Post on 13-Feb-2017
LVM – Vertragsmanagement für Microsoft Office365 & SharePointAlle Unternehmensanforderungen an das VertragsmanagementUmfassendste Lösung für Microsoft Office365Vertragslebenszyklus von Entwurf bis ArchivLVM
Vertrags-Manageme
nt
Vertrags-ManagementInhaltsverzeichnis
Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation Übersicht LVM
Vertragslebenszyklus Vertragsarten Vertragsakte
Sachbearbeiter Vertragsakte anlegen Vertragsdokumente & Schriftverkehr Vertragsakte pflegen/aktualisieren
Controlling Fristencontrolling / Benachrichtigungen Risikomanagement / Bewertung von Risiken
Anpassung an Ihre Organisation Individualisierte Formulare Vertragsarten Workflow: Vier-Augen-Prinzip Workflow: Genehmigungen
Recherche Strukturierte Suche Volltextsuche Auswertungen Persönliche Reports
Integration in IT-Landschaft
INHALT
Vertrags-ManagementNutzen für die Organisation
Strategisch Baustein zur Prozessoptimierung Schritt zur Integration unternehmenskritischer Informationen Wachsender Nutzen mit zunehmender Anzahl Teilnehmer
Praktisch Fristenkontrolle, Verhandlungsspielräume Kürzere Verhandlungsdauer Schnellere Vertragsbearbeitung, Senkung Prozesskosten Vertragscontrolling Unmittelbarer Zugang und Verfügbarkeit Schutz vor unbefugten Zugriffen Größtmögliche Transparenz
Vertrags-ManagementNutzen für die Organisation
Zentrale Verwaltung VertragsartenFristenmanagementRisikomanagementZentrale DokumentablageTransparenzSicherheit beim Zugriff / BerechtigungsrollenSchnittstellen, Systeme
Vertrags-ManagementInhaltsverzeichnis
Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation Übersicht LVM
Vertragslebenszyklus Vertragsarten Vertragsakte
Sachbearbeiter Vertragsakte anlegen Vertragsdokumente & Schriftverkehr Vertragsakte pflegen/aktualisieren
Controlling Fristencontrolling / Benachrichtigungen Risikomanagement / Bewertung von Risiken
Anpassung an Ihre Organisation Individualisierte Formulare Vertragsarten Workflow: Vier-Augen-Prinzip Workflow: Genehmigungen
Recherche Strukturierte Suche Volltextsuche Auswertungen Persönliche Reports
Integration in IT-Landschaft
INHALT
Prinzip VertragsakteDokumente FristenVertragspartnerVerantwortlicheAttribute EntwürfeOriginaleKostenNotizen/SchriftwechselHistorie…
Erstellen Prüfen Teilen/Freigeben
Vertrags-bibliothek
Suche / Recherche
Vertragsvorlagen,Gescannte & Online-
Dokumente
Reporting
Attribute/Metadaten
Kommunikation
Verwalten / Bearbeiten
Abdeckung Vertrags-lebenszyklus
Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung im Team
Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zu Verträgen
Abstimmung zwischen Vertragspartnern Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen Ablage rechtsgültiges Original Suchen und Wiederfinden von Verträgen Auswertung -> Fristenwahrung, Vertragsrisiken Wiedervorlagen und Erinnerungen Archivierung
Vertragsarten
Vorkonfiguriert: Mietvertrag Reinigungsvertrag Dienstleistungsvertrag Wartungsvertrag KFZ-Leasingvertrag Entsorgungsvertrag Versorgungsvertrag Leasingvertrag
Weitere Vertragsarten konfigurierbar
Vertrags-ManagementInhaltsverzeichnis
Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation Übersicht LVM
Vertragslebenszyklus Vertragsarten Vertragsakte
Sachbearbeiter Vertragsakte anlegen Vertragsdokumente & Schriftverkehr Vertragsakte pflegen/aktualisieren
Controlling Fristencontrolling / Benachrichtigungen Risikomanagement / Bewertung von Risiken
Anpassung an Ihre Organisation Individualisierte Formulare Vertragsarten Workflow: Vier-Augen-Prinzip Workflow: Genehmigungen
Recherche Strukturierte Suche Volltextsuche Auswertungen Persönliche Reports
Integration in IT-Landschaft
INHALT
Vertragsakte anlegenIntuitive FormulareIndividuell anpassbar Inkl. Regelmanagement
Vertrags-dokumenteDrag & DropVorlagenStammdaten
Gestaltungsprozess von Entwurf bis unterschriftsreife Version
Korrespondenz z.B. per E-Mail Änderungen durch
Vertragspartner Alle
Dokumentenmanagement-funktionen von SharePoint
MetadatenVerwaltete Vertrags-informationen
Vertragsobjekte Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…) Vertragsarten Vertragsdokumente Laufzeiten und Kündigungsfristen Sonstige Vertragsfristen Vertragskosten Aufgaben Termine Benachrichtigungen Zugriffsrechte
Vertrags-objekte
Eigene Objektverwaltung Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen Beliebig viele Verträge zu einem Objekt
Vertrags-partner
Eigene Vertragspartnerverwaltung oder Synchronisierung vorhandener Vertragspartner aus ERP/SAP
Laufzeiten und Kündigungs-fristen
Konfigurierbare Wiedervorlagelisten Erinnerungs-Emails zu Vertragsfristen
Vertrags-ManagementInhaltsverzeichnis
Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation Übersicht LVM
Vertragslebenszyklus Vertragsarten Vertragsakte
Sachbearbeiter Vertragsakte anlegen Vertragsdokumente & Schriftverkehr Vertragsakte pflegen/aktualisieren
Controlling Fristencontrolling / Benachrichtigungen Risikomanagement / Bewertung von Risiken
Anpassung an Ihre Organisation Individualisierte Formulare Vertragsarten Workflow: Vier-Augen-Prinzip Workflow: Genehmigungen
Recherche Strukturierte Suche Volltextsuche Auswertungen Persönliche Reports
Integration in IT-Landschaft
INHALT
Risiko-managementBeschreibung und Bewertung von Vertragsrisiken
Erfassung und Bewerten Einzelrisiken und Auslöser Festlegen von Risiko-Minimierungs-Strategien Plan B aufstellen
Controlling/ Vertragskosten
Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System Preisvereinbarungen, Boni- oder Rabattregelungen (Add-On) Basisdaten für neue Vertragsverhandlungen Lieferantenübergreifende Kostenvergleiche
BenachrichtigungenWiedervorlageFristenToDos
• Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter• Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard• Zeit- und aktionsgesteuert
Vertrags-ManagementInhaltsverzeichnis
Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation Übersicht LVM
Vertragslebenszyklus Vertragsarten Vertragsakte
Sachbearbeiter Vertragsakte anlegen Vertragsdokumente & Schriftverkehr Vertragsakte pflegen/aktualisieren
Controlling Fristencontrolling / Benachrichtigungen Risikomanagement / Bewertung von Risiken
Anpassung an Ihre Organisation Berechtigungen und Rollen Workflow: Vier-Augen-Prinzip Workflow: Genehmigungen Individualisierte Formulare
Recherche Strukturierte Suche Volltextsuche Auswertungen Persönliche Reports
Integration in IT-Landschaft
INHALT
Organisation & ZugriffsrechteBerechtigungsrollenActive Directory-Integration
Welche Personen dürfen Verträge anlegen oder einsehen? Wer genehmigt Verträge? In welchen Versionen liegen Vertragsdokumente vor? Zugriffsrechte auf Verträge gemäß Organisationsstruktur Alle Vertragsstände in Form von nachvollziehbaren
Dokumentversionen
Vertrags-prozesse
Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen Genehmigungshistorie Aktionen bei Vertragskündigung Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse
Vertrags-ManagementInhaltsverzeichnis
Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation Übersicht LVM
Vertragslebenszyklus Vertragsarten Vertragsakte
Sachbearbeiter Vertragsakte anlegen Vertragsdokumente & Schriftverkehr Vertragsakte pflegen/aktualisieren
Controlling Fristencontrolling / Benachrichtigungen Risikomanagement / Bewertung von Risiken
Anpassung an Ihre Organisation Individualisierte Formulare Vertragsarten Workflow: Vier-Augen-Prinzip Workflow: Genehmigungen
Recherche Strukturierte Suche Volltextsuche Auswertungen Persönliche Reports
Integration in IT-Landschaft
INHALT
Transparenz
- Ansichten - Suchfunktion
• Informationen für erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar
• Anstehende Kündigungstermine• Zentrale Rahmenverträge mit Sonderkonditionen • Wiedervorlagen
Vertrags-reporting
Definition von Reportumfang und Intervall Grafische oder Listenauswertung Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel
Vertrags-ManagementInhaltsverzeichnis
Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation Übersicht LVM
Vertragslebenszyklus Vertragsarten Vertragsakte
Sachbearbeiter Vertragsakte anlegen Vertragsdokumente & Schriftverkehr Vertragsakte pflegen/aktualisieren
Controlling Fristencontrolling / Benachrichtigungen Risikomanagement / Bewertung von Risiken
Anpassung an Ihre Organisation Individualisierte Formulare Vertragsarten Workflow: Vier-Augen-Prinzip Workflow: Genehmigungen
Recherche Strukturierte Suche Volltextsuche Auswertungen Persönliche Reports
Integration in IT-Landschaft
INHALT
Vertrags-management als Organisations-prozess
LVM – Umfassendes Vertragsmanagement für Microsoft Office365 & SharePoint
• Eingebettet in Unternehmens-Prozesse
• Abteilungsübergreifend relevant
• Integriert in IT-Systeme
• Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder in der sicheren Microsoft-Cloud
Integration/ Schnittstellen
Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-
Konnektor
Vertrags-management
Integration/ SchnittstellenDatenübernahmeSynchronisierung
Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter
Archivierung
Anbindung Storage-System an SharePoint-Plattform
Vertrags-Archivierung = SharePoint-Archivierung Revisionssicherheit durch Wirtschaftsprüfer-
Auditierung
Zusammen-fassung
Zentrales Management-Informations-System aller Verträge
Alle Verträge des Unternehmens in einer Vertragsdatenbank Transparenz über alle Unternehmensverträge und Vertragskosten Vier-Augen-Prinzip durch Genehmigungsworkflow
Verwaltung von Verträgen in elektronischen Vertragsakten
Elektronische Wiedervorlage der Verträge / Benachrichtigungen Verwaltung von verschiedenen Vertragsarten z.B. Mietverträge,
Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge Integriertes Dokumentenmanagement für alle begleitenden
Vertragsdokumente
Online-Auskunftssystem für alle Verträge zu allen Objekten
Online-Verfügbarkeit aller Verträge im Unternehmensnetzwerk Sicherstellung der Vertraulichkeit durch Berechtigungssystem
LVMVertragsmanagementSharePointOffice365
DurchdachtUmfassendClever
Vielen Dank!Dirk Löhn –
dirk.loehn@locatech.com Rudolf Vehring –
rudolf.vehring@locatech.com http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen-vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/vertragsmanagement-office365-sharepoint-online-vm365/
LeistungenProzess-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & KonzeptionWorkshops & Schulungen ProjektmanagementAnpassung – Erweiterung - SoftwareentwicklungEinführung, Schulung, Wissenstransfer, Dokumentation
ProduktlösungenLVM VertragsmanagementLTRS
TicketsystemAnforderungsmanagementServicedesk
LPM ProjektmanagementLQM QualitätsmanagementLRM Reklamationsmanagement
UnternehmenUnternehmensgruppe Locatech seit 1992Microsoft Partner seit 2000SharePoint-Expertise seit 2006Locatech IT Solutions seit 200815 Beratungsexperten + SharePoint-Entwickler
KompetenzenUnternehmens- und Prozesslösungen für UnternehmenVereinfachen / Automatisieren von Verwaltungsprozessen mit Microsoft SharePointStrategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365
Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und
Office 365