A jó időbeosztás

A jó időbeosztás olyan, mint a karmester munkája: sok hangszert vezényel egyszerre.

A közös hangzás legyen jó!

Melyik időpontban tudunk legaktívabban dolgozni?

Ez emberenként változik.

Pacsirta és bagoly

típusok.

Az IDŐT nem tudjuk uralni, de a FELADATOKAT igen!

„Akár azt gondolod, hogy meg tudod csinálni-, akár azt, hogy nem: mindenképpen igazad van!”

Azaz: a hozzáállás dönti el a sikerességet!

KRITIKUS KATEGÓRIÁK

HozzáállásCélok kitűzésePrioritásokAnalizálásTervezésÜtemezésMegzavarásokÉrtekezletekPapírmunkaMunkamegosztásHalogatás

?

?

?

?

?

?

?

?

?

Te melyik kategóriát tudod legjobban és legkevésbé uralni?

Osztályozd magad az előző pontok alapján!

HozzáállásHozzáállás

A csüggedőnek mindig rossz napja van…,

…a jókedvűnek pedig mindig ünnepe.

Példabeszédek 15;15.

Egy rossz szokás megváltoztatásához legalább 3 hét kell!

A rossz szokás megtörése

Ismerd fel a rossz szokást

Határozd meg az új szokást

Erősen kezd el a változást

Soha ne térj le a megkezdett útról

Kérj segítséget

Nemes dolog bizonyos dolgokat Nemes dolog bizonyos dolgokat elkezdeni cselekedni…elkezdeni cselekedni…

……de ugyanolyan nemes más dolgokat de ugyanolyan nemes más dolgokat pedig nem megtenni.pedig nem megtenni.

AZ ÉLET BÖLCSESSÉGE ABBAN ÁLL, AZ ÉLET BÖLCSESSÉGE ABBAN ÁLL, HOGY ELHAGYJUK A HOGY ELHAGYJUK A LÉNYEGTELENEKET.LÉNYEGTELENEKET.

A belső dolgok változást idéznek elő,

a külsők reagálásra, panaszra késztetnek

Vess el egy gondolatot, és egy cselekvést aratsz.

Vesd el a cselekvést, és egy szokást aratsz.

Vesd el a szokást, és egy jellemet aratsz.

Vesd el a jellemet, és meghatározod az életet.

Célkitűzések

CÉLKITŰZÉSEK

Napi

Heti

Havi

Évi

A CÉL legyen:

Pontos Mérhető Elérhető Reális Időben

meghatározott

IDŐEGYENSÚLY

Isten? Munka? Család? Egyéb?

Mérlegeld a hasznot!

PRIORITÁSOKPRIORITÁSOK

HOGYAN HATÁROZZUK MEG HOGYAN HATÁROZZUK MEG A SORRENDET?A SORRENDET?

Mit csinálok meg előszörMit csinálok meg először ? ? Amit szeretekAmit szeretek Amit tudokAmit tudok Ami könnyűAmi könnyű Ami gyorsAmi gyors Amit már beütemeztemAmit már beütemeztem Amit mások kérnek tőlemAmit mások kérnek tőlem Ami segít elérni a céljaimatAmi segít elérni a céljaimat Aminek itt a határidejeAminek itt a határideje Attól függ, ki kérteAttól függ, ki kérte Attól függ, mi lesz a következményeAttól függ, mi lesz a következménye A kérések beérkezésének A kérések beérkezésének

sorrendjébensorrendjében

Nem az a fontos, amit csinálunk, hanem amit megcsináltunk.

S

Ü

R

G

Ő

S

Igen KRÍZISSZOKVÁNYOS MUNKA

NemMEG KELL CSINÁLNI

IDŐ-POCSÉKOLÁS

Igen Nem

F O N T O S

Tanulj meg nemet mondani!Hogyan?

Hivatkozz az ütemtervedre! Mondd meg a „nem” okát világosan! Legyél becsületes, határozott! Adj más lehetőségeket! Önmagadnak is pontosítsd, hogy

miért „nem”! Ne érezd magad lekötelezve!

Tevékenységünk 80%-a 20 %-ban eredményes…

Miközben 20% tevékenység hozza létre eredményeink 80%-át

Analizálás

Egyetlen problémát sem lehet megoldani addig, amíg

pontosan meg nem határoztuk a problémát.

Feladatainkat 3 módon szemlélhetjük:

1. úgy gondolom, hogy ezt vagy azt cselekszem

2. mit kellene cselekednem

3. amit valójában megcselekszem

Tervezés

Ha elmulasztjuk a tervezést…

…akkor egészen biztosan

betervezzük a mulasztást

Tervezd meg a napodat, mielőtt

elkezdenéd!

A tervezés 6 szempontja

1. várható eredmény

2. mit kell a célért tennem

3. minek van elsőbbsége

4. mennyi idő kell rá

5. ütemezés

6. a váratlan dolgok betervezése

ÜtemezésÜtemezés

Tervezés: eldöntöm, hogy mit csinálok

Ütemezés: átgondolom, hogy mikor csinálom

A tervezés egy szándék,

az ütemezés egy odaszánás!

MEGZAVARÁSOK

„BENÉZŐ” VENDÉGEK KEZELÉSE

Fontold meg a prioritásokat!

Fogd rövidre a látogatásokat!

A feladatra koncentrálj!

Találkozz irodán kívül!

Inkább te látogass!

Ha jól felkészülsz, időt spórolsz

Ne ülj szembe a nyitott ajtóval!

EGY „NYITOTT AJTÓ” MÓDSZER

Akkor dolgozz, ha be tudod csukni az ajtót!

Néha be kell csukni az ajtót ahhoz, hogy minőségi időd legyen.

A TELEFONÁLÁS A TELEFONÁLÁS ELLENŐRZÉSEELLENŐRZÉSE

Beszélj röviden!

Használj időmérőt amikor telefonálsz!

Tudd befejezni!

Használj alternatívákat! (E-mail, SMS)

ÉRTEKEZLETEK

MEGBESZÉLÉSEK PROBLÉMÁI:– Nincs cél– Nem a megfelelő emberek vannak jelen– Félreérthető cél– Nincs ütemterv, napirend– Nem a napirendet követik– A résztvevők nincsenek felkészülve– Túl sok résztvevő– Késői kezdés, késői befejezés

MEGOLDÁS: Határozott üléselnök

FIGYELMET IGÉNYLŐ, RÖVID ÜLÉSEK

Ebéd előtti találkozók Reggeli közbeni megbeszélések A résztvevők állva fogadása Ne legyenek túl kényelmesek a

székek Állj fel, ha valaki belép!

PAPÍRMUNKAPAPÍRMUNKA

A PAPÍRHALMOZÓDÁS OKAI:A PAPÍRHALMOZÓDÁS OKAI:

• Nem hozunk döntéseket az ügy érkezésekor

• Nincs válogatási / szűrési rendszerünk

MIT CSINÁLJUNK A PAPÍROKKAL?

• Dobjuk ki!

• Továbbítsuk!

• Foglalkozzunk vele!

• Halogassuk az ügyet…

AZ ÍRÁS PROBLÉMÁI

• Perfekcionizmus• „Szószátyár” írás• Nincs terv• Nincs világos cél• Nem az olvasónak

készült

„Ha több időm lenne, rövidebb levelet írnék…”

MUNKAMEGOSZTÁSMUNKAMEGOSZTÁS

MIÉRT NEM OSZTJUK LE A MIÉRT NEM OSZTJUK LE A FELADATOT?FELADATOT?

Megállapodás / szerződés hiányaSzabályok hiányaOktatás hiányaNem világos az instrukcióBizalom hiányaÖnbizalom hiányaFélelem, hogy hibát követek elTökéleteset szeretnénkSzeretnénk, ha szeretnének…Túlságosan szeretjük a munkát

A FELADATLEOSZTÁS SZINTJEI

A leosztás előtt tisztázni kell, milyen szintű a feladat leosztása

Függ a feladat nagyságától, az illető képességétől, tapasztalatától

NÖVEKVŐ SAJÁT FELELŐSSÉG

1. Megkapod a feladatot, de mindenben én döntök,

2. Javasolhatsz alternatívákat, de ezek közül én döntök,

3. Dönts, de várd meg a beleegyezésem,

4. Dönts, cselekedj, amíg azt nem mondom, hogy „nem”,

5. Dönts, cselekedj, jelentsd a végeredményt,

6. Dönts, cselekedj, csak akkor szólj, ha kell,

7. Dönts, cselekedj, visszajelzés nem szükséges.

MUNKACSOPORT TIPPEK

Példák Megbeszélés Ötletbörze

Halogatás

Miért halogatunkMiért halogatunk?

Félelem a kudarctól

Nem szeretjük a rendszerezettséget

Konfliktus kerülése

Döntésképtelenség

Félelem a változástól

Nem szeretjük a feladatot

A HALOGATÁS LEGYŐZÉSEA HALOGATÁS LEGYŐZÉSE

Be kell ismerni, nem magyarázkodni,

Mérlegeld a következményeket

A nagy feladatot oszd fel kisebbekre

Munkamegosztás / leosztás

Tűzz ki határidőket!