Post on 19-Jan-2017
Tujuan Pendidikan Tinggi(UU RI 12/2012 tentang Pendidikan Tinggi)
Pasal 5
1. Mengembangkan potensi mahasiswa
2. Menghasilkan lulusan yang kompeten
3. Menghasilkan IPTEK melalui penelitian
4. Mewujudkan pengabdian kepada masyarakat berbasis penalaran dan karya Penelitian
3
BAB IIIPENJAMINAN MUTU
Sistem Penjaminan Mutu
UU RI 12/2012
tentang Pendidikan Tinggi
6
Pasal 52- Kegiatan sistemik- Peningkatan standar- Berbasis database (PDPT)
Pasal 53- SPMI oleh PT- SPME oleh BAN-PT/LAM
Akreditasi
Pasal 55- AIPT oleh BAN-PT- APS oleh LAM
Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan
Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi
dan misi PT dapat tercapai sertastakeholders memperoleh kepuasan
(pemenuhan janji kepada stakeholders).
7
DEFINISI PENJAMINAN MUTU
(Dikti)
MUTU
PENJAMINAN MUTU
(Eksternal):
Badan Akreditasi Nasional /
Akreditasi Internasional/ Badan
Sertifikasi ISO / Lembaga Lain
PENJAMINAN MUTU
(Internal):
Perguruan Tinggi
yang bersangkutan
SPMI SPME
8
Skema Penjaminan Mutu
secara Internal dan Eksternal
Sistem Penjaminan Mutu
Perguruan Tinggi (SPM-PT)
Asas-asas
1. Komitmen2. Internally driven3. Tanggungjawab/pengawasan melekat4. Kepatuhan pada rencana5. Evaluasi6. Peningkatan mutu berkelanjutan
9
Visi-Misi Universitas Brawijaya
VisiVisi Universitas adalah menjadi universitas unggul yang berstandarinternasional dan mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsamelalui proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepadamasyarakat.
Misi① Menyelenggarakan pendidikan berstandar internasional agar
peserta didik menjadi manusia yang berkemampuan akademik dan atau profesi atau vokasi yang berkualitas dan berkepribadian serta berjiwa dan/atau berkemampuan entrepreneur;
② Melakukan pengembangan dan penyebarluasan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni, serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional.
12
14
PROSESINPUT OUTPUT
Kontrol
Sumber Daya
Tujuan Sistem Manajemen Mutu
(SMM) di UB
1. Mencapai visi-misi melalui pemenuhan
standar mutu dengan cara perbaikan
berkelanjutan/continous improvement
(PDCA = Plan Do Check Act),
menggunakan manajemen berbasis
proses.
2. Kepuasan pelanggan (customer
satisfaction) melalui pelayanan prima.
3. Kepuasan pelanggan terpelihara
(customer care)
4. Keberlanjutan organisasi (promosi,
pencitraan).
15
Tujuan SMM di UB
5. Meningkatkan kinerja manajemen unit kerja
di lingkungan UB dengan: Memenuhi standar mutu atau sasaran mutu yang
telah ditetapkan, sehingga visi dan misi UB dapat dicapai.
Meningkatkan pelayanan, sehingga dapat memenuhi
harapan atau kepuasan pengguna jasa layanan melalui
pelayanan prima (PERMENPAN-RB 38/2012).
6. Meningkatkan akreditasi Institusi dan Program Studi.
7. Mendapatkan pengakuan eksternal dengan melakukan
sertifikasi ISO dan AUN-QA.
8. Akselerasi World Class University.
Membangun Sistem Manajemen yang bermutu (termasuk Sistem Database).
SPMI bukan merupakan sistem dokumentasi tetapi merupakansistem manajemen mutu yang terdokumentasi.
SPMI bukan merupakan sistem yang terpisah dan tersendirinamun merupakan sistem yang menyatu dengan semuakegiatan organisasi sehari-hari.
Penerapan SPMI tidak akan menambah beban kerja tetapijustru akan mengurangi beban kerja (memudahkan kita bekerja, alat bantu Teknologi Informasi).
Sasaran akhir dari penerapan SPMI adalah terbangunnyabudaya mutu organisasi, sehingga organisasi akan efisien dan efektif
Esensi SPMI
16
Roadmap Kegiatan SPMI UB
Tumbuhnya kapasitas perencanaan,
meningkatnya akuntabilitas, transparansi & efisiensi
20032004
2007 2008
Benefit Monitoring & Evaluation (BME)
SP4
Pusat Jaminan Mutu (PJM)
PNBPI-MHERE
B 2.2a
MonevinDueLike
UB sehat & berdaya saing
200620052009-Skrg
PNBP PNBP
•Inisiasi SPMA•Akreditasi •Monevin PHK
PNBP
•SPMA tertulis (PJM) •Audit sistem
(akademik)•Akreditasi•Monevin PHK& Pasca
PHK
• ISO 9001:2000 PJM
•UB Award•Audit kepatuhan
SPMI• SPMI tertulis
(PJM-SPI) •Akreditasi•Monevin PHK&
Pasca PHK
SPMI (PJM – SPI)
• ISO 9001:2008 UB•UB Award•Audit Kinerja• SPMI tertulis
(PJM-SPI) •Akreditasi•Monevin PHK&
Pasca PHK• Sertifikasi/
akreditasiinternasional
17
18
“ satu siklus penjaminan mutu di UB”
“OSDAT”
Bagaimana Langkah UB untuk Menjalankan
Sistem Penjaminan Mutu Internal?
1. Menyusun organisasi penjaminan mutu (O)
2. Menyusun sistem (kebijakan mutu, sistem
dokumen mencakup manual mutu, standar mutu
dan manual prosedur dsb sebagai acuan kerja) (S)
3. Menjalankan sistem (sosialisasi dan implementasi
sesuai acuan kerja) (D)
4. Melakukan Audit Internal Mutu (AIM). (satu siklus
penjaminan mutu) (A)
5. Tindak Lanjut (T)
Siklus SPMI di UB
Sistem
Dokumen
Dilaksanakan:
Sosialisasi &
acuan kerja
Audit InternalPimpinan Manajemen
1. Ada tidak peningkatan
kinerja terhadap tahun
lalu.
2. Apa upaya-upaya yang
telah dilakukan.
Organisasi dan
tupoksinya
Perbaikan,
tindak lanjut dan
Peningkatan mutu
Tinjauan Manajemen(Management Review/ Permintaan
Tindakan Koreksi = PTK)
Audit
(eksternal: PJM-UB; Akreditasi BAN-PT; ISO 9001:2008)
Visi Misi
1. Evaluasi Diri
2. Benchmarking
3. Stakeholders
1,2 dan 3 utk
menetapkan
RENSTRA
O
(Organisasi)
S
(Sistem)
T
(TindakLanjut)
A
(Audit)
1. Pencapaian Visi Misi
2. Kepuasan Pengguna
Jasa Layanan
Dokumen Induk & mutu
Bisnis proses
Standar mutu
Sasaran mutu
D
(Do)
19
21
1. Terstruktur dan mempunyai bagan
organisasi.
2. Mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi
(TUPOKSI) untuk masing-masing unit kerja.
3. Sesuai dengan kompetensinya.
Standar Organisasi
Sistem Penjaminan Mutu
1. Organisasi penjaminan mutu UB tidak
dapat dilepaskan dari struktur
organisasi UB secara menyeluruh.
2. Pada tahun 2008 UB telah berstatus
menjadi BLU (SK. Menteri Keuangan RI
No. 361/KMK.05/2008).
22
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi UB
(*) Fakultas : (1) Fakultas Hukum; (2) Fakultas Ekonomi dan Bisnis; (3) Fakultas Ilmu Administrasi; (4) Fakultas Pertanian; (5) Fakultas Peternakan; (6) Fakultas
Teknik; (7) Fakultas Kedokteran; (8) Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan; (9) Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam; (10) Fakultas
Teknologi Pertanian; (11) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik; (12) Fakultas Ilmu Budaya; (13) Fakultas Kedokteran Hewan; (14) Fakultas
Kedokteran Gigi; (15) Fakultas Ilmu Komputer.
(**) Lembaga : (1) Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat; (2) Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu; (3) Lembaga
Teknologi Informasi dan Komunikasi.
(***) Dewan Pengawas : Organ BLU
24
Struktur Organisasi
Penjaminan Mutu UB
SENAT AKADEMIKUNIVERSITASREKTOR
Gugus JaminanMutu (GJM)
Unit JaminanMutu (UJM)
SENAT AKADEMIKFAKULTAS
DEKAN/PROGRAM(PROGRAM STUDI S2 ,S3)
(Unit Kerja Pelaksana Akademik)
KETUA JURUSAN(PROGRAM STUDI S1, S2, S3)
(Unit Kerja Pelaksana Akademik)
Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik
Audit
1. Pusat Jaminan Mutu (PJM)2. Satuan Pengawasan Internal
(SPI)3. Komite Penjaminan Mutu
Pascasarjana
26
Sistem Penjaminan Mutu Internal
(SPMI UB)
Standar Nasional Dikti
Akreditasi Nasional (BAN-PT)
Standar Pelayanan Prima
Standar Green Campus
Sertifikasi/Akreditasi Internasional
ISO 9001:2008; ISO 17025;
AUN-QA
SPMI UB
PK-BLU
UB
27
Sistem Dokumentasi SPMI
Sistem dokumentasi SPMI mengacu pada sistem
dokumentasi SPMPT (Dikti) dan sistem dokumentasi
ISO, sehingga sistem dokumentasi SPMI menjadi khas
Universitas Brawijaya (UB).
Sistem dokumentasi SPMI juga dimaksudkan dalam
rangka persiapan audit eksternal, baik Badan
Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT)
maupun The Internasional Organization for
Standardization (ISO), selain audit internal yang
dikoordinir oleh Pusat Jaminan Mutu UB.
1. Visi dan Misi
2. Statuta
3. Organisasi dan Tata Kerja
4. Rencana Strategis (Renstra)
5. Rencana Strategis Bisnis (RSB)
6. Rencana Bisnis Anggaran (RBA)
7. Rencana Kegiatan dan Anggaran
Tahunan (RKAT)
8. Pedoman Pendidikan
9. Standar Mutu UB
10.Standar Pelayanan Minimum
(SPM)
11.Standar Pengelolaan
12.Standar Pelayanan
13.Laporan Kinerja Instansi
Pemerintah (LAKIP) 28
1. Manual Mutu
2. Pola Tata Kelola (PTK)
3. Manual Prosedur
4. Instruksi Kerja
5. Dokumen Pendukung
(Rekaman)
6. Borang-borang
7. Dokumen Audit
29
Standar Mutu UB (SM UB)
Mengacu kepada:
1. Standar Nasional di bidang pendidikan:
Mengacu pada UU 12/2012, Perpres 8/2012, Permendikbud 49/2014, PP 4/2014, Permendikbud 50/2014 tentang SPM-PT, Standar Mutu Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) danAkreditasi Program Studi (APS), Standar Evaluasi Mutu Internal (EMI).
2. Standar Pelayanan Minimum Badan Layanan Umum (BLU-UB).
3. Standar Pelayanan Prima (Permenpan 38/2012).
4. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007.
5. Standar Internasional Asean University Network Quality Assurance (AUN QA).
Ruang Lingkup SM UB
Standar Mutu Pendidikan;
Standar Mutu Penelitian;
Standar Mutu Pengabdiankepada Masyarakat;
Standar Mutu Kerjasama.
30
32
Pendampingan
Akreditasi PS di UB
• Dimulai sejak tahun 2006 (nasional) dan 2013(internasional)
• Mengacu kepada MP Pendampingan Akreditasi PS dan MP Surveillance Akreditasi PS.
• Tim Pendamping adalah 57 Asesor BAN-PT dan 6 asesor internal akreditasi internasional bersertifikat.
• Ada bantuan dana operasional akreditasi BAN-PT per PS Rp.28juta (Rp.25juta untuk PS; Rp.3juta untuk asesor pendamping)
• Ada bantuan dana operasional akreditasi internasional per PS Rp.50juta (Rp.45juta untuk PS; Rp.5juta untuk asesor pendamping)
Menyiapkan SDM untuk selalu memberikan pelayanandengan baik.
Menetapkan standar website masing-masing unit kerja,
Menyediakan lingkungan kerja yang aman, nyaman danbersih.
Bidang layanan masing-masing personil harusterpampang jelas.
Manual Prosedur Pengelolaan Keluhan Pelanggan.
Visi-Misi-Tujuan-Motto-Maklumat Pelayanan harusdiumumkan secara luas.
Hasil pengukuran dan analisis Indeks KepuasanMasyarakat (IKM) masing-masing unit.
33
Implementasi SPMI di UB
berbasis Pelayanan Prima
Maklumat Pelayanan Universitas Brawijaya :Memberikan Layanan Yang Terbaik Guna Mewujudkan KepuasanPengguna Jasa Layanan.
Motto Universitas Brawijaya :“Join UB Be The Best”
Etika Pelayanan di UB : Mengawali senyum, salam, sapa. Wajib memakai tanda pengenal (kartu identitas). Bersikap sopan santun terhadap pengguna jasa layanan UB. Tidak semena-mena terhadap pengguna jasa layanan UB. Tidak dibenarkan dalam memberikan pelayanan sambil merokok
atau berkomunikasi dengan handphone atau alat komunikasilainnya. 34
Implementasi SPMI di UB
berbasis Pelayanan Prima
Audit Internal:
AIM = Audit Internal Mutu (dilakukan secara internal duaatau satu tahun sekali).
Audit Eksternal:
1. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Dilakukan empat tahun sekali, sesuai masa habisnya akreditasi, khusus untuk unit pelaksana akademik.
2. ISO (dilakukan dua atau satu tahun sekali oleh lembaga sertifikasi ISO, baik unit pelaksana maupun penunjang akademik).
3. Audit oleh lembaga keuangan, mis. BPK, BPKP, KAP, ITJEN, dll. 38
Jenis Audit
Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu
yang telah ditetapkan/dijanjikan:1. Memeriksa apakah standar mutu yang telah ditetapkan dalam dokumen standar
mutu atau yang telah dijanjikan, dipenuhi atau tidak, salah satunya dengan
mengisi dokumen evaluasi kinerja.
2. Memeriksa/memastikan apakah setiap dokumen mutu (misal: manual prosedur
atau instruksi kerja) telah dilaksanakan secara tertib dan benar.
Tahapan Audit
Audit Sistem
Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu
dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar
sistem audit mutu.
Audit Kinerja
Audit sistem dan kinerja bisa dilakukan di kantor(desk evaluation) dan visitasi, atau bisa jugadilakukan hanya di kantor atau langsung visitasi.
Mekanisme AIM
40
REKTORMenugaskan
PJM-SPI
PJM-SPI
menyusun Tim
AIM
SK Rektor
tentang Tim AIM
Tim AIM
melaksanakan
audit
Tim AIM melaporkan hasil
audit ke Rektor melalui PJM-
SPI
Permintaan
Tindakan
Koreksi
Dekan/
Ketua
Program
Kajur/KaPS untuk
memperbaiki
Kinerja sesuai
target indikator
yang dijanjikan
Berlanjut pada
siklus berikutnya
1 2 3
4
5
6
7
8 9
http://pjm.ub.ac.id/layanan/audit-internal-mutu/
45 50
149
316341 342
0
50
100
150
200
250
300
350
400
Ju
mla
h U
KP
A-U
KP
PA
Tahun
Partisipasi Unit Kerja di UB dalam AIM
AIM di UB
• UKPA (fakultas, jurusan, PS) = 13 siklus
• UKPA (lab) = 3 siklus
• UKPPA (biro, lembaga, UPT) = 7 siklus
41
42
Rata-rata Nilai Capaian
Standar EMI PS S-1 per standar di UB
97.1
85.7
80.0
97.1
92.9
92.9
90.0
95.7
68.6
77.1
78.3
82.6
40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0 100.0
Isi
Proses
Kompetensi Lulusan
Pendidik & Tenaga Kependidikan
Sarana & Prasarana
Pengelolaan
Pembiayaan
Penilaian
Penelitian
Pengabdian kepada Masyarakat
Kerjasama
Rerata
Rerata Capaian Per Standar
Sta
nd
ar
Mu
tu E
MI
Perkembangan
Lingkup Audit Internal SPI
Tahun
2008
Audit
Terpadu:
1. UB Guest
House
2. Ikatan
Alumni
UB
Review
Laporan
Keuangan
UB
Tahun
2009
Audit
Khusus
Keuangan:
1. UB
Review
Laporan
Keuangan
UB
Tahun
2010
Audit
Terpadu:
1. FK
2. FIB
3. Griya
Brawijaya
Review
Laporan
Keuangan
UB
Tahun
2011
Audit
Terpadu:
1. FISIP
2. FIA
3. FT
4. JPC
5. UB Guest
House
Review
Laporan
Keuangan
UB
Tahun
2012
Audit Terpadu:1. FEB2. FPIK3. FMIPA4. PKH5. FP6. FH7. FTP8. FPt9. LSIH
Audit Khusus
Pembangunan
Gedung FEB
Review
Laporan
Keuangan UB
Tahun
2013
Audit Terpadu:1. FK2. FIB3. FT4. FIA5. FEB6. FP7. FPIK8. PKH9. Biro-biro
Audit Khusus
IT di Unit TIK
Review
Laporan
Keuangan UB
Tahun
2014
Audit Terpadu:1. Yubi Travel2. UB Media3. UB Guest
House
Audit Khusus
Pengadaan di
ULP
Audit Khusus
Keuangan di
UB
Review
Laporan
Keuangan UB
► Melibatkan sistem mutu organisasi yang
menunjukkan adanya kepemimpinan dan
komitmen manajemen puncak (Pimpinan
Universitas, Fakultas, Jurusan/PS, PJM dan
SPI).
► Tujuan Tinjauan Manajemen:
Memfokuskan pada kebijakan dan tujuan manajemen puncak
dalam sistem mutu.
Mencari cara-cara untuk meningkatkan mutu.
Mengkaji ulang komitmen terhadap sumber daya dan fasilitas.
Menilai efisiensi sistem mutu.
47
Tinjauan Manajemen (Management Review)
Diseminasi Hasil AIM UKPPA
Siklus 7 Th.2014
Klik pada gambar di atas untuk melihat isi diseminasi49
Nilai Akreditasi Nasional Program Studi
Universitas Brawijaya (Agustus 2015)
51
A; 56
(40%)B; 59
(42%)
C; 7
(5%)
Proses/ Baru; 17
(12%)
52
SERTIFIKAT ISO 9001:2008
untuk Universitas Brawijaya
The Quality Management System is
applicable to:
Provision of higher education academic
services (undergraduate and
postgraduate programmes) including
academic supporting activities.
Rasio peminat:diterima UB = 13,06;
Standar BAN-PT, jika rasio ≥ 5 maka nilai A
No Fakultas/Program Peminat DiterimaDaftar
Ulang
Rasio
2014
1 Fakultas Hukum 5.968 880 498 6,78
2 Fakultas Ekonomi dan Bisnis 18.288 1.275 913 14,34
3 Fakultas Ilmu Administrasi 18.218 1.364 1.069 13,36
4 Fakultas Pertanian 12.939 1.419 1.034 9,12
5 Fakultas Peternakan 4.485 909 677 4,93
6 Fakultas Teknik 23.222 1.447 1.138 16,05
7 Fakultas Kedokteran 37.655 1.179 767 31,94
8 Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan 8.527 1.180 872 7,23
9 Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 8.731 703 537 12,42
10 Fakultas Teknologi Pertanian 13.307 877 691 15,17
11 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 15.398 1.492 1.235 10,32
12 Fakultas Ilmu Budaya 6.449 442 364 14,59
13 Program Kedokteran Hewan 1.547 188 150 8,23
14 Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 16.574 1.297 1.056 12,78
Jumlah 191.308 14.652 11.001 13,06
Standar Input Program Studi S-1
Rasio Peminat:Diterima(sumber data dari UB Dalam Angka Tahun 2014)
55
Persyaratan BAN-PT,
Masa Studi Mahasiswa < 4,5 tahun
3.673.88 3.92
4.19 4.43 4.22
3.25
4.17
3.89
4.32 4.47 4.30
4.01
4.65
4.10
0.00
0.50
1.00
1.50
2.00
2.50
3.00
3.50
4.00
4.50
5.00
Re
rata
Mas
a S
tud
i (t
ah
un
)
Fakultas/Program
57
Standar Output Program Studi S-1
Rata-rata Masa Studi Mahasiswa(sumber data dari UB Dalam Angka Tahun 2014)
Persyaratan BAN-PT, IPK Lulusan > 2,75
3.44 3.443.47
3.43
3.29
3.373.41
3.343.38
3.27
3.343.31
3.39
3.32
3.37
3.00
3.05
3.10
3.15
3.20
3.25
3.30
3.35
3.40
3.45
3.50
Rera
ta I
PK
Fakultas/Program
Standar Output Program Studi S-1
Rata-rata Nilai IPK Lulusan(sumber data dari UB Dalam Angka Tahun 2014)
58