Post on 04-Apr-2015
GOEDE PRAKTIJK 6 / BONNE PRATIQUE 6 Cohérence des initiatives en matière de management au ministère de la Région de Bruxelles-Capitale
Irène RIABICHEFF / Fabienne VAN AVERMAETE
Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale (MRBC)
Création : 1989effectifs : 1750 agents6 administrations
Contexte
Administration de l’Aménage-
ment du Territoire et du
Logement
Administration de l’Equipe-ment et des
Déplacements
Administration de l’Economie et de l’Emploi
Administration des Finances et du Budget
Administration des Pouvoirs
locaux
Secrétariat général
<1999
Impulsion de nombreuses initiatives de modernisation:
• Nouveau statut
• Nouveaux outils de gestion RH et organisationnelle: Entretiens de fonction, évaluations, tableaux de bord, CAF, référentiels d’administration, etc … Gestion par Objectifs/Evaluation des Résultats
• Impact en termes d’apprentissage organisationnel et de formation
Contexte
2007
outils généralisés au MRBC(70 unités)
Descriptions de fonctions
Entretiens de fonction et d’évaluation
Référentiel d’administration
Outils/initatives non généralisé(e)s
Tableau de bord : 21 unités administratives
CAF : 17 unités administratives
CIM : 6 unités administratives
Contexte
Initiatives menées sous forme de projets/applications pilotes Enquêtes, feed-back :
besoin vision globale intégrée
survie des dispositifs
support au leadership
gestion du changement
amélioration continue…
projet CIM (cohérence initiatives management)
Contexte
Promouvoir une pratique intégrée des outils degestion RH et organisationnelle
Recherche de cohérence Outils standards MRBC
Vision du fonctionnement performant
Modèle spécifique MRBC:le plus simple possible, utile, pratique, concret
But du projet
Mise au point du modèle et des outils /équipe projet groupe expert
Formation et Testing /Unités pilotes-groupes de travail
Echanges d’expérience /adaptations
Validation (Comité de pilotage = Conseil de direction)
Communication et formation
Méthodologie
Modèle de pilotage intégré MRBC
Planopérationnel (POP)
Autres sourcesstratégiques !
Entretiens defonction (EF)
Descriptions defonction (DF)
Entretiens d'évaluation (EV)
Tableaux de bord(TB)
Composante"Politique""Stratégie"
Composante"Contrôle"
Composante"Engagements"
Référentield'administration
(RA)
CAF
Bilanquinquennal Objectifs d'équipes /
individuels
CIM… le modèle
Définition des objectifs
stratégiques
Elaboration plan opérationnel année
1 Exécution / Suivi
plan opérationnel année 1
Evaluation plan opérationnel année
1
Elaboration plan opérationnel année
2
...
Evaluation des objectifs
stratégiques
Définition des objectifs
stratégiques
......
1 2 3 4 5
CYCLE DE POLITIQUE / LEGISLATURE
CYCLE DE GESTION / ANNEE
CYCLEDE POLITIQUE
CYCLEDE GESTION
1. PLANNING3. EVALUATION
2. EXECUTION
CIM… La planification stratégique
CIM… Positionnement des outils
N° Outils Fréquences
1 Définition des objectifs stratégiques Début de législature (adaptations
intermédiaires si besoin)
2 Référentiel d'administration Actualisation annuelle.
3 Plan opérationnel Annuelle
4 Tableau de bord Actualisation annuelle. Utilisation
mensuelle.
5 Evaluation du plan opérationnel Annuelle
6 Entretiens de fonction / Entretiens d'évaluation
Cycle sur 2 ans, réparti sur 2 ans (1ère année niveaux A et B, 2ème année niveaux C, D, E).
7 Auto-évaluation CAF Début / Fin de législature, mi-législature
8 Bilan quinquennal Fin de législature
Début 2006-Mise au point du modèle + testing (1 unité pilote)-Elaboration des plans opérationnels 2006 (formation unités pilotes+ workshops)
Fin 2006-Evaluation des plans opérationnels 2006 -nouveaux plans opérationnels 2007 (formation unités pilotes + workshops)-CAF/évaluation stratégique + testing Bilan quinquennal
Etapes du projet
Etapes du projet
2007
- Echanges d’expérience adaptations
- Proposition d’extension du projet décision
- Supports de communication et de formation
- Septembre 2007 = séance de sensibilisation
Exemple de la direction de la Tutelle sur les CPAS
Inspec t ionrég iona le
C u ltes e t A ss istance m ora le la ïque C o llège ju r id ic t ionne l de laR ég ion de Bruxe lles -C ap ita le
D irec t ion desA ffa ires Ju r id iques
des P ouvo irs locaux
D irec t ion duP ersonne l com m unal
D irec t ion desF inances
D irec t ion desM archés pub lics
D irec t ion de laT u te lle sur les C P AS
G estio nd e la Tu telle
T ravaux subs id iés F inancem ent des C om m unes
D irec t ion desIn it ia tives spéc if iques
Su p p o rtau x Co m m u n e s
D ire c tio n g én é ra leA P L
P a rtic ip e r à la p o lit iq u e g é né ra lee n m a tiè re de C P A S
C o n trô le r la lég a lité e t le re sp e ctd e l'in té rê t g é né ra l d e s d é c is io ns
d e s CP A S
D ire c tionPilo tage
Exemple de la direction de la Tutelle sur les CPAS
MISSION/ Processus
Objectif opérationnel
Resp. Degré priorité
Moyens
Sup.
Suivi
Réalis.
OS
Examiner les
délibérations
des CPAS en
vue de
l’exercice de la
tutelle par
l’Administration
elle-même
Simplification des
procédures de tutelle en
collaboration avec les
Cabinets
Cel.
Marchés
publics
1 néant Réunion inter cellules mensuelle
OS1
Exemple de la direction de la Tutelle sur les CPAS
N° Description (Quoi?) Motivation (Pourquoi?)
OS1 Valoriser le rôle de la tutelle en matière de bonne gouvernance
Découle de la mission première de la tutelle et volonté d’être reconnu comme un partenaire de
qualité dans le contexte particulier de la RBC
Exemple de la direction de la Tutelle sur les CPAS
• Clarification des objectifs
• Mise en place de réunions transversales
• Meilleure connaissance des objectifs (globaux/ cellules)
• Rationnalisation du fonctionnement
• Stimule la réflexion (fonctionnement/moyens/résultats)
Expériences positives et négatives : direction de la Tutelle sur les CPAS
• Impact communication et collaboration entre équipes (dialogue plus structuré)
• Suivi mensuel de l’état d’avancement
• Valorisation du travail de chacun
• Renforcement du sentiment d’appartenance
Expériences positives et négatives : direction de la Tutelle sur les CPAS
Difficultés rencontrées :
• désignation du groupe de travail
• investissement en temps du groupe de travail
• résistance(s) au changement
• perçu comme instrument de contrôle
• organiser l’agenda pour se réunir à temps
• vigilance au niveau du suivi
Expériences positives et négatives
Avantages
• Outils simples, flexibles, adaptables (spécificités)
• Méthodologie logique, pragmatique
• Investissement en temps limité/acceptable
• Favorise la communication
• Instrument de motivation pour travailler dans la même direction
• Facilite l’anticipation, la priorisation et l’intégration de tous les outils…
Expériences positives et négatives
• Constituer un groupe de travail représentatif des missions (mais pas trop nombreux)
• Activer ce groupe de travail pour toutes les phases
• Désigner un(e) coordinateur/trice
• Convenir d'un planning
Conseils
• Communiquer vers l’ensemble de l’équipe
• Etre ambitieux mais réaliste
• Assurer une régularité dans le suivi (mesures correctrices)
• Rester souple Eviter de rester bloqué sur une étape, un outil
Conseils
Décision : Déploiement au MRBC
1. 2008 : Plans opérationnels
2. 2009 : CAF+Bilans quinquennaux
3. 2010 : Tableau de bord
formations + coaching
Résultats du projet
•Démarche participative mais encadrée et rythmée
•Implication conseil de direction/sponsor (secrétaire général)
•1er Testing des outils / échanges d’expérience
Résultats du projet
•Formations et Workshops
•Communication ciblée et globale
•Repose sur une pratique acquise en interne
et résulte d’une collaboration étroite consultant/équipe de projet/groupe expert
Résultats du projet
Modèle propre au MRBC, ouvert et évolutif
répondant à ses besoins et à sa logique de fonctionnement
reposant sur une démarche rationnelle, pragmatique et souple
transférable
Les instruments ne sont pas une fin en soi mais un moyen d’offrir de la valeur ajoutée aux
citoyens
Conclusion
Nadine SOUGNE, Directrice, direction Ressources humaines et Egalité des Chances
02/800 36 74 - nsougne@mrbc.irisnet.beIrène RIABICHEFF, chef de projet
02/800 36 64 - iriabicheff@mrbc.irisnet.beQuentin LABARRE, assistant de projet
02/800 36 79 - qlabarre@mrbc.irisnet.be
Caroline HERMANUS, responsable CAF 02/800 35 63 - chermanus@mrbc.irisnet.be
Christine SERVATY, responsable tableaux de bord 02/800 36 15 - cservaty@mrbc.irisnet.be
Personnes de contact