SharePoint zum vollwertigen
ECM System erweitern
ECM Tag Wien 2011
d.velop GmbH
Josef Gemeri, Christian Kiesewetter
Herzlich
willkommen
Microsoft SharePoint
Enterprise Content Management
Rechnungen, Verträge,
Mitarbeiterakten,
Lieferscheine, etc.
Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,
Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,
Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-
Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte,
Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte,
Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte,
Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event-
Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt-
Unterlagen, externe Kommunikation, etc.
Long Tail
Rechnungen, Verträge,
Mitarbeiterakten,
Lieferscheine, etc.
Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,
Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,
Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-
Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte,
Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte,
Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte,
Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event-
Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt-
Unterlagen, externe Kommunikation, etc.
Long Tail
Traditionelles
Content
Management
Social
Networking and
Collaboration
PC
Phone
Browser
Traditionelles
ECM mit
Collaboration
PC
Phone
Browser
Rückblick MOSS 2007
Medienberichte
Sharepoint: Ohne Zusatzhilfe keine Lösung ...... muss meist eine DMS- oder ECM-Anbin-dung über Drittan-bieter einkalkuliert werden.
.....vielmehr öffnet MOSS den Markt und bietet Raum für zahlreiche Adaptionen und Lösungen. Diese kommen vor allem von den etablierten DMS- und ECM-Größen.
TOP-8 der neuen ECM
Funktionen in SharePoint 2010
Aktenverwaltung (Document Sets)
Eindeutige Document ID
Zentrales Metadatenmanagement
Auditierungs-Funktionalitäten
Business Data Connectivity (R/W)
Enterprise Search
Remote Blob Storage
META
Optimierung für sehr große Listen
Alles gut?
konkrete Lösungen
ecspand your SharePoint
einheitliche Oberfläche
prozessgesteuert
Integration Umsysteme & Papier
Aktenplan, Rendition & Compliance
fertige Lösungen
SharePoint als „Single Point of Service“
Unterschied klassisches DMS
Capture
Storage
…. Link zu ERP
DMS Server
Link zu
SP 2010
... zu ecspand your SharePoint
Capture
Storage
…. Link zu ERP
Das Gold liegt in den Prozessen
Die Herausforderung:
Prozesse automatisieren,
standardisieren und flexibilisieren
Archiv
Archiv
?
Vertragsakte
Aufgaben
Notizen
Dokumente
Emails
Fristen /
Laufzeiten
Anmerkungen
Kosten
€
Vorlagen
vollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,
vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage
Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling
Erstellen Archivierung
Ve
rwa
ltun
g
Controlling
Vertragsakte
Suche / Recherche
Vertragsvorlagen /
Digitalisierung /
Genehmigungsverfahren
Reporting
Vertragsstammdaten-
erfassung
Fristenüberwachung
Aufgaben/Wiedervorlagen
Erstellen Vertragsakt
Kopf- und vertragsspezifische Metadaten
Stammdaten aus ERP Systemen übernommen
flexibel anpassbar
mehrfachabhängige Wertemengen
intuitives Bedienkonzept
zusätzliche Vertragsinformationen
Frist- und Aufgabenverwaltung
Dokumentablage
Office Integration
ERP
Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Fristen, Aufgaben
Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Dokumente
Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Dokumente
Erstellen Erstellung: Metadaten
Erstellen Erstellung: Metadaten
1) Stammdatenerfassung
1) Stammdatenerfassung
2) Detaildatenerfassung
Erstellen Erstellung: Metadaten
1) Stammdatenerfassung
2) Detaildatenerfassung
3) Laufzeiterfassung
Erstellen Erstellung: Metadaten
1) Stammdatenerfassung
2) Detaildatenerfassung
3) Laufzeiterfassung
4) Kündigungsstichtagsbenachrichtigung
Erstellen Erstellung: Metadaten
Erstellen Fristen
Fristen /
Laufzeiten
Erstellen Kostenverwaltung
Fristen /
Laufzeiten
Kosten
€
Erstellen Aufgabenverwaltung
Fristen /
Laufzeiten
Aufgaben Kosten
€
Erstellen Notizen
Fristen /
Laufzeiten
Aufgaben Kosten
€
Notizen
Erstellen Dokumentablage
Fristen /
Laufzeiten
Aufgaben Kosten
€
Notizen Dokumente Emails Scannen
Erstellen
Mehrere
Vertragstypen
Vertragsdokument anlegen
Templates für
Verträge
Vorlagenverwaltung
Erstellen Berechtigungen setzen
Verwaltung auf Ebene Vertragsakt
automatische Vererbung
Benutzer- / Gruppenebene
Standardkonzept SharePoint
Erstellen Berechtigungen setzen
Berechtigungsprofile
auf Basis von Metadaten
Kombination mit klassischer Regelung
Vertragsakte
Erstellen Prüfen und Freigeben
Stammdaten
Metadaten
Aufgaben
Fristen
Dokumente
Vertragsakte
Erstellen Prüfen und Freigeben
Stammdaten
Metadaten
Aufgaben
Fristen
Dokumente
Vertragsakte
Erstellen Prüfen und Freigeben
Stammdaten
Metadaten
Aufgaben
Fristen
Dokumente
Erstellen Prüfen und Freigeben
Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse
Erstellen Prüfen und Freigeben
Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse
Erstellen Abwesenheitsassistent
Archivierung Archivieren & Ablegen
Revisionssichere Archivierung
vertragsrelevanter Daten und
Dokumente
Auditing
Auslagerung auf Langzeitstorage
Zugriff über SharePoint
Aufbau einer Vertragsakte
Archivierung Archivieren & Ablegen
Ablage von Papierdokumenten
Scannen direkt in den Vertragsakt
Ablage in SharePointbibliothek
Archivierung Archivieren & Ablegen
ecspand Sidebar
Drag & Drop Ablage direkt aus Windows
Recherche über Client
Verwaltung Suche & Recherche
Standard SharePoint Volltextsuche
ecspand Metadatensuche
aktenspezifische Suchmaske
Verwaltung Suche & Recherche
Volltextsuche
Verwaltung Suche & Recherche
ecspand Suche
Verwaltung Suche & Recherche
ecspand Suche
Verwaltung Suche & Recherche
Verwaltung Vertragscockpit
Verwaltung Metadatensuche
Controlling Reporting
SharePoint Standard
• Listenansichten
• Gruppierungen und Filter
ecspand Features
• Recherche in den Vertragsinfos
• vertragsspezifisch und -übergreifend
Controlling Stichtage
Controlling Überblick
Controlling Kosten
Fazit
Archiv
Archiv
Archiv
Archiv
Archiv
Archiv
Archiv
LOB/DB
Archiv ERP
Archiv ERP
LOB/DB
Fragen?
Josef Gemeri Christian Kiesewetter
General Manager Sales & Partner Manager [email protected] [email protected]
d.velop GmbH
EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien
T: +43 1 908 08 96
W: www.d-velop.at | www.ecspand.com
Top Related