Warum gerade Ihr Unternehmen ein anonymes Hinweisgebersystem (Whistleblowing) benötigt
Claudia Loderbauer anti-corruption consulting
Salvatore Saporito LexisNexis GmbH
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at 2
Bild: wordwatch.com
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Struktur des Webinars: • Einbindung ins Compliance Management System
• Warum benötigt gerade Ihr Unternehmen ein anonymes
Hinweisgebersystem?
• Wie sieht so ein Hinweisgebersystem aus?
• Rahmenbedingung zur Verankerung im Unternehmen
• Bewusstseinsbildung der MitarbeiterInnen zur Anwendung
• Welche Art des Systems passt für welches Unternehmen?
3
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
„Wir sind nicht korrupt. Das brauchen wir
nicht.“
Sagt auch niemand. Aber wenn man unabsichtlich in die
Korruptionsfalle tappt, wird ein Compliance Management System
aufgestellt.
Dann sind aber die negativen Folgen schon da…
Proaktiv ist hier auf jeden Fall besser…
4
Bild: wirtschaftsblatt.at
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Warum ein Compliance Management System? • mildert Strafe vor Gericht
• gibt Warnsignale
• dokumentiert
• verhindert, in die
Korruptionsfalle zu tappen
5
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Compliance Management System: • „Tone from the Top“: Führungsverhalten
• Risikomanagement
• Unternehmensrichtlinien
• Verhaltenskodex
• Schulungen
• Anonymes Hinweisgebersystem
• Due Diligence: Überprüfung der Geschäftspartner
6
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Warum gerade Ihr Unternehmen ein anonymes
Hinweisgebersystem benötigt (1):
Aufdeckung von Risiken und Vorbeugung von Korruption:
• Korruptionsanfällige Prozesse bzw. Nicht-Compliance von
Unternehmensrichtlinien können aufgezeigt werden.
• Korruptionsanfällige MitarbeiterInnen (ob absichtlich oder
unabsichtlich) können aufgespürt werden.
7
Bild: alexsthechtthoughts.com
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Warum gerade Ihr Unternehmen ein anonymes
Hinweisgebersystem benötigt (2):
• Möglichkeit der Festlegung von internen Maßnahmen ohne
negative Außenwirkung (sprich: Ermittlungen, Kosten von
Gerichtsgebühren, Geldstrafen, Freiheitsentzug von
Verantwortlichen des Unternehmens, Image- und
Reputationsschäden)
• Minderung des Haftungsrisikos durch Erfüllung gesetzlicher
Auflagen
• Unterstreicht die Konsequenz des gelebten CMS
8
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Warum gerade Ihr Unternehmen ein anonymes
Hinweisgebersystem benötigt (3):
• Ohne Hinweisgebersystem erfolgt vielleicht eine externe
Anzeige (WKStA in Ö hat anonymes Hinweisgebersystem).
• Keine Vernaderung oder Denunziantentum, sondern
Aufdeckung eines Missstandes
• Mehr als die Hälfte aller Korruptionsfälle werden durch
Hinweise aufgedeckt.
• Trotzdem: WB nur in 22% der Unternehmen in Ö, 34% in D
9
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?
Einrichtung einer internen oder externen Anlaufstelle
INTERN (1):
• Ansprechpartner: Compliance Beauftragter und/oder
interner Ombudsmann
• Arten der Kontaktaufnahme:
• Briefkasten
• E-Mail-Account
• Telefon-Hotline
• Web-basierte Lösung
10
Bild: bmartin.cc
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?
INTERN (2):
• Briefkasten:
• Zugang? Vor dem Büro des Betriebsrats oder auf den Toiletten
• Auch in Niederlassungen?
• Keine Kommunikation ohne Kontaktdaten
• E-Mail-Account
• kostengünstig
11
Bild: bmartin.cc
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?
INTERN (3):
• Telefon-Hotline:
• Tonband
• Dauernde, weltweite Erreichbarkeit (24/7)
• Garantierte Anonymität: keine Nummer
• Kommunikation mit Hinweisgeber
• Gestaltung in mehreren Sprachen
• Höhere Kosten
• Gesteigerter zeitlicher Aufwand bei Implementierung
12
Bild: bmartin.cc
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?
INTERN (4):
• Web-basierte Lösung:
• Online-Plattform
• Anonymer Dialog telefonisch oder online
• Unterlagen hochladen
• In der gewünschten Sprache möglich
• Höhere Kosten
• Höherer zeitlicher Aufwand bei
Implementierung
13
Bild: bmartin.cc
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?
EXTERN: Rechtsanwalt als Ombudsmann (1)
• zur Verschwiegenheit verpflichtet
• genießt ein Zeugnisverweigerungsrecht
• außerhalb des Unternehmens:
reduziert somit Hemmschwelle
• Wahrung der Anonymität gegenüber
dem Unternehmen
• Möglichkeit: persönliches Gespräch auf neutralem Boden
14
Bild: comments.bmartin.cc
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?
EXTERN: Rechtsanwalt als Ombudsmann (2)
• Möglichkeit, umfangreiche Beratungs-
leistungen in Anspruch zu nehmen
• Juristische Kompetenz bei der
Beurteilung von Meldungen
• Möglichkeit für den Whistleblower,
anonym zu bleiben:
„falsche Mailadresse“
15
Bild: comments.bmartin.cc
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Rahmenbedingungen:
Einbezogen werden sollen:
• Mitarbeiter (auch ehemalige?) und
• Kunden und Lieferanten
16
Bild: mentalhealthy.co.uk
Exkurs: LexisNexis – Geschäftspartnerüberprüfung
Salvatore Saporito, Business Development Manager Risk & Compliance
18 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!
Begriffsdefinition „Geschäftspartner“
Als „Geschäftspartner“ bezeichnen wir jeden, der mit einem Unternehmen in geschäftlichem Kontakt steht und nicht Mitarbeiter oder Organ des Unternehmens ist.
Damit werden durch den Begriff Geschäftspartner zunächst alle unternehmensexternen Personen und Unternehmen erfasst, unabhängig davon in welcher Rechts- oder Leistungsbeziehung sie zum Unternehmen stehen. Auch Umfang und Bedeutung der Geschäftsbeziehung sind für die Definition ohne Belang. Daher fallen Kunden, Lieferanten, Sub-unternehmer, Vertriebsbeauftragte, Berater und Partner in Joint-Ventures ebenso darunter wie kleinste Dienstleister („Ich-AG“) und Intermediäre.
Die Qualifizierung als Geschäftspartner bedeutet allerdings noch nicht, dass dieser einer umfangreichen Überprüfung („Due Diligence“) zu unterziehen ist.
Die Prüfungstiefe - und ob überhaupt eine gesonderte Prüfung erforderlich ist - hängt vielmehr von verschiedenen Faktoren ab (…) Quelle: L01 - Geschäftspartner-Compliance - DICO Leitlinie
19 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!
• Zunahme an Strafverfolgungen
• Rasant wachsende Bedeutung der erweiterten Geschäftspartnerüberprüfung
• Sensibilität für das Thema dringt bis in den Mittelstand durch
• Verlagerung der Anforderungen von Kunden hin zum Geschäftspartner und weiter
• Standardisierungstendenzen sind erkennbar in der Ermittlungstiefe – Integration in eigene Systeme
Erkennbare Trends.
20 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!
Zentrale Quellen
Sanktions-listen
Rechtsdaten
Biographische Quellen
PEP- Daten
Weltweite Presse
Firmen-informationen
Abdeckung der Complianceanforderungen durch zentrale Quellen
21 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!
Informationsquellen – nur welche?
Risikoansatz und Quellen für Due Diligence
22 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!
Prozess zum Aufbau einer effektiven Geschäftspartnerüberprüfung.
Identifikation meiner Geschäftspartner und Einteilung in Cluster
Risk Assessment durch Identifikation der Risikofelder sowie Kategorisierung in Risikogruppen
Verhältnis Risikopotential und Ressourcenaufwand einschätzen, um Umfang der Überprüfung festzulegen (Ermittlungstiefe)
Prüfungsprozess und Recherchequellen festlegen
Informationsauswertung und Schaffung einer Entscheidungsgrundlage
Unterstützung durch IT zur Standardisierung
Einbettung in den betrieblichen Kontext
23 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!
Lexis Diligence® - Geschäftspartnerüberprüfung
Zugriff auf alle Quellen über nur eine Suchmaske
Benutzerfreundliche Oberfläche und vielfältige Such-Optionen
Automatisches Erkennen von Nachrichten mit negativer Tonalität
Information per E-Mail, wenn für bestimmte Suchbegriffe neue Ergebnisse gefunden werden
Dokumentationsnachweis über Report Builder
24 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!
Verfügbare Quellen
Über 23.000 internationale Pressequellen darunter ca. 300 deutschsprachige
Publikationen einschließlich Branchenpublikationen
PEP-, Sanktions- und Watch- und Black-
Listen inkl. World Compliance, INFO4C, EU
Consolidated List, OFAC u. a.
Mehr als 200 Anbieter internationaler und deutscher Firmeninformationen
Signifikante Länderprofile
Internationale Rechtsinformationen
Be
nja
min
Th
orn
/ p
ixe
lio
.de
Zurück zu Claudia Loderbauer
Salvatore Saporito, Business Development Manager Risk & Compliance
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Rahmenbedingungen:
Berücksichtigt werden muss Folgendes:
• arbeitsrechtliche,
• beamtenrechtliche und
• datenschutzrechtliche Bestimmungen
26
Bild: mentalhealthy.co.uk
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Rahmenbedingungen:
Rechtliche Aspekte (1)
• Arbeitsrecht:
• arbeitsrechtlicher Schutz des
Hinweisgebers sowie zu beachtende
Maßnahmen bei der Einführung
eines Hinweisgebersystems
• Verständigung des Betriebsrats
27
Bild: mentalhealthy.co.uk
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Rahmenbedingungen:
Rechtliche Aspekte (2)
• Datenschutzrecht:
• Meldung an die Datenschutzkommission
• Faktoren, die bei der Erhebung und
Weitergabe von Daten zu beachten sind
28
Bild: mentalhealthy.co.uk
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Rahmenbedingungen:
Rechtliche Aspekte (3)
• Strafrecht:
• Im Zusammenhang mit Straftaten durch
Unterlassen von Unternehmensverantwortlichkeiten
• Beschlagnahmefähigkeit von Gegenständen oder
Unterlagen
29
Bild: mentalhealthy.co.uk
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Bewusstseinsbildung der MitarbeiterInnen (1):
• Abbau von Bedenken wegen nachteiliger Folgen für
Hinweisgeber
• „Tone from the Top“:
• Führungsverhalten muss eine kritische Loyalität der Mitarbeiter zu ihrem
Unternehmen als Teil der Unternehmenskultur etablieren!
• Eine Kultur, in der Fehler als Verbesserungschance gesehen wird
• Belohnung, Teamfähigkeit
30
Bild: massingenuity.com
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Bewusstseinsbildung der MitarbeiterInnen (2):
• Umfassende Information und Schulung
• PR/Werbung für das System:
• Intranet, Website, Newsletter, MitarbeiterInnen-Zeitschrift, Vorträge,
Versammlungen
• Zeitnahe Behandlung
• z. B. interne Revision und IT, Disziplinarverordnung, Tatsachenbericht
und Handlungsempfehlung von Compliance Officer, GF und AR
• Feedback an den Hinweisgeber
31
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Bewusstseinsbildung der MitarbeiterInnen (3):
Klare Regelungen müssen gesetzt werden:
• hinsichtlich der Zielsetzung und des Nutzens
• welche Fälle zu melden sind
• wie mit Hinweisen zu verfahren ist
• wie Whistleblower und auch
vorerstmal die beschuldigte Person
geschützt werden
32
Bild: linkedin.com
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Welche Art des Systems passt für welche
Unternehmensgröße?
Kriterien zur Auswahl des richtigen Systems:
• Unternehmensgröße
• Standort
• Anzahl und Ort der Niederlassungen
• Kosten
33
Bild: whistleblower.co.za
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Welche Art des Systems passt für welche
Unternehmensgröße? • Jedes Unternehmen kann MitarbeiterInnen motivieren, Missstände
aufzudecken
• Briefkasten: für KMU, speziell Kleinbetriebe
• E-Mail-Account: für UN, die geringe Kosten und Aufwand schätzen: KMU,
Konzerne
• Telefon-Hotline, Rechtsanwalt: für UN, bei denen der Kostenfaktor nicht
vordergründig ist: MU, Konzerne
• Web-basierte Lösung: Kosten und Aufwand hoch
Werbefaktor aber auch: (inter)nationale, bekannte Konzerne
34
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Compliance Audit:
Was tun, wenn es keine Meldungen gibt?
• Gründe erheben
• Nochmalige Schulung zur Verwendung des Systems
• Verstärkte Zurschaustellung der Unternehmenskultur
• Richtiges System gewählt?
35
Bild: fraudedge.ie
anti-
corruption
consulting
www.acc.or.at
Quellen:
• Freiler-Waldburger, Johannes – telefonisches und persönliches Gespräch, 2016
• Kretschmer, Heidemarie – im Zertifizierten Compliance Officer-Kurs, Wifi, 2013
• Mair, Karin; Müller, Shahanaz – „Whistleblowing – ‚Denunziantentum‘ oder probates Mittel zur Korruptionsbekämpfung?“, in Best of Compliance Praxis, LexisNexis, 1/2014
• PWC – „Prävention von Wirtschaftskriminalität: Deutsche Unternehmen mit Defiziten“, gesichtet am 23.02.2016
• Rapberger, Elisabeth – „Whistleblowing-Systeme“, in Praxisleitfaden Compliance, LexisNexis, 2015, Hrsg.: Sator, Freiler-Waldburger
36
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Claudia Loderbauer, MA
anti-corruption consulting
[email protected] Tel.: +43 (0)660 474 0377
Salvatore Saporito
LexisNexis GmbH
[email protected] Tel.: +49 (0)162 2596-205
Top Related