El. dokumentų valdymas ir mainai LR Vidaus reikalų ministerijoje bei jai

pavaldžiose įstaigose

Alvydas Genys, LR Vidaus reikalų ministerijos

Bendrojo departamento direktorius

Pranešimo temos

• Projekto sudėtingumas

• Projektui kelti tikslai

• Sprendimo architektūra

• Naudos įdiegus sistemą

• DVS diegimo patirtis

• DVS diegimo kliūtys

• Projekto plėtra

Vidaus reikalų ministrui pavestos šios valdymo sritys:

• Viešasis saugumas

• Viešasis administravimas

• Vietos savivalda

• Valstybės tarnyba

• Regionų plėtra

• Elektroninės informacijos sauga

• Kūno kultūra ir sportas

Vidaus reikalų ministerijos misija

Tarnauti visuomenei garantuojant jos saugumą, veiksmingą ir profesionalų, saugiomis informacinėmis technologijomis pagrįstą viešąjį valdymą, sudarant sąlygas tolygiai, darniai regionų plėtrai, plėtojant kūno kultūrą ir sportą bei formuojant visuomenės poreikius atitinkančią valstybės tarnybą.

Vidinė ministerijos struktūra

(pareigybių skaičius 340)

Ministras

Teisės

departamentas Viešųjų ryšių

skyrius

Vidaus audito

skyrius

Ministro

patarėjai

Ministerijos

patarėjai

Kancleris

Bendrasis

departamentas

Ekonomikos ir

finansų

departamentas

Viceministras

Tarptautinio

bendradarbiavimo

departamentas

Viešojo saugumo

politikos

departamentas

(migracija)

Elektroninės

valdžios

politikos skyrius

Viceministras

Viešojo saugumo

politikos

departamentas

(saugumas)

ES paramos

administravimo

skyrius

Viceministras

Regioninės

politikos

departamentas

Viešojo valdymo

politikos

departamentas

Įstaigos prie ministerijos

Ministras

Kancleris

Sveikatos

priežiūros

tarnyba

Viceministras

Asmens dokumentų

išrašymo centras

Gyventojų registro

tarnyba

Migracijos

departamentas

Viceministras

Finansinių nusikaltimų

tyrimo tarnyba

Policijos

departamentas

Priešgaisrinės apsaugos

ir gelbėjimo

departamentas

Vadovybės apsaugos

departamentas

Valstybės sienos

apsaugos tarnyba

Viešojo saugumo

tarnyba

Ginklų fondas

Viceministras

Regioninės plėtros

departamentas

Informatikos ir ryšių

departamentas

Turto valdymo ir

ūkio departamentas

Kūno kultūros ir

sporto departamentas

prie LRV Valstybės tarnybos

departamentas

Iš viso 72 juridiniai asmenys

VRM dokumentų apyvarta 2012 m.

• Iš viso 58 547 dokumentų.

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

3500033 128

18 765

1 216 2 503 2 935

Siunčiami dokumentai

Gauti dokumentai Asmenų

prašymai Vidaus dokumentai

Teisės aktai

VR sistemos dokumentų apyvarta 2012 m.

• Iš viso 828 449 dokumentų.

0

50000

100000

150000

200000

250000

300000

350000

346 485 330 456

65 874 63 072

22 562

Gauti dokumentai Siunčiami

dokumentai Asmenų prašymai Vidaus

dokumentai Teisės aktai

VRM ir įstaigų prie VRM dokumentų apyvarta 2012 m.

58547, 8%

51677, 7%

17033, 2%

8332, 1%

81577, 11%

6394, 1%

11133, 2% 271618, 36%

22707, 3%

67565, 9%

8652, 1%

55033, 7%

18433, 2%

69736, 9%

4343, 1%

VRM

PD

PAGD

VAD

FNTT

RPD

VST

IRD

TVŪD

MD

VTD

GRT

SPT

ADIC

GF

VRM

IRD

GRT PD

FNTT

MD

ADIC

VRM dokumentų valdymo situacija prieš DocLogix įdiegimą

• VRM adresuoti ir vadovybės pasirašyti dokumentai buvo registruojami DVS KONTORA2000;

• Dokumentai nebuvo skenuojami, sistemoje buvo galima rasti tik registracijos informaciją;

• Nebuvo informacijos apie konkretų užduoties vykdytoją;

• Administracijos padalinių dokumentai buvo registruojami į popierinius žurnalus;

• Kai kurie dokumentai VRM buvo registruojami du kartus.

Faktai apie vykdomą projektą

• Projektas pradėtas vykdyti 2010 m., projekto vykdytojas - VAD prie VRM. VRM ir įstaigos prie VRM – projekto partneriai;

• Projektas finansuojamas iš ES lėšų;

• 12 atskirų diegimų;

• 2013 vykdoma plėtra ;

• Pabaiga 2013 metų liepa;

• Numatytas projekto palaikymas 2 metus.

Pradinis projekto tikslas

Įdiegti vidaus reikalų įstaigose dokumentų valdymo sistemą, kuri užtikrintų:

– Elektroninio parašo bei atviro standarto dokumentų formatų naudojimą dokumentų mainams viešojoje erdvėje.

– Gautų, siunčiamų ir vidaus dokumentų registravimą.

– Dokumentų rengimą, derinimą, platinimą, saugojimą bei paiešką.

– Pavedimų atlikimo kontrolę.

– Tarpinstitucinius mainus.

Sprendimo architektūra

• Kiekviena įstaiga turi savo atskirą DocLogix DVS;

• Įstaigos, kurios į projekto apimtį neįeina, vykdyti dokumentus gauna per mainavietę;

• Mainavietėje įstaigos taip pat rengia tarpinstitucinius dokumentus;

• Įstaigų DVS tarpusavyje komunikuoja per Dokumentų mainų modulį.

DocLogix diegimų architektūros schema I

VRM

Įstaigos nedalyvaujančios

projekte

TVŪD

MD

GRT

ADIC

Mainavietė

...

VST

IRD

Administracijos padaliniai

Ir kitos.

DocLogix diegimų architektūros schema II

MD prie VRM

VRM

PAGD prie VRM

IRD prie VRM

VST prie VRM

VAD prie VRM

TVŪD prie VRM

VST prie VRM ADIC prie

VRM

SPT prie VRM

GRT prie VRM

Mainavietė

Mainų posistemė

MD prie VRM

VST prie VRM

VAD prie VRM

TVŪD prie VRM

SPT prie VRM

GRT prie VRM

VRM

Tarpinstituciniai mainai DocLogix sistemoje

Mainavietė

• Mainavietė – tai aplinka, kurią naudoja DVS neturinčios VRM pavaldžios įstaigos.

Tarpinstitucinių mainų proceso schema

VRM siunčiamo dokumento procesas

VRM gauto dokumento vykdymo procesas

VRM DVS Užregistruoja gautą dokumentą

Vadovybė įrašo rezoliuciją

Nustatoma dokumento kontrolė ( Sukuriamos kontrolės kortelės)

Mainų posistemė

Įstaigos A DVS

Įstaigos B DVS

Mainavietė

Dokumento perdavimas per TM

Kontroliuojami pavedimai

• Tai funkcionalumas, kuomet VRM kontroliuoja ministerijos vadovybės, LR Vyriausybės, LR Seimo ir kitų valstybės institucijų pavedimų vykdymą.

• Sukuriama atskira kontrolės kortelė, kurioje aprašoma, kas kontroliuojama, nurodomi terminai, atsakingi vykdytojai.

Kontrolės kortelė

Kontroliuojamų pavedimų stebėjimas

VRM gauto dokumento vykdymo procesas. Alternatyva

Nr. 1

Įstaigos A DVS Parengiamas atsakymo projektas

Parengtas projektas suderinamas įstaigos viduje

Užpildoma tarpinstitucinio proceso kortelė

Per mainų posistemę projektas perduodamas į VRM DVS

VRM DVS Automatiškai sukuriamas įstaigoje parengtas projektas Automatiškai inicijuojamas procesas (vizavimas, pasirašymas, registravimas, išsiuntimas)

Pasibaigus procesui automatiškai

grąžinami VRM registracijos duomenys

Trapinstitucinio proceso kortelė

VRM gauto dokumento vykdymo procesas. Alternatyva Nr. 2

Įstaigos A DVS

•Parengiamas atsakymas •Parengtas atsakymas suderinamas, vizuojamas, pasirašomas, registruojamas įstaigoje •Atsakymas išsiunčiamas gavėjams

Susirašinėjimas tarp VRM įstaigų

Įstaigos A DVS Parengiamas siunčiamas dokumentas

Parengtas dokumentas suderinamas, vizuojamas, pasirašomas, registruojamas įstaigoje

Dokumentas išsiunčiamas gavėjams

Per mainų posistemę išsiunčia gavėjams

Įstaigos B DVS Automatiškai susikuria gauto dokumento kortelė

Gautas dokumentas užregistruojamas

Gauto dokumento procesas įstaigos viduje Įstaiga parengia atsakymą

Per mainų posistemę

išsiunčiamas atsakymas

Tarpinstitucinių dokumentų rengimas

Įstaigos A DVS •Inicijuoja dokumento rengimą •Parengtas dokumentas suderinamas, vizuojamas, įstaigoje •Užpildoma tarpinstitucinio proceso kortelė

Mainavietė Automatiškai susikuria dokumento kortelė

Automatiškai inicijuojamas automatizuotas procesas (pagal įstaigoje A užpildytus duomenis)

Pasibaigus procesui dokumentas grąžinamas iniciatoriui

Per mainų posistemę dokumentas perduodamas į mainavietę

Per mainų posistemę dokumentas grąžinamas

iniciatoriui

Tarpinstitucinių dokumentų rengimas (tęsinys)

Mainavietė Vykdomas automatizuotas tarpinstitucinis procesas Visiems vykdytojams atlikus užduotis inicijuojamas kitas žingsnis kol procesas pasibaigia Bent viename žingsnyje vykdytojams atsisakius derinti / vizuoti / pasirašyti, procesas automatiškai nutraukiamas

Įstaigų darbuotojai jungiasi prie Mainavietės, atlikti užduotis

Dokumentas per mainų posistemę grąžinamas

iniciatoriui

Tarpinstituciniai procesai. Procesų derinimas tarpusavyje mainų pagalba

• Gauto iš VRM dokumento vykdymas

• Teisės akto projekto rengimas įstaigoje

• Parengto projekto derinimas su kitomis įstaigomis mainavietėje

• Suderinto projekto pateikimas VRM vadovybei vizuoti, pasirašyti, registruoti

• Užregistruoto teisės akto perdavimas įstaigoms

Naudos įdiegus sistemą

• Pereita prie dokumentų elektroninio valdymo procesų: – Rezoliucijų skyrimas, vykdymas, kontrolė ir

kt.;

– Susirašinėjimo valdymas;

– Dokumentų rengimas ir derinimas viduje bei tarp institucijų.

• Sutaupyta materialinių ir laiko išteklių.

(Sumažėjo išlaidos popieriui, spausdinimui, pašto paslaugoms.)

Rezoliucijų šablonai

DVS diegimo patirtis

• DVS turėjo būti projektuojama kaip vieninga VRM sistema;

• Diegimas buvo pradėtas nuo VAD prie VRM, o jų procesai buvo žymiai paprastesni lyginant su ministerijos dokumentų valdymo procesais.

Teisės aktų kaita:

• Laiko žymų įteisinimas.

• El. parašo formatas XAdES-X-L įteisinimas.

• LRV įstaigų pavaldumo pasikeitimas (GF prie VRM, RPD prie VRM, VTD).

Išorinės DVS diegimo kliūtys

Organizacinės techninės:

• Darbuotojų dirbančių pagal sutartį aprūpinimas el.parašo sertifikatais.

• Aprūpinimas skeneriais.

• Kompiuterių atnaujinimas.

• Darbuotojų mokymas

Vidinės DVS diegimo kliūtys

Projekto plėtra 2013 m.

• DVS diegimas PAGD prie VRM pavaldžiose įstaigose, RPD prie VRM;

• DVS ryšys su Valstybės tarnautojų registru (VATARAS);

• Užtikrintas integracijos palaikymas su PAGD naudojama Valstybinės priešgaisrinės priežiūros veiklos administravimo informacine sistema (VPPVAIS);

• Teisės aktų projektų stebėjimo ir kontrolės mechanizmas;

• DVS integracija su Elektroninio archyvo IS; • Optinio teksto atpažinimo ir paieškos

funkcionalumo diegimas.

Siekiamybė – ne mažiau, kaip 75% elektroninių dokumentų 2014

metais !

Ačiū už dėmesį!