WalkTheTalk1
Vælg den rigtige leverandør
til agil udvikling
EU-udbud af vedligeholdelses- og
udviklingsopgaver
Aage Knudsen
WalkTheTalk
WalkTheTalk2
Det har jeg planlagt
at tale om:
Situation og udfordring
Udbudsprocessen
• Fokus i det agile udbud
• Valg at de rigtige tilbudsgivere
• Valg af leverandør
• Code Camp
Implementering af aftalen – agil i praksis
• Implementering og løbende forbedring
• Product Management
• Brug af Coaching
Hvad er Kundens oplevelse?
Siger Leverandørerne?
Hvad har vi lært – ind til nu?
WalkTheTalk3
Min baggrund
• Konsulent (med fokus på at løse opgaven for kunden)
• It-chef (med ansvar for udvikling og vedligeholdelse af et forsikringsselskabs
forretningssystemer)
• Leverandør (med fokus på top- og bundlinje)
---------------------------------------------------
• Konsulent (med fokus på at finde den rette leverandør)
• Konsulent (med fokus på at får samarbejdet kunde-leverandør til at fungere)
De sidste 5 år: ca. 15 udbud, heraf 6 agile
WalkTheTalk4
Situation og udfordring
WalkTheTalk5
Maj 2010
Der blev stillet spørgsmålstegn ved it-
projekterne i den statslige sektor:
”De gode eksempler til trods er vellykkede statslige it-projekter snarere undtagelsen end reglen”
WalkTheTalk6
… Og man var lullet ind i en forestilling om
at hvis pisk er godt, er mere pisk bedre:
Aftaler med masser af håndtag til styring og kontrol:
• Fast pris og fast tid
• Utallige detaljerede krav
• Leverandøransvar
• Rapportering
• Servicemål
• Bod
• Garantier
Men passer aftalen til virkeligheden :
• Vedligeholdelse
• Refactoring (teknisk gæld)
• Videreudvikling
• Nyudvikling
i en dynamisk, omskiftelig og politisk styret virkelighed.
WalkTheTalk7
Det er svært at slippe den model, der har været god
skik i 25 år:
Vandfaldsmodellen og fastprisaftalen
• Vandfaldsmodellen er logisk og let at forstå
• Det giver tryghed: fast ydelse, fast pris, fast tid
• Den detaljerede kravspecifikation sikrer at vi ved præcis, hvad vi får
• Leverandørerne kan sende udviklingen derhen, hvor der er dygtige udviklere til lave timepriser
• Kontrakten placerer entydigt ansvaret hos leverandøren
• Alt er aftalt på forhånd, så vi sparer på egne ressourcer i projektforløbet
• Aftalte servicemål og prøveforløbet sikrer at kvaliteten er i orden
• Bodsbestemmelserne skal nok få leverandøren til at levere som aftalt
• Vi skaber en konkurrencesituation som sikrer os mest værdi for pengene
• Og så har vi en acceptprøve, der sikrer, at vi får alt det, vi har kontrakt på
WalkTheTalk8
WalkTheTalk9
WalkTheTalk10
De statslige kunder er stadig skeptiske over for
den agile aftale
• Kunden ved ikke, hvad han får for pengene
• Kunden ved ikke, hvad det kommer til at koste
• Kunden kan ikke budgettere
• Hvad med Business Casen?
• Kunden skal bruge mange flere af (egne) ressourcer
• Kunden påtager sig et større ansvar
• Kunde har ikke styr på leverandøren (som jo er en snydepels)
• Kunden har ingen sanktioner
• Kunden kommer til at betale alt for meget
• Det er i strid med udbudsreglerne
• Det er i strid med kundens projektmodel
• Hvad vil Rigsrevisionen sige, hvis det går galt?
WalkTheTalk11
Udbudsprocessen
WalkTheTalk12
Med den agile udviklingsmodel
flytter vi fokus fra
produkt og pris
til
proces, rammer og mennesker
Hvis du vil have en agil udviklingsproces,
må du starte med det agile udbud
WalkTheTalk13
Man skal gøre sig klart, at det er noget andet der udbydes
Traditionel kontrakt Agil kontrakt
Kravspecifikation og ændringshåndtering En forretning der skal understøttes af it
Det er Leverandørens ansvar Det er et fælles ansvar
Fast tid Forretningsmæssige mål
Fast pris Estimeringsmetode/proces for forbedring
Fast defineret Produkt/ydelse og optioner
(baseret på kundens forhåndsviden)
Prioritering hen ad vejen (baseret på fælles
opnået viden)
Fokus på at få det vi har bestilt Fokus på at få mest værdi for pengene
Leverandørens interne forhold er hans
anliggende
Lokaler, bemanding, processer er et fælles
anliggende (løbende forbedringer)
Bod/bonus skaber resultater Kontinuitet og motivation skaber resultater
Leverandørens performance er hans
forretningsmulighed
Leverandørens performance giver kunden
værdi
Modstridende interesser Skab et fællesskab om kundens interesse
Intet går som forudset – kontakten skal
håndtere alle afvigelser
Intet går som forudset – kontrakten skal
håndtere en ”behændig” proces.
WalkTheTalk14
Fokus i det agile udbud
• Formidling af ”budskabet” (Informationsmøde)
• Erfaring og kompetencer – udbyggede CV’er og kompetencematrix (Levere et ”komplet” team)
• Proces og opfølgning (coaching på begge sider)
• Kontinuitet
• De fysiske ramme - lokaler
• Teknisk infrastruktur til udvikling, build og test skal bringes på plads
• Product Backlog, prioritering og ansvarsfordeling stiller krav til kunden
• Opstartsfasen – inden ansvaret overtages
WalkTheTalk15
Kontrakten skal understøtte fokus (1)
”Der er ikke knyttet bod til manglende opfyldelse af
servicemåle”
”Vederlag for Leverandørens ydelser opgøres efter medgået tid”
”Kunden lægger vægt på, at der tilknyttes en SCRUM Coach til
projektet”
”Leverandøren skal stille dedikerede lokaler til rådighed. …
Lokalerne skal ligge så tæt på Kunden som muligt inden for det
storkøbenhavnske område”
WalkTheTalk16
Kontrakten skal understøtte fokus (2)
”Kontrakten kan af Kunden opsiges med 1 måneds forudgående
skriftligt varsel”
”Med mindre andet aftales forud for en udskiftning, forudsættes
det, at Kunden kompenseres for den ulempe, en udskiftning
medfører. Kompensationen sammensættes af en reduceret
fakturering som følge af en eventuel sen varsling, jf. punkt 5.2.1
og en reduceret fakturering for den nye medarbejder i en
indkøringsperiode, jf. punkt 5.2.2. ”
”For at Opstartsfasen kan anses for afsluttet skal følgende
acceptkriterier være opfyldt”
WalkTheTalk17
Oplæg til en opstartfasen (eksempel: Jobnet)April Maj Juni Juli August September
Afklaring UdmøntningOpstart
Test
1. Sprint 2. sprint
KontraktOvertag vedlige-
holdelsesansvar
3. print
Milepæl
Etabler teknik
Overdrag Kode
4. sprint 5. sprint
0. Sprint
Etabler lokaler
Vedligeholdelse
og
videreudvikling6. sprint
Lokaler og
udviklingsmiljø
WalkTheTalk18
Valg af leverandørKriterium Traditionel Vægt Agil Vægt
Produkt Løsningen (hvad):
Kravopfyldelse
Produktegenskaber
30% (Erfaring med
tilsvarende opgaver/
teknologier/processer
afdækkes i
prækvalifikationen)
0%
Organisation Nøglepersoner =
projektleder ++
10% Team
Bemanding
Kompetencer
(Code Camp)
50%
Proces Kvalitet
(virksomhedens
kvalitetssystem)
Metoder
(Virksomhedens
metodeapparat)
10% Løsningen (hvordan):
Den konkrete opgave
(ikke en lærebog)
(Code Camp)
30%
Pris Produktpris (TCO)
++50% Evalueringspris:
Team
++
20%
WalkTheTalk19
Code Camp i vurderingsfasen
Et én-dags forløb i tilbudsgivers miljø:
• Fiktiv opgave (udvikle en lille applikation)
• Vise evner til samarbejde
• Vise at de forstår Scrum – gennemløbe et par sprints
• Demonstrere deres ”værktøjskasse”
• Demonstrere deres it-understøttelse (løbende build og test)
• Demonstrere teamets kompetencer i forhold til opgaven
• Demonstrere teamets modenhed i forhold til modellen
(indgår i tilbudsvurderingen)
WalkTheTalk20
Code Camp – program for dagen
Introduktion til opgaven/Product Backlog
Sprint 1:
• Sprint Planning
• Sprint 1 med 3 ”dage” a 45 minutter (daily scrum og udvikling)
• Sprint Review og Sprint Retropective
Sprint 2:
• Sprint Planning
• Sprint 2 med 3 ”dage” a 45 minutter (daily scrum og udvikling)
• Sprint Review og Sprint Retropective
Fælles evaluering
WalkTheTalk21
Code Camp som selvstændigt tildelingskriterium
”At håndteringen af processerne i de afgivne tilbud skaber en effektiv og kreativ opgaveløsning, herunder at medarbejderne enkeltvis og samlet i Code Campen, viser god forståelse for arbejdet og demonstrerer, at de kan arbejde teamorienteret.
Der blive lagt stor vægt på evnen til at samarbejde om kreativ opgaveløsning, understøttet af en agil proces og i mindre grad vægt på det færdige resultat i form af et kørende system”.
WalkTheTalk22
Code Camp – hvad opnåede vi?
• Tilbudsvurdering
– Se de tilbudte processer fungere i praksis
– Se de tilbudte medarbejdere i aktion i de tilbudte processer og i deres
tilbudte roller
– Større forståelse for tilbudsgivers tilbud som helhed
• Kickstart på Opstartsfasen (den vindende leverandør)
– Fælles læring
– Fælles grundlag for justeringer
– Teamet trænes
WalkTheTalk23
Implementering af kontrakten – agil i praksis
WalkTheTalk24
• Opstartsperiode
– Etablering af miljøer, installation af koden
– Prøvesprints• kendskab til forskellige hjørner af koden
• indøv samarbejdsformen – i teamet og leverandør / kunde
• kodebyg
• De første sprints– Mindre ændringer / videreudvikling i forskellige hjørner af koden
– Fejlrettelser (gamle fejl)
• Proces for optimering af processer og miljøer
• Product Owner Forum – Leverandør og kunde
– Fra 1½-2 timer ugentligt til ½ time hver 2. uge
– Flere Product Owners – én Chief Product Owner
• SCRUM coach– Hjælpe leverandør og kunde med SCRUM-processer og optimering
– Undgå at falde tilbage til gamle vandfalds-vaner
Implementering af kontrakten
WalkTheTalk25
Scrum er ikke bare det der står i lærebogen
DokumentDokumentFaste SCRUM
møder
Faste SCRUM
møder
Workshop
efter behov
Workshop
efter behovReleaseRelease
Om-
verden
Om-
verden
Politisk,
samfundsmæssig
udvikling
Forretnings-udvikling i BM/AMS Udvikling og test af funktionalitetRelease af
funktionalitetFunktionalitet
i brug
Prioriteret funktionalitet (Product
Backlog)
Feedback - brugeroplevelser
Product Owner Forum
Forretningsmæssig prioritering,
der sikrer at det vigtigste
ændres eller udvikles først
Jobnet Product Board
Forankring i AMS –
fælles forståelse af
prioritering
Scrum Team
Produktion
(udvikling og test)
af brugsklar og
demonstrerbar kode
Politik og
ledelse
Hvad vil
og skal vi
udvikle?
AMS – Systemforvaltning - Drift
Integration og release af brugsklar
funktionalitet
til Jobnets brugere
Samfund
Jobsøgende,
Virksomheder
og Sags-
behandlere
Ekstern
part/proces
PolitikPolitik
BrugereBrugere
Jobnet
Product Board
Jobnet
Product Board
Product
Owner Forum
Product
Owner Forum
Sprint
Planning (hver
14. dag)
Sprint
Planning (hver
14. dag) Sprint Review
(Demonstrer
funktionalitet)
Sprint Review
(Demonstrer
funktionalitet)
Daily Scrum
Meeting
Daily Scrum
Meeting
Sprint
Retrospective
Sprint
Retrospective
Daily Scrum
Meeting
Daily Scrum
MeetingDaily Scrum
Meeting
Daily Scrum
MeetingDaily Scrum
Meeting
Daily Scrum
MeetingDaily Scrum Daily Scrum
Product Backlog
. User Story
. User Story
---------------
. User Story
. User Story
. Tema
. Tema
Product Backlog
. User Story
. User Story
---------------
. User Story
. User Story
. Tema
. Tema
Sprint Backlog
Sprint Goals
Sprint Backlog
Sprint Goals
Sprint
Afslutnings-
rapport
Sprint
Afslutnings-
rapport
Sprint Backlog
Sprint Burn
Down Chart
Sprint Backlog
Sprint Burn
Down Chart
Feed back - Afledte User Stories
Funktionalitet
til release
Funktionalitet
til release
Feedback - brugeroplevelser
Support
Synlig prioriteringAms
PL’er
Ams
PL’er
Tværgående
test
(integration)
Tværgående
test
(integration)
Brugeraccept
test
Brugeraccept
test
DriftDrift
Funktionalitet
bruges
Funktionalitet
bruges
FogBugzFogBugz
Ledelse:
Prioritering
Scope
Økonomi
Ledelse:
Prioritering
Scope
Økonomi
KMD/Me-
dialogic
Jobnet
Visionering
Workshop
Jobnet
Visionering
Workshop
Estimering
Workshop
Estimering
Workshop
Tema
Workshop
Tema
Workshop
UX koncept
Workshop
UX koncept
Workshop
Jobnet
Vision
Jobnet
Vision
UX koncept
(Tema)
UX koncept
(Tema)
Tema -
User Stories
Tema -
User Stories
Tema -
Eksterne
snitflader
Tema -
Eksterne
snitflader
Tema -
Vision og
beskrivelse
Tema -
Vision og
beskrivelse
Release PlanRelease Plan
Webservice
koordinerings-
forum
Webservice
koordinerings-
forum
Change
Advisory
Board
Change
Advisory
Board
Web Service
design
Web Service
design
System-
forvalter
System-
forvalter
Drift
Display
Scope
reduktion
Workshop
Scope
reduktion
Workshop
Eksterne test-
aktiviteter
Eksterne test-
aktiviteter
FogBugzFogBugz
Udvikling
DFDG
Udvikling
DFDG
Koor-
dinering
Koor-
dinering
NN
WalkTheTalk26
Resultater og læring
WalkTheTalk27
Hvad har Arbejdsmarkedsstyrelsen opnået?
• Mulighed for løbende prioriteringer uden tung ændringsstyring
• Mere gennemsigtighed
– i omkostninger til fejlrettelser, videreudvikling og nyudvkling
– i kundens egne prioriteringer
– i problemer � nemmere at agere
• Løbende optimering
– miljøer
– samarbejdet med andre leverandører (webservice snitflader)
– tilpasning af udviklingsteamet og støttepersoner
• Bedre kode
• Bedre forretningsmæssige prioriteringer
• Øget arbejdsglæde
• Bedre bestillere
WalkTheTalk28
Hvad har vi lært?• Det kræver en del arbejde at ændre det ”etablerede” udbudsmateriale
• Tænk hele modellen godt igennem inden I sætter pennen på papiret for at skrive
udbudsmaterialet
• Grundig vejledning til leverandørerne om tildelingskriterier og udfyldelse af CV’er
• Vær skarp på Opstartfasen
• Code Camps gav benefit på to fronter:
– Tilbudsvurdering
– Kick start på Opstartfasen med den valgte leverandør – masser af læring på 1 dag
• Fordomme om Leverandørerne aflivet:
– Vil ikke gå med til kort opsigelsesfrist
– Vil ikke gå med til reduceret fakturering ved udskiftninger, de ikke er herre over
– Vil ikke have kunden siddende sammen med sine folk
– Vil ikke have at kunden blander sig i bemanding
• Myter om offentlige ledere aflivet:
– Mangler mod til at forlade comfort zone
• Juristerne skal overbevises
• Positiv respons på både model og forløb fra leverandørerne
• Og nej, EU-udbudsreglerne forhindrer ikke agile udbud
WalkTheTalk29
Lidt til Leverandørerne
WalkTheTalk30
Hvad kan I gøre? – udgangspunkt for hele processen:
• Antag, at Kunden ikke kender jer – formelt set kan han ikke bruge kendskabet til noget
• Antag at prækvalifikationen og tilbudsvurdering vil blive
gennemført af en ”broget” skare af ”forretningsfolk” og
konsulenter.
• Udnyt serve-retten - giv ikke kunden mulighed for at skabe sit eget billede (fordom)
• Giv kunden et vurderingsgrundlag på alle kriterier- han skal bedømme jer, på det han modtager (prækvalifikation og tilbud)
• Spil med - uanset hvor tåbeligt og formalistisk det kan forekomme: Prækvalifikation
og tilbudsvurdering er en formel proces, styret af formelle regler, udtænkt
og overvåget af jurister, og valgene skal kunne holde i klageretten
• Antag at kunden er tryghedssøgende - tænker i at sikre sig mod klager, og juristernes råd bliver taget alvorligt.
WalkTheTalk31
Hvis I vil prækvalificeres, kan I også blive det
• Adresserer kriterierne:
Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil
ske efter vurdering af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret
de bedste og mest relevante leverancer inden for de i punkt
II.1.5) nævnte ydelser i løbet af de seneste 3 år.
• Besvarelsen skal bevise, at referencerne er gode og relevante:
Genbrug nøgleordene fra opgavebeskrivelsen i
bekendtgørelsen
WalkTheTalk32
Fokuser på det, der er tæt på opgaveløsningen og på
den opgave kunden har udbudt
• Den måde, opgaven vil blive løst på
– og ikke virksomhedens fortræffelige måde at arbejde på
• Den udviklingsproces, der vil blive anvendt
– og ikke den fremragende udviklingsmodel virksomheden har udviklet
• De medarbejdere, der skal løse opgaven
– og ikke virksomhedens omfattende og dygtige medarbejderstab
• De kompetencer, der bringes i tilbyde i leveranceteamet
– og ikke de omfattende kompetencer der rådes over på verdensplan
• De erfaringer, der er i den ”enhed”, der skal leverer
– og ikke en flot reference fra USA
• Det, der er efterspurgt i
opgavebeskrivelsen/vejledningen/tildelingskriterierne
– og ikke alt det virksomheden er stolt af at kunne
WalkTheTalk33
Udbuddet er et spørgsmål – tilbuddet
indeholder svaret
• Det agile tilbud er anderledes
• Læs og forstå udbudsmaterialet – brug tid på at finde nøglen
til at vinde.
• Forstå kundens præferencer
• Kig på tildelingskriterierne, de fortæller, hvad der er vigtigt
• Sørg for at der er noget til alle tildelingskriterier - og det er ikke nok at adressere dem i resuméet
• Genbrug holder som ikke – kill your darlings
• Brug dem der har forstand på emnet (fx det team, som I
tilbyder)
WalkTheTalk34
Aage KnudsenPartner
Christianshave 1, st. tv.3400 HillerødTlf. +45 2061 [email protected]
Wal
kThe
Talk
Top Related