Holhoustoimen edunvalvontapalvelun

tilivalvonnan asiakaslähtöinen

kehittäminen

Yksityiset edunvalvojat

Johanna Terho

2017

Sähköinen asiointi ja arkistointi (Yamk)

Tutkimuksen ohjausryhmä • Markku Nenonen, tutkijayliopettaja

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Mikkeli

• Aleksi Kopponen, erityisasiantuntija valtiovarainministeriön JulkICT-osasto

• Tommi Oikarinen, neuvotteleva virkamies valtiovarainministeriön JulkICT-osasto

– Julkisen hallinnon ICT-osasto on valtiovarainministeriön osasto

– Valtiovarainministeriö vastaa julkisen hallinnon sähköisen asioinnin yleisestä kehittämisestä ja yhteisten hankkeiden yhteensovittamisesta sekä oman toimialansa tietohallintohankkeiden ohjauksesta tietohallintolain tarkoituksen ja velvoitteiden mukaisesti. (Tietohallintolaki 10.6.2011/634)

– Valtioneuvoston yleisen ohjesäännön mukaisesti toteuttaa hallitusohjelmaa (Digitalisoidaan julkiset palvelut –kärkihanke)

• Kehitysehdotus koskee digitaalista palvelua

• Voi arvioida parhaiten ehdotuksen sopivuutta julkisen hallinnon yhteisiin kehittämishankkeisiin

Tutkimuskysymykset

• Pääkysymys

– Miten holhoustoimen edunvalvontapalvelun tilivalvontaa

voidaan kehittää asiakaslähtöisesti?

• Alakysymykset

– Kuka on palvelun asiakas, kenelle palvelu tuotetaan?

– Mitä tilivalvonnan ydintieto on?

– Miten palvelu muuttaisi asiakkaiden toimintaa?

– Mitä tulisi tehdä, jotta palvelu saataisiin asiakkaiden

käytettäväksi?

Millä menetelmillä ja työkaluilla?

• Tutkimuksellinen kehittäminen, tarve käytännön toiminnasta

• Tutkimuskohteen lähestyminen toimintatutkimusta soveltaen,

ongelma tunnistettu, mutta sähköistä palvelua ei vielä ole

• Tietoperustan havainnointia virallisten julkaisujen avulla

• Oma kokemukseni tilivalvonnasta

• Kokonaisarkkitehtuurinäkökulmalla rajaus toiminnan ja tiedon

tasoille

• Sähköisen säilyttämisen palvelukokonaisuus (SAPA)

• Kansallisen palveluarkkitehtuurin hyödyntäminen (KaPA)

– Sähköisen asioinnin tukipalvelut (571/2016)

• Palvelutarpeen tunnistaminen ja asiakaslähtöisyys

– Digitalisoinnin yhdeksän (9) periaatetta

– Palvelumuotoilu, Moritz, GDS-Principles

– Ilmiön esille tuomista narratiivisen kerronnan avulla

Tavoite

• Tuottaa edunvalvojille tilivalvonnan asiointi siten,

että se mikä voidaan poistaa, poistetaan, se mitä ei

voida poistaa, automatisoidaan ja se mitä ei voi

automatisoida, tehdään niin helpoksi kuin

mahdollista

• Tuottaa ehdotus ”digitilistä”

• Sähköinen palvelu tilin laatimiselle, toimittamiselle

ja säilyttämiselle

• Tuoda kehitettävää ilmiötä näkyväksi ohjaavalle

taholle

Edunvalvojan toimintaympäristö

Edunvalvoja

viranomaisessa, lääkärien ja/tai hoitohenkilö-

kunnan kanssa asiointia

laskujen maksu, tukien hakeminen,

selvitysten antaminen

varallisuutta koskevien asioiden hoito: sijoituksiin, vakuutuksiin, yms.

liittyvät asiat

Päämies

Holhousviranomainen

Tilivalvonnan kontaktipisteet

• Tilivalvonnan elinkaari

Edunvalvojan

tilivelvollisuusalkaa

Edunvalvojailmoittaa

omaisuusluettelossa

päämiehensävarallisuuden

edunvalvonnanalkupäivän

mukaisena

Edunvalvojatoimittaa

vuositilin31.3.

mennessätarkastettavaksi

Edunvalvojatoimittaa

päätöstilin

tarkastettavaksi

määräajassavalvonnan

päättymisestä

Edunvalvojantilivelvollisuuspäättyy

Edunvalvontaalkaa

Omaisuusluettelon

toimittaminen

1–Xkplvuositilin

toimittaminen

Päätöstilintoimittaminen

Edunvalvontapäättyy

Mistä tiedot saadaan 1/3

• Tulot ja menot

kauppa, pankki, hoitopaikka, lääkäri,

virasto, vakuutus jne.

päämiehelle kuuluvia tuloja ja

menoja

tapahtumat näkyvät tiliotteilla

Tulojen ja menojen ilmoittaminen digitaalisen

työkalun avulla

Mistä tiedot saadaan 2/3

tuet, etuudet, eläkkeet

päämiehelle kuuluvia päätöksiä eri viranomaisilta

Virastojen välinen

automaattinen tiedonsiirto

Mistä tiedot saadaan 3/3

Edunvalvojalta yleiskatsaus

Tiliotteiden tietojen sisältö

digitaalisen työkalun avulla

Päämiestä koskevat päätökset suoraan toisilta

viranomaisilta

Palvelun tavoitetilan prosessi

Holhoustoimen edunvalvontapalvelut

Asioi toisen henkilön puolesta

Luo tili Valmis

Verkkopalvelun prosessi

Valmis

lähettää vastaanottokuittauksen

onnistuneesta lähettämisestä

muistuttaa kirjautua ulos palvelusta

Luo tili

tuo tiliotteiden tiedot yhteenlaskettuina ja

lajiteltuina, liittää tiliotteet liitteeksi, tiliotteista voi

"klikata" tapahtumaa jota haluaa tarkastella, näyttää

tapahtuman sisällön = tosite

näyttää lisäksi valmiit, esitäytetyt tiedot aikaisemmin

ilmoitettujen tietojen perusteella, voi katsella

esikatselussa kokonaisuutta

edunvalvoja kirjoittaa yleiskatsauksen

sähköinen allekirjoitus

Asioi toisen henkilön puolesta

tarkistaa valtuusrekisteristä valtuudet asioida toisen

henkilön puolesta

löytää päämiehen tiedot ja tuo ne valmiiksi

Holhoustoimen edunvalvontapalvelut

kirjautuminen

muista minut

käyttäjän vahva tunnistus vaaditaan

hakee omat tiedot VTJ:stä valmiiksi

Digitili

Kehitysehdotuksen tavoitetila

Viranomainen

EdunvalvojaPäämies

Ed

un

va

lvo

nta

pa

lve

luA

sia

nkä

sitte

ly

Dig

itili

Ta

lou

de

nh

alli

nta

työ

vä

line

Alle

kirjo

itu

s

Va

ltu

utu

sT

un

nis

tus

VT

JV

TJ

KT

J

Asre

k

Tu

lo-

rekis

teri

Pa

nkki

VT

J

YT

J

Edunvalvoja

Edunvalvoja

Palveluväylä Palveluväylä Palveluväylä

Pankkitilitiedot

Tulotiedot

Omaisuustiedot

Edunvalvontatiedot

Valtuutustiedot

Tunnistetiedot

Tilitiedot

Tilitiedot

Hyödyt

• Edunvalvoja

– Tilivelvollisuus helpottuisi

– Asiointi sujuvaa

– Osa tehtävistä automatisoidaan, osa poistuisi ja jäljelle jäisi vain helposti tehtävät toimet

– Tiliaineiston perinteinen hankinta jäisi pois

– Kustannukset alenisivat

– Hallinnollinen taakka kevenisi

– Säilytysvelvollisuus sähköisen aineiston osalta poistuisi

– Lisäarvon saaminen

• Holhousviranomainen

– Laadukkaat ja yhdenmukaiset vuosi- ja päätöstilit

– Tietojen eheys varmistettu

– Nopeampi tarkastus

– Tarkastuksen painopisteet nopeasti näkyvillä

– Tarkastustoiminnassa mahdollista hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa

– Paikkariippumaton tarkastus sähköisellä alustalla

– Palvelun tuottaman datan tutkimushyöty

Perustelut

• Sähköisten aineistojen ja palvelujen lisääntyminen otettava

huomioon kehitettäessä tilivalvontaa

• Edunvalvojille kohtuutonta jättää sähköisen säilyttämisen vaatimus

• Sähköisen tilivalvonnan avulla voidaan sujuvoittaa niin edunvalvojan

kuin holhousviranomaisen tehtäviä

• Julkisen hallinnon rahat ja resurssit vähenevät

• Asiakkaiden määrä suuri, vähenemistä ei näkyvissä

• Digitalisoidaan julkiset palvelut

• Toimintatapojen asiakaslähtöisen kehittämisen vaatimus

• Tulevaisuutta huomioivan palvelun toteuttaminen

Tuntemuksia kehittämisestä