LUPAPISTE TIEDONHALLINTA21.1.2016 Hotelli Vantaa

AGENDA› 11 Kuulumiset

› 11:30 Lounas

› 12:15 Paperiarkiston digitointi

› 12:45 Kehityskohteiden esittely

› 14 Kahvitauko

› 14:20 ”Sähköisen säilyttämisen lupa”, asiointi arkistolaitoksen kanssa

› 14:45 Tiedonohjaussuunnitelmien vertailu ja jatkotyöstö

› n. 15:30 Loppukeskustelu ja jatkosta sopiminen

PÖHINÄASIAA

ARKISTOINTIKUULUMISET› Pilottikoulutuksia pidetty ympäri Suomea

• Pidetty 14 kunnan kanssa koulutuksia ja perehdytystilaisuuksia• Sovittu 4 kuntaa tammi-helmikuulle• Koulutus sopimatta: Hämeenlinna, Salla

› Neuvottelu 8.12. arkistolaitokselta• Järvenpään hakemuksen läpikäynti• Muutostarpeet ja päivitetyn version jättäminen• Pitkä jono käsittelyyn ja katselmointiin

› Edellisen tapaamisen jälkeen tehtyä kehitystyötä• Dokumenttihaku tuotantoon joulukuussa• Sähköinen vastaanotto ja arkistointinäkymät tuotantoon 20.1.2016• Onkalon säilytysratkaisua ja arkistoon vientiä kehitetty• Keskitytty SÄHKE2-vaatimuksiin ja katselmointivalmiusteen

› Sodankylän digitointi vauhtiin

LUPAPISTE TIEDONHALLINTA

Kunnan omat järjestelmät

Solitan sähköiset palvelut

Lupapiste sähköinen asiointi

Rekisterit / Asianhallinta / …

Sähköinen toimittaminen

Sähköinen arkisto

Dokumentin-hallinta

Tiedonohjaus-järjestelmä

OnkaloArkisto

Asiointi

Sähköinen vastaanotto

Kansallisarkisto / Muu arkisto

Vapa / SARKK / …

NÄMÄ LAAHAAVAT › Liitteiden ryhmittely + uudet rakenne- ja

erityissuunnitelmat sekä selvitykset• Yammerissa kommentoitavana joulukuussa• Erityissuunnitelmien osalta halutaan vielä varmistusta

sisällöstä

› Muutoksenhaku› SARKK ja ulkoiset arkistot

LOUNAS

PAPERIARKISTON DIGITOINTI

SODANKYLÄN RAKENNUSVALVONNAN ARKISTON DIGITOINTI + PALVELUT› Solita tarjoaa arkiston digitointipalveluita sopivan kumppanin

kautta• Analogia Oy

› Sodankylä kilpailutti arkiston digitoinnin ja käyttöarkistopalvelut• Päätös 28.10.: Toimittajaksi Solita Oy, alihankkija Analogia Oy• Digitoidaan ja mikrofilmataan 30 hyllymetriä ja otetaan käyttöön

Lupapisteen arkistotoiminnallisuudet• Aloitus marraskuu, projektin päätös 4/2016

› Tilanne: Erä 2/6 digitoinnissa, metatietokäsittely meneillään

KUMPPANIESITTELY: ANALOGIA FINLAND OY

YLEISTÄ Analogian pääliiketoiminnot muodostuvat digitointi- ja

mikrofilmaus palveluista. Tallenneliiketoimintamme kattaa kaikki tiedon tallentamisen ja arkistoinnin palvelut, digitoinnin ja skannauksen, mikrofilmauksen, mikrofilmitulostuksen, arkistointipalvelut ja asiantuntijapalvelut. Teemme jatkuvasti hankkeita niin tiedon pitkäaikais- ja pysyväissäilytykseen kuin olemassa olevien fyysisten aineistojen digitointiin. Prosessimme on rakennettu luottamuksellisen tiedon käsittelyn vaatimukset huomioon ottaen.

Analogia Finland Oy

HENKILÖSTÖ Koko vakinainen henkilöstömme on taustatarkastettu

viranomaisten toimesta. Henkilöstön lisäksi olemme kiinnittäneet erityistä

huomiota tietoturvaan koko prosessimme osalta, mukaan lukien kulunvalvonta, aineistojen kirjoittanut vaitiolositoumukset ja sitoutuu myös tarvittaessa kirjalliseen vaitiolovelvollisuuteen.

Analogia Finland Oy

TILAT JA TIETOTURVA Tuotantotilamme on suojattu asianmukaisilla

rikosilmoitus-, kulun- ja videovalvontajärjestelmillä sekä palonvalvonta- ja sammutuslaitteilla. Palolaitoksella on suora yhteys tilojen lämpöantureihin. Arkistolaitoksen teettäessä kansallisen digitointihankkeen aineistoa, Arkistolaitos on hyväksynyt toimitilan pitkäaikaissäilytettävän aineiston digitointiprojektien määräaikaiseen säilytykseen. Rakennus on yö-aikaan ja viikonloppuisin vartioliikkeen piirivartioinnin valvonnassa.

Analogia Finland Oy

Analogia Finland Oy:n työasemat ja serverit, joissa asiakkaiden hankkeisiin kuuluvia asiakirjoja käsitellään, huolletaan hyväksyttyjen huoltoliikkeiden toimesta ja laitteiden poiston yhteydessä kovalevyt murskataan.

Tuotannon tietokoneet ovat automaattisen viruskannan päivityksen piirissä. Asiakkaiden aineistot tallennetaan varmistetuille palvelimille.

Analogia Finland Oy

DIGITOINTIPAIKKA Analogia Finland Oy Tietäjäntie 4 02130 Espoo www.analogia.fi www.digitointikeskus.fi Yhteyshenkilöt:

Markus vihra, markus.vihra@analogia.fi, 044-976 2510 Markku.Rajama, markku.rajama@analogia.fi, 040-545

0141

Analogia Finland Oy

Analogia Finland Oy - Digitointikeskus

Analogia Finland Oy - Digitointikeskus

Analogia Finland Oy - Digitointikeskus

Analogia Finland Oy - Digitointikeskus

Analogia Finland Oy - Digitointikeskus

Analogia Finland Oy - Digitointikeskus

PALVELUN ESITTELY

PALVELUN ESITTELY

Kunnan omat järjestelmät

Solitan sähköiset palvelut

Lupapiste sähköinen asiointi

Rekisterit / Asianhallinta / …

Sähköinen toimittaminen

Sähköinen arkisto

Dokumentin-hallinta

Tiedonohjaus-järjestelmä

OnkaloArkisto

Asiointi

Sähköinen vastaanotto

Kansallisarkisto / Muu arkisto

Vapa / SARKK / …

12

3

4

5

KAHVIA JA PULLAA14-14:20

MÄÄRÄYS SÄILYTTÄMISESTÄ YKSINOMAAN SÄHKÖISESSÄ MUODOSSAArkistolaitos, seulontapäätökset

ASIOINTI ARKISTOLAITOKSEN KANSSA› Järvenpään kaupunki on laatinut hakemuksen

säilytysmuodosta› Sisältö:

• Hakemuslomake• Kunnan tehtäväluokitus• Tiedonohjaussuunnitelma• Tietojärjestelmäseloste (Lupapiste)• Järjestelmäkuvaus

› Katselmointivalmius 1.1.2016

KÄSITTELYSTÄ› Arkistolaitos on ruuhkautunut hakemuksista mm. VAPA-

päätöksen takia. Jonossa oli joulukuussa 40+ hakemusta› Käsittelyn aikana tutkitaan hakemuslomakkeet ja TOS› Sovitaan katselmoinnista viranomaisen ja toimittajan

kanssa› Määräys annetaan aina määräajaksi (esim 5 vuotta)› Toiminnan voi aloittaa ennakkoon

• Hakemukseen huomiona toiminnan aloituspäivämäärä• Järvenpää rava ei päätöksissään enää vaadi paperilla

toimittamista

KATSELMOINNISTA› Arkistolaitokselle esitetään asiointi- ja käsittelyprosessi

• Katselmoidaan yhdessä, kunta ja toimittaja esittävät• Vain operatiivinen prosessi, TOJ:ta ei katselmoida

› Jos katselmoinnissa löydetään määräyksen vastaista toimintaa tai puutteita, niille annetaan korjausmääräys • Korjaukset yleensä raportoidaan sähköpostilla ja kuvakaappausten

avulla

› Jos kokonaisuus on erilainen (esim pysyväisarkisto on eri), AL arvioi katselmuksen tarpeen• Säilytysjärjestelmän sertifikaatti helpottaa

TIEDONOHJAUS-SUUNNITELMAT

TILANNE› Pakollisia metatietokenttiä lisätty (esitetty aiemmin tänään)› Järvenpäässä laadittu TOS niille tehtäville, joille haetaan

seulontapäätöstä• Puuttuu mm. muutoksenhausta ja erityissuunnitelmia

› Liitelista v.1.0 laadittu• Pohjana nykyinen lista ja Järvenpään ehdotus • Liitetyyppien määrä lähes 200• Kommenteilla Yammerissa

• Muutamia yksittäishuomioita

• Nyt tullut yksittäisiä toiveita rajusta yksinkertaistamisesta• Muutostyön toimenpiteet aloitettu, mutta keskeytettiin väliaikaisesti 20.1.

TOS-TYÖ KUNNISSA› PohjaTOSsin päivitys

• Milloin olisi sopiva ajankohta?• TOSsia päivitetään joka tapauksessa liitelistan päivityksen

yhteydessä

PUUTTUU

MUUTOKSENHAKU› Lisätään Muutoksenhaku-vaihe TOS:n menettelyihin

› Tehdään muutoksenhakutoiminnallisuudet Lupapisteen asiointiin

› Viranomaisen pitää pystyä merkitsemään Päätös annettu-tilaiselle hakemukselle, että se on "Muutoksenhaku"-tilassa (päätöksestä on valitettu) • Päätös-välilehdellä• Viranomaisen pitää pystyä lisäämään valitukseen liittyvät liitteet• Päätöksen Lainvoimaisuus-kentässä ei näy päivämäärää• Työtilassa pitää pystyä helposti näkemään, että päätös ei ole lainvoimainen

› Muutoksenhaussa olevaan hakemukseen pitää pystyä lukemaan päätös taustajärjestelmästä ja siihen on voitava kirjoittaa uusi päätös • Tilaksi joko rauetettu tai päätös annettu

JATKON SUUNNITTELU

SEURAAVIA TOIMINTOJA› Arkiston hallintanäkymä ja hävittäminen› Muutoksenhaku mukaan prosessiin› Työjonot› Rajapinnat

SÄHKÖISEN ARKISTON LAAJENTAMINEN

1. Lupapisteen prosessi

2. Paperiprosessi, aineiston tuonti ja rajapinnat

3. Muut toimialat

KÄYTTÖÖNOTTO KUNNAN KANNALTA› Arkistomoduulin kytkentä (Lupapiste)› Käyttöoikeuksien määritys (pääkäyttäjä)› TOS-workshop (arkistokäyttäjä, Lupapiste)› Tiedonohjaussuunnitelman muokkaus ja julkaisu (arkistokäyttäjä)› Käyttökoulutus (käsittelijä + arkistokäyttäjä, Lupapiste)› Käytön aloitus (kunta)› Määräys arkistomuodosta, arkistolaitos (AL, kunta)› Sopimus (kunta, Lupapiste)

SOVITUT AJANKOHDAT› To 14.04.2016 Seuraava arkistotapaaminen› To 21.04.2015 Rakennusvalvontojen tapaaminen

Jyväskylässä