Il regolamento di organizzazione del lavoro, degli uffici e dei servizi

Laboratorio di eGovernment – Università del Salento

Agenzia delle Autonomie Locali della Provincia di Lecce

Lecce, 1 febbraio 2010

Relatore: Prof. Donato A. Limone, ordinario di Informatica giuridica

e docente di Scienza dell’amministrazione

La regolazione organizzativa

• Il regolamento di organizzazione detta norme in materia di:

• Sistema documentale

• Sistema procedimentale

• Il piano di comunicazione

• Il sito informatico istituzionale

• La sicurezza dei dati, dei documenti e dei procedimenti

Las regolazione organizzativa (segue)

• Il monitoraggio del sistema organizzativo

• Il sistema di valutazione delle risorse umane

• Il piano di formazione

• Il piano di customer satisfaction

Come costruire il regolamento

• In base ai principi stabiliti nella normativa vigente

• In base ad alcuni elementi fondamentali che devono caratterizzare una organizzazione del lavoro di una amministrazione moderna, finalizzata all’utenza, e che opera in modalità digitale

Riferimenti normativi di base• Statuto

• Legge 241/90

• Legge 150/2000

• Dlgs 267/2000

• Dlgs 165/2001

• Dlgs 196/2003

• Dlgs 82/2005

• Dlgs 150/2009

Principi generali

• PRINCIPI GENERALI

Un comune per la comunità locale

• Il comune è l’ente locale che rappresenta la comunità locale, ne cura gli interessi e supporta lo sviluppo della stessa comunità

• E’ il punto di avvio di una regolamentazione dell’azione amministrativa e della burocrazia locale

• Fuori da questo contesto la regolazione non è legittima e non è efficace in quanto non finalizzata correttamente

Un comune per i cittadini

• Un comune si occupa della comunità locale: che è l’insieme di soggetti, interessi, risorse che opera in un determinato ambito territoriale

• I soggetti sono tutti coloro che risiedono ed operano nella comunità locale;

• gli interessi sono quelli relativi ai soggetti della comunità;• le risorse sono tutte quelle di tipo sociale, culturale,

economico, produttivo e territoriale• Un comune per i cittadini organizza i propri uffici e servizi

per erogare servizi finalizzati a risolvere i problemi dei cittadini

Un comune per il sistema socio-economico-territoriale

• Un comune si occupa dello sviluppo socio-economico e produttivo del territorio di propria competenza

• In tal senso opera in collegamento con la provincia, la Regione, lo Stato

• L’organizzazione di lavoro e burocratica del comune deve essere finalizzata e strutturata a supportare questo sviluppo

Un regolamento per la comunità locale

• Il primo articolo di un regolamento di organizzazione deve quindi riprendere la definizione dell’art. 3 del testo unico delle autonomie locali e su questo basare l’azione amministrativa, l’organizzazione del lavoro, il sistema documentale, il sistema procedimentale,l’amministrazione digitale, il modello di organizzazione degli uffici

Una amministrazione di qualità

• E’ quella amministrazione che posizionando l’utenza al centro della propria attività rileva i bisogni della utenza, eroga servizi in relazione ai bisogni, opera considerando i costi/prestazioni in una condizione di totale “trasparenza” (i cittadini devono sapere – è un diritto – non solo “cosa” le amministrazioni fanno ma “come” lo fanno)

Una amministrazione trasparente

• Una amministrazione che ha definito l’iter delle proprie attività e i prodotti amministrativi/servizi che eroga e li pubblica sul sito informatico istituzionale dell’ente

• Una amministrazione che quindi “conosce” formalmente e concretamente “se stessa”(il socratismo burocratico),cosa fa, come opera, cosa offre ai cittadini e con quali costi e livelli di qualità

• La trasparenza non è solo un “elemento intrinseco” dell’azione amministrativa (stabilito da leggi) ma un paradigma fondamentale della moderna burocrazia

• Centralità del cittadino, qualità, trasparenza: i tre paradigmi fondamentali, necessari ed indispensabili per organizzare una moderna amministrazione

La customer satisfaction

• La soddisfazione dell’utenza, del cliente, del cittadino non costituisce un intervento una tantum ma è elemento costitutivo della qualità dell’azione amministrativa e quindi lo strumento permanente e sistematico per verificare se gli interessi della comunità locale sono stati non solo bene rilevati ma anche adeguatamente soddisfatti

Altri criteri dell’azione amministrativa

• Efficacia• Economicità• Pubblicità• Trasparenza• Semplificazione e razionalizzazione delle attività

amministrative• Erogazione dei servizi nei tempi stabiliti• Responsabilità individuale dei servizi• Accesso agli atti

Il sistema documentale

• IL SISTEMA DOCUMENTALE

Il sistema documentale ed il patrimonio dei dati pubblici

• L’organizzazione burocratica opera tramite dati e documenti e attraverso procedimenti, procedure, processi amministrativi definiti dal legislatore o dal dirigente/apicale

• E’ necessario stabilire alcune regole di base sul patrimonio dei dati e documentale dell’amministrazione

• La regolamentazione attuale si occupa (e male ) di procedimenti ma non di dati/documenti

• Il dato pubblico deve essere formato sulla base del principio della dematerializzazione

Il dato pubblico: caratteristiche

• Il dato pubblico è quell’insieme di dati/documenti che sono necessari all’azione amministrativa e che sono formati sia dalla stessa amministrazione sia da soggetti esterni (privati o altre pubbliche amministrazioni) che entrano in rapporto con l’amministrazione per esigenze diverse

• Il dato pubblico sarà sempre piu’ caratterizzato dall’essere un “dato digitale” cioè formato in modalità digitale ma anche conservato, trasmesso, gestito nella stessa modalità

Il dato pubblico digitale:caratteristiche

Il dato pubblico è formato dalle PA in modalità digitale, esso è valido a tutti gli effetti di legge ed originale (art. 22, comma 1, Codice Amministrazione Digitale)

• Il dato pubblico digitale(come i dati non digitali) deve essere (art. 50 e ss. Codice Amministrazione Digitale):

• Disponibile;Accessibile;Fruibile;Aggiornato;Completo;Affidabile;Sicuro;

Cosa regolamentare il sistema dei dati pubblici

• La titolarità del dato è di chi lo ha prodotto• La responsabilità del dato è del dirigente/apicale• Il dirigente/apicale è responsabile della

completezza, dell’affidabilità, dell’aggiornamento, della sicurezza del dato

• Il dirigente/apicale è responsabile dell’aggiornamento del sito informatico per le informazioni di propria competenza

Il sistema dei dati pubblici, (segue)

• Il protocollo informatico costituisce un insieme unico con l’archivio comunale digitale

• I documenti in entrata in modalità digitale sono trattati come tali e quelli in modalità cartacea sono trasformati in digitale secondo le norme tecniche vigenti

• Il dirigente/apicale definisce e valida la modulistica di propria competenza

Il Sistema procedimentale

• IL SISTEMA PROCEDIMENTALE

Il sistema procedimentale

• Il sistema è costituito da dati/documenti, fasi, modulistica, pareri, provvedimenti, regole per rispondere alle istanze presentate dai cittadini o da altri uffici o amministrazioni

• Il sistema procedimentale viene definito in tutte le sue fasi ed attività dal dirigente/apicale per le proprie competenze dell’unità organizzativa di riferimento

Il sistema procedimentale (segue)

• I procedimenti sono resi pubblici e trasparenti nel loro iter sul sito dell’ente

• I procedimenti sono sottoposti a periodico monitoraggio anche per interventi di semplificazioni e razionalizzazione

• I procedimenti sono definiti in relazione alle norme di riferimento, alla qualità ed ai costi di formazione e di gestione

•

Il sistema procedimentale(segue)

• Il sistema procedimentale è formato e gestito in modalità digitale, in via eccezionale in modalità manuale e cartacea

• Il sistema procedimentale è accessibile telematicamente secondo regole stabilite dal dirigente/apicale di competenza

La comunicazione istituzionale

• IL PIANO DI COMUNICAZIONE

Il piano di comunicazione• Deve essere strutturato su indicazioni degli

Organi da parte dei dirigenti/apicali e deve essere finalizzato a comunicare ai cittadini in modo semplice, completo, affidabile, permanente “come” l’amministrazione sta operando, con quali risultati; quali sono i servizi accessibili e come; a che punto è il piano di trasparenza verso i cittadini

• Il piano di avvale di tutti i media e delle relative professionalità

IL SITO INFORMATICO ISTITUZIONALE

• IL SITO INFORMATICO ISTITUZIONALE

Il sito: principi per la formazione e la gestione

• Accessibilità per tutti

• Chiarezza e completezza dei contenuti

• Validità ed affidabilità dei contenuti

• Pubblicità di tutta l’azione dell’amministrazione e pubblicazione a fini legali di tutti gli atti (albo pretorio)

• Organizzazione completa e dettagliata delle strutture amministrative e dei servizi

Il sito

• Pubblicità e trasparenza di tutto il sistema procedimentale

• Pubblicità ed utilizzabilità della modulistica per le istanze e i servizi

• Pubblicità e trasparenza del sistema di valutazione delle risorse umane e dei premi

• Pubblicità e trasparenza degli incarichi

Il sito

• Pubblicazione di tutte le norme relative ai singoli procedimenti

• Pubblicazione dei contratti e degli appalti pubblici

• Pubblicazione di carte di servizi• Pubblicazione degli esiti di valutazioni di

customer satisfaction• Pubblicazione del bilancio dell’ente e del

bilancio sociale

L’organizzazione del lavoro d’ufficio

• L’ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO D’UFFICIO

L’organizzazione del lavoro

• L’organizzazione del lavoro d’ufficio supporta l’organizzazione generale dell’ente nel rispetto dei principi e dei criteri che sono stati definiti precedentemente

• Il dirigente è responsabile della organizzazione del lavoro del proprio settore di competenza e della produttività complessiva ed individuale dei proprio dipendenti

L’organizzazione del lavoro

• Il dipendente opera all’interno della propria unità organizzativa secondo gli obiettivi assegnati e con le risorse e le procedure necessarie a raggiungere tali obiettivi

• Il dipendente partecipa alla gestione delle attività e alla erogazione dei servizi in modalità digitale

L’organizzazione del lavoro

• Il dipendente deve essere formato sistematicamente e permanentemente su tutte le tematiche di base dell’ente e su quelle specifiche di propria competenza

• Il dipendente deve operare nell’ambito di una logistica adeguata e secondo i criteri della ergonomia piu’ avanzata

La sicurezza dei dati, dei procedimenti, degli archivi

• LA SICUREZZA DEI DATI, DEI DOCUMENTI, DEGLI ARCHIVI, DEI PROCEDIMENTI

La sicurezza del patrimonio informativo dell’ente

• Il patrimonio informativo dell’ente deve essere tenuto in sicurezza (sia su supporto cartaceo sia su supporto digitale) nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali sia per il valore economico del patrimonio stesso

• I dati digitali devono essere tenuti in sicurezza

Il monitoraggio del sistema organizzativo

• IL SISTEMA DI MONITORAGGIO ORGANIZZATIVO

Il monitoraggio del sistema organizzativo

• Tutto il sistema organizzativo dell’ente e l’organizzazione del lavoro devono essere sottoposti a monitoraggio in modo sistematico e periodico (almeno trimestrale)

• Il responsabile del monitoraggio del proprio settore è il dirigente che deve rilasciare una relazione annuale sull’assetto strutturale e funzionale dell’ente

Il monitoraggio: la revisione organizzativa

• Il monitoraggio puo’ dare luogo ad interventi generali o settoriali di revisione organizzativa

• Gli interventi sono effettuati dal dirigente di settore

• Il sindaco e gli assessori sono informati delle revisioni come i sindacati oltre che i dipendenti

Le risorse umane

• LE RISORSE UMANE

Le risorse umane

• Le risorse umane sono necessarie ed indispensabili in una organizzazione

• Le risorse vanno a costituire un insieme definito organico che viene strutturato per le finalità dell’ente e delle azioni amministrative

• Le risorse sono programmate, gestite e distribuite nei settori e nelle unità organizzative dell’ente in ragione dei programmi, degli obiettivi, del PEG

Le risorse umane

• Le risorse umane sono formate tramite un piano di formazione che deve garantire una formazione sistematica e permanente

• Le risorse umane devono essere programmate, selezionate, gestite secondo profili professionali e competenze in linea con i programmi dell’ente

• Necessità di una revisione sistematica dei profili professionali per renderli il piu’ aderenti possibile alle finalità dell’ente

Il sistema di valutazione delle risorse umane

IL SISTEMA DI VALUTAZIONE DELLE RISORSE UMANE

Il sistema di valutazione delle risorse umane

• Il sistema della valutazione delle risorse umane si basa sui principi, gli obiettivi e sul ciclo di valutazione stabilito dall’ordinamento vigente

• L’ente pubblica sul sito informatico istituzionale il piano degli obiettivi, i risultati ottenuti e la valutazione delle risorse umane

• Il sistema di valutazione deve supportare un sistema premiante basato sul merito

La formazione

• IL PIANO DI FORMAZIONE

La formazione• La formazione delle risorse umane deve garantire

un continuo aggiornamento per una migliore professionalità sul lavoro e per una azione amministrativa di qualità

• L’amministrazione deve formare tutti i dipendenti anche in modalità telematica al fine di non creare un “divario” formativo che porta ad un divario operativo e quindi anche di carriera

• L’amministrazione deve approvare ogni anno un piano di formazione strutturato secondo le direttive emanate dalla Funzione Pubblica

Struttura del piano di formazione

• L’amministrazione deve approvare ogni anno un piano di formazione strutturato secondo le direttive vigente e per soddisfare i bisogni formativi individuali e quelli relativi alla crescita di settori e servizi amministrativi

Le risorse finanziarie

• LE RISORSE FINANZIARIE

Le risorse finanziarie

• Le risorse finanziarie sono programmate, gestite, formate, utilizzate per l’attuazione delle finalità generali dell’ente, del programma degli Organi e degli obiettivi e piani dei singoli settori/uffici

• Le risorse finanziarie possono essere formate, programmate, gestite al meglio se utilizzate nell’ambito di una moderna e funzionale organizzazione

Le risorse finanziarie

• Le risorse finanziarie devono essere formate e gestite nel rispetto del principio del rapporto costi/prestazioni e della qualità della spesa ed in ragione dei servizi da rendere ai cittadini

• Tutti i settori devono operare nel rispetto dei principi sopra indicati

• I dirigenti sono responsabili della spesa e dei costi relativi ai propri programmi e settori

La risorse finanziarie• Le risorse finanziarie costituiscono quindi un

sistema che deve essere gestito in modo digitale per essere integrato, trasparente, funzionale, efficace

• I dirigenti utilizzano sistemi di contabilità analitica per la gestione del proprio sottosistema contabile e finanziario

• L’ente adotta la logica e la struttura del PEG, dettagliato e particolarmente finalizzato a gestire e valutare aspetti amministrativi e gestionali e di servizio

Le risorse strumentali

• LE RISORSE STRUMENTALI

La risorse strumentali• La risorse strumentali dell’ente sono finalizzate a

supportare la programmazione e la gestione dei servizi e delle attività

• Tali risorse devono essere programmate e monitorate periodicamente per garantire gli standards di servizio

• In particolare le tecnologie digitali costituiscono la struttura portante dell’amministrazione digitale