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Avaluació i valoració de proveïdors de l’entorn sanitari Boehringer Ingelheim / Spain 2 Junio 2016_Anna Vázquez
JORNADA ORGANIZADA POR AGILCOS
INDICE DE CONTENIDOS
1. Evaluación de proveedores.
2. Evaluación de proveedores: Roles y Responsabilidades
3. Metodología:
3.1. Criterios de selección y evaluación: a quién y qué
3.2. Calendarización de actividades
3.3. Business Review Meetings
4. Conclusiones
03/06/2016 2
1. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Etapa dentro de la gestión comercial y del ciclo de vida del proveedor
(Supplier Relationship management - SRM)
Para medir el desempeño del proveedor. Definir planes acción
Desarrollo relación comercial satisfactoria, que beneficie a mi negocio (y al proveedor)
Tenemos los proveedores adecuados para el negocio
3 June 2016
Supplier Selection
Supplier Qualification
Supplier Evaluation
Supplier Development
Supplier Termination
Supplier Management
2. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: ROLES Y RESPONSABILIDADES
Compras es responsable de la gestión de la relación comercial con el proveedor…pero no debe evaluar unilateralmente MATRIX TEAM
3 June 2016
* Supply Chain, Calidad, EHS, Ingeniería…cualquier departamento interno que trabaje con los proveedores seleccionados. ** Las personas que tratan o reciben el servicio de los proveedores a evaluar
Supplier Evaluation
Preparación Cuestionario Discusión
Selección lista proveedores a evaluar
Definición del Matrix Team
Realizar cuestionario
Realizar análisis
Organizar comunicación externa
Sourcing Decide Ejecuta
Decide Ejecuta
Decide Ejecuta **
Decide Ejecuta
Decide Ejecuta
Business Partner *
Consultado Acuerda Ejecuta
Consultado Acuerda Ejecuta
Ejecuta **
Consultado Acuerda Ejecuta
Consultado Acuerda Ejecuta
3. METODOLOGÍA
Necesario definir CRITERIOS para:
1. Decidir qué proveedores se deben evaluar A QUIÉN
2. Frecuencia de evaluación
3. Qué se va a evaluar (cadena de valor) QUÉ
4. Calendarización de actividades de evaluación
5. Business Review meetings con los proveedores
3 June 2016
Escribir Valores: 1, 2, 3,
4.
De - a + riesgo
Clasificación Criterios Descripción RIESGO PONDERACION RESULTADO
ponderado
Mercado A) Monopolio por parte de un proveedor / oligopolio / libre competencia 1 10% 0,1
B) El precio del material o de las materias que lo componen, está ligado a mercados especulativos 1 10% 0,1
Técnico C) Complejidad de la tecnología requerida para el bien o servicio 4 40% 1,6
D) Nivel de requerimientos internos del servicio/producto 4 40% 1,6
Económico
E) Coste del cambio de proveedor o tecnología / en tiempo / y en recursos 3 20% 0,6
F) Grado de libertad para elección de un proveedor 2 20% 0,4
G) Volúmen económico que representa para BIESA el bien o servicio 2 20% 0,4
H) Impacto económico para la compañía en caso de fallo del suministro en cantidad y calidad 3 20% 0,6
I) Perdida de ventaja competitiva por el fallo en el suministro o por la calidad recibida 3 20% 0,6
Político/Legal
K) Impacto político o de margen de la compañía. 2 30% 0,6
L) Impacto a nivel legal y /o regulatorio (de las autoridades Sanitarias) 2 30% 0,6
M) Posibilidad de riesgo físico humano o medio ambiental si el bien o servicio no se recibe en la calidad adecuada 3 30% 0,9
RIESGO FINAL 8,1
ACLARACIONES A CONSIDERAR EN LA VALORACIÓN
D) Si el producto o servicio es especial para BIESA, no estandar de mercado. Si BIESA tiene una calidad especial. Si el proveedor necesita una tecnología no estandar
F) Si estamos sujetos a acuerdos "globales" corporativos, intereses políticos o de imagen que nos obliguen a comprar a un proveedor, si tenemos algún utillaje especial
que nos ligue a un proveedor, por ej. Que hayamos tenido que pagar un molde para piezas de plástico…
H) A valorar posibles costes de oportunidad por paro de líneas de producción, costes adicionales en operaciones internas de la compañía,
pérdida de ventas por no llegar a tiempo, posible impacto en la decisión del prescriptor (médico, farmacia u hospital) que acabe recetando medicamento de la competencia
L) Multas de la administración, situaciones que puedan provocar retirada de producto del mercado debido a que el producto o servicio no cumple
con las especificaciones de BIESA y no ha sido detectado.
Criterios Descripción según Materiales(a revisar) Ponderación
Mercado En general se dispone de varios proveedores y los precios son predecibles 10%
Técnico Los aspectos técnicos determinana en muchos casos la estrategia de compras 40%
Económico Existe cierta flexibilidad para cambiar de proveedor y controlar el impacto económico 20%
Político/legal Por ser industria farmaceutica el impacto político y legal tiene notable importancia 30%
3. METODOLOGÍA 3.1 CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN: QUIÉN+QUÉ (1/4)
¿Qué proveedores tiene sentido evaluar? QUIEN
3 June 2016
Clusters de proveedores por
Categorías (KRALJIC). Foco: Estratégicos+
Bottleneck
RIESGO
LISTA DE PROVEEDORES A EVALUAR. CONSENSUAR CON MATRIX TEAM LISTADO Y FRECUENCIA
Qué quiero evaluar de mis proveedores? QUÉ
3 June 2016
3. METODOLOGÍA 3.1CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN: QUIÉN+QUÉ (2/4)
8 Evaluation AXIS: -Company image -Level of service -Supply risk -Cost -Administrative performance -Quality -EHS -Finantial health
RIESGO COMERCIAL (i.e Informa)ComprasTRAYECTORIA EMPRESARIALComprasCUMPLIMIENTO OBLIGACIONES DE PAGOComprasNIVEL EQUILIBRIOComprasNIVEL RENTABILIDADComprasNIVEL ENDEUDAMIENTOComprasNIVEL TESORERIACompras4. ESTABILIDAD FINANCIERATIEMPO DE FINANCIACION (sí procede)ComprasCONTENIDO FACTURAControl FacturasINCIDENCIAS EN FACTURASControl FacturasREGULARIDAD EN RECEPCION FACTURA/SControl Facturas3. FACTURACIONPRODUCTO/SERVICIO PEDIDO = PRODUCTO/ SERVICIO RECIBIDOComprasRAPIDEZ EN SOLUCIONAR POSIBLES INCIDENCIASComprasCUMPLIMIENTO PLAZOS DE ENTREGA REQUERIDOSComprasCONTENIDO DESEADO EN LA CONFIRMACION PEDIDOSComprasPORTES DE NUESTROS PEDIDOS SON PAGADOSComprasREGULARIDAD REVISION DE PRECIOS (Proveedor aumenta los precios de forma continua)ComprasRAPIDEZ EN CONFIRMAR NUESTROS PEDIDOSCompras2. GESTION DE NUESTROS PEDIDOSLOS TÈCNICOS ENVIADOS POSEEN FORMACIÓN DE SEGURIDADSeguridadREGULARIDAD DE ENVÍO DE DOCS DE COORDINACION DE ACTIVIDADES LABOR.SeguridadEL PROVEEDOR REALIZA UN CONTROL ADECUADO A SUS SUBCONTRATASSeguridadEL PERFIL DE LOS TÉCNICOS ENVIADOS ES ADECUADOCliente InternoEL PRODUCTO/SERVICIO CUMPLE CON LA CALIDAD REQUERIDACliente InternoPROVEEDOR PROPRCIONA SERVICIO POST-VENTAC. Interno / ComprasPLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS POR PARTE DE PROVEEDORC. Interno / ComprasRAPIDEZ DE ENVIO DE MUESTRAS/DOCUMENTACIONC. Interno / ComprasRAPIDEZ EN RESPUESTA A NUESTRAS CONSULTASC. Interno / ComprasNIVEL DE PRECIOS PRELIMINARComprasINTERES NUESTRO DEL PRODUCTO OFRECIDOC. Interno / ComprasTRATO PERSONAL OBSERVADOC. Interno / ComprasPROFESIONALIDAD DE LA PERSONA/CONTACTOC. Interno / ComprasASPECTO DE LA EMPRESA (en caso de posible visita)C. Interno / ComprasASPECTO DEL CATALOGO GENERAL DE PRODUCTO Cliente Interno1.CONTACTO PROVEEDORDep. implicados
NPMRB
RIESGO COMERCIAL (i.e Informa)ComprasTRAYECTORIA EMPRESARIALComprasCUMPLIMIENTO OBLIGACIONES DE PAGOComprasNIVEL EQUILIBRIOComprasNIVEL RENTABILIDADComprasNIVEL ENDEUDAMIENTOComprasNIVEL TESORERIACompras4. ESTABILIDAD FINANCIERATIEMPO DE FINANCIACION (sí procede)ComprasCONTENIDO FACTURAControl FacturasINCIDENCIAS EN FACTURASControl FacturasREGULARIDAD EN RECEPCION FACTURA/SControl Facturas3. FACTURACIONPRODUCTO/SERVICIO PEDIDO = PRODUCTO/ SERVICIO RECIBIDOComprasRAPIDEZ EN SOLUCIONAR POSIBLES INCIDENCIASComprasCUMPLIMIENTO PLAZOS DE ENTREGA REQUERIDOSComprasCONTENIDO DESEADO EN LA CONFIRMACION PEDIDOSComprasPORTES DE NUESTROS PEDIDOS SON PAGADOSComprasREGULARIDAD REVISION DE PRECIOS (Proveedor aumenta los precios de forma continua)ComprasRAPIDEZ EN CONFIRMAR NUESTROS PEDIDOSCompras2. GESTION DE NUESTROS PEDIDOSLOS TÈCNICOS ENVIADOS POSEEN FORMACIÓN DE SEGURIDADSeguridadREGULARIDAD DE ENVÍO DE DOCS DE COORDINACION DE ACTIVIDADES LABOR.SeguridadEL PROVEEDOR REALIZA UN CONTROL ADECUADO A SUS SUBCONTRATASSeguridadEL PERFIL DE LOS TÉCNICOS ENVIADOS ES ADECUADOCliente InternoEL PRODUCTO/SERVICIO CUMPLE CON LA CALIDAD REQUERIDACliente InternoPROVEEDOR PROPRCIONA SERVICIO POST-VENTAC. Interno / ComprasPLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS POR PARTE DE PROVEEDORC. Interno / ComprasRAPIDEZ DE ENVIO DE MUESTRAS/DOCUMENTACIONC. Interno / ComprasRAPIDEZ EN RESPUESTA A NUESTRAS CONSULTASC. Interno / ComprasNIVEL DE PRECIOS PRELIMINARComprasINTERES NUESTRO DEL PRODUCTO OFRECIDOC. Interno / ComprasTRATO PERSONAL OBSERVADOC. Interno / ComprasPROFESIONALIDAD DE LA PERSONA/CONTACTOC. Interno / ComprasASPECTO DE LA EMPRESA (en caso de posible visita)C. Interno / ComprasASPECTO DEL CATALOGO GENERAL DE PRODUCTO Cliente Interno1.CONTACTO PROVEEDORDep. implicados
NPMRB
0,00
1,00
2,00
IMAGEN
EMPRESA
NIVELSERVICI
O
NIVELRIESGO
/SUMINI
STRO
NIVELCOSTE/CONDIC
IONES
EFICIENCIA
ADMINISTRATI
VA
CALIDAD
EHS
ESTAB.FINANC
IERA
VEOLIAWATERSYSTEMS
STERISIBERIA
INSTALACIONESLORRIME,S.A.INTEMAN
OBRELSA
PROV. 1
PROV. 2
PROV. 3
PROV. 4
PROV. 5
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN CONSENSUADO CON EL BUSINESS PARTNER (MATRIX TEAM)
3. METODOLOGÍA 3.1CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN: QUIÉN+QUÉ (3/4)
¿Qué proveedores tiene sentido evaluar? QUIÉN
3 June 2016
Type of Service (e.g.
Medical, R&D)
Key products in LSP; ESP;
BP; AH; Development
Material /Service
Category I / II / III
S
u
p
p
l
i
e
r
Supplier classification
… plus Material and Product Criticality
Commodity Supplier
T
a
c
t
i
c
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l
Specialized Supplier
Emerging Supplier
Key Supplier
Tactical Relationships-No Formal Governance
S
t
r
a
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e
g
i
c
Commodity
Strategic Key Supplier
The more strategic the supplier/category the more tools within the Supplier Management Toolbox will be used
Supplier Supplier Selection Evaluation Supplier Supplier Qualification Development Supplier Termination
Supplier Management Tool box
Classification Schema
LISTA DE PROVEEDORES A EVALUAR. CONSENSUAR CON MATRIX TEAM LISTADO Y FRECUENCIA
TIPO PROVEEDOR+ CRITICIDAD PRODUCTO/SERVICIO
Ahora
3 June 2016
Criteria
EHS
Cost
Delivery
Quality
Risk
Service
Innovation
3. METODOLOGÍA 3.1CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN: QUIÉN+QUÉ (4/4)
Qué quiero evaluar de mis proveedores? QUÉ
Ahora
3. METODOLOGÍA 3.2 CALENDARIZACIÓN DE ACTIVIDADES
CALENDARIZACIÓN ACTIVIDADES
-Agendar reuniones de EVALUACIÓN con el MATRIX TEAM
-Análisis interno de resultados
-Comunicación a los proveedores
-Reunión con los proveedores (Business Review Meetings BRM)
3 June 2016
3. METODOLOGÍA 3.3 BUSINESS REVIEW MEETINGS
Qué hago con los resultados?
Reuniones periódicas de seguimiento con los proveedores.
Evolución del negocio en cifras
Seguimiento de los KPI’s –SLA’s acordados
Revisión resultados evaluación
Plan acción sobre posibles desviaciones
Búsqueda de innovación a través del proveedor.
Best Practice sharing.
3 June 2016
4. CONCLUSIONES
El modelo de evaluación de proveedores debe ser “customizado”
Tener una idea clara de los elementos clave de mi cadena de valor
Definir criterios: A QUIÉN evalúo/ QUÉ evalúo.
No subestimar el tiempo necesario para la EVALUACIÓN Calendarizar actividades
Explotar más las reuniones con los proveedores : innovación, factores diferenciadores, ventajas competitivas, best practice sharing, acuerdos de riesgo compartido…
Existen herramientas (softwares) en el mercado…facilitan la vida pero no son imprescindibles.
3 June 2016
¡MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN! anna.vazquez@boehringer-ingelheim.com vazquez.annamaria@gmail.com
3 June 2016
BACK UP DOCUMENTS
03/06/2016 14
MATRIZ DE KRALJIC
3 June 2016
Supplier Classification Characteristics
Key Supplier: Major suppliers that are world class and typically multinational. These suppliers either share our objectives to advance our products and services through innovation and leadership, or have marketplace leadership that necessitates a supplier relationship.
Emerging Supplier: Offer new or alternative products or services that bring technical, cost, or supply improvement opportunities. These relationships may be new and, therefore, immature; but typically, all Emerging suppliers should have the potential to become Key or Specialized suppliers.
Specialized Supplier: Suppliers that may be specific to a region or a specialized product or service. These suppliers are critical to the fulfillment of our business and may be regional in nature.
Commodity Supplier: Suppliers which can be fast and easily replaced due to the nature of the goods and/or service they provide. They are not critical to our business and Purchasing environment.
Note, Suppliers that have an annual spend more than 20 Million Euro or span more than one category may be treated as a cross category supplier, whereby the entire relationship is reviewed centrally by both BI-KSM and the supplier.
3 June 2016
Supplier Classification Schema
Commodity Supplier
T
a
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c
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Specialized Supplier
Emerging Supplier
Key Supplier
Tactical Relationships-No Formal Governance
S
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Our main goal…
• Define one common global schema shared and applied between Purchasing and all Business Partners / Stakeholders which is leading to one language and increases the transparency throughout BI’s -supplier base
What is a Supplier Classification good for ?
• Supplier Classification is a way to scan a supplier portfolio based on defined capabilities
• BI and all Categories understand then the supplier distribution
• Needed to define measures and tools to manage all suppliers adequately
Supplier classification is the entry gate for supplier management 3 June 2016
03/06/2016 18
RISK ASSESSMENT CATEGORIA
Escribir Valores: 1, 2, 3,
4.
De - a + riesgo
Clasificación Criterios Descripción RIESGO PONDERACION RESULTADO
ponderado
Mercado A) Monopolio por parte de un proveedor / oligopolio / libre competencia
1 10% 0,1
B) El precio del material o de las materias que lo componen, está ligado a mercados especulativos 1 10% 0,1
Técnico C) Complejidad de la tecnología requerida para el bien o servicio
4 40% 1,6
D) Nivel de requerimientos internos del servicio/producto 4 40% 1,6
Económico
E) Coste del cambio de proveedor o tecnología / en tiempo / y en recursos 3 20% 0,6
F) Grado de libertad para elección de un proveedor 2 20% 0,4
G) Volúmen económico que representa para BIESA el bien o servicio 2 20% 0,4
H) Impacto económico para la compañía en caso de fallo del suministro en cantidad y calidad 3 20% 0,6
I) Perdida de ventaja competitiva por el fallo en el suministro o por la calidad recibida 3 20% 0,6
Político/Legal
K) Impacto político o de margen de la compañía. 2 30% 0,6
L) Impacto a nivel legal y /o regulatorio (de las autoridades Sanitarias) 2 30% 0,6
M) Posibilidad de riesgo físico humano o medio ambiental si el bien o servicio no se recibe en la calidad adecuada 3 30% 0,9
RIESGO FINAL 8,1
ACLARACIONES A CONSIDERAR EN LA VALORACIÓN
D) Si el producto o servicio es especial para BIESA, no estandar de mercado. Si BIESA tiene una calidad especial. Si el proveedor necesita una tecnología no estandar
F) Si estamos sujetos a acuerdos "globales" corporativos, intereses políticos o de imagen que nos obliguen a comprar a un proveedor, si tenemos algún utillaje especial
que nos ligue a un proveedor, por ej. Que hayamos tenido que pagar un molde para piezas de plástico…
H) A valorar posibles costes de oportunidad por paro de líneas de producción, costes adicionales en operaciones internas de la compañía,
pérdida de ventas por no llegar a tiempo, posible impacto en la decisión del prescriptor (médico, farmacia u hospital) que acabe recetando medicamento de la competencia
L) Multas de la administración, situaciones que puedan provocar retirada de producto del mercado debido a que el producto o servicio no cumple
con las especificaciones de BIESA y no ha sido detectado.
Criterios Descripción según Materiales(a revisar) Ponderación
Mercado En general se dispone de varios proveedores y los precios son predecibles 10%
Técnico Los aspectos técnicos determinana en muchos casos la estrategia de compras 40%
Económico Existe cierta flexibilidad para cambiar de proveedor y controlar el impacto económico 20%
Político/legal Por ser industria farmaceutica el impacto político y legal tiene notable importancia 30%
CATEGORY/SUPPLIER RISK ASSESSMENT