การสรางจดหมาย จดหมายนน มอยดวยกนหลายประเภท เชน จดหมายธรกจ จดหมายทางราชการ หรอจดหมายสวนตวทสงถงเพอนสนท ซงแตละประเภทกจะมรายละเอยดและเนอหาภายในจดหมายทแตกตางกนออกไป โดยในโปรแกรม Microsoft Word 2007 นน ไดมเครองมอชวยสรางจดหมายอตโนมตรปแบบตางๆทมความสวยงาม งาย และสะดวกในการสรางจดหมายขน ซงขนตอนในการสรางจดหมายอตโนมตมวธปฏบตดงน

เมอคลกทปมสราง(New) แลว จะปรากฏหนาตางของเอกสารใหม ขนมาให ดงน

คลกเลอกท แมแบบทตดตง

คลกเลอกแบบฟอรม

คลกทปม Office

คลกทคำาสง สราง (New)

เรอง การสรางจดหมายอตโนมต จดหมายเวยน และซองจดหมาย

233

คลกทสวนตางๆของจดหมายเพอเปลยนเปนรายละเอยดของเราลงไปแทน

จากนนจะปรากฏรปแบบของจดหมายทไดเลอกไวขางตน อยในหนาเอกสาร ดงน

เมอไดรปแบบของการเขยนจดหมายมาแลว ใหเราพมพรายละเอยดของแตละสวนลงไป ซงโปรแกรมจะมคำาอธบายบอกวา แตละสวนนนตองพมพอะไรลงไป ซงเราสามารถคลกเลอกแตละสวนของจดหมายแลวใสรายละเอยดทเราตองการลงไป ดงน

คลกทปม สราง

234

การสรางจดหมายเวยน

จดหมายเวยน (Mail Merge) คอ จดหมายทมขอความเดมซำาๆ กนทกๆ ฉบบ โดยจะมเฉพาะบางสวนของจดหมายเทานน ทมความแตกตาง ตวอยาง จดหมายประเภทน ไดแก จดหมายเชญผเขารวมสมมนา ซงเนอหาของจดหมายน จะมขอความเชญมาประชมเหมอนกนทกฉบบ แตผรบของแตละฉบบจะแตกตางกนไปตามชอหรอหนวยงานของแตละบคคล เราสามารถจดทำาจดหมายประเภทนไดอยางสะดวก ซงขอความทแตกตางกนนนจะถกใสโดยอตโนมต มวธดงน

ขนตอนการทำาจดหมายเวยน

1. สรางเอกสารหลก การสรางเอกสารหลก คอ การพมพขอความลงในเอกสารทเปนเนอความของจดหมาย ซงเหมอนกบการสรางเอกสารทวไป และในสวนทตองการใสรายละเอยดทแตกตางกนของแตละฉบบ เชน ชอ และนามสกลของผทเขยนถง ใหเวนวางเอาไวกอน ดงตวอยางขางลางน

ตวอยางเนอความจดหมายเวยน

เรอง การสมมนา และอบรมครผสอนวชาคอมพวเตอร ประจำาปการศกษา 2551เรยน ( ชอ และนามสกลของผทเขยนถง ใหเวนวางไวกอน )

235

คลกเลอกแทบ การสงจดหมาย

ตามททางบรษทฯ ไดจดใหมการสมมนา และอบรมบคลากรผสอนวชาคอมพวเตอรใหแกโรงเรยนทไดมอบความไววางใจใหกบทางบรษทฯ ในการจดหองเรยนคอมพวเตอรพรอมอปกรณตกแตงหองเรยนคอมพวเตอรเปนประจ ำาทกป โดยมเปาหมายวาในแตละปการศกษาจะมการอบรมสมมนาครผสอนวชาคอมพวเตอรไมนอยกวา 20 วน ซงในปการศกษา 2551 น ทางบรษ ทฯ ได จ ดการอบรมการสอนวชาคอมพวเตอร และการใช คอมพวเตอรใหแกครผสอนวชาคอมพวเตอรไปแลวเปนเวลา 18 วน

เพ อ เป นการ เพ มปร ะส ทธ ภ าพการ เร ยนการสอนว ช าคอมพวเตอรในโรงเรยน ดงนนทางบรษทฯ จงไดจดใหมการสมมนา และอบรมขน ในวนเสารท 26 และวนอาทตยท 27 มกราคม 2551 เวลา 8.30 – 21.00 น. ณ อาคารบรษท บางกอกซอฟแวร จำากด โดยการสมมนาจะแบงออกเปน 2 กลม คอ กลมท 1 โปรแกรม MS-PowerPoint 2007 กลมท 2 โปรแกรม Photoshop CS3 (ผเขาสมมนา 1 ทาน สามารถเลอกกลมสมมนาไดเพยง 1 กลมเทานน) ในการนทางบรษทฯ ใครขอเชญครผสอนวชาคอมพวเตอรจ ำานวน 2 ทาน เขารบการอบรมตามกำาหนดการฯ ดงกลาว

เมอพมพเอกสารหลกเสรจแลว ใหทำาการตงคาเอกสารหลกใหเปน จดหมาย โดยมขนตอนดงน

236

คลกเลอกคำาสง เลอกผรบ ซงในกรณทยงไมมแฟมขอมลอย ใหเลอกท พมพรายชอใหม

2. เชอมตอเอกสารกบแหลงขอมล

แหลงขอมล คอ แฟมทมขอมลทจะผสานเขาไปในเอกสาร ตวอยางเชน ชอและทอยของผรบของจดหมาย ซงเมอตองการผสานขอมลลงในเอกสารหลก จะตองทำาการเชอมตอเอกสาร กบแหลงขอมลทมอย หรอหากยงไมมแฟมขอมล กสามารถสรางแฟมขอมลขนในระหวางกระบวนการสรางจดหมายเวยนได ซงมขนตอนดงน

เมอคลกแลว จะปรากฏไดอะลอคบลอคของรายการทอยใหม ขนมาใหดงน

237

คลกทปม สรางรายการ เพอเพมจำานวนของผรบ

การเพมรายการผรบ หากพมพรายละเอยดของผรบคนแรกครบทกเขตขอมลแลว และตองการจะเพมผรบคนอนๆอก กสามารถทำาไดโดยมวธการเพมรายละเอยดดงน

ใหเราทำาการเพมขอมลของผรบไปเรอยๆจนครบ สวนในกรณทเขตขอมลทางดานบน

การลบหรอแกไขเขตขอมล ในกรณทเขตขอมลทโปรแกรมมมาใหนน มมากเกนทเราตองการ หรอในบางกรณอาจจะไมมเขตขอมลทเราตองการ เรากสามารถเพม ลบ หรอ แกไขเขตขอมลเองได โดยมวธปฏบตดงน

238

คลกเลอกทปม กำาหนดคอลมนเอง

คลกเลอกทชอเขตขอมลทตองการแกไข

เลอกคำาสงทตองการแกไขเขตขอมลนนๆ ซงใน กรณนจะทำาการลบเขตขอมลน จะเลอกคำาสง ลบ

เมอคลกแลวจะปรากฏไดอะลอคบลอกของการ กำาหนดรายการทอยเอง ขนมาใหดงน

ซงเมอเลอกคำาสงลบแลว โปรแกรมจะถามวาตองการลบแนหรอไม ใหคลกทปม ใช ไป ดงรป

239

เมอกำาหนดเขตขอมลเสรจแลว ใหคลกทปม ตกลง

สงเกตวา เขตขอมลจะเปลยนไปจากเดม

จากนนใหทำาการลบเขตขอมลอนๆทไมตองการออกใหหมด กจะไดดงรปดานลางน

เมอกำาหนดเขตขอมลแลว ใหสงเกตวาเขตขอมลดานบนจะเปลยนไปตามทเรากำาหนดไว ดงรป

เมอทำาการกำาหนดเขตขอมลทตองการไดแลว ใหใสรายละเอยดของผรบลงไป และหากตองการเพมขอมลของผรบกใหคลกท

240

เพมผรบครบแลว คลกทปม ตกลง

ตงชอแฟมทเกบขอมลผรบ คลกทปม บนทก

ปม สรางรายการ เหมอนกบตอนแรก และเมอใสรายละเอยดขอมลผรบจนครบแลว ใหคลกทปม ตกลง ดงน

จากนนโปรแกรมจะใหทำาการบนทกขอมลของผรบลงในแฟมขอมล ดงน

เมอคลกทปมบนทกแลว โปรแกรมจะทำาการบนทกขอมลของผรบทจะใชเชอมตอกบเอกสาร โปรแกรมจะแสดงรายละเอยดของขอมล

241

คลกทชอไฟลขอมลผรบ

คลกทปม แกไข

เมอแกไขขอมลเสรจแลว ใหคลกทปม ตกลง

ผรบกอน ซงหากตองการแกไขรายละเอยดของผรบสามารถแกไขไดดงน

โปรแกรมจะเขามาในสวนของการแกไขแหลงขอมล ใหทำาการแกไขขอมลตางๆทตองการ

โปรแกรมจะถามวาตองการเปลยนแปลงขอมลหรอไม ใหคลกทปม ใช ดงรป

242

จากนนกจะกลบเขามาสหนาทแสดงรายละเอยดของผรบอกครงหนง ซงหากขอมลของผรบถกตองแลว ใหคลกทปม ตกลง ในสวนของผรบจดหมายเวยน ดงรป

หลงจากนน โปรแกรมกจะทำาการเชอมตอเอกสารหลกหรอตวจดหมายกบขอมลผรบเรยบรอยแลว

3. เพมตวยดหรอเขตขอมลจดหมายเวยนลงในเอกสารหลก

เมอทำาการเชอมตอขอมลระหวางผรบและเอกสารหลกแลว จะตองทำาการแทรกเขตขอมลจดหมายเวยนหรอรายละเอยดของผรบ ลงในสวนทเวนวางไวตอนแรกในเอกสารหลก เพอทำาใหจดหมายสมบรณ พรอมทจะทำาการสง ซงการแทรกเขตขอมลลงในเอกสารหลกวธดงน

243

คลกทคำาสงแทรกเขตขอมลผสาน และเลอนเมาสลงมาคลกทชอเขตขอมลทตองการแทรกลงไป

นำาเคอรเซอรไปอยทตำาแหนงทตองการแทรกเขตขอมล

จะปรากฏชอเขตขอมลตางๆทแทรกลงไป

เมอทำาการแทรกเขตขอมลทงหมดลงในเอกสารหลกแลว จะไดดงน

244

คลกทคำาสง แสดงตวอยางผลลพธ

โปรแกรมจะทำาการแสดงตวอยางของจดหมาย โดย การแทนทชอเขตขอมลดวยรายละเอยดของผรบแทน

คลกทปมถดไป เพอดขอมลผรบคนอนๆ

โปรแกรมจะแสดงขอมลของผรบคนอนๆ

เมอทำาการแทรกเขตขอมลลงในเอกสารหลกแลว หากตองการดผลลพธทได หรอ ดตวอยางของจดหมายกอนทจะสง มวธการดงน

โดยโปรแกรมจะแสดงขอมลของผรบคนแรกในแฟมขอมลผรบ ซงหากตองการจะดตวอยางจดหมาย ทจะสงไปยงผรบคนอนๆ กสามารถทำาไดดงน

245

คลกทคำาสง เสรจสนและผสาน จากนน เลอนลงมาคลกเลอกทคำาสง พมพเอกสาร

คลกเลอกลกษณะทตองการพมพ

คลกทปม ตกลง

4.เสรจสนการผสาน

เมอทำาการผสานขอมลผรบกบเอกสารหลกเรยบรอยแลว ขนตอนสดทายของการสรางจดหมายเวยนกคอการพมพเอกสาร เพอนำาไปจดสงใหแกผรบตอไป ซงวธการพมพจดหมายเวยนนนมขนตอนดงน

จากนนจะปรากฏไดอะลอคบลอกของการผสานไปยงเครองพมพขนมาใหดงน

246

คลกทแทบ การสงจดหมาย คลกทคำาสง ซองจดหมาย

การสรางซองจดหมาย หลงจากทไดสรางจดหมายในแบบตางๆแลว ขนตอนตอไปกคอ การจาหนาซองจดหมายเพอสงจดหมาย ซงในโปรแกรม Microsoft Word 2007 นน กมคำาสงทใชสำาหรบการสรางซองจดหมายซงมขนตอนดงน

จากนนจะปรากฏไดอะลอคบลอกของ ซองจดหมายและปายผนกขนมาให ดงน

เมอคลกทปม ตวเลอก แลวจะเขาไปกำาหนดรายละเอยดตางๆของซองจดหมาย ซงมรายละเอยดดงน

พมพชอและทอยของผรบลงไป

คลกทปม ตวเลอก

พมพชอและทอยของผสงลงไป

247

ในแทบตวเลอกซองจดหมายจะเปนการกำาหนด ขนาดของซองจดหมาย ตำาแหนงและแบบอกษรทใชบนซองจดหมาย ซงเมอกำาหนดรายเอยดตางๆแลว ขนตอไปกคอการกำาหนดการพมพ ดงน

ในแทบตวเลอกการพมพจะเปนการกำาหนด วธการใสซองจดหมายทเครองพมพ

คลกทแทบ ตวเลอกซองจดหมาย

คลกทแทบ ตวเลอกการพมพ

คลกทปม ตกลง

248

เมอกำาหนดคาตวเลอกตางๆเสรจแลว และคลกทปม ตกลง และกลบมาในสวนของซองจดหมายและปายผนกอกครง ดงน

จากนน โปรแกรมจะถามวาตองการบนทกทอยของผสงไวเปนคาเรมตนหรอไม ดงรป

ซงหากตองการเกบคาทอยของผสงเอาไว กคลกทปม ใช หรอหากไมตองการกคลกทปม ไมใช จากนนเครองพพมกจะทำาการพมพขอความทหนาซองจดหมายให

คลกทปม พมพ

249