ระเบยบงานสารบรรณ และ

การเขยนหนงสอราชการ

โรงพยาบาลมะเรงอดรธาน

ฝายบรหารทวไป

งานสารบรรณ

๑. การจดท า

๒. การรบ

๓. การสง

๔. การเกบรกษา

๕. การยม

๖. การท าลาย

ชนความเรว

ดวน ดวนมาก ดวนทสด

ชนความลบ

ลบ ลบมาก ลบทสด

ชนความเรวและความลบ

ส าเนาคฉบบ จดท ำพรอมตนฉบบ

เกบไวกบเจำของเรอง

ผรำง ผพมพ ผตรวจ ลงชอไวท

ส าเนา มค ำรบรองวำ “ส ำเนำถกตอง”

เจำหนำทมระดบสองขนไป รบรองส ำเนำ

เกบไวทสำรบรรณกลำง

การจดท าส าเนา

การเขยนหนงสอราชการ หรอการเขยนหนงสอโตตอบในการท างาน

จะเขยนอยางไรใหดด ใหเกดความเขาใจ และสามารถสอสารถงความ

ตองการของผสง และผรบได สวนใหญมกเปนปญหาของผเรมเขามา

ท างาน และตองถกมอบหมายใหรางหนงสอจากผบงคบบญชา

บางคร งอาจท าใหเกดความเครยด หรอเขยนไปแลวไมถกใจเจานาย

ท าใหเหนวาการเขยนหนงสอราชการคอนขางยาก แตทจรงแลวการ

รางหนงสอไมไดยากอยางทคด ถาหากเรามหลกในการเขยนหนงสอ

ทด แตกอนทจะทราบถงหลกในการเขยนหนงสอราชการ กอนอน

ตองทราบถงความหมาย และประเภทของหนงสอราชการกอนวา

มอะไรบาง

หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก

หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ

หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใช

สวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก

หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ

หรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ

เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานราชการ

เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ

หนงสอราชการม ๖ ชนด

1. หนงสอภายนอก

2. หนงสอภายใน

3. หนงสอประทบตรา

4. หนงสอส งการ

5. หนงสอประชาสมพนธ

6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปน

หลกฐานทางราชการ

หนงสอภายนอก

หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชกระดาษตรา ครฑเปนหนงสอ

ระหวางกระทรวง ทบวง กรม จงหวด

สวนราชการแหงใดแหงหนงกบ กระทรวงอน

กรมอน จงหวดอน

บคคลภายนอก

หนงสอภายใน

หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธการนอยกวาหนงสอ

ภายนอกใชกระดาษบนทกขอความ

ใชตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวด เดยวกน

หนงสอประทบตรา

หนงสอตดตอราชการทใชประทบ

ตราแทนการลงชอของหวหนาสวน

ราชการระดบกรมขนไป

มอบหวหนาสวนราชการระดบกองเปนผรบผดชอบ

และลงชอยอก ากบตรา

ใชเฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ

หนงสอส งการ

หนงสอประชาสมพนธ

หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปน

หลกฐานทางราชการ

ปญหาในการเขยนหนงสอราชการ

ความคด

ยดยาว เยนเยอ

รเรองคนเดยว

ขาดการประเมน

หลกการเขยนเนอหา

๑. ปญหา

๒. ขอเทจจรง

๓. ขอพจารณา

๔. ขอเสนอ

ประเภทของบนทก

บนทกเสนอผบงคบบญชา

บนทกสงการของผบงคบบญชา

บนทกตดตอราชการส าหรบเจาหนาท หรอระหวางหนวยงานทต ากวากรม

บนทกเสนอผบงคบบญชา

บนทกยอเรอง

บนทกรายงาน

บนทกขออนญาต ขออนมต

บนทกความเหน

- มความเปนเอกภาพ - สน กะทดรด ชดเจน ความยาวไมเกน 1 – 2 หนา - ขอมลถกตอง ครบถวน ตรงประเดน - ขอพจารณามหลกเกณฑ เหตผล - ไมน าความเหนสวนตวมาพวพน

ลกษณะทวไปของการเขยนบนทกทด

- ขอเสนอมความเปนไปได บรรลวตถประสงค - มผลกระทบความเสยงนอยทสด - มความสมบรณ - ทนเวลา - ชวยเหลอผบงคบบญชา

ลกษณะทวไปของการเขยนบนทกทด

ไมโครโฟนทใชประจ าหองประชมนช ารด

ไมสามารถใชงานได ใหเขยนบนทกเสนอถง

หนวยงานซอมบ ารง ขอสงซอม

แบบทดสอบ

ดวยไมโครโฟนทใชประจ าหองประชมน ช ารด

ไมสามารถใชงานได เนองจากใชงานมานาน

ดงนนเพอใหสามารถใชงานไดตามปกต จงขอสง

ซอมใหใชงานไดโดยดวนดวย

จงเรยนมาเพอพจารณาด าเนนการตอไปดวย

จะขอบคณยง

เฉลยแบบทดสอบ

ปญหาของการเขยนรายงานการประชม

ไมรวธการด าเนนการประชมทถกตอง

ไมรจะจดอยางไร

ขาดทกษะในการจบประเดนและสรปความ

การใชภาษาในการจด

การเขยนรายงานการประชม

ประโยชนของรายงานการประชม

เปนหลกฐานการปฏบตงาน

เปนเครองมอในการตดตามงาน

ใชอางอง

เปนแหลงขอมลขาวสาร

การเขยนรายงานการประชม

รายงานการประชมทด

๑. เนอหาถกตอง

๓. ชดเจน เขาใจงาย

๒. เทยงตรง

๔. ใชภาษาด

๕. มหวขอยอยทกเรอง

รำยงำนกำรประชม.................................

ครงท........................

เมอวนท...................

ณ...................

ผมำประชม..............

ผไมมำประชม.......................

ผเขำรวมประชม......................

เรมประชมเวลำ..........................

ประธำน กลำวเปดกำรประชม

ระเบยบวำระท 1 เรองทประธำนแจงใหทประชมทรำบ

ประธำน กลำวปดกำรประชม

เลกประชมเวลำ.............................

..................................

(ผจดรำยงำนกำรประชม)

ปฏบตหนาทแทน

ใชกบ นายกรฐมนตร กรณ ตาย, ขาดคณสมบต ครม. ยงอย ผแตงตง ครม.

การมอบหมายหรอมอบอ านาจตามกฎหมาย

รกษาราชการแทน

ใชกบ นายกรฐมนตร

กรณ นายกฯ ไมอาจปฏบตงานได

ผแตงต ง ครม.

รกษาราชการแทน

ใชกบ รมว. หวหนาสวนราชการระดบกอง / เทยบเทา

กรณ ต าแหนงวาง หรอ ไมอาจปฏบตงานได

ผแตงต ง ครม. แตงตง รมว., รมช. นายกฯ หรอ รมว. แตงตง ปลด

ปลด แตงตง รองปลด, อธบด อธบด แตงตง รองอธบด, หวหนากอง

รกษาในต าแหนง

ใชกบ ต ำแหนงทไมไดบญญตอยในระเบยบบรหำรรำชกำร

แผนดนแตอยในกฎหมำยวำดวยระเบยบ

ขำรำชกำรพลเรอนและกฎหมำยวำดวยระเบยบรำชกำรคร

กรณ ต าแหนงวาง หรอ ไมสามารถปฏบตราชการได

รกษาการแทน

ใชกบ กฎหมำยวำดวยมหำวทยำลย กฎหมำยวำดวยสถำบน

เทคโนโลยกำรเกษตร กฎหมำยวำดวยเทคโนโลยรำชมงคล

กรณ ต าแหนงวาง หรอ ไมสามารถปฏบตราชการได

ปฏบตราชการแทน ผบงคบบญชามอบหมายใหผใตบงคบบญชาระดบรอง ลงไป ใหมอ านาจสงการ ตกลงใจ อนมต หรอลงนาม ในหนงสอ

มหนงสอมอบอ านาจชดเจน

หวหนาสวนราชการเปนผมอบ

จะมอบอ านาจตอมได