OTRA REUNIÓN…VAYA ROLLO!OTRA REUNIÓN…VAYA ROLLO!

¿POR QUE ESTAMOS AQUÍ?¿POR QUE ESTAMOS AQUÍ?

REUNIONES POCO EFICACES

COMUNICACIÓN A VECES DIFICIL

RENTABILIZAR TIEMPO

ASUMIR COMPROMISOS

FOMENTAR EL TRABAJO EN EQUIPO

REUNION EFICAZ es aquella en que los objetivos han sido claramente definidos y son logrados puntualmente con contribuciones apropiadas y positivas de todos los miembros del equipo

Vamos a analizar y potenciar los aspectos clave que afectan a la realización de reuniones eficientes

PreparaciónConvocatoriaCelebraciónAcuerdos, compromisos, decisionesSeguimiento de los mismos

1. Planificar para decidir o resolver un problema2. Reunión como instrumento de bien3. Elegir cada miembro como una fuente de recursos4. Prestar atención a los propósitos ocultos5. Hacer que se respete la reunión6. Comenzar bien desde el inicio7. Adoptar un estilo según el propósito8. Pensar en resolver el problema9. Evitar “enfermedades virales”10. Planificar una reunión para obtener resultados

DECALOGO REUNIONES EFICACESDECALOGO REUNIONES EFICACES

POR QUE NOS REUNIMOSPOR QUE NOS REUNIMOS

Para trasmitir y comprender mensajes

Para recabar opiniones y hechos concretos

Para comunicarse con los demás

Cuando confía en los demás para resolver los problemas y se van a poner en práctica las alternativas y soluciones propuestas

Para conseguir máxima participación y trabajo en equipo

CUANDO CUANDO NONO REUNIRNOS REUNIRNOS Necesitamos acciones/soluciones rápidas

Caso de grupos muy numerosos

Cuando no le importe mucho lo que piensa la gente de lo que se va a hacer

Cuando el problema está entre una persona y usted mismo

Cuando no tenga bien preparada la reunión

Cuando el asunto no merezca la pena

Cuando haya mal ambiente y tensión entre la gente del grupo

LAS REUNIONES FRACASAN LAS REUNIONES FRACASAN CUANDO…….CUANDO…….

Los objetivos no han sido alcanzados, las tareas previstas no se han cumplido

Los participantes abandonan la reunión con insatisfacción personal

El clima ha sido pesado y los debates estériles

Se ha desaprovechado la mayor parte del tiempo

Han faltado demasiados participantes o los presentes han participado poco

ROLES EN REUNIONESROLES EN REUNIONES

MODERADORMODERADOR

Facilita el intercambio entre participantes.Facilita el intercambio entre participantes.

Obrar para que la reunión sea satisfactoria en todos sus aspectos.

El moderador nunca debe aprovechar su situación para otorgarse a si mismo privilegios (de palabra, de tiempo, etc.).

CLARIFICANDO. CLARIFICANDO. Que todo el mundo comprenda qué se está tratando y entienda todas las intervenciones.

ASEGURANDOASEGURANDO la igualdad entre todos los participantes.

FOMENTANDOFOMENTANDO las intervenciones originales y apoyando a quienes las formulan.

RELACIONANDORELACIONANDO las intervenciones entre sí.

¿CÓMO?¿CÓMO?

HOMBRE DEL TIEMPOHOMBRE DEL TIEMPO

Es un reloj parlanteEs un reloj parlante

Gestiona el tiempo y no espera a que haya silencios para recordarlo

¿COMO?¿COMO?

Su tono de voz no expresará emocionesSu tono de voz no expresará emociones

Su papel no es de juzgar ni presionar, lo hace el moderador si es Su papel no es de juzgar ni presionar, lo hace el moderador si es necesarionecesario

Informa del tiempo sin reprochesInforma del tiempo sin reproches

CENTRADORCENTRADOR

Focaliza el desarrollo de la reuniónFocaliza el desarrollo de la reunión

Avisar cuando la reunión se escapa del tema, hay digresiones o perdemos el enfoque.

¿COMO?¿COMO?

Debe interrumpir amablemente y anunciar que se está evadiendo del tema

Es el moderador quien ofrece tratar el tema ulteriormente

No corta el aire a los participantes, es decir interrumpir cualquier comentario ajeno al tema principal

Como un buen árbitro de fútbol, deja aportar y sólo aparece si perdemos el enfoque

Recoge las conclusiones o decisiones adoptadasRecoge las conclusiones o decisiones adoptadas

No es obligatorio esperar a que se abandone el tema para apuntar conclusiones (parciales) considera que se podrían olvidar o perder si no lo hiciera

En algunas situaciones, puede pedir a algunos participantes que ellos también apunten las conclusiones

Se asegura que todo el mundo entiende las conclusiones que escribe y que es conforme, así como mostrarse firme en exigir que se formalicen conclusiones antes de cambiar de tema

Si las conclusiones hacen referencia a tareas a cumplir tras la reunión, se asegura de asignar un responsable a cada una y un plazo

En un primer momento habrá un Conclusivo y un secretario. En un primer momento habrá un Conclusivo y un secretario. Finalizado el entrenamiento ambas funciones se desarrollan por la Finalizado el entrenamiento ambas funciones se desarrollan por la

misma persona misma persona

CONCLUSIVOCONCLUSIVO

FASE PREVIAFASE PREVIA

PREPARACIONPREPARACION

Definición de temasDefinición de temas

Recogida de informaciónRecogida de información

Planificación de temas a tratar y timingPlanificación de temas a tratar y timing

Material, documentación, informaciónMaterial, documentación, información

CONVOCATORIACONVOCATORIA

FASE PREVIAFASE PREVIA

PREPARACIONPREPARACION

CONVOCATORIACONVOCATORIA

Orden del DíaOrden del Día

CelebraciónCelebración

InvitaciónInvitación

ContenidoContenido

Compromisos / ColaboracionesCompromisos / Colaboraciones

REUNIONREUNION

PRESENTACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ROLESPRESENTACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ROLES

CREACIÓN DE UN AMBIENTE DE CONFIANZACREACIÓN DE UN AMBIENTE DE CONFIANZA

FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOSFIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS

Explicar el orden del Día. Prioridades de cada tema

REUNIONREUNION

PUNTUALIDADPUNTUALIDAD

PREPARACION INFORMACION PREVIA Y REALIZAR PREPARACION INFORMACION PREVIA Y REALIZAR TAREASTAREAS

RESPETO POR LOS PARTICIPANTESRESPETO POR LOS PARTICIPANTES

No llamadas, no ausentarse de la reunión

REUNIONREUNION

OBJETIVO:OBJETIVO:

Llegar a soluciones o decisiones participativas

Participación de los asistentes

Actitud WIN – WINWIN – WIN

Construimos entre todos

REUNIONREUNION

CADA ASUNTO SE CIERRA CON:CADA ASUNTO SE CIERRA CON:

DECISIONES / CONCLUSIONES

TAREAS: RESPONSABLES Y PLAZOS

PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS DE ACCIÓN

REUNIONREUNION

LA REUNIÓN FINALIZA CUANDOLA REUNIÓN FINALIZA CUANDO

SE TRATARON LOS TEMAS DEL ORDEN DEL DIA

DECIDIMOS SOBRE ASUNTOS PEDIENTES

FASE POSTERIORFASE POSTERIOR

EL ACTA DE LA REUNION INICIA Y MARCA EL EL ACTA DE LA REUNION INICIA Y MARCA EL DESARROLLO DE ESTA FASEDESARROLLO DE ESTA FASE

EN UN PLAZO DE MAXIMO TRES DIAS

RECOGE:

CONTENIDOS

DECISIONES

PROPUESTAS

RESPONSABLES

PUNTOS A TRATAR EN LA SIGUIENTE REUNION

FASE POSTERIORFASE POSTERIOR

SEGUIR EL CURSO DE LAS DECISIONES TOMADAS

INFORMAR A LOS INTERESADOS

CONTROLAR LA EJECUCION DE LO PROMETIDO

AGRADECER LA COLABORACION

EL ACTA TENDRÁ COMO OBJETIVOSEL ACTA TENDRÁ COMO OBJETIVOS

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MUCHAS GRACIAS!!MUCHAS GRACIAS!!