1

1PROJEKTISEURANTA

EcomProjektiseuranta

2

ei se vaikuta ohjelmien peruskäyttöön juuri millään projekti päivittyy, eikä perusohjelman käyttö

imintoja, laskutusta ja muita kuluja. Ohjelman avulla

itykset. Se kannattaa käydä läpi ennen projektiseurannan

a, kun ohjelma kertoo heti kokonaiskuvan projektin tilanteesta.

Ohjelmalle annetaan vain projektinumero, jolloin tieto linkittyy tä siihen syötetään halutun projetkin numero ja mahdollisesti

ia voi jakaa useammalle projektille.

en maksupostitaulukko projektien maksuerien hallintaan.

.

1 Projektiseurantaohjelmiston ominaisuuksia

• Ecom Projektiseuranta on kiinteästi nivoutettu Ecomin muihin ohjelmistoihin siten, etttavoin. Kullekin ohjelmalle voidaan antaa tieto siitä, mihin projektiin se kuuluu, jolloin vaikeudu.

• Projektiseurantaojelmiston avulla seurataan projektiin liitettyjä töitä, ostoja, varastopovoi seurata eri ostastojen toimintaa projektiraportoinnin kautta.

• Projektiseurannan materiaalitietoja käsitellään verottomilla hinnoilla.

1.1 Projektiseurantaoletukset

• Projektiseurantaoletukset on käsitelty omassa käsikirjassaan, joka on nimeltään projektiseurantamäärottamista käyttöön.

1.2 Projektiseurantaohjelman ominaisuuksia lyhyestiKoko projektin tiedot näkyy kootusti Ecomin projektiseurantaikkunasta. Tämä helpottaa projektin seurantaTarvittaessa tietoja voidaan tarkastella suoraan yksittäisen tapahtuman tasolle asti.

• Projektitapahtumien syöttöUudessa projektiseurantaohjelmistossa tapahtumat syötetään siihen ohjelmaan, mitä kulloinkin käytetään.automaattisesti haluttuun projektiin. Esimerkiksi lähete tehdään aivan normaalisti vain sillä erotuksella, etalaprojektin numero.

• Projekti reaaliajassaLähetteelle viety tavara näkyy heti projektiseurannassa, kun läheterivit on syötetty ja lähete tallennettu. Samoin näkyvät ostolaskut, palkkatapatumat ja kaikki muut tapatumat.

• Rivikohtaiset projektitapahtumatOletuksena kaikki ohjelmien rivitapahtumat kohdistuvat aina samaan projektiin. Tarvittaessa rivitapahtum

• Maksupostien hallintaEcomin Projektiseurannasta löytyy erillinen maksupostien hallintaikkuna, jonka avulla voidaan luoda erillin

• Ecom projektiseurannan avulla yritys saa erittäin hyvän kokonaiskuvan projektiensa tilanteesta

3

ohjelmistoa kokeilee käytännössä. Käsikijaa selaamalla oppii ä ja siinä on aina merkitty uudet ominaisuudet erikseen. Näin

jen hallintaa. Nämä ovat toimintoja, joita ei tarvita usein, mutta mistason mukaan. Useimmat käsikirjan kappaleet on merkitty

ikille käsikirjan käyttäjille.

an myös käytännössä hyödynnettyä. lä.

in hyvää perehtymistä ohjelmistoon.

vä miettiä, mitä hyötyä teidän llista edetä uudelle tasolle. Ohjelmis-sti. Aihe ei välttämättä ole vaikea, öskentelytavoissa.

2 Ohjeita käsikirjan lukijalleKäsikirjaa voi lukea monessa eri vaiheessa ja monella eri tavoin. Siihen kannattaa tutustua jo ennen, kuinuusia ominaisuuksia useammankin vuoden käytön jälkeen. Käsikirja uudistuu aina uusien versioiden myötteillä on helpompi työ löytää ja ottaa käyttöön uudistuneet toiminnot.

2.1 Käsikirjan eri tasotOhjelman normaalitoimintojen lisäksi kerrotaan erilaisten erikoistilanteiden ja monimutkaisempien toimintojotka tuovat lisäetuja kokeneelle käyttäjälle. Siksi käsikirjaan on tehty eri tasoja käyttäjän tarpeiden ja osaakirjaimin sisällön vaativuustason mukaan.

2.1.1 Taso A on tarkoitettu kaikille käyttäjille

2.1.2 Taso B vaatii kokemusta

2.1.3 C -taso on jo lähes ammattilainen

2.1.4 “Kahvipaussi” on tärkeä osa oppimista

Mikäli kuvassa ei ole mitään vaikeustasoa kuvaavaa symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu ka

Symboli B vaatii “hereillä olon” lisäksi usein kokemusta Ecomista, jotta kappaleen käsittelemä aihe saadaB-tason aineiston voi alussa hypätä yli, sillä se ei ole välttämätön toiminto ohjelmiston käytön alkumetreil

C-tason sivu on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa tai erittä

Kahvipaussi-merkki vaatii aina käyttäjältä kunnon syventymistä aiheeseen. Tämän merkin kohdalla on hyyrityksellenne kyseisestä toiminnasta olisi. Merkkiä käytetään silloin, kun ohjelmiston käytössä on mahdotosta saa yksinkertaisesti enemmän irti, kun syventyy kahvipaussi-merkin käsittelemään aiheen huolellisemutta sen käsittely voi vaatia työskentelytapojen muuttamista joko omassa työssään tai koko yrityksen ty

4

sittäisen ostolaskun rivejä voidaan kohdistaa eri projekteille. ole kohdistettu lähetteelle, eikä laskulle. Toimintoa käytetään ovat projektissä käytettäviä tavaroita ja siten kuluja projektille.

ä vaiheessa kun ostolaskurivit on tuotu lähetteelle tai laskulle.

tin on valmis, kirjataan palautettavat tarvikkeet varastoon. Se in projektin kulut pienenee varastoon menneen tavaran verran

ja laskulle, jolloin tuotteet poistuvat varastosta.

etteen tietoja ei voi laskuttaa, vaan lähetteen tiedot kohdistuu ktiin tai sitä palautetaan projektilta varastoon. Projektilähetettä skutus tapahtuu eri säännöillä, kuten esimerkiksi maksueränä ivin nettotiedon perusteella, joka tulee joko tuoterekisteristä, a sama, kuin myyntihinta).

3 Projektiseurannan materiaaliseurantaProjektin materiaalikulut kertyvät ostolaskuriveiltä, projektilähetteiltä, laskuilta ja muut kulut -välilehdeltä. Seuraavassa on käsitelty eri ohjelmien vaikutuksia projektiseurantaan.

3.1 Ostalaskujen käsittely projektiseurannassa

3.1.1 Ostolasku liitetään suoraan projektiinOstolaskut lisää projektin kuluja ostolaskurivien kautta, kun ostolaskuriveille annetaan projektinumero. YkOstolaskurivit kohdistuvat suoraan projektiseurannan kuluiksi, kun ostolasku on liitetty projektiin, eikä sitäsilloin, kun projektia laskutetaan maksueräperusteisesti. Tällöin tuoterivejä ei viedä laskulle asti, vaan ne

3.1.2 Ostolasku kohdistetaan laskulleJos ostolaskurivit on kohdistettu myyntilaskulle, tulee kulut projektille ostolaskun nettohinnan mukaan siin

3.1.3 Ostolaskurivien hallinta varastoseurannan ollessa käytössäVarastoseurantaa käytettäessä on ostolaskuja käsiteltäessä otettava huomioon seuraavat seikat:

3.1.3.1 Varastojen päivitys, kun tarvikerivejä ei erikseen laskuteta Ostolaskulta tulevat materiaalirivit kohdistetaan suoraan projektiin, eikä niitä kirjata varastoon. Kun projektapahtuu tekemällä projektilähete, jolloin palautettavat tavarat kirjataan miinusmerkkisinä varastoon. Tällöja varastosaldo lisääntyy samalla kertaa.

3.1.3.2 Ostolaskujen käsittely keikkalaskutuksessa varastoseurannan ollessa käytössäOstolaskurivit kirjataan ostolaskun kautta varastoon ja sen jälkeen ostolaskurivit kohdistetaan lähetteelle

3.2 Lähetteiden käsittely projektiseurantaohjelmistossaLähetteitä on kahta erilaista tyyppiä: Projektilähete ja laskutettava lähete.

3.2.1 Projektilähetteen käyttö projektiseurannassaLähetteelle voidaan asettaa erillinen projektilähete-valinta päälle (Ei laskuteta-valinta lähetteellä), jolloin lähkuluksi projektille. Projektilähetettä käytetään lähinnä silloin, kun omasta varastosta haetaan tavaraa projekäytetään sellaisissa projekteissa, joissa varsinaisia materiaaleja ei laskuteta asiakkaalta erikseen, vaan latai könttälaskuna, jolloin laskutettava hinta on sovittu erikseen. Projektilähete lisää projektin kuluja läheterostolaskulta tai vapaasti syötetyssä rivissä läheterivin nettotiedolle annetun hinnan perusteella (oletuksen

5

iirtyvät kulut laskulle, jossa tehdyt muutokset vaikuttavat kulu-s vielä laskulle tehdään muutoksia, jotka voi poiketa lähetteen en tieto, on se oikea paikka kerryttää kuluja.

avat projektin kuluihin riveittäin laskurivin nettotiedon pohjalta.

3.2.2 Laskutettavan lähetteen käyttöLaskutettava lähete lisää projektin kuluja, kun lähetteelle on kirjattu tapahtumia. Kun lähete laskutetaan, sihin. Jos lähete on jo laskutettu, eivät siihen tehtävät muutokset aihtuta enää kuluja. Tämä siksi, että joskutiedoista, jolloin nekin saadaan mukaan projektin kuluiksi. Ja koska laskulla on tapahtumaketjussa viimein

3.3 Laskujen käsittely projektiseurantaohjelmistossaKun lähetteestä tehdään lasku, siirtyvt lähetteellä olevat kulut laskulle. Laskulle tehtävät muutokset vaikutt

3.4 Muiden kulujen käsittely projektiseurannassaMuut Kulut välilehdelle kirjatut tapahtumat kirjaantuvat sellaiseneen projektiseurantaan kuluksi.

6

kaikkia projektin osa-alueita erikseen ja siitä saa nopeasti

ktiseuranta ja sen alta Projektinseuranta. uusta ohjelmistosta, jossa projektia käsitellään.

4 ProjektiseurantaohjelmistoProjektiseurantaohjelmisto kertoo projektiin liittyvät tapahtumat ohjelma-alueittain. Sen avulla voi seurata kokonaiskuvan projektin tapahtumista.

4.1 Projektiseurantaohjelman avaus.

4.1.1 Projektiseurantaohjelmiston avausProjektiseurantaohjelmisto avautuu valitsemalla Ecomin aloitusikkunasta ohjelmat ja projeTäältä löytyvät jo tedyt projektit. Uusi projekti voidaan avata tätä kautta tai suoraan jostain m

7

rustiedot ja useammasta alavälilehdestä. Kaikkien ttää myös siten, että sen kaikkia osioita ei käytetä, -alueet läpi kohta kohdalta.

Projektiseurantaohjelmisto koostuu projektin päätaulusta (ikkunan yläosa), jossa on projektikohtaiset petaulujen toiminnot käsitellään yksityiskohtaisesti tässä käsikirjassa erikseen. Projektinseurantaa voi käyvaan ohjelmalla seurataan esimerkiksi vain projektin materiaaleja. Seuraavaksi käydän projektin eri osa

8

4.2 Projektin avaaminen

Ensimmäisen ja uuden projektin avaus tapahtuu painamalla ylärivin plus-painiketta.

9

n jälkeen ohjelma lisää automaattisesti uuden 00-arvosta 30000-alkuiseksi, jotta sen erottaisi umeroiden ja projektinumeroiden erottamista

Ensimmäisellä kerralla ohjelma kysyy projektinumeroa, jolla ensimmäinen projekti aloitetaan. Tämänumeron projektille, kun sellainen avataan. Ohjelmassa on projektinumeroa vaihdettu ehdotetusta 100helpommin lähetenumeroista, jotka alkavat myös oletuksena 10000-sarjalla. Tämä helpottaa lähtetentoisistaan. OK-painikkeella projektinumero hyväksytään.

10

a tekee automattisesti jokaisen uuden projektin aloituksen ttä, joten siihen kannattaa kertoa selvästi, mistä projektista

ti avoin, kesken vai päättynyt.

ärän voi antaa vasta, kun projektin tilaksi on merkitty on

4.3 Projektin perustiedot

Projektin ylätaulu koostuu pääprojektista ja mahdollisista alaprojekteista. Projektinumeron ohjelmyhteydessä. Kohteeseen voi kertoa parilla sanalla projektin sisällöstä. Se on yksi projektin hakukenon kysymys. Päiväys kertoo projektin alkamisajankohdan ja tilalla voidaan määrittää, onko projek

4.3.1 Projektin päättäminenToiseen päivämääräkenttään annetaan projektin päättymispäivämäärä. Projektin Lopetuspäivämäpäättynyt. Kun molemmissa kentissä on oikeat arviot, voidaan projekti siirtää historiaan.

11

sisällä. Hierarkiatasoja ei tarvitse välttämättä käyttää, lla olevaan listaan on haettu yrityksen tähän projektiin oletuksissa oman yrityksen orgaisaatiomallinsa. Organ-

4.3.2 Organisaatio, osasto, yksikkö ja työnjohtajaProjektiseurantaoletuksiin voi määrittää yrityksen käyttämät hierarkiatasot ja niiden nimitykset yrityksen mutta niiden avulla voidaan myöhemmin tarkastella eri osastojen toimintaa projektiraportoinnin kautta. Amääritetty organisaatio, osasto, yksikkö sekä vastuullinen työnjohtaja. Kukin yritys määrittelee perusisaation luonti käsitellään Projektin määritysosa-käsikirjassa.

12

le pakollisia tietoja, mutta projektille on hyvä antaa raamit

a materiaali- ja muista kuluista, joita projektiin tulee. Työt enttään ohjelma laskee tulojen ja menojen (Kulut+työt)

4.3.3 Arvio Projektin kulustaProjektille voi antaa arvion, joka voi perustua tarjouslaskentaan tai muuhun arvioon. Arviotiedot eivät oprojektin perustamisvaiheessa. Tulot kenttään annetaan arvio laskutettavasta summasta. Kuluihin syötetään euromääräinen summkenttään annetaan arvio sekä veronalaisista että verottomista palkkatapahtumista yhteensä. Tulos-kvälisen erotuksen.

13

sen nettoarvosta, projektilähetteistä, projektille kohdistetuista sekä projektin kulut välilehden kustannuksista. Töiden osuus ssatyötön kautta.e myös miinus-etuliitteen.

4.3.4 Projektin toteutumaToteuma-riville ohjelma laskee projektin todellisten kustannusten mukaan.Projektin tulot lasketaan projektille kohdistettujen laskurivien kokonaissummasta.Projektin kulut tulevat projektioletuksissa määritettyjen valintojen mukaan. Yleensä kulut tulevat laskutukostolaskuista ja muista kuluista kohdistettujen laskurivien nettokustannuksista, ostolaskurivien summasta tulee projektin työt-välilehdellä olevien töiden kokonaismenoista, jotka syötetään pääasiassa projektin maTulos-kenttään ohjelma laskee tulojen ja menojen välisen erotuksen. Kun tulos menee miinukselle, saa s

14

s projekti halutaan jakaa useampaan seurattavaan kokonais-mat summattuna yhteen. Kukin alaprojekti näkyy omana jektit-ylävälilehteä.

4.4 Pää- ja alaprojektitPääprojekti on aina oletuksena esillä .Alaprojektit löytyvät projektiseurannan toiselta ylävälilehdeltä. Jouuteen, kannattaa se toteuttaa alaprojektien avulla. Pääprojektilla näkyvät kaikkien alaprojektien tapahtukokonaisuutena, ja siitä löytyvät siihen kohdistetut tapahtumat ja summat. Seuraavaksi painetaan alapro

15

in liittyviä tapahtumia voidaan kohdistaa alaprojektille mak-äkyvällä plus-painikkeella, joka perustaa uuden numeron laprojekteja, voidaan pääprojektiin syöttää koko projektiin eessä maksueräperustainen projekti, käytetään ensimmäistä

4.4.1 Ensimmäinen alaprojektiEnsimmäinen alaprojekti luodaan automaattisesti, kun siirrytään alaprojektit-sivulle. Kaikkia projekteihsupostitaulukkoa lukuunottamatta, joka on aina pääprojektitasolla. Uuden alaprojektin voi lisätä alhaalla nalla näkyvän ensimmäisen numeron viereen. Alaprojektien lukumäärää ei ole rajoitettu. Kun käytetään aliittyvät tapahtumat, ja alaprojektiin syötetään nimenomaisesti siihen liittyvät tapahtumat. Usein, kun on kysalaprojektia projektiin liittyvien erikseen laskutettavien lisätöiden seurantaan.

16

ktiin kerrytetään kaikki sellaiset tapahtumat, jotka laskutetaan aatiorakenne on määritetty valmiiksi tähän ikkunaan.

4.4.1.1 Ensimmäinen alaprojekti projektin lisätöilleAlle on nyt esimerkinomaisesti määritetty projektin lisätyöt ensimmäiseksi alaprojektiksi. Tähän alaprojeerikseen, eikä maksuerien perusteella. Tähän on arvioitu mahdollisten lisätöiden summat. Myös organis

17

umat ensimmäiselle alaprojektille ja toiseen erikseen laskutet-nsimmäisessä alaprojektissa, eikä sen tulosta tarvitse laskea

ttaa omalle yritykselle yhdessä sovittua tapaa, jotta kaikki työn-styössä yrityksen kanssa.

4.4.1.2 Alaprojektien ryhmittelyyn käytettyjä lähestymistapojaAlaprojekteja voi jaotella eri tavoin. Yksi toimiva tapa on jakaa varsinainen maksueräurakan kaikki tapahttavat lisätyöt. Tämän etuna on se, että varsinaisen urakan kaikki tapahtumat näkyvät selkeästi eriteltynä eerikseen erottelemalla lisätyöt summista pois.

Urakan voi jakaa myös muilla tavoin, kuten työvaiheisiin tai organisaatioittain. Tärkeää on kuitenkin noudatekijät osaavat projektinumeroinnin peritaatteet. Se auttaa myös yhteistyökumppaineiden toimimista yhtei

18

utetaan asiakkaalta työt ja tarvikkeet eriteltyinä, ei tätä sivua rojektille, Alaprojektille ei maksueriä voi luoda.

4.5 Maksupostien käsittelyMaksupostit -alavälilehdellä on projektin laskutettavat maksuerät. Huomioi, että jos koko projekti lasktäytetä. Tarkista myös, että olet valinnut Pääprojektin takaisin näkyviin. Maksuerät luodaan vain pääp

19

asiakkaalle, jota laskutetaan. Erät yhteensä -kenttään an-sa määritetty yleinen teksti, joka tulostuu maksuerätaulukkoa antaa mahdollisuuden niputtaa useamman maksuerän ommin mahdollisuus pantata laskun maksua.

4.5.1 Maksupostien teko projektilaskentaikkunassaAsiakkaan liittäminen projektiin on tärkeää maksuposteja laskutettaessa. Maskuerät kohdistetaaan sille netaan tehtävän urakan maksuerien kokonaissumma. Vapaaseen tekstiin annetaan urakkasopimuksestulostettaessa ja se tulostuu myös laskutettaviin maksueriin. Maksupostin saa koontilaskuttaa -valintalaskutettavaksi samalle laskulle. Valintaa ei yleisesti pidetä päällä, sillä asiakkaalle annetaan tälläin hekpToiminto vaikuttaa silloin, kun laskutetaan useampaa maksuerää kerralla.

20

n voi kirjoittaa maksupostin tiedot. Alla olevaan projektiin on vaiheessa erän laskutusprosessi on menossa. Tila-kentän rälle voidaan antaa mahdollisimman selkeä kuvaus. Prosent-oi syöttää suoraan summa-kenttään, jolloin ohjelma laskee myös laskutukseen ohjaten sen automaattisesti oikein.

Maksupostit aloitetaan painamalla maksupostit-ikkunan plus-painiketta. Ohjelma tekee uuden rivin, johokirjattu yksi maksuposti valmiiksi. Erän tila on avoin aina, kun tehdään uusi erä. Tila-kenttä kertoo, missätoiminnosta kerrotaan myöhemmin yksityiskohtaisemmin. Erälle on määritetty kaksi Selitekenttää, jotta etikenttään annetaan se prosenttiosuus, mitä erän summa on kokonaisurakasta prosentteina. Summan vprosenttiosuuden. Kustannuspaikkaan voidaan antaa tämän projektin kustannuspaikkatieto, joka menee

21

aa ja prosentti on 100.

suerät hakea tähän pohjaksi Hae-painikkeella. Ohjelma tuo yöttöä huomattavasti.

4.5.2 Valmis maksuerätaulukko ja Maksuerätaulukko on valmis, kun ylhäällä olevat erät yhteensä vastaa alhaalla olevaa yhteensä summ

4.5.2.1 Maksuerätaulukon kopiointi

Jos jossain projektissa on tehty valmiiksi samankaltainen maksuerätaulukko, voidaan sen projektin makkyseisen maksuerätaulukon maksuerät tähän ikkunaan muokattavaksi. toiminto nopeuttaa maksuerien s

22

ytyy Projektin maksupostit -raportti.

4.5.3 Maksupostiraportin tulostusMaksupostiraportin voi tulostaa valitsemalla projektin ylävälilehdeltä Tulosta-painikkeen ja sen alta lö

23

odottaa hyväksymistä. Kun projekti on muokkaustilassa, Laskutettu tila tulee automaattisesti siinä vaiheessa, kun erä

4.5.4 Maksuerän valmistelu laskutusta vartenKuvassa alla on ensimmäinen maksuerä tilassa saa laskuttaa ja toiseen maksuerään vaihdetaan tilaksi voidaan sen tilaa vaihtaa painamalla tilakenttää, joka avaa alavetovalikon, mistä halutun tilan voi valita.on siirretty laskutukseen.

24

odottaa hyväksymistä, saa laskuttaa ja laskutettu.Laskuta-

ikealle asiakkaalle. Vapaaseen teksiin kirjoitettu teksti kopi-skun kohteeksi.Samaan laskuun voi kerätä yhden tai use-

4.5.5 Maksupostin siirtäminen laskutukseenMaksupostierän tila kertoo, että missä vaiheessa maksupostin laskuttaminen on. Tiloja on neljä:avoin,painikkeella maksueriä siirretään laskutukseen. Ohjelma avaa uuden ikkunan. Projektille on nyt lisätty Asiakas, jonka jälkeen laskutettavat maksupostit kohdistuvat automaattisesti ooituu projektin jokaisen maksupostilaskun mukaan yleistekstiksi. Myös projektin kohdetieto kopioituu laamman maksupostin

25

näkyviin valitun projektin ne maksuerät, jotka ovat

ksupostien hallinta -kohdasta, jolloin ohjelma näyttää

ut). Laskutuksessa oleva ikkuna on tehty laskuttajaa n alla näkyvän ikkunan kautta.

hyväksymistä ja saa laskuttaa -painikkeet on pai-ttu, tuo ohjelma näkyviin sekä saa laskuttaa, että

4.5.6 Maksupostin siirto laskutukseenTämän ikkunan saa auki projektin maksupostit-sivulta painamalla laskuta-painiketta. Ohjelma on tuonutvalittavissa laskutukseen. Tämän saman ikkunan voi avata myös ohjelmat-valikon alta valitsemalla projektinseuranta ja sen alta maoletuksena kaikkien projektien ne maksupostit, jotka ovat valittavissa laskutukseen. Laskuttajalla on vielä erikseen oma ikkuna (ohjelmat, laskutus ja myyntireskontra ja tee maksupostilaskvarten, joka hoitaa maksupostien teon laskutukseen. Maksuerät voi siirtää laskutukseen asti myös tämä

Maskupostien hallintasivulla on erilliset maksupostitilojen näyttöpainikkeet ikkunan yläosassa. Odottaa nettu pohjaan, jolloin ohjelma näyttää näissä tiloissa olevat erät. Kun saa laskuttaa painiketta on paineodottaa hyväksymistä olevat maksuerät.

26

aa laskuttaa -tiloilla varustetut valitun projektin maksuerät. seisellä tilalla näkyvät maksupostit ikkunassa, ja kun painike

aa ja odottaa hyväksymistä olevat maksupostit.

4.5.7 Maksuerien näkyminen maksupostien hallintaikkunassaKun Avoin tila -painike on nyt painettu alas, näkyy ikkunassa sekä avoimet, odottaa hyväksymistä että SHalutun tilan maksuerät saa siis näkyviin painamalla kyseistä tilaa. Kun tilapainike on pohjassa, näkyvät kyon ylhäällä, menevät siinä tilassa olevat maksuerät piiloon. Oletuksena tähän tauluun tulevat Saa laskutt

27

, voi valita maksuerälle halutun tilan. Alla olevaan ikku-

a -tilan omaavista maksuposteista automaattisesti.

4.5.8 Maksupostin laskutusMaksuerän tilan saa vaihdettua tilakentässä olevan valintakentän avulla. Painamalla Tila-kenttäänaan vaihdetaan toisen erän tila odottaa hyväksymistä tilasta saa laskuttaa tilaan.Painamalla Tee laskut -painiketta ohjelma tekee laskut kaikista ikkunassa näkyvistä saa laskutta

28

ainikkeella lasketaan toteuma-rivin tiedot ajan-itsevat laskut-painikkeen alla tai laskuhistorian

kutettavat tulot ja kulut lisätään vasta laskutettujen

4.6 Projektin laskut-välilehtiAinoastaan projektin laskut-välilehdellä olevat laskut vaikuttavat Projektin tuloihin. Laske toteuma-ptasalle. Laskut-alavälilehdellä näkyvät ne laskut, jotka ovat valitun projektin laskuja. Projektin laskut sijapuolella. Valittua laskua voi katsella suurennuslasilla, jolloin valittu lasku avautuu. Laskutettavien lähetteiden laslaskujen kautta, sillä silloin saadaan myös laskuun tehdyt muutokset mukaan projektiseurantaan.

29

teta, vaan sitä käytetään projekin materiaaliseurantaan.

eteohjelmaan tekemään projektilähete. Läheteohjelma löytyy n painamalla Ovi-painiketta. etta. Ohjelma kopioi lähetteelle projektilta myös asiakkaan,

4.7 Projektin lähetteet -välilehtiProjektiin voi syöttää kahdenlaisia lähetteitä: laskutettavia - ja projektilähetteitä. Projektilähetettä ei lasku

4.7.1 Projektilähetteen teko, eli varastosta kerätään tavaraa projektille kuluksiAlla olevassa projektin lähetteet Alavälilehdellä ei ole yhtään lähetettä, joten seuraavaksi siirrytään lähohjelmat-valikon alta kohdasta laskutus ja myyntireskontra ja sen alta lähetteet. Projektiseuranta suljetaaProjektilähetteen voi nyt tehdä myös suoraan projektiseurannasta painamalla Tee Projektilähete -painikkohteen, organisaation, osaston ja yksikön

30

valinta rastitettuna. Alla on perustettu uusi lähete, johon on a tarvike on yriykselle maksanut. Hintatiedot-painikkeen alta

4.7.2 Projektilähete projektin materiaaliseurantaa vartenProjektilähetteellä kerätään varastosta tavaraa projektille. Sen tunnistaa siitä, että sillä on Ei laskuteta -kerätty tarvikkeita projektiin. Projektilähete antaa ikkunaan tuotteiden myyntihinnan, eikä sitä hintaa, jotlöytyy tuotteen nettohinta ja se siirtyy projektille kuluksi. Seuraavaksi painetaan hintatiedot-painiketta,

31

Hintatiedot-painike kertoo projektilähetteen antaman kustannuksen projektille. Rivikohtain-en netto löytyy ylemmän kehyksen alaosasta ja koko laskun nettohinta löytyy hintakehyksen ostohinta-kentästä. Tämä tieto kopioituu projektin kulut-kenttään, jos kaikki läheterivit on ko-hdistettu samaan projektiin.

Ostohinta-painikkeen avulla voi rivikohtaista ostohintaa muuttaa, jos ostohinta ei vastaa tuotteen hintaa. Tämä on tarpeellista ainakin silloin, jos projektilähetteelle on kirjattu sellainen tuote, jota ei ole lainkaan tuoterekisterissä. Ecom ehdottaa tällaiselle tuotteelle katetta 0 %, eli tuotteen ostohinta on sama, kuin sen myyntihinta, jolloin ostohintaa voi olla tarpeellista muuttaa (projektilähetteessä tosin ostohinnan voi antaa suoraan läheterivillekin).

OK-painikkeella ohjelma siirtyy takaisin lähetteeseen.

32

tin lähetteisiin ja kulut-kenttä on saanut nettoarvon. Projektin en painallus on siirtänyt projektilähetteellä näkyvän kulun tin kuluksi.

4.7.3 Projektilähetteen kulut projektin kuluihinProjektilähetteellä hintatiedot-painikkeen alla ollut laskun Ostohinta-kentän arvo on nyt kopioitunut projektila kertoo, että kyseessä on projektilähete, jolloin siitä ei tule tuloja projektille. Laske toteuma-painikkesuoraan projektin kulut kenttään. Eli projektiseurannassa projektilähetteen kulut siirtyvät suoraan projek

33

elle alaprojektille, joka on projektiin tehtäville laskutettaville projektiin todennäköisesti ilmaantuu. Tämä lähete tulostetaan

4.7.3.1 Projektille tehtävän lisätyölähetteen luontiAlla olevaan ikkunaan on perustettu uusi lähete, joka on kohdistettu tehtävälle projektille ja ensimmäislisätöille. Tässä vaiheessa ei perusteta yhtään riviä, vaan lähete jää odottamaan mahdollisia lisätöitä, joita työmaalle käytettäväksi Tulosta-painikkeella.

34

, joka on Ecomiin tehty erikoislomake lisätyöitä varten. tävään hyvin.

Tulostuspainikkeen jälkeen ohjelma avaa tulostusikkunan, josta on valittu Projektin lisätyö-lomakeTulosta-painikkeella lomake tulostetaan paperille. Myös normaali työmääräin-lomake käy tähän teh

35

lisätään ne tavarat, jotka kerätään varastosta ja autosta ja lähetteen numeroa, jotta saapuva ostolasku on helppo koh-een projektiin tilattavat työt kannattaa tilatasuoraan projekti-itä.

Projektin lisätyöstä on tehty työmääräin lisätöiden hallintaan ja tilausten tekoon. Tähän työmääräimeenjotka ovat erikseen laskutettavia töitä ja tarvikkeita.Tilattaessa lisätyölle tavaraa kannattaa käyttää tätä distaa tähän lähetteeseen. Näin tilatut tarvikkeet saadaan helpommin laskutettua asiakkaalta. Varsinaisnumerolla (30 000) ja lisätyöt tällä lähetenumerolla. Seuraavaksi palataan katsomaan projektin lähette

36

te, josta tulee kulua projektille ja toisena on projektin erillinen ken. lähete on perustettu, eikä sille ole vielä kohdistettu rivejä, . Normaali llisää kuluja siihen asti, kunnes se on laskutettu. t että kulut tulevat silloin laskutuksen kautta. Tämä siksi , että

ta materiaalirivejä ja projektin massasyötön kautta työtapahtu-

Projektin lähetteet-alavälilehdellä on nyt kaksi erilaista lähetettä. Ensimmäisellä rivillä on projektilähelisätyölähete, joka on kohdistettu alaprojektinumerolle yksi. Sen tila on vastaanotettu, eli se on vielä kesjoten sillä ei ole Euroarvoja näkyvissä. Kun lähete on laskutettu, on lähetteen tilaksi päivittynyt laskutettuLaskutettu lähete ei lisää projektin kuluja, sillä kulut ovat siirtyneet laskun mukana laskutukseen. Sekä tulolaskulle voidaan myös tehdä muutoksia, joiden tulee vaikuttaa suoraan projektin kuluihin. Lisätyölähetteeseen palataan vielä myöhemmässä vaiheessa, kun siihen kohdistetaan ostolaskulta tulleimia.

37

tolaskurivejä on kohdistettu kyseiseen projektiin. Alla näkyvä välttämättä ole ostolaskun kokonaissumma, vaan projektiin

t saa esiin painamalla kyseistä painiketta. Lähes jokaiseen iniketta.skut ohjelman kautta ostotapahtumia tähän projektiin. Eli

4.8 Projektin ostotProjektin ostot -välilehdeltä löytyy projektiin liitetyt ostolaskut. Ohjema näyttää ne ostolaskut, joiden osostolaskun summa kertoo niiden ostolaskurivien summan, jotka on kohdistettu tähän projektiin. Se ei siiskohdistettujan rivien. Ostolaskuohjelmassa olevat ostolaskut ovat nyt näkyvissä. Ostolaskuhistoriassa olevat ostolaskuohjelmaosaan on liitetty historia-painikkeet. Halutun ostolaskun saa esiin painamalla suurennuslasi-paTähän projektiin ei ole vielä kohdistettu yhtään ostolaskua. Seuraavaksi käydään kohdistamassa ostolaseuraavaksi suljetaan projektiseuranta ja avataan ostolaskut ohjelma.

38

tukkurilta tulleet OVT-rivit. haluttu projekti etsitään painamalla , jonka alta löytyvät ostolaskun tuoterivit.

4.8.1 OVT-Ostolaskun kohdistus projektiinKuvassa on tukkurilta tullut OVT-lasku. Ostolaskulta on otettu rivit-alavälilehti esiin, jossa näkyvät kaikki projektinumeron perässä olevaa projektihaku-painiketta.Ostolaskun tultua esiin valitaan Rivit-Välilehti

39

euraavan ikkunan. Jos ostolaskurivit kohdistetaan projektille a, valitaan oikean projektin alta ensimmäinen alaprojekti-

äntö). ulla tieto siitä, kumpaa tyyppiä ostolasku on. Usein ostolasku koneelle. Ostolaskujen OVT-käsittelystä on kerrottu tarkem-ttä kohdistetaanko kaikki rivit tähän projektiin. Kyllä vastaus

4.8.1.1 Ostolaskun kohdistus projektilleKun ostolaskujen kohdalla on painettu projektinumeron perässä olevaa kansio-painiketta, tuo ohjelma skuluiksi, valitaan oikea projekti ikkunan yläosasta. Jos ostolasku sisältää lisätöitä, joita halutaa laskuttanumero, jolloin ostolasku kohdistuu lisätöille (mikäli yrityksellä on tällainen alaprojektien kohdistuskäytJos tilausvaiheessa on osattu tilata tuotteet oikein, näkyy ostolaskujen rivien yläpuolella olevassa infosivon kohdistettu valmiiksi joko projektiin tai lähetteeseen jo siinä vaiheessa, kun ostolasku on saavutettu min Ostolasku ja ostoreskontra-käsikirjassa, johon kannattaa tutustua. OK-painikkeella ohjelma kysyy, ekopioi tiedon automaattisesti projektiriveille.

40

hdistettava oikeaan lähetteeseen laskutusta varten. Jos os- kohdistettu-rivin yläpuolella olevaa kansio-painiketta.

Ostolasku on nyt kohdistettu projektin lisätöille. Kun ne ovat laskutettavia lisätöitä, on ostolasku vielä kotolasku sisältäisi pelkästään kulua projektille, ei seuraavaa toimenpidettä tehtäisi. Seuraavaksi painetaan

41

4.8.1.2 Laskutettavan ostolaskun kohdistus lähetteelleKun ostolaskun rivit laskutetaan asiakkaalta, kohdistetaan ne joko asiakkaalle, lähetteelle tai laskulle. Yrityksen toimintamallin kann-alta ylivoimaisesti paras tapa on kohdistaa ne lähetteelle, joka on tehty valmiiksi jo tilausvaiheessa. Kun oikea lähete on löydetty, painetaan laskuta kaikki-painiket-ta, joka kohdistaa kaikki tuoterivit lähetteelle. Kaikki kohdistetut rivit myös katoavat alaikkunasta. Ne saa takaisin näkyviin pain-amalla näytä laskutetut-painiketta. Laskuta-painikkeella rivit kohdistetaan yksitellen ja ei laskuteta painikkeella voidaan jonkin rivin tulo lähetteelle estää.Ikkuna suljetaan painamalla OK-painiketta.

42

ohdistetut rivit. Kohdistettu sarakkeen tiedot ovat mustina, tu lähetteelle, muuttuvat nämä sarakkeen tiedot harmaiksi.

Kun ostolaskun rivit on kohdistettu lähetteelle, siirrytään seuraavaksi lähetetietoihin ottamaan vastaan kjoka tarkoittaa sitä, ettei rivejä ole vielä saavutettu lähetteelle, vaan vasta kohdistettu. Kun rivit on tiputet

43

lisättäväksi lähetteelle. Valitut tuotteet tippuvat lähetteelle

Kun oikea lähete on otettu esiin, ja painettu kynä-painiketta, ehdottaa ohjelma ikkunassa olevia tuotteitaOK-painikkeella .

44

ätyölaskulle tulleet tulevat kulut ja tulot. Kulut jotka siirtyvät . Lähetteen tila on myös muuttunut työn etenemisen myötä. rojektiin.

4.8.1.3 Ostolaskulta tuodut rivit kohditettuna lähetteeseenOstolaskulta kohdistetut rivit on nyt siirretty lähetteeseen. Projektiseurannan lähetteet-sivulla näkyy nyt lisprojektiseurannan ylätaulun kuluiksi suoraan ja tuloiksi ne siirtyvt siinä vaiheessa, kun lähete laskutetaanSeuraavaksi siirrytään katsomaan ostolaskut väilehteä, jossa on nyt yksi ostolasku kohdistettuna tähän p

45

alaprojektille), joten se ei aiheuta kuluja projektiin, vaan kulut jektille, ei sitä kohdisteta laskulle eikä lähetteelle. Silloin kulut

Projektiin on kohdistunut ostolasku, joka sisältää myyntiin meneviä tavaroita (kohdistettu ensimmäiselleovat siirtyneet siihen lähetteeseen, jonne ostolaskun rivit kohdistettiin. Jos ostolasku on suoraan kulua pronuodostuvat heti projektille ostolaskun rivien summan mukaan.Seuraavaksi tehdään ostolasku, joka kirjataan käsin projektin kuluiksi.

46

tisesti rivit-alavälilehdelle koontirivin.

Kun ostolaskuohjelmaan kirjataan käsin ostolasku, ja kohdistetaan projektille, tekee ohjelma automaat

47

in, joka kohdistuu projektiin ja on siten myös automaattisesti teraporteissa selkeämmin. Jos ostolaskun haluaa osittaa laskun summa ja ostolaskujen rivien summan ei tarvitse olla

Kun käsin tehty ostolasku kohdistetaan projektille, tekee ohjelma siitä automaattisesti Projektin koontirivprojektin kuluna. Usein on järkevää nimetä tämä rivi paremmin ostoa kuvaavaksi, sillä se näkyy myös tuotuoteriveiksi, voi projektin koontirivin poistaa ja tehdä ostolaskun mukaiset tuoterivit tähän ikkunaan. Ostosama. Tämä ostolasku on nyt sidottu projektiin ja sitä katsotaan seuraavaksi projektin kautta.

48

Nämä ostolaskut näkyvät automaattisesti alaikkunassa ilman o projektin ostolaskut-alavälilehti heti projektin tilanteen.

4.8.1.4 Ostolaskujen näkymät projektillaKun on etukäteen sovittu, että ne ostolaskut, jotka ovat kulua projektille, ohjataan suoraan pääprojektille.alaprojektinumeroa. Ja ne jotka laskutetaan erikseen, ovat kirjattu ensimmäisellä alaprojektille, kerto

49

ittaessa. OVT:llä tehdyt ostotilaukset tulevat automaattisesti

4.9 Projektin ostotilaukset

Projektin ostotilaukset näkyvät tällä sivulla. Näin tilauksia ja tulleita ostolaskuja voi verrata toisiinsa tarvtukkurin toimesta myös ostolaskuihin. Ostotilaukset eivät kasvata projektin kuluja.Projektin ostotilauksia voi selata suurennuslasin avulla. Seuraavaksi avataan ostotilausohjelma.

50

inumero ja jätetään lähetenumero pois. soitettu alaprojekti. Kun ostotilaus lähetetään OVT-tilaukse-

tä tehdä erillinen tilaus, joka kohdistetaan projektin lisäksi tenumeroon, jolloin tulevan ostolaskun kohdistus onnistuu

4.9.1 Ostotilauksen kohdistus projektiinKun suoraan maksueräperusteiselle projektille tehdään ostotilaus, annetaan tilaukselle haluttu projektTilausta ei myöskään kohdisteta ensimmäiselle alaprojektille, joka on erikseen laskutettaville lisätöille ona eteenpäin, saadaan ostolaskuun selkeät viitteet siitä, että tämä on projektiin tulevaa tavaraa.

4.9.1.1 projektin lisätyölle kohdistettava tilausKun ostotilausohjelmalla tilataan erikseen laskutettavia lisätöihin tarvittavia materiaaleja, kannattaa niisensimmäiseen alaprojektinumeroon. Sen lisäksi tilaus kannattaa kohdistaa myös lisätöille tehtyyn läheparemmin.

51

kyvät kaikki ne henkilöt, jotka ovat projektiin osallistuneet.utettavia lisätyötapahtumia.

4.10 Projektin työtProjektin työt näyttää kaikki henkilöt ja heidän palkkatapahtumat sivukuluineen tällä sivulla. Täällä näSeuraavaksi kirjataan projektin massasyöttösivulle projektin työtapahtumia ja projektin erikseen lask

52

palkkatapahtumien massasyöttö.

4.10.1 Projektin massasyöttö

Töiden syöttäminen projektiseurantaan tapahtuu yleensä projektiseurannan massasyötön kautta. Töiden massasyöttö tapahtuu Ohjelmat-valikon alta kohdasta projektiseuranta ja sen alta valitsemalla

53

alla eri projekteille. Seuraavaksi käydään läpi kaikki kentät

isältö vaatii paljon tilaa. Onkin suositeltavaa . Venytys tehdään ottamalla ikkunan reunasta

nttä saanut järkevästi mahtumaan.

Palkkalajien massasyöttöikkunassa voidaan syöttää useamman henkilön kaikki palkkatapahtumat kerrja niiden toiminnot sekä vaikutukset eri ohjelmiin.• HUOMIOITAVAA: Palkkatapahtumien syöttötaulussa on paljon kenttiä, joten sen s

venyttää taulun leveyttä mahdollisimman paljon, jotta kaikki tieto on selkeästi esilläkiinni iirellä ja vetämä sitä haluttuun suuntaan. Alla olevaan ikkunaan ei kaikkia ke

54

4.10.2 Henkilönro ja henkilöHenkilönro-kentän yläpuolella on kansio-painike, jonka avulla löytyvät ne yrityksen henkilöt, joita Ecomiin on asetettu. Listalta valitaan se henkilö, jonka palkkatapahtumia kir-jataan. Ohjelma hakee henkilöitä joko numeron tai ni-men mukaan ja ikkunaa voi rullata alaspäin myös rullahiirellä tai näppäimistöltä. Valitun henkilön kohdal-la on pieni musta kolmio, joka kertoo, että tämä rivi on aktiivisena. OK-painikkeella valitun henkilön tiedot si-irtyvät palkkatapahtumien syöttötauluun.

4.10.2.1 Henkilötietojen päivitysJos haluttua henkilöä ei tästä ikkunasta löydy, tulee ikkunan tietoja päivittää. Henkilöluetteloa päivitetään ohjelmat-valikon kautta perusoletukset-valinnan alta Henkilöt-alavälilehdeltä. Jos Ecomin palkanlaskentaohjelmisto on käytössä, kan-nattaa henkilötiedot päivittää ensin palkanlaskentaan ja siirtää ne sieltä tänne Ecomin projektiseurantaan. Siirto tapahtuu projektiseurannan alta kohdasta linkki Ecom 3 palkanlaskentaan.

55

4.10.3 Projektin kohdistus palkkatapahtumien massasyöttöönKun henkilö on haettu projektin massasyöttöön, hae-taan seuraavaksi projekti. Projekti haetaan esille joko syöttämällä haluttu projekti tai etsimällä se projektinu-meron yläpuolella olevalla kansio-painikeella. Projektin massasyötössä kukin rivi on kohdistettava johonkin projektiin. Massasyötössä voi olla myös yleiskuluprojekteja, joihin voi kohdistaa sellaisia palkkatapahtumia, jotka eivät suoraan kohdistu mi-hinkään projektiin. Projekti voidaan kohdistaa varsi-naisen projektin lisäksi myös alaprojektille, jos projektille sellaisia on määritelty. Palkkatapahtumien massasyötössä oleva projektin kohdetieto päivittyy projektissa olevan kohde-tiedon sisällöllä.

4.10.3.1 Projektiin liittyvien töiden lisäysProjektiin kohdistuvat työt kirjataan suoraan pääpro-jektiin valitsemalla hiirellä haluttu pääprojekti.Projektiin liittyvät laskutettavat lisätyöt kohdistetaan ensimmäiseen alaprojektiin, joka on kirjattu projektin lisätöiksi tässä käsikirjan esimerkkiprojektissa. Alaprojekti valitaan painamalla sitä hiirellä.

Valitun projektin tiedot tulevat esiin painamalla OK-painiketta, jolloin tiedot siirtyvät palkkatapatumien syöttötauluun.

4.10.3.2 Projektitietojen päivitys/luontiUusia projekteja voi lisätä tämän ikkunan kautta painamalla Lisää -painiketta. Ole-massa olevan projektin tietoja voi muuttaa. Näin projektin tietoja voi ylläpitää poistumatta ohjelmasta.

56

don ylemmän rivin päiväyksen mukaan. Päivämääräerot-aa aloituskellonajan ja päättymiskellonajat erikseen (klo). ohdittava ennalta, jotta tietoa voidaan hyödyntää muissa

tapahtumat syöttää vaikka palkkajaksoittain kerralla. Jos arkimmillaan tapahtumayksiköksi voidaan ottaa päivän

isajankohdat. Ohjelma laskee kellonajan mukaan au-daan vielä tarkistaa tuntien päällekäisyydet.

amäärät ja ja ajankohdat syötettyjen tietojen

ät.

4.10.4 Päivämäärä ja kellonaikaOhjelman ehdottoman päiväyksen voi muuttaa haluamakseen käsin ja uudelle riville ohjelma kopioi tietimena käytetään pistettä, jollä päivät, kuukaudet ja vuodet erotetaan toisistaan. Ohjelmaan voi ilmoittTapahtumien ajanjaksot voidaan kirjata tähän ikkunaan monella eri tavalla. Tapahtumien syöttöä on pohjelmistoissa halutulla tarkkuudella. Jos tietoa käsitellään vain projektiseurannan tarpeisiin, voidaantietoa halutaan eritellä palkanlaskennassa päiväkohtaisesti, on ne tähänkin syötettävä päivätasolla. Tlisäksi myös kellonaika, jolloin saadaan tarkka henkilöseuranta. Aikakenttien ensimmäiset kentät sisältävät työn alkamisajankohtat ja jälkimmäisiin annetaan päättymtomaattisesti lukumääräkenttään summan kertyneistä tunneista. Tarkista kellonajat-painikkeella voi

4.10.4.1 Päivämäärätiedon päivitysOhjelma ehdottaa päivämäärätiteoa koneen kalenterin mukaan automaattisesti.

4.10.4.2 Vaikutukset eri ohjelmiin• Projektiseurantaan saadaan tapahtumista suoraan henkilötasolla olevat tapahtum

mukaisella tarkkuudella.• Palkanlaskentaan saadaan siirrettyä suoraan tapahtumapäivät ja tapahtumamäär

57

ikkunasta tai palkkalajin numero voidaan kirjoittaa suoraan

työtä tai verottomia korvauksia, kuten kilometriveloitusta pro-

4.10.5 Palkkalajin valinta massasyöttöönPalkanlaskennan/projektiseurannan käytössä oleva palkkalaji valitaan kentän yläpuolella olevasta hakupalkkalajikenttään.Seuraavaksi valitaan palkkalaji 1000 tuntityö tälle riville OK-painikkeella. Palkkalajina voi olla myös ylijektiin suunnatun tapahtuman mukaan.

58

uprosentin. Palkkalajin hinta tulee suoraan projektiseuran-kalajitiedoista, jos henkilökohtaista hintaa ei ole määritetty. kyllä). Sivukuluprosentti haetaan puolestaan projektiseuran-u-kenttään tuleva hinta, joka lisätään heti projektin kustan-

nlaskennasta erillisellä tuontiajolla, joka tuo kaikki skennasta. Toiminto löytyy Ohjelmat valikon alta hdä itse projektiseurantaoletuksista palkkalajit-

lkkalajien ja tuotteiden kytkentä.

, voidaan nämä rivit siirtää myös lähetteelle tai lla siirtyvän sekä projektille, että laskutustiedoiksi

4.10.5.1 Massasyöttösivun palkkalaji, määrä ja hintatiedotPalkkalajitiedon kautta ohjelma päivittää palkkalajin nimen, määrän, hinnan ja mahdollisen sivukultaoletuksista henkilökohtaiset-palkkalajit välilehdeltä, jos se sinne on määritetty. Hinta voi tulla myös palkSivukuluprosentti päivittyy myös palkkalajioletuksista, jos palkkalajin sivukuluprosenttiin on määritetty K (taoletuksien ensimmäiseltä välilehdellä olevan sivukuluprosentin mukaan, jonka avulla saadaan sivukulnuksiin töiden ohella.

4.10.5.2 Palkkalajitietojen päivitys ja ylläpito• Jos palkkalajitaulu on tyhjä, voidaan palkkalajitiedot päivittää suoraan Ecom 3 palka

palkkalajit ja palkansaajien henkilökohtaiset hinnat automaattisesti Ecom 3 palkanlakohdasta Projektiseuranta ja linkki Ecom 3 palkanlaskentaan. Palkkalajit voi myös tealavälilehdeltä.

• Palkkalajien kohdistus tuotteisiin tapahtuu projektiseurantaoletuksissa kohdassa pa

4.10.5.3 Palkkaljajitietojen vaikutus eri ohjelmiin• Kun henkilön tai henkilöryhmän palkkalaji on kohdistettu tuoterekisterin tuotteeseen

laskuun. Toimintoa tarvitaan silloin, kun erikseen laskutettavat tuntityöt halutaa kerraja myös palkanlaskentaan.

59

ntämistä.

alaji ei poistu tästä ohjelmasta ennen, kuin se saa

ainiketta ikkunan alaosassa.inetty Hyväksy-painiketta ja tiedot päivittyvät pro-

keskeneräinen. Silloin kannattaa tarkistaa, että

lta, eikä se vaikuta muiden ohjelmien toimintaan.

4.10.6 Massasyötön Kesken-kentän toimintoMassasyöttösivulla olevalla Kesken-kentällä voidaan palkkatapahtumia jättää odottamaan tietojen täyde

• K-arvo kertoo, että rivin käsittely on kesken, eikä riviä ole hyväksytty valmiiksi. Palkkarvon E.

• E-Arvolla rivit siirtyvät automaattisesti projektinseurantaan, kun painetaan hyväksy-p• HUOMIO, ikkunan voi sulkea ja jatkaa myöhemmin. Taulu tyhjenee vasta, kun on pa

jektiseurantaan.• Jos rivi ei poistu tästä ikkunasta hyväksynnän jälkeenkään, on se ohjelman mielestä

kesken kentän arvo on E ja riville on annettu projektin numero.

4.10.6.1 Kesken-kentän vaikutus eri ohjelmiin• Kesken kentällä ohjataan vain tämän ikkunan tietojen ohjausta valmistumisasteen osa

60

ätyötä, joka laskutetaan erikseen (kohdistettu ensimmäiseen rojektiin ja seuraavaksi se kohdistetaan myös lähetteelle, jotta

attisesti seuraavalle riville. Ohjelma avaa ikkunan, josta voi aa sisälle, kannattaa rastittaa henkilönumero, projektinumero istustietojen kohdistus olla hyödyllistä.

Alla olevaan kenttään on nyt syötetty kaksi palkkatapahtumaa. alempi palkkatapahtuma on projektin lisalaprojektiin, joka on tässä tapauksessa sovittu sisältävän lisätöitä). Se on kohdistettu ensimmäiseen alapse voidaan laskuttaa.

4.10.7 Massatapahtumien uuden rivin tietojen ohjaus automaatisestiAutomaattinen Täyttö -painikkeella voi ohjata niitä syötettäviä kenttiä, jotka halutaan täyttyvän automavalita ne rivit, jotka haluaa uudelle riville kopioituvan. Jos esimerkiksi syöttää saman henkilön urakkapalkkja määrätieto ja jättää muut kohdistamatta. Kun taas syöttää asentajien keikkalappuja, voi määrä ja kohd

61

kohdistus-kentän yläpuolelta. Ohjelma tuo esille uuden ikku-

-perässä olevalla hakuikkunalla lähete esiin. lasku, jota ei ole vielä asiakkaalle lähetetty.suoraan asiakkaan tietoihin.

4.10.8 Työtapahtuman kohdistus lähetteelle, laskulle tai asiakkaalleMassasyöttörivien kohdistaminen laskutettaviksi tuotteiksi tapahtuu Kohdistus-painikkeella, joka löytyynan, jossa tapahtuma voidaan kohdistaa kolmella eri tavalla:• Jos asiakkaalla on jo valmis lähete, kohdistetaan työrivi siihen valitsemalla lähetenro• Laskulle kohdistus tapahtuu samalla periaatteella tuomalla laskunro kenttään haluttu• Jos asiakkaan ei ole tehty lähetettä tai laskua tai sitä ei löydy, voidaan rivi kohdistaa Koska Ecomissa on tälle projektille tehty lisätyölähete valmiiksi haetaan se seuraavaksi esille. Laskutettava työ on myös kohdistettu oikeaan alaprojektiin.

62

kea lähetekentän perässä olevalla hakupainikkeella, joka n nimen mukaan. Lähetemassaa voi ylhäällä olevien ttuu. Kun oikea lähete on löytynyt, painetaan OK-painiket-

4.10.8.1 Työtapahtuman kohdistus lähetteelleLähetteen kohdistuksessa annetaan lähetenro-kenttään lähetteen numero tai lähete voidaan myös haavaa lähetehakuikkunan. Lähetteen voi hakea esiin lähetenumerolla, asiakasnumerolla tai asiakkaahakukenttien mukaan, jolloin näytettävien lähetteiden määrä supistuu ja oikean lähetteen etsintä helpota.

63

etteeksi ja sen jälkeen tulostetaan lähete/työmääräin aa ja samalla virheiden mahdollisuus pienenee. Työt on K-painikkeella ohjelma palaa takaisin massasyöttöikku-

itella, sillä avoimet laskut, joita ei ole laskutettu varaavat maita hiuksia tilitoimistossa. On suositeltavaa kohdistaa

Lähete kannattaa avata Ecomiin jo silloin, kun asiakas tilaa työn. Tehty tilaus kirjataan uudeksi lähasentajalle mukaan, jossa on oikea lähetenumero. Näin tehdyn työn kohdistaminen on erittäin nopesen jälkeen helppo kirjata tänne ja kohdistaa lähetteeseen suoraan antamalla oikea lähetenumero. Onaan.

4.10.8.2 työtapahtuman kohdistus laskulle ja asiakkaalleLaskulle kohdistaminen tapahtuu samalla tavoin, kuin lähetteelle. Suoraan laskulle liittämistä ei suosheti laskunumeron. Jos laskua ei saadakaan heti tehdyksi, jää lasku roikkumaan ja se aiheuttaa harrivit lähetteille, jolloin toiminta kokonaisuudessaan hallitumpaa.Asiakkaalle tehdään kohdistus silloin, kun asiakkaalle ei ole tehty aiemmin laskua, eikä lähetettä.

64

lön palkkalajit painiketta, jolloin ohjelma hakee seuraa-

asti. Tämän avulla voi tarkistaa aiemmin syötetyt tiedot.

an ja muiden ohjelmien käsiteltäviksi.

4.10.9 Lisää henkilön palkkalajit Jos henkilöllä on asetettu henkilökohtaisia palkkalajeja, voidaan niitä ottaa esille painamalla lisää henkivan palkkalajin oletuksena seuraavalle riville.

4.10.10 Näytä henkilön palkkatapahtumahistoriaNäytä historia-painikkeella ohjelma näyttää henkilön palkkatapahtumahistorian halutuun päivämäärään

4.10.11 Palkkatapahtuman massasyöttötapahtumien siirto projektiseurantaanSyötetyt palkkatapahtumat jäävät tähän ikkunaan näkyviin, vaikka ohjelman ja Ecomin sulkee. Ne ovat tässä ikkunassa, kunnes tiedot on hyväksytty, jonka jälkeen tieto on siirtynyt projektiseurantaSulje-painikkeella ohjelman voi sulkea.

65

iintus-valintaa, ei ohjelma lisää työtä tuoterivien

neen. ojektin työkulut, eikä töiden kulukenttä päivity. Jos oteriveinä laskuille ja töille, käy helposti niin, että n liian suuri.

4.10.11.1 Massasivun lähetteiden ja laskujen kohdisus-kentän vaikutukset muihin ohjelm• Kun rivitieto siirretään lähetteelle tai laskulle tämän ikkunan kautta käyttämällä kohdis

kautta projektin kulu-kenttään, vaan lisää kulut pelkästään työn puolelle sosiaalikului• HUOMIOI: Jos tunnit siirretään suoraan lähetteeltä tai laskulta projektiin, lisääntyy pr

töiden osuus kirjataan tänne kohdistamatta niitä mihinkään ja ne lisätään erikseen tutyöt tulee kirjatuksi sekä projektin materiaalikuluihin että töihin, jolloin kulujen osuus o

66

enkilöittäin tiivistettynä summatasolle.

Projektin työt-välilehdellä on näkyvissä projektin massasyötön kautta tuodut palkkatapahtumat kootusti hSuurennuslasipainikkeella pääsee tarkastelemaan yksittäisiä palkkatapahtumia.

67

palkkalajit. Projektin kaikkien henkilöiden palkkalajit saa esille

us ja myyntireskontra-valikon alta.

en liittyvät tulot projektille päivitettyä.

Kun projektin työt välilehdeltä on painettu suurennuslasia, näyttää ohjelma kaikki valitun projektin henkilön tyhjentämällä henkilönumerokentästä numeron pois.

Ylemmällä rivillä näkyy vielä lähetteelle kohdistamaton palkkatapahtuma. Kaikki kohdistamattomat työt löytyvät myös erillisestä raportista, laskuttamattomat työt, joka löytyy laskut

Seuraavaksi kohdistetaan tehty lisätyö lähetteelle, jotta lisätyölahete voidaan laskuttaa pois ja saada siihKun työ on siirretty laskutukseen, saa alla oleva lisätyö rivi laskutettu-rastin.

68

poimintaikkunan. Kuvan lähetteeseen on painettu kynä-apahtumaa tiputettavaksi lähetteelle.taan lähetteelle, valitaan myös tämä valinta päälle. OK-painik-

Kun lähettettä, jolle on kohdistettu työtapahtumia, tehdään muutoksia, avaa ohjelma kohdistettujen töidenpainiketta, jonka jälkeen ohjelma on avannut alla näkyvän ikkunan. Ohjelma ehdottaa alla näkyvää työtJos päiväys halutaan lähetteelle näkyviin, rastitetaan sitä osoittava valinta päälle. Jos henkilön nimi halukeella valitut työt hyväksytään lähetteelle.

69

alla lasku-painiketta. Ohjelma tekee lähetteestä laskun. projektin massasyötön kautta projektin töihin.

Kun lähetteeseen on jo aiemmin tiputettu ostolaskulta tarvikkeet ja nyt työt, voidaan se laskuttaa painamTyöveloituksen nettohintatieto on nyt nolla hintatiedot-painikkeen alla, kun se on tullut projektin kuluksi jo

70

materiaalin osalta. Työt on kirjattu massasyötön kautta ja ne een alaprojektiin, joka on tässä käsikirjassa määritetty lisätöi-

4.10.12 Projektin lisätyölaskuProjektin lisätyölasku on alla näkyvissä laskutettuna laskuna, jonka kulut ovat tulleet projektin kuluiksi on kirjattu jo aiemmin työt-kuluihin mukaan. Lisätyölasku on kohdistettu projekinumeron lisäksi ensimmäisden seurantaan.Alaprojektit-välilehdeltä voi erikseen seurata kaikkia lisätöihin liittyviä tapahtumia.Seuraavaksi tarkastellaan projektin-lähetteitä.

71

laskutetuksi.

4.10.13 Lisätyölähetteen kulujen hallintaKun lisätyölähete on laskutettu, ovat tarvikekulut siirtyneet projektiin. Lähetteen tila on myös päivittynyt

72

sia ovat esimerkiksi käteisostot, jotka eivät kuulu os- ei käytetä.

4.11 Projektin muut kulutTälle sivulle voi lisätä sellaisia yleiskuluja, joita ei ole lisätty tai ei voida lisätä ostoreskontraan. Sellaitoreskontraan. Tätä taulua voi käyttää hyväkseen ostojen hallintaan myös silloin, jos ostoreskontraa

73

keet näyttävät aina kunkin toimialan tarjouslaskenta-arjoukset.

4.12 Projektin tarjouksetTällä sivulla näkyvät projektiin kohdistuneet tarjoukset. Eri tarjouslaskentaohjelmistoista näkyvät painikohjelmistojen ne tarjoukset, jotka liittyvät tähän projektiin. Alla olevasta ikkunasta on valittu sähköalan t

74

4.13 ProjektimuistioTähän osioon kirjoitetaan muistiin projektikohtaista tietoa.

75

tai muita projektiin liittyviä dokumentteja, jotka halutaan siinä ohjelmistossa, missä sitä Windowsissa yleisesti

4.14 Projektin dokumentitTälle sivulle voi arkistoida juuri tähän projektiin liittyviä kuvia, piirustuksia, nettiosoitteita, sopimuksialöytää nopeasti. Tuplaklikkaamalla haluttua linkkiä ohjelma avaa automaattisesti halutun dokumentinkäytetään.

76

taohjelmaan.

alikosta, josta valitaan linkki Ecom 3 palkanlaskentaan.

5 Palkkatapahtumien ja projektien vienti Ecom 3 palkanlasken

Palkkalajit ja projektit siirretään palkanlaskentaan Ohjelmat-valikon alta löytyvästä projektiseuranta-v

77

tehtävä sellaisella tietokoneella, josta on linkki Ecom 3 pal-

lasvetopainikkeella,än seuraavasta lokerosta löytyvällä siirrä painikkeella.

Ohjelma etsii automaattisesti oikean Ecom 3-palkanlaskentaohjelman asennuskansion. Tämä ajo onkanlaskentaohjelmaan. Kansion voi myös etsiä käsin tarvittaessa.Jos Ecom 3 ohjelmassa on useampi yritys, on oikea yritys etsittävä yritys-painikkeen takana olevalla aPalkkatapahtumien vienti tehdään sitä osoittavassa lokerossaan siirrä-painikkeella ja projektit siirretäOhjelma ilmoittaa, kun siirrot on tehty.

Palkkatapahtumien siirto on esitelty yksityiskohtaisemmin palkanlaskenta-käsikirjassa.

78

6 ProjektiseurantaraportitProjektiseurantaraportit löytyvät omasta käsikirjastaan nimellä projektiseurantaraportit.