14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen
-
Upload
lupapiste -
Category
Technology
-
view
186 -
download
1
Transcript of 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen
![Page 1: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/1.jpg)
LUPAPISTE TIEDONHALLINTAKuntatapaaminen
14.4.2016 Hotelli Vantaa
![Page 2: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/2.jpg)
TERVETULOA!
![Page 3: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/3.jpg)
”Myö näytään Periscopessa
![Page 4: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/4.jpg)
KULKEEKO VIESTI?• Tiedotteet / Uutiskirjeet saapuuko perille?
• Tiedotteet joka 2. keskiviikko, uutiskirjeet kuukausittain
• Miten tieto uudistuksista otetaan käyttöön kunnassa?• Yammer: sähköinen kokemustenvaihtopalsta
• Tunnukset: [email protected]
• Sosiaalisessa mediassa voit seurata viikottaista tekemistämme
![Page 5: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/5.jpg)
MUTTA NÄYTTÄKÄÄ MYÖS MEILLE MEININKIÄNNEKuva & saateterkut meille ([email protected]) Jaamme Lupapisteen someen
![Page 6: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/6.jpg)
100% KERHO
![Page 7: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/7.jpg)
![Page 8: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/8.jpg)
ILKAN VUORO
![Page 9: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/9.jpg)
OHJELMA11.00 Tervetuloa11.30 Lounas12.15 Ajankohtaista tiedonhallinnasta
LiiteuudistusTiedonohjaussuunnitelman läpikäynti ja viimeistely kunnassaMuutoksenhaku TOS-prosessissaDigitointi
13.45 Tiedonhallinta yleisten alueiden luvissa14.00 Kahvitauko14.30 Asiakirjallisen käsittelyprosessin arkistointi15.00 Tiedonhallinta käytännössä
Käyttökokemuksia kunnissaPilotoinnista täysimääräiseen käyttöön
15.45 Päivän yhteenveto ja jatkosta
![Page 10: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/10.jpg)
KUULUMISIA LUPAPISTEESTÄ› SADe-ohjelman jälkeinen aika alkanut 1.1.2016
• Tuote- ja ohjausryhmä koottu kuntien ja YM:n edustajista
› Toiminta kasvaa, tiimi muuttuu• Joona Majurinen tiimiin. Yrityspalveluiden kehittämiseen uusi henkilö.• Kehitys kolmella paikkakunnalla. Viiveitä siirtymisessä.
› Vuoden 2016 tavoitteet • 100% asiointi• Täysin sähköinen toiminta
![Page 11: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/11.jpg)
LUKUJA
200 organisaatiota39 000 asiointia31 000 käyttäjää140 yritystiliä20 tiedonhallintakäyttäjää
![Page 12: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/12.jpg)
TILASTOA, KAIKKI HAKEMUKSET
04/20
14
05/20
14
06/20
14
07/20
14
08/20
14
09/20
14
10/20
14
11/20
14
12/2014
01/20
15
02/20
15
03/20
15
04/20
15
05/20
15
06/20
15
07/20
15
08/2015
09/20
15
10/20
15
11/20
15
12/20
15
01/20
16
02/20
16
03/20
160
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
4500
![Page 13: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/13.jpg)
LUPAPISTEEN TUKI
![Page 14: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/14.jpg)
5.4.2016Arkistolaitos, ohjauskäynti
Järvenpää
![Page 15: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/15.jpg)
OHJAUSKÄYNTI› Katselmoitiin SÄHKE2-määräyksen mukainen asiakirjallisen käsittelyn
prosessi• Kerrostalohanke, maalämpöhanke, työnjohtajahakemus• Sertifiointikriteerit operatiivisen järjestelmän ja säilytysjärjestelmän osalta
› ”Vaatimusten mukainen”
› ”Ei mitään kompastuskiviä”
› ”Helppokäyttöinen ja hyvin toimiva”
› ”Uraa uurtavaa työtä ja valtakunnallisesti merkittävää”
› Päätös sähköisestä säilyttämisestä kaikille Lupapisteen käyttäjille -> Lupapisteen kautta tulleita hakemuksia ja niiden aineistoja ei tarvitse säilyttää paperilla• Odotamme päätöstä huhtikuun aikana
![Page 16: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/16.jpg)
Mirja Kakkonen aka Mi2
![Page 17: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/17.jpg)
![Page 18: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/18.jpg)
”Kippis teille kaikille tiedonhallinnan
pioneereille!
![Page 19: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/19.jpg)
LOUNAS11:30-12:15
![Page 20: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/20.jpg)
LUPAPISTETIEDONHALLINTAAsiakirjat ja käsittelytiedot sähköiseen arkistoon
![Page 21: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/21.jpg)
OHJELMA12.15 Ajankohtaista tiedonhallinnasta
LiiteuudistusTiedonohjaussuunnitelman läpikäynti ja viimeistely kunnassaMuutoksenhaku TOS-prosessissaDigitointi
13.45 Tiedonhallinta yleisten alueiden luvissa14.00 Kahvitauko14.30 Asiakirjallisen käsittelyprosessin arkistointi15.00 Tiedonhallinta käytännössä
Käyttökokemuksia kunnissaPilotoinnista täysimääräiseen käyttöön
15.45 Päivän yhteenveto ja jatkosta
![Page 22: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/22.jpg)
TIEDONHALLINNAN KOMPONENTIT
Kunnan omat järjestelmät
Solitan sähköiset palvelut
Lupapiste sähköinen asiointi
Rekisterit / Asianhallinta / Arkisto(Iris, KeyWinkki, Locus)
Sähköinen kauppapaikka
Sähköinen arkisto
Dokumentin-hallinta
Tiedonohjaus-järjestelmä
Onkalo
Asiointi
Sähköinen vastaanotto
![Page 23: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/23.jpg)
TYÖN ALLE› Työjonot arkistoijalle› Hakutoiminnallisuuden parannukset› Office-dokumenttien muunnos ja arkistointi› Ulkoisen arkistojärjestelmän liitynnät (SARKK, Tweb)› Liityntä Arska/Sito Louhi› Arkistolinkit taustajärjestelmään› Käyttöliittymä digitoidun materiaalin tuontiin
![Page 24: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/24.jpg)
LIITEUUDISTUS› Työläs määrittelyvaihe tammi-helmikuussa› Liiteuudistus toteutettu ja migraatio tehty maaliskuun
alussa• Vanha ryhmittely korjattu, uudet lisätty• TOS:t ja pohja-TOS päivitetty
› Pieni migraatiovirhe, löydetty ja korjattu 13.4.• Uusi TOS-julkaisu tarvitaan niiltä kunnilta, joilla TOS julkaistu
› Asioinnissa käyttöliittymäuudistus kesken• Tarkennus ja 2.tason valinta puuttuvat.
![Page 25: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/25.jpg)
TOS LÄPIKÄYNTI KUNNASSA› Pohja-TOS kaikilla kunnilla sama› Muutamia tehtäviä puuttuu, esim
• Toimenpideilmoitusmenettelyt• MRL 161§ sijoitusluvat (myös asioinnista)
› Mieluummin turhia asiakirjoja kuin liian vähän• Lisääminen jälkeenpäin työlästä• Menettely päätoimenpiteen mukaan. Voiko alitoimenpiteessä
olla asiakirjoja, joita ei ole päätoimenpiteen menettelyllä?
![Page 26: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/26.jpg)
PÄÄTÖKSISTÄ› Facta-järjestelmä kertoo, tuleeko päätöksen mukana
asiakirjana päätös vai päätösote• Myös muihin taustajärjestelmiin
› Onko organisaatiossasi tarpeen tehdä erikseen päätösote?• Jos on, miksi?• Jos ei, tulosta Lupapisteeseen ensisijaisesti päätösasiakirjoja
![Page 27: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/27.jpg)
MUUTOKSENHAKU› Uusi vaihe lisätty tiedonohjaussuunnitelmaan› Muutoksenhakutilanteissa asian tila muutetaan
Lupapisteessä• Tallennetaan muutoksenhakuasiakirjat
› Tiedonkulku osapuolille• Sähköpostiviesti tilan muuttumisesta• Muutoksenhaku näkyy työtilassa, lainvoimaisuustieto poistuu
› Kun muutoksenhaku päättyy, muutetaan tila
![Page 28: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/28.jpg)
PAPERIARKISTON DIGITOINTI› Digitoimme Sodankylän rakennusvalvonnan paperiarkiston
(30 hyllymetriä, 50 000+ asiakirjaa)› Materiaalin skannaus, indeksointi ja tallennus Lupapisteen
sähköiseen arkistojärjestelmään› Digitointikumppani Analogia Oy› Työ aloitettu 12/2015, päättyy 5/2016 Demo
![Page 29: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/29.jpg)
TIEDONHALLINTA YLEISTEN ALUEIDEN LUVITUKSESSA› Haemme pilottikuntia yleisten alueiden tiedonhallintaan
› Sisältö:• Yleisten alueiden TOS:n laadinta• Tiedonhallintatoiminnallisuuden liittäminen Lupapisteen prosessiin• Hakutoiminnallisuudet yleisten alueiden organisaatioiden erityistarpeisiin• Yhteiset kehitystapaamiset (3 kpl)• Säilytysmuotomääräyksen hakeminen arkistolaitokselta
› Pilotoinnin kesto 06/2016-12/2016
› Kustannus kunnan asukasluvun mukaan, 2 500 - 10 000€
› Pysyvät huojennukset tiedonhallintapalvelun käyttömaksuista
![Page 30: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/30.jpg)
KAHVITAUKO
![Page 31: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/31.jpg)
OHJELMA14.00 Kahvitauko14.30 Asiakirjallisen käsittelyprosessin arkistointi15.00 Tiedonhallinta käytännössä
Käyttökokemuksia kunnissaPilotoinnista täysimääräiseen käyttöön
15.45 Päivän yhteenveto ja jatkosta
![Page 32: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/32.jpg)
TIEDONHALLINNAN KÄYNNISTYS1. Onko tiedonhallinta kytketty päälle?2. Onko käyttäjäoikeudet määritetty ja vastuut sovittu?3. Onko TOS käsitelty?4. Onko TOS julkaistu?5. Onko hankkeita viety arkistoon?
![Page 33: 14.4.2016: Lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081605/587dd2331a28ab5b5b8b5a6f/html5/thumbnails/33.jpg)
LUPAPISTEPÄIVÄ 22.9.2016 @ HKIwww.lupapiste.fi/tapahtumat