“Otra reunión: vaya rollo” – Cómo rentabilizar las reuniones de trabajo_mayo 2010
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OTRA REUNIÓN…VAYA ROLLO! OTRA REUNIÓN…VAYA ROLLO!
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OTRA REUNIÓN…VAYA ROLLO!OTRA REUNIÓN…VAYA ROLLO!
¿POR QUE ESTAMOS AQUÍ?¿POR QUE ESTAMOS AQUÍ?
REUNIONES POCO EFICACES
COMUNICACIÓN A VECES DIFICIL
RENTABILIZAR TIEMPO
ASUMIR COMPROMISOS
FOMENTAR EL TRABAJO EN EQUIPO
REUNION EFICAZ es aquella en que los objetivos han sido claramente definidos y son logrados puntualmente con contribuciones apropiadas y positivas de todos los miembros del equipo
Vamos a analizar y potenciar los aspectos clave que afectan a la realización de reuniones eficientes
PreparaciónConvocatoriaCelebraciónAcuerdos, compromisos, decisionesSeguimiento de los mismos
1. Planificar para decidir o resolver un problema2. Reunión como instrumento de bien3. Elegir cada miembro como una fuente de recursos4. Prestar atención a los propósitos ocultos5. Hacer que se respete la reunión6. Comenzar bien desde el inicio7. Adoptar un estilo según el propósito8. Pensar en resolver el problema9. Evitar “enfermedades virales”10. Planificar una reunión para obtener resultados
DECALOGO REUNIONES EFICACESDECALOGO REUNIONES EFICACES
POR QUE NOS REUNIMOSPOR QUE NOS REUNIMOS
Para trasmitir y comprender mensajes
Para recabar opiniones y hechos concretos
Para comunicarse con los demás
Cuando confía en los demás para resolver los problemas y se van a poner en práctica las alternativas y soluciones propuestas
Para conseguir máxima participación y trabajo en equipo
CUANDO CUANDO NONO REUNIRNOS REUNIRNOS Necesitamos acciones/soluciones rápidas
Caso de grupos muy numerosos
Cuando no le importe mucho lo que piensa la gente de lo que se va a hacer
Cuando el problema está entre una persona y usted mismo
Cuando no tenga bien preparada la reunión
Cuando el asunto no merezca la pena
Cuando haya mal ambiente y tensión entre la gente del grupo
LAS REUNIONES FRACASAN LAS REUNIONES FRACASAN CUANDO…….CUANDO…….
Los objetivos no han sido alcanzados, las tareas previstas no se han cumplido
Los participantes abandonan la reunión con insatisfacción personal
El clima ha sido pesado y los debates estériles
Se ha desaprovechado la mayor parte del tiempo
Han faltado demasiados participantes o los presentes han participado poco
ROLES EN REUNIONESROLES EN REUNIONES
MODERADORMODERADOR
Facilita el intercambio entre participantes.Facilita el intercambio entre participantes.
Obrar para que la reunión sea satisfactoria en todos sus aspectos.
El moderador nunca debe aprovechar su situación para otorgarse a si mismo privilegios (de palabra, de tiempo, etc.).
CLARIFICANDO. CLARIFICANDO. Que todo el mundo comprenda qué se está tratando y entienda todas las intervenciones.
ASEGURANDOASEGURANDO la igualdad entre todos los participantes.
FOMENTANDOFOMENTANDO las intervenciones originales y apoyando a quienes las formulan.
RELACIONANDORELACIONANDO las intervenciones entre sí.
¿CÓMO?¿CÓMO?
HOMBRE DEL TIEMPOHOMBRE DEL TIEMPO
Es un reloj parlanteEs un reloj parlante
Gestiona el tiempo y no espera a que haya silencios para recordarlo
¿COMO?¿COMO?
Su tono de voz no expresará emocionesSu tono de voz no expresará emociones
Su papel no es de juzgar ni presionar, lo hace el moderador si es Su papel no es de juzgar ni presionar, lo hace el moderador si es necesarionecesario
Informa del tiempo sin reprochesInforma del tiempo sin reproches
CENTRADORCENTRADOR
Focaliza el desarrollo de la reuniónFocaliza el desarrollo de la reunión
Avisar cuando la reunión se escapa del tema, hay digresiones o perdemos el enfoque.
¿COMO?¿COMO?
Debe interrumpir amablemente y anunciar que se está evadiendo del tema
Es el moderador quien ofrece tratar el tema ulteriormente
No corta el aire a los participantes, es decir interrumpir cualquier comentario ajeno al tema principal
Como un buen árbitro de fútbol, deja aportar y sólo aparece si perdemos el enfoque
Recoge las conclusiones o decisiones adoptadasRecoge las conclusiones o decisiones adoptadas
No es obligatorio esperar a que se abandone el tema para apuntar conclusiones (parciales) considera que se podrían olvidar o perder si no lo hiciera
En algunas situaciones, puede pedir a algunos participantes que ellos también apunten las conclusiones
Se asegura que todo el mundo entiende las conclusiones que escribe y que es conforme, así como mostrarse firme en exigir que se formalicen conclusiones antes de cambiar de tema
Si las conclusiones hacen referencia a tareas a cumplir tras la reunión, se asegura de asignar un responsable a cada una y un plazo
En un primer momento habrá un Conclusivo y un secretario. En un primer momento habrá un Conclusivo y un secretario. Finalizado el entrenamiento ambas funciones se desarrollan por la Finalizado el entrenamiento ambas funciones se desarrollan por la
misma persona misma persona
CONCLUSIVOCONCLUSIVO
FASE PREVIAFASE PREVIA
PREPARACIONPREPARACION
Definición de temasDefinición de temas
Recogida de informaciónRecogida de información
Planificación de temas a tratar y timingPlanificación de temas a tratar y timing
Material, documentación, informaciónMaterial, documentación, información
CONVOCATORIACONVOCATORIA
FASE PREVIAFASE PREVIA
PREPARACIONPREPARACION
CONVOCATORIACONVOCATORIA
Orden del DíaOrden del Día
CelebraciónCelebración
InvitaciónInvitación
ContenidoContenido
Compromisos / ColaboracionesCompromisos / Colaboraciones
REUNIONREUNION
PRESENTACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ROLESPRESENTACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ROLES
CREACIÓN DE UN AMBIENTE DE CONFIANZACREACIÓN DE UN AMBIENTE DE CONFIANZA
FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOSFIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS
Explicar el orden del Día. Prioridades de cada tema
REUNIONREUNION
PUNTUALIDADPUNTUALIDAD
PREPARACION INFORMACION PREVIA Y REALIZAR PREPARACION INFORMACION PREVIA Y REALIZAR TAREASTAREAS
RESPETO POR LOS PARTICIPANTESRESPETO POR LOS PARTICIPANTES
No llamadas, no ausentarse de la reunión
REUNIONREUNION
OBJETIVO:OBJETIVO:
Llegar a soluciones o decisiones participativas
Participación de los asistentes
Actitud WIN – WINWIN – WIN
Construimos entre todos
REUNIONREUNION
CADA ASUNTO SE CIERRA CON:CADA ASUNTO SE CIERRA CON:
DECISIONES / CONCLUSIONES
TAREAS: RESPONSABLES Y PLAZOS
PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS DE ACCIÓN
REUNIONREUNION
LA REUNIÓN FINALIZA CUANDOLA REUNIÓN FINALIZA CUANDO
SE TRATARON LOS TEMAS DEL ORDEN DEL DIA
DECIDIMOS SOBRE ASUNTOS PEDIENTES
FASE POSTERIORFASE POSTERIOR
EL ACTA DE LA REUNION INICIA Y MARCA EL EL ACTA DE LA REUNION INICIA Y MARCA EL DESARROLLO DE ESTA FASEDESARROLLO DE ESTA FASE
EN UN PLAZO DE MAXIMO TRES DIAS
RECOGE:
CONTENIDOS
DECISIONES
PROPUESTAS
RESPONSABLES
PUNTOS A TRATAR EN LA SIGUIENTE REUNION
FASE POSTERIORFASE POSTERIOR
SEGUIR EL CURSO DE LAS DECISIONES TOMADAS
INFORMAR A LOS INTERESADOS
CONTROLAR LA EJECUCION DE LO PROMETIDO
AGRADECER LA COLABORACION
EL ACTA TENDRÁ COMO OBJETIVOSEL ACTA TENDRÁ COMO OBJETIVOS
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MUCHAS GRACIAS!!MUCHAS GRACIAS!!
