Post on 29-Jun-2015
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
UNIT PENGAJIAN LUAR KAMPUS
UNIVERSITI UTARA MALAYSIA
TUGASAN 1
MENINGKATKAN TAHAP PENGURUSAN
DALAM PERKHIDMATAN SERTA ORGANISASI PDRM
BPMN 1013
PENGANTAR PENGURUSAN
DISEDIAKAN UNTUK:
MOHD. FAISAL b. HJ ABAS
DISEDIAKAN OLEH :
NAMA :
NO MATRIK :
PUSAT : KUALA LUMPUR
0 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
KANDUNGAN
1 PENDAHULUAN 2
2 DEFINASI PENGURUSAN 3
3 PROSES PENGURUSAN
3.1 Perancangan
3.2 Penyusunan
3.3 Pengarahan
3.4 Pengawalan
4
5
5
5
5
4 DEFINISI ORGANISASI
4.1 Organisasi Sebagai Unit Sosial
4.2 Penyatuan Usaha Dan Hubungan Di Kalangan Pekerja
4.3 Ciri-Ciri Organisasi
6
7
7
7
5 RINGKASAN ORGANISASI YANG DIPILIH 9
6 TEORI-TEORI PENGURUSAN YANG BERKAITAN
6.1 Organisasi Birokrasi
10
10
7 CABARAN DALAM PENGURUSAN
7.1 Mengubah Mind Set Kakitangan
7.2 Menerapkan Nilai-Nilai Murni Dan Intergriti Dalam Jabatan
7.3 Tuntutan Pelanggan YangSemakin Kompleks
7.4 Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaian
7.5 Cabaran Teknologi Maklumat
7.6 Kod Etika Kerja Yang Lemah
7.7 Pembangunan Modal Insan
11
11
11
12
12
13
13
14
8 ULASAN AMALAN BERBANDING TEORI
8.1 Perancangan
8.2 Penyusunan
8.3 Pengarahan
8.4 Pengawalan
15
15
15
16
16
9 ULASAN 17
1
0
KESIMPULAN 18
1 RUJUKAN 19
1 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
1
MENINGKATKAN TAHAP PENGURUSAN
DALAM PERKHIDMATAN SERTA ORGANISASI PDRM
1.0 PENDAHULUAN
Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kira sama ada organisasi
itu kecil atau besar, swasta atau badan kerajaan. Fungsi pengurusan bukan saja
merupakan tanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarah tetapi juga
tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian yang berada di dalam organisasi.
Kita pernah mendengar kata-kata seperti "Masalah yang timbul itu adalah dari pihak
pengurusan ". Pernyataan seperti ini dimaksudkan kepada mereka yang menduduki
tingkat atas di dalam organisasi, padahal kelemahan dan masalah yang timbul itu
berpunca dari semua pihak pada peringkat pengurusan.
Kejayaan mengurus sesebuah organisasi boleh diukur dari aspek kecekapan,
keberkesanan, produktiviti dan kualiti produk, dan perkhidmatan yang ditawarkan
oleh organisasi. Kecekapan organisasi boleh diukur dari aspek kuantiti input yang
digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan satu unit pengeluaran atau
perkhidmatan. Contohnya, apabila organisasi berupaya menambahkan bilangan
produk atau perkhidmatan dengan menggunakan kuantiti input yang sama atau
kurang, organisasi tersebut dianggap telah meningkatkan kecekapannya.
Kecekapan juga bermaksud apabila pengurus membuat tugasnya dengan betul.
Keberkesanan boleh diukur dari segi sama ada pengurus membuat kerja yang betul
2 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
dan matlamat organisasi berjaya dicapai. Contohnya, organisasi disifatkan tidak
berkesan apabila ia gagal mencapai matlamatnya disebabkan oleh pelaksanaan
rancangan yang lemah atau kerana kegagalan pihak pengurusan meramal
perubahan persekitaran organisasi dengan lebih tepat.
2.0 DEFINISI PENGURUSAN
Apakah yang dikatakan pengurusan. Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan
sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha
ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai
matlamat organisasi, pengurusan juga boleh didefinisikan sebagai proses
pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi organisasi untuk
mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.
Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari segi bilangan dan jenis
fungsi pengurusan, tetapi kedua-dua definisi itu mengandungi perkataan "proses"
dan "matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalam pengurusan ialah
menjalankan kerja secara sistematik serta memerlukan hubungan tertentu antara
satu aktiviti dengan satu aktiviti yang lain dan apabila aktiviti organisasi itu berjalan
dengan teratur dan berhubung atau membantu antara satu dengan lain, maka
matlamat organisasi itu dapat dicapai. Tanpa pengurusan yang betul, pelbagai
masalah mungkin akan timbul, baik dari segi kewangan, pemprosesan, dan inventori
hinggalah kepada masalah peribadi di kalangan para pekerja.
3 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
Kita pernah mendengar dari media massa tentang beberapa organisasi perniagaan
khususnya, yang telah gagal bukan semata-mata kerana masalah persaingan tetapi
juga disebabkan oleh pergolakan di dalam organisasi itu sendiri seperti tidak ada
persefahaman antara pihak atasan dengan peringkat bawahan, perancangan dan
ramalan yang tidak tepat, pembaziran sumber atau penyusunan struktur yang
mengelirukan.
3.0 PROSES PENGURUSAN
Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi
bergantung kepada cara kita mengelaskan fungsi-fungsi perancangan, penyusunan,
penyelarasan, penstafan, dan pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusan
dibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan, penyusunan, pengarahan,
dan pengawalan.
3.1 Perancangan
Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah
dibuat terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara yang perlu
dipersoalkan adalah seperti berikut:
Tujuan dan objektif ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh
sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi tersebut dan
prestasi yang diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan
keuntungan dan lain-lain. .
4 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
Strategi organisasi, apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas,
organisasi perlu mencari jalan serta strategi untuk mencapai matlamat dan tujuan
seperti yang diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akan
membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi perletakan harga,
perluasan pasaran atau perbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaing
dengan pihak luar. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program
atau projek mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi.
3.2 Penyusunan
Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan. Struktur
organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti pemasaran,
kewangan, pemprosesan dan lain-lain, tingkat atau hierarki autoriti, penyelarasan
melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi
perancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi
dan latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan gaji, upah, dan faedah, program
peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan,
dan program kebajikan dan perkhidmatan kakitangan.
3.3 Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan
dengan teratur dan sempurna dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai
matlamat ini faktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi
perhatian oleh pihak pengurusan.
3.4 Pengawalan
5 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi
organisasi telah dicapai mengikut perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal
pasti dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan
sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi
perhatian dan diawasi
Apabila organisasi telah diwujudkan mengikut keempat-empat ciri seperti yang
diterangkan di atas, masalah yang akan timbul ialah bagaimana organisasi itu harus
diuruskan dengan sempurna, berkesan dan mencapai matlamat yang dirancangkan
sebelum seseorang itu meninjau dengan lebih mendalam tentang konsep
pengurusan secara menyeluruh, eloklah sekiranya kita memahami dengan lebih
jelas tentang organisasi dan ciri-cirinya. Kefahaman yang mendalam tentang
konsep organisasi itu penting kerana pengurusan dan organisasi merupakan satu
hubungan yang tidak dapat dipisahkan. Wujudnya sesebuah organisasi itu sama
ada organisasi kecil atau besar, swasta atau awam memerlukan pengurusan atau
pengendalian aktiviti-aktiviti organisasi .
4.0 DEFINISI ORGANISASI
Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia
yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai
matlamat individu, kumpulan, dan organisasi.
4.1 Organisasi Sebagai Unit Sosial
Apabila organisasi itu dianggap sebagai unit sosial, ini bermakna ia mempunyai
beberapa orang pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk menjalankan
sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu dengan lain
6 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
bagi menyiapkan sesuatu tugas itu. Sekiranya mereka ini menjalankan tugas tanpa
memerlukan perkhidmatan dan kerjasama daripada pihak lain, sudah tentu tugas
yang dijalankan itu tidak dapat disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari
segi masa, kualiti, kuantiti, dan penentuan-penentuan lainnya
4.2 Penyatuan Usaha Dan Hubungan Di Kalangan Pekerja
Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka
supaya mencapai matlamat yang dikehendaki. Sekiranya tidak ada perpaduan di
kalangan pekerja, sudah tentu organisasi itu tidak dapat menjalankan aktivitinya
dengan berkesan dan sempurna. Keadaan organisasi akan menjadi kucar-kacir
tanpa sebarang haluan yang tertentu. Penyatuan usaha hendaklah wujud di dalam
sesebuah organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan. Hubungan
di kalangan kakitangan dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan sempurna,
tersusun dan berkesan. Penyelarasan melalui peraturan dan prosedur yang dibuat
dapat meningkatkan hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi yang lain dan
antara individu dengan individu yang lain.
4.3 Ciri-Ciri Organisasi
Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang
tersendiri. Misalnya, sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untuk
menimba ilmu, sebagai sebuah pusat penyelidikan, dan juga sebagai sebuah
institusi yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada masyarakat sama ada
dalam bentuk bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran dan pembelajaran
lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara
gading, universiti hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh masyarakat
7 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
kampus khususnya dan masyarakat awam amnya. Dengan demikian fungsi
sesebuah universiti itu didapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yang
mempunyai objektif tertentu. .
Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia mempunyai
hierarki atau tingkat autoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasi kecil
dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilangan hierarki (tingkat) aktiviti dan
bilangan kakitangan pengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar
mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan setiap tingkat autoriti
itu akan mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang bertanggung-
jawab kepada ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi
lagi.
Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis
pekerjaan atau bahagian yang diwujudkan. Pada umumnya, organisasi pembuatan
mewujudkan bahagian-bahagian seperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di
bahagian pentadbiran, terdapat beberapa unit lain seperti personel, pemasaran,
dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tiga bahagian itu beroperasi secara
pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu. .
Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti
yang dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan, penyelarasan dan
pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah
organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah dijelaskan
kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.
8 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
Keempat-empat ciri yang disebutkan di atas hendaklah wujud di dalam sesebuah
organisasi. Penentuan sama ada organisasi itu berkesan, efisien atau tidak,
bergantung kepada sejauh mana keempat-empat ciri itu diselenggarakan, disusun,
dan diamalkan.
5.0 RINGKASAN ORGANISASI YANG DIPILIH
Polis Diraja Malaysia (PDRM) ialah sebuah pasukan polis Malaysia yang terdiri
daripada pegawai dan anggota berbagai pangkat, ianya beribu pejabat di Ibu
Pejabat Polis Bukit Aman, Kuala Lumpur. Pertubuhan ini adalah terpusat, iaitu
segala bentuk kepolisan dari polis tugas am ke perisikan adalah di bawah bidang
kuasanya.
PDRM mempunyai lapan jabatan iaitu Jabatan Siasatan Jenayah, Jabatan Siasatan
Jenayah Narkotik, Jabatan Keselamatan Dalam Negeri dan Ketenteraman Awam
(KDN/KA), Cawangan Khas, Jabatan Siasatan Jenayah Komersil Jabatan
Pengurusan, Pasukan Petugas Khas dan Jabatan Logistik. Jabatan-Jabatan ini
diketuai oleh pengarah-pengarah yang berpangkat Komisioner Polis (Jeneral Tiga
Bintang).
Secara amnya, Jabatan Pengurusan bertanggungjawab dalam hal-ehwal
pengurusan dan pentadbiran PDRM. Jabatan Siasatan Jenayah pula memainkan
peranan dalam penyiasatan kes-kes jenayah serta menjalankan tangkapan dan
pendakwaan pesalah-pesalah, Jabatan Siasatan Jenayah Narkotik memikul
tanggungjawab dalam penyiasatan dan pendakwaan kes-kes yang berhubung
dengan masalah pengedaran dan penyalahgunaan dadah, Jabatan Siasatan
Jenayah Komersil adalah menjalankan penyiasatan, menangkap, dan mendakwa
9 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
penjenayah kolar putih, Jabatan Logistik sebagai jabatan yang menyokong PDRM
dari segi kewangan, bekalan, persenjataan dan lain-lain, Jabatan Keselamatan
Dalam Negeri & Ketenteraman Awam berperanan sebagai 'operational wing' PDRM,
dan Cawangan Khas sebagai jabatan yang bertanggungjawab dalam pengumpulan
maklumat dan risikan keselamatan.
6.0 TEORI-TEORI PENGURUSAN YANG BERKAITAN
Begitu lama pengurusan telah lama berlaku cuma kira-kira akhir tahun 1800 atau
awal tahun 1900 baru ahli-ahli pengurusan membincangkan teori-teori pengurusan
dalam organisasi. Pada ketika itu ketika itu diperkenalkan Teori Pengurusan Klasik
yang berdasarkan kepada Pandangan Rasional Ekonomi. Ini terbit dari idea Adam
Smith yang membuat andaian bahawa manusia berusaha adalah untuk meninggi
atau memaksimumkan pulangan ekonominya.
6.1 Organisasi Birokrasi
Konsep birokrasi ini diasaskan oleh Max Weber untuk memastikan penyalahgunaan
kuasa tidak berlaku. Untuk itu, Weber menentukan prinsip seperti pembahagian
kerja mengikut pengkhususan. Polis Di Raja Malaysia hendaklah menjadi pemegang
badan penguatkuasa undang-undang utama di Negara ini. Begitu juga dalam
melaksanakan tugas serta tanggungjawab harian berdepan dengan orang ramai
dalam menyelasaikan pelbagai masaalah serta aduan. Perkara ini bukan bertujuan
untuk menunding jari kepada sesiapa tetapi sebenarnya untuk menyedarkan semua
pihak bahawa kita mempunyai tanggungjawab dan amanah yang amat berat bagi
memastikan Polis Di Raja Malaysia menjadi badan penguatkuasa undang-undang
yang terulung di Negara ini.
10 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
7.0 CABARAN DALAM PENGURUSAN
Cabaran utama pengurusan adalah memastikan faktor kritikalnya iaitu sumber
manusia dapat melaksanakan segala fungsi-fungsi dan strategi-strategi organisasi
dengan cemerlang. Dalam hal ini, cabaran-cabaran dalaman dan luaran yang
dikenalpasti dalam pengurusan adalah seperti:-
7.1 Mengubah Mind Set Kakitangan
Mind set kakitangan perlu berubah sejajar dengan perubahan persekitaran yang
berlaku dengan pantas. Oleh itu mind set kakitangan tidak hanya bekerja untuk
makan gaji sahaja. Tetapi sebaliknya berkidmat untuk menyelesaikan masalah
rakyat dan kes-kes yang dilaporkan. Melaksanakan fungsi pengurusan sumber
manusia sebagai organisasi yang cemerlang seharusnya menjadi cabaran kepada
setiap kakitangan. Memandangkan pengurusan sumber manusia adalah denyut nadi
dan jantung perkhidmatan awam maka mindset kakitangan perlu berubah selaras
dengan perubahan persekitaran yang berlaku dalam perkhidmatan awam. Semua
kakitangan hendaklah menyedari dan faham kerja adalah satu ibadah selain dapat
melaksanakan kerja yang diamanahkan kita juga dapat memperolehi pahala serta
keberkatan dalam hidup.
7.2 Menerapkan Nilai-Nilai Murni Dan Integriti Dalam Jabatan.
Walaupun program penerapan nilai murni banyak dilaksanakan tetapi
masih banyak terdapat perkhidmatan yang tidak berkualiti dan tidak
mesra pelanggan. Sistem penyampaian tidak memenuhi kehendak orang
11 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
ramai dan tidak mesra pengguna akan memberi kesan kepada imej
organisasi. Dalam menyampaikan perkhidmatan layanan adalah perkara
yang paling penting, tanggapan orang akan bermula dari layanan yang
diberi. Integriti merupakan perkara yang paling penting dan amat dititik
beratkan dalam jabatan , anggota yang tidak berintegriti akan mencemar
nama baik jabatan.
7.3 Tuntutan Pelanggan Yang Semakin Kompleks Dan Dinamik
Memberi perkhidmatan yang terbaik dan berfokus kepada kehendak pelanggan
adalah cabaran kepada pengurusan sumber manusia. Cabaran pengurusan
manusia adalah untuk mewujudkan sumber manusianya yang mempunyai motivasi
dan semangat kerja yang tinggi. Bagi menghadapi cabaran tersebut, strategi
pengurusan sumber manusia haruslah memberi fokus terhadap program-program
latihan pembangunan pasukan, meningkatkan kebajikan pegawai, menyediakan
persekitaran kerja yang kondusif, dorongan dan sokongan dari pihak Pengurusan
Atasan serta meningkatkan penglibatan pegawai-pegawai pelbagai peringkat
pengurusan dalam proses membuat keputusan. Dalam perkara ini PDRM telah
mengambil langkah yang sewajarnya dalam menanggani tuntutan pelanggan yang
semakin kompleks dan dinamik dengan memberi latihan yang secukupnya serta
mewujudkan pusat latihan serta maktab polis bagi memnjalankan kursus kepada
kakitangan.
7.4 Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaiaan Perkhidmatan
Mempertingkat system penyampaian perkhidmatan bagi memenuhi
ekspektasi tinggi daripada pelanggan, memperkemas proses dan
12 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
prosedur kerja secara berterusan bagi mengurangkan karenah birokrasi
dan kelewatan dan melaksanakan perwakilan kuasa bagi pembuatan
keputusan dalam perkhidmatan awam. Pada masa sekarang PDRM telah
menambah baik “report sistem” bagi melancarkan proses perkhidmatan
dan repot boleh dibuat dimana-mana sahaja bagi memudahkan orang
ramai.
7.5 Cabaran Teknologi Maklumat
Kemajuan teknologi yang pesat, globalisasi, perubahan ekonomi dan lain-
lain memerlukan perubahan dari aspek pengurusan dan pentadbiran
sesebuah organisasi. Perubahan cara bekerja dan penyampaian system
perkhidmatan adalah amalan terbaik. Ini akan memberi kesan kepada
proses penyampaian perkhidmatan dan kecemerlangan sehubungan itu,
organisasi perlu menyesuaikan fungsi yang dilaksanakan supaya lebih
cekap dan berkesan. Teknologi maklumat bukan sahaja telah mengubah
sistem penyampaian perkhidmatan tetapi juga telah mencorakkan
ekspektasi masyarakat terhadap penyediaan perkhidmatan dari segi
kederasan dan kepelbagaian bentuk penyampaian.
7.6 Kod Etika Kerja Yang Lemah
Masih terdapat kakitangan yang mempunyai etika kerja yang lemah dan tidak
mematuhi etika kerja yang telah ditetapkan. Antara sikap yang negatif ialah datang
kerja lewat, kerap ambil cuti sakit, mengetik kad untuk kawan, keluar minum waktu
kerja, berniaga dalam pejabat dan lain-lain. Dengan adanya jabatan tatatertib yang
memantau displin kakitangan masaalah ini dilihat boleh diatasi, peranan pegawai
13 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
dalam memberi teguran kepada anak buah sekiranya pelanggaran kod etika dapat
mengurangkan ketidak patuhan etika semasa kerja.
7.7 Ekspektasi Stakeholders Kian Meningkat
Perkhidmatan awam telah diberi kepercayaan untuk memikul tanggungjawab
mengawal kepentingan negeri dan rakyat. Atas kepentingan tersebut, perkhidmatan
awam perlu mengekalkan keutuhan dan kompetensi di dalam penyediaan dan
penyampaian perkhidmatannya.
7.8 Pembangunan Modal Insan
Pengurusan sumber manusia perlu mempertingkatkan keupayaan kompetensi untuk
menjalankan pelbagai tanggungjawab. Cabaran yang perlu ditangani adalah untuk
menyediakan pelapis-pelapis kepimpinan melalui program pembangunan
kepimpinan dan perancangan penggantian. Cabaran juga ialah untuk melahirkan
pemimpin dan pengurus yang memiliki ciri-ciri transformasi, boleh menjadi idola
(mendapat kepercayaan, penghormatan dan berkeyakinan), memperlihatkan tingkah
laku yang utuh (kebolehan menerangkan keperluan masa hadapan dan merancang
untuk mencapainya), mencetuskan rangsangan keintelektualan (inovasi dan
kreativiti yang berterusan dan mengurus anggota perkhidmatan awam bagi memberi
semangat kepada anggota untuk menjana potensi sebenar mereka.
7.9 Menguruskan Kepelbagaian
14 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
Teknologi bukan sahaja telah menghasilkan cara baru dalam menjalankan tugas dan
menyampaikan perkhidmatan tetapi telah juga menambah kepada kompleksiti
operasi dan cara berkerja. Ini menuntut fungsi yang pelbagai yang seterusnya turut
menuntut kepelbagaian bakat dan kemahiran yang lebih luas. Oleh itu organisasi
harus mempertingkatkan kepelbagaiaan tenaga kerja sektor awam dengan pelbagai
kemahiran dan kompetensi untuk menjalankan pelbagai tugas.
8.0 ULASAN AMALAN BERBANDING TEORI
Dalam organisasi yang dipilih iaitu Jabatan PDRM amalan adalah seperti apa yang
dipelajari. Weber menentukan prinsip seperti pembahagian kerja mengikut
pengkhususan, dalam pengurusan Jabatan Polis Di Raja Malaysia jelas
menampakkan pengkhususan dalam bidang-bidang tertentu. Terdapat pelbagai
jjabatan yang memisahkan tugas antara satu sama lain seperti Jabatan Narkotik,
Jabatan Siasatan Jenayah, Jabatan Logistik , Jabatan KDNKA, Cawangan Khas dan
pelbagai kenghususan jabatan lagi. Pihak pengurusan ialah gabungan individu yang
mengendalikan sesebuah organisasi. Oleh kerana pengurusan itu bukannya individu
atau sekumpulan individu, maka untuk tujuan kita, ia boleh didefinisikan sebagai
proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan penggunaan
sumber untuk mencapai tujuan dan matlamat organisasi.
8.1 Perancangan.
Sebelum organisasi itu menjalankan kegiatannya, ia mesti merancang, iaitu
menentukan terlebih dahulu perkara yang hendak dicapai olehnya. Ini termasuklah
menetapkan tujuan, objektif, strategi, program, projek, dan kerja yang akan
dimainkan oleh organisasi. Dalam jabatan PDRM segala perancangan hala tuju,
objektif serta tujuan telah ditetapkan oleh pucuk pimpinan.
15 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
8.2 Penyusunan.
Di dalam penyusunan, sumber manusia dan bahan disusun, dan dibahagikan
mengikut gabungan yang tepat bagi menentukan perancangan itu berjalan dan
mencapai matlamatnya. Ini termasuklah menyusun tingkat kuasa, membahagikan
unit-unit atau bahagian, serta memilih kakitangan untuk memenuhi jawatan yang
diwujudkan. Penyusunan ini dibuat dengan membahagikan PDRM kepada lapan
Jabatan yang berbeza dengan tugas yang tersendiri. Pentadbiran diperingkat
dearah, kontijen serta Bukit Aman disusun dengan cara sistematik bagi kelancaran
tugas.
8.3 Pengarahan.
Pengarahan memberikan panduan, bimbingan, dan perangsang kepada tenaga
pekerja untuk mencapai matlamat organisasi. Perkara yang dilakukan termasuklah
memberi kepimpinan, dorongan, dan berkomunikasi di dalam organisasi. Setiap
Jabatan mempunyai ketuanya tersendiri serta berbagai peringkat pangkat pegawai
serta anggota yang ditugaskan bagi memberi panduan , bimbingan dan perangsang
kepada anggota bawahan dalam menjalankan tugas.
8.4 Pengawalan.
Pengawalan merujuk kepada langkah-langkah mengawasi prestasi, membandingkan
keputusan dengan matlamat organisasi dan mengambil tindakan yang betul
sekiranya berlaku kesisihan. Kawalan dalam menjalankan tugas dibuat disetiap
bahagian dengan meletakkan pegawai yang lebih kanan untuk menyelia anggota
dibantu oleh anggota yang berpangkat kopral keatas. Pada masa sekarang setiap
16 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
anggota mempunyai satu fail yang diberi nama ‘Fail Kawalan Disiplin dan Dadah’
setiap anggota akan dinilai dari segi prestasi serta disiplin.
Mengambil kata-kata Y.Bhg. Tan Sri Samsudin bin Osman Ketua Setiausaha
Negara "..untuk mempastikan organisasi yang diterajui mencapai tahap prestasi
yang terbaik, pembelajaran yang berterusan, teknologi yang terkini, pengkhususan
yang mendalam dalam bidang-bidang yang dipertanggungjawabkan adalah perlu
bagi perjalanan dan kecekapan organisasi mencapai tahap cemerlang.."
9.0 ULASAN
Pengurusan adalah satu bidang yang luas, merangkumi bidang-bidang sains sosial
seperti sosiologi, sains, politik, ekonomi, dan juga psikologi. Kemahiran di dalam
pengurusan bukan sahaja diperolehi melalui bacaan dan kefahaman tentang konsep
dan prinsip-prinsip yang telah dikemukakan di dalam buku-buku teks. Malahan
kemahiran ini dapat diperolehi melalui pengalaman yang dialami oleh pihak
pengurusan semasa menjalankan tugas. Peranan pengurus bukan sahaja tertumpu
kepada aspek pengawasan dan pengawalan kakitangan, bahkan ia juga
merangkumi tugas yang tidak tercatat di dalam gambaran tugasnya seperti peranan
sebagai penyampai maklumat atau sebagai pendorong kakitangan atau sebagai
seorang pemimpin atau tokoh.
Budaya pengurusan organisasi cemerlang harus dibentuk melalui strategi-strategi
seperti _mempraktikkan gaya pengurusan yang telus di semua peringkat pegawai,
mewujudkan kepimpinan melalui teladan mewujudkan budaya kerja yang
17 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
berasaskan pencapaian , profesional dan memenuhi kehendak pelanggan melalui
pelaksanaan sistem pengurusan kualiti, meningkatkan penghayatan dan amalan
nilai-nilai murni di kalangan pegawai dan anggota, menjadikan organisasi
pembelajaran (learning organisation) sebagai satu budaya organisasi dan
menyediakan saluran komunikasi di antara pengurusan, pegawai dan anggota
organisasi.
10.0 KESIMPULAN
Berdasarkan apa yang dibincangkan di atas dapat dihuraikan dalam topik ini ialah,
konsep biokrasi yang diasakan oleh Max Weber adalah digalakkan kepada
organisasi-organisasi yang lain mengikutinya kerana dengan adanya pengkhususan,
pekerja dapat menjadi mahir kerana hanya mempunyai tumpuan kepada tugas-
tugas yang tertentu sahaja. Walaupun begitu, terdapat juga kelemahan yang ketara
dapat dilihat dalam konsep ini. Dalam melakukan pengkhususan kerja sekiranya
berlaku pertukaran jawatan serta kerja. Ianya menyusahkan pekerja serta
kakitangan dalam organisasi kerana jika berlaku kenaikan pangkat di bidang yang
lain, pegawai yang hanya tahu dalam satu-satu bidang tertentu sahaja tadi secara
mendalam susah untuk menyesuaikan diri dengan tugas baru yang ianya tidak
berpengetahuan asas denganya sekaligus mengundang kepincangan dalam
pengurusan.
18 NO MATRIK :
BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN
RUJUKAN.
Tan Kwang How, Maintening Relationships With Human Resource
Richard Barrett (2003), Training, Developing and Motivating People Vocational
Business
Gomez-Mejia, Luis R.; David B. Balkin and Robert L. Cardy (2008). Management:
People, Performance, Change, 3rd edition. New York, New York USA
Aizzat Mohd Nasurddin/Intan Osman/Zainal, Pengantar pengurusan , Utusan
Publication (2006)
Sazri Sulaiman/ Sulaiman Zakaria 1996, Pengurusan : Siri kecemerlangan, Cipta
Publisher , 1996
Sabitha Marican 1993, Pengurusan: Masalah dan Penyelesaian, Utusan, 1993
19 NO MATRIK :