Post on 21-Feb-2018
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
1/99
Pemrosesan Transaksi dan
Dokumentasi Sistem
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
2/99
Akuntan memainkan peran penting dalampemrosesan data. Mereka menjawabpertanyaan seperti: Data apa yang seharusnya dimasukkan dan
disimpan? Siapa yang seharusnya dapat mengakses data? Bagaimana seharusnya data diorganisasi di!
update disimpan diakses dan di!retrie"e? Bagaiamana #ara memenuhi kebutuhan in$ormasi
yang terjadwal dan in$ormasi yang tidak terjadual? %ntuk menjawab pertanyaan ini Saudara
harus memahami konsep!konsep pengolahandata.
P&M'(S&SA) T'A)SA*S+:S+*,%S P&)-(,AA) DATA
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
3/99
/ungsi utama S+A adalah memprosesdata transaksi perusahaan se#arae0sien dan e$ekti$.
Dalam sistem manual data di#atatdalam buku jurnal dan buku besar.
Dalam sistem computer-based
serangkaian kegiatan dilaksanakanterhadap data yang disebut dengansiklus pengolahan data.
P&M'(S&SA) T'A)SA*S+:S+*,%S P&)-(,AA) DATA
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
4/99
Siklus pengolahan data men#akup 1akti"itas yaitu:
Memasukkan data 2Data input3
Menyimpan data 2Data storage3
Mengolah data 2Data pro#essing3
Mengoutputkan in$ormasi 2+n$ormation
output3
P&M'(S&SA) T'A)SA*S+:S+*,%S P&)-(,AA) DATA
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
5/99
Tahap pertama dalam pengolahandata adalah menangkap data.
Biasanya dipi#u oleh sebuah akti"itasbisnis.
Data yang ditangkap men#akup: *ejadian 2event) yang terjadi
Sumberdaya 2resources)yangterpengaruh oleh kejadian tersebut
Pelaku 2agents)yang berpartisipasi
DATA +)P%T
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
6/99
Semula semua kegiatan bisnis
menggunakan dokumen sumber kertasutk mengumpulkan data ttg akti"itas binis.Saat ini banyak yg melakukan input datadg menggunakan layar komputer se#aralangsung.
Turnaround documents
4 5()T(: stub pada tagihan telepon yangdapat disobek dan dikembalikan ketika
pelanggan membayar ke perusahaan telepon4 )omor rekening pelanggan di#etak dalam
dokumen biasanya dalam machine-readableform yang mengurangi kemungkinan humanerror dalam memasukkan #ek ke rekening
yang tepat.
DATA +)P%T
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
7/99
6
T%') A'(%)D D(5%M&)T
Untuk mengurangi pekerjaan menyalin datadari dokumen sumber ke komputer dapatdigunakan turn around document.
TURN AROUND DOCUMENT adala dokumenyang dibuat perusaaan dikirimkan kepadapiak luar dan dikembalikan ole piak luardimana dokumen ini akan digunakan untukinput data secara langsung ke dalam
komputer dengan menggunakan OCR!Optical Caracter Recognation" de#icesyang merupakan alat untuk meng inputdata ke komputer mengguna$kan scanner
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
8/99
Serangkaian tindakan dapatdilakukan untuk memperbaiki akurasidan e0siensi pemasukan data:Turnaround do#uments
Sour#e data automation
Dokumen sumber yang well-designeddan layar entri data
Penggunaan dokumen pre!numbered %eri&kasi transaksi
DATA +)P%T
4 5()T(: 5ek ketersediaan barang sebelummemenuhi pesanan7order pelanggan se#ara online.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
9/99
Data perlu diorganisasi untukmemudahkan dan menge0sienkanakses.
Beberapa istilah penyimpanan data.
DATA ST('A-&
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
10/99
DATA ST('A-&
,edger:-eneral ledger danSubsidiary ledger
5oding te#hni8ues: Data di dlmledger diorganisir se#ara logismenggunakan #oding tehni8ues
5hart o$ a##ounts
9ournals
Audit trail
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
11/99
'edger
DATA ST('A-&
Sebuah ledgeradalah sebuah 0le yang
digunakan untuk menyimpan kumpulanin$ormasi tentang sumberdaya 2resour#es3dan pelaku 2agents3 transaksi. *itabiasanya menggunakan istilah ledgeruntuk
rekening T.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
12/99
'edger
5ontoh rekening buku besar piutangdagang:
DATA ST('A-&
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
13/99
,edger
(eneral ledger
DATA ST('A-&
General ledger adalah ringkasan in$ormasiuntuk seluruh rekening. +n$ormasi rin#itidak diselenggarakan dalam rekening.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
14/99
,edger
(eneral ledger
DATA ST('A-&
5ontoh: PT ;< mempunyai tigapelanggan. Adam dengan saldo piutang=>. Budi dengan saldo piutang =@.5itra dengan saldo piutang =. Saldo
dalam rekening piutang dagang adalah= namun jika hanya melihat padain$ormasi dalam rekening piutang dagangsaja Saudara tidak bisa ber#erita berapa
piutang kepada setiap pelanggan. ,alu
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
15/99
,edger
-eneral ledger
)ubsidiary ledger
DATA ST('A-&
Berisi rin#ian rekening buku besar. Bukupembantu piutang dagang berisi rin#ianin$ormasi yang ter#antum dalam rekeningbuku besar piutang dagang.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
16/99
,edger
-eneral ledger
)ubsidiary ledger
DATA ST('A-&
'ekening buku besar piutang disebutdengan rekening kontrol.
9umlah saldo!saldo dalam rekeningpembantu A'%S sama dengan saldorekening kontrol..
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
17/99
,edger
-eneral ledger
Subsidiary ledger
Coding tecni*ues
DATA ST('A-&
4 5oding is a method o$ systemati#ally assigningnumbers or letters to data items to help #lassi$yand organiCe them. There are many types o$#odes in#luding:
Se8uen#e #odes
Blo#k #odes
-rou #odes
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
18/99
,edger
-eneral ledger
Subsidiary ledger
Coding tecni*ues
DATA ST('A-&
4 Dengan kode berurutan 2sequence codes) item seperti #he#k atau$aktur diberi nomor urut untuk menjamin tidak ada gap dalam
urutan. Penomoran membantu menjamin bahwa: Seluruh item diperhitungkan
Tidak ada nomor ganda. 9ika ada maka hal inimengindikasikan adanya kesalahan atau ke#urangan 2$raud3
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
19/99
,edger
-eneral ledger
Subsidiary ledger
Coding tecni*ues
DATA ST('A-&
4 9ika digunakan kode blok 2block codes3 blok angka dalamurutan disediakan untuk kelompok tertentu.
4 5()T(: tiga dijit pertama nomor S+M terdiri atas kode blokyang menunjukkan propinsi yang mengeluarkan S+M tersebut:
>! 9awa Barat
1!6 9awa Tengah
E!F D+;
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
20/99
,edger
-eneral ledger
Subsidiary ledger
Coding tecni*ues
DATA ST('A-&
4 9ika kelompok angka 2group codes3 digunakan dua atau lebihsubkelompok dijit digunakan untuk memberi kode sebuah item.
4 5()T(: *ode dalam sudut kanan atas sebuah #ek adalahsekelompok kode yang diorganisasi sbb:
Digit >!@ )omor Bank
Digit *ode 5abang
Digits 1!6 *ode 5abang Pembantu
Digits E!F Propinsi
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
21/99
,edger
-eneral ledger
Subsidiary ledger
Coding tecni*ues
DATA ST('A-&
4 Sistem pengkodean grup sering digunakan untuk memberi koderekening. Pedoman umum:
*ode harus konsisten sesuai tujuan penggunaannya (*+
pastikan Saudara tahu apa yang dibutuhkan oleh pengguna. Sediakan ruang yang #ukup untuk penambahan kode dikemudian hari.
Buat kode yang simpel agar:
4 Menghemat kos
4 Mudah diingat
4 Mudah diterima oleh para karyawan
Pastikan kode sesuai dengan:
4 Struktur organisasi perusahaan
4 Di"isi lain dalam organisasi
4 Bagan rekening 2chart of accounts3 adalah sebuah da$tar seluruh rekening
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
22/99
,edger
-eneral ledger
Subsidiary ledger
5oding te#hni8ues
Cart o+ accounts
DATA ST('A-&
4 Bagan rekening 2chart of accounts3 adalah sebuah da$tar seluruh rekeningbuku besar yang dimiliki oleh perusahaan.
4 Pengkodean kelompok sering digunakan dalam bagan rekening misalnya:
*elompok pertamamengidenti0kasi kelompok rekening utama sepertiakti"a utang modal pendapatan biaya dst.
*elompok keduamengidenti0kasi subkelompok rekening utamaseperti akti"a lan#ar in"estasi akti"a tetap dll..
*elompok ketiga mengidenti0kasi rekening khusus seperti piutangatau persediaan
*elompok keempat mengidenti0kasi rekening
4 Struktur bagan rekening ini penting dalam sebuah S+A dan harus #ukuprin#i untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
4 Dalam sistem manual dan beberapa paket akuntansi tempat
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
23/99
,edger
-eneral ledger
Subsidiary ledger
5oding te#hni8ues
5hart o$ a##ounts
,ournals
DATA ST('A-&
4 Dalam sistem manual dan beberapa paket akuntansi tempatpertama untuk memasukkan transaksi adalah jurnal.
9urnal umum digunakan untuk men#atat:
4 Transaksi non rutin
4 'ingkasan transaksi rutin
4 9urnal penyesuaian
4 9urnal penutup
9urnal khusus digunakan untuk men#atat transaksi rutin.men#akup:
4 Penerimaan kas
4 Pengeluaran kas4 Penjualan kredit
4 Pembelian kredit
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
24/99
,edger
-eneral ledger
Subsidiary ledger
5oding te#hni8ues
5hart o$ a##ounts
9ournals Audit trail
DATA ST('A-&
4 Sebuah jejak audit eksis jika ada dokumentasiyang #ukup untuk melakukan penelusuransebuah transaksi dari awal sampai akhir atau
dari akhir kembali ke awal.4 5ontoh: re$erensi posting dan nomor
dokumen memungkinkan penelusurantransaksi melalui jurnal dan buku rekening
buku besar dan memudahkan audit trail.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
25/99
P'(S&S P&);+MPA)A):.
Setelah data direkam dalam buktitransaksi tahap berikutnya adalahmen#atat data dalam sebuah jurnal.
Pen#atatan dalam jurnal dilakukanuntuk setiap transaksi yangmenunjukkan rekening dan jumlahrupiah.
DATA ST('A-&
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
26/99
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
27/99
*onsep dasar: &ntity Attribute
'e#ord Data Galue /ield /ile
Master /ileTransa#tion /ile Database
*onsep Penyimpanan Berbasis*omputer
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
28/99
Entityadalah sesuatu yang in$ormasinyadisimpan.
5ontoh:
Persediaan Pemasok
Pelanggan
*onsep Penyimpanan Berbasis*omputer
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
29/99
Attributesadalah karakteristik yangmelekat dalam entity.
5ontoh atribut dalam data mahasiswa
)omor mahasiswa )omor telepon
Alamat
*onsep Penyimpanan Berbasis*omputer
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
30/99
0eldadalah ruang 0sik tempatpenyimpanan atribut.
.
Col. 1-9 Col. 10-30 Col. 31-40 Col. 41-50
328469993 SIMPSON ALICE 4053721111
328500732 ANDREWS BARRY 4057440236
529036409 FLANDERS CARLA 4057475863
*onsep Penyimpanan Berbasis*omputer
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
31/99
re#ordadalah serangkaian atribut yangdisimpan.
*umpulan 0eld yang memiliki arti yang
utuh.
Col. 1-9 Col. 10-30 Col. 31-40 Col. 41-50
328469993 SIMPSON ALICE 4053721111
328500732 ANDREWS BARRY 4057440236
529036409 FLANDERS CARLA 4057475863
*onsep Penyimpanan Berbasis*omputer
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
32/99
data "alueadalah interseksi baris dankolom.
.
Col. 1-9 Col. 10-30 Col. 31-40 Col. 41-50
328469993 SIMPSON ALICE 4053721111
328500732 ANDREWS BARRY 4057440236
529036409 FLANDERS CARLA 4057475863
*onsep Penyimpanan Berbasis*omputer
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
33/99
0leadalah kumpulan re#ord yang sejenis.
Col. 1-9 Col. 10-30 Col. 31-40 Col. 41-50
328469993 SIMPSON ALICE 4053721111
328500732 ANDREWS BARRY 4057440236
529036409 FLANDERS CARLA 4057475863
*onsep Penyimpanan Berbasis*omputer
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
34/99
master&leadalah sebuah 0le yangmenyimpan in$ormasi kumulati$tentang entity sebuah organisasi
Sama dengan rekening dalam sistemmanual: Bersi$at permanen
Selalu ada sepanjang periode 0skal
Perubahan dilakukan terhadap 0le inimereHeksikan adanya transaksi baru.
*onsep Penyimpanan Berbasis*omputer
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
35/99
transaction&leadalah sebuah 0leyang berisi re#ord transaksi yangterjadi selama periode 0skal.
Sama dengan jurnal dalam sistemmanual: Bersi$at temporer
/ile biasanya hanya di!maintain untuk >periode 0skal.
*onsep Penyimpanan Berbasis*omputer
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
36/99
databaseadalah kumpulan 0le yangsaling berhubungan dan dikoordinasise#ara terpusat.
5ustomer/ile
Sales (rder/ile
A##ount'e#ei"able
/ile
*onsep Penyimpanan Berbasis*omputer
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
37/99
Ada 1 jenis pemrosesan 0le
%pdating datayaitu memperbarui data.
5hanging data yaitu mengubah data
2misalnya alamat3
Adding data yaitu menambah data2pelanggan baru3.
Deleting data yaitu menghapus datayang ada 2misalnya pelanggan yangsudah lebih dari I tahun tidakmelakukan transaksi3
DATA P'(5&SS+)-
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
38/99
%pdating dapat dilakukan dengan#ara: Bat#h pro#essingBat#h pro#essing
DATA P'(5&SS+)-
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
39/99
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
40/99
%pdating #an be done throughse"eral approa#hes: Bat#h pro#essing
(n!line Bat#h Pro#essing(n!line Bat#h Pro#essing
DATA P'(5&SS+)-
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
41/99
On$line batc processingTransaksi dimasukkan ke dalam sistem
komputer ketika transaksi terjadi dan
disimpan sementara dalam 0letemporer.
Se#ara periodik 0le transaksi diprosesuntuk mengupdate 0le induk.
(utput di#etak dan didisplay.
DATA P'(5&SS+)-
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
42/99
%pdating #an be done throughse"eral approa#hes: Bat#h pro#essing
(n!line Bat#h Pro#essing (n!line 'eal!time Pro#essing(n!line 'eal!time Pro#essing
DATA P'(5&SS+)-
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
43/99
On$line/ Real$time 0rocessingTransaksi dimasukkan ke dalam sistem
komputer ketika transaksi terjadi.
/ile induk diupdate segera denganmenggunakan data transaksi.
(utput di#etak dan didisplay.
DATA P'(5&SS+)-
B t h P i (K li i ti d t i di i
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
44/99
1I
Master
/ile
Bat#h Pro#essing J (K line inputing data periodi# pro#essing
(n!,ine inputing data Bat#h7Periodi# Pro#essing
Master/ile
Bar#odetagP(SterminalPlasti# 5ard
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
45/99
1
(n!,ine inputing data 'eal Time Pro#essing
Master/ile
Bar#odetag
P(Sterminal
Plasti#5ard
M&)-(%TP%T*A)
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
46/99
M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+
Tahap terakhir dalam pemrosesanin$ormasi adalah mengoutputkanin$ormasi
(utputnya dapat berupa
Dokumen
'aporan
1uery1uery
M&)-(%TP%T*A)
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
47/99
Tahap terakhir dalam pemrosesanin$ormasi adalah mengoutputkanin$ormasi
(utputnya dapat berupa
DokumenDokumen4 Dokumen adalah rekaman
transaksi atau data lain.
4 5ontoh: order pembelian $aktur
4 Dokumen yang dihasilkan padaakhir akti"itas pemrosesantransaksi disebutdokumenoperasional 2operationaloperationaldo#uments3 kebalikan darido#uments3 kebalikan daridokumen sumber 2sour#edokumen sumber 2sour#e
do#uments3do#uments3
M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+
M&)-(%TP%T*A)
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
48/99
Tahap terakhir dalam pemrosesanin$ormasi adalah mengoutputkanin$ormasi
(utputnya dapat berupa
Dokumen
'aporan'aporan
M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+
4 ,aporan digunakan oleh karyawanuntuk mengendalikan kegiatanoperasional dan digunakan oleh
para manajer untuk membuatkeputusan dan meran#angstrategi.
4 Dapat di#etak:
Se#ara reguler
Berdasarkan penge#ualian 9ika diminta saja 2on demand3
4 (rganisasi harus se#ara periodikmengkaji ulang apakah sebuahlaporan masih diperlukan atau
tidak
M&)-(%TP%T*A)
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
49/99
Tahap terakhir dalam pemrosesanin$ormasi adalah mengoutputkanin$ormasi
(utputnya dapat berupa
Dokumen
'aporan
1uery1uery
M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+
4 Luery adalah permintaanpengguna akan in$ormasi
khusus.4 Dapat diminta:
Se#ara periodik
Sekali saja
4 Dapat ditayangkan: Di monitor
Di layar lebar
M&)-(%TP%T*A)
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
50/99
(utput dapat melayani berbagaitujuan:
,aporan keuangan dapat diberikan
kepada pengguna intern dan penggunaekstern. .
Beberapa output digunakan untuk
penggunaan intern: Untuk perencanaanUntuk perencanaan
4 5ontoh: Anggaran
4 Anggaran adalah ren#ana organisasi yangdituangkan dalam satuan rupiah.
'amalan penjualan
M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+
M&)-(%TP%T*A)
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
51/99
(utput dapat melayani berbagaitujuan:
,aporan keuangan dapat diberikan
kepada pengguna intern dan penggunaekstern. .
Beberapa output digunakan untuk
penggunaan intern: Untuk perencanaanUntuk perencanaan
Untuk operasi seari$ariUntuk operasi seari$ari
4 5ontoh: deli"ery s#hedules
M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+
M&)-(%TP%T*A)
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
52/99
(utput dapat melayani berbagaitujuan:
,aporan keuangan dapat diberikan kepada
pengguna intern dan pengguna ekstern. . Beberapa output digunakan untuk
penggunaan intern:
Untuk perencanaanUntuk perencanaan
Untuk operasi seari$ariUntuk operasi seari$ari
Untuk pengendalianUntuk pengendalian
M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+
4 ,aporan kinerja 2Per$orman#e reports3adalah output yang digunakan untukpengendalian.
4 Management by exceptionadalah
sebuah pendekatan peman$aatanper$orman#e reports yangmem$okuskan pada in"estigasi dantindakan hanya untuk selisih yangsigni0kan.
M&)-(%TP%T*A)
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
53/99
(utput dapat melayani berbagai tujuan:
,aporan keuangan dapat diberikan kepadapengguna intern dan pengguna ekstern. .
Beberapa output digunakan untukpenggunaan intern:
Untuk perencanaanUntuk perencanaan
Untuk operasi seari$ariUntuk operasi seari$ari
Untuk pengendalianUntuk pengendalian Untuk e#aluasiUntuk e#aluasi
M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+
4 5ontoh: Sur"ei tentang kepuasan pelanggan
,aporan yang berisi employee error rates
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
54/99
Dokumentasi men#akup alat!alatsebagai berikut:
)arasi 2uraian tertulis3
/low#hart
Diagram
Bahan tertulis lainnya
Dokumentasi
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
55/99
Dokumentasi men#akup who whatwhen where why and how o$:
Data entry 2pemasukan data ke sistem3
Pro#essing 2pemrosesan3
Storage 2penyimpanan3
+n$ormation output 2mengoutputkan
in$ormasi3 System #ontrols 2pengendalian sistem3
Dokumentasi
Man$aat dokumentasi bagi
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
56/99
Man$aat dokumentasi bagi akuntan
Minimum akuntan harus memba#a dokumentasiuntuk memahami #ara kerja sistem.
Akuntan harus menge"aluasi kelebihan dankelemahan pengendalian intern sebuah entitas.
Sangat bergantung pada dokumentasi.
Akuntan menggunakan dokumentasi untukmenentukan apakah sistem yang diusulkan
memenuhi kebutuhan pemakai.
Akuntan bisa membuat dokumentasi untuk: Menunjukkan bagaimana #ara kerja sistem
Menunjukkan pemahaman mereka terhadap SP+
Man$aat dokumentasi bagiakuntan
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
57/99
9enis!jenis dokumentasi yang akandibahas dalam bab ini adalah:
Data 2o3 diagram
4 Sebuah gra0k yang menunjukkan arusdata:
Dari mana data berasal
Arus data
Proses yang dilaksanakan
Tujuan data
9enis Dokumentasi
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
58/99
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
59/99
Teknik dokumentasi merupakan alat yangsangat penting bagi akuntan: )A)$56mensyaratkan bahwa auditor
memahami prosedur manual dan computerized
yang digunakan oleh entity. Pemahaman ini dapat diperoleh melalui
pendokumentasian SP+ sebuah proses yang se#arae$ekti$ mengekspos kekuatan dan kelemahan sistem.
)O7 !8998"se#ara e$ekti$ menghendaki bahwa
perusahaan publik dan auditornyamendokumentasi dan menguji SP+ perusahaan.
Auditing )tandard No. 8 menghendakibahwa auditor ekstern memberikan opinitentang SP+ klien.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
60/99
Alat dokumentasi membantu akuntandengan #ara:
Mengorganisasi sistem yang sangat
kompleks ke dalam bentuk yang dapatlebih mudah dipahami
Membantu anggota baru tim
pengembang memahami sistem yangsekarang digunakan.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
61/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Sebuah D/D se#ara gra0smenguraikan arus data di dalamsebuah organisasi. D/D digunakan
untuk: Mendokumentasi sistem yang ada
Meren#anakan dan meran#ang sistem
baru Tidak ada pendekatan bla#k!and!
whiteuntuk membuat sebuah D/D.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
62/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Pelanggan>.
ProsesPemby
@.%pdate
PD
Manajer*redit
Bank
PiutangDagang
PembayaranPelanggan
Data'emittan#e
+n$ormasiPiutang
Deposit7setoran
4 5ontoh D/D untukproses pelunasanpiutang
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
63/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Sebuah D/D terdiri atas 1 elemendasar:
Sumber dan tujuan data
Arus data
Proses trans$ormasi
Penyimpanan data
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
64/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Sumber dan tujuan data Berbentuk kotak
Menggambarkan organisasi atau indi"idu yangmengirimkan atau menerima data yang digunakan ataudihasilkan oleh sistem
Sebuah kotak dapat ber$ungsi sebagai sumber dantujuan data sekaligus
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
65/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Pelanggan>.
ProsesPemby
@.%pdate
PD
Manajer*redit
Bank
PiutangDagang
PembayaranPelanggan
Data'emittan#e
+n$ormasiPiutang
Deposit
4 Sumber dan tujuan databerwarna merah
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
66/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Arus Data
Disimbolkan sebagai panah
Menggambarkan arus data antara sumber dantujuan proses dan penyimpanan data.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
67/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Pelanggan>.
ProsesPemby
@.%pdate
PD
Manajer*redit
Bank
PiutangDagang
PembayaranPelanggan
Data'emittan#e
+n$ormasiPiutang
Deposit7setoran
4 Arus data berwarnamerah
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
68/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Pelanggan>.
ProsesPemby
@.%pdate
PD
Manajer*redit
Bank
PembayaranPelanggan
Data'emittan#e
+n$ormasiPiutang
Deposit7setoran
4 Arus data selalu diberilabel
4 Perke#ualian adalah yangmenuju penyimpanan data
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
69/99
DATA /,(N D+A-'AMS
9ika data mengalir dua arah gunakanpanah dua arah 2bi-directional arrow3.
%pdatePiutang
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
70/99
DATA /,(N D+A-'AMS
9ika dua elemen data mengalir bersama!sama gunakan satu garis arus data saja.
Pelanggan Proses
Pembayaran
Penerimaan kas dan Slip Peln.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
71/99
DATA /,(N D+A-'AMS
9ika elemen data tidak selalumengalir bersama!sama gunakangaris arus biaya terpisah.
Pelanggan ProsesPembayaran
+nkuiri Pelanggan
Pembayaran Pelanggan
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
72/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Proses Disimbolkan sebagai lingkaran
Menggambarkan trans$ormasi data
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
73/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Pelanggan>.
ProsesPemby
@.%pdate
PD
Manajer*redit
Bank
PiutangDagang
PembayaranPelanggan
Data'emittan#e
+n$ormasiPiutang
Deposit7setoran
4 Proses trans$romasi berwarnamerah.
4 Setiap proses harus memilikiminimum satu data inHow danminimum satu data outHow.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
74/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Penyimpanan data Disimbolkan sebagai garis paralel
Menggambarkan sebuah tempat penyimpanandata sementara atau permanen
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
75/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Pelanggan>.
ProsesPemby
@.%pdate
PD
Manajer*redit
Bank
PiutangDagang
PembayaranPelanggan
Data'emittan#e
+n$ormasiPiutang
Deposit7setoran
4 Penyimpanan ditunjukkandalam warna merah.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
76/99
DATA /,(N D+A-'AMS
*amus Data 2Data di#tionary3: Arus data dan penyimpanan data
merupakan kumpulan elemen data.
5()T(: sebuah arus data berlabelinformasi mahasiswabisa berisielemen seperti nama mahasiswa tanggallahir nomor +D alamat nomor telepon.
:amus databerisi uraian seluruhelemen data penyimpanan data danarus data dalam sebuah sistem.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
77/99
DATA /,(N D+A-'AMS
Perin#ian D/D:
9arang ada sebuah sistem yang dapatdigambarkan dalam selembar kertas
dan para pengguna membutuhkanperin#ian.
(*+ D/D harus dibagi ke dalam jenjangyang lebih rendah agar bisamenjelaskan rin#ian sistem se#aralengkap.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
78/99
DATA /,(N D+A-'AMS
9enjang tertinggi D/D disebutdiagram konteks 2context diagram"
Menggambarkan sistem se#ara ringkas.
9uga menggambarkan sebuah sistempemrosesan data dan entitas eksternalyang:
Merupakan sumber input
Merupakan tujuan output
( - S
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
79/99
DATA /,(N D+A-'AMS
SistemPemrosesan
Gaji
Departemen
SDM
Lembaga
Pemerintah
Karyawan
Bank
Manajemen
Time#ards
/orm
*arya
wanb
aru
/ormPer
ubahan
*arya
wan
,apo
ranpajak
Opemb
ayara
n
5ek gaji karyawan
5ekgaji,apo
ran-aji
4 5ontoh diagramkonteks
DATA /,(N D+A-'AMS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
80/99
DATA /,(N D+A-'AMS
>.%pdate/ile gaji7
karyawan
@.Pembayaran
Gaji
I.%pdateBukubesar
1.Pembayaran
PPh
.Membuat,aporan
SDM
Depatemen*aryawan
Bank
,embagaPemerintah
Manajemen
/ormperubahankaryawan
/ormkaryawanbaru
Time#ards 5e
kgaji
karyaw
an
5ek gaji
DataPembayaran
gaji
"ou#herPembayaran
PPh
Ta reportO payment
,aporangaji
DATA /,(N D+A-'AMS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
81/99
DATA /,(N D+A-'AMS
>.%pdate/ile gaji7
karyawan
@.Pembayaran
Gaji
I.%pdateBukubesar
1.Pembayaran
PPh
.Membuat,aporan
/ile gaji7karyawan
Bukubesar
SDM
Depatemen*aryawan
Bank
,embagaPemerintah
Manajemen
/ormperubahankaryawan
/ormkaryawanbaru
Time#ards 5e
kgaji
karyaw
an
5ek gaji
DataPembayaran
gaji
"ou#herPembayaran
PPh
Ta reportO payment
,aporangaji
/,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
82/99
/,(N5A'TS
/low#hart adalah teknik analitis yangmengurai!kan beberapa aspek sebuahsistem in$ormasi se#ara jelas ringkas danlogis.
/low#hart menggunakan serangkaiansimbol untuk menguraikan prosedurpemrosesan dan arus data.
/,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
83/99
/,(N5A'TS
Setiap bentuk dalam How#hartmenggambarkan sebuah kegiatan inputakti"itas pemrosesan atau mediumpenyimpanan yang unik.
Dulu How#hart umumnya digambar denganmenggunakan templates.
Sekarang tersedia so$tware seperti Gisio.
Mi#roso$t!word dan Power Point dapat jugadigunakan
So$tware menggunakan bentuk yang sudah bakudan peran#ang menggambar bentuk ke bidangyang telah ditentukan.
/,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
84/99
/,(N5A'TS
Ada 1 kelompok simbol How#hart: )imbol input;output
Simbol ini menunjukkan jenis alatatau media yang memberikaninput atau merekam output darisebuah proses.
/,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
85/99
/,(N5A'TS
Ada 1 kelompok simbol How#hart: Simbol input7output
)imbol pemrosesan
Simbol pemrosesan menunjukkanjenis alat yang digunakan untukmengolah data 2manual atau
komputer3
/,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
86/99
/,(N5A'TS
Ada 1 kelompok simbol How#hart: Simbol input7output
Simbol pemrosesan
)imbol penyimpanan
Simbol penyimpanan menunjukkanjenis alat yang digunakan untuk
menyimpan data 2secondarystorage3.
/,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
87/99
/,(N5A'TS
Ada 1 kelompok simbol How#hart: Simbol input7output
Simbol pemrosesan
Simbol penyimpanan
)imbol arus data dan lain$lain
4 menunjukkan:
Arus data dan barang Mulai dan berakhirnya How#hart
,okasi sebuah keputusan
Penjelasan tambahan
/,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
88/99
/,(N5A'TS
*lik tombol di bawah ini untuk melihatrin#ian setiap kelompok simbol.
Simbol+nput7(utput
SimbolPemrosesan
SimbolPenyimpanan
SimbolArus7,ain!lain
D(5%M&)T /,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
89/99
D(5%M&)T /,(N5A'TS
/low#hart dokumen menunjukkan arusdokumen dan in$ormasi diantara areapertanggung jawaban dalam sebuahorganisasi.
/low#hart ini menelusur sebuah dokumendari awal sampai akhir dan menunjukkan: Sumber dokumen 2dari bagian mana3
*e mana didistribusikan
Bagaimana penggunaanya 2digunakan untuk apa3 Disposisi
Berbagai hal yang terjadi ketika dokumen tersebutmengalir melalui sistem
D(5%M&)T /,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
90/99
D(5%M&)T /,(N5A'TS
/low#hart pengendalian intern adalahHow#hart dokumen yang digunakan untukmenge"aluasi ke#ukupan pengendalianintern seperti pemisahan tugas atau
penge#ekan intern. /low#hart ini dapat memun#ulkankan
kelemahan atau ine0siensi seperti: Tidak memadainya arus komunikasi
Arus dokumen yang kompleks dan tidak perlu
Prosedur yang menyebabkan penundaan yang tidakperlu
/low#hart dokumen juga dibuat dalam prosesperan#angan sistem.
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
91/99
S;ST&M /,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
92/99
S;ST&M /,(N5A'TS
/low#hart sistem menjelaskanhubungan antara input proses danoutput sebuah S+A.
4lo3cart sistem dimulai denganmeng$ identi&kasi input sistem.
4 +nput ini dapat berupa: Data baru
Data yang tersimpan
*eduanya
S;ST&M /,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
93/99
S;ST&M /,(N5A'TS
/low#hart sistem menjelaskanhubungan antara input proses danoutput sebuah S+A.
/low#hart sistem dimulai dengan meng!identi0kasi input sistem
)etiap input diikuti ole sebua
proses.4 9ika proses dilakukan oleh sebuahkomputer logika program komputerdiuraikan khusus dalam sebuahHow#hart program.
S;ST&M /,(N5A'TS
7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi
94/99
S;ST&M /,(N5A'TS
/low#hart sistem menjelaskan
hubungan antara input proses danoutput sebuah S+A.
/low#hart sistem dimulai dengan meng!
identi0kasi input sistem Setiap input diikuti oleh sebuah proses
0roses diikuti ole output