Post on 25-Dec-2019
การจดสงเอกสารและไปรษณยภณฑ ใหถกตองและประหยด
หนา
หนาทรบผดชอบของงานไปรษณย 1
ตารางเวลารบสงเอกสาร 2
การสงเอกสารตาง ๆ ภายในมหาวทยาลย 3
การสงเอกสารภายในมหาวทยาลย (ทถกตอง) 4-8
การสงเอกสารทางไปรษณย 9-16
การสงหนงสอทางไปรษณยโดยช าระเปนรายเดอน 17-22
อตราคาบรการไปรษณยแบบตาง ๆ 23-31
ระยะเวลาไปรษณยถงผรบปลายทาง 32-33
อางอง 34
ภาคผนวก 35
หนา 1
คมอ การจดสงเอกสารและไปรษณยภณฑใหถกตองและประหยด
งานไปรษณย สวนสารบรรณและนตการ
มหนาทรบ -สงเอกสาร และไปรษณยภณฑ (ทจาหนาไมชดเจน) ใหกบหนวยงานภายในมหาวทยาลย และน าสงไปรษณยภณฑตาง ๆ ของแตละหนวยงานในมหาวทยาลยออกไปยงผรบภายนอกมหาวทยาลย ทงภายในประเทศและตางประเทศ โดยมผงการด าเนนการดงน
หนา 2
หนา 3
การสงแบงออกเปน 2 ประเภท ดงน
1. การสงเอกสารตาง ๆ ภายในมหาวทยาลย
2. การสงเอกสารทางไปรษณย (จดหมายสงออกภายนอกมหาวทยาลย)
หนา 4
การสงเอกสารภายในมหาวทยาลย (ทถกตอง)
เปนการสงหนงสอซงมใชเปนการสงโดยทางไปรษณย ตามระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนารวาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2553 โดยใช ทะเบยนหนงสอสง ใบรบหนงสอ และส าเนาแจงเวยน เปนตวควบคมในการน าสง
ตวอยางใบรบสงหนงสอ
รายละเอยดในใบรบหนงสอ
ใหจดท าตามแบบทมหาวทยาลยก าหนด โดยมรายละเอยดดงน (1) จาก ใหลงต าแหนงหรอชอหนวยงานหรอชอบคคลทเปนเจาของหนงสอ (2) ท ใหลงเลขทของหนงสอฉบบนน (3) ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอหนวยงานหรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง (4) เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ (5) รบวนท ใหผรบหนงสอลงวนเดอนปทรบหนงสอ (6) เวลา ใหผรบหนงสอลงเวลาทรบหนงสอ (7) ผรบ ใหผรบหนงสอลงลายมอชอทสามารถอานออกได
หนา 5
ตวอยางใบรบหนงสอ ทรบไดอยางถกตอง
ใบรบหนงสอ เมอหนวยงานทจะสงหนงสอกรอกขอมลในใบรบหนงสอครบถวนแลวใหน าไปตดไวบนมมดานซายของหนงสอทตองการสงออกไปยงหนวยงานตาง ๆ ภายในมหาวทยาลย ผสงจะตองใหผรบหนงสอลงลายมอชอผรบ ลงวนทรบ และเวลาทรบ และผสงจะน าใบรบหนงสอกลบมาคดแยกทสวนสารบรรณและนตการไวตรวจสอบและเปนหลกฐาน ตอไป
หนา 6
ตวอยางทะเบยนหนงสอสง
ตวอยางทะเบยนหนงสอสงทกรอกขอมลแลว
หนา 7
ตวอยางส าเนาแจงเวยนระบหนวยงาน
หนา 8
ตวอยางส าเนาแจงเวยนแบบระบรายชอ
หนา 9
การสงเอกสารไปรษณย (จดหมายสงออกภายนอกทรวดเรวและประหยด)
กอนสงหนงสอออก ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวน ใหเจาหนาทของหนวยงานลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสงตามทมหาวทยาลยก าหนด และลงเลขทและวนเดอนปในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบ ส าเนาคฉบบ ใหตรงกบเลขทะเบยนสงและวนเดอนปในทะเบยนหนงสอสงกอนบรรจซอง ใหเจาหนาทของหนวยงานเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ ตลอดจนสงทสงไปดวยอกครงหนง แลวปดผนก
การจาหนาซอง การจาหนาซอง ใหปฏบตตามแบบของบรษท ไปรษณยไทย จ ากด ส าหรบหนงสอทตองปฏบตให
เรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและด าเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ ใหเจาของหนงสอเปนผก าหนดชนความเรวของหนงสอ แบงเปน 3 ประเภท คอ
(1) ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน (2) ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว (3) ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได
ใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดง ขนาดใหเหนชดบนหนงสอและบนซอง ในต าแหนงทก าหนดไวในแบบหนงสอภายนอก บนทกขอความ หนงสอประทบตรา และการจาหนาซองโดยใหระบค าวา ดวนทสด ดวนมาก หรอดวน แลวแตกรณ
ตวอยางการจาหนาซองหนงสอทฝากสงทางไปรษณยถงผรบในประเทศ
(ชนความลบ)
จ ำเปนตองระบ
หนา 10
วธการสงจดหมายลบ ใหจดท า 2 ชน โดยใหจดท าซองดงตวอยางขางตนน แลวบรรจลงในซอง สน าตาลทมขนาดใหญกวาซองลบ หนาซองสน าตาลใหพมพทอยเดยวกนแตไมตองระบชนความลบ
หนา 11
ตวอยางการจาหนาซองหนงสอทฝากสงทางไปรษณยถงผรบในตางประเทศ
การสงแบบ EMS ตางประเทศ ตองบนทกแบบฟอรมใชตดผนกกบซองจดหมาย โดยระบสงของภายในเสมอ
ตวอยางแบบฟอรม EMS ตางประเทศ (ใชกบซองสน าตาลขนาด C4 ขนไปเทานน)
จ ำเปนตองระบ
หนา 12
วธปฏบตในการจาหนาซองทจดสงไปรษณยธรรมดา
การจาหนาซองทจดสงไปรษณยธรรมดา เพอใหสามารถใชไดกบเครองคดแยกจดหมายของบรษทไปรษณย จ ากด
ใหระบชอหนวยงานทฝากสงไวทมมบนซายดานจาหนา บรเวณดานขางตราสญลกษณมหาวทยาลย และเหนอเลขทหนงสอ
ในกรณทเปนการจดสงโดยมขอตกลงกบบรษท ไปรษณยไทย จ ากด ขอช าระคาฝากสงเปนรายเดอน ใหมขอความ “ช าระคาฝากสงเปนรายเดอน ใบอนญาตท.../...ชอทท าการทฝากสง” ในกรอบสเหลยมผนผาแนวนอน ขนาด 2 เซนตเมตร x 4 เซนตเมตร ทมมขวาบนดานจาหนา ในกรณทเปนไปรษณยตางประเทศใหใชขอความ “POSTAGE PAID PERMIT NO. (เลขทใบอนญาต) ชอทอยผฝากสง”
จาหนาซอง และทอยของผรบพรอมทงรหสไปรษณยในพนททก าหนดไว โดยปฏบตดงน - จาหนาบนซองโดยตรงหรอจาหนาบนปายจาหนาซงท าดวยกระดาษสขาว แลวน ามา
ผนกในบรเวณพนทส าหรบจาหนาใหเรยบตดกบซอง ไมมสวนหนงสวนใดเผยอขนมา - จาหนาใหขนานไปกบความยาวของซอง อยาจาหนาเอยงหรอจาหนาโดยขอความแตละ
บรรทดเยองกน ในลกษณะทมการยอหนาใหม - จาหนาโดยใชตวอกษร และตวเลขแบบมาตรฐาน ไมควรใชแบบตวเอน - สของหมกทใชในการจาหนา ตองเปนสเขม อยาใชสแดงหรอสอนทใกลเคยงกบสแดง - โดยปกต ใหพมพหรอเขยนรหสไปรษณย เปนอกษรอารบกในชองใสรหสไปรษณย และ
ตองระมดระวงอยาใหตวเลขทบเสน หรอลนกรอบชองใสรหสไปรษณย
ในกรณทซองไมมชองใสรหสไปรษณย และจาหนาซองดวยการพมพ อาจวางต าแหนงของรหสไปรษณยได 2 แบบ แบบแรก คอ ใสรหสไปรษณยตอทายขอความบรรทดสดทายของทอยผรบ ทงน รหสไปรษณยตองอยภายในบรเวณพนทส าหรบจาหนาตามทก าหนดไว แบบทสอง คอ ใสรหสไปรษณยดานลางขอความบรรทดสดทายของทอยผรบ
หนา 13
กรณเอกสารทจดสงออกภายนอกเปนเรองส าคญ เรองการเงน หรอเปนหลกฐานทางอรรถคด ใหเจาหนาทของหนวยงาน ผเปนเจาของจดหมายตองจดท าใบไปรษณยตอบรบ ตวอยางใบไปรษณยตอบรบแบบตาง ๆ
ตวอยางใบตอบรบ EMS
จ ำเปนตองระบ
หนา 14
ตวอยางใบตอบรบแบบลงทะเบยน
ระบหนวยงาน หรอชอผฝากสง จ ำเปนตองระบ
หนา 15
การตดใบตอบรบแนบกบซองจดหมาย
ตวอยางตดใบตอบรบแบบ EMS ดานหนา
ดานหลง
หนา 16
ตวอยางตดใบตอบรบแบบลงทะเบยน ดานหนา
ดานหลง
ขอสงเกต การตดใบตอบรบกบซองจดหมาย จะตองหนดานชอและทอยของผรบ ออกดานนอกเสมอ โดยสงเกตจาก ชองตราประจ าวนของทรบฝาก และชองเลขทสงของ
หนา 17
การสงหนงสอทางไปรษณยโดยช าระเปนรายเดอน
ในกรณทตองสงจดหมายทเปนงานของมหาวทยาลย และใชซองของมหาวทยาลยทมตราคาฝากสงเปนรายเดอน จดหมายดงกลาวจะตองผานหนวยงานตนสงกด และใหหวหนาหนวยงานตนสงกดลงนามในใบน าสงกอนจะน าสงทงานไปรษณย สวนสารบรรณและนตการ เพอด าเนนการตามขนตอนของไปรษณยรายเดอน หลงจากนนจะไดน าสงสวนการเงนและบญชตรวจสอบเอกสาร และช าระเงนใหแกบรษท ไปรษณยไทย จ ากด ตอไป กรณทเปนจดหมายสวนตวและตองการใชซองของมหาวทยาลย บคคลนนจะตองตดแสตมปทกครง โดยใหถอปฏบตตามระเบยบหรอวธการทบรษท ไปรษณยไทย จ ากด ก าหนดเทานน หนวยงานทกหนวยงานภายในมหาวทยาลยทตองการสงไปรษณยออกเปนเงนเชอ จะตองสงแบบฟอรมลายมอชอผมอ านาจลงนามผฝากสงไปรษณยภณฑของมหาวทยาลยกบสวนสารบรรณและนตการ เพองานไปรษณยจะไดเกบไวเปนหลกฐานในการตรวจสอบและน าสงออกอยางถกตองตอไป
ตวอยางแบบฟอรมลายมอชอผมอ านาจ ส าหรบหนวยงานภายในมหาวทยาลย
หนา 18
ตวอยางใบน าสงสงของทางไปรษณยโดยช าระคาฝากสงเปนรายเดอน
เปนแบบฟอรมส าหรบใหทกหนวยงาน กรอกรายละเอยดการน าสงไปรษณยภณฑมายงสวนสารบรรณและนตการ เพอเปนหลกฐานในการฝากสงในแตละวน โดยไดรบอนมตการสงออกจากหวหนาหนวยงานหรอผทไดรบมอบหมายเทานน (ตามแบบฟอรมผมอ านาจลงนาม) ทงน แบบฟอรมตางๆ ของงานไปรษณย สวนสารบรรณและนตการ สามารถดาวนโหลดไดท dcdl.sut.ac.th เมน download หวขอแบบฟอรมไปรษณย
หนา 19
ตวอยางใบน าสงรายเดอนทกรอกขอมลเรยบรอยแลว
หนา 20
ตวอยางใบน าสงสงของทางไปรษณยโดยช าระคาบรการเปนเงนเชอ
หนา 21
ตวอยางใบน าสงไปรษณยภณฑเปนเงนเชอทสงเปนจ านวนมาก
หนา 22
เปนแบบฟอรมส าหรบสวนสารบรรณและนตการ ใชกรอกรายละเอยดในการน าสงไปรณยภณฑ ไปยงผรบภายนอกมหาวทยาลย ทงภายในประเทศและตางประเทศ ใหกบบรษท ไปรษณยไทย จ ากด ส าหรบเปนหลกฐานในการฝากสงในแตละวน (กรณสงเปนEMS/ลงทะเบยน จ านวนมาก (ตงแต 10 ฉบบขนไป) ใหแตละหนวยงานลงบนทกในแบบฟอรมน และสงจดหมายอเลกทรอนกส (e-Mail) ไปยง wirachon@sut.ac.th)
หนา 23
อตราคาบรการไปรษณยแบบตาง ๆ (เปนเครองมอใชส าหรบการตดสนใจในการสงออกของแตละหนวยงานภายในมหาวทยาลย โดยมงเนนการประหยดและรวดเรว)
สามารถตรวจสอบอตราคาบรการและขอมลตางๆ ไดท www.thailandpost.com
หนา 24
หนา 25
หนา 26
หนา 27
หนา 28
หนา 29
หนา 30
หนา 31
หนา 32
ตารางระยะเวลาทสงของสงทางไปรษณยจะสงถงผรบปลายทางตางประเทศ และในประเทศแบบตางๆ (ใชตดสนใจในการน าสงออกของหนวยงาน)
หนา 33
ระยะเวลาทสงของสงทางไปรษณยจะสงถงผรบภายในประเทศ
หนา 34
อางอง
- ระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2553 - ระเบยบ บรษท ไปรษณยไทย จ ากด
หนา 35
ภาคผนวก
หนา 36
หนา 37
คณะผจดท า งานไปรษณย สวนสารบรรณและนตการ
1. นายวระชน ศรราง 2. นายพรพฒน นาคใหม 3. นายเสนห ประชากลาง 4. นายพงษไทย เยาวเรศ