Nyttan av en tydlig integrationsstrategi inom ett av Norges största ERP-systembytenEn presentation av Felleskjöpet

tillsammans med iBiz Solutions

• CIO/IT Director at Felleskjøpet Agri

• Program Direktör i projekt Forsprang

• CTO at iBiz Solutions AB

• Lösningsarkitekt inom Integration i projekt Forsprang

Christen Rehn & Richard Hallgren

Agenda

Felleskjöpet

Forsprang & förarbete

Implementation

Slutsatser & frågor

Felleskjøpet Agri

• Konsernet har virksomhet fra

Tana i nord til Lillesand i sør

• 2.300 medarbeidere

• 12 mrd i omsetning

• Hovedkontor på Lillestrøm

4

• Felleskjøpet er en samvirkebedrift med ca. 44 000 medlemmer.

• Det overordnede målet er å styrke medlemmenes økonomi, på kort

og lang sikt.

Fakta om landbruksvirksomheten

• 97 butikker

• 50 kornmottak

• 40 verksteder

• 12 fabrikker

6

Projekt Forsprang

Målsettingen med nytt Hovedsystem er forankret i Felleskjøpets strategiplan. Hovedmålet er å sikre videre optimalisering av driften i FKA. Prosjekt Forsprang dreier seg om å skifte ut dagens hovedsystem med ny ERP – løsning: Infor M3.

Anskaffelse av Nytt hovedsystem

skal sikre:

Enklere og mer effektiv understøtting

av nye og endrede forretningskrav

Oppdatert teknologisk plattform

Forutsigbar tilgang på kompetanse på

valgt løsning

Sikre mer kostnadseffektiv innføring

av endringsønsker og nye krav

Øke automatiseringsgrad, felles

prosesser og rutiner på tvers av

forretningsområder

Kostnadseffektiv drift og forvaltning

I Felleskjøpets strategiplan for 2016

er optimalisering av driften et

hovedelement.

Felleskjøpet ser behov for å skifte ut

dagens hovedsystem for å sikre videre

optimalisering av driften. Det antas at

den nye systemløsningen finnes blant

de tradisjonelle ERP løsningene.

Det vektlegges en kontrollert utskifting

av dagens hovedsystem.

Felleskjøpet strategiplanProsjekt Forsprang: målsettinger ved anskaffelse

Prosjekt Forsprang startet 14.2 2013. Grunnlaget for prosjektet ble gjort gjennom grundig dokumentasjon av dagens prosesser i RFP-fasen. Det var et meget viktig arbeid som ble lagt ned i denne fasen, og som la grunnlaget for at Felleskjøpet henger med i et krevende ERP-implementeringsprosjekt

Kravformulering

Utvikle RFP

Leverandørenes svarperiode

Implementering ERP - delprosjekter

Analyse > Design > Build > Test > Prod

Implementering av integrasjonsløsning

Eksisterende IT Prosjekter koordinering, oppgradering mm.

Gevinstrealisering

Forretning - IT

Forberede avv. Hovedsystemet

Stabilisering

Hand-over, drift

20142013

Opplæring

Forretning - IT

201n

Evaluering, valg, kontrakt

Scope for anskaffelsen la stor

vekt på å sikre relevant ERP

scope (markedsscope) for de

toneangivende leverandørene,

samt SI med relevant og

dokumentert erfaring

Prosjekt Forsprang ble definert som et endringsprosjekt. Grunnlaget for endringsprosjekt ble lagt med klar involvering og forankring av forretning fra dag 1.

1. Involvering av forretning (før IT)

2. Definering av prosesseiere

3. Dokumentasjon av dagens prosesser som grunnlag for

leverandørenes forslag til nye prosesser

4. Involvering av øverste ledergruppe

5. Klare gater og milepæler

6. Klar forståelse av behov og mål med prosjektet

7. Forståelse av behov for endring

8. Ny atferd vil kreve disiplin og lederoppfølging

9. Oppfølging og kontroll med forståelse nye roller, og opplæring

av nye roller

I tillegg til definisjon av det forretningsmessige prosessrammeverket i RFP-fasen, ble alle eksisterende applikasjoner kartlagt og registrert i nytt EA-verktøy. ToBe systemlandskapet ble definer og dannet grunnlaget for integrasjonsomfanget. Integrasjonspartnere for valgt integrasjonsplattform ble evaluert.

Kravformulering

Utvikle RFP

Leverandørenes svarperiode

Implementering ERP delprosjekter

Analyse > Design > Build > Test > Prod

Eksisterende IT Prosjekter koordinering, oppgradering mm.

Gevinstrealisering

Forretning - IT

Forberede avv. Hovedsystemet

Stabilisering

Hand-over, drift

20142013

Opplæring

Forretning - IT

201n

Evaluering, valg, kontrakt

2. Forberedelse berørte systemer

1. Sourcing

FKA systemutv. integrasjon

1. Definere ToBe system landscape

2. Sunsetting and upgrading

Implementering av integrasjonsløsning

Driftsfase integrasjonsplattform

Prosjekt Forsprang ble definerte i 3 del-prosjekter, med separate leveranser per fase for idriftsetting. Gjennom innføringsfasen skal prosjektet sikre at alle IT-tekniske miljøer og alle forretningsenheter er klare til å ta i bruk ny løsning – på riktig måte. Høstefasen definerer gevinstrealisering. Forretning er ansvarlig for gevinstrealisering gjennom definerte gevinster og forankret business case.

Kravformulering

Utvikle RFP

Leverandørenes svarperiode

Innføring fase 1. Stab/Økonomi

Analyse > Design > Build > Test > Prod

Gevinstrealisering

Stab

201420132017

Evaluering, valg, kontrakt

Innføring fase 2. Handel

Analyse > Design > Build > Test > Prod

Gevinstrealisering

Handel

Innføring fase 3. Tonn

Analyse > Design > Build > Test > Prod

Gevinstrealisering

PV & Landbruk

1. Anskaffelsesfase 2. Innføringsfase 3. Høstefase

DriftProsjekt

En klar integrasjonsstrategi fra anskaffelsen dannet grunnlaget for effektiv sourcing og oppstart

av prosjektet. Integrasjonsprosjektet jobbet i parallell med ERP prosjektet

Implementering av integrasjonsløsning

AS-IS systemlandskap per 2013

Bransjeløsning Tonn

Fellessystemer

Bransjeløsning Handel

Nytt Hovedsystem

HandelVerksted

MaskinsalgImek

prosjekter

WMS Axia/Axia Frakt

Finans-regnskap

Arbeidsflyt inngående fakt

Kundereskontro

Lev. reskontro

Fakturakontroll varekjøp

Fakturering

CRM

Kundesenterreservedeler

Drifts-rapportering

Felles

Tonn

Forhandlere/ Innkjøpslag

Transport-planlegging

Oppgjørs-beregning

Kontrakt-dyrkere

Såvaresystem

AvviksystemSiFra

Vektsystem

Dokument arkiv

EDI (iSys)

Laboratorier

Innkjøp, produksjon, beholdning

Lager

Fabrikkstyring (12 fabrikker)

Produksjon kraftfôr

Utlasting kraftfôr

Oppsekking

Ruteplanlegging(Spider)

Kommunikasjon i bil (Locus)

Vedlikehold

Reseptopt.(Format)

FôrIT

InnkjøpsportalKvalitets-håndbok

mm.

eHandel

Kjedekontor / hovedlager

Maskinkartotek

LåneinnskuddMedlemskapital

Råvareprognose

MESKraftfôrprod.

Min side

Kundesentertonnvare

Nytt Systemlandskap FKA

BringAxia

Print/pakk

Felleskjopet.no

IntranettEkstranett

ArbeidsromProsjektrom

Kredittsjekk

Kundesenter butikkordre

TelefoniKjøretøyregister

KORN / SÅVARE

Rapportsenter

Transp.avregn.

ButikkPOS

Butikkvarer, tonnvarer, deler

og maskiner i Butikk

Timebooking (o)

Delekataloger

SupportPoint

Prognoser pr kunde

Kunde, vare, pris, lev.

HR/LønnKompetanse

PIM

Medlems-register

GRUNNDATA

FABRIKKER

Økonomisystemet

Handelssystemet

Ordre Produksjon

TMS

In

teg

rasj

on

(M

icro

soft

Biz

Tal

k)

Datavarehus (Microsoft BI)

Taktisk og strategisk planl.

Tonnsystemet

Utvidet CRM

IDMBudsjett

Ettermarkeds portal

Avstemming

Operative rapporter

Leveringsplan

Håndterminaler

Eksterne systemerDanske, experian, brreg, altinn, skatt(MVA)

finn.no, autosys.no, emma, mascusnav, bring, ecoonline, nets, John Deere,

leverandører(prognose)

ETL

Årsoppgjør

Eiendoms-forvaltning

Tid/Timeregistr.(o)

Utlegg (o)

TO-BE systemlandskap per 2013

Implementation

Identifierade huvudmål

1 Agila integrationer – byggda för förändring

2 Förvaltningsbara integrations – byggda för framtiden

3 Kostnadseffektiva integrationer – modern plattform

Integrationsstrategi

iBiz Solutions Integration Framework

Mål 1: Agila integrationer:Identifiera ”Core Enterprise Services”

Artiklar

Priser Leverantörer

Kunder

Bransjeløsning Tonn

Fellessystemer

Bransjeløsning Handel

Nytt Hovedsystem

HandelVerksted

MaskinsalgImek

prosjekter

WMS Axia/Axia Frakt

Finans-regnskap

Arbeidsflyt inngående fakt

Kundereskontro

Lev. reskontro

Fakturakontroll varekjøp

Fakturering

CRM

Kundesenterreservedeler

Drifts-rapportering

Felles

Tonn

Forhandlere/ Innkjøpslag

Transport-planlegging

Oppgjørs-beregning

Kontrakt-dyrkere

Såvaresystem

AvviksystemSiFra

Vektsystem

Dokument arkiv

EDI (iSys)

Laboratorier

Innkjøp, produksjon, beholdning

Lager

Fabrikkstyring (12 fabrikker)

Produksjon kraftfôr

Utlasting kraftfôr

Oppsekking

Ruteplanlegging(Spider)

Kommunikasjon i bil (Locus)

Vedlikehold

Reseptopt.(Format)

FôrIT

InnkjøpsportalKvalitets-håndbok

mm.

eHandel

Kjedekontor / hovedlager

Maskinkartotek

LåneinnskuddMedlemskapital

Råvareprognose

MESKraftfôrprod.

Min side

Kundesentertonnvare

Nytt Systemlandskap FKA

BringAxia

Print/pakk

Felleskjopet.no

IntranettEkstranett

ArbeidsromProsjektrom

Kredittsjekk

Kundesenter butikkordre

TelefoniKjøretøyregister

KORN / SÅVARE

Rapportsenter

Transp.avregn.

ButikkPOS

Butikkvarer, tonnvarer, deler

og maskiner i Butikk

Timebooking (o)

Delekataloger

SupportPoint

Prognoser pr kunde

Kunde, vare, pris, lev.

HR/LønnKompetanse

PIM

Medlems-register

GRUNNDATA

FABRIKKER

Økonomisystemet

Handelssystemet

Ordre Produksjon

TMS

I

nte

gra

sjo

n (

Mic

roso

ft B

izT

alk

)

Datavarehus (Microsoft BI)

Taktisk og strategisk planl.

Tonnsystemet

Utvidet CRM

IDMBudsjett

Ettermarkeds portal

Avstemming

Operative rapporter

Leveringsplan

Håndterminaler

Eksterne systemerDanske, experian, brreg, altinn, skatt(MVA)

finn.no, autosys.no, emma, mascusnav, bring, ecoonline, nets, John Deere,

leverandører(prognose)

ETL

Årsoppgjør

Eiendoms-forvaltning

Tid/Timeregistr.(o)

Utlegg (o)

Mål 1: Agila integrationer: Löst kopplade integrationer

Mål 1: Agila integrationer: Löst kopplade integrationer

Mål 2: Förvaltningsbara integrationerApplication Lifecycle Management

Developers

Source

control

server

Deployment

area

Dlls

Build server

Compile

Test

Package

Version/

label

BizTalk

Server

BizTalk

Server

Deployment

BizTalk

Server

Mål 2: Förvaltningsbara integrationer:Dokumentation

iBiz Solutions Delivery Model

Mål 3: Kostnadseffektiva integrationer: Plattform, grundarkitektur och gemensamma utvecklarprinciper

Utvecklarprinciper

Integrationsarkitektur

Lärdomar från projekt Forsprang

1. Inkludera systemintegrationer tidigt och som del av

införandeprocessen – låt det inte komma som en aktivitet i

slutet.

2. Alla behöver förstår värdet av agila och förvaltningsbara

integrationer och ha ett gemensam startegi.

3. Säkerställ vem som ansvarar för hela processen och dess

slutresultat.

4. ERP-konsulter och integrationskonsulter måste jobba tätt

samman – bra planering och process är ett måste.

5. Kommunikation är som alltid kritiskt

Frågor?