Post on 08-Nov-2015
description
Haciendo realidad su Plan
estratgico implementando una PMO
Autor: Felipe Melndez De la Cruz, Ing., MBA, PMP, PMI _
RMP, Scrum master
Project Management & Business Consulting Per, Chile,
Repblica Dominicana
Coautor: Ebert Chvez, Ing., MSC, PMP
Obras de Ingeniera
Session # Captulo Lima, Per
Haciendo realidad su Plan estratgico
implementando una PMO
1. Marco Conceptual.
2. Cmo aplicamos el enfoque sistmico en una
Organizacin usando las 4 Ps?
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva.
4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del
proyecto, Plan de comunicaciones y EDT.
Captulo Lima, Per
Haciendo realidad su Plan estratgico
implementando una PMO
5. Cmo realizar un Taller de Sensibilizacin?
6. Lecciones aprendidas de caso de
Implementacin de una PMO en una empresa
de Construccin.
7. Conclusiones.
Captulo Lima, Per
1. Marco Conceptual
Porcentaje de empresas con PMO
Fuente: The State of the PMO,
Center for Business Practices, 2010
Referencia: http://www.pmsolutions.com/collateral/research/
State%20of%20the%20PMO%202010%20Research%20Report.pdf
Tres factores clave el estado actual de la PMO:
1. El creciente valor estratgico de la PMO
2. El creciente papel de la PMO en la formacin.
3.El desafo siempre presente de la gestin de recursos.
1. Marco Conceptual
Plan Estratgico
Estrategias
Objetivos
Misin
Visin
Retorno de Inversin
Objetivos Estratgicos
Minimizar Costos
Medio Ambiente
Seguridad
Responsabilidad Social
Resultados
Retorno de Inversin: 30%
Minimizar Costos: en 15%
Medio Ambiente: Mnimo impacto ambiental
Seguridad: 0 accidentes
Responsabilidad Social: 80%
Portafolio de
proyectos
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Proyecto 5
Proyecto 6
Proyecto 7
Proyecto 8
Proyecto 9
Proyecto 10
C
T
Q
C
T
Q
C
T
Q
1. Marco Conceptual
No se cuenta con autoridad del Gerente de proyecto.
No existe una comunicacin adecuada con todo el personal de la organizacin.
Problemas:
Los procedimientos no estn claramente definido.
?
No existe un Plan Integrado de Gestin de
Proyectos
Nuestro enfoque sistmico se basa en 4 Ps para tener xito en una PMO: 1)
Plan estratgico, 2) Personas, 3) Procesos y 4) Project Management, presentado
en la Ilustracin.
Muy importante es una comunicacin constante que permita la integracin.
2. Cmo aplicamos el enfoque sistmico
en una Organizacin usando las 4 Ps?
1. Plan
Estratgico 2. Personas 3. Procesos
4. Project
Management
2. Cmo aplicamos el enfoque sistmico
en una Organizacin usando las 4 Ps?
1. Plan Estratgico
Plan Estratgico
Estrategias
Objetivos
Misin
Visin
2. Cmo aplicamos el enfoque sistmico
en una Organizacin usando las 4 Ps?
2. Personas
Personas capacitadas y comprometidas con el Proyecto.
Realizar Talleres de sensibilizacin.
Realizar una evaluacin 360 al personal .
Crear cultura de proyectos.
Utilizar experiencia y mucha psicologa.
2. Cmo aplicamos el enfoque sistmico
en una Organizacin usando las 4 Ps?
3. Procesos
Polticas, procesos de la organizacin y el uso de herramientas .
nfasis a la Calidad, Seguridad, Medio Ambiente y Responsabilidad Social.
2. Cmo aplicamos el enfoque sistmico
en una Organizacin usando las 4 Ps?
4. Project Management
Aplicaremos los estndares como el OPM3, PMBOK, Portfolio Management,
Project Manager Competency Development
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
1. Identificar las
necesidades del Cliente
2. Realizar el Taller de
Sensibilizacin
3. Diagnstico Inicial
de la Cultura de
Proyectos
4. Presentacin de Plan
de Proyecto
6. Proyecto Piloto 7. Despliegue General 5. Implementacin PMO
3.1. Identificar necesidades del Cliente
Se capturan las necesidades y expectativas de los
involucrados del Proyecto para definir las necesidades
del Cliente, es decir la importancia que tiene el
proyecto para el Cliente.
3.2. Realizar el Taller de Sensibilizacin:
Se realiza el Taller de Sensibilizacin con todo equipo del proyecto,
gerentes de proyectos e interesados claves; con el fin de transmitir
los conceptos bsicos de la Metodologa de Gerencia de Proyectos y
su marco terico conceptual.
1. Primera se realiza la convocatoria por el Gerente de la Oficina de
Gestin de Proyectos. Participan el comit Directivo, sponsor,
gerente de proyectos, todos los gerentes de proyecto de la empresa,
los planners y en general todos los involucrados, en los proyectos.
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
3.2. Realizar el Taller de Sensibilizacin:
2. El Taller tiene una duracin de 4 horas. Conceptos Bsicos de project
management
3. Se realizar un trabajo en grupo se dividirn en grupos de 5 personas y se
les pide resuelvan un caso. Luego cada grupo realizarn una presentacin de
la solucin del caso.
4. Al finalizar el Taller los participantes harn las preguntas y consultas al
Expositor, l les brindar las conclusiones del taller.
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
2011 2012 2013 2014
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
Primero se realiza la evaluacin de la madurez de gerencia de proyectos de la empresa
para conocer su estado actual y planificar detalladamente las mejores prcticas
necesarias para desarrollar la metodologa de la empresa.
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
3.3.1 Cronograma de entrevistas considerando todos los roles involucrados en proyectos (Gerentes
funcionales, gerentes de proyectos, supervisores, especialistas, y otros) .
3.3.2 Prepare los cuestionarios por rol. No todas las preguntas son para todos, depende del cargo.
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
PY S X
Estn el Sponsor y otros stakeholders comprometidos en el
establecimiento de la direccin del proyecto, de tal manera que se
satisface los intereses de todos los stakeholders?
Dim 1 Dim 2 Si No
PY S X
Su organizacin considera el riesgo durante la seleccin del
proyecto?
PY S X Las metas y los objetivos de su organizacin se comunican y son
entendidos por los equipos de proyecto?
PY S X Los proyectos en su organizacin tienen objetivos claros y medibles
en tiempo, costo y calidad?
PY S X Su organizacin mejora continuamente la calidad de sus proyectos
para alcanzar la satisfaccin del usuario y/o cliente?
PY S X
Su organizacin tiene polticas que describan la estandarizacin,
medicin, control y mejora continua de los procesos de la gerencia
de proyectos?
PY S X
Su organizacin ha integrado completamente las reas del
conocimiento de la gua del PMBOK en su metodologa de gestin
de proyectos?
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
3.3.3 Ejecute las entrevistas y evale los cuestionarios.
Evaluacin de las Mejores Prcticas actuales en Gestin de Proyectos, Programas y Portafolio
Nivel de Madurez actual en la Gestin de Proyectos, Programas y Portafolio
Dimensin Total Cumplidos %
Proyecto 56 15 26.79%
Programa 36 0 0.00%
Portafolio 59 4 6.78%
151
Nivel Total Cumplidos %
Estandarizado 59 14 23.73%
Medido 39 3 7.69%
Controlado 25 2 8.00%
En mejora 28 0 0.00%
151
26.79%
0.00% 6.78%
Proyecto
ProgramaPortafolio
23.73%
7.69% 8.00%
0.00%
Estandarizado
Medido
Controlado
En mejora
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
3.3.4. Prepare el informe del Diagnstico Inicial de la
Cultura de Proyectos identificando las oportunidades de
mejora en cada rea.
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
3.3.4.1 Lo que mejor funciona en XYZ respecto de la Gerencia de Proyectos
Los entrevistados opinan que el xito actual XYZ en sus proyectos se debe a:
Lo que mejor funciona en XYZ respecto de la Gerencia de Proyectos
Descripcin Nmero de Personas
Encuestadas % del Total
Experiencia de las personas 133 27
La ejecucin de la obra (parte tcnica) 133 16
El rea de residencia de la obra 133 6
El rea de Ingeniera 133 4
La calidad del producto 133 4
El trabajo en equipo 133 4
El Planeamiento en Obra 133 4
La Predisposicin a la mejora 133 4
La buena imagen de la empresa en el mercado 133 3
El control de costos 133 3
El rea de Gestin Humana 133 3
El rea de Produccin 133 3
La Gerencia de Equipos 133 3
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
3.3.4.2 Aspectos en Gerencia de Proyectos que mejoraran los entrevistados en el corto plazo
Lo que mejoraran los entrevistados en el corto plazo
Descripcin Nmero de Personas Encuestadas % del Total
Mejorar la comunicacin y realizar reuniones peridicas 133 28
Mayores capacitaciones 133 16
Mejorar la Planificacin, seguimiento y control de proyectos 133 12
Estandarizar todos los procesos y procedimientos alineados
al PMBOK 133 12
Mejorar la Integracin y coordinacin entre las reas 133 8
Formalizar los roles y funciones 133 2
Mejorar la seleccin del personal a la obra 133 2
Trabajo en equipo 133 2
Implementar Comit de Residentes de obra 133 1
Incorpora la variable seguridad y medio ambiente en los
planes de proyectos 133 1
Implementar el anteproyecto 133 1
Mejorar la ejecucin y el compromiso de las reas 133 1
Realizar anlisis de sensibilidad, probabilidad de xito o
fracaso, actualmente solo es estocstico 133 1
Mejorar el conocimiento de administracin de los residentes 133 1
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
3.3.5. Comunique los hallazgos a todos los involucrados del proyecto.
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
3.3.6 Presentacin del Plan de Proyecto
Es la diferencia que falta para lograr los objetivos del proyecto
luego del Diagnstico Inicial.
La reunin de aprobacin del proyecto de implementacin de la
PMO que se realice con la alta gerencia debe estar acompaada de
la presentacin de un plan de proyecto donde se tenga claro el
alcance, los costos, el tiempo, los riesgos durante el perodo que
dure el proyecto.
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.
Durante esta fase desarrollamos una metodologa de gerencia de
proyectos estndar y customizada a las necesidades de su empresa.
La metodologa estar 100% alineada al estndar PMBOK del
Project Management Institute (PMI).
Sistema de Direccin de Proyectos
Flujogramas:
Gestin Comerrcial Desarrollo de Proyecto Inicio Planificacin Ejecucin Seguimiento y Control Cierre Portafolio de Proyectos
Plantillas:
Project Charter Plan de Proyecto Acta de Reunin
Informe de Avance (Semanal y Mensual)
Solicitud de Cambio Informe de Cierre de Proyecto Informe de Cierre de Contrato
Reporte de Portafolios
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
TIPOS DE PMO
Basado en Competencias PMO Estndar
Basado en su focalizacin Estratgica
Basados en su autoridad Descentralizada
Basados en su Infraestructura PMO Fsica
Otros tipos de PMO PMO gil
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.
Se define el Tipo de PMO de acuerdo a la organizacin del Cliente y basado en el diagnstico
de cultura de proyectos
Acta de
Constitucin
del Proyecto
Plan
Proyecto
Informe
de Avance
Semanal
Solicitud
de
Cambios
Informe
de Cierre
de Proyecto
Informe
de Avance
Mensual
Inicio Planificacin Ejecucin y Control Cierre
Informe
Final de
Lecciones
Aprendidas
Sector Construccin
1. Gestin
Comercial 2. Desarrollo de Proyecto
3. Post
Construccin
Idea de
Nuevo
Negocio
Licitaciones Ingeniera Construccin de Obra Entrega
de Obra
Liquidacin
de Obra
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva 3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.
3.6. Proyecto Piloto
Durante esta etapa se identifica uno o dos proyectos pilotos con los
que se pone en prueba la metodologa desarrollada, as mismo se
pone en prctica las funciones e infraestructura de la Oficina de
Proyectos.
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva
3.7. Despliegue general
Consiste en la implementacin de la metodologa de Gestin de
Proyectos en todos los Proyectos de la Organizacin, con la aplicacin
de todas las plantillas, procesos y procedimientos implementados.
Ciclo de Vida del Proyecto
4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del
proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Ciclo de Vida del Proyecto
4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del
proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Riesgos del Proyecto
4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del
proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Riesgos del Proyecto
4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del
proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Proceso para Identificar el Nivel de Gestin:
4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del
proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Plan de Comunicaciones
4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del
proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
1
4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del
proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
1
4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del
proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Actividad Responsable Fecha Hora Inicio Hora Fin
Introduccin a la Industria de Gerencia de
Proyectos Felipe Melndez 21/06/2011 10:00 a.m. 10:30 a.m.
Caso Entendiendo como Funciona un
Proyecto Felipe Melndez 21/06/2011 10:30 a.m. 11:00 a.m.
Presentacin del Caso Puente Aquisito Equipo de proyecto 21/06/2011 11:00 a.m. 11:30 a.m.
Competencias de un Gerente de Proyectos Felipe Melndez 21/06/2011 11:30 a.m. 11:45 a.m.
Ciclo de Vida del Proyecto, Factores de la
organizacin que influyen en los proyectos,
Tipos de Organizaciones de Proyectos
Felipe Melndez 21/06/2011 11:45 a.m. 12:30 a.m.
Entendiendo los Procesos de la Gerencia de
Proyectos Felipe Melndez 21/06/2011 12:30 a.m. 01:00 a.m.
5. Cmo realizar un Taller de
Sensibilizacin? Agenda Taller
Actividad Responsable Fecha Hora Inicio Hora Fin
Beneficios de la Gerencia de Proyectos para
XYZ Felipe Melndez 08/07/2011 10:00 a.m. 10:30 a.m.
Diagnstico Inicial Felipe Melndez 08/07/2011
Situacin Actual Felipe Melndez 08/07/2011 10:30 a.m. 11:30 a.m.
Resultados del Diagnstico Inicial Felipe Melndez 08/07/2011 11:30 a.m. 12:00 a.m.
Plan de Proyecto Felipe Melndez 08/07/2011
Alcance Felipe Melndez 08/07/2011 12:00 a.m. 12:45 a.m.
Organizacin Felipe Melndez 08/07/2011 12:45 a.m. 01:00 p.m.
Comunicaciones Felipe Melndez 08/07/2011 02:00 p.m. 02:15 p.m.
Riesgos Felipe Melndez 08/07/2011 02:15 p.m. 02:30 p.m.
Cronograma Felipe Melndez 08/07/2011 02:30 p.m. 02:45 p.m.
Hitos Felipe Melndez 08/07/2011 02:45 p.m. 03:00 p.m.
Criterios de Aceptacin Felipe Melndez 08/07/2011 03:00 p.m. 03:15 p.m.
5. Cmo realizar un Taller de
Sensibilizacin? Agenda Kickoff
5. Cmo realizar un Taller de
Sensibilizacin?
Elaboracin de Trabajos
Grupales del Caso del
Taller
Personal motivado presentando su
caso prctico del Taller
Actividad Responsable Fecha Hora Inicio Hora Fin
PRIMER DIA
Procesos de Gestin de Proyectos (Ciclo de
Vida del Proyecto) Felipe Melndez 01/09/2011 03:00 p.m. 04:00 p.m.
Proceso de Inicio (Flujograma) Felipe Melndez 01/09/2011 04:00 p.m. 04:30 p.m.
Plantilla (Acta de Constitucin del Proyecto) Felipe Melendez 01/09/2011 04:30 p.m. 05:30 p.m.
Presentacin de Trabajos de Acta de
Constitucin del Proyecto Equipo de proyecto 01/09/2011 06:00 p.m. 07:00 p.m.
Proceso de Planificacin (Flujograma) Felipe Melndez 01/09/2011 07:00 p.m. 07:30 p.m.
Plantilla (Plan de Direccin de Proyectos) Felipe Melndez 01/09/2011 08:00 p.m. 09:00 p.m.
Presentacin de Trabajos de Estructura de
Desglose de Trabajo Felipe Melndez 01/09/2011 09:00 p.m. 10:00 p.m.
SEGUNDO DIA
Plantilla (Acta de Reunin) Felipe Melndez 02/09/2011 10:00 a.m. 11:00 a.m.
Presentacin de Trabajos de Acta de Reunin Equipo de proyecto 02/09/2011 11:00 a.m. 12:00 a.m.
Plantilla (Informe de Avance Semanal) Felipe Melndez 02/09/2011 12:00 a.m. 01:00 p.m.
Presentacin de Trabajos de Informe de
Avance Semanal Equipo de proyecto 02/09/2011 01:00 p.m. 02:00 p.m.
5. Cmo realizar un Taller de
Sensibilizacin? Agenda de Capacitacin
5. Cmo realizar un Taller de
Sensibilizacin?
1. Presentacin del
expositor sobre
los Procesos de Gestin
de Proyectos
2.- Explicacin del
expositor sobre
la Plantilla de
Project Charter
Se debe involucrar a todas las reas de la organizacin.
El Sponsor debe participar en el desarrollo del Proyecto.
Deben participar en los talleres todo el personal hasta el nivel de supervisores.
Se deben hacer reuniones semanales con el equipo del proyecto y reuniones
mensuales con los Ejecutivos de la compaa.
Se deben realizar Talleres frecuentemente durante la implementacin de la PMO.
6. Lecciones aprendidas de caso de
Implementacin de una PMO en una
empresa de Construccin.
Se debe realizar visitas al campo para obtener la mayor informacin de las obras.
Realiza presentaciones de informes semanales segn el avance con riesgos y
problemas.
Se debe tener el apoyo de los ejecutivos de la organizacin.
Incluir durante el desarrollo del Proyecto a la Gerencia de Seguridad y Medio
Ambiente, desde el inicio de la Implementacin de la PMO.
Se debe priorizar el Proyecto de la PMO sobre otros proyectos de la compaa.
6. Lecciones aprendidas de caso de
Implementacin de una PMO en una
empresa de Construccin
PMO es una solucin de negocios.
PMO tiene una relacin directa el plan estratgico de la compaa.
El xito de la gestin de los proyectos no depende solo de los gerentes de
proyectos, involucrar a todo el personal que participa en los proyectos.
7. Conclusiones
Objetivos
estratgicos
Informacin de contacto Nombre y apellidos/Compaa:
Felipe Melndez, PMP, Gerente General - PM&B Consulting
Group Per y Chile
Telfonos de contacto: (51) 987965224, 975488853
Email: fmelendez@pmbcg.com, felipe.melendez@hotmail.com
Session #
Captulo Lima, Per