Transcript of Gli strumenti informatici della pubblica amministrazione digitale e protocollo informatico EBIT –...
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- Gli strumenti informatici della pubblica amministrazione
digitale e protocollo informatico EBIT Scuola di Formazione e
Perfezionamento per la P.A. Tel. 0832/396823 fax 0832/457389
e-mail: ebit@infoebit.it web: www.infoebit.com
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- Obiettivi e-government Migliorare il livello democratico del
paese stimolando la partecipazione allattivit amministrativa
Attuare i presupposti dellart 1 L 241/90 di economicit, efficacia,
pubblicit e trasparenza 2 Attuare i principi dellart 97 della
Costituzione di imparzialit e buon andamento della PA
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- Digitalizzare perch 3 Stampa/ Produzione documenti Acquisizione
documenti 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi
inutilizzate Costo: 287 milioni di euro allanno Distribuzione
documenti Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte Costo: 18
euro per documento Archiviazione documenti 1 documento perduto su
20 3% dei documenti archiviati erroneamente Costo per recuperare un
documento non archiviato correttamente: 120 euro 40%: Percentuale
media del tempo di ogni impiegato speso in attivit di gestione
documentale Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global
e Xplor Italia Research, 2006
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- Nuove disposizioni Decreto crescita 2.0 (DL 18 ottobre 2012 n.
179): Documento unificato: CIE e tessera sanitaria Entro il 31
dicembre 2014 dovr essere completata lANPR (Anagrafe nazionale
popolazione residente) Entro il 18 aprile 2013 verr istituito
INI-PEC (indice nazionale indirizzi pec) Dal 1 gennaio 2013
domicilio digitale per i cittadini che lo richiederanno; Dal 31
dicembre 2013 pec anche per le imprese individuali; Open data:
entro il 18 febbraio 2013 dovranno essere pubblicati i regolamenti
per laccesso ai dati pubblicati 4
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- Nuove disposizioni Art 18 L 134 del 7 agosto 2012, nuove misure
in materia di amministrazione aperta Art 19 L 134 del 7 agosto
2012, istituzione dellAgenzia Italia Digitale con funzioni di
realizzazione degli obiettivi dellAgenda digitale italiana Art
6-ter L 35/12 pagamenti elettronici art 5 CAD: obbligo di
pubblicare le coordinate bancarie per i pagamenti elettronici
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- Strumenti delle-government E-mail e posta elettronica
certificata Sito web e sevizi in rete Protocollo informatico
Documento informatico 6 La rete al centro del cambiamento
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- Produzione del documento informatico e forme dellatto
amministrativo
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- Documento informatico 8 Documento analogico Quali differenze
?
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- Documento Documento Doc. Struttura semplice e/o complessa di un
documento informazione. Supporto. 9
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- Documento informatico Il CAD definisce il documento informatico
come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti ( art 1 lett p)). 10
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- Rappresentazione binaria del contenuto informativo 11 01001110
01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010
01101111 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011
01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100
01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010
01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011
01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010
01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101
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01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011
01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011
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01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101
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01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000 11101001
00100000 01101100 01001110 01100101 01101100 00100000 01101101
01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101
01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001
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01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001
00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010
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- Documento informatico 12
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- Documento informatico Il documento informatico pu essere
prodotto: Con appositi applicativi software; Acquisendo copia
informatica di un documento analogico; Raggruppando un insieme di
dati in una forma logica predeterminata e memorizzata in forma
statica 13
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- Documento informatico Criteri per la scelta dei formati
elettronici: Aperto e standard; Affidabile: rappresentare il
documento con lo stesso contenuto e forma dato dallautore;
Indipendente dal contesto tecnologico in cui viene prodotto il
documento; Non deve contenere macroistruzioni Compatibile per la
conservazione a lungo termine; Interoperabile; Esempi di formati:
XML, TXT, PDF. 14
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- Documento informatico 15 Affidabilit (autenticit e
integrit/immodificabilit) Fruibilit Conservazione Principali
criticit:
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- Documento informatico Art. 20, comma 1-bis del CAD: L'idoneit
del documento informatico a soddisfare il requisito della forma
scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in
giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di
qualit, sicurezza, integrit ed immodificabilit, fermo restando
quanto disposto dallarticolo 21. 16
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- Autenticit del documento Le caratteristiche di integrit e
immodificabilit sono determinate da (nuove regole tecniche): La
sottoscrizione con firma digitale; Lapposizione di un riferimento
temporale; La trasmissione tramite PEC; Memorizzazione in un
sistema di gestione documentale; Il versamento ad un sistema di
conservazione 17
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- Autenticit del documento Autenticit: Firma elettronica Firma
elettronica avanzata 18
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- Autenticit del documento Firma elettronica (art 1 lett. q) Dlgs
82/05 : Linsieme di dati in forma elettronica, allegati oppure
connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici,
utilizzati come metodo di identificazione informatica 19
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- Autenticit del documento Firma digitale (art 1 lett s) Dlgs
82/05: particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un
certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche
che consente di verificare lautenticit e lintegrit di un documento
informatico o di un insieme di documenti informatici. 20
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- Generazione firma digitale 21 256 BIT Doc Documento da firmare
Hash SHA 256 Impronta del Documento CIFRATURA Ks Firma digitale
PKCS#7 Certificato elettronico
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- Verifica firma digitale 22 256 BIT Doc Hash SHA 256 Impronta
del Documento Firma digitale Certificato elettronico Decodifica Kp
Chiave pubblica 256 BIT = ok! Visualizza il documento con i dati
del sottoscrittore Impronta corrispondente alla firma
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- Quali differenze ? Firma elettronicaFirma digitale Lautenticit
del documento garantita dallaffidabilit della procedura di rilascio
dei dati usati per lidentificazione informatica richiesti per
lutilizzo dellapplicativo; Lintegrit dei contenuti non garantita;
Valore giuridico liberamente valutato in giudizio tenuto conto
delle sue qualit. Lautenticit sempre garantita dal certificato
qualificato rilasciato dallente certificatore accreditato e dalla
procedura di firma; Lintegrit dei contenuti garantita dalla
crittografia asimmetrica; Valore giuridico equiparato alla
scrittura privata (ex art 2702 cc). 23
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- Autenticit del documento Lapposizione ad un documento
informatico di una firma digitale o di altro tipo di firma
elettronica qualificata, basata su un certificato elettronico
revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione 24
Limite di validit della firma digitale nel tempo (art. 21 comma
3):
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- Data certa del documento Marca temporale apposta da un gestore
di marche temporali valido 20 anni Riferimento temporale contenuto
nella segnatura di protocollo Riferimento temporale ottenuto
attraverso la procedura di conservazione dei documenti Riferimento
temporale ottenuto attraverso lutilizzo della PEC 25 Data certa
(art 37 DPCM 30 marzo 2009) :
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- Forme elettroniche degli atti amministrativi 26 Per gli atti
amministrativi vige il principio della libert delle forme, tuttavia
deve essere garantito: La forma scritta ad substantiam salvo i casi
espressamente previsti dalla norma (es ordini di polizia; atto di
convocazione della giunta o del consiglio) La certa riferibilit al
funzionario che ha prodotto latto al fine di garantire limparzialit
e il buon andamento dellazione amministrativa ( art. 97 Cost.)
- Slide 27
- Forme elettroniche degli atti amministrativi 27 Atti interni
possono essere firmati con firma elettronica Atti esternati devono
essere firmati con firma digitale Art. 34 CAD:
- Slide 28
- Fruibilit del documento Riproducibile fruibile 28 Affinch un
documento sia utilizzabile dal destinatario occorre che sia da
questo:
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- Copie del documento Copie per immagine su supporto informatico
di documenti analogici (art 22 CAD) hanno piena validit giuridica
se: Se sottoscritte da pubblico ufficiale; Se prodotte con un
processo certificato; Per i documenti non unici assolvono gli
obblighi di conservazione 29
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- Copie del documento Copie analogiche di documenti informatici
(art 23 CAD) hanno piena validit se: Se la loro conformit
alloriginale attestata da un pubblico ufficiale secondo le regole
tecniche dell art. 71; Per i documenti amministrativi informatici
previsto il timbro digitale(art 23-ter CAD) 30
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- Copie del documento Altre tipologie di copie previste dal CAD:
Copia informatica di documento informatico (art. 1, comma 1 lett.
i-quater) Duplicato informatico di documenti informatici (art. 1,
comma 1 lett. i- quinques) 31
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- Verifica Il documento digitale deve assicurare: a) Laffidabilit
del contenuto; b) La fruibilit del contenuto; c) Lautenticit,
integrit, fruibilit e la conservazione del contenuto nel lungo
periodo. 32
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- Verifica I documenti firmati con firma digitale e firma
elettronica: a) Sul piano probatorio hanno lo stesso valore; b)
Entrambe le firme garantiscono lintegrit del contenuto; c) Solo la
firma digitale garantisce lautenticit e lintegrit del documento.
33
- Slide 34
- Verifica Il documento firmato con firma digitale: a) Sul piano
probatorio di volta in volta liberamente valutabile in giudizio; b)
Ha efficacia probatoria prevista dallart. 2702 c.c. ( equiparato
alla scrittura privata analogica); c) Non ancora riconosciuto dal
nostro ordinamento; 34
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- La comunicazione individuale dellatto amministrativo
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- Posta elettronica I documenti trasmessi da chiunque ad una
pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o
informatico idoneo ad accertare la fonte di provenienza, soddisfano
il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve
essere seguita da quella del documento originale 36 Art 45 DLgs
82/05 (CAD)
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- Posta elettronica non ripudio riservatezza integrit certezza
della provenienza Prova di avvenuta ricezione 37 La trasmissione
tramite posta elettronica non da garanzie di:
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- Posta elettronica Per gli atti non firmati inviati via e-mail,
sebbene il nostro ordinamento preveda la libert delle forme,
secondo la giurisprudenza si dovrebbero distinguere le invalidit
che colpiscono i documenti che contengono dichiarazioni di scienza
da quelli concernenti dichiarazioni di volont (Tar Puglia, Bari,
sez I, 9 gennaio 2004, n.48). 38
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- Posta elettronica Aspetti dellindirizzo di posta elettronica:
non equivale alla residenza anagrafica assimilabile al domicilio,
quindi lutilizzo deve essere espressamente autorizzato la consegna
presso lindirizzo elettronico equivale alla consegna 39
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- Posta elettronica certificata La provenienza Lintegrit
Lavvenuta consegna Lidentificazione informatica (art 65 CAD lettera
c-bis) Un riferimento temporale certo (art 48 CAD) 40 La posta
elettronica certificata (DPR 68/05) garantisce:
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- Posta elettronica certificata 41
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- Posta elettronica certificata Art. 48 comma 1 CAD: La
trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una
ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la
posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente
della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. 42
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- Posta elettronica certificata Art. 6 CAD: Per le comunicazioni
di cui allart 48 comma 1, con i soggetti che hanno preventivamente
dichiarato il proprio indirizzo le pubbliche amministrazioni
utilizzano la PEC 43
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- Verifica La trasmissione telematica valida se: a) effettuata
con strumenti telematici che garantiscano la provenienza, integrit
del contenuto e non ripudio b) Pu essere eseguita con qualsiasi
strumento telematico c) possibile ma deve essere comunque seguita
dallinvio del documento cartaceo 44
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- Verifica La trasmissione telematica via Pec: a) Garantisce il
non ripudio e lintegrit e autenticit del documento trasmesso; b)
Garantisce il non ripudio ma non lintegrit e autenticit del
documento trasmesso; c) Garantisce il non ripudio lintegrit del
documento trasmesso ma non la sua autenticit. 45
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- Gli strumenti di conoscenza collettiva sito web e albo
on-line
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- Sito web Finalit: Comunicazione istituzionale Trasparenza
amministrativa Erogazione servizi on-line 47
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- Sito web Accessibilit, usabilit e di semplice consultazione
(art. 53 CAD) Affidabilit, accuratezza e pertinenza delle contenuto
(art 54 comma 4) Contenuti fruibili gratuitamente senza
identificazione informatica nel rispetto della normativa sulla
privacy (art 54 comma 3) 48 Caratteristiche del sito:
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- Sito web Contenuto obbligatorio del sito (art 54):
Lorganigramma e larticolazione degli uffici Sezione trasparenza e
valutazione del merito Lelenco dei procedimenti Moduli e formulari
Lelenco dei servizi forniti in rete Lelenco delle caselle di posta
elettronica Lelenco dei bandi di concorso e di gara 49
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- Albo on-line La procedura di pubblicit on-line (art 32 L69/09)
presenta criticit in termini di: 50 Gestione della procedura in
ambiente digitale Valutazione dei dati personali che possono essere
diffusi Rischi di perdita di controllo dei dati sensibili
pubblicati
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- Albo on-line la diffusione di dati personali da parte di un
soggetto pubblico sono ammesse unicamente quando sono previste da
una norma di legge o di regolamento (art 19 DLgs 196/03) I dati
idonei a rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi
(art. 22 DLgs 196/03) 51
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- Albo on-line Definire un congruo periodo di pubblicazione dei
dati Prevedere accorgimenti tecnologici per evitare manipolazioni o
indebite archiviazioni 52 Diritto alloblio (delib. Garante n.
88/11):
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- Albo on-line Forma degli atti pubblicati Riferimenti
identificativi oggetto di registrazione Produzione di una referta
di avvenuta pubblicazione 53 Definire una procedura di pubblicit
on-line che preveda:
- Slide 54
- Amministrazione aperta Art 18 L. 134 del 7 agosto 2012: Entro
il 31 dicembre 2012 tutte le concessioni di sovvenzioni, contributi
e corrispettivi a persone o imprese devono essere pubblicate in
formato aperto sul sito dellente; A decorrere dal 1 gennaio 2013 la
pubblicazione in rete costituisce condizione legale legittimante
delle concessioni; Lomessa o incompleta pubblicazione rilevata
dallufficio, dal beneficiario e da chiunque abbia interesse.
54
- Slide 55
- Amministrazione aperta Dati da pubblicare: Nome del
beneficiario e dati fiscali; Importo e norma alla base
dellattribuzione; Ufficio responsabile e modalit seguite per
lattribuzione; Link al progetto e al contratto della fornitura,
curriculum del beneficiario ; Le informazioni dovranno essere
accessibili da un link ben visibile nella sezione del sito
trasparenza, valutazione del merito; 55
- Slide 56
- Amministrazione aperta Entro 120 gg (18 febbraio 2013) obbligo
di pubblicare i regolamenti che disciplinano il diritto di accesso
ai dati: Disponibili secondo termini di licenza anche per finalit
commerciali; Accessibili con le tecnologie ITC e in formati aperti
(XLS, CSV) Gratuiti o a costo marginale 56 Decreto sviluppo 2.0
open data:
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- Servizi in rete Sono firmate con firma digitale Ovvero, quando
lautore identificato con CIE e CNS Ovvero, quando lautore comunque
identificato con strumenti diversi da CIE e CNS (login e password)
57 Le istanze presentate via web sono valide se (art 65 comma1
CAD):
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- Servizi in rete Art 65 comma 2 CAD: Le istanze e le
dichiarazioni inviate o compilate sul sito secondo le modalit
previste dal comma 1 sono equivalenti alle istanze e dichiarazioni
sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente
addetto al procedimento 58
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- Servizi in rete Guida la produzione del doc in termini di
formato e metadati Evita il passaggio della trasmissione telematica
59 Vantaggi del canale WEB: produzione dei documenti su modulistica
messa a disposizione (art 57 CAD)
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- Servizi in rete Vantaggi della Modulistica elettronica:
Compilazione on-line da parte dellutente; Possibilit di integrare
una business logic in grado di guidare la compilazione; Possibilit
di trasportare dati in una struttura XML in grado di garantire
linteroperabilit con altri gestionali (es. Protocollo informatico)
60 Possibilit di prevedere campi firma; Predisposizione di un set
di metadati descrittivi utili alla conservazione; Produzione del
documento in formati predisposti per la conservazione.
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- Modulistica elettronica Modulo di tipo statico : Deve essere
stampato e compilato a mano e spedito per Fax o corriere; Vantaggi:
Per lente evita la stampa di una quantit eccessiva di moduli; Per
lutente evita di recarsi presso lufficio 61
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- Modulistica elettronica Modulo di tipo dinamico: Campi
interattivi compilabili da pc; Validazione dati tramite una
business logic; Invio via web o posta elettronica oppure stampa e
invio via fax o corriere Possibilit riassumere i dati in un codice
bidimensionale; 62
- Slide 63
- Modulistica elettronica Modulo di tipo RIA (Rich Internet
Aplication): Precompilazione del modulo dei dati in possesso della
PA; Compilazione con guida interattiva dei campi variabili e
implementazione di una business logic; Firma del documento; Invio
tramite web o posta elettronica. 63
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- Verifica La procedura di pubblicit on-line deve garantire: Il
diritto alloblio dellinteressato Lesattezza, pertinenza e non
eccedenza dei dati diffusi Il rispetto della procedura di
pubblicazione 64
- Slide 65
- Verifica Listanza presentata on-line non valida se: a) firmata
digitalmente ed inviata via mail; b) Non firmata e inviata via PEC;
c) Quando lautore identificato con CIE o CNS oppure Login e
password rilasciate dallente; 65
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- Protocollo informatico e gestione documentale
- Slide 67
- Protocollo informatico Non semplice trasposizione su supporto
informatico del tradizionale protocollo cartaceo Ma ambiente di
lavoro nel quale vengono prodotti e trattati i documenti
informatici e analogici Quindi un sistema complesso di gestione dei
procedimenti amministrativi 67
- Slide 68
- Protocollo informatico AOO UOR RPA Giocano un ruolo
fondamentale nel definire lorganizzazione del protocollo
informatico 68
- Slide 69
- Protocollo informatico Protocollo informatico La registrazione
a protocollo: Attesta lesistenza allinterno dellarchivio di un
determinato documento Certifica in modo inoppugnabile, in quanto
atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla
quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della
L.241/1990 e successive modificazioni 69
- Slide 70
- Protocollo informatico atto pubblico (Cassaz. Pen. V 6 ott.
1987) Gli effetti giuridici di un atto anche di provenienza privata
decorrono dalla data archivistica attestata dal registro di
protocollo (NB legge241/90) atto pubblico di fede privilegiata (TAR
Campania I Napoli 26 feb. 1991, n.24) 70
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- Protocollo informatico La registrazione di protocollo per ogni
documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni
effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni
Numero di protocollo Data di registrazione mittente/ destinatario
Oggetto del documento Impronta del documento trasmesso per via
telematica [numero degli allegati] [descrizione degli allegati]
71
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- Protocollo informatico Art. 53 comma 5 del DPR 445/2000 Sono
oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e
spediti dallamministrazione e tutti i documenti informatici. Ne
sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i
notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione
delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli
atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i materiali
pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti gi
soggetti a registrazione particolare dellamministrazione 72
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- Protocollo informatico Art. 54 TUDA Informazioni annullate o
modificate: Le informazioni non modificabili di cui allart.53sono
annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le
informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di
dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla
procedura. La procedura per indicare lannullamento riporta, secondo
i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e
tale, comunque,da consentire la lettura di tutte le informazioni
originarie unitamente alla data, allidentificativo delloperatore e
dagli estremi del provvedimento di autorizzazione 73
- Slide 74
- Protocollo informatico Segnatura dei documenti informatici: La
segnatura di un documento informatico deve essere conforme alle
specifiche dellXML e compatibile con il DTD previsto a livello
nazionale Le informazioni contenute sono quelle previste per il
documento analogico pi: Oggetto del documento Corrispondente
74
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- Registrazione di protocollo Proposta di timbro di segnatura
analogica: Informazioni sul fascicolo Estremi di protocollo
Informazioni sul flusso 75
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- Classificazione TUDA art. 52, comma f) garantire la corretta
organizzazione dei documenti nellambito del sistema di
classificazione darchivio adottato TUDA art. 56 le operazioni di
classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti
per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da
parte delle pubbliche amministrazioni 76
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- Titolario Sistema precostituito di partizioni astratte,
gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate
sulla base dellanalisi delle funzioni dellente, al quale deve
ricondursi la molteplicit dei documenti prodotti, per organizzarne
la sedimentazione ordinata. 77
- Slide 78
- Titolario atto di organizzazione e va deliberato dallorgano o
ufficio preposto allorganizzazione Attiene alla sfera
amministrativo-gestionale Non pu essere retroattivo ricavato
dallanalisi delle funzioni Ha carattere di astrattezza Prevede il
pu esserci generale, ma non generico 78
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- Fascicolo una forma di aggregazione ordinata di documenti sulla
base di criteri: Cronologico: tiene conto della sequenza
cronologica dei documenti prescindendo dal loro contenuto
informativo o dispositivo Materia / oggetto: considera il contenuto
del documento 79
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- Fascicolo Requisiti del sistema per la gestione dei flussi
documentali Art 52 lett c) DPR 445/00 c) fornire informazioni sul
collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto
dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati
nell'adozione dei provvedimenti finali Art. 65 DPR 445/00 a)
fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento
registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso
associato; b) consentire il rapido reperimento delle informazioni
riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo
responsabile, nonch la gestione delle fasi del procedimento;
80
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- Trattamento Fascicolazione dei documenti: Oggetto della
fascicolazione: Documenti analogici ed informatici Protocollati e
non Formali ed informali I fascicoli possono raccogliere documenti:
Afferenti lo stesso affare - procedimento Afferenti la stessa
persona Afferenti la stessa attivit 81
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- Fascicolazione Fascicolo per affare - procedimento : Si apre
nellambito del livello pi basso del titolario di classificazione
Comprende documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti
da un ufficio per la trattazione di un affare Ogni fascicolo si
riferisce ad un affare specifico e concreto Ha durata circoscritta
allaffare Esempio: 2009-VII/6.13 Concerto di Ferragosto a Pra della
Valle 2009 lanno di apertura VII il titolo (Servizi alla persona) 6
la classe (Eventi e attivit culturali) 13 il numero progressivo
attribuito al fascicolo su base cronologica durante lanno 2009
allinterno del titolo VII e della classe 6 82
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- Fascicolazione Fascicolo per persona: Comprende tutti i
documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una
persona fisica o giuridica. il fascicolo personale viene aperto a
livello di titolo Restano aperti finch in corso il rapporto di
lavoro Un esempio: 2005-III/0.6749 Ugo Fantozzi: 2005 anno di
apertura III il titolo (Risorse umane) 0 la classe 6749 il numero
di matricola 83
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- Fascicolazione Fascicolo per attivit: costituito e comprende i
documenti prodotti nello svolgimento di unattivit amministrativa
semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in
riposte obbligate o meri adempimenti. Il fascicolo per attivit
comprende documenti con Destinatari diversi Oggetti uguali o simili
Identica classifica Ha durata annuale e, se la massa documentale
eccessiva, pu articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze
temporali(ad esempio, mensili) 84
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- Repertorio Aggregazione (serie) di documenti identici per forma
(tipologia di atto) per provenienza (prodotti dallo stesso ufficio)
(ma differenti per contenuto) vengono disposti in sequenza
cronologica dalla sequenza cronologica derivano un numero (di
repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoria
Esempio. Delibere, Determine, Verbali 85
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- Fascicolo ibrido soluzione finalizzata alla gestione del
passaggio tra dalla documentazione analogica a quella digitale al
fine di garantire lunicit dellarchivio: Creazione di un unico
fascicolo (analogico o informatico) a fini gestionali Mantenimento
di due fascicoli per lo stesso affare a fini giuridici - probatori
86
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- Verifica La registrazione a protocollo permette di : a)
Identificare univocamente un documento attribuendogli una
numerazione progressiva annuale b) Determinare una data di arrivo
certa c) Assegnare la documentazione allufficio competente una
volta registrata 87
- Slide 88
- Verifica La classificazione e fascicolazione a) unattivit
superflua e non prevista dal TUDA b) unattivit facoltativa a
descrizione dellente c) unattivit necessaria e sufficiente per la
corretta sedimentazione della documentazione in archivio 88
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- Verifica Le informazioni inserite nel protocollo informatico:
a) Sono assolutamente inalterabili b) Sono non modificabili, a
condizione che restino memorizzate nella base dati e venga indicato
loperatore la data e lora della modifica ed autorizzate dal
responsabile. c) Sono modificabili solo dalloperatore del
protocollo 89
- Slide 90
- Verifica La registrazione dei documenti informatici prevede: a)
Stessa procedura dei documenti cartacei pi registrazione
dellimpronta e memorizzazione del file nella base dati del
protocollo informatico b) Non necessaria la registrazione dei
riferimenti indicativi ma solo la memorizzazione del file c) Non
devono essere protocollati se arrivano tramite PEC 90
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- Archiviazione elettronica e Poli Archivistici regionali
- Slide 92
- Archiviazione elettronica Obblighi dellente: Conservare e
valorizzare larchivio in quanto bene culturale art 10 DLgs 42/04 92
Mantenere lorganicit e ordinamento dellarchivio art 30 DLgs 42/04
Divieto di danneggiare, deteriorare o distruggere larchivio
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- Archiviazione elettronica Unicit dellarchivio Organizzazione
elettronica dei fascicoli Gestione e conservazione di archivi
ibridi 93 Lintenso utilizzo delle tecnologie informatiche produce
criticit in termini di:
- Slide 94
- Archiviazione elettronica La nomina di un responsabile interno
o esterno allente della conservazione (art 44 CAD), La definizione
di un manuale della conservazione, Lindividuazione di un
conservatore accreditato (art 44-bis CAD) 94 La definizione di un
sistema di conservazione digitale deve prevedere:
- Slide 95
- Archiviazione elettronica Il sistema di conservazione digitale
deve garantire (art 44 CAD): Lautenticit del documento Lintegrit La
leggibilit e lagevole reperibilit dei documenti Il rispetto delle
misure di sicurezza della privacy 95
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- Archiviazione elettronica Conservare il digitale unattivit
complessa: 96
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- Archiviazione elettronica Il sistema di conservazione deve
essere gestito da una struttura affidabile: Che esegue attivit di
backup-restore; Corredato da meccanismi di disaster recovery e
continuit operativa; Dotato di un sistema di storage management
altamente affidabile; Dotato della documentazione necessaria per
dimostrare la corretta gestione. 97
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- Archiviazione elettronica Occorre soddisfare gli obblighi della
normativa vigente descritta nella Deliberazione CNIPA 19 febbraio
2004, n.11, per evitare che le firme digitali apposte perdano nel
tempo la loro validit. 98
- Slide 99
- Archiviazione elettronica Considerata lelevata specializzazione
di persone e mezzi, difficilmente lente pu attivare strutture
adeguate, di qui la nascita dei Poli archivistici regionali.
99
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- Archiviazione elettronica I Poli Archivistici collaborano con
lente supportandoli nella formazione dei loro archivi digitali:
Evitando la dispersione dei documenti informatici in tanti sistemi
non interoperabili; Assicurando la valorizzazione di un adeguato
set di metadati per le unit documentarie archivistiche;
Esplicitando le esigenze in termini di accessibilit, riservatezza,
tempo minimo di conservazione, etc. 100
- Slide 101
- Archivio OAIS Produttori Management Utilizzatori Archiviazione
elettronica 101 Il modello conservativo dei Poli Archivistici
conforme al modello OAIS SIP DIP
- Slide 102
- Archiviazione elettronica Con la nascita dei Poli Archivistici
basati sullo stesso modello conservativo che utilizzano set di
metadati compatibili si prefigura la costituzione di una rete
nazionale dei Depositi Digitali capaci di mettere a fattor comune
il patrimonio informativo e documentario conservato, producendo
servizi altamente innovativi e di elevata potenzialit 102
- Slide 103
- Continuit operativa Art 50-bis del CAD e Circ. DigitPA 58/11:
Dal disaster recovery alla continuit operativa; Lo studio di
fattibilit tecnica: analisi dell'organizzazione e analisi
dell'impatto; la procedura di autovalutazione; scelta della
strategia e individuazione della soluzione tecnica;
limplementazione della soluzione tecnica; la scelta sulle modalit
di esecuzione (make, outsourcing); verifica e manutenzione;
103
- Slide 104
- Concludendo Il passaggio ad una amministrazione digitale
implica: Impegno del vertice a promuovere cambiamenti radicali
Cambiamento di mentalit nel lavoro con la diffusione di nuovi
modelli organizzativi Interventi formativi per fornire la spinta
psicologica necessaria al cambiamento verso il digitale 104