คมอการใชงาน ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

(งานสารบรรณ) เวอรชน 2.0 วนท 12 พฤษภาคม 2554

มหาวทยาลยมหาจฬาลงกรณราชวทยาลย

โดย บรษท ซมมท คอมพวเตอร จากด

บทนา เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0 วนท 12 พฤษภาคม 2554

บทนา

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (EDCS) ของมจร. เปนระบบงานคอมพวเตอรทปรบปรงและเพมหนาทการทางานใหสอดคลองกบความตองการใชระบบฯ ของผใช ระดบสารบรรณกลาง สารบรรณสวนงาน และหนาหองผบรหาร คมอการใชงานฉบบน ประกอบดวย 3 บท บทท 1 อธบายถงความรท วไปของระบบงาน การใชสญลกษณตางๆ แทนคาสง และแนะนาการเรมทางานกบระบบงาน บทท 2 อธบายการทางานระดบ สารบรรณหนวยงาน บทท 3 อธบายในสวนของการเรยกดรายงาน สวนภาคผนวก เปนการขยายความหรอสรปประเดนการเรยกใชระบบงานในมมมองตางๆ เชน การใชคาสง ZOOM การจดการภาพเอกสาร และการตรวจสอบเครองคอมพวเตอรของผใชเบองตน บรษท ซมมทคอมพวเตอร จากด ขอขอบพระคณ มจร. ในความรวมมอและอนเคราะห ทงขอมลและการเตรยมการตางๆ ซงอานวยความสะดวกใหการตดตงและ ใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสดาเนนไปดวยด ตรงตามวตถประสงคของแผนงานทกประการ บรษทฯ พรอมแกไข ปรบปรง ความสามารถของระบบงานฯ ใหเหมาะสมและสงเสรมการปฏบตงานของมจร.อยางเตมกาลง บรษท ซมมทคอมพวเตอร จากด 12 พฤษภาคม 2554

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0 วนท 12 พฤษภาคม 2554

หนา บทท 1 ความรเบองตนเกยวกบระบบงาน

1.1 ซอฟตแวรทจาเปนสาหรบการตดตงระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 1-1 1.2 การเขาสระบบงาน 1-1 1.3 การใชฟงกชนคย ปม และสญลกษณตาง ๆ 1-4 1.4 ความหมายของปมและสญลกษณตาง ๆ 1-5

บทท 2 การทางานระดบสารบรรณหนวยงานภายในมจร. ทะเบยนหนงสอรบ

2.1 รอลงทะเบยนรบ 2-2 2.2 รอปฏบต 2-5

2.2.1 การปฏบต – สงตอ 2-6 2.2.2 การปฏบต – มอบหมายงานใหผปฎบต 2-8 2.2.3 การปฏบต – สงคนเจาของเรองเพอทราบ 2-10 2.2.4 การปฏบต – เสนองานใหผบรหาร 2-12 2.2.6 การปฏบต – ตอบกลบหนงสอ 2-14 2.2.7 การปฏบต – สงไปออกเลขทหนงสอ 2-16 2.2.8 การปฏบต – ปดงาน 2-18

2.3 หนงสอรบ 2-19 2.4 แกไขหนงสอรบ 2-22 2.5 จองเลขรบ 2-24 2.6 ตรวจสอบเลขรบทจอง 2-26 2.7 ยกเลกเลขรบทจอง 2-27 2.8 คนหาหนงสอรบ 2-28

ทะเบยนหนงสอสง 2.9 หนงสอสงดวน 2-35 2.10 รอลงทะเบยนสง 2-38 2.11 จองเลขทหนงสอ 2-40 2.12 ตรวจสอบเลขหนงสอทจอง 2-42 2.13 ยกเลกเลขหนงสอทจอง 2-43 2.14 คนหาหนงสอสง 2-44

ดงหนงสอกลบ 2-47

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0 วนท 12 พฤษภาคม 2554

คาเรมตนของระบบ

2.15 ตงเลขทหนงสอปจจบน 2-48 2.16 แสดงเลขทหนงสอปจจบน 2-49

บทท 3 รายงานตาง ๆ 3.1 รายงานทะเบยนหนงสอรบเขา 3-2 3.2 รายงานทะเบยนหนงสอสงออก 3-4 3.3 รายงานทะเบยนเสนทางเดนหนงสอ 3-6 3.4 รายงานเรองทเกนกาหนดดาเนนการ 3-8 3.5 รายงานสถตรบ – สงแยกตามหนวยงาน 3-10 3.6 รายงานสถตรบ – สงแยกตามวนท 3-12 3.7 รายงานสถตรบ – สงแยกตามผใชงาน 3-14

ภาคผนวก ภาคผนวก ก การใช Zoom ก-1 ภาคผนวก ข การจดการภาพเอกสาร ข-1 ภาคผนวก ค การตรวจสอบเครองคอมพวเตอรเบองตน ค-1

บทท 1

ความรเบองตนเกยวกบระบบงาน

1. ความรเบองตนเกยวกบระบบงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

1. ความรเบองตนเกยวกบระบบงาน 1.1 ซอฟตแวรทจาเปนสาหรบการตดตงระบบสารบรรณอเลกทรอนกส - ระบบปฏบตการ Windows 2000, Windows XP ขนไป - Internet Explorer Version 6.0 ขนไป โปรแกรมเสรมสาหรบการใชงานระบบ ไดแก - InetImage Viewer สาหรบแสดงภาพและ scan ภาพเอกสาร 1.2 การเขาสระบบงาน สามารถเขาสระบบงานไดโดยคลก ระบ URL ดงน ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส มจร. http://e-filing.mcu.ac.th

ภาพท 1-1 หนาจอเขาสระบบงาน

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 1-1

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

กรณทมผใชคนอนใชระบบอยกอนแลว คนทเขาใชระบบทหลง จะตองระบ วน/เดอน/ป เกด เพอยนยนวาเปนตวตนทแทจรง

ภาพท 1-2 หนาจอเขาสระบบงานเมอพบวามรหสผใชน เขาใชงานอยกอนแลว

หนา 1-2 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

1. ความรเบองตนเกยวกบระบบงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 1-3

ผใชงานทาการบนทกขอมลรหสผใช และรหสผาน หลงจากนนคลกปม เขาสระบบ จะแสดงหนาจอ ของระบบงาน ดงรป

ภาพท 1-3 หนาจอการทางานหลกของระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

1.3 การใชฟงกชนคย ป ม และสญลกษณตาง ๆ ฟงกชนคยทใช [Tab] เพอไปยงชองฟลดถดไป [Shift + Tab] เพอกลบไปยงชองฟลดกอนหนาน

เพอเลอกขอความตงแตอกษรตวแรกจนถงอกษรตวปจจบน [Shift + Home] [Shift + End] เพอเลอกขอความตงแตอกษรตวแรกจนถงอกษรตวสดทาย ลกษณะของ Mouse ในรปแบบตาง ๆ เมอผใชเลอน Mouse ไปอยในตาแหนงใดของจอภาพแลว Mouse แสดงสถานะดงรป แสดงวาตาแหนงดงกลาวสามารถเรยกใชงานได เมอผใชเลอน Mouse ไปอยในตาแหนงใดของจอภาพแลว Mouse แสดงสถานะดงรป แสดงวาตาแหนงดงกลาวไมสามารถ Link ไปยง Web Page อนได เมอผใชเลอน Mouse ไปอยในตาแหนงใดของจอภาพแลว Mouse แสดงสถานะดงรป แสดงวาตาแหนงดงกลาวสามารถ Link ไปยง Web Page อนได เมอผใชเลอน Mouse ไปอยในตาแหนงใดของจอภาพแลว Mouse แสดงสถานะดงรป แสดงวาตาแหนงดงกลาวสามารถยาย สงทเลอกได เมอผใชเลอน Mouse ไปอยในตาแหนงใดของจอภาพแลว Mouse แสดงสถานะดงรป แสดงวาตาแหนงดงกลาวสามารถยอ ขยาย สงทเลอกไดในแนวราบ หรอแนวดง เมอผใชเลอน Mouse ไปอยในตาแหนงมมของ Windows ทใชงานแลว Mouse แสดงสถานะ ดงรป แสดงวาตาแหนงดงกลาวสามารถยอ ขยาย ขนาดของ Windows ได เมอผใชเหน Mouse แสดงสถานะดงรป แสดงวา ขณะนนระบบอยในระหวางการประมวลผลการทางานทผใชส ง

เรยกวา cursor แสดงตาแหนงทพรอมรบขอมลจากการ key in หมายเหต : เปลยนแปนคยบอรดไทย – องกฤษ ดวย ปม ~

หนา 1-4 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

1. ความรเบองตนเกยวกบระบบงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

1.4 ความหมายของป มและสญลกษณตาง ๆ

เปดดไฟลเอกสารภาพ / เอกสารแนบ

เลอกวนทจากปฏทน

ขอมลหนงสอทรอลงทะเบยนรบ

ขอมลหนงสอทรอเสนอผบรหาร

ขอมลหนงสอรอการปฏบตงานตางๆ

ขอมลหนงสอรอสงการ / ลงนาม

หนงสอดงกลบ

หนงสอรอลงทะเบยนสง

เลอกขอมลวนททมการจองเลข

ยกเลก / ลบ รายการขอมลทบนทก

เลอกขอมลรายชอหนวยงาน / เจาหนาท / ตาแหนงงาน หนวยงานภายใน มจร.

ระบผรบ, ผสง ไดมากกวา 1 หนวยงาน

เลอกขอมลราย ชอหนวยงาน / เจาหนาท / ตาแหนงงานไดมากกวา 1

คลกเพอ Scan ภาพเอกสาร

คลกเพอดภาพเอกสาร

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 1-5

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 1-6 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

คลกเพอดเสนทางการเดนเอกสาร

คลกเพอสามารถ แสดงเมน/ซอนเมน ได

บทท 2 การทางานใน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-1

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน ทะเบยนหนงสอรบ ประกอบดวยเมนในการใชงานดงตอไปน

รอลงทะเบยนรบ จองเลขรบ รอปฏบต ตรวจสอบเลขรบทจอง หนงสอรบ ยกเลกเลขรบทจอง แกไขหนงสอรบ คนหาหนงสอรบ

ทะเบยนหนงสอสง ประกอบดวยเมนในการใชงานดงตอไปน หนงสอสงดวน รอลงทะเบยนสง จองเลขทหนงสอ ตรวจสอบเลขทหนงสอทจอง ยกเลกเลขทหนงสอทจอง คนหาหนงสอสง ดงหนงสอกลบ ตงเลขทหนงสอปจจบน แสดงเลขทหนงสอปจจบน

เมอผใชลอกอนเขาสระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ระบบจะแสดงหนาจอหลกของระบบงานดงรป

ภาพท 2-1 หนาจอการทางานหลกระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-2 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.1 รอลงทะเบยนรบ รายการหนงสอทรอใหผรบลงทะเบยนรบรายการหนงสอทสวนงานผสง สงเรองใหโดยผานทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกสของสวนงาน มจร. โดยหนงสอทสงมารอในสวนของหนงสอรอลงทะเบยนรบจะเปนหนงสอทยงไมผานการลงทะเบยนรบ

ภาพท 2-2 หนาจอเมนหนงสอรอลงทะเบยนรบ

2 1

3

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-3

ภาพท 2-3 หนาจอเมอคลกดรายละเอยดหนงสอกอนลงทะเบยนรบ

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-4 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ขนตอนการลงทะเบยนรบ 1. คลก ดภาพเอกสาร (สามารถสงพมพเอกสารไดจากการดเอกสารภาพ) 2. สามารถคลกทชอเรอง เพอดรายละเอยดหนงสอกอนลงทะเบยนรบหรอจะปฏเสธการรบหนงสอ

หรอจะปดงาน จากนนคลกปม “บนทก” ถาหากเราเหนหนงสอฉบบจรงแลวกสามารถคลก ในชอง ดานหนารายการทตองการลงทะเบยนรบ (กรณทไมมเอกสารดภาพสงมาใหผรบปลายทาง แนะนาใหผใชคลกลงทะเบยนรบเมอไดรบหนงสอฉบบจรงแลวเทานน)

3. คลกปม “ลงทะเบยนรบ” 4. ระบบจะแสดงเลขทะเบยนรบ วนทลงรบ และเวลารบ ใหโดยอตโนมต 5. คลกปม “กลบไปหนาจอหนงสอเขา” เพอกลบไปหนาจอการลงรบหนงสอ

ภาพท 2-4 หนาจอแสดงเลขทะเบยนรบ

ขอแนะนา - สามารถคนหารายการจากประเภทหนงสอได โดยคลกเลอกระบเงอนไข "ประเภทหนงสอ" - หากหนวยงานทอยสวนกลาง เชน กองวชาการ กองกลาง เมอลงทะเบยนรบเรองจากหนวยงานอน เลขรบจะม * เชน 68* (แสดงวาหนวยงานอนลงทะเบยนรบหนงสอฉบบนแลวไดเลขรบ 68 แลวสงตอใหหนวยงานทเราสงกดอย ดงภาพท 2-5) - กรณถาตองการลงทะเบยนรบและสงตอไปทนท สามารถทาไดทหนาจอน โดยการคลก ในชอง ดานหนารายการทตองการลงทะเบยนรบ และระบ ถง(ผรบ) โดยคลกท ตรงเมนสงตอ (ดานลางของหนาจอ) เพอเลอกผรบและคลกปม “ลงทะเบยนรบ”

ภาพท 2-5 หนาจอแสดงเลขทะเบยนรบเมอลงทะเบยนรบเรองจากหนวยงานอนทเคยลงทะเบยนรบเรองนมาแลว

5 4

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-5

2.2 รอปฏบต หมายถง รายการหนงสอทผรบ ไดดาเนนการลงทะเบยนรบหนงสอในระบบงานสารบรรณเรยบรอยแลว โดยรายการหนงสอทผานขนตอนการลงทะเบยนรบจะมารอในสวนของ หนงสอรอการปฏบต เพอรอการดาเนนงานตอไป

ภาพท 2-6 หนาจอรอปฏบต ขนตอนการปฏบตงานหนงสอทผานการลงทะเบยนรบแลว

1. คลก ดภาพเอกสาร (สามารถสงพมพเอกสารไดจากการดเอกสารภาพ) 2. คลกทชอเรองรายการ ทตองการดาเนนการ

1 2

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-6 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

หนงสอรอปฏบต เลอกการทางานของหนงสอรอปฏบตงานตามหวขอ ดงน

สงตอ มอบหมายงานใหผปฏบต สงคนเจาของเรองเพอทราบ เสนองานใหผบรหาร ตอบกลบหนงสอ สงไปออกเลขทหนงสอ ปดงาน

2.2.1 การปฏบต – สงตอ

ภาพท 2-7 หนาจอเมนสงตอ

1

23

4

5

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-7

ขนตอนสงตอ

1. เลอกการปฏบต “สงตอ” 2. ระบถง (ผรบ) โดยคลกเลอก และหากตองการลบขอมลทเลอกใหคลก 3. ระบขอความหมายเหตทายบนทก (ถาม) 4. สามารถสแกนภาพ / แนบเอกสารไปกบรายการหนงสอได (ถาม) โดยคลกปม “แนบเอกสาร” 5. คลกปม “บนทก” 6. แสดงขอมลหนงสอสงตอ พรอมวนทและเวลาสง 7. คลกปม “กลบไปหนาหนงสอเขา”

ภาพท 2-8 หนาจอแสดงขอมลหนงสอสงตอ

6

7

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-8 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.2.2 การปฏบต – มอบหมายงานใหผปฏบต

ภาพท 2-9 หนาจอมอบหมายงานใหผปฏบต ขนตอนการมอบหมายงานใหผปฏบต

1. เลอกการปฏบต “มอบหมายงานใหผปฏบต” 2. ระบผปฏบต โดยคลกเลอก และหากตองการลบขอมลทเลอกใหคลก (ถาสงถงหลายๆ

หนวยงาน สามารถคลกดรายชอหนวยงานทสงถงไดจากปม ...) 3. ระบขอความหมายเหตทายบนทก (ถาม) 4. สามารถสแกนภาพ / แนบเอกสารไปกบรายการหนงสอได (ถาม) โดยคลกปม “แนบเอกสาร” 5. คลกปม “บนทก” 6. แสดงขอมลหนงสอมอบหมายงานใหผปฏบต พรอมวนทและเวลาสง 7. คลกปม “กลบไปหนาหนงสอเขา”

1

2

5

3

4

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-9

ขอแนะนา - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไข คลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการกลบไปหนาจอเดม ใหคลกปม "ยอนกลบ"

ภาพท 2-10 หนาจอแสดงขอมลหนงสอมอบหมายงานใหผปฏบต

6

7

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-10 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.2.3 การปฏบต – สงคนเจาของเรองเพอทราบ

ภาพท 2-11 หนาจอเมนตอบรบเจาของเรองเพอทราบ ขนตอนการตอบรบเจาของเรองเพอทราบ

1. เลอกการปฏบต “สงคนเจาของเรองเพอทราบ” 2. ระบถง (ผรบ) โดยคลกเลอก 3. ระบขอความหมายเหตทายบนทก (ถาม) 4. สามารถสแกนภาพ / แนบเอกสารไปกบรายการหนงสอได (ถาม) โดยคลกปม “แนบเอกสาร” 5. คลกปม “บนทก” 6. แสดงขอมลหนงสอสงคนเจาของเรองเพอทราบ พรอมวนทและเวลาสง 7. คลกปม “กลบไปหนาหนงสอเขา”

1

2

3

4

5

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-11

ขอแนะนา - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไข คลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการกลบไปหนาจอเดม ใหคลกปม "ยอนกลบ"

ภาพท 2-12 หนาจอแสดงขอมลหนงสอตอบรบเจาของเรองเพอทราบ

6

7

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-12 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.2.4 การปฏบต - เสนองานใหผบรหาร

ภาพท 2-13 หนาจอแสดงขอมลหนงสอสงตอ

รปภาพ 2.13 หนาจอเสนองานใหผบรหาร

ขนตอนการเสนองานใหผบรหาร 1. เลอกการปฏบต “เสนองานใหผบรหาร” 2. ระบ เสนอ โดยคลกเลอก เพอเลอกชอ (ตาแหนงผบรหารทตองการเสนอเรองใหทาน

พจารณา) เชน ผอานวยการสานก / อธบด / รองฯ และหากตองการลบขอมลทเลอกใหคลก และระบสถานะการเสนอเรอง เชน เพออนมต / เพออนญาต / เพอทราบ / เพอพจารณา ฯลฯ โดยคลก ในชอง ดานหนารายการทตองการ

3. ระบถง (ผรบ) โดยคลกเลอก และหากตองการลบขอมลทเลอกใหคลก 4. ระบขอความหมายเหตทายบนทก (ถาม) 5. สามารถสแกนภาพ / แนบเอกสารไปกบรายการหนงสอได (ถาม) โดยคลกปม “แนบเอกสาร” 6. คลกปม “บนทก”

1

5

6

2

4

3

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-13

7. แสดงขอมลหนงสอเสนองานใหผบรหาร พรอมวนทและเวลาสง 8. คลกปม “กลบไปหนาหนงสอเขา”

ขอแนะนา - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไข คลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการกลบไปหนาจอเดม ใหคลกปม "ยอนกลบ"

ภาพท 2-14 หนาจอแสดงขอมลหนงสอเสนองานใหผบรหาร

7

8

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-14 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.2.5 ตอบกลบหนงสอ ใชในกรณทตองการตอบกลบหนงสอฉบบเดมทสงเขามา โดยการออกเลขทหนงสอใหม จะปรากฏหนาจอใหผใชบนทกขอมล ดงน

ภาพท 2-15 หนาจอเมนตอบกลบหนงสอ

ขนตอนการบนทกขอมลหนงสอตอบกลบ 1. ขอมลหนงสอ ระบบจะแสดงใหโดยอตโนมต 2. ขอมลการรบ – สง - ระบใหมตรงชอง เรยน และ ถง (ผรบ) โดยคลก เพอเลอกชอสวนงานหรอพมพเอง โดย

คลก 3. ขอมลรายละเอยดหนงสอ ระบบจะแสดงใหอตโนมต ผใชสามารถแกไขรายละเอยดได 4. เมอกรอกขอมลเรยบรอย ใหคลก “ออกเลขทหนงสอ” 5. ระบบแสดงเลขทหนงสอสง พรอมวนทและเวลาทสง, ขอมลรายละเอยดหนงสอสง

สามารถสแกนเอกสารแนบได โดยคลก “แนบเอกสารหลก” และ “แนบเอกสารรอง” กรณถามการแนบเอกสารหลกและแนบเอกสารรอง ใหคลก “บนทกเอกสารแนบ”

6. คลก “บนทกสถานะการสงและสนสดการออกเลขทหนงสอ”

4

1

2

3

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-15

ภาพท 2-16 หนาจอแสดงขอมลหนงสอตอบกลบ

6

5

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-16 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.2.6 การปฏบต – สงไปออกเลขทหนงสอ ใชในกรณทผบรหารลงนามในเอกสารเรยบรอยแลว และสงไปใหธรการ สานก/กอง/คณะ/วข/วส/สารบรรณกลาง ออกเลขทหนงสอ

ภาพท 2-17 หนาจอเมนสงไปออกเลขทหนงสอ

ขนตอนการบนทกขอมลหนงสอสงไปออกเลขทหนงสอ

1. เลอกการปฏบต “สงไปออกเลขทหนงสอ” 2. ระบถง (ผรบ) โดยคลกเลอก เพอเลอกชอสวนงาน ทจะออกเลขทหนงสอ 3. ระบขอความหมายเหตทายบนทก (ถาม) 4. สามารถสแกนภาพ / แนบเอกสารไปกบรายการหนงสอได (ถาม) โดยคลกปม “แนบเอกสาร” 5. คลกปม “บนทก” 6. แสดงขอมลหนงสอทออกเลข พรอมวนทและเวลา 7. คลกปม “กลบไปหนาหนงสอเขา”

1

2

3

4

5

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-17

ขอแนะนา - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไข คลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการกลบไปหนาจอเดม ใหคลกปม "ยอนกลบ"

ภาพท 2-18 หนาจอเมนสงไปออกเลขทหนงสอ

6

7

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-18 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.2.7 การปฏบต – ปดงาน

ภาพท 2-19 หนาจอปดงาน ขนตอนการปดงาน

1. เลอกการปฏบต “ปดงาน” 2. ระบสถานะ การปดงานเพราะ โดยคลกเลอก 3. วนทปดงาน คลก เพอชวยในการระบวนท (สามารถระบโดยการพมพขอมลได โดยสามารถ

ระบวนท เดอน และ พ.ศ. โดยไมตองใสเครองหมาย / เพราะระบบจะใสใหอตโนมต เชน 29062553 เมอใสขอมลครบแลว ใหคลก Enter ระบบ จะแสดงวนทเปน 29/06/2553)

4. ระบหมายเหต (ถาม) 5. สามารถสแกนภาพ / แนบเอกสาร โดยคลกปม “แนบเอกสาร” 6. คลก “บนทก”

1

2 3

4

65

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-19

2.3 หนงสอรบ ใชในกรณรบหนงสอทมาจากหนวยงานภายนอกของมจร. (สวนงานทไมไดใชระบบ สารบรรณอเลกทรอนกสผานเครอขายของมจร.) จะปรากฏหนาจอใหผใชบนทกขอมลหนงสอ ดงน

ภาพท 2-20 หนาจอหนงสอรบ

ขนตอนการบนทกขอมลหนงสอรบ

1. ระบขอมลหนงสอ - ปพ.ศ. (ระบบขนป พ.ศ.ปจจบนใหโดยอตโนมต) - บนทกขอมลในชองรายการตาง ๆ ประเภทหนงสอ, หมวดหม, เลขทหนงสอ - ลงวนท คลก เพอชวยในการระบวนท (สามารถระบโดยการพมพขอมลได โดยสามารถระบ

วนท เดอน และ พ.ศ. โดยไมตองใสเครองหมาย / เพราะระบบจะใสใหอตโนมต เชน 28062553 เมอใสขอมลครบแลว ใหคลก Enter ระบบ จะแสดงวนทเปน 28/06/2553) และเลอกสามารถไมระบวนทไดโดย “” ทชอง ไมระบวนท

4

5

6

1

2

3

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-20 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2. ระบขอมลการรบ – สง - ระบ เรยน โดยคลก เพอเลอกตาแหนงผรบหรอคยเองได - ระบ จาก โดยคลก เพอเลอกชอสวนงานผสง เชน สวนงานภายนอก เปนตน หรอคลกท

เพอคยชอหนวยงานผสงเอง - ระบชอผลงนาม(ถาม), ตาแหนงผลงนาม(ถาม) 3. ระบรายละเอยด - ระบชอเรองในชอง เรอง และระบเนอหา - สามารถระบ อางถง เลขทหนงสอฉบบเดมทเคยรบเขามา โดยคลก เพอคนหาเลขท

หนงสออางองฉบบเดมทเคยลงรบไวในระบบ กรณถาไมมเลขทหนงสอทเคยลงรบไวในระบบใหระบขอมลเลขทหนงสออางองในชอง อนๆ

- ระบสงทสงมาดวย , หมายเหต (ถาม) - สามารถกาหนดวนทในการดาเนนการไดโดยระบในชอง กาหนดวนทการดาเนนงานภายในวนท - ระบจานวนวนทาการ - อายเอกสารและวนทหมดอาย ระบบจะระบมาใหโดยอางองกบประเภทหนงสอ 4. สามารถ scan ภาพ / แนบเอกสารไปกบรายการหนงสอได โดยคลกปม “แนบเอกสาร” 5. คลก เพอเลอกสวนงานทตองการสงตอ (ถาจะสงตอหนงสอฉบบนนเลย) 6. เมอกรอกขอมลเรยบรอย ใหคลก “ลงทะเบยนรบ” ดานลางจอภาพ 7. ระบบแสดงขอมลรายละเอยดหนงสอรบ 8. สามารถสแกนภาพ / แนบเอกสาร โดยคลกปม “แนบเอกสาร” 9. คลกปม “กลบไปหนงสอรบ” เพอลงทะเบยนรบหนงสอฉบบใหมได

ขอแนะนา - เครองหมาย * จาเปนตองใสขอมลใหครบถวน - สามารถระบลงรบวนทยอนหลงได โดยระบวนทยอนหลงทตองการ คลกเลอกจากปมปฏทน หรอสามารถเลอกเลขรบทจองไวโดยเลอกจากปม - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไขขอมลผปฏบตใหคลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการกลบไปลงรบหนงสอฉบบใหมอกครง ใหคลกปม "กลบไปหนงสอรบ" (ระบบจะคงคาเดมของหนงสอฉบบกอนหนาไว)

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-21

ภาพท 2-21 หนาจอแสดงขอมลหนงสอรบ

8 9

7

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-22 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.4 แกไขหนงสอรบ ใชในกรณทสวนงานเจาของเรอง (ผรบ) บนทกขอมลโดยการพมพขอมลหนงสอรบใหมแลวตองการแกไขขอมลรายละเอยดของรายการหนงสอทรบเขามา จะปรากฏหนาจอใหผใชแกไข ขอมลรายละเอยด ดงน

ภาพท 2-22 หนาจอแกไขหนงสอรบ ขนตอนการแกไขหนงสอรบ

1. ระบเงอนไขการคนหาขอมลหนงสอรบ คนหาเลขทหนงสอทตองการแกไข (สามารถคนหาตามรายละเอยดของหนงสอ หรอคนหาตามเลขทะเบยน)

2. คลก “คนหา” 3. ระบบจะแสดงหนาจอใหผใชสามารถแกไขขอมลรายละเอยดของหนงสอรบใหม ตามรายการ

หนงสอทคนหาขนมา เชน เลขทหนงสอ, หมวดหม, ลงวนท, ชอผลงนาม, ตาแหนงผลงนาม, เรอง, เนอหา, กาหนดการดาเนนการ, อางถง, สงทสงมาดวย, หมายเหต และสามารถแนบเอกสารเพมเตมได

4. เมอแกไขขอมลรายละเอยดหนงสอรบเรยบรอยแลว คลก “บนทก”

2

1

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-23

ภาพท 2-23 หนาจอแสดงรายละเอยดการแกไขหนงสอรบ

4

3

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-24 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.5 จองเลขรบ ใชในกรณทผใชตองการจองเลขรบ (วนททรบหนงสอจะเปนวนททกดจองเลขรบ) จะปรากฏหนาจอ ใหผใชบนทก ขอมลการจองเลขรบ ดงน

ภาพท 2-24 หนาจอจองเลขรบ ขนตอนการบนทกการจองเลขรบ

1. ระบประเภทหนงสอทตองการจอง เชน หนงสอภายใน หนงสอภายนอก ฯลฯ 2. ระบประเภทความลบ เชน หนงสอปกต หรอ หนงสอลบ 3. ระบจานวนเลขรบทตองการจอง 4. ระบหมายเหต (ถาม) 5. คลกปม “ตกลง” 6. ระบบแสดงรายละเอยดขอมลการจองเลขรบ 7. ระบบแสดงเลขทไดในการจอง

1 2

3

5

4

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-25

ภาพท 2-25 หนาจอแสดงรายละเอยดการจองเลขรบ

7

6

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-26 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.6 ตรวจสอบเลขรบทจอง ใชในกรณทผใชตองการตรวจสอบสถานะการจองเลขรบ จะปรากฏหนาจอใหผใชคนหาขอมลการตรวจสอบการจองเลขรบ ดงน

ภาพท 2-26 หนาจอเมนตรวจสอบเลขรบทจอง ขนตอนการตรวจสอบการจองเลขรบ

1. ระบเงอนไขการคนหาขอมลการจองเลขรบ สามารถระบการคนหาไดมากกวา 1 ชอง ดงน - หนวยรบ-สง ระบบจะแสดงใหโดยอตโนมต - วนทรบ - ประเภทลาดบชนความลบ - สถานะการใชงาน เชน ใชงานแลว หรอ ยงไมไดใชงาน เปนตน

2. เมอระบเงอนไขการคนหาทตองการแลว คลกปม “คนหา” 3. ระบบแสดงขอมลรายละเอยดการตรวจสอบจองเลขรบ (ตารางดานลางจอภาพ)

2

1

3

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-27

2.7 ยกเลกเลขรบทจอง ใชในกรณทผใชตองการยกเลกการจองเลขรบ จะปรากฏหนาจอใหผใชคนหาขอมลเพอทาการยกเลกการจองเลขรบ ดงน

ภาพท 2-27 หนาจอยกเลกเลขรบทจอง ขนตอนการยกเลกเลขรบทจอง

1. ระบเงอนไขการคนหาขอมลการจองเลขรบ สามารถระบการคนหาไดมากกวา 1 ชอง ดงน - ระบป พ.ศ. - เลอกเลขรบทจอง โดยคลกท - หนงสอลงวนท, หนวยรบ-สง, ประเภทลาดบชนความลบ ระบบจะแสดงใหอตโนมต หลงจากทคลกเลอกเลขรบทจองขนมา

2. เมอระบเงอนไขการคนหาทตองการแลว คลกปม “ยกเลกเลขรบทจอง”

2

1

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-28 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.8 คนหาหนงสอรบ ใชในกรณทผใชตองการตรวจสอบเสนทางเดนของหนงสอทรบเขามาทงหมด จะปรากฏหนาจอใหผใชดาเนนการคนหาขอมลหนงสอรบ สามารถสงเพมเตม และแกไขเพมเตมได ดงน คนหาหนงสอรบ >> คนหาตามเลขทะเบยนรบ

ภาพท 2-28 หนาจอระบเงอนไขการคนหาตามเลขทะเบยน

ขนตอนการคนหาตามเลขทะเบยน

1. ระบการคนหาตามเลขทะเบยนรบ โดยคลกเลอก คนหาตามเลขทะเบยน 2. ระบเลขทะเบยนรบทตองการคนหาเชน เลขทะเบยนรบ 80 สามารถคนหาเลขทะเบยนรบเปน

ชวงได โดยระบ เลขทะเบยนรบ เชน 80 ถง 90 3. ระบชวงวนทรบ โดยคลกเลอก หรอคยวนททตองการคนหา เชน 15052554 เสรจแลวกด

Enter 4. ระบสถานะรายการหนงสอ 5. คลกปม “คนหา” 6. ระบบแสดงขอมลรายละเอยดรายการหนงสอรบทผใชระบการคนหาในตารางดานลาง คลกทชอ

รายการทตองการด ระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลหนงสอทผใชเลอก 7. คลกปม “แสดงทางเดนเอกสาร” หรอถาตองการดภาพเอกสารใหคลกทปม “แสดงเอกสาร

แนบ” (ในกรณ ถาไมมเอกสารแนบมา จะขนวา “ไมพบเอกสารแนบ” 8. ระบบแสดงรายละเอยดขนตอนการปฏบตแตละลาดบการทางาน ผใชคลกเลอกทชองรายการ

ลาดบทตองการดเสนทางเดนของเอกสาร

12 3

6

4 5

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-29

ภาพท 2-29 หนาจอแสดงแสดงรายละเอยดขอมลหนงสอทผใชเลอก

6

7

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-30 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ภาพท 2-30 หนาจอแสดงเสนทางเดนเอกสารแสดงรายละเอยดแตละขนตอน

8

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-31

คนหาหนงสอรบ >> คนหาตามรายละเอยดของหนงสอรบ

ภาพท 2-31 หนาจอเมนระบเงอนไขการคนหาตามรายละเอยดของหนงสอรบ

ขนตอนการคนหาตามรายละเอยดของหนงสอรบ

1. ระบการคนหาตามรายละเอยดของหนงสอรบ โดยคลกเลอก คนหาตามรายละเอยดของหนงสอ

2. ระบชองเงอนไขการคนหา ดงน (ใสเงอนไขการคนหาไดมากกวา 1 ชอง) - ระบเลขทหนงสอ เชน สธ 8100/9421 - ระบประเภทหนงสอ เชน หนงสอภายใน / หนงสอภายนอก - ระบชอเรอง สามารถระบบางสวนของชอเรองได เชน โรคไขเลอดออก เปนตน

3

4

1

2

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-32 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

- ระบ จาก (ผสง), สถานะ, หมวดหม - ระบชวงลงวนทหนงสอ โดยคลก หรอคยวนททตองการคนหา - ระบชวงวนทรบหนงสอ โดยคลก หรอคยวนททตองการคนหา - ระบระดบชนความลบ / ความเรงดวน - ระบ สวนงานเจาของเรอง โดยคลกเลอก เพอเลอกชอ / สวนงานเจาของเรอง - ระบ ถง (ผรบ) โดยคลกเลอก เพอเลอกชอ / สวนงานผรบ - ระบเนอหา, ชอผลงนาม, ตาแหนงผลงนาม, วนทรบยอนหลง, อางองหนงสอทมในระบบ, อางองหนงสออนๆ, สงทสงมาดวย, หมายเหต - ระบสถานะรายการหนงสอ โดยคลกเลอก กาลงดาเนนการ หรอ ปดงาน

3. คลกปม “คนหา” 4. ระบบแสดงขอมลรายละเอยดรายการหนงสอรบทผใชระบการคนหาในตารางดานลาง คลกทชอ

รายการทตองการด ระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลหนงสอทผใชเลอก 5. คลกปม “แสดงทางเดนเอกสาร” ถาตองการดภาพเอกสารใหคลกทปม “แสดงเอกสาร

แนบ” 6. ระบบแสดงรายละเอยดขนตอนการปฏบตแตละลาดบการทางาน ผใชคลกเลอกทชองรายการ

ลาดบ กจะแสดงรายละเอยดของหนงสอ

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-33

ภาพท 2-32 หนาจอแสดงแสดงรายละเอยดขอมลหนงสอทผใชเลอก

4

5

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-34 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ภาพท 2-33 หนาจอแสดงเสนทางเดนเอกสารแสดงรายละเอยดแตละขนตอน

6

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-35

2.9 หนงสอสงดวน ใชในกรณทตองการออกเลขทหนงสอถงสวนงานภายใน / ภายนอกทนท (โดยไมผานกระบวนการเสนอตามขนตอนในระบบสารบรรณ สามารถคนหาหนงสอสง สงเพมเตมกรณทสงหนงสอใหไมครบหนวยงาน และสามารถแกไขเพมเตมได จะกลาวถงในหวขอ คนหาหนงสอสง) สามารถจะปรากฏหนาจอใหผใชบนทกขอมล ดงน

ภาพท 2-34 หนาจอเมนหนงสอสงดวน

ขนตอนการบนทกขอมลหนงสอสงดวน 1. ระบขอมลหนงสอ

- ป พ.ศ. (ระบบขนป พ.ศ.ปจจบนใหโดยอตโนมต) - บนทกขอมลในชองรายการตาง ๆ ประเภทหนงสอ, หมวดหม - ลงวนท คลก เพอชวยในการระบวนท (สามารถระบโดยการพมพขอมลได โดยสามารถ ระบวนท เดอน และ พ.ศ. โดยไมตองใสเครองหมาย / เพราะระบบจะใสใหอตโนมต เชน 01032553 เมอใสขอมลครบแลว ใหคลก Enter ระบบ จะแสดงวนทเปน 01/03/2553) และถา หากตองการใชเลขทหนงสอสงจองไวใหคลกปม เพอดเลขทไดดาเนนการจองเลขมาใช

1

2

4

3

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-36 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

- ระบลาดบชนความลบ, ระดบความเรงดวน, ขอมลประเภทการสง 2. ระบขอมลการรบ – สง

- สวนงานเจาของเรอง ระบบจะแสดงใหอตโนมต - ระบ ถง (ผรบ) โดยคลก เพอเลอกชอสวนงานทตองการสงถง

3. ระบขอมลเรอง - ระบชอเรองในชอง เรอง - ระบเนอหา - สามารถกาหนดวนทในการดาเนนการไดโดยระบในชอง กาหนดวนทการดาเนนงานภายใน วนท - อายเอกสารและวนทหมดอาย ระบบจะระบมาใหโดยอางองกบประเภทหนงสอ - สามารถระบ อางถง เลขทหนงสอฉบบเดมทเคยรบเขามา โดยคลก เพอคนหาเลขท หนงสออางองฉบบเดมทเคยลงรบไวในระบบ กรณถาไมมเลขทหนงสอทเคยลงรบไวในระบบ ใหระบขอมลเลขทหนงสออางองในชอง อนๆ - ระบสงทสงมาดวย, หมายเหต (ถาม)

4. เมอกรอกขอมลเรยบรอย ใหคลก “ออกเลขทหนงสอ” 5. ระบบแสดงขอมลรายละเอยดหนงสอสง สามารถสแกนเอกสารแนบได 6. คลก “บนทกสถานะการสง”

ขอแนะนา - เครองหมาย * จาเปนตองใสขอมลใหครบถวน - สามารถออกเลขทหนงสอยอนหลงได โดยระบวนทยอนหลงในชอง "ลงวนท" - กรณถาตองการออกเลขทหนงสอทไดมการขอจองเลขทหนงสอปจจบนไว สามารถออกเลขทหนงสอไดดาเนนการจองเลขไวไดโดยคลกปม เสรจแลวคลกเลอกเลขทหนงสอทตองการ เมอคลกออกเลขทหนงสอแลวระบบจะออกเลขทหนงสอทไดมการจองเลขไวใหอตโนมต - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไขขอมลใหผปฏบตคลกปม "เรมใหม"

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-37

ภาพท 2-35 หนาจอแสดงขอมลหนงสอสงดวน

6

5

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-38 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.10 รอลงทะเบยนสง ใชในกรณทเมอมการออกเลขทหนงสอสงในหนาเมนหนงสอสงดวนแลวหนงสอจะยงไมไปทปลายทาง แตจะมารอทเมนนกอน เพอใหสามารถแกไขหนงสอสงและแนบเอกสารเพมเตมได

ภาพท 2-36 หนาจอรอลงทะเบยนสง

ขนตอนการสงหนงสอหนารอลงทะเบยนสง 1. สามารถระบเงอนไขในการคนหาหนงสอรอลงทะเบยนสง โดยการระบเลขทหนงสอและกดปม

“คนหา” 2. สามารถคลก ในชอง ดานหนารายการทตองการสง 3. คลกปม “สง” 4. กรณถาตองการแกไขรายละเอยดขอมลหนงสอสง คลกเลอกทชอรายการหนงสอทตองการ 5. ขอมลการรบ-สง ระบบจะแสดงใหอตโนมต

- ป พ.ศ., ประเภทหนงสอ, หมวดหม, เลขทหนงสอ (ระบบไมอนญาตใหแกไข) - หนงสอลงวนท (ระบบไมอนญาตใหแกไข) - ลาดบชนความลบ, ระดบความเรงดวน (ระบบไมอนญาตใหแกไข) - สวนงานเจาของเรอง (ระบบไมอนญาตใหแกไข)

6. เมอตรวจสอบและแกไขเพมเตมขอมลเรยบรอย ใหคลก “สงหนงสอทนท”

3 1

2

4

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-39

ภาพท 2-37 หนาจอแกไขรายละเอยดหนงสอสง

6

5

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-40 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.11 จองเลขทหนงสอ ใชในกรณทผใชตองการจองเลขทหนงสอสงออกวนทปจจบน จะปรากฏหนาจอ ใหผใชบนทก ขอมลการจองเลขทหนงสอสงปจจบน ดงน

ภาพท 2-38 หนาจอจองเลขทหนงสอ ขนตอนการบนทกการจองเลขทหนงสอ

1. ระบหนงสอลงวนท โดยคลกเลอก หรอคยวนททตองการคนหา เชน 15052554 เสรจแลว กด Enter

2. ระบขอมลประเภทหนงสอ เชน หนงสอภายใน, หนงสอเวยนภายใน เปนตน 3. ระบลาดบชนความลบ เชน หนงสอปกต หรอ หนงสอลบ 4. ระบบจะแสดงเลขทหนงสอลาสด 5. ระบจานวนเลขทหนงสอทตองการจอง 6. ระบหมายเหต (ถาม) 7. คลกปม “ตกลง” 8. ระบบแสดงรายละเอยดขอมลการจองเลขทหนงสอ 9. แสดงเลขทหนงสอททาการจองไว

4

1

3

5

7

6

2

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-41

ภาพท 2-39 หนาจอแสดงรายละเอยดการจองเลขทหนงสอ

9

8

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-42 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.12 ตรวจสอบเลขหนงสอทจอง ใชในกรณทผใชตองการตรวจสอบสถานะการจองเลขทหนงสอ หนงสอสงจะปรากฏหนาจอใหผใชคนหาขอมลการตรวจสอบการจองเลขทหนงสอ ดงน

ภาพท 2-40 หนาจอตรวจสอบเลขหนงสอทจอง ขนตอนการตรวจสอบการจองเลขทหนงสอ

1. ระบเงอนไขการคนหาขอมลการจองเลขทหนงสอ สามารถระบการคนหาไดมากกวา 1 ชอง ดงน - ประเภทหนงสอ เชน หนงสอสง/หนงสอเวยนภายใน

- หนวยรบ-สง, สวนงานเจาของเรอง ระบบจะแสดงใหโดยอตโนมต - เลขทหนงสอ - วนทจอง - ประเภทชนความลบ - ประเภทการสงหนงสอ - สถานะ เชน ใชงานแลว หรอ ยงไมไดใชงาน

2. เมอระบเงอนไขการคนหาทตองการแลว คลกปม “คนหา” 3. ระบบแสดงขอมลรายละเอยดการตรวจสอบจองเลขทหนงสอ (ตารางดานลางจอภาพ)

1

2

3

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-43

2.13 ยกเลกเลขหนงสอทจอง ใชในกรณทผใชตองการยกเลกการจองเลขทหนงสอทจอง จะปรากฏหนาจอใหผใชคนหาขอมลเพอทาการยกเลกการจองเลขทหนงสอ ดงน

ภาพท 2-41 หนาจอยกเลกเลขทหนงสอทจอง ขนตอนการยกเลกเลขทหนงสอทจอง

1. ระบเงอนไขการคนหาขอมลการจองเลขรบ สามารถระบการคนหาไดมากกวา 1 ชอง ดงน - ประเภทหนงสอ เชน หนงสอภายใน / หนงสอภายนอก

- เลอกเลขทหนงสอโดยคลกท - หนงสอลงวนท, หนวยรบ-สง, สวนงานเจาของเรอง, ลาดบชนความลบ และประเภทการสง ระบบจะแสดงใหอตโนมต หลงจากทคลกเลอกเลขทหนงสอทจองขนมา

2. เมอระบเงอนไขการคนหาทตองการแลว คลกปม “ยกเลกเลข” ซงการยกเลกเลขทหนงสอทจองจะยกเลกไดเฉพาะเลขลาสดเทานน

1

2

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-44 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.14 คนหาหนงสอสง ใชในกรณทผใชตองการตรวจสอบเสนทางเดนของหนงสอสงภายใน/ ภายนอก จะปรากฏหนาจอใหผใชดาเนนการคนหาขอมลหนงสอสง ดงน คนหาหนงสอสง >> คนหาตามรายละเอยดของหนงสอสง

ภาพท 2-42 หนาจอเมนระบเงอนไขการคนหาตามรายละเอยดของหนงสอสง ขนตอนการคนหาตามรายละเอยดของหนงสอสง

1. ระบชองเงอนไขการคนหา ดงน (ใสเงอนไขการคนหาไดมากกวา 1 ชอง) - ระบเลขทหนงสอ เชน กคค 2/2553 - ระบประเภทหนงสอ เชน หนงสอภายใน / หนงสอภายนอก - ระบชอเรอง สามารถระบบางสวนของชอเรองได เชน การคดเลอกเพอ เปนตน - ระบ ถง (ผรบ), สถานะ, หมวดหม - ระบสถานะรายการหนงสอ โดยคลกเลอก กาลงดาเนนการ, ปดงาน หรอทงหมด - ระบชวงลงวนทหนงสอ โดยคลก หรอคยวนททตองการคนหา - ระบชวงวนทสงหนงสอ โดยคลก หรอคยวนททตองการคนหา - ระบระดบชนความลบ / ความเรงดวน - ระบจาก โดยคลกเลอก เพอเลอกชอ / สวนงานผสง

2

3 4

1

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-45

- ระบสวนงานเจาของเรอง โดยคลกเลอก เพอเลอกชอ / สวนงานเจาของเรอง - ระบกาหนดการดาเนนงานภายในวนท, วนทรบยอนหลง, อางถงหนงสอทมในระบบ, สงทสง มาดวย, หมายเหต (ถาม)

2. คลกปม คนหา 3. ระบบแสดงขอมลรายละเอยดรายการหนงสอรบทผใชระบการคนหาในตารางดานลาง คลกทชอ

รายการทตองการดเสนทางเดนเอกสาร ระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลหนงสอทผใชเลอก 4. สามารถสงไปยงสวนงานเพม โดยคลกปม “สงเพมเตม” 5. คลกปม “แสดงทางเดนเอกสาร” ถาตองการดภาพเอกสารใหคลกทปม “แสดงเอกสาร

แนบ” 6. ระบบแสดงรายละเอยดขนตอนการปฏบตแตละลาดบการทางาน ผใชคลกเลอกทชองรายการ

ลาดบกจะแสดงรายละเอยดของหนงสอ

ภาพท 2-43 หนาจอแสดงรายละเอยดหนงสอ

5

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-46 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ภาพท 2-44 หนาจอแสดงเสนทางเดนเอกสารหนงสอสงและรายละเอยดหนงสอตามลาดบ

6

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-47

2.15 ดงหนงสอกลบ ใชในกรณทเจาของเรองตองการดงเรองกลบ กรณทสงผดสวนงาน จะปรากฏหนาจอใหผใชคนหาขอมลการดงหนงสอกลบ ดงน

ภาพท 2-45 หนาจอดงหนงสอกลบ

ขนตอนการดงหนงสอกลบ

1. เลอกหนงสอทตองการดงกลบ หนงสอรบ หรอ หนงสอสง 2. คนหาขอมลหนงสอทสงไปแลว โดยระบการคนหาเลขทหนงสอ คลก เพอระบเลขทหนงสอ ทตองการดงกลบ 3. คลกปม “ตกลง” 4. หนงสอฉบบนนจะถกดงกลบมาทหนาหนงสอรอการปฏบต เพอใหผใชดาเนนการปฏบตงานตอ

21

3

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 2-48 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

2.16 ตงเลขทหนงสอปจจบน ใชในกรณทผใชตองการใชระบบ และตงเลขใหตรงกบในสมดเลมสนาเงน เชน ในสมดเลมสนาเงน หนงสอภายใน r n ไปถงเลข 25 จากนนเราตองการใหเลข r n ตอจากเลข 25 เราสามารถมาบนทกเลขในหนาจอ ดงน

ภาพท 2-46 ตงเลขทหนงสอปจจบน

ขนตอนการตงเลขหนงสอปจจบน

1. คลก ทเมน คาเรมตนของระบบ เลอก “ตงเลขทหนงสอปจจบน” 2. ดวาตองการตงเลขของประเภทหนงสออะไร และสามารถตงเลขทหนงสอ หรอเลขรบได 3. ระบเลขทปจจบน เชน ถาในสมดเลมสนาเงน เลขรบของหนงสอภายในถงเลข 155 ผใชกจะตอง

มาบนทกในชอง เลขทรบ หนงสอภายในเปนเลข 155 (ประเภทหนงสออนๆ กทาเหมอนกน) 4. คลก “บนทก”

3

4

2

2. การทางานในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระดบสารบรรณสวนงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 2-49

2.17 แสดงเลขทหนงสอปจจบน ใชในกรณทผใชตองการดเลขทหนงสอปจจบนวา หนงสอแตละประเภท r n ไปถงเลขอะไร สามารถดไดดงน

ภาพท 2-47 ตงเลขทหนงสอปจจบน

ขนตอนการแสดงเลขทหนงสอปจจบน

1. คลก ทเมน คาเรมตนของระบบ เลอก “แสดงเลขทหนงสอปจจบน” 2. สามารถดเลขทหนงสอ เลขทรบ ของหนงสอแตละประเภท

บทท 3 รายงานตางๆ

3. รายงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 3-1

3. รายงาน ระบบงานสารบรรณ ประกอบดวยเมนรายงานตางๆ ในการใชงานดงตอไปน รายงานทะเบยนหนงสอรบเขา รายงานทะเบยนหนงสอสงออก รายงานทะเบยนเสนทางเดนหนงสอ รายงานเรองทเกนก าหนดด าเนนการ รายงานสถตรบ – สงแยกตามหนวยงาน รายงานสถตรบ – สงแยกตามวนท รายงานสถตรบ – สงแยกตามผใชงาน

เมอผใชลอกอนเขาสระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ระบบจะแสดงหนาจอเมนรายงานตางๆ ดงรป

ภาพท 3-1 หนาจอเมนรายงานตางๆ

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 3-2 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

3.1 รายงานทะเบยนหนงสอรบเขา

ภาพท 3-2 หนาจอระบเงอนไขการคนหารายงานทะเบยนหนงสอรบเขา ขนตอนการระบเงอนไขการคนหารายงานทะเบยนหนงสอรบเขา

1. ระบขอมลการรบ (ระบเงอนไขขอมลการรบไดมากกวา 1 ชองรายการ) เชน - ระบประเภทหนงสอ เชน หนงสอภายใน / หนงสอภายนอก เปนตน - ระบหมวดหม เชน ทวไป / เชญประชม เปนตน - ระบชวงวนทรบหนงสอ โดยคลก หรอคยวนททตองการคนหา - ระบเลขทะเบยนรบทตองการคนหา

2. ระบขอมลถง (ผรบ) - ระบชอ- นามสกล (ต าแหนง) หนวยงานผรบ โดยคลก เพอเลอกขอมลทตองการ - ระบสถานะ โดยคลก เพอเลอกสถานะทตองการ

3. คลกปม “พมพรายงาน” 4. ระบบแสดงหนาจอรายงานทะเบยนหนงสอรบเขา ดงรป

3

2

1

3. รายงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 3-3

ภาพท 3-3 หนาจอแสดงขอมลรายงานทะเบยนหนงสอรบเขา

ขอแนะน า - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไขการระบเงอนไขการคนหา คลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการดกอนพมพ ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print Preview สามารถตงคากระดาษในการสงพมพไดโดยคลกเลอก Page setup - กรณถาตองการพมพรายงาน ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print - กรณตองการจดรปแบบของรายงานเองให ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Save as เลอก นามสกลไฟล เปน .html จากนนน าไฟลทไดจากการ save เปดดวย excel

4

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 3-4 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

3.2 รายงานทะเบยนหนงสอสงออก

ภาพท 3-4 หนาจอระบเงอนไขการคนหารายงานทะเบยนหนงสอสงออก ขนตอนการระบเงอนไขการคนหารายงานทะเบยนหนงสอสงออก

1. ระบขอมลการสง (ระบเงอนไขขอมลการสงไดมากกวา 1 ชองรายการ) เชน - ระบเลขทหนงสอ - ระบประเภทหนงสอ เชน หนงสอสง/ หนงสอเวยนภายนอก - ระบหมวดหม เชน ทวไป / เชญประชม - ระบชวงวนทสงหนงสอ โดยคลก หรอคยวนททตองการคนหา - ระบหนวยงานเจาของเรอง โดยคลก เพอเลอกขอมลทตองการ

2. ระบขอมลถง (ผรบ) - ระบชอ- นามสกล (ต าแหนง) หนวยงานผสง โดยคลก เพอเลอกขอมลทตองการ - ระบสถานะ โดยคลก เพอเลอกสถานะทตองการ

3. คลกปม “พมพรายงาน” 4. ระบบแสดงหนาจอรายงานทะเบยนหนงสอสงออก ดงรป

3

1

2

3. รายงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 3-5

ภาพท 3-5 หนาจอแสดงขอมลรายงานทะเบยนหนงสอสงออก

ขอแนะน า - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไขการระบเงอนไขการคนหา คลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการดกอนพมพ ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print Preview สามารถตงคากระดาษในการสงพมพไดโดยคลกเลอก Page setup - กรณถาตองการพมพรายงาน ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print - กรณตองการจดรปแบบของรายงานเองให ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Save as เลอก นามสกลไฟล เปน .html จากนนน าไฟลทไดจากการ save เปดดวย excel

4

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 3-6 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

3.3 รายงานทะเบยนเสนทางเดนหนงสอ

ภาพท 3-6 หนาจอระบเงอนไขการคนหารายงานทะเบยนเสนทางเดนหนงสอ ขนตอนการระบเงอนไขการคนหารายงานทะเบยนเสนทางเดนหนงสอ

1. ระบชวงของวนทสง (ระบเงอนไขขอมลการสงไดมากกวา 1 ชองรายการ) เชน - ระบประเภทหนงสอ เชน หนงสอภายใน / หนงสอภานนอกภายนอก - ระบลงวนทของหนงสอ โดยคลก หรอคยวนททตองการคนหา - ระบสถานะ โดยคลก เพอเลอกสถานะทตองการ

2. คลกปม “พมพรายงาน” 3. ระบบแสดงหนาจอรายงานทะเบยนเสนทางเดนหนงสอ ดงรป

2

1

3. รายงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 3-7

ภาพท 3-7 หนาจอแสดงขอมลรายงานทะเบยนเสนทางเดนหนงสอ

ขอแนะน า - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไขการระบเงอนไขการคนหา คลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการดกอนพมพ ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print Preview สามารถตงคากระดาษในการสงพมพไดโดยคลกเลอก Page setup - กรณถาตองการพมพรายงาน ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print - กรณตองการจดรปแบบของรายงานเองให ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Save as เลอก นามสกลไฟล เปน .html จากนนน าไฟลทไดจากการ save เปดดวย excel

4

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 3-8 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

3.4 รายงานเรองทเกนก าหนดด าเนนการ

ภาพท 3-8 หนาจอการระบเงอนไขการคนหารายงานเรองทเกนก าหนดด าเนนการ ขนตอนการระบเงอนไขการคนหารายงานเรองทเกนก าหนดด าเนนการ

1. ระบชวงของวนทก าหนดการสนสดด าเนนการ (ระบเงอนไขขอมลการสงไดมากกวา 1 ชอง รายการ) เชน - ระบประเภทหนงสอ เชน หนงสอภายใน / หนงสอภายนอก - ระบชวงวนทลงหนงสอ โดยคลก หรอคยวนททตองการคนหา

2. คลกปม “พมพรายงาน” 3. ระบบแสดงหนาจอรายงานแสดงหนงสอเรองทเกนก าหนดด าเนนการ ดงรป

2

1

3. รายงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 3-9

ภาพท 3-9 หนาจอแสดงขอมลรายงานหนงสอทเกนก าหนดด าเนนการ

ขอแนะน า - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไขการระบเงอนไขการคนหา คลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการดกอนพมพ ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print Preview สามารถตงคากระดาษในการสงพมพไดโดยคลกเลอก Page setup - กรณถาตองการพมพรายงาน ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print - กรณตองการจดรปแบบของรายงานเองให ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Save as เลอก นามสกลไฟล เปน .html จากนนน าไฟลทไดจากการ save เปดดวย excel

3

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 3-10 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

3.5 รายงานสถตรบ –สงหนงสอแยกตามหนวยงาน

ภาพท 3-10 หนาจอระบเงอนไขการคนหารายงานสถตรบ -สงหนงสอแยกตามหนวยงาน ขนตอนการระบเงอนไขการคนหารายงานสถตรบ – สงแยกตามหนวยงาน

1. ระบชวงวนทลงหนงสอ โดยคลก หรอคยวนททตองการคนหา 2. คลกปม “พมพรายงาน” 3. ระบบแสดงหนาจอรายงานรายงานสถตรบ – สงแยกตามหนวยงาน ดงรป

2

1

3. รายงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 3-11

ภาพท 3-11 หนาจอแสดงขอมลรายงานแสดงหนงสอทผรบยงไมไดตอบรบ

ขอแนะน า - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไขการระบเงอนไขการคนหา คลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการดกอนพมพ ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print Preview สามารถตงคากระดาษในการสงพมพไดโดยคลกเลอก Page setup - กรณถาตองการพมพรายงาน ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print - กรณตองการจดรปแบบของรายงานเองให ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Save as เลอก นามสกลไฟล เปน .html จากนนน าไฟลทไดจากการ save เปดดวย excel

3

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 3-12 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

3.6 รายงานสถตรบ – สงหนงสอแยกตามวนท

ภาพท 3-12 หนาจอระบเงอนไขการคนหารายงานสถตรบ - สงแยกตามวนท ขนตอนการระบเงอนไขการคนหารายงานสถตรบ - สงแยกตามวนท

1. ระบชวงของวนท โดยคลก หรอคยวนททตองการคนหา 2. คลกปม พมพรายงาน 3. ระบบแสดงหนาจอรายงานแสดงสถตรบ - สงแยกตามวนท ดงรป

2

1

3. รายงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 3-13

ภาพท 3-13 หนาจอแสดงขอมลรายงานสถตรบ - สงหนงสอแยกตามวนท

ขอแนะน า - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไขการระบเงอนไขการคนหา คลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการดกอนพมพ ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print Preview สามารถตงคากระดาษในการสงพมพไดโดยคลกเลอก Page setup - กรณถาตองการพมพรายงาน ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print - กรณตองการจดรปแบบของรายงานเองให ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Save as เลอก นามสกลไฟล เปน .html จากนนน าไฟลทไดจากการ save เปดดวย excel

3

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา 3-14 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

3.7 รายงานสถตรบ – สง หนงสอแยกตามผใชงาน

ภาพท 3-14 หนาจอระบเงอนไขการคนหารายงานสถตรบ - สงแยกผใชงาน ขนตอนการระบเงอนไขการคนหารายงานสถตรบ - สงแยกตามผใชงาน

1. ระบชวงของวนท โดยคลก หรอคยวนททตองการคนหา 2. คลกปม พมพรายงาน 3. ระบบแสดงหนาจอรายงานแสดงสถตรบ - สงแยกตามผใชงาน ดงรป

2

1

3. รายงาน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา 3-15

ภาพท 3-15 หนาจอแสดงขอมลรายงานสถตรบ - สงหนงสอแยกตามผใชงาน

ขอแนะน า - กรณถาตองการเปลยนแปลงแกไขการระบเงอนไขการคนหา คลกปม "เรมใหม" - กรณถาตองการดกอนพมพ ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print Preview สามารถตงคา กระดาษในการสงพมพไดโดยคลกเลอก Page setup - กรณถาตองการพมพรายงาน ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Print - กรณตองการจดรปแบบของรายงานเองให ใหคลกทเมนบารดานบน คลก File > Save as เลอก นามสกลไฟล เปน .html จากนนน าไฟลทไดจากการ save เปดดวย excel

3

ภาคผนวก 

ภาคผนวก ก

ภาคผนวก ก การใช Zoom เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

การ Zoom เปนการนาเอาขอมลทมอยแลวในระบบมาใหผใชเลอก แทนทจะใหผใชปอนเขาโดยตรง ทงนเพอลดความผดพลาดในการปอนขอมล โดยสวนใหญจะใชกบขอมลทมผลกบการทางานของโปรแกรม ซงหากปอนผดพลาดอาจจะทาใหโปรแกรมทางานไมถกตองได Administrator ของระบบเปนผทาหนาทในการนาเขาขอมลรหสทงหมดกอนการใชงานจรง การใช Zoom มขนตอนดงน

1. Click ทายชองขอมลทตองการ Zoom เพอเลอกรายการ 2. ระบบแสดงหนาตาง Zoom ตามประเภทขอมลตาง ๆ 3. ผใชคลกเลอกรายการทตองการจากตารางในหนาตาง Zoom 4. ระบบปดหนาตาง Zoom และแสดงรายการทเลอกในชองขอมลของหนาจอ

Zoom มหลายแบบ แบงตามประเภทขอมล ไดแก

1. Zoom หนวยงานภายใน มจร. 2. Zoom ตาแหนงผบรหาร 3. Zoom บคคล 4. Zoom หนวยงานภายนอก มจร. 5. Zoom เลอกสวนงาน / หนวยงาน , ตาแหนงผบรหาร, บคคล มากกวา 1 รายการ 6. Zoom เลขทหนงสออางอง 7. Zoom เลขทหนงสอทจอง 8. Zoom เลขรบทจอง 9. Zoom ดงหนงสอกลบ

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ก - 1

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

1. Zoom หนวยงานภายใน มจร.

• สามารถคนหาชอหนวยงานภายใน ระบประเภทรายชอโดยคลกเลอก หนวยงาน

• ถาเลอกทาหนงสอเปนหนงสอภายใน ประเภทหนวยงาน กจะระบเปนภายใน

• สามารถระบรายชอบคคล / ตาแหนง / หนวยงาน ทตองการ ได เชน มจร. เปนตน

หลงจากนนคลกปม “คนหา” ระบบจะแสดงขอมลทไดระบเงอนไขการคนหา แสดงผลทตารางดานลาง

•

• คลกเลอกรายการทตองการ ขอมลจะไปแสดงทชองขอมลทผใชเลอก

หมายเหต

- สญลกษณ หมายถง การเรยงลาดบขอมลแตละคอลมน เชน รหสผใช, ชอบคคล / ตาแหนง / หนวยงาน, ชอหนวยรบสง, ประเภทหนวยงาน เปนตน

- กรณถาเลอก ทงหมด ระบบจะแสดงขอมลหนวยงาน / ตาแหนงผบรหาร และบคคลขนมาทงหมดทมในระบบ

หนา ก - 2 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ภาคผนวก ก การใช Zoom เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

2. Zoom ตาแหนงผบรหาร

• สามารถคนหาชอตาแหนงผบรหาร ระบประเภทรายชอโดยคลกเลอก ตาแหนงผบรหาร

• ถาเลอกทาหนงสอเปนหนงสอภายใน ประเภทหนวยงาน ระบเปนภายใน

• สามารถระบรายชอบคคล / ตาแหนง / หนวยงานทตองการ เชน ผอานวยการสานก เปนตน

หลงจากนนคลกปม “คนหา” ระบบจะแสดงขอมลทไดระบเงอนไขการคนหา แสดงผลทตารางดานลาง

•

• คลกเลอกรายการทตองการ ขอมลจะไปแสดงทชองขอมลทผใชเลอก

หมายเหต

- สญลกษณ หมายถง การเรยงลาดบขอมลแตละคอลมน เชน รหสผใช, ชอบคคล / ตาแหนง / หนวยงาน, ชอหนวยรบสง, ประเภทหนวยงาน เปนตน

- กรณถาเลอก ทงหมด ระบบจะแสดงขอมลหนวยงาน / ตาแหนงผบรหาร และบคคลขนมาทงหมดทมในระบบ

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ก- 3

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

3. Zoom บคคล

• สามารถคนหาชอบคคล ระบประเภทรายชอโดยคลกเลอก บคคล

• ถาเลอกทาหนงสอเปนหนงสอภายใน ประเภทหนวยงาน กจะระบเปนภายใน

• สามารถระบรายชอบคคล / ตาแหนง / หนวยงานทตองการ เชน ศรเพญ เปนตน

หลงจากนนคลกปม “คนหา” ระบบจะแสดงขอมลทไดระบเงอนไขการคนหา แสดงผลในตารางดานลาง

•

• คลกเลอกรายการทตองการ ขอมลจะไปแสดงทชองขอมลทผใชเลอก

หมายเหต

- สญลกษณ หมายถง การเรยงลาดบขอมลแตละคอลมน เชน รหสผใช, ชอบคคล / ตาแหนง / หนวยงาน, ชอหนวยรบสง, ประเภทหนวยงาน เปนตน

- กรณถาเลอก ทงหมด ระบบจะแสดงขอมลหนวยงาน / ตาแหนงผบรหาร และบคคลขนมาทงหมดทมในระบบ

หนา ก - 4 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ภาคผนวก ก การใช Zoom เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

4. Zoom หนวยงานภายนอก มจร.

• สามารถคนหาชอหนวยงานภายนอก ระบประเภทรายชอโดยคลกเลอก หนวยงาน

• ถาเลอกทาหนงสอเปนหนงสอภายนอก ประเภทหนวยงาน กจะระบเปนภายนอก

• สามารถระบรายชอบคคล / ตาแหนง / หนวยงานทตองการ เชน กรมสรรพากร เปนตน

หลงจากนนคลกปม “คนหา” ระบบจะแสดงขอมลทไดระบเงอนไขการคนหา แสดงผลในตารางดานลาง

•

• คลกเลอกรายการทตองการ ขอมลจะไปแสดงทชองขอมลทผใชเลอก

หมายเหต

- สญลกษณ หมายถง การเรยงลาดบขอมลแตละคอลมน เชน รหสผใช, ชอบคคล / ตาแหนง / หนวยงาน, ชอหนวยรบสง, ประเภทหนวยงาน เปนตน

- กรณถาเลอก ทงหมด ระบบจะแสดงขอมลหนวยงาน / ตาแหนงผบรหาร และบคคลขนมาทงหมดทมในระบบ

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ก- 5

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

5. Zoom เลอกสวนงาน / หนวยงาน, ตาแหนงผบรหาร, บคคลมากกวา 1 รายการ

• สามารถคนหาชอหนวยงาน ระบประเภทรายชอโดยคลกเลอก หนวยงาน

• ระบประเภทหนวยงาน โดยคลกเลอก ภายใน หรอ ภายนอก

หลงจากนนคลกปม “คนหา” ระบบจะแสดงขอมลทไดระบเงอนไขการคนหาแสดงผลในตารางดานลาง

•

• คลกเลอกรายการทตองการ กรณทตองการใสขอมลมากกวา 1 รายการ ใหคลก ทชองรายการขอมลทตองการ (เลอกไดมากกวา 1 รายการ) เสรจแลวคลกปม “ตกลง” ขอมลจะไปแสดงทชองขอมลทผใชเลอก

หนา ก - 6 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ภาคผนวก ก การใช Zoom เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ก- 7

หมายเหต

- สญลกษณ หมายถง การเรยงลาดบขอมลแตละคอลมน เชน รหสผใช, ชอบคคล / ตาแหนง / หนวยงาน, ชอหนวยรบสง, ประเภทหนวยงาน เปนตน

- กรณถาเลอก ทงหมด ระบบจะแสดงขอมลหนวยงาน / ตาแหนงผบรหาร และบคคลขนมาทงหมดทมในระบบ

- กรณถาตองการเปดหนาจอ Zoom ทสามารถเลอกขอมลมากกวา 1 รายการ จะตองคลกทสญลกษณ

- กรณถาคลก ทคอลมน "เลอก " ระบบจะเลอกทกหนวยงานทไดคนหาขนมาใหโดยอตโนมต

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

6. Zoom เลขทหนงสออางอง

• ระบการคนหาเลขทหนงสอ ในชอง “เลขทหนงสอ” เชน ศธ 4798/1441 เปนตน

• ระบลงวนท ในชอง “ลงวนท” เชน 21052554 (สามารถระบบางสวนของวนทได)

• ระบชอเรอง ในชอง “เรอง” เชน พจารณาอนมต (สามารถระบบางสวนของชอเรองได)

หลงจากนนคลกปม “คนหา” ระบบจะแสดงขอมลทไดระบเงอนไขการคนหา แสดงผลในตารางดานลาง

•

• คลกเลอกรายการทตองการ โดยคลกทชอเรองได

หมายเหต

- สญลกษณ การเรยงลาดบขอมลแตละคอลมน เชน เลขทหนงสอ, ชอเรอง, หนงสอลงวนทเปนตน

- สามารถระบเงอนไขการคนหาไดมากกวา 1 ชองรายการ

หนา ก - 8 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ภาคผนวก ก การใช Zoom เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

7. Zoom เลขทหนงสอทจอง

• ระบการคนหาเลขทหนงสอ ในชอง “เลขทหนงสอ” เชน 6 เปนตน

หลงจากนนคลกปม “คนหา” ระบบจะแสดงขอมลทไดระบเงอนไขการคนหา แสดงผลในตารางดานลาง

•

• คลกเลอกรายการทตองการ ขอมลจะไปแสดงทชองขอมลทผใชเลอก

หมายเหต

- สญลกษณ หมายถง การเรยงลาดบขอมลแตละคอลมน เชน เลขทหนงสอ, หนงสอลงวนท เปนตน

- สามารถระบเงอนไขการคนหาไดมากกวา 1 ชองรายการ

- กรณทตองการ Zoom เลขทหนงสอทไดทาการ สารอง/จองเลข ไว จะตองคลกทสญลกษณ จะไดหนาจอของการ Zoom

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ก- 9

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

8. Zoom เลขรบทจอง

• ระบการคนหาเลขเลขรบ ในชอง “เลขทรบ” เชน 1 เปนตน

หลงจากนนคลกปม “คนหา” ระบบจะแสดงขอมลทไดระบเงอนไขการคนหา แสดงผลในตารางดานลาง

•

• คลกเลอกรายการทตองการ ขอมลจะไปแสดงทชองขอมลทผใชเลอก

หมายเหต

- สญลกษณ หมายถง การเรยงลาดบขอมลแตละคอลมน เชน เลขทหนงสอ, ชอเรอง, หนงสอลงวนท เปนตน

- สามารถระบเงอนไขการคนหาไดมากกวา 1 ชองรายการ

- กรณทตองการ Zoom เลขทหนงสอทไดทาการจองเลข ไว จะตองคลกทสญลกษณ จะไดหนาจอของการ Zoom

หนา ก - 10 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ภาคผนวก ก การใช Zoom เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

9. Zoom ดงหนงสอกลบ

• ระบการคนหาเลขรบ ในชอง “เลขทรบ” เชน 2

• ระบการคนหาเลขทหนงสอ ในชอง “เลขทหนงสอ” เชน กค 0207/111

หลงจากนนคลกปม “คนหา” ระบบจะแสดงขอมลทไดระบเงอนไขการคนหา แสดงผลในตารางดานลาง

•

• คลกเลอกรายการทตองการ ขอมลจะไปแสดงทชองขอมลทผใชเลอก

หมายเหต

- การเรยงลาดบขอมลแตละคอลมน เชน เลขทหนงสอ, ชอเรอง, หนงสอลงวนท เปนตน

- สามารถระบเงอนไขการคนหาไดมากกวา 1 ชองรายการ

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ก- 11

ภาคผนวก ข

ภาคผนวก ข การจดการภาพเอกสาร เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ข - 1

การตดตงโปรแกรมเสรมสาหรบจดการภาพเอกสาร

เนองจากในระบบงาน จาเปนตองมการใชงานโปรแกรมเสรมสาหรบจดการภาพ เชน การ Scan ภาพเอกสาร หรอ แสดงภาพเอกสาร จงจะสามารถใชงานในสวนจดการภาพได หากเครองคอมพวเตอรท ใชงานยงไมไดทาการตดตงโปรแกรมน ระบบงานจะทาการตรวจสอบและทาการตดตงใหอตโนมต โดยจะแสดงขนตอนดงน

- คลก Download Install file Or Download and Auto Install หมายเหต : โปรดตรวจสอบวาเครองคอมพวเตอรทจะทาการตดตงโปรแกรมเสรมนน ไดรบอนญาตให

Download และตดตงหรอไม เนองจากระบบ Security ขององคกร อาจมการปองกนการตดตง หรอไมอนญาตใหทาการตดตง

1

คลก Download Install file or Download and Auto Install เพอทาการตดตง

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา ข - 2 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

- ระบบดาเนนการตรวจสอบรนระบบปฏบตการของเครองผใชทจะตดตงโปรแกรมเสรมสาหรบดภาพ

- คลกปม “ถดไป”

- คลกปม “ถดไป”

2

คลกปม ถดไป

ภาคผนวก ข การจดการภาพเอกสาร เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ข - 3

- คลกปม “สนสด” เพอสนสดการตดตงโปรแกรม

4

คลกปม สนสด

3

คลกปม ถดไป

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา ข - 4 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ในกรณทเครองทใชงานไมสามารถตดตงโปรแกรมเสรมไดในทนท ใหทาขนตอนดงตอไปน

ใหทาการตดตงตามขนตอนตงแตขอ 1-4 ตามลาดบ ขนตอนท 1 Install Electronic Document Management System CA

ภาคผนวก ข การจดการภาพเอกสาร เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ข - 5

- คลกท Electronic Document Management System CA จะแสดงหนาจอ ดงรป

1

4

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา ข - 6 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

- หลงจากนน คลก เพอกลบสหนาหลก และทาขนตอนท 2 ตอไป ขนตอนท 2 Download Install file or Download and Auto Install

- คลก Download Install file ในกรณทตองการบนทกไฟลไวในเครองคอมพวเตอรกอน และทาการตดตงในภายหลง

เมอทาการ Download ไฟลเรยบรอยแลว สามารถทาการตดตงไดโดย Double Click ทชอไฟลนน ๆ

ภาคผนวก ข การจดการภาพเอกสาร เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ข - 7

ขนตอนท 3 When Setup Complete Click Test1 - คลก Test1 เพอตรวจสอบการตดตงโปรแกรมเสรม หากการตดตงสมบรณ จะแสดงหนาจอ ดงรป

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา ข - 8 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ขนตอนท 4 Refresh Application Page - คลก เพอสนสดการตดตงโปรแกรมเสรม

ภาคผนวก ข การจดการภาพเอกสาร เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ข - 9

คาอธบายสญลกษณในการใชงานโปรแกรมเสรมสาหรบจดการภาพ

* เมอนาเมาสวางเหนอสญลกษณตาง ๆ จะแสดงคาอธบายลกษณะการทางาน

เมนทใชในการจดการภาพเอกสาร โดยมรายละเอยดดงน

• Page – เปนการดภาพเอกกสารแตละหนา

• View – เปนการแสดงภาพเอกสารในลกษณะตางๆ

• Thumbnail-Normal – เปนการแสดงภาพในมมมองภาพรวมและปกต Page มรายละเอยดดงน

Privious Page – ดภาพกอนหนาน Next Page – ดภาพถดไป First Page – ดภาพแรกสด Last Page – ดภาพสดทาย

View มรายละเอยดดงน

Information – แสดงคณสมบตของภาพเอกสาร Zoom In – ขยายภาพ Zoom Out – ลดภาพ Zoom Specify – ขยายเฉพาะสวน Fit Width – แสดงภาพพอดแนวนอน Fit Height – แสดงภาพพอดแนวตง Fit Screen – แสดงภาพพอดหนาจอ Mirror – แสดงภาพกลบซายขวา Flip – แสดงภาพกลบบนลาง Rotate Left – หมนภาพซาย Rotate Right - หมนภาพขวา

จะเปนการ Clear ภาพเอกสารทงหมดทไดทาการนาเขาภาพแลว เมอคลกท icon นจะเปนการลบหนาจอใหเปนหนาจอวาง เหมอนตอนเรมใชงานครงแรก

2

1

2 4 6 8 12

3 5 7

10

11 13 15 9

14 1 16

17

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา ข - 10 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

เปนการนาเขาภาพเอกสารจากไฟลทมอยแลวในเครองคอมพวเตอร (หรอผใชงานสามารถทาการ scan ภาพเอกสารจากเครองอนทตอ scanner ไวและทาการบนทกภาพเอกสารแลวทาการแนบไฟลเอกสารจากเครองคอมพวเตอรทใชงานระบบ ซงไมไดตอ scanner ได) โดยมรายละเอยดดงน

• Add – เปนการแนบภาพเอกสารตอทายภาพแรกทมอย

• Insert – เปนการแนบภาพเอกสารแทรก โดยจะแทรกภาพกอนหนา ปจจบนทเปดอย

• Replace – เปนการแนบภาพเอกสารแทนทภาพเอกสารทเปดอย

เปนการนาเขาภาพเอกสารโดย scan ผานเครอง scanner (เครองคอมพวเตอรทใชงานอยตองทาการตดตง scanner) โดยมรายละเอยดดงน

• Add – เปนการ scan ภาพเอกสารตอทายภาพแรกทมอย

• Insert – เปนการ scan ภาพเอกสารแทรก โดยจะแทรกภาพกอนหนา ปจจบนทเปดอย

• Replace – เปนการ scan ภาพเอกสารแทนทภาพเอกสารทเปดอย เปนการพมพภาพเอกสารทตองการออกทางเครองพมพ โดยมรายละเอยดดงน

• Select Print Area – เปนการระบพนททตองการพมพ

• Print Image Current – เปนพมพภาพเอกสารหนาปจจบนทแสดงอย

• Print Image All – เปนพมพภาพเอกสารทงหมดทมอย

• Print Image Select – เปนการพมพภาพเอกสารโดยสามารถระบหนาของภาพเอกสารทตองการได โดยจะแสดงหนาจอ ดงน

4

5

3

ภาคผนวก ข การจดการภาพเอกสาร เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ข - 11

เปนการคลกเพอเลอกหนาภาพเอกสารทตองการจะพมพ โดยคลกด รายการหนาทเลอกในเมน Print Image Select (ดภาพท 5) จะแสดง หนาจอ ดงน

เปนการลบภาพเอกสาร ภาพปจจบนทแสดงอยทหนาจอ

เปนการบนทกภาพเอกสาร ซงจะเปนการบนทกลงในเครองคอมพวเตอรเทานน (ไมไดเปนการบนทกลงในระบบงาน) โดยมรายละเอยด ดงน

• Save As – เปนการบนทกขอมลภาพเอกสารหนาปจจบนทแสดงอย

• Save As All – เปนการบนทกภาพเอกสารทงหมดทมอย * หลงจากนนระบทเกบปลายทางทตองการบนทกภาพเอกสาร เปนการบนทกภาพเอกสารลงในระบบงาน ซงจะทาการบนทกลงเครอง Server ทตดตงระบบงาน เปนการหมนภาพเอกสารทางดานซายและขวา ตามลาดบ

เปนการปรบมมมองของภาพ โดยเปนการขยาย และ ยอ ตามลาดบ

เปนการเลอนภาพเอกสาร โดยใชเมาสในการเคลอนยาย

สามารถจดการกบภาพเอกสารได เชน การเพมเสนหรอตวอกษรลงบนภาพเอกสาร หรอ ตองการปกปดบางสวนของภาพ โดยมรายละเอยดดงน

7

8

9

11

12

13

6

10

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา ข - 12 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

• Notation – เปนการเพมเสนหรอตวอกษรลงบนภาพเอกสาร

• Sensor Zone – เปนการปกปดบางสวนของภาพ

Notation มรายละเอยดในการเพม ดงน

Text – ตวอกษร Ellipse – วงร Rectangle – สเหลยม Line – เสนตรง Freehand – เสนรปทรงอสระ PolyLine – เสนเหลยม Polygon – รปเหลยม BookMark – เนนขอความทตองการ Edit – เปนการแกไข Notation ทไดสรางขน

Sensor Zone มรายละเอยดในการเพม ดงน

Create – สราง Sensor Zone ใหม Edit – เปนการแกไข Sensor Zone ทไดสรางขน

เปนการเลอนไปหนาแรกสด หนากอนหนา หนาถดไป และ หนาทายสด ตามลาดบ

เลอนไปยงหนาแรกสด เลอนไปหนากอนหนา เลอนไปหนาถดไป เลอนไปหนาทายสด

14

ภาคผนวก ข การจดการภาพเอกสาร เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ข - 13

เปนการแสดงภาพในมมมองภาพรวม ซงจะแสดงหนาจอ ดงน

15

เปนการแสดงคณสมบต เวอรชนของโปรแกรมจดการภาพเอกสาร 16

เปนการแสดงตาแหนง และ จานวนของภาพเอกสารทงหมด ซงในทน หมายถง อยทหนาท 1 จากภาพเอกสารทงหมด 2 หนา

17

ภาคผนวก ค

ภาคผนวก ค การตรวจสอบคอมพวเตอรเบองตน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ค - 1

การตรวจสอบเครองคอมพวเตอรเบองตน 1. การตรวจสอบ Security ActiveX Plug-in กรณทตดตงโปรแกรมจดการภาพเอกสารเรยบรอยแลวแตยงไมสามารถ เรยกดภาพได ใหทาตามขนตอนตอไปน 1

1 คลก Tools > Internet Options

คลก Internet >

คลกปม 1

2

ในหวขอ Active X controls and plugins คลกเลอก Enable ทกหวขอยอย เสรจแลวคลกปม

3

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

4 คลก Local intranet > คลกปม

ในหวขอ Active X controls and plugins คลกเลอก Enable ทกหวขอยอย เสรจแลว คลกปม

5

หนา ค - 2 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

ภาคผนวก ค การตรวจสอบคอมพวเตอรเบองตน เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554 หนา ค - 3

2. การตรวจสอบโปรแกรม Java Sun กรณทตดตงโปรแกรมจดการภาพเอกสารแลวไมสามารถเรยกด ภาพได ใหทาตามขนตอนตอไปน

1 คลก Tools > Internet Options

2

คลก Tab Advanced

3 ใหนาเครองหมาย ดานหนารายการ Use JRE 1.5.0_01 for <applet> ออก

เสรจแลวคลกปม OK

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เอกสารคมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส – EDCS

หนา ค - 4 เวอรชน 2.0, วนท 12 พฤษภาคม 2554

การตรวจสอบ Pop-up Blocker เพอแกไขปญหาการเขาใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 3.

3zzz

คลกเลอก Turn Off Pop-up Blocker ( จะเปลยนเปน Turn On Pop-up Blocker อตโนมต)

2

1

คลก Tools > Internet Options > Pop-up Blocker 3