termine degli stessi. Il costo delle valutazioni scientifiche ex post grava per intero sui fondi destinati al finanziamento dei progetti, nel rispetto di quanto previsto dallarticolo 21, comma 3, della Legge 30 dicembre 2010, n. 240, senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica. Le procedure di verifica di cui alla Lettera Circolare Prot. n. 1106 dell8 luglio 2005 debbono intendersi pertanto superate, anche alla luce della prossima abolizione della Commissione di valutazione di cui allart. 3 del D.M. 26 marzo 2004, n. 378/Ric. (Commissione FIRB), prevista, con lentrata in vigore della Legge 30 dicembre 2010, n. 240, art. 21, allatto della nomina del Comitato Nazionale dei garanti della Ricerca (CNGR). Nellottica di semplificazione perseguita dal D.L. 9 febbraio 2012, n. 5 convertito con modificazioni dalla Legge 4 aprile 2012, n 35, pertanto necessario adeguare le procedure di verifica dei progetti FIRB anche tenendo conto (per motivi di omogeneit) di quanto gi stabilito nei recenti bandi PRIN, sia pure con gli adeguamenti resi indispensabili dalla diversit dei due strumenti finanziari. 84 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Progetti gi conclusi alla data della presente circolare e per i quali non stato ancora erogato lintero contributo a) Rendiconti intermedi Le modalit di erogazione previste nei decreti di ammissione a contributo per le annualit intermedie sono da ritenersi abrogate alla luce delle nuove disposizioni normative; pertanto il MIUR proceder al pagamento in unica soluzione delle predette annualit. b) Rendiconti finali b.1) Verifiche scientifiche Restano affidate agli stessi esperti scientifici gi designati, che opereranno esclusivamente per via telematica e sulla base della apposita modulistica gi predisposta. 85 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti b.2) Verifiche amministrativo/contabili Il MIUR proceder alla verifica dufficio di tutta la documentazione inviata con la rendicontazione contabile finale. Inoltre allo scopo di garantire un maggiore livello di approfondimento, per le unit di ricerca con contributo superiore ad 500.000, il MIUR proceder alla nomina di apposite Commissioni di accertamento finale di spesa per la verifica, anche in loco, dei costi sostenuti, secondo i seguenti criteri: Unit di ricerca appartenenti a universit, enti pubblici di ricerca e altri soggetti titolari di conti di tesoreria: a) Unit di ricerca con un contributo approvato rientrante tra 500.000 e 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 10% delle unit di ricerca, con particolare riguardo ai progetti di pi recente ultimazione; b) Unit di ricerca con un contributo approvato superiore a 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 20% delle unit di ricerca, con particolare riguardo ai progetti di pi recente ultimazione. 86 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Unit di ricerca appartenenti ad altri soggetti a) Unit di ricerca con un contributo approvato rientrante tra 500.000 e 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 20% delle unit di ricerca, con particolare riguardo ai progetti di pi recente ultimazione; b) Unit di ricerca con un contributo approvato superiore a 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per tutte le unit di ricerca. 87 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Progetti in corso alla data della presente circolare o progetti ancora da avviare Per i progetti ancora da avviare, allatto della stesura delle rimodulazioni iniziali, dovr essere indicato anche il nominativo di un Responsabile Amministrativo (sostituibile in qualsiasi momento, durante lesecuzione del progetto, senza alcuna necessit di preventiva autorizzazione ministeriale), i cui compiti (all. 1 della circolare 4 maggio 2012) sono del tutto assimilabili a quanto previsto per il PRIN. Per i progetti gi in corso, il nominativo sar indicato invece direttamente in sede di rendiconto, e potr, anche in questo caso, cambiare in qualsiasi momento, senza alcuna necessit di preventiva autorizzazione ministeriale. Rendiconti intermedi a.1) Unit di ricerca per le quali risulta erogato lintero contributo in unica soluzione anticipata Il MIUR proceder ad una prima analisi delle rendicontazioni annuali, corredate di una dichiarazione, redatta secondo apposita modulistica (all. n. 2), contenente anche lindicazione del Responsabile Amministrativo del beneficiario, segnalando eventuali manifeste irregolarit rispetto alle norme di legge e regolamentari, ed alle disposizioni e procedure amministrative. 88 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Il MIUR informer il soggetto beneficiario delle eventuali irregolarit riscontrate, anche al fine di consentire a tale soggetto il corretto adempimento delle attivit di propria competenza di cui al successivo punto b.2. a.2) Unit di ricerca per le quali prevista lerogazione del contributo in pi rate Il MIUR proceder ad una prima analisi delle rendicontazioni annuali, corredate di una dichiarazione, redatta secondo apposita modulistica (all. n. 2), contenente anche lindicazione del Responsabile Amministrativo, segnalando eventuali manifeste irregolarit rispetto alle norme di legge e regolamentari, ed alle disposizioni e procedure amministrative e procedendo nel contempo, a titolo puramente cautelativo, ad una decurtazione dei contributi commisurata alle spese palesemente non ammissibili. Anche in tale caso, il MIUR informer il soggetto beneficiario delle eventuali irregolarit riscontrate, anche al fine di consentire a tale soggetto il corretto adempimento delle attivit di propria competenza di cui al successivo punto b.2. 89 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Rendiconti finali b.1) Verifiche scientifiche Saranno affidate ad esperti scientifici, che opereranno esclusivamente per via telematica e sulla base di apposita modulistica. b.2) Verifiche amministrativo/contabili Per la necessaria attestazione di conformit alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative, ogni rendicontazione finale dovr essere assoggettata, per gli atenei, per gli enti pubblici di ricerca e per altri soggetti titolari di conti di tesoreria infruttiferi, ad appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture, mentre per tutti gli altri soggetti potr farsi ricorso anche ad appositi audit effettuati dal competente collegio dei revisori, ovvero da soggetti terzi (societ di revisione). I contenuti delle attivit di audit sono dettagliatamente illustrati nellallegato n. 3. 90 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Il MIUR proceder alla verifica dufficio di tutta la documentazione di seguito elencata ed inviata per via telematica unitamente alla rendicontazione contabile finale: Dichiarazione redatta secondo apposita modulistica (allegato n. 2), con lindicazione, da parte del beneficiario, del nominativo del Responsabile Amministrativo Dichiarazioni rilasciate dalla struttura di audit, secondo modulistica appositamente predisposta (allegato n. 4); Copia dei contratti relativi al personale di voce A.2 e voce C; Copia delle fatture di importo superiore ad 5.000. Allo scopo di garantire un maggiore livello di approfondimento, il MIUR proceder inoltre alla nomina di apposite Commissioni di accertamento finale per la verifica, presso la struttura di audit, dei costi sostenuti dalle singole unit di ricerca secondo i seguenti criteri: 91 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Unit di ricerca appartenenti a universit, enti pubblici di ricerca e altri soggetti titolari di conti di tesoreria: a) Unit di ricerca con un contributo approvato rientrante tra 500.000 e 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 10% delle unit di ricerca, definito, su base trimestrale, tenendo conto principalmente dei soggetti beneficiari per i quali siano stati incontrati, nei rendiconti intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarit; b) Unit di ricerca con un contributo approvato superiore a 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 20% delle unit di ricerca, definito, su base trimestrale, tenendo conto principalmente dei soggetti beneficiari per i quali siano stati incontrati, nei rendiconti intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarit. 92 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Unit di ricerca appartenenti ad altri soggetti: a) Unit di ricerca con un contributo approvato rientrante tra 500.000 e 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 20% delle unit di ricerca, definito, su base trimestrale, tenendo conto principalmente dei soggetti beneficiari per i quali siano stati incontrati, nei rendiconti intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarit; b) Unit di ricerca con un contributo approvato superiore a 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per tutte le unit di ricerca. 93 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti In definitiva, quindi, ed in modo del tutto simile a quanto previsto per il PRIN 94 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Modalit di rendicontazione e di verifica: Responsabile amministrativo Il Responsabile Amministrativo (R.A.) assiste il responsabile scientifico di unit per tutto ci che concerne la parte amministrativo-contabile, al fine di effettuare un primo screening in merito allammissibilit delle spese e allosservanza delle procedure regolamentari. Nella fattispecie, il ruolo del R.A. riveste particolare importanza allatto della chiusura del rendiconto finale 95 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit interni FIRB Il controllo delle rendicontazioni finali da parte delle strutture di audit dovr avvenire entro 3 mesi dalla chiusura del rendiconto. In particolare, a partire dalla conclusione del progetto: - entro 60 gg.: il responsabile scientifico chiude il rendiconto - entro 30 gg.: il responsabile amministrativo verifica il rendiconto chiuso - entro 3 mesi: lunit di internal audit conduce le verifiche e certifica le spese sostenute 96 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit interni FIRB Tutte le rendicontazioni finali relative a tutti i progetti sono assoggettate ad audit, mentre per il MIUR prevista la possibilit del controllo a campione. Nellambito degli audit, da effettuare a tappeto, peraltro possibile procedere mediante campionatura delle spese sostenute, con esclusione delle voci Attrezzature, strumentazione e prodotti software (D) Servizi di consulenza e simili (F), per le quali previsto il controllo totale delle fatture. 97 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Modalit di rendicontazione e di verifica FIRB Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto deve essere completata la compilazione del rendiconto da parte del responsabile di unit, con prima chiusura telematica dello stesso (con particolare riferimento agli aspetti di pertinenza delle spese sostenute, mediante dichiarazione che il responsabile scientifico di unit tenuto a confermare cliccando su un apposito quadratino in calce al rendiconto); successivamente alla chiusura del rendiconto sar consentito laccesso ai dati inseriti al R.A. (e agli Uffici di ricerca degli Atenei), ma non ancora al MIUR. Il R.A. potr visualizzare anche le segnalazioni di manifesta irregolarit inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei rendiconti intermedi 98 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Modalit di rendicontazione e di verifica FIRB entro i successivi 15 giorni, verifica della correttezza dei dati inseriti da parte del R.A., il quale ha la possibilit di segnalare telematicamente al responsabile di unit (attraverso idonea procedura attivata dal CINECA) eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati nel rendiconto finale, al fine di consentirne la modifica; nel caso in cui il R.A. non rilevi errori e/o imprecisioni dar una conferma di chiusura al consuntivo che verr chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR. Allatto della conferma di chiusura, il R.A. tenuto altres ad esprimere un proprio sintetico parere sulle segnalazioni di manifesta irregolarit inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei rendiconti intermedi. 99 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Modalit di rendicontazione e di verifica FIRB nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del rendiconto finale viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del responsabile di unit; si avvia, in sostanza, una procedura di modifica telematica del rendiconto da parte del responsabile di unit, sulla base delle segnalazioni pervenute ed entro il termine di 15 giorni. Solo a modifiche avvenute, il R.A. dar una conferma di chiusura al consuntivo che verr chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR. Allatto della conferma di chiusura, il R.A. tenuto altres ad esprimere un proprio sintetico parere sulle segnalazioni di manifesta irregolarit inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei rendiconti intermedi. In caso invece di mancata modifica entro il termine prestabilito, si passa direttamente al punto 4 100 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Modalit di rendicontazione e di verifica FIRB chiusura automatica del rendiconto alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica da parte del responsabile di unit. In tal caso il rendiconto sar chiuso con levidenza delle segnalazioni formulate dal R.A., che dovranno essere visibili sia sul sito degli uffici di ricerca sia sul sito riservato del MIUR. La procedura sopra descritta, dovr essere completata, pertanto, entro 60+30 giorni dalla conclusione del progetto. 101 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB Controlli a cura della unit di internal audit (all. 3) Personale dipendente - Campionatura: 30% costo totale Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa Personale dipendente da altri soggetti - Campionatura: 30% costo totale Autocertificazione del Responsabile di unit in merito allimpegno dedicato effettivamente al progetto. Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (dellaltro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non superamento del monte ore complessivo Personale non dipendente pagato con altri fondi - Campionatura: 30% del numero totale per almeno il 50% della spesa Contratto o lettera di incarico per il progetto Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa 102 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB Controlli a cura della unit di internal audit (all. 3) Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto - (Campionatura: 100% della spesa) Bando di concorso, se previsto Contratto o lettera dincarico per il progetto, con lindicazione delloggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attivit da svolgere, delle eventuali modalit di esecuzione e con leventuale indicazione della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa dellavvenuto pagamento 103 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB Controlli a cura della unit di internal audit (all. 3) Attrezzature, strumentazione e prodotti software - controllo totale Fatture Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto) Mandati di pagamento Dichiarazione del responsabile di unit sulla percentuale di utilizzo dellattrezzatura sul progetto Qualora lattrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con lente ospitante Stages e missioni allestero almeno il 10% dei titoli di spesa, per almeno il 30% del costo totale Moduli di richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione Lettera dincarico o modulo missione, a firma del responsabile scientifico di unit, che autorizza la specifica missione e specifichi i motivi scientifici che rendono necessaria la missione nonch la durata della missione stessa. Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle spese sostenute presenti e correttamente tenute Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc, Mandati di pagamento 104 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB Controlli a cura della unit di internal audit (all. 3) Servizi di consulenza e simili - controllo totale Contratti/lettera di incarico con lindicazione delle attivit da svolgersi e del periodo in cui devono essere svolte Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture/ricevute compensi Mandati di pagamento 105 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB Controlli a cura della unit di internal audit (all. 3) Altri costi di esercizio - Campionatura: almeno il 10% dei titoli di spesa per almeno il 30% del costo totale Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture (copia di tutte le fatture di importo superiore a 5.000) Mandati di pagamento 106 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit PRIN 2009 In definitiva il Dipartimento dovr: 1)Chiudere il rendiconto, con dichiarazioni relative 2) Preparare un faldone per ciascun progetto, contenente le copie documentali previste per il controllo interno (slide 102 e ss.): si raccomanda di archiviare copia di tutta la documentazione relativa al 100% di ogni voce del progetto 107 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit PRIN 2009 e FIRB non terminati Composizione dellunit di internal audit La composizione dellUnit centrale di AUDIT dovr prevedere necessariamente numerose competenze differenti al suo interno: La proposta prevede 3 unit di ciascuna delle seguenti Divisioni: Divisione Servizi per la Ricerca Divisione Contabilit Generale Divisione Stipendi e Carriere del personale N.ro 3 Responsabili amministrativi 108 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR Internal Audit FIRB non scaduti Audit PRIN 2009 e FIRB non terminati Competenze ed attivit dellunit di internal audit Consulenza alle strutture di ricerca per gli aspetti relativi alla rendicontazione dei progetti Attivit di controllo dei rendiconti Visite on site Disseminazione delle conoscenze esposte sopra presso tutti gli attori della Ricerca. Attivit di formazione verso responsabili amministrativi e non delle strutture decentrate su budget, gestione e rendicontazione dei progetti di ricerca. Attivit di informazione su web. Pubblicazione di linee guida di gestione e rendicontazione dei progetti (es. PRIN, FIRB, CE..). Attivit di aggiornamento tramite e-mail e seminari verso i responsabili amministrativi delle strutture decentrate in ordine alle novit sulla rendicontazione dei progetti. 109 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR - PRIN 2009 e FIRB non scaduti Grazie per lattenzione! RIFERIMENTI Divisione Servizi per la Ricerca Ufficio Auditing e Consulenza Contabile progetti Aurora Altomare Raffaella Caporaso Gerardo D'Errico Maurizio Santoro Bruno Zampaglione e-mail: [email protected]@unimi.it tel +39.02.503.12051-12089-12054-12275 fax +39.02.503.12026 110 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio Santoro Bando MIUR – PRIN 2009 Università degli Studi...

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