Post on 07-Feb-2016
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訓練單位:財團法人中國生產力中心講 師:吳國欣經理訓練日期: 102 年 3 月 26 日
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吳國欣 KM整合應用組 經理● 現任:財團法人中國生產力中心 KM 整合應用組經理● 專長:系統導入 / 規劃、 Web 程式開發、系統結構式分析 ASP.NET 、 C++ 、 VB 、● 學歷: Lawrence University 電腦科學系● 年資:逾 11 年資歷● 經歷: ※政府單位: 行政院、交通部公路總局、臺中市政府、疾病管制局、 經濟部工業局、商業司、技術處、中小企業處、… ※民間單位: 泉溢電機工廠股份有限公司、詠麗生化科技股份有限 公司、中華映管股份有限公司、歐德傢俱、寶迅科技 股份有限公司、世堡紡織股份有限公司、…
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課程大綱壹、系統設立緣起…… …… … …………… .4貳、系統架構介紹…… …… … …… ……… 5叄、系統功能說明…… …… … ………… … 6肆、系統環境設定說明…… … …………… 7伍、單元介紹…… …… …… ……………… ..17陸、 Q&A …… ………… ……………………..122
壹、系統設立緣起 本系統依據國際品質標準之規範建置,希望藉由此系統能將 貴校內部文件之相關範圍訂定。利用本系統可有效降低過多之文件化需求,並協助 貴校於建置之流程時,透由建立、文件化、實施、維持和持續地改善之方法,將此範圍確立。
貳、系統架構介紹 本系統之基礎架構,是以 ISO 之文件架構建置,其依據不同之階段,產出相關之文件,其產出之文件規範,均按國際品質規範製作之。其文件架構圖如下:
一階
二階
三階
四階
品質手冊
程序書
作業指導書
相關表單
叄、系統功能說明 本系統依據企業內部所規範之不同,將產出不同之文件階層,並提供各階層文件間之關係建立,方便使用者於使用時,快速了解該文件上、下關係之文件。
系統登入頁
首頁
代理人設定
使用者操作手冊下載
部門使用者管理
部門員工離職
ISO 文件管理
ISO文件取號
搜尋中心
簡易檢索
管理中心
※ 首頁單元包括: 左側:全文檢索快速查詢、必讀文件、更改密碼 中間:訊息 -跑馬燈、訊息 -網站訊息、訊息中心、我的最愛
肆、系統環境設定說明
瀏覽器說明
信任網站設定
相容性檢視設定
ActiveX安裝元件
設定
使用 Internet Explorer 7.0 以上最佳瀏覽介面。
不需設定相容性檢視,即可使用。
本系統於使用時,必須先加入信任網站。
需安裝 ActiveX元件 NTKO SOFTWARE ,此為文檔控制物件
系統環境設定說明-信任網站設定步驟
開啟瀏覽器後,請選擇工具列中之「網際網路選項」(若無「工具」功能列,請按 Alt鍵 )
請再選擇「安全性」頁籤,並再選擇要變更的「信任的網站」按鈕,再選擇「網站」設定
1.信任網站加入網址 http://140.116.249.177/NCKUISO/
2.請再點選「新增」,再點選「關閉」
安全性設定,找到「下載」,將「自動提示下載檔案」( IE9無此項)、「檔案下載」設為「啟用」,找到雜項,將「使用快顯封鎖程式」設「停用」,按「確定」 -「確定」回到瀏覽器視窗即可。
系統環境設定說明- ACTIVEX 安裝元件設定
若您的電腦尚未安裝 ActiveX 元件( NTKO SOFTWARE)時,當需開啟一文件時,您的瀏覽器會跳出一訊息視窗,通知您安裝。
請選擇「允許」,以便進行安裝作業。
完成安裝後,即可順利開啟文件瀏覽。
單元介紹-登入頁
陸、單元介紹 - 登入頁• 本系統提供一統一登入介面,方便相關之使用
者登入使用本系統,並依據其之使用權限之不同,其登入後之功能也將有所不同,以下為本次提供之系統登入介面之示意圖:
本系統提供一統一登入介面,方便相關之使用者登入使用本系統,並依據其之使用權限之不同,其登入後之功能也將有所不同。
單元介紹-首頁
陸、單元介紹 - 首頁• 1 、首頁儀表版功能
左側功能區1 、全文檢索 快速查詢2 、必讀文件3 、更改密碼
中間功能區:1 、顯示網站訊息 ( 以跑馬燈方式呈現 )2 、顯示網站訊息 ( 以條列式方式呈現 )3 、顯示待處理的訊息4 、我的最愛
單元介紹-部門使用者管理
部門清單功能區,可藉由部門代號,或部門名稱,進行資料查找。
系統會顯示帳號、姓名、歸屬部門、英文姓名,及 Email等成員資料。
此單元為維護各使用者資料之正確性。包括新增、修改、重設密碼、封鎖、解鎖及隸屬群組等設定
員工離職異動,此單元可將目前已建立之功能單元,及實體文件維護部份,利用介面設定給另一名使用者。
下方異動項目 ( 員工資料刪除 ) ,此單元為維護各使用者之帳號使用 ,若其帳號不用時,可於此處直接進行刪除之作業。*注意:該使用者帳號一經刪除後,該資訊即不存在於系統內,無法回復。
單元介紹- ISO 文件管理
ISO 文件取號,此功能主要是讓各單位於新增文件前,先於此處進行系統取號作業,並會顯示最後取號人員之部門代號、名稱、流水號、取號人姓名,及最後取號日期。
若確認要進行取號,請直接點選「取號」功能。
點選「取號」功能後,系統即會跳出一訊息視窗,並顯示本次取號號碼。若確定進行取號,請點選「確定取號」即完成本次取號作業。*注意:若於取號 3 小時內未進行使用,則該編號會自動失效。
若您於 3 小時內使用過取號功能,當重覆點選時,會跳出一訊息視窗,告訴您取號之號碼。
陸、單元介紹 -ISO 文件管理
本單元功能之基礎階層,分別為總表、一階文件 ( 品質手冊 ) 、二階文件 ( 程序書 ) 、三階文件 ( 作業規範 ) 、四階文件 (ISO 表單 )等。
陸、單元介紹 -ISO 文件管理
2 、請選擇「新增文件」,各單位可利用「新增」功能,來進行各類文件之上傳作業。
1 、請先選擇文件欲要上傳之階層類別。
請選擇「上傳檔案」功能,來進行文件上傳作業。
請選擇「選擇檔案」之按鈕
點選後將開啟檔案總管來查找上傳文件之位置。
選擇要上傳之文件
再選擇「開啟舊檔」
• F.選擇後,系統會將檔案帶入,此時請再選• 擇「開始上傳」按鈕,其畫面如下:
選擇後,系統會自動將文件帶入。
文件上傳進度達 100%後,系統顯示文件之類型、名稱、大小,及上傳日期。
請再選擇「詮釋資料」功能,來新增文件 MetaData 內容。
請分別輸入欄位之內容,版次、文件種類、上效日期、有效年數、理由、修改摘要等。
輸入部份尚有文件編號、文件摘要、文件歸屬,及流程發起者等資料。
MetaData 資料輸入完成後,請再按「儲存」,將文件資訊完成存檔。
完成新增後,該文件資料即出現於文件列表中。會顯示類型、標題、異動日期、負責人、點次、人次、版本,及狀態等資訊。
完成後可直接點選文件標題,進行文件瀏覽。
請選擇「修改功能」,來進行文件內容之修改作業。
請先選擇文件欲要修改之階層類別。
MetaData修改部份,包括了異動檔案、修改詮釋、刪除、複製連結、收藏、指定必讀人員、必讀清冊等功能。
異動檔案,此功能可更新目前已上傳之檔案內容。
點選後即開啟一視窗,請點選「選擇檔案」功能
點選後將開啟檔案總管來查找上傳文件之位置。
選擇要上傳之文件
再選擇「開啟舊檔」
選擇後,系統會自動將文件帶入。
請分別將異動後之欄位內容,版次、文件種類、上效日期、有效年數、理由、修改摘要等,進行資料修正。
MeteData 資料輸入完成後,請再按「儲存」,將文件資訊完成存檔。
點選「儲存」後,即完成異動檔案作業。
修改詮釋功能,本功能之可針對文件 MetaData 內容,進行更新作業。
點選後將要修改的部份,進行修正。
完成後,請再按「儲存」。
1.點選後將要修改的部份,進行修正。
2. 完成後,請再按「儲存」即完成修改詮釋作業。
刪除功能,可將此份文件直接進行刪除作業。
點選後,會跳出一訊息詢問是否「確定要廢止 ?」若確認即按「確定」,反之則請按「取消」,即可完成作業。*注意:一旦確認刪除,則該份文件即不存在於系統內。
複製連結功能,可將此份文件以複製的方式,進行連結複製。
點選後,會跳出一訊息詢問是否要允許 ?
允許後會顯示該文件連結已複製至剪貼簿中。
收藏功能,本功能可將此份文件加入至我的最愛中。
點選後會顯示「已加入最愛清單」訊息。
指定必讀人員,可用指定方式,通知相關人員進行查看閱讀。
點選後,會跳出一訊息視窗,此視窗是用來新增其文件指定人員。
請點選紅色 ICON ,再選擇「加入」功能
選擇加入後,系統會將目前相關人員資料帶出。
由於人員資料眾多,可再利用上方之檢索列,進行資料查詢。例如輸入 95
由於人員資料眾多,可再利用上方之檢索列,進行資料查詢。例如輸入 95
確認後,系統即帶出帳號有95數值的資料。
確認後,系統即帶出帳號有95數值的資料。並於指定人員前方框中打v。
完成後,即完成指定必讀人員作業。
此時,個人首頁左側之必讀文件區中,也會出現該筆文件標題。
若需瀏覽其必讀文件,可直接點選後開啟該文件。
若文件已閱讀,則個人首頁左側之必讀文件,即會消失。
若文件已閱讀,則個人首頁左側之必讀文件,即會消失。
必讀清冊功能,可將相關清冊已閱讀完之人員資料,以匯出檔案方式提供給窗口追蹤用。
點選後,即出現部門、必讀人員,及最近讀取日期等資訊。若該必讀人員尚未閱讀完成,則「最近讀取日期」資料欄中,即為空白;若已閱讀,則會記錄該文件讀取時間。
若該人員已於首頁成功開啟閱讀後,其系統會自動將時間帶入。
若需要必讀清冊匯出,目前可匯出為 Excel及 RTF格式。
點選匯出格式後,即跳出一視窗,詢問要匯出此資料之原因。
原因輸入後,即出現儲存檔案訊息。
請選擇「儲存>另存新檔」,即會出現另存新增視窗,請再將檔名輸入後存檔。
確認後即完成匯出儲存作業。
修訂記錄表,提供文件之相關修訂記錄檔清單。
2 .再點選「新增」功能
1.先選擇要新增修訂表的檔案。
請選擇「上傳檔案」功能,來進行文件上傳作業。
請選擇「選擇檔案」之按鈕
點選後將開啟檔案總管來查找上傳文件之位置。
選擇要上傳之文件
再選擇「開啟舊檔」
選擇後,系統會自動將文件帶入。
文件上傳進度達 100%後,系統顯示文件之類型、名稱、大小、異動人員,及上傳日期。
請再選擇「詮釋資料」功能,來新增文件 MetaData 內容。
文件上傳進度達 100%後,系統顯示文件之類型、名稱、大小,及上傳日期。
可再針對MetaData 資料進行修正,完成後再按「儲存」。
儲存後,其原文件列表中修訂記錄表,即完成新增。
儲存後,其原文件列表中修訂記錄表,即完成新增。
上階相關文件,提供與上一階相關文件之連結檔案清單。
先選擇要連結階層連結單位
1 .選擇要設定上階相關文件的文件標題
2 .再選擇紅色 ICON ,來進行新增作業。
點選後,系統即帶出上一階層之所有文件。
將進行連結文件之方框打 V ,並點選「確定」。
確認後,即會將此2筆資料完成設定連結作業。並顯示其類型、標題、版本、負責人及異動日期。
刪除文件,為刪除已與上階相關文件,完成連結之檔案。若要將已完成連結之文件刪除,請先將方框打v
點選紅色 ICON ,並選擇「刪除」功能
點選紅色 ICON ,並選擇「刪除」功能,點選後,會跳出一訊息詢問是否「確定刪除 ?」若確認即按「確定」,反之則請按「取消」,即可完成作業。*注意:一旦確認刪除,則該資訊即不存在於系統內。
下階相關文件,提供與下一階相關文件之連結檔案清單。
先選擇要連結階層連結單位
1 .選擇要設定下階相關文件的文件標題
2 .再選擇紅色 ICON ,來進行新增作業。
點選後,系統即帶出下一階層之所有文件。
將進行連結文件之方框打 V ,並點選「確定」。
確認後,即會將此2筆資料完成設定連結作業。並顯示其類型、標題、版本、負責人及異動日期。
刪除文件,為刪除已與下階相關文件,完成連結之檔案。若要將已完成連結之文件刪除,請先將方框打v
點選紅色 ICON ,並選擇「刪除」功能
點選紅色 ICON ,並選擇「刪除」功能,點選後,會跳出一訊息詢問是否「確定刪除 ?」若確認即按「確定」,反之則請按「取消」,即可完成作業。*注意:一旦確認刪除,則該資訊即不存在於系統內。
同一階相關文件,提供與同一階相關文件之連結檔案清單。
先選擇要連結階層連結單位
1 .選擇要設定同一階相關文件的文件標題
2 .再選擇紅色 ICON ,來進行新增作業。
點選後,系統即帶出同一階層之所有文件。
將進行連結文件之方框打 V ,並點選「確定」。
確認後,即會將此2筆資料完成設定連結作業。並顯示其類型、標題、版本、負責人及異動日期。
刪除文件,為刪除已與同一階相關文件,完成連結之檔案。若要將已完成連結之文件刪除,請先將方框打v
點選紅色 ICON ,並選擇「刪除」功能
點選紅色 ICON ,並選擇「刪除」功能,點選後,會跳出一訊息詢問是否「確定刪除 ?」若確認即按「確定」,反之則請按「取消」,即可完成作業。*注意:一旦確認刪除,則該資訊即不存在於系統內。
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