Post on 10-Feb-2020
สำ�นกง�นปลดกระทรวงก�รทองเทยวและกฬ�
คมอปฏบตง�น (Work Manual)
เรอง คมอระบบง�นส�รบรรณและส�รบรรณอเลกทรอนกส
ปรบปรงครงท
ผจดทำ� น�งยพ� วระทรพยผทบทวน น�งยพ� วระทรพย
ผอนมต น�ยสงหปญะ วช�นนะ
25 ธนวาคม 2561
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท
คมอปฏบตง�น เรอง คมอระบบง�นส�รบรรณและส�รบรรณอเลกทรอนกส
ผจดทำา นางยพา วระทรพย ตำาแหนง พนกงานธรการ ส.4ผทบทวน นางยพา วระทรพย ตำาแหนง พนกงานธรการ ส.4ผอนมต นายสงหปญะ วชานนะ ตำาแหนง หวหนากลมนตการ
บนทกก�รแกไขแกไขครงท
วน เดอน ป ผจดทำ�ก�รแกไข ร�ยละเอยดก�รแกไข
คำ�นำ�
ผจดทำาไดจดทำาคมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส งานสารบรรณเปรยบเสมอนกลไก ทสำาคญ ทคอยคบเคลอนควบคไปกบงานหลกของแตละหนวยงาน ซงหนวยงานตางๆ จะขาดระบบงานสารบรรณไปเสยไมได เพราะนบไดวางานสารบรรณเปนบนใดขนแรกในการทำางานของหนายงานตางๆ โดยเปรยบเสมอนเปนประตผานสำาหรบการตดตอกบหนวยงาน ทงภายในและภายนอก ทงน จะเหนไดจากแตละหนวยงาน ซงจะมการกำาหนดใหมงานสารบรรณในทกหนวยงาน ในทกระดบทตองใชการสอสาร เปนสอในการปฏบตงาน การตดตอสอสารประกอบดวย สาร ผสงสาร และผรบสาร งานสารบรรณ เจาหนาทในการปฏบตงานสารบรรณจะตองเปนสอ ในการนำาสารจากผสงสารไปยงผรบสารเพอเขาสกระบวนการปรบเปลยน ไปสการทำางานตามภารกจหลกของแตละหนวยงานตอไป
งานสารบรรณอเลกทรอนกส เปนระบบหนงทไดพฒนาและออกแบบมาใชแทนการปฏบตงานดวยสมดทะเบยนมาเปนระบบสำานกงานอเลกทรอนกส แตยงคงรกษาและยดถอรปแบบวธการ ไวตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 เปนระบบทชวยสนบสนนการปฏบตงานของกลมนตการ ในการควบคมและตดตามเอกสารหนงสอราชการไดอยางสะดวกและรวดเรว คมอเลมน เปนการรวบรวมขอมลและสรปขนตอนการปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสผจดทำาไดจดทำาขนเพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงานดานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส อกทงยงสอดคลองกบยทธศาสตรการดำาเนนงานของกระทรวงการทองเทยวและกฬา ซงผจดทำาหวงเปนอยางยงวา จะเปนประโยชนตอผทสนใจศกษาและบคลากรในกลมนตการ โดยสามารถนำามาใชประกอบการปฏบตงานแทนกนไดอยางถกตองและรวดเรวยงขน หากเนอหาสาระหรอขอความของงานสารบรรณในเลมน มความผดพลาดประการใด หรอหากมขอเสนอแนะทจะเปนประโยชนตอการปรบปรงการปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส ผจดทำาขอนอมรบไวดวยความยนดและพรอมทจะปรบปรงแกไข เพอความถกตองตอไป
ยพา วระทรพย พนกงานธรการ ส.4 ธนวาคม 2561
ส�รบญ
หน�
1. วตถประสงค 12. ขอบเขต 13. คำาจำากดความ 24. หนาทความรบผดชอบ
25. ผงขนตอนการปฏบตงาน (Flow Chart)
36. รายละเอยดขนตอนการปฏบตงาน
47. เอกสารอางอง 178. แบบฟอรมทใช
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท1
1. วตถประสงค 1. เพอใชเปนคมอใหผปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส ใชเปนแนวทางในการปฏบตงานแทนกนได 2. เพอเพมความสะดวก รวดเรวในการปฏบตงานของบคลากรทกระดบในกลมนตการไดนำาไปใชประโยชนในการปฏบตงานผานระบบเครอขาย (“ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส”) อกทงเปนการลดเวลา ลดปรมาณเอกสารในแตละวนได
3. เปนคมอทมคณประโยชนในการนำาเทคโนโลยสารสนเทศมาประยกตใชควบคกบการปฏบตงานสารบรรณภายในหนวยงาน สอดคลองกบยทธศาสตร การดำาเนนงานของกระทรวงการทองเทยวและกฬา
2. ขอบเขต ขอบเขตของก�รจดทำ�คมอระบบง�นส�รบรรณและส�รบรรณอเลกทรอนกส
ขอบเขตด�นเนอห� การจดทำาคมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสในครงน มงศกษาเกยวกบ การปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสในการนำาเทคโนโลยสารสนเทศมาประยกตใชเปนระบบงาน สารบรรณอเลกทรอนกสควบค ในการปฏบตงานสารบรรณภายในหนวยงานของกลมนตการ
ขอบเขตด�นประช�กร การจดทำาคมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสในครงน ใหคณประโยชนกบบคลากรภายในหนวยงานของกลมนตการ ทปฏบตงานแทนกนไดเปนอยางมาก อกทงยงเปนคมอทมความสำาคญ โดยสอดคลองกบยทธศาสตร การดำาเนนงานของกระทรวงการทองเทยวและกฬา
ขอบเขตด�นเครองมอ เครองมอในการจดทำาคมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสครงน ผจดทำาไดใชการศกษาระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2536 และระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เพอใชในการดำาเนนการเกยวกบความถกตอง แมนยำา และเปนไปตามระเบยบและหลกเกณฑและเรยนร และศกษาขนตอนในการปฏบตงานจากคมอทางเวบไซต ในเอกสารระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส รวมทงตองพฒนาตนเอง โดยศกษาจากคลงความรอนๆ เพมเตม เพอใหการปฏบตงานมความสอดคลอง รวดเรว และมประสทธภาพในการปฏบตงานบวกกบผจดทำาไดใชความรและใชประสบการณทผจดทำาปฏบตหนาทอยเปนระยะเวลา 21 ป เปนเครองมอในการจดทำาคมอในครงน
ขอบเขตด�นระยะเวล�
การจดทำาคมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกสครงนผจดทำาใชชวงระยะเวลา 2 เดอนระหวางเดอนพฤศจกายน ถงเดอนธนวาคม พ.ศ. 2561
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท2
3. คำ�จำ�กดคว�มงานสารบรรณ หมายถง การบรหารงานในดานเอกสาร ทงปวง ตงแต
การคด การราง การเขยนการอาน การแตง การพมพ การจด การทำาสำาเนา การสงหรอการสอขอความ การรบ การบนทก การสรปการยอเรอง การเสนอการสงการ การตอบ การทำารหส การเกบเขาท การคนหา การตดตามและการทำาลาย ระเบยบง�นส�รบรรณ หมายถง ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแกไขปรบปรง (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 อเลกทรอนกส หมายถง การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟาหรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตาง ๆ ระบบส�รบรรณอเลกทรอนกส หมายถง การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส
4. หน�ทคว�มรบผดชอบ 1. รบ สงเอกสาร–
- ลงทะเบยนรบหนงสอ ดวยวธบนทกลงสมดและทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส - ออกเลขทะเบยนสงหนงสอดวยวธบนทกลงสมดและทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส - จดสงเอกสารไปยงหนวยงานภายในและภายนอก 2. จดพมพงานตามทไดรบมอบหมาย 3. โตตอบหนงสอหนวยงานภายในและภายนอก 4. สงหนงสอราชการดวยวธตางๆ เชน ทางไปรษณย 5. ตอนรบ ตดตอ ประสานหนวยงานและสวนราชการทเกยวของ 6. จดเกบสำาเนาเรองเพอการคนหาหนงสอราชการตางๆ ใชเปนหลกฐานในการอางอง 7. สามารถควบคมตรวจสอบการดำาเนนงานตางๆ ในหลายๆ ดานได
หนงสอทตองดำาเนนการตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และปรบปรงแกไข(ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๘ ดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท (1) ดวนทสด ปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน (2) ดวนมาก ปฏบตโดยเรว (3) ดวน ปฏบตเรวกวาปกตเทาทจะทำาได
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท3
5. ผงขนตอนก�รปฏบตง�น (Flow Chart) ขนตอนก�รปฏบตง�นส�รบรรณและส�รบรรณ
อเลกทรอนกส ตรวจ
ลงทะเบยน ก�รรบ เสนอ หวหน�สงก�ร แจกจ�ย ผปฏบต
ขนตอนก�รปฏบตง�นในก�รนำ�เสนอเรองตอผบงคบบญช�ต�มลำ�ดบ
ตรวจสอบคว�มถกตองของ รปแบบหนงสอกอนนำ�เสนอ
นำ�เรองใสแฟมเสนอ หวหน�กลมเซนผ�นเรอง
นำ�เรองลงระบบ ส�รบรรณอเลกทรอนกส
นำ�เรองเสนอ ปลดกระทรวงก�รทองเทยวและกฬ�
รบเรองทปลดกระทรวงฯ เซนผ�น หรอมขอสงก�รจ�กสำ�นกง�นปลดฯ
นำ�เรองทผบงคบบญช�สงก�ร
ลงระบบส�รบรรณของกลมฯ สแกนเรองไวเปนหลกฐ�น กอนสงคนใหเจ�ของเรอง
นำ�หนงสอสงคนเจ�ของเรองเพอดำ�เนนก�รตอไป
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรอเลกทรอนกส
หนาท4
6. ร�ยละเอยดขนตอนก�รปฏบตง�น ขนตอนในก�รรบหนงสอ การรบหนงสอจากสวนราชการ ภายในและภายนอกและบคคล มขนตอนการปฏบตดงน ๑. รบหนงสอแลวจดลำาดบความสำาคญและความเรงดวนของหนงสอรวมถงหนงสอทมซองปดผนกกดำาเนนการเปดผนกซองตามทไดรบมอบหมาย เพอดำาเนนการกอนหลงการตรวจความถกตองของ
เอกสารหากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทสงออกหนงสอ เพอดำาเนนการใหถกตองและบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน
๒. ประทบตรารบหนงสอทมมบนดานขวาของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยดดงน
- เลขรบ ลงเลขทรบตามลำาดบทะเบยนหนงสอรบ - วนท ลงวนท เดอน ป ทรบหนงสอ - เวลา ลงเวลาทรบหนงสอ
(ตวอย�ง) แบบตร�รบหนงสอ
๓. ลง ทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอ รบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน
- ทะเบยน หนงสอรบ วน เดอน พ.ศ. ลง วน เดอน ป ทลงทะเบยน
- เลขทะเบยนรบ ลงเลขลำาดบของทะเบยนหนงสอรบ เรยงลำาดบตดตอกนไป ตลอดปปฏทน เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ - ท ลงเลขทของหนงสอทรบเขามา
- ลงวนท ลงวนท เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา - จาก ลงตำาแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมตำาแหนง
(ชอสวนราชการ)
เลขทรบ............... วนท..................... เวลา.....................
- ถง ลงตำาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมตำาแหนง
- เรอง ลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ
- การปฏบต บนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน - หมายเหต บนทกขอความอนใด (ถาม)
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรอเลกทรอนกส
หนาท5
(ตวอย�ง) แบบทะเบยนหนงสอรบ ทะเบยนหนงสอรบ วนท............เดอน.........พ.ศ. .........
เลขทะเบยน
รบท ลงวนท จาก ถง เรอง
การปฏบต
หมายเหต
4. แลวจดแยกหนงสอเขาแฟมเสนอหนงสอเขาใหมใหหวหนากลมนตการหรอผทไดรบมอบหมาย เพอรบทราบและสงการ หากมเรองสำาคญกจะลงบนทกยอเรองไวในสมดบนทกเพอกนลม 5. หลงจากนนกจะนำาแฟมเสนอหนงสอเขาใหมทหวหนากลมนตการรบทราบและสงการแลว มอบใหเจาของเรองหรอผทเกยวของ โดยใหลงชอรบหนงสอไวเปนหลกฐานดวย ก�รปฏบตเกยวกบเอกส�รลบ ๑. ก�รลงทะเบยนเอกส�รลบ
ลงหลกฐานในทะเบยนเอกสารลบ เพอควบคมการรบ การดำาเนนการ การสง การเกบรกษา และแจกจายเอกสารลบ ใหเปนไปโดยถกตองโดยใหหวหนาสวนราชการแตงตงบคคลทไดรบความไววางใจ หากมความจำาเปนกใหแตงตงนายทะเบยนขอมลขาวสารลบและผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบของสวนราชการนนในระดบรองลงมาได โดยใหอยในดลยพนจของหวหนาสวนราชการ 2. เครองหม�ยแสดงชนคว�มลบ การแสดงชนความลบของเอกสารทเปนความลบ โดยปกตใหประทบหรอเขยนตวอกษรตามชนความลบทกงกลางหนากระดาษทงดานบนและดานลางของทกหนาเอกสารทมชนความลบนน ตวอกษรตองใหแสดงไวทหนาแรกในลกษณะเชนเดยวกน ถาเอกสารนนเยบเปนเลมเขาปกใหทำาเครองหมายดงกลาว ทดานนอกของปกหนาปกหลงดวย ถาเปนภาพเขยนแผนทและแผนภมใหประทบหรอเขยนอกษรแสดงชนความลบในลกษณะเดยวกนกบเอกสารชนปกตแสดงไวใกลชอภาพหรอมาตราสวนดวย โดยใหชนความลบนนปรากฏเหนไดเดนชด ถาเอกสารนนมวนหรอพบไดกใหแสดงชนความลบไวใหปรากฏเหนได ขณะทเอกสารนนมวนหรอพบอยดวย 3. ก�รรบหนงสอลบทสดหรอลบม�ก การรบเอกสารชนลบทสดหรอลบมาก ทจาหนาซองหรอซองชนใน ระบชอบคคลใดบคคลหนงโดยเฉพาะ หรอระบชอพรอมกบระบตำาแหนง ใหบคคลนนหรอผทไดรบมอบหมายจากผนนโดยตรงเปนผเปดซองและลงชอในใบรบเอกสารลบ และนำาเอกสารไปลงทะเบยนเอกสารลบหรอนำาเสนอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเสยกอน จงดำาเนนการตอไปได ถาเปนกรณเรงดวนอาจดำาเนนการไปกอนแลวใหนำามาลงทะเบยน
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท7
ถาจาหนาซองหรอซองชนในระบถงตำาแหนง กใหผครองตำาแหนงหรอผทไดรบมอบหมายจากผครองตำาแหนงนน หรอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ หรอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ ทมสทธเขาถงเอกสารลบทสดและลบมาก เปนผเปดซองและลงชอในใบรบเอกสารลบและใหผดำาเนนการลงทะเบยนเชนเดยวกน
ในกรณทผไดรบมอบหมายหรอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเปนผลงชอในใบรบเอกสารลบและลงทะเบยนแลวใหปฏบต ดงน
(๑) นำาเอกสารลบทสดและลบมากนนสงมอบโดยตรงใหแกบคคลทถกระบชอโดยเรวแตถาเปนเอกสารทระบตำาแหนงแลว กอาจพจารณามอบใหแกสวนราชการทมหนาทดำาเนนการในขนตนแทนบคคลทถกระบตำาแหนงนนดำาเนนการดวนได
(๒) ในกรณทบคคลทเอกสารลบนนระบชอหรอตำาแหนง ยงไมสามารถดำาเนนการตอเอกสารไดในทนท ใหนำาเอกสารลบทสดหรอลบมากนนมาเกบไวตามระเบยบการเกบรกษาเอกสารลบทสดและลบมาก
ก�รจ�ยหนงสอ การจายหนงสอภายในกลมนตการ คอ การจายเรองใหเจาหนาทผเกยวของ ไดรบทราบเรองราวทจะตองดำาเนนการตอไป โดยมแนวปฏบตดงน
๑. นำาแฟมหนงสอเขาใหมจากผบงคบบญชามาดำาเนนการบนทกขอสงการของผบงคบบญชาลงทสมดทะเบยนรบ แลวนำาหนงสอเขาใหมเหลานนไปมอบใหแกเจาของเรองและผทเกยวของตามขอสงการ เพอจกไดดำาเนนการตอไป โดยใหลงชอรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบไวเปนหลกฐาน
๒. การจายเรองตองจายทนท ใหทนกำาหนดเวลา๓. เมอพจารณาหนงสอกอนจายแลว เหนวาเรองใดม
ความสำาคญควรบนทกชวยจำาเพอสามารถตดตามเรองไดทนเวลา
ก�รทำ�สำ�เน�หนงสอ
สำ�เน� คอ เอกสารทจดทำาขนเหมอนกบตนฉบบ โดยจดทำาจากตนฉบบ สำาเนาคฉบบหรอจากสำาเนาอกชนหนง
ในกรณทมความจำาเปนตองใชเอกสารราชการนนๆ เพมขน และเอกสารเหลานนไมไดจดทำาไวหลายฉบบ จำาเปนตองจดทำาสำาเนาขน เพอใชเปนหลกฐานในการประกอบการพจารณาของทางราชการการทำาสำาเนาอาจทำาไดหลายวธ ดงน ๑. ถอดหรอจดทำาพรอมตนฉบบ โดยใชกระดาษคารบอนสอดระหวางตนฉบบกบกระดาษททำาสำาเนา เมอพมพเสรจแลว ตนฉบบกบสำาเนาจะเหมอนกนทกประการ ซงเรยกวา สำาเนาคฉบบ“ ”สำาเนาชนดนจะตองมลายมอชอ หรอลายมอชอยอของผลงชอ และใหผราง ผพมพ และผตรวจ ลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอดวย
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท7
๒. คดหรอลอกจากตนฉบบ คำาตอคำา ใหถกตองกบตนฉบบเดม และตองตรวจทานใหถกตองกบตนฉบบอยางแทจรง สำาเนาชนดนอาจผดพลาดไปจากตนฉบบได ผจดทำาตองมความละเอยดถถวนและเพอแสดงใหทราบวาไดมการตรวจสอบละเอยดแลว จงตองมผรบรองสำาเนา วา สำาเนาถกตอง“ ” ๓. ใชวธถายจากตนฉบบ เชน ถายดวยเครองถายเอกสาร ซงจะไมผดพลาดไปจากตนฉบบ และตองมการรบรองสำาเนาวา สำาเนาถกตอง เชนกน เพราะเปนสำาเนาทถายจากตนฉบบอก“ ”ครงหนง
๔. สำาเนาหนงสอทพมพจากคอมพวเตอร ซงตนฉบบกบสำาเนาจะเหมอนกนทกประการซงเรยกวา สำาเนาคฉบบ สำาเนาชนดนจะ“ ”ตองมลายมอชอ หรอลายมอชอยอของผลงชอและ ผราง ผพมพและผตรวจ ลงลายมอชอหรอลายชอยอ ไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอดวย
ก�รรบรองสำ�เน� ใหมคำารบรองวา สำาเนาถกตอง และใหเจาหนาทตงแตระดบ “ ”๒ หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรอง ทำาสำาเนานนขน เปนผลงลายมอชอรบรอง พรอมทงพมพชอตวบรรจงตำาแหนง และวน เดอนป ทรบรอง และโดยปกตใหมคำาวา สำาเนา ไวทกงกลางหนากระดาษ“ ”เหนอบรรทดแรก ของสำาเนาหนงสอดวย
ก�รเกบรกษ�หนงสอ การเกบรกษาหนงสอแบงออกเปน 3 ประเภท ดงน 1. การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดของเจาของเรอง โดยใหกำาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน 2. การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงาสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก ใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบตจดทำาบญชหนงสอสงเกบตามแบบทระเบยบงานสารบรรณกำาหนด จากนนใหสงเอกสารทเกยวของปฏบต ดงน 2.1 ประทบตรากำาหนดการเกบหนงสอ ไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของหนงสอ ฉบบนน และลงลายมอชอยอกำากบตรา โดย - หนงสอทตองเกบไวตลอดไป ใหประทบตราคำาวา หาม“ทำาลาย ดวยหมกสแดง” - หนงสอทเกบโดยมกำาหนดเวลา ใหประทบตราคำาวา เกบถง“ พ.ศ..” ดวยหมกสนำาเงน 2.2 ลงทะเบยนหนงสอเกบไวเปนหลกฐานตามแบบทระเบยบสารบรรณฯ กำาหนด
3. การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจำาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจำา ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของหนวยงาน ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศ โดยอาจจะแตงตงเจาหนาทขนเพอรบผดชอบ เมอหมดความจำาเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงเอกสารนนไปยงหนวยเกบของหนวยงาน
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท8
ก�รยมหนงสอ การยมหนงสอทสงเกบแลว ใหปฏบต ดงน 1. ผยมตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนำาไปใชในราชการใด 2. ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ แลวลงชอรบเรองทยมไวในบตรยมหนงสอและใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยมเรยงลำาดบ วน เดอน ป ไวเพอตดตามทวงถาม สวนบตรยมหนงสอนน ใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป 3. การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการ ระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย 4. การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย การใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระทำามได เวนแต จะใหด
เพอคดลอกหนงสอ ทงนจะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไปหรอผทไดรบมอบหมาย เทานน
ก�รทำ�ล�ยหนงสอ การทำาลายหนงสอ ภายใน 60 วน หลงจากวนสนปปฏทน ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอสำารวจหนงสอทครบกำาหนดจดการเกบในปนน ไมวาจะปนหนงสอทเกบไวเองหรอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรแลวจดทำาบญชหนงสอขอทำาลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทำาลายหนงสอ ซงประกอบดวย ประธานกรรมการและกรรมการอยางนอยสองคน โดยปกตแตงตงจากขาราชการ ตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไป มตของคณะกรรมการใหถอเปนเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหนดวยใหบนทกความเหนแยงไว โดยคณะกรรมการทำาลายหนงสอ มหนาทดงน 1. พจารณาหนงสอทจะขอทำาลายตามบญชขอทำาลาย 2. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรทำาลาย และควรจะขยายเวลา การเกบไว ใหลงความเหนวา จะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด แลวใหแกไขอายการเกบหนงสอ ในคราวกำาหนดเกบหนงสอ โดยใหประธานกรรมการทำาลายหนงสอลงลายมอชอกำากบการแกไขกากบาทลงในชองการพจารณาของบญชหนงสอขอทำาลาย 4. เสนอรายงานผลการพจารณา พรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาสงการ ดงน 4.1 ถาเหนวาหนงสอเรองใดยงไมควรทำาลาย ใหสงการใหเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการทำาลายงวดตอไป
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท9
4.2 ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทำาลาย ใหสงบญชหนงสอขอทำาลายใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอทำาความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา เมอกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในบญชหนงสอขอทำาลาย แลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอขอทำาลายทราบ ดงน - ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวย ใหแจงใหสวนราชการนนดำาเนนการทำาลายหนงสอตอไปได หากกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในกำาหนดเวลา 60 วน นบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวา กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไดใหความเหนชอบแลวและใหสวนราชการทำาลายหนงสอได - ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใดควรจะขยายเวลาเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนนทราบ และใหสวนราชการนนๆ แกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แจงมา หากหนงสอใด กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรเหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กใหสวนราชการนนๆ ปฏบตตาม 5. ควบคมการทำาลายหนงสอ ซงผทมอำานาจอนมตใหทำาลายไดแลว โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได และเมอทำาลายเรยบรอยแลว ใหทำาบนทกลงนามรวมกนเสนอ ผมอำานาจอนมตทราบ
ก�รเข�สระบบส�รบรรณอเลกทรอนกส 1.1. พมพชอผใช ในชอง Username 1.2. พมพรหสผาน ในชอง Password 1.3. กดปม Login
ตกทจำาชอ Login หรอ Password ไว เมอเขาระบบในครงตอไป ชอง Login จะปรากฏชอ Login ท
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท10
หนาแรกระบบสารบรรณอเลกทรอนกส
หลงจากเขาสระบบสารบรรณอเลกทรอนกส
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ หนาท11
เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
ก�รรบหนงสอ - คลก รอรบ ทางดานซายมอ จะปรากฏเรองทเขา“ ”มายงหนวยงานทงหมด - เลอกเรองทตองการลงรบหนงสอ - กดปม ลงชอรบ“ / ลงสมดรบ ” - เลอกเลมทะเบยน และกด ตกลง“ ” - ลงรบหนงสอเรองทตองการเรยบรอยแลว
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท12
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท13
ก�รสงหนงสอ - เลอกฟงชนดานบน รปทหนง - เลอก การสรางหนงสอภายใน“ ”
- กรอกรายละเอยดของหนงสอทตองการสง ชอเรอง หนงสอถงบคคลใด หมวดหมหนงสอ ความเรงดวน - เมอกรอกครบถวนกด จดเกบ จะเสรจสนการออกเลขของหนวยงาน - ถาตองการออกเลขของสวนกลางกด สำาเนาหนงสอ และจดเกบ โดยไมตองออกเลขซำา และจดสงไป ยงหนวยงานตอไป
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท14
- เลอกฟงชนดานบน รปทหนง - เลอก การสรางหนงสอสงออกภายนอก“ ”
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและ
หนาท15
สารบรรณอเลกทรอนกส
- กรอกรายละเอยดของหนงสอทตองการสง รปแบบเลขทหนงสอ, ชอเรอง, หนงสอถงบคคลใด, หมวดหม หนงสอ, ความเรงดวน - เมอกรอกครบถวน กดจดเกบ - สงไปยงหนวยงาน สารบรรณกลาง เพอออกเลขทหนงสอ
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท16
ก�รคนห�หนงสอ - ใสเลขทหนงสอ/รายละเอยด เรองทตองการคนหา
- แสดงเรองททำาการคนหา - เลอกเรองทตองการ
คมอปฏบตง�น ปรบปรงครงท
เ เรอง คมอระบบงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส
หนาท17
7. เอกส�รอ�งอง ระเบยบและเอกส�รทเกยวของกบง�นส�รบรรณและส�รบรรณอเลกทรอนกส - ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2536 และระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เพอใชในการดำาเนนการเกยวกบความถกตอง แมนยำา และเปนไปตามระเบยบและหลกเกณฑ - เอกสารคมอการปฏบตงานสารบรรณ และการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ทมรปแบบเปนมาตรฐานเดยวกน - เรยนร และศกษาขนตอนในการปฏบตงานจากคมอทางเวบไซต เพอใหเกดความเขาใจ ในการปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส รวมทงศกษาจากคลงความรอนๆ เพมเตม เพอใหการปฏบตงานสารบรรณและสารบรรณอเลกทรอนกส มความสอดคลอง รวดเรว และมประสทธภาพในการปฏบตงาน