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Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
APRESENTAÇÃO DO MÓDULO AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS
Alda GuimarãesInês Barroso
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
TABELA DE CONTEÚDOSO que mudou na versão 18.01?
A interface GUI do Módulo de Aquisições
A interface GUI do Módulo de Aquisições /PP
Diagrama do processamento dos periódicos
Diagrama do processamento dos periódicos no SIBUL
Fluxo do processamento dos periódicos
Criar / Seleccionar Registo bibliográfico
Módulo de Aquisições
• Registo de fornecedor
•Registo de assinatura
•Registo de periodicidade
•Registo de entrada de exemplares
• Reclamações
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UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01 O que mudou na versão 18.01?
• Versão 15.02
• Versão 18.01
O que mudou relativamente aos PP?
• A funcionalidade Pesquisa passou a integrar os módulos de AQU,
CAT e EMP.
• Os periódicos passaram a constituir uma secção do módulo de
Aquisições.
• As funções de gestão anteriormente executadas no módulo ADMIN,
passaram a integrar o módulo de AQU na secção Administração.
• O Gestor de tarefas passou a integrar o módulo de AQU, sendo
acessível a partir da Barra de ferramentas do módulo.
CAT AQU EMP EIB ALEPHADM
Barras de ferramentas:
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A interface GUI do Módulo de Aquisições
• Pesquisa • Periódicos• Pesquisa de encomendas• Administração • Facturas • Encomendas
A barra de navegação tem 6 separadores indicativos das diferentes funcionalidades do módulo:
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
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A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Barra de encomendaBarra do PP
Barra do título
Painelsuperior
Árvore denavegação
Painelinferior
Barra de operaçõesPainel de navegação
Barra detarefas
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Na secção periódicos há dois modos de trabalho:
• Funcional (1) onde se processa o trabalho de gestão dos
PP
• Resumo (2) que corresponde, grosso modo, ao módulo de
navegação da versão anterior, pois permite redireccionar o PP
activo no separador periódicos para outros separadores
(pesquisa, aquisições, exemplares) ou para outros
módulos (catalogação, empréstimos, EIB) (3)
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UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
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• O mapa de navegação (1)no modo funcional apresenta–se sob a forma de árvore com raízes e nós:
•As raízes da árvore, representadas a negrito, (2) correspondem a diferentes etapas do processamento dos PP;
•Os nós ( 3) correspondem a acções desenvolvidas no âmbito das respectivas raízes.
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Modo Funcional
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UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Modo Funcional[O] ControlLista as bases adm a que se quer restringir a entrada de exemplares.
[K] Check InMétodo recomendado para registo de entrada de novos exemplares do PP. A selecção de um item na listagem de exemplares reflecte-se na raíz [E] e respectivos nós.[P] GrupoMétodo alternativo para registo de entrada de exemplares.PadrõesMétodo de previsão de periodicidade através dos campos 853 e 853X.PeriodicidadeMétodo alternativo de previsão de chegada de exemplares. Corresponde ao formulário de exemplares da versão anterior.
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UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Modo Funcional [L] Lista Assinaturas
Contém informações sobre as assinaturas existentes relativas
ao PP seleccionado.
[S] Assinatura
Oferece informação sobre a assinatura seleccionada
em [L]
[N] Padrões
(Ver: nó Padrões sob a raíz [O] Control)
[G] Histórico
É o diário da assinatura seleccionada em [L] .Regista as
intervenções relacionadas com a encomenda e assinatura do
PP.
[I] Exemplares
Contém a listagem de todos os exemplares ligados à
assinatura seleccionada em [L].
[C] Reclamações
[R] Lista circulação
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UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Modo Funcional
[M] Lista de exemplares
Listagem de todos os exemplares do PP, independentemente da
assinatura a que estejam anexados.
[A] Todos Exemplares
Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes a
todos os exemplares do PP.
[E] Exemplares
Contém informações sobre o exemplar anteriormente
seleccionado em qualquer das listagens [K], [I] ou [M].
[H] Histórico
Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes ao
exemplar anteriormente seleccionado.
[Z] Histórico Empréstimos
[U] Sumário Empréstimos
Reclamações
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Funcionalidade comum a todas as raízes e nós:
Cabeçalhos parametrizáveis em todos os tipos de listagens:
Clicar com o lado direito do rato num cabeçalho de uma lista (1) abre uma
janela (2) com uma lista de atributos disponíveis para esse cabeçalho,
que se podem adicionar ou subtrair, conforme for mais conveniente;
Clicar sobre a linha divisória das colunas e arrastando o rato é possível
alterar a largura das colunas.
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
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Diagrama do processamento dos periódicosAleph 500.18.01
AQUAQUCIRCCIRC CATCAT
REGFornecedores
REGAssinatura
REGPeriodicidade
REGExemplares
Pesquisa ULB01Pesquisa ULB01
Seleccionar REG.BIBSeleccionar REG.BIB
Criar REG BIBCriar REG BIB
CatalogaçãoCatalogaçãoAquisições/Periódicos
Facturas PPEncomendas PesquisaPesquisa deencomendas
ADM
UL, Fevereiro 2008
UL, Fevereiro 2008
Diagrama do processamento dos periódicos no SIBULAleph 500.18.01
REGISTO BIBLIOGRÁFICO
REGISTO ADM REGISTO ADM
BASE ADM
ULB63
BASE ADM
ULB63
ULB63 ULB63
REG. Fornecedor
63CDE 63CDE
REG. Assinatura
REG. Periodicidade
REG. Exemplares
REG. Fornecedor
REG. Assinatura
REG. Periodicidade
REG. Exemplares
BASE ADMULB…
BASE ADMULB…
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REGISTO BIBLIOGRÁFICO
REGISTO ADM REGISTO ADM
BASE ADM
ULB63
BASE ADM
ULB63
ULB63 ULB63
REG. Fornecedor
63CDE 63CDE
REG. Assinatura
REG. Periodicidade
REG. Exemplares
REG. Fornecedor
REG. Assinatura
REG. Periodicidade
REG. Exemplares
BASE ADMULB…
BASE ADMULB…
Bases ADM
Criar / Seleccionar registo de fornecedor
Criar registo de assinatura
Criar registo de periodicidade
Criar registo de exemplar
Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Fluxo do processamento dos periódicos
Base ULB01
Criar / Seleccionar registo bibliográfico
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Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Pesquisar registo bibliográfico a partir do módulo de aquisições
• Clicar em Pesquisa (1)• Seleccionar Percorrer (2)• Escolher o índice pretendido (3)• Efectuar a pesquisa (4)
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43
2
1
43
2
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Módulo de Aquisições -
Seleccionar registo bibliográfico
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• Visualizar registo seleccionado (5), caso exista na ULB01
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Módulo de Aquisições -
Seleccionar registo bibliográficoAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 200816
• Seleccionar Ficheiro na barra de navegação superior e seleccionar base ADM (6); seleccionar Periódicos no painel inferior (7)
Módulo de Aquisições -
Seleccionar registo bibliográficoAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
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Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Se não existir na base ULB01 o registo bibliográfico:• Seleccionar Ficheiro (1)• Seleccionar mudar de módulo (2)• Escolher Executar catalogação (3)
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Módulo de Aquisições -
Seleccionar registo bibliográfico
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1. Seleccionar Catalogação na barra de navegação superior
2. Seleccionar a opção Abrir template
Módulo de Catalogação -
Criar registo bibliográficoAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 200819
3. Seleccionar o template de publicação periódica:
pp.mrc (ulb01)
Módulo de Catalogação -
Criar registo bibliográficoAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 200820
4. Abrir o template seleccionado
5. Catalogar o periódico
6. Enviar para o servidor
Módulo de Catalogação -
Criar registo bibliográficoAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 200821
Módulo de Catalogação -
Criar registo bibliográficoAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
7. Clicar em Ficheiro
8. Seleccionar base ADM
9. Voltar a Ficheiro
10. Seleccionar Mudar módulo
11. Escolher Aquisições/Periódicos
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Ambiente de Trabalho
• Na secção Administração (1) escolher Fornecedores (2)
Módulo de Aquisições -
Registo de fornecedorAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
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• Verificar se o fornecedor existe na base administrativa (em qualquer das suas sub-bibliotecas)
Módulo de Aquisições -
Registo de fornecedorAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 200824
Módulo de Aquisições -
Registo de fornecedorAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Se já existir na base ADM mas tiver sido criado por outra sub-
biblioteca:• Clicar em Adicionar no painel superior (1)• Seleccionar a nova sub-biblioteca (2)• Clicar em OK na janela Adicionar nível (3)
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Módulo de Aquisições -
Registo de fornecedorAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
• Clicar em Adicionar no painel inferior (4)
• Verificar no painel superior se o fornecedor passou a constar na sub- biblioteca a que o adicionámos. (5)
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Painel superior
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Módulo de Aquisições -
Registo de fornecedorAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Se não existir na base ADM: • Clicar em Adicionar no painel superior (1)• Preencher o formulário no painel inferior (2)• Clicar em Adicionar (3)
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Módulo de Aquisições -
Registo de assinaturaAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Ambiente de Trabalho• Na secção Periódicos seleccionar o modo Funcional (1)• Seleccionar Ficheiro e ligar à base ADM (2)• No ícone Periódicos escolher o índice para chamar o registo a que se
quer ligar uma assinatura (3)• Seleccionar Lista Assinaturas (4)
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Ambiente de Trabalho
Módulo de Aquisições -
Registo de assinaturaAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Adiciona assinaturas à lista
Abre um novo ciclo deperiodicidadepara umaassinatura
Adiciona manifestações a uma assinaturaGrava as modificações
feitas no registo de assinatura
Painelsuperior
Painelinferior
Abre um novo ciclo deperiodicidadepara umaassinatura
Adiciona manifestações a uma assinaturaGrava as modificações
feitas no registo de assinatura
Painelinferior
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Se não existir assinatura na base ADM
No painel superior clicar em Adicionar (1) para abrir no painel
inferior o formulário (2) para o registo da assinatura
Módulo de Aquisições -
Registo de assinaturaAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
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• Preencher os campos do formulário no painel inferior (3)
• Clicar em Adicionar no painel inferior (4)
Módulo de Aquisições -
Registo de assinaturaAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
3
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Módulo de Aquisições -
Registo de assinaturaAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
A assinatura criada pela sub-biblioteca ULB63 para o PP constitui a cópia 1 na base ADM
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Se já existir assinatura na base ADM
Módulo de Aquisições -
Registo de assinaturaAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
1. Seleccionar no painel superior a assinatura pretendida
2. Clicar Adicionar / Duplicar no painel superior
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Módulo de Aquisições -
Registo de assinaturaAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
3. Alterar no formulário os campos considerados necessários4. Clicar Adicionar no painel inferior
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Módulo de Aquisições -
Registo de assinaturaAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
A assinatura criada pela sub-biblioteca 63CDE para o mesmo PP constitui a cópia 2 na base ADM.
O registo BIB 518314 tem quatro registos de assinatura associados:• os três primeiros são manifestações da cópia 1, pertencente à ULB63,
referenciados sequencialmente pelo mesmo número 1•O quarto é a única manifestação da cópia 2, pertencente à 63CDE,
referenciado sequencialmente pelo número 2
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Módulo de Aquisições -
Registo de assinaturaAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Adicionar outra assinatura ao PP na mesma sub-bibliotecaAdicionar outra assinatura ao PP na mesma sub-biblioteca• Seleccionar a assinatura pretendida• Clicar em Adicionar/Duplicar no painel superior• Proceder às alterações no formulário• Clicar em Adicionar no painel inferior
A ULB63 tem 3 assinaturas para o mesmo PP (identificadas pelos nºs 1, 3 e 4 na sequência;A 63CDE continua a ter só uma assinatura para o mesmo PP (com duas manifestações)
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Para corrigir ou modificar um campocorrigir ou modificar um campo do registo de assinatura :
• Seleccionar a assinatura a modificar no painel superior (1)• Proceder às alterações no painel inferior (2)• Clicar no botão Gravar (3)
1
2
3
Módulo de Aquisições -
Registo de assinaturaAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 200837
O Aleph contempla dois modos de predição dos intervalos
de publicação dos PP:
• Padrões Padrões (Baseado nos campos 853/853X)(Baseado nos campos 853/853X)
• PeriodicidadePeriodicidade (Baseado num formulário)
O mesmo registo BIB pode estar associado a estes dois tipos de registo de periodicidade desde que eles provenham de bases ADM diferentes
Dentro da mesma base ADMmesma base ADM, todas as sub-bibliotecas têm
que optar por umum destes dois tipos de registo de periodicidade
Módulo de Aquisições -
Registo de periodicidadeAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 200838
1
3
2
3
5
4
Criar registo deCriar registo de periodicidade periodicidade PadrõesPadrões
• Seleccionar separador PP (1)• Seleccionar modo Funcional (2)• Seleccionar Padrões (Aceder em Control ou Assinatura) (3)• Seleccionar separador Padrões (4)• Clicar em Adicionar (5)
Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições -
Registo de periodicidade
39
67
9
8
67
9
8
Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições -
Registo de periodicidade
Criar registo deCriar registo de periodicidade periodicidade PadrõesPadrões
• Seleccionar separador 3. Padrão no painel inferior (6)• Clicar em Template (7)• Seleccionar um template da lista (8)• Clicar em Adicionar (9)
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• Seleccionar o separador Nível XNível X no painel superior (10)
• Clicar em Adicionar no painel superior(11)
Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições -
Registo de periodicidade
10
11
Adaptar o Padrão à especificidade do PPAdaptar o Padrão à especificidade do PP
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• Escolher a assinatura a que se quer aplicar o padrão (12)• Preencher os campos de enumeração e cronologia
definidos pelo padrão escolhido, de acordo com as
especificidades do PP (13)• Clicar em Adicionar no painel inferior (14 )
Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições -
Registo de periodicidade
13
1312
1314
13
42
• Clicar em Periodicidade para visualizar e validar o ciclo de
periodicidade gerado (15)• Clicar em Modificar para corrigir um Padrão: o registo é
enviado para o módulo de catalogação (16)• Clicar em Abrir para gerar um novo ciclo de periodicidade (17)
Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições -
Registo de periodicidade
17
1617
43
Criar registo deCriar registo de periodicidade periodicidade FormulárioFormulário
• Seleccionar registo bibliográfico (1)• Seleccionar Periodicidade (2)• Preencher formulário (3)• Clicar em Adicionar no painel superior (4)
3
5
4
2
3
Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições -
Registo de periodicidade
5
4
2
3
4
3
1
2
4
3
1
2
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Criar registo deCriar registo de periodicidade periodicidade FormulárioFormulário• Verificar no painel inferior se o perfil gerado corresponde
ao pretendido(6)• Proceder às eventuais alterações no formulário e clicar
gravar(7) • Clicar Abrir(8)
6
86
8
7
Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições -
Registo de periodicidade
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O controlo de exemplares pode ser efectuado de dois modos:
Check InCheck In
Método recomendado para dar entrada a novos exemplares.
Vantagem: Permite a restrição por sub-biblioteca.
GrupoGrupo
Método alternativo para registo de entrada de exemplares.
Vantagem: Permite fundir exemplares (entrada de nºs duplos).
Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 200846
Check InCheck In
• Seleccionar base ADM (1)• Seleccionar registo pretendido (2)• Seleccionar Control (3)• Seleccionar a sub-bibloteca que
possui a(s) assinatura(s) do PP (4)
e clicar botão Gravar à direita• Seleccionar Check In (5)
Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
5544
33
22
11
47
Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
• Seleccionar o (s) exemplares a recepcionar
• Clicar recepcionar
Check InCheck In
48
• Clicar chegada
• Clicar Sair
Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Check InCheck In
49
Painel superior: apresenta em cada linha o nºde cópias de
cada exemplar
Painel inferior: apresenta o registo do exemplar
seleccionado
O filtro por sub – biblioteca não se aplica à vista Grupo
Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
GrupoGrupo
50
Os separadores no painel superior seleccionam diferentes possibilidades de visualizar os exemplares do grupo
Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
GrupoGrupo
51
Painel inferior
Verificar/corrigir dados do
exemplar
Painel superior
Seleccionar exemplare(s) a
recepcionar
Clicar em Recepcionar
1
2
1 2
1
32
Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
GrupoGrupo
Janela Lista Check-in
Clicar em Chegada
3
52
Recepção de nºs duplos / GrupoGrupo
Seleccionar os exemplares que se pretende juntar
• Clicar em Juntar
• Corrigir os campos no registo aberto no painel inferiorde acordo com os dados de publicação (enumeração e descrição)
• Clicar em Actualizar
Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 200853
Recepção de nºs duplos / Check InCheck In• Seleccionar e apagar um dos exemplares (painel superior)
• Seleccionar o outro exemplar e proceder às alterações de acordo com os dados de publicação (painel inferior)
• Clicar em Gravar (painel inferior)
Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 200854
Recepção de nºs extraordinários / GrupoGrupo
Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
• Clicar Adicionar ou Duplicar• Actualizar campos de numeração e cronologia (Separador 2 no painel inferior)• Apagar o campo Descrição • Clicar Adicionar para acrescentar o novo nº (painel inferior)• Clicar Recepcionar (painel superior)
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Recepção de nºs extraordinários / Check InCheck In
Módulo de Aquisições -
Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
• Clicar em Adicionar ou Duplicar (painel superior)
• Actualizar os campos de numeração e cronologia: Separador 3 do painel inferior (Níveis Periódico)
• Apagar o campo Descrição
• Clicar em Adicionar para acrescentar o novo número
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• Existência de um registo de periodicidaderegisto de periodicidade onde constem todos os exemplares esperados e respectivas datas de chegada
• Existência de um registo de assinaturaregisto de assinatura onde se assinale a opção “sim” relativamente ao envio de reclamações (separador 3 – Info Assinatura(2) do formulário de assinatura)
• Existência de um registo de fornecedorregisto de fornecedor onde se estabeleça a forma de envio da reclamação
Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições -
Reclamações
Pré-requisitos para processamento automático das reclamações:
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Métodos:
• Através do botão ReclamarReclamar em [K] Check InCheck In
• Através da opção ServiçosServiços da barra de ferramentas do
módulo Aquisições/PP:
• Orders and ClaimsOrders and Claims (Claim Report for SerialsOrders acq-Claim Report for SerialsOrders acq-
1919) aplicável a novas encomendas de PP cujo(s)
exemplar(es) não chegaram na data prevista;
• SerialsSerials (Print Claim Letters/Report serial-44):(Print Claim Letters/Report serial-44): aplicável a
todos os exemplares que não chegaram nas datas previstas
Aleph 500.18.01
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições -
Reclamações
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Módulo de Aquisições - ReclamaçõesAleph 500.18.01
UL, Fevereiro 200859