PMO em Lisarb pela PMO Consult
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Disciplina: Project Office e Nível de MaturidadeMBA em Gerenciamento de Projeto GP-19 / São Luis
PMO Consult, Transformando SONHOS em Planos de Projeto
Quem Somos?Somos uma consultoria especializada em gerenciamento de projeto e portfólio que de forma prática, simples , inovadora e criativa pretende transformar os sonhos de sua empresa, em planos de projeto!
Liderada por 7* jovens especialistas em Gerenciamento de Projetos e Portfólio, a PMO Consult desenvolve a concepção, planejamento, execução, controle e encerramento baseada em metodologias e boas práticas consolidadas no mercado, adaptando soluções para a realidade de qualquer organização.
Um Time de Sucesso
*Daniel Lago Silva; Sandro Mitchel de Andrade, José Guttemberg Milet Albuquerque, Adriana Sousa Torres, Gabriela do Prado Castro, Beatriz Antunes Justo Ferreira; Cláudio Gomes Silva
O Projeto
PMO em Lisarb
O Projeto de PMO em Lisarb consiste em estruturar toda
a gestão da carteira de portfólio dos projetos e programas a serem
implantantados baseando-se nos objetivos estratégicos para
reestruturação do país e satisfação do cliente principal, o povo Lisarbeano!
O logotipo do projeto
representa um selo,
idealizado por marcar o
compromisso do governo e do povo para
mudança e rotulação de
uma Lisarb melhor
O Objetivo do Trabalho
Nosso objetivo é chegar a um portfólio ideal de projetos para que Lisarb direcione de forma assertiva seus investimentos visando atingir seus objetivos estratégicos.
IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS
Mais Educação
Prêmio Lisarb cidade do Ano
Mobilidade para Todos
Prêmio Cidadão LisarbeANO
Vida que te Quero Viva!
Uma Lisarb Mais Feliz
Menos Cargos e Mais Resulatdos
Qualificação da Educação Pública!
Corrupção NÃO
Justiça para todos
Educar para prosperar
Saber Aprender
Incentivo Sustentável
Meu Ambiente
Lisarb Fitness
O primeiro passo para o gerenciamento de portfólio é identificar os projetos possíveis de serem implementados de acordo com as necessidades surgidas dos objetivos estratégicos. De forma ilustrativa esses possíveis projetos estão listados a seguir em forma de MURAL DE IDÉIAS!
IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS
Vida Com Saúde
Ser Diferente é Normal!
Lisarb para o Mundo
Gerando e Recriando Cultura
Cultivar o Cuidado por Lisarb
SEGUE LIMPO!
Desburocratização da Justiça
Nova Educação para uma nova Lisarb
Vida Com Saúde
Energia LIMPA
Não a Impunidade
Não a Impunidade
Cultura e Seu Retorno
Continuação da Identificação dos Projetos
CATEGORIZAÇÃOLevando em consideração os benefícios estratégicos em comum, os projetos identificados foram agrupados e categorizados para possíveis formação de Programas. Desta forma foram criadas 4 categorias conforme abaixo:
Meu Ambiente: Programa que compõe todos os projetos
relacionados ao desenvolvimento sustentável e
energias renováveis
Saber Aprender: Todos os projetos relacionados à
reestruturação da educação pública e conscientização da população foram reunidos
neste programa
Ouvidoria Online: Programa para reestruturação e
modernização da política no país
Mobilidade para Todos: Programa de Projetos de
Infraestrutura que exigem obras urbanas
Critério Peso Justificativa
Custo de Implementação 3 O orçamento do governo é restrito, desta forma o custo deve ser minuciosamente avaliado para que o máximo de projetos possa ser implementado com a verba disponível.
Benefícios para População 3 Os benefícios obtidos para população é um dos principais fatores a serem verificações, medidos e apresentados ao cliente, no caso o governo.
Prazo de Implementação 2 Por se tratar de um projeto do governo, existem restrições quanto a projetos com prazos extremamente longos.
Complexidade 1 O nível de complexidade do projeto a ser implantado implicará diretamente no nível dos profissionais a serem contratados, bem como nos prazos e recursos da implementação.
Nível de Maturidade exigida 1 O nível de maturidade exigido para o projeto determinará toda a infraestrutura exigida pelo projeto, bem como se temos condições de assumi-lo.
AVALIAÇÃOCritérios de avaliação foram elencados conforme tabela abaixo para priorizar os programas listados.
Critérios PesoMeu
AmbienteSaber Aprender Ouvidoria On-
LineMobilidade para
Todos
NT M NT M NT M NT M
Custo de Implantação
3 5 15 0 0 5 15 0 0
Complexidade 1 5 5 10 10 5 5 0 0
Nível de Maturidade
1 5 5 5 5 5 5 10 10
Prazo de Implementação
2 5 10 5 10 5 10 0 0
Benefícios para População
3 5 15 10 30 10 30 10 30
Nota Final 50 55 65 40
SELEÇÃOPara seleção dos programas, além do peso informado durante o processo de avaliação, uma nota técnica foi dada a cada projeto pelos integrantes do escritório de projetos (0, 5 ou 10). Esta nota técnica foi multiplicada pelo peso, obtendo assim os valores para cada critério. Estes valores parciais foram somados obtendo a nota final de cada projeto.
Programas Priorizados
01. Ouvidoria On-Line
02. Saber Aprender
03. Meu Ambiente
04. Mobilidade para Todos
PRIORIZAÇÃOOs programas foram elencados de acordo com a ordem de prioridade para execução. Esta priorização também servirá de base para verificação se os projetos estão balanceados levando em consideração todas as variáveis.
Legendas:
OBJETIVOS REQUERIDOS:1)Justiça;2)Política cidadã;3)Educação;4)Economia;5)Prot. Social;6)Qualidade de vida;7)Cultura/Diversidade;8)Política Externa;9)Combate à Corrupção.
NÍVEL DE COMPLEXIDADE:
Muito Complexo
Média complexidade
Baixa complexidade
CUSTO:
Baixo custo
Médio custo
Alto custo
BALANCEAMENTONesta representação, tipo gráfico de bolhas, podemos ter uma visualização de como estão situados os projetos do portfólio, numa forma mais clara que auxilia a decisão do Sponsor e/ou Gerente de Projetos, a direcionar seus esforços, afim de atender suas expectativas com maior assertividade.No caso de Lisarb, o projeto “Mobilidade p/ Todos”, deverá ser substituído por outro, já que demanda maior tempo, custo e complexidade para sua implantação.
BALANCEAMENTO
Conforme balanceamento apresentado pode-se verificar alguns “GAPs” na carteira de portfólio. São esses:
1.O objetivo estratégico 7 (Cultura/Diversidade) não foi atendido em nenhum programa, sendo assim o programa “Saber Aprender” passará a se chamar “Saber Aprender com Cultura” que englobará em seu escopo tanto o âmbito da educação como a valorização da cultura de Lizarb
2.Não houve projeto de baixo custo nem de curto tempo de execução. Desta forma o programa “Mobilidade para Todos” terá sua abrangência reduzida sua para uma cidade crítica como piloto, ao invés de todo o país. Passando assim a chamar-se “Mobilidade em Lizarb City”
BALANCEAMENTO (ALTERAÇÃO DA SELEÇÃO)
Critérios PesoMeu
AmbienteSaber Aprender
com CulturaOuvidoria On-
LineMobilidade em
Lizarb City
NT M NT M NT M NT M
Custo de Implantação
3 5 15 0 0 5 15 10 30
Complexidade 1 5 5 10 10 5 5 0 0
Nível de Maturidade
1 5 5 5 5 5 5 10 10
Prazo de Implementação
2 5 10 5 10 5 10 10 20
Benefícios para População
3 5 15 10 30 10 30 10 30
Nota Final 50 55 65 90
Projetos Priorizados01 – Mobilidade em Lizarb City02 – Ouvidoria On-Line
03 – Saber Aprender com Cultura04 - Meu Ambiente
BALANCEAMENTO (ALTERAÇÃO NA PRIORIZAÇÃO)
BALANCEAMENTO (NOVO GRÁFICO ADQUIRIDO)Legendas:
OBJETIVOS REQUERIDOS:1)Justiça;2)Política cidadã;3)Educação;4)Economia;5)Prot. Social;6)Qualidade de vida;7)Cultura/Diversidade;8)Política Externa;9)Combate à Corrupção.
NÍVEL DE COMPLEXIDADE:
Muito Complexo
Média complexidade
Baixa complexidade
CUSTO:
Baixo custo
Médio custo
Alto custo
Com este balanceamento podemos observar as seguintes modificações: 1) Os programas atendem a todos os objetivos estratégicos 2) Existe programa de baixo custo 3) Existe programa de rápida implantaçãoi
NIVEL DE MATURIDADE
Para a determinação do nível de maturidade em que se encontra LISARB, foi utilizado um questionário, composto de 40 quesitos de avaliação com os seguintes critérios de pontuação:
0 -> Questão sem marcação (não aplicável)1 -> Quase nunca (aplicável para até 10% dos projetos)2 -> Às vezes (aplicável para mais de 10% e menos de 50% dos projetos)3 -> 50% das ocasiões (aplicável para 50% dos projetos)4 -> A maioria das ocasiões (aplicável para mais de 50% e menos de 80% dos projetos)5 -> Em quase todas as ocasiões (aplicável para mais de 80% dos projetos)
Após responder o questionário e somados os pontos, chegou-se ao valor de 69 pontos;De acordo com o sistema de classificação abaixo:• Acima de 160 pontos: Nível 5• Entre 121 e 160 pontos: Nível 4• Entre 81 e 120 pontos: Nível 3• Entre 41 e 80 pontos: Nível 2• Entre 10 e 41 pontos: Nível 1Podemos verificar que LISARB encontra-se no NÍVEL 2 de maturidade.
BENEFÍCIOS
Para garantirmos o sucesso dos resultados em LISARB, necessitaremos das aplicações das melhores práticas, para que LISARB alcance a melhoria em seus valores.
Assim, as melhores práticas propostas são de fato uma coleção de técnicas e abordagens geralmente percebidas como benéficas dentro do contexto que visa a evolução e o crescimento de um país totalmente novo dotado de uma mentalidade e principalmente cultura diferente de tudo já empregado.
O PMO consegue combinar o conceito dessas práticas com a engenharia de valores passando a construir a abordagem VIP (Value Improvement Practice), ou seja Práticas de Valor Agregado aos Projetos, sendo denominada na lógica de processos como Melhoria Contínua.
LISARB surgirá com um conceito de país totalmente sustentável com projetos de melhoria de valor e melhoria contínua, permitindo assim que a organização colha os resultados (valor agregado) durante as fases de construção.
BENEFÍCIOS
O PMO também é responsável por:
Reduzir o ciclo de vida dos projetosFacilitar a escolha dos conjuntos de projetos a serem trabalhados pela organizaçãoDesenvolver e manter uma central executiva de controle dos portfólios de projetos Prestar consultorias e esclarecimentos necessários aos projetosOferecer e disponibilizar ferramentas de gestão de projetosDesenvolver e manter uma central de suporte aos projetosOferecer suporte e informações facilitando o trabalho do conselho de gestão Selecionar projetos prioritários do portfólioDesenvolver e ministrar treinamentos em gestão de projetosElaborar e desenvolver o marketing e a comunicação dos projetos Recrutamento e seleção garantindo as habilidades necessárias para a equipe Treinamento e certificação viabilizando o desenvolvimento das habilidadesRecomendação de promoção e participação nos projetos da organização Gerenciar e armazenar dados selecionando a ferramenta de armazenamento e o sistema de recuperação de dados dos projetos.
NÍVEL HIERÁRQUICO ADOTADO
Pela alta complexidade e grandeza nos detalhes do Projeto Lisarb o PMO mais adequado a função, é o PMO nível 3 “estratégico” que visa a organização como um todo, atuando diretamente nas áreas de TI, Operações e Finanças com grau de maturidade super elevado.
Prioriza a otimização na execução de projetos com base na larga experiência e também nos conhecimentos e atitudes pessoais (disciplina , liderança e etc).
O nível de sucesso é próximo de 100% e a organização tem alta confiança em seus profissionais, aceitando desafios de alto risco.
PMO nível 3 também trabalha o planejamento estratégico para Lisarb como um processo contínuo (benchmarking).Registra lições aprendidas e transfere conhecimento adquirido para projetos futuro.
FOCO ADOTADO
Foco em Gestão que visa processos e otimização de recursos em projetos diferentes. Com foco na gestão dos riscos , processos e metodologia, otimização de recursos e melhoria continua.
A PMO Consult acredita que o grande sucesso desta implementação será no benefício refletido no governo e população de Lisarb.
FUNÇÃO ADOTADA
Gerência TécnicaA PMO Consult acredita que o Gerenciamento de Portfólio em Lisarb é um grande desafio a ser trabalhado de médio a longo prazo.A integração com a máquina pública e a população em geral demandará uma forte atuação em processos e metodologias de comunicação buscando a transparência e credibilidade da população no governo do país justificado pelo nível de maturidade em gerenciamento de projetos de LISARB, que tem necessidade de uma base de conhecimento de projetos e profissionais com expertise técnica para aconselhar e reforçar as boas práticas de gerenciamento de projetos.
MODELO ADOTADO
Torres de Controle
O modelo a ser adotado é o de torre de controle que permitirá gerenciar os processos e metodologia.Com esse modelo será possível ter uma boa gestão do conhecimento em gerenciamento de projeto, sistemas definidos, padronizados, controlados e auditados, focando na melhoria continua de processos e recursos. Esse modelo é adequado para empresa com o nível de maturidade de Lisarb.
PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS
Considerando o modelo de gestão que será adotado pelo PMO a ser implantado em LISARB. Este deverá ser composto por 1 diretor do escritório, 4 Gerente de Projetos (GP) sendo um para o acompanhamento de cada projeto, 1 Gerente de Planejamento e Controle (PC) responsável pela consolidação dos avanços físico e financeiro dos projetos, 1 Gerente de Integração e Gestão (IG) responsável pela uniformização das metodologias e processos a serem implantados em cada projeto. Além dos gerentes cada gerência contará com mais 5 profissionais.
ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO
1. Escolha do tipo de PMO (Definição do Nível e Modelo);2. Obter Suporte – Sponsor (Aprovação do Projeto pelo Governo
de LISARB)3. Criar Infraestrutura (escritórios, hardware, software,
interconectividade, metodologias, procedimentos e montagem da equipe)
4. Monitorar e Doutrinar Envolvidos5. Estabelecer projeto piloto6. Entrar em Operação 7. Feedback e melhoria contínua
MÉTRICAS DE SUCESSO ADOTADAS
As métricas adotadas serão definidas em reunião do Gerente de Planejamento e Controle com cada Gerente de Projeto específico, já que os projetos são distintos e deverão ter sua forma de medição específica.
Dentre os indicadores utilizados podemos citar:1. Análise de Valor Agregado;2. Índice de desvio de ritmo;3. Índices de Aprendizagem;4. Equivalentes de carbono conquistado;5. Gráficos de acompanhamento físico-financeiro (curva “S”),
dentre outros.
FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO
Para garantir o sucesso dos projetos é imprescindível que:1. O Sponsor esteja envolvido com o acompanhamento dos
resultados;2. Os Gerentes de Projetos estejam com seus projetos alinhados
com a estratégia do PMO;3. Que haja comunicação clara e concisa dos resultados e lições
aprendidas;4. Todos os recursos solicitados pelos gerentes de Projetos sejam
disponibilizados no prazo pré-estabelecido (Histograma de recursos);
5. Disseminação da Matriz de responsabilidades com todos os envolvidos, com feedback para confirmar o entendimento;
6. Sejam traçadas metas factíveis.
PMO Consult, o céu é o limite