Vår dato: Vår referanse: Org.nr:

07.09.2017 17/66980 964 982 953

Human Resources

Åse E. Åkerøy 75 65 01 36

Medbestemmelsesmøte 30. august 2017 - referat Til stede fra organisasjonene: Torbjørn Fauske, Tannlegeforeningen

Kjersti Svendsen, Bibliotekarforbundet Ann Kristin Åseng, Fagforbundet Bjørnulf Schanche, SL Hege Monica Eskedahl, Mfo Marthe Røst, Juristforbundet Geir Sandvei, Tekna Ruth Tove Trang-Liljar, Forskerforbundet Åse Jektvik, Lektorlaget Sten Kolloen, NITO Jill Rakel Hjartøy, Delta Ada Graven, Skolelederforbundet Per-Christinan Størkersen, Parat Hege Torvik, Econa Terje Knutsen, Utdanningsforbundet Odd Skaland, Utdanningsforbundet

fra arbeidsgiver: Bjørg Jensen, etatsjef kultur, miljø og folkehelse, sak 36/17 Henrik Schmidt, fylkestannhelsesjef, sak 36/17 Elisabeth Utz Savstad, prosjekt tannhelse, sak 36/17 Martin Allstrin, prosjekt tannhelse, sak 36/17 Rita Bogholm Engen, rådgiver HR, sak 40/17 Åse E. Åkerøy, rådgiver HR Vigleik M. Aas, HR-sjef

Sak 33/17 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble godkjent. Sak 34/17 Godkjenning av saksliste

Parat ønsket å stille spørsmål om inngåtte bonusavtale under eventuelt. Sakslisten ble godkjent.

Sak 35/17 Godkjenning av referat fra møte 31.05. 2017 Referatet ble godkjent. Sak 36/17 Tannhelsetjenesten – orientering om arbeidet med ny struktur

Etatsjef og fylkestannhelsesjef orienterte om bakgrunn for saken, organisering av etaten og tannhelsetjenesten og om prosjektet med omorganisering av tannhelsetjenesten i Nordland. Videre ble det orientert om hvordan tjenesten er i dag og om resultatene fra undersøkelse som er gjort om nærhet og kundegrunnlag for alle klinikkene. Orienterte om de alternativer som var skissert for fremtidig organisering, men presiserte at dette kun er simulering og ikke nødvendigvis er de forslag som vil bli lagt frem for fylkestinget. Det vil bli lagt vekt på både tilgjengelighet for befolkningen, utstyr og lokaler, bemanning m.m. Det ble også vist frem statistikker for utviklingen av tannhelsetilstand i Nordland sammenlignet med andre fylker.

2

Sak om beslutning om klinikkstrukturen vil bli lagt frem for fylkestinget i desember. Etatens skriftlige orientering følger vedlagt.

Sak 37/17 Lokale forhandlinger 2017 – forhandlingsdager, praktisk gjennomførin,g

Bruk av kriterium ledere i kap. 4 er oppfattet forskjellig både blant tillitsvalgte og arbeidsgiver. Etter diskusjoner ble det enighet om at kriterium ledere er et gruppekrav, og det bare skal fremmes krav og forhandles på alle ledere eller grupper av ledere, ikke enkeltpersoner. Prosedyre i kap. 4 blir slik at forhandlinger om individuelle krav tas først med hver organisasjon, dette gjelder kriteriene skjevheter og ekstrakompetanse tatt før tilsetting. Så blir det felles forhandlinger om fordeling på gruppekrav. HR-sjefen ønsket å sette av inntil1 mill til oppretting av skjevheter, men tillitsvalgte ønsket ikke å binde seg til et beløp før potten var kjent. [Pottutvalget har i ettertid fastsatt potten til kr. 10.635.466. Innvendinger på å sette taket på utdeling fra potten til individuelle skjevheter til 1 million bes meldt <lokaleforhandlinger2017@nfk.no> snarest.] Det ble sendt rundt liste med forhandlingsdager hvor TV fikk skrive ønsker om forhandlingsdato. I den grad det er mulig vil ønskene bli imøtekommet. Og det vil bli forsøkt å legge individuelle forhandlinger nærmest mulig fellesforhandlingene for de TV som har lengst reisevei.

Sak 38/17 Reglementer - behov for revisjon

HR-sjefen orienterte om at det er på tide å revidere flere av gjeldene reglement; arbeidsreglement fra 2014, tilsettingsreglement fra 2014, permisjonsreglement fra 2014, mangfold og inkludering. Utdanningsforbundet ba også om at regler for fornyelse av åremål blir sett på. HR-sjefen oppfordret TV til å sende mail til HR@nfk.no om behov for revidering av andre reglement. HR vil utarbeide forslag til grunnlag for revidering før partsammensatt gruppe blir forelagt arbeidet.

Sak 39/17 Medarbeiderkartlegging – orientering

Fylkeskommunen har skiftet leverandør på verktøy for medarbeiderkartlegging. Det nye dataverktøyet tas i bruk i undersøkelse 11.-25. oktober i år. Svarprosenten i tidligere undersøkelser har vært lav, og i kommende undersøkelse vil det bli fulgt opp mer enn tidligere at arbeidstakerne har plikt til å svare på spørreundersøkelsen. Arbeidsmiljøloven hjemler for at arbeidstakerne har plikt til å bidra inn i arbeidsmiljøet. Mfo forelso at det utpekes noen piloter for å se om spørsmålene treffer på det de er ment å måle. SL uttalte at oppfølging etter slike undersøkelser er problemet og er antagelig en av årsakene til lav svarprosent. Foreslo at det allerede i undersøkelsen beskrives hvordan dette skal følges opp. Skolederforbundet etterlyse opplæring av lederne i oppfølging av undersøkelsen.

Sak 40/17 Rekruttering – orientering om nytt dataverktøy

HRs kommunikasjonsrådgiver orienterte om ny webbasert løsning for utlysing av stillinger, elektronisk søking og kommunikasjon med søkerne underveis i tilsettingsprosessen.

3

Arbeidsgiver arbeider med tilpassing til eget behov, integrering med websak og Visma, og opplæring. Målet er at verktøyet kan tas i bruk 1. november i år. Skriftlig orientering følger vedlagt.

Sak 41/17 Nytt fra administrasjonen og organisasjonene

Ny økonomisjef Anita Larsen tiltrer 4.09., Heidi Theodorsen går over i stilling som assisterende stabssjef fra samme dato. HR er i ferd med å rekruttere til stillingen som blir ledig etter Elin Jæger. Utdanningforbundet opplyste at de skal i gang med skolering av alle sine plasstillitsvalgte.

Sak 42/17 Eventuelt

Parat etterlyste igangsetting av utbetaling etter ny bonusavtale inngått med Parat, Delta og Fagforbundet. HR-sjef svarte at nemndsbehandling av avtalen med tannlegeforeningen ikke er landet ennå, og derfor avventer effektuering av avtalen med de andre fagforeningene inntil resultat av nemndsbehandling er kjent. Uklart om dette kan få betydning for de andres avtale. HR-sjefen beklaget imidlertid at det ikke var informert ut om dette til de organisasjonene som har gyldig avtale.

Referent Åse E. Åkerøy rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift.

Skulpturlandskap Nordland - Ballangen

Foto: Vegar Moen

Utvikling av tannhelsetjenesten 2016-2020

Klinikkstruktur

Bakgrunn

• FR-vedtak våren 2016 om opprettelse av prosjektet (FRÅD-153/2016)- Krav til innsparing i økonomiplanen 2015-2018- Bedre kvalitet i tannhelsetjenesten- Reduksjon i antall klinikker- Fjerning av bonusavtalen- Mulig overføring til kommunene- Økt kapasitet og kompetanse på strategisk ledelse

Prosjekt Utvikling av tannhelsetjenesten 2016 - 2020

• Kvalitet

• Tilgjengelighet

• Oppgradering / universell utforming

Tannhelsetilbudet i Nordland - tilgjengelighet

• 56 klinikker og 5 spesialistklinikker

• Ca. 128 behandlere

• 99 % når tannlegekontoret innen 1 time

Fylke Innbyggere Befolkningstetthet Klinikker Antall innbyggere pr klinikkFinnmark 76149 1,6 18 4230,5Troms 166632 6,4 22 7574,2Nordland 242866 6,3 61 3981,4Nord-Trøndelag 137233 6,1 20 6861,7Sør-Trøndelag 317363 16,8 28 11334,4Møre og Romsdal 266274 17,6 37 7196,6

Sogn og Fjordane 110266 5,9 18 6125,9Hordaland 519961 33,7 40 12999,0Rogaland 472023 50,3 43 10977,3Vest-Agder 184116 25,3 13 14162,8Aust-Agder 116671 12,7 16 7291,9Telemark 173307 11,3 13 13331,3Vestfold 247055 111,0 14 17646,8Buskerud 279714 18,8 28 9989,8Oppland 189479 7,5 20 9474,0Hedmark 196190 7,2 28 7006,8Akershus 604368 122,9 22 27471,3Østfold 292893 70,1 13 22530,2Oslo 666759 1468,3 26 25644,6

Tannhelse i Nordland - tilgjengelighet

• Om lag 50 % er små klinikker med ambulering eller kun en tannlege

• Over 1000 timer i ambulering og 2 millioner i ambuleringskostnader

DAGENS SITUASJON

• I dag er det 56 klinikker i Nordland. • Befolkningen er tilordnet til sin nærmeste

tannklinikk i reisetid med bil.• Klinikkene har ulikt «befolkningsgrunnlag» -

bosatte som har det som sin nærmeste klinikk.

– 9 klinikker (i hovedsak biklinikker) har et befolkningsgrunnlag på under 1000 bosatte.

– Klinikkene Bankgata, Fauske, Leknes, Mosjøen, Mørkved, Narvik, Saltvern, Selfors og Sortland har alle et befolkningsgrunnlag på mer enn 10 000 innbyggere.

• Klinikkene har ulikt tilbud i dag både ifhtåpningstider og behandlingsmuligheter.

• 99 % av befolkningen har sin

nærmeste tannklinikk innenfor en

reisetid på 1 time.

• 86 % av befolkningen har sin

nærmeste tannklinikk innenfor en

reisetid på 15 minutter med bil.

• Alle bosatte i Nordland når i dag fram

til sin nærmeste tannklinikk innenfor

en reisetid på 3,5 timer med bil.

ALTERNATIV 1-lukking av alle bi- og enmannsklinikker

• 28 klinikker i Nordland. • Befolkningen er tilordnet til sin

nærmeste tannklinikk i reisetid med bil.• Klinikkene har ulikt

«befolkningsgrunnlag» - bosatte som har det som sin nærmeste klinikk.

– Klinikkene på Hamarøy, Steigen, Hattfjelldal og Leirfjord har alle et befolkningsgrunnlag under 3000 personer.

– De nye samlokaliserte klinikkene på Ankenes og Mo får et befolkningsgrunnlag på hhv 20 000 og 25 000 bosatte.

• 95 % av befolkningen har sin nærmeste tannklinikk innenfor en reisetid på 1 time med bil.

• 77 % av befolkningen har sin nærmeste tannklinikk innenfor en reisetid på 15 minutter med bil.

• Alle bosatte i Nordland når fram til sin nærmeste tannklinikk innenfor en reisetid på 7 timer med bil.

ALTERNATIV 2 klinikker optimalisert ifht. reiseavstand

• Alle kommuner har et målpunkt i sitt kommunesenter

• Alle målpunkt skal ha minst 4000 bosatte i sitt opptaksområde, maks 30 000

• 95 % skal ha under 60 minutter med bil• Gir 24 klinikker• Befolkning tilordnet nærmeste klinikk

med bil• Noen klinikker med under 4000 i

befolkningsgrunnlag for å kompensere for lang reisevei (Vega, Hattfjelldal, Nesna, Lurøy og Rødøy)

• 96 % av befolkningen har sin nærmeste tannklinikk innenfor en reisetid på 1 time med bil.

• 73 % av befolkningen har sin nærmeste tannklinikk innenfor en reisetid på 15 minutter med bil.

• Alle bosatte i Nordland når fram til sin nærmeste tannklinikk innenfor en reisetid på 5,5 timer med bil.

ALTERNATIV 3Klinikker i 10 bykommuner• 10 klinikker i Nordland. • Befolkningen er tilordnet til sin nærmeste tannklinikk i

reisetid med bil.• Klinikkene har ulikt «befolkningsgrunnlag» - bosatte

som har det som sin nærmeste klinikk.– Klinikken i Bodø vil ha et befolkningsgrunnlag

på ca 58 000 bosatte. – Klinikkene på Sortland, Mo i Rana, Narvik og

Fauske vil ha et befolkningsgrunnlag på 20 – 35 000 bosatte.

– Svolvær og Sandnessjøen vil ha det laveste befolkningsgrunnlaget på hhv 10 100 og 12 800 bosatte.

• 59 % av befolkningen har sin nærmeste tannklinikk innenfor en reisetid på 15 minutter med bil.

• 85 % av befolkningen har sin nærmeste tannklinikk innenfor en reisetid på 1 time med bil.

• Alle bosatte i Nordland når fram til sin nærmeste tannklinikk innenfor en reisetid på 7 timer med bil.

Tannhelse i Nordland - resultater

Tannhelse i Nordland - resultater

Tannhelse i Nordland - resultater

Tannhelse i Nordland – universell utforming

Stor variasjon

Rognan tannklinikk

Hattfjelldal

Ramsund

Helhetlig struktur for tannhelsetjenesten i Nordland

• Kvalitet:– Robuste og oppdaterte tannklinikker– Stabil bemanningssituasjon– Kompetent personell

• Tilgjengelighet

Veien videre

• Høringsrunder• Medbestemmelsesmøter• Fylkesrådspresentasjon• Høringsmøte med kommunene 18. oktober• Fylkesting 4. desember

Foto: Kenn-Ole Moen

Nytt rekrutteringsverktøy

Hvorfor nytt verktøy?

• Vi bruker nå Webcruiter gjennom Frantz annonseservice

• Vi har ikke egen avtale med Webcruiter

• Vi skal selv være administratorer og brukere i vårt administrative rekrutteringsverktøy

• Kravspesifikasjon utarbeidet• Anbudsprosess gjennomført vinter/vår 2017

Ny leverandør: HR manager

• Verktøyet: Talent recruiter• Kvalitet og pris• Gode referanser

www.hr-manager.no

Talent recruiter

• Profesjonell stillingsportal på nettsidene• Portabel CV og LinkedIn• JobbAgent• Tilpasset mobile enheter

• Nettbasert – alltid oppdatert og tilgjengelig informasjon

• Enkelt å bruke – både for søker og den som skal ansette

• Tilgjengelig og brukervennlig verktøy –automatisk innlogging

Helhetlige rekrutteringsprosesser

• Fokus på arbeidsflyten i tilsetting• Et godt verktøy som støtter prosessen• Eierskap til hele prosessen• Ledere sterkere involvert• Medvirkning skal ivaretas• Omdømmebygging i alle ledd

Helhetlige rekrutteringsprosesser

• Forbedring av rutiner – innhold og tilgjengelighet

• Dokumentasjon – integrasjoner mot WebSak og Visma HRM

• Intern opplæring og support

Omdømme

• Mer visuelt oppsett– Bilder– Profilering– Kart– Responsivt design

• Helhetlig profilering og mange muligheter for tilpasning

• Bildebruk• Egne innholdsmaler

• Enkelt å dele utlyste stillinger med sitt nettverk

Annonsering

• Fylkeskommunen skal bruke mindre penger på annonsering• Vi skal annonsere mer målrettet• Vi skal bli gode på synlighet og annonsering av «jobb hos oss» i sosiale medier

• Vi skal eie hele rekrutteringsprosessen – ha gode verktøy• Vi skal være en attraktiv arbeidsgiver – ha fokus på omdømmebygging

• Alltid vurdere om annonsering utover stillingsportaler er nødvendig

Oppstart og introduksjon

Tidsplan:• Administratoropplæring• Websak-integrasjon• Visma-integrasjon• AD-pålogging• Opplæring og support

– Opplæring ved oppstart– Intern support

• Lansering

Samtidig:• Oppbygging og tilpasning• Rutiner• Roller og tilganger• Profilering og maler• Tilpasning til det enkelte arbeidssted –

visuelt og innhold• Markedsføring

Tillit – åpenhet - lojalitet