Персонализация контента в системахПерсонализация контента в системах электронного документооборотаэлектронного документооборота

Вадим Ипатов

ИнтерТраст

+7 (495) 956 7928

Vipatov@inttrust.ru

Почему мы говорим о необходимости Почему мы говорим о необходимости персонализации контентаперсонализации контента

Жизненный путь СЭДЖизненный путь СЭД

Рабочие группы

Предприятие

Управление делами

Распредленная архитектура Сквозной документооборот Юридическая значимость «Сквозной» контроль Сквозные процессы уровня

предприятия

Общие и локальные хранилища Прямое электронное взаимодействие

подразделений Сквозные процессы подразделений Электронные оригиналы Единые нормы и правила

Прямой доступ к содержанию Коллективная подготовка Собственные модули Поиск по множеству баз данных Управление доступом

Регистрация документов. •Информирование заинтересованных лиц Постановка на контроль. • Подготовка аналитических справок и построение отчетов

Объемы документовЧисло участниковНоменклатура документовСложность системыСложность поискаНагрузка на систему

ПроизводительностьМасштабируемостьУдовлетворенность пользователей

Линейные подразделения

Проблемы производительностиПроблемы производительности

•Большие объемы слабоструктурированного контента в «громоздких» базах данных общего пользования

•Сотни одновременно открытых пользовательских сессий, десятки одновременных обращений к одним и тем же документам

•Высокое время отклика системы

•Перегруженность и низкая производительность информационных систем

Проблемы удобства и Проблемы удобства и удовлетворенности пользователейудовлетворенности пользователей

•Множественность мест нахождения документов

•Сложность поиска требуемых документов (низкая «находимость»)

•Сложность извлечения информации, необходимой для принятия решений

•Информационная перегрузка: пользователь получает из системы слишком много нерелевантной информации

•Неудовлетворенность сотрудников

При этом большинству пользователей требуется При этом большинству пользователей требуется малое подмножество всех документов системымалое подмножество всех документов системы(единицы %)(единицы %)

Реакция пользователяРеакция пользователя

•Нежелание работать с документами в системе

•Хранение документов на локальных дисках

•Отслеживание задач, коллективная работа – в электронной почте

•…

Если мы не приблизим контент к пользователю, Если мы не приблизим контент к пользователю, он сам приблизит контент к себеон сам приблизит контент к себе

•Потеря актуальной информации

•Дублирование и повторное создание

•…

Персональные коллекции документов как Персональные коллекции документов как основа персонализации контентаоснова персонализации контента

•Базы индивидуального пользования

•Динамическое наполнение

•Облегченные копии документов из всего множества баз данных системы

•Индивидуальные справочники

•Вычисление прав доступа -однократное

Преимущества персональных коллекций Преимущества персональных коллекций документовдокументов

•Персонализация информационного окружения

•Единая точка доступа ко всей информации в СЭД

•Парадигма управления своими задачами, делами, временем

•Фокусирование интерфейса на пользовательских задачах

•Возможности для персонализации дизайна

Формирование персональных коллекцийФормирование персональных коллекций

Должностные обязанности

Исполнение заданий

Регламентированные процессы

Плановые задачи

Проекты (кейсы)

ИнформацияИнформация

АктивностиАктивности

ПерсональныеПерсональныеколлекцииколлекциидокументовдокументов

ПроцессыПроцессы

•Корреспонденция

•Служебная

переписка

•Сигналы от

процессов

•Отчеты и сводки

•Электронная почта

•Заметки и

комментарии

•Справочная

информация

КорпоративныеКорпоративныеБД БД

•Ини

циат

ивна

я

рабо

та

•Выпо

лнен

ие зад

ач

•Кон

трол

ь

•При

няти

е ре

шен

ий

•Пла

ниро

вани

е

•Кол

лект

ивна

я

рабо

та

Поисковые запросы

Взаимодействие ПКД с корпоративными базами в Взаимодействие ПКД с корпоративными базами в ходе деловых активностейходе деловых активностей

Согласование

Внутренние

14

5

3

2

ПКДПользователь 1

ПКДПользователь 2

Уведомления

1

2

Входящие

6

6.1

6.2

3

2

6

6.2

6.2

4

4.1

4

4

4.1

Персонализация и категории Персонализация и категории пользователейпользователей

Ключевые категории потребителей ЕСМ/СЭДКлючевые категории потребителей ЕСМ/СЭД

•Топ менеджер

Эффективное принятие решений, Эффективное принятие решений, ответственность за достижение результатовответственность за достижение результатов

•Управляющий документами

Документирование всей значимой Документирование всей значимой для организации информациидля организации информации

•Бизнес специалисты

Создание ценностей для конечного потребителяСоздание ценностей для конечного потребителя

Управляющий документамиУправляющий документами

•Регистрация документов

•Ввод образа документа

•Соотнесение и контроль связанных документов

•Направление адресату (отметка о доставке)

•Постановка на контроль, контроль исполнения

•Формирование дел (отношение к делу)

•Контроль движения экземпляров и копий

•Ведение архивов

•Построение отчетов

Картотека – основной принцип организации Картотека – основной принцип организации рабочего места документоведарабочего места документоведа

•Вспомогательные базы "Картотеки" содержат дубликаты основных документов исходных прикладных баз, но не "один к одному", а в агрегируемом виде из несколько прикладных БД разных последовательных периодов в одну Картотеку

Картотека – основной принцип организации Картотека – основной принцип организации рабочего места документоведарабочего места документоведа

•Картотеки делятся прежде всего по типам отображаемых документов: ВхД, ИсхД, ВнД. ОРД.

•На стартовой странице базы Картотеки показываются:

•краткое описание правил, по которым в ней отображаются документы.

•список ссылок на ресурсы (базы), документы которых "релевантны" для этой Картотеки. В том числе те, которые могли бы быть представлены, в ней, но вышли за рамки ее временного интервала.

Картотека – основной принцип организации Картотека – основной принцип организации рабочего места документоведарабочего места документоведа

•В Картотеке дублируются элементы управления, существующие в представлениях соответствующей прикладной базы:

•вызов поиска

•создание регистрационной карточки («пустой» и по шаблону)

•открытие Центра отчетов и построение отчета по выбранным документам

•открытие базы Контроль заданий

Картотека – основной принцип организации Картотека – основной принцип организации рабочего места документоведарабочего места документоведа

Персонализация контента, контекста и Персонализация контента, контекста и интерфейса для бизнес специалистаинтерфейса для бизнес специалиста

Персонализация контентаПерсонализация контента

•Основа - Персональные коллекции документов для работы с уведомлениями и задачами. Очереди полученных, созданных, открытых, отправленных…

Персонализация контентаПерсонализация контента

•Каталог папок как инструмент настройки рабочего места

Персонализация контентаПерсонализация контента

•Вывод в отдельном окне незапланированных и просроченных задач

•Использование шаблонов поиска

•Сохранение поисковых запросов

•просмотр профиля субъекта документооборота при работе в документе

•Шаблоны резолюций, поручений

Персонализация контента и контекстаПерсонализация контента и контекста

Персонализация контента и контекстаПерсонализация контента и контекста

•«Стикер бокс»

•Индивидуальный, настраиваемый внешний вид рабочего места.

•Доступ ко всем текущим активностям

•Единая точка входа:

•к поручениям, заданиями, состоянию дел, результатам работ

•приближение пользователя к его данным

•Атрибутный поиск выполнен по столбцам представлений

•Создание шаблона документа из текущего открытого

Персонализация интерфейсаПерсонализация интерфейса

Персонализация интерфейсаПерсонализация интерфейса

•Список выводимых атрибутов для всех представлений

Персонализация интерфейсаПерсонализация интерфейса•Горизонтальная или вертикальная ориентация вывода

Персонализация контента, контекста и интерфейса Персонализация контента, контекста и интерфейса руководителяруководителя

Требования к рабочему месту руководителя

•Все необходимые возможности для удалённой и оперативной работы с документами.

•Возможность работать вне своего рабочего места и в режиме offline.

•Простой, удобный, «нативный» интерфейс

•Высокая оперативность принятия решений

•Доступ к необходимой информации в любой момент времени

•Непрерывная включенность в бизнес-процессы организации.

При работе с документами руководитель выполняет следующие задачи:

•Просмотр поступивших на его имя документов и принятие решений по ним:

•Наложение резолюций

•Утверждение или отказ в подписи

•Согласование проектов документов или перенаправление на "согласование до визы"

•Исполнение поступивших от вышестоящего руководителя документов или делегирование исполнения

Персонализация контента, контекста и интерфейса Персонализация контента, контекста и интерфейса руководителяруководителя

Рабочее место руководителяРабочее место руководителя

Аналитика контентаАналитика контента

Заключение:Заключение:Ожидаемый эффект от персонализацииОжидаемый эффект от персонализации

•Снижение средней нагрузки на систему, повышение производительности

•Рост масштабируемости системы, возможность компенсации роста нагрузки (числа пользователей и объема данных) наращиванием оборудования.

•Повышение продуктивности работы пользователей за счет:

•применения интерфейсов, сфокусированных на задачах;

•снижения информационной перегрузки;

•повышения юзабилити системы;

•применения элементов управления временем.

•Повышение удовлетворенности пользователей

ВопросыВопросы

Вадим Ипатов

ИнтерТраст

+7 (495) 956 7928

Vipatov@inttrust.ru