Osnove upravljanja Osnove upravljanja projektimaprojektima

Osnove upravljanja Osnove upravljanja projektimaprojektima

PredavačPredavač : : Evangelos Bountalis, Međunarodni stručnjak

PredavačPredavač : : Evangelos Bountalis, Međunarodni stručnjak

Glavni ciljeviGlavni ciljevi

Cilj: pružiti sredstva i ideje za učinkovitije izvršavanje Vaših projekata

Na koji način: razvijanjem svijesti da postoji potreba za učinkovitijim izvršavanjem Vaših projekata

Tako da: se razvije razumijevanje nekih osnovnih načela i prakse projektnog menadžmenta se promiče timski rad svi projekti Vaše organizacije budu uspješni

Upravljanje projektimaUpravljanje projektima je bojno polje onih koji je bojno polje onih koji bi sve definirali do najsitnijeg detalja bi sve definirali do najsitnijeg detalja

(monolitični “freakovi” kontrole) i onih koji bi (monolitični “freakovi” kontrole) i onih koji bi iznosili projekte bez ikakvog tipa formalnog iznosili projekte bez ikakvog tipa formalnog

planiranja (nestrukturirani hakeri).planiranja (nestrukturirani hakeri).

Obje strane odbijaju kompromis ili Obje strane odbijaju kompromis ili donošenje donošenje upotrebljivih upotrebljivih rješenja u rješenja u

razumnom vremenskom roku.razumnom vremenskom roku.

KKljučnaljučna tterminologerminologijaija

TERMINOLOGIJA (1)

• ProjeProjekktt jeje prprivremeniivremeni napor poduzet kako bi se kreirao proizvod, napor poduzet kako bi se kreirao proizvod, usluga ili rezultat.usluga ili rezultat. SVI SVI projekti imaju tri sastavnice:projekti imaju tri sastavnice: – Specifične ishode: proizvode ili rezultate.– Definiranje početnih i završnih datuma (raspored): vrijeme kada projektni

rad počinje i kada završava.– Sredstva: Potreban broj ljudi, sredstava, opreme, postrojenja i informacija.

• Upravljanje pUpravljanje projerojektimaktima je primjena znanja, vještina, alata i je primjena znanja, vještina, alata i tehnika na aktivnosti projekta kako bi ispunili ili premašili potrebe tehnika na aktivnosti projekta kako bi ispunili ili premašili potrebe interesenata i očekivanja od projekta.interesenata i očekivanja od projekta. (Balan (Balansirati između sirati između nepetosti među trima sastavnicama)nepetosti među trima sastavnicama)

IshodiIshodi

RasporedRaspored SredstvaSredstva

• ProgramProgramii su grupe povezanih projekata kojima se koordinirano upravlja kako bi se postigla korist koju ne bi bilo moguće postići kada bi se njima upravljalo pojedinačno.

• OpOperacije u tijeku (tekuće)eracije u tijeku (tekuće) su one aktivnosti koje održavaju posao. Tekuće operacije razlikuju se od projekata zato što projekti imaju određen početni i završni datum, dok tekuće operacije imaju početni, ali nemaju završni. – Tehnike upravljanja projektima MOGU se primijeniti

na tekuće operacije.

TERMINOLOGTERMINOLOGIJAIJA (2) (2)

TERMINOLOGTERMINOLOGIJAIJA (3) (3)

• MetodologMetodologijaija je praksa, postupci i pravila koja koriste zaposleni u nekoj disciplini ili oni koji se bave nekim istraživanjem.

• ProcesProces je niz radnji, promjena, ili funkcija koje donose rezultat. Proces može biti i niz radnji poduzetih u stvaranju ili tretiranju proizvoda. Procesi su:– Učestali – njihovi koraci su ponovljivi– Integrativni – mnogi procesi mogu surađivati

TERMINOLOGTERMINOLOGIJAIJA (4) (4)

• ProcesProcesi upravljanja projektimai upravljanja projektima opisuju, organiziraju i nadopunjuju rad projekta. – Ovo je “Generički/obični vanilija” pristup s povezanim ishodima

obuhvaćenima u PMBOK-u i drugim metodama.– PMI certifikacija zahtijeva prikaz znanja o ovim procesima.

• Certified Associate in Project Management (CAPM) (suradnik s certifikatom u upravljanju projektima)

• Project Management Professional (PMP) (stručnjak u upravljanju projektima)

– Uspostavljeno tijelo nanovo iskoristivog znanja temeljenog na stvarnog iskustvu.

• PProcesi orijentirani proizvodurocesi orijentirani proizvodu specificiraju i kreiraju proizvod ili uslugu i obično uključuju dizajn, razvoj i fazu testiranja– Ovo su pristupi “Specifične domene” s ishodima krojenima prema

tipu projekta, npr. Konstrukcije itd. – ”Standardi” za ove procese potpadaju pod djelokrug PMI-a, ali i pod

druge organizacije kao što su IEEE, ISO, itd.

TERMINOLOGTERMINOLOGIJA IJA (5)(5)• PortfPortfeljelj je prioritetni skup svih projekata i programa u

organizaciji.

Portfelj

Obavezniprogrami

Transformacijskiprogrami

Održavanje/proizvodniprogrami

PROJEKTI

PROJEKTI

PROJEKTI

PROJEKTI

PROJEKTI

PROJEKTI

PROJEKTI

PROJEKTI

PROJEKTI

PROJEKTI

PROJEKTI

PROJEKTI

KikirikiKikiriki

ProjeProjekkt t

• Ima definiran cilj• Ima rok• Zahtijeva povezivanje

znanja i iskustava različitih organizacija

Kada zadatakKada zadatak......

Upravljanje projektimaUpravljanje projektima

• Složene i brojne aktivnosti• Jedinstveno – neponovljiv skup događaja• Određeno – početni i završni datum• Ograničena sredstva i budžet• Mnogo ljudi uključeno• Sekvencije aktivnosti• Završni proizvod ili usluga mora imati

rezultate

Upravljanje pUpravljanje programrogramimaima

• Opsegom šire od projekata

• Sačinjeno od nekoliko projekata

• Sačinjeno od više sličnih proizvoda

• Programi teže većoj stalnosti

Filozofija upravljanja projektimaFilozofija upravljanja projektima

• “Zlatno pravilo” upravljanja projektima su tri riječi:– PlanPlaniratiirati– OrganizOrganiziratiirati– KKontrolontroliratiirati

Uloge i odgovornosti upravljanja Uloge i odgovornosti upravljanja projektimaprojektima

• Ostvarivanje projekta

• Održavanje odnosa s kupcima

• Stvaranje pozitivnog okruženja

Prednosti zdravog upravljanja projektimaPrednosti zdravog upravljanja projektima

• Manja sveukupna cijena projekta• Manje opterećenje radnog kapitala• Učinkovito korištenje sredstava• Ostvarivanje projekta na vrijeme• Bolja kvaliteta završnog proizvoda

• Strategija ostvarivanja projekta

• Upravljanje projektom• Kvaliteta• Sigurnost• Upravljanje rizikom• Dizajn/Razvoj/Program• Implementacija• Dokumentacija• Trening

Plan ostvarivanja projekta

Odnosi s kupcimaOdnosi s kupcima

• Razvijati komunikaciju

• Osigurati pravovremeno sudjelovanje

• Uključiti kupca u projektni tim

• Razvijati povjerenje

Načela i praksa upravljanja projektimaNačela i praksa upravljanja projektima

• Definirati ciljeve projekta

• Razviti plan ostvarenja projekta

• Definirati temeljnu bazu kontrole

• Upravljati rizikom

• Učinkovito zaključiti

DefinDefinirati ciljeveirati ciljeve pprojerojekkttaa

• Očekivani ishod

• Potrebna sredstva (ukupna cijena)

• Zadano vrijeme (datum početka)

• Sigurnost

• Ukupna kvaliteta

DefinDefiniratiirati S.M.A.R.T. S.M.A.R.T. (pametne) (pametne) pprojerojektnektne ciljeveciljeve

• S pecific (određeni)• M easurable (mjerljivi)• A ssignable (dodjeljivi)• R ealistic (realistični)• T ime related (vezani uz vrijeme)

Zahtjevi timaZahtjevi tima

• Potrebne vještine?

• Prepoznati pojedinci?

• Kada su oni potrebni?

• Gdje su oni?

• Potreban trening?

• Interpersonalna kompatibilnost?

Četiri uporišta upravljanja Četiri uporišta upravljanja projektimaprojektima

Troškovi

Opseg

Raspored

Kvaliteta

Četiri uporišta upravljanja Četiri uporišta upravljanja projektimaprojektima

Troškovi

Opseg

Raspored

Kvaliteta

Loša definicija opsega posla je glavni čimbenik koji doprinosi

prekoračenju troškova u tehničkoj i građevinskoj

industriji.

OPREZ

OpsegOpseg

Četiri imperativa dobrogČetiri imperativa dobrogopsega projektaopsega projekta

Pisani

Dobro definiran

Lako razumljiv

Dostižan

Početni napor određivanja opsegaPočetni napor određivanja opsega

• Postavlja polaznu liniju za troškove i raspored

• Mora uključiti prave ljude• Mora uključivati implementaciju• Prepoznaje stavke koje nisu uključene• Maksimalni utjecaj na troškove projekta• Cijepa (raslojava) projekt u manje

dijelove s kojima se lakše nositi

Crteži Izračun

Izvještaj o cijeni

Ugovori

• Postrojenje

• Usluge

Račun za materijal

WBS Element/Radni paket

Raspored

WBS

Struktura raslojavanja posla (WBS)

• WBS je grupiranje posla uključenog u projekt koji definira ukupni opseg projekta.

• WBS je temeljni dokument koji pruža temelje za planiranje i upravljanje rasporedom projekta, troškovima, sredstvima i promjenama.

• Dekompozicija je podjela projekta na manje dijelove.

Osmisliti aktivnosti kako bi ih kreirali

Koraci za stvaranje Koraci za stvaranje WBSWBS-a-a

• Podijeliti projekt na glavne ciljeve• Razdijeliti ciljeve na aktivnosti• Podijeliti aktivnosti s značajkama koje

nedostaju na podaktivnosti• Najniže podaktivnosti su temelj radnih paketa

Uspješno cijepanje poslaUspješno cijepanje posla

• Stanje i obavljenost su lako mjerljivi

• Određeni početak i završetak

• Poznato iz prijašneg iskustva

• Izvedivi radni zadatci

• Jedan kontinuirani tijek rada od početka do kraja

Efekt “rastućeg opsega” je glavni uzrok prekoračenja troškova

$

Rastući opseg

Upravljati rastućim opsegomUpravljati rastućim opsegom

• Držati dokumente o osegu posla aktualnima• Zamrznuti dizajn nakon što je izračun odobren• Dopustiti samo opravdane, korisne promjene• Koristiti učinkovitu promjenu postupaka

upravljanja

Uporišta upravljanja Uporišta upravljanja projektimaprojektima

Troškovi

Opseg

Raspored

Kvaliteta

AspeAspekti troškovakti troškova

• Procijeniti temelje za kontrolu• Kontrola troškova• Primjena postupaka kontrole koja slijedi

financijski napredak

Procjena zahtjevaProcjena zahtjeva

• Definirati troškove projektapovezati opseg, raspored i sredstva

• Definirati temelj za procjenu• Identificirati moguće rizike• Identificirati nepredviđene

okolnosti/eskalaciju• Identificirati stavke koje nisu uključene

ElementElementi kontrole troškovai kontrole troškova

• Uspostaviti polaznu liniju (procjenu)

• Mjeriti odstupanja od polazne linije

• Poduzeti korektivne mjere

Sustav kontrole troškovaSustav kontrole troškova

• Detaljni opseg posla projekta

• Kontrolirati procjenu

• Razrada računa

• Izvheštaj o stanju troškova

• Predviđanje procesa

• Promjena procedure upravljanja

• Predviđanje dotoka gotovine

KKontrolontrola projektaa projekta

1. dan projekta--------------Popis poslova:Početni sastanak Raspored projekta

Povezivanje troškova i vremena

Temeljni elementi sustava kontroleTemeljni elementi sustava kontrole

• Plan projekta: Opseg, raspored, procjene

• Sustav nadgledanja koji mjeri izvedbu u odnosu na plan

• Sustav izvještavanj koji identificira odstupanje od plana

• Sustav koji prenosi odstupanja pravim ljudima

• Korektivne radnje

• Predviđanje ishoda projekta

Osnovni koraci u kontroli projektaOsnovni koraci u kontroli projekta

• Definirati opseg projekta• Razviti plan projekta u skaldu sa:

– Opsegom projekta– Procjenama (ograničenja troškova)– Raspored (ograničenja)– Dostupna sredstva

• Izvjestiti o napretku i usporediti ga s budžetom i predviđanjima

• Kontolirati poduzimajući korektivne radnje

Ključna filozofija kontroleKljučna filozofija kontrole

• Definirati polaznu liniju lontrole

1._______ 2. ________3. _______ 4. ________

• Podijeliti projekt na manje dijelove• Zapamtite: Sposobnost utjecanja na

troškove je što ranije u projektu

Ključna filozofija kontrole (nastavak)Ključna filozofija kontrole (nastavak)

• Definirati i upravljati rizikom/mogućnostima• Integrirati opseg i predviđene troškove s

rasporedom• Donositi informirane odluke• Predvidjeti odstupanja/promjene• Prihvatiti pristup “krajnjeg proizvoda”• Planirati unaprijed od faze do faze

Uporišta upravljanja projektomUporišta upravljanja projektom

Troškovi

Opseg

Raspored

Kvaliteta

RasporedRaspored

• PlaPlaniranjeniranje-- Identifikacija slijeda događaja

potrebnih za ispunjenje

projekta

• PredviđanjePredviđanje -- Određivanje vremena i skupa

projektnih aktivnosti koje čine

ukupno vrijeme dovršenja

Temelji za raspored projektaTemelji za raspored projekta

• Ciljevi projekta• Opseg projekta• Prekretnice projekta• Procjene (budžet) projekta• Dostupnost sredstava

Temeljni dijagram mrežeTemeljni dijagram mreže

Prošireni dijagram mrežeProšireni dijagram mreže

BarBarova tabelaova tabela

GanttGanttova tabelaova tabela

Uporišta upravljanja projektomUporišta upravljanja projektom

Troškovi

Opseg

Raspored

KvalitetaKvaliteta

Dizajniranjetemelja

Neprestano unapređivanje

Jamstvo kvalitete

Kontrolakvalitete

Upravljanjeukupnom

kvalitetom projekta

Upravljanje ukupnom kvalitetom projektaUpravljanje ukupnom kvalitetom projekta

Upravljanje rizikomUpravljanje rizikom

Upravljanje rizikomUpravljanje rizikom

• Što je rizik?• Izvori rizika• Vrste rizika• Proces upravljanja rizikom

– Identificirati rizike– Definirati posljedice– Razviti plan ublaživanja– Dokumentirati

Izvori rizikaIzvori rizika

Tehnički

Financijski

Socio-ekonomski

Ugovorni

ProcesProces upravljanja rizikom upravljanja rizikom

Identificirati rizik

Analizirati rizik

Odgovoriti na rizik

Dokumentirati rizik

Izvori pomoći za identificiranje rizikaIzvori pomoći za identificiranje rizika

• Istraživanje mjesta

• Dokumenti ugovora

• Raspored

• Timska oluja mozgova

• Skup iskustava

Metode kontrole rizikaMetode kontrole rizika

• Izbjegavati• Smanjiti• Dijeliti• Osigurati• Prihvatiti

– S rezervnim planom– Bez rezervnog plana

• Suzbijati

Suzbijanje rizikaSuzbijanje rizika

• Jasno definirati odgovornosti osiguranja u ugovorima

• Koristiti kvalificirano osoblje

• Dokumentirati i prenositi startegiju projekta

• Definirati uloge i odgovornosti

• Pripremiti rezervne planove za kritične aktivnosti

• Koristiti prve redove tima

Suzbijanje rizika (nastavak)Suzbijanje rizika (nastavak)

• Koristiti kvalificirane izvođače radova i prodavače• Kratki radni sastanci prije početka radova (osobito

po pitanju sigurnosti)• Uvježbavati kritične aktivnosti ili koristiti modele• Koristiti snažne sustave kontrole projekta

• Nositi se sa nepredviđenim okolnostima

Nadgledanje i kontrola projektaNadgledanje i kontrola projekta

• Svi projekti razumne veličine doživljavaju poteškoće.

• Ciklus aktivnosti nadgledanja i kontrole projekta omogućava prepoznavanje i rješavanje problema u ranoj fazi tako da se projekt može nastaviti.

Ciklus nadgledanja i kontroleCiklus nadgledanja i kontrole

• Ciklus nadgledanja i kontrole Ciklus nadgledanja i kontrole sastoji se odsastoji se od::– Pregledavanja i mjerenja napretka– Usporedbe trenutnog napretka s

različitim planovima, npr. Raspored, rizik

– Prepoznavanja bilo kakvih odstupanja

– Ispravljanja odstupanja– Predviđanja događaja koji bi mogli

ugroziti plan– Po potrebi ponovnog planiranja

• Ishodi će biti podgvrnuti Ishodi će biti podgvrnuti privremenom pregledu za privremenom pregledu za vrijeme trajanja projekta i vrijeme trajanja projekta i opsežnom pregledu opsežnom pregledu relevantnih karakteristika relevantnih karakteristika prije konačne isporuke prije konačne isporuke ..

Akcia

Nadgledanje i kontrola

Plan

Zatvaranje projektaZatvaranje projekta

Zatvaranje projekta – glavne fazeZatvaranje projekta – glavne faze

• Pridobiti prihvaćanje klijenta• Dokumentirati projekt• Provesti službena ispitivanja nakon

implementacije• Podnjeti završni izvještaj

SažetakSažetak

Pet faza upravljanja projektimaPet faza upravljanja projektima

Razina aktivnosti i preklapanja procesa Razina aktivnosti i preklapanja procesa grupa tijekom vremenagrupa tijekom vremena

1 IDEJA

2DIZAJN

3POČETAK 

4ODRAŽAVAJUĆA PRAKSA 

OKVIR

CIKLUS PROJEKT

A

Upravljnje znanjem u ciklusu projekta

IDEJA :Sekundarana analiza podatakaUčenjeAnaliza potreba/prilika sudionikaPregled pilot projekta

DIZAJN

POČETAK

ODRAŽAVAJUĆAPRAKSA

CIKLUS PROJEKTA

Upravljnje znanjem u ciklusu projekta

1

OKVIR

IDEJA 

Dizajn:Definicija ciljaAnaliza uzroka/posljedicaFormulacija hipotezeSekvenciranje aktivnostiOdabir pokazivačaPolazna točka

POČETAK 

ODRAŽAVAJUĆA PRAKSA

OKVIR

CIKLUSPROJEKTA

Upravljanje znajem u ciklusu projekta

2

IDEjA

DIZAJN

POČETAK :Konsolidacija partnerstvaKoherentni informacijski sustavi

ODRAŽAVAJUĆA PRAKSA

OKVIR

CIKLUSPROJEKTA

Upravljanje znanjem u ciklusu projekta

3

IDEJA 

DIZAJN

POČETAK

ODRAŽAVAJU-ĆA PRAKSA : Sudionika M&EVrednovanjeUčenje i dijeljenje

OKVIROKVIR

CIKLUS PROJEKT

A

Upravljanje znanjem u ciklusu projekta

4

SAŽETAKSAŽETAK

• Upravljanje projektimaUpravljanje projektima – Voditi i truditi se• PlaPlaniranje niranje je mapa, vodič, osobito za tim

– Relativno jednostavne tehnike za pomoć

• UpravljanjeUpravljanje se pretežno radi o ljudima– Cilj, disciplina, komunikacija

• RiRizici zici su neizbježni, planiranje pomaže izbjeći one glupe

• Iskustvo se računaIskustvo se računa– Procjenjivanje opsega posla, vremena, rizika

RiRizici su esencijalni u postignućimazici su esencijalni u postignućimaSreća je element uspjehaSreća je element uspjeha

RiRizici su esencijalni u postignućimazici su esencijalni u postignućimaSreća je element uspjehaSreća je element uspjeha