Úspěšné řízení projektu v průběhu realizace a udržitelnosti
Úřad Regionální radyregionu soudržnosti Jihozápad
Ing. Markéta Hanzalová
14.3.2012
www.rr-jihozapad.cz
Obsah Povinnosti příjemců při realizaci projektu
Změny v realizaci projektu
Pravidla pro způsobilé výdaje
Předkládání monitorovacích zpráv
Kontrola projektů
Konzultace k veřejným zakázkám
Nejčastější chyby a opomenutí v předkládání MZ se ŽoP
www.rr-jihozapad.cz
Povinnosti příjemce při realizaci projektu
Realizovat projekt v souladu s legislativou ČR a EU, zejména v oblasti zadávání VZ, VP a ŽP
Řídit se platnou dokumentací ÚRR – Příručka pro příjemce, Metodické pokyny, Metodická oznámení, Pravidla pro publicitu, Smlouva o podmínkách poskytnutí dotace atd.
Zahájit fyzickou realizaci projektu do 6 měsíců od podpisu smlouvy oběma smluvními stranami
Hlásit vzniklé změny v průběhu realizace projektu
Informovat ÚRR o postupu realizace projektu pomocí monitorovacích zpráv
Dodržovat harmonogram projektu
www.rr-jihozapad.cz
Povinnosti příjemce při realizaci projektu
Naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve smlouvě a udržet je po dobu udržitelnosti
Vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR
Provést audit projektu
Dodržovat pravidla pro publicitu
Archivace dokumentace projektu po dobu min. 10 let (od finančního ukončení projektu)
Pojistit majetek pořízený v rámci realizace projektu min. na hodnotu jeho pořizovací ceny vztažené ke ZV projektu
Prosazovat princip rovných příležitostí a princip nediskriminace
www.rr-jihozapad.cz
Změny v realizaci projektu
= jakékoliv změny oproti původnímu plánu
Příjemce je povinen neprodleně změnu oznámit, nejpozději
15 pracovních dní před tím, než změna reálně nastane
Neočekávané změny, které nesnesou odkladu, je příjemce
povinen oznámit nejpozději do 5 pracovních dní ode dne
vzniku změny
www.rr-jihozapad.cz
Změny v realizaci projektu
Příjemce oznámí vzniklou změnu na formuláři Oznámení
příjemce o změně projektu. Přílohou oznámí jsou veškeré
doklady, které s příslušnou změnou souvisí.
Jedná-li se o změnu rozpočtu projektu, přílohou Oznámení je
formulář Změny v rozpočtu. V případě změny rozpočtu
víceetapového projektu se dokládá formulář za každou etapu
projektu i za celý projekt (např. 2 etapy – 3 formuláře).
Informace o provedených změnách musí být uvedena v
nejbližší monitorovací zprávě.
www.rr-jihozapad.cz
Změny v realizaci projektu
Změna nepodstatná
Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny:
Změna obecných údajů o příjemci (statutární zástupce, kontaktní osoba, člen projektového týmu, adresa pro doručování, sídlo)
Změny smluv s partnery, které mají formální charakter (viz. bod 1),
Změny v rozpočtu mezi existujícími položkami, a to do výše max. 15% objemu položky v rámci jedné kapitoly (žádná z položek se nesmí změnit o více než 15%),
Změny mezi podpoložkami v rámci jedné položky rozpočtu, při kterých nedojde ke změně celkové výše položky,
Změna termínů konání dílčích akcí v rámci etapy/projektu (např. termíny výstav, festivalů),
www.rr-jihozapad.cz
Změny v realizaci projektu
Změna nepodstatná
Změna termínu zahájení fyzické realizace (nesmí dojít k překročení 6 měs. lhůty od podpisu Smlouvy),
Změny v nezpůsobilých výdajích,
Snížení celkových výdajů projektu (např. vysoutěžení nižší než plánované ceny),
Změna počtu a termínů VŘ (bez ohrožení termínu ukončení fyzické realizace a ukončení projektu),
Drobné změny související se stavebními pracemi (nemění vnitřní dispozice stavby, nemá vliv na rozpočet, může však zapříčinit příp. odchylky v položkovém rozpočtu stavby).
www.rr-jihozapad.cz
Změny v realizaci projektu
Změna podstatná menšího rozsahu
Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny:
Změna harmonogramu projektu (zahájení, ukončení fyzické realizace, ukončení projektu),
Změna způsobilých výdajů projektu mezi jednotlivými položkami v rámci jedné kapitoly rozpočtu nad 15%,
Změna čísla účtu příjemce, na který bude vyplacena dotace,
Přesun způsobilých výdajů mezi etapami projektu,
Změna v počtu etap projektu,
Změna struktury financování projektu (změna režimu plátce/neplátce).
Je schvalována vedoucím Odboru řízení programu.Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy.
www.rr-jihozapad.cz
Změny v realizaci projektu
Změna podstatná většího rozsahu
Změna, která zapříčiní změnu indikátorů projektu,
Změna, která zapříčiní změnu výstupů projektu (aktivity, cíle).
Je schvalována VRR. Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy.
Další změny, které podléhají schválení VRR:
Souhlas poskytovatele dotace s převodem a pronájmem majetku pořízeného z dotace,
Souhlas se zřízením věcného břemene k majetku, výpůjčka majetku pořízeného z dotace.
www.rr-jihozapad.cz
Změny v rámci ROP JZ obecně nepřípustné
Změny za všech okolností nepřípustné:
Zvýšení absolutního objemu nebo procenta dotace
www.rr-jihozapad.cz
Změny v rámci ROP JZ obecně nepřípustné
Změny, u kterých je výjimečně možné v objektivně odůvodněných případech udělit výjimku:
Změna termínu zahájení fyzické realizace, která překročí lhůtu 6 měs. od podpisu Smlouvy,
Přesuny způsobilých výdajů mezi kapitolami v rozpočtu projektu,
Změna termínu ukončení fyzické realizace projektu, který bude navržen po termínu stanoveném jako nejzazší ve Výzvě,
Přesuny mezi investicemi a neinvesticemi v rozpočtu projektu,
Změna, která má vliv na snížení indikátorů a výstupů projektu,
Zastavovat majetek získaný, byť jen částečně, z dotace RR.
www.rr-jihozapad.cz
Pravidla pro způsobilé výdaje
= výdaje, které mohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů
Způsobilé výdaje musí splňovat následující podmínky:
– musí být vynaloženy v souladu s legislativou ES a ČR,
– musí být vynaloženy v souladu s podmínkami a cíli ROP NUTS II Jihozápad, vč. navazujících dokumentů,
– musí být přiměřené, tj. musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým,
– musí být vynaloženy v souladu s principy hospodárnosti, účelnosti, efektivnosti.
www.rr-jihozapad.cz
Pravidla pro způsobilé výdaje
Z časového hlediska jsou výdaje způsobilé k proplacení pokud:
– vznikly během fyzické realizace projektu a byly uhrazeny nejpozději v den ukončení projektu/etapy, tj. když žadatel předkládá Žádost o platbu,
a zároveň– výdaje vznikly nejdříve v den předložení Žádosti o poskytnutí
dotace na ÚRR
Výdaje na projektovou dokumentaci jsou způsobilé i před výše uvedeným datem za předpokladu, že vznikly a byly uhrazeny po 1.1.2007.Výdaje na audit projektu jsou způsobilé i v případě, že byly
uskutečněny po ukončení fyzické realizace, ale uhrazeny do ukončení projetu.
www.rr-jihozapad.cz
Pravidla pro způsobilé výdaje
Výjimka pro projekty zakládající veřejnou podporu realizované
v režimu regionální investiční podpory:
– způsobilost výdajů je stanovena od data sdělení řídícího orgánu, že projekt splnil podmínky způsobilosti v režimu regionální investiční podpory, tzn. přijatelnosti projektu, termín je žadateli sdělen písemně do 5 pracovních dnů od ukončení hodnocení přijatelnosti
www.rr-jihozapad.cz
Pravidla pro způsobilé výdaje
Dokladování způsobilých výdajů– způsobilé výdaje musí být přímo a výhradně spojeny s realizací
projektu a jsou součástí rozpočtu, který je přílohou Smlouvy o poskytnutí dotace,
– výdaje musí být identifikovatelné a prokazatelné, musí být doložitelné účetními doklady,
– výdaje, které nejsou řádně doložené, jsou vždy považovány za výdaje nezpůsobilé,
– výdaje musí být zaplaceny a zaplacení musí být do data ukončení projektu a předložení monitorovací zprávy s žádostí o platbu (doložení kopie výpisu z bankovního účtu),
– transakce související s projektem musí být odděleně identifikovatelné od ostatních účetních transakcí s projektem nesouvisejících (doklady musejí být řádně označeny názvem a registr. č. projektu)
www.rr-jihozapad.cz
Pravidla pro způsobilé výdaje
Rozhodným datem pro posouzení způsobilosti výdajů je datum
zdanitelného plnění; u výdajů, které nejsou předmětem daně z přidané
hodnoty, pak datum uskutečnění účetního případu.
Datum zdanitelného plnění nesmí překročit termín ukončení fyzické
realizace projektu a příslušný způsobilý výdaj musí být uhrazen do
data ukončení projektu (nejpozději do 20 pracovních dnů od data
ukončení fyzické realizace projektu, čili do data ukončení projektu).
www.rr-jihozapad.cz
Předkládání monitorovacích zpráv
Příjemci informují ÚRR o realizaci projektů pomocí monitorovacíchzpráv. Obsahují popis uskutečněných a plánovaných aktivit, čerpánírozpočtu, proběhlých výběrových řízení, změn v projektu, naplňovánípředepsaných indikátorů ze Smlouvy o dotaci a další.
Typy monitorovacích zpráv:– Průběžná monitorovací zpráva– Etapová monitorovací zpráva– Závěrečná monitorovací zpráva– Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu
Kontrola monitorovacích zpráv probíhá v rámci administrativníkontroly projektů. Před proplacením dotace je projekt kontrolován i v rámci fyzické kontroly – kontrola na místě realizace projektu.
Monitorovací zprávy se liší v rozsahu požadovaných informací.S monitorovací zprávou jsou předkládány příslušné povinné přílohy.
www.rr-jihozapad.cz
Průběžná monitorovací zpráva
– předkládaná jedenkrát za 6 měsíců
– podepsána příjemcem/pověřeným oprávněným zástupcem a doručena do 5 pracovních dnů na podatelnu ÚRR
– první monit. období je ukončeno po uplynutí 6 kalendářních měsíců následujících po kalend. měsíci, ve kterém byla uzavřena Smlouva o poskytnutí dotace (např. 1.5.2012 uzavřena smlouva, 30.11.2012 I.PMZ, 31.5. 2013 II.PMZ atd.)
– pokud by měla být průběžná monit. zpráva předložena do 1 měsíce před nebo po předložení etapové/závěrečné monit. zprávy nepředkládá se
– přílohou je kompletní zadávací dokumentace u doposud zrealizovaných VŘ (kontrola těchto podkladů se v praxi často kontrolu až s MZ s ŽoP)
www.rr-jihozapad.cz
Etapová/Závěrečná monitorovací zpráva
– předkládána po ukončení etapy/projektu dle termínu uvedeného ve Smlouvě o poskytnutí dotace či dodatku ke Smlouvě
– přílohou je vždy: Žádost o platbu, Soupiska účetních dokladů, faktury, doklady o jejich zaplacení, doklady o zaúčtování, doložení vedení samostatné účetní evidence, Změny v rozpočtu, doklady o plnění indikátorů ze Smlouvy, doklady k proběhlým výběrovým řízením, uzavřené smlouvy s dodavateli, objednávky, doklady prokazující ukončení jednotlivých aktivit projektu (kolaudační souhlas, povolení k předčasnému užívání stavby, netýkající se stavby - předávací protokoly, dodací listy apod.) a další
– převážná většina příloh se dokládá v kopii (originál uchovává příjemce)
– nelze provést kontrolu následující etapové monit. zprávy, pokud není ukončena kontrola předchozí etapové monit. zprávy a prostředky proplaceny na účet příjemce
www.rr-jihozapad.cz
Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu
– předkládána do 20 pracovních dnů po uplynutí každého roku od ukončení projektu (např. ukončení projektu 31.3.2012, I.MZU nejpozději do 20 prac. dnů po datu 31.3.2013)
– předkládána po celou dobu udržitelnosti projektu, tj. 5 let (3 roky MSP), od data ukončení projektu
www.rr-jihozapad.cz
Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu
Přílohy monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu:
Doložení zaúčtování dotace dle Avíza o provedené platbě, účetní vypořádání případných pozastávek, popř. uveden majetku do užívání (zaúčtování majetku, inventární karty),
Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace),
Dokladování nově vytvořených pracovních míst v souvislosti s projektem (pracovní smlouvy, pracovní náplně, přepočtený stav zaměstnanců, mzdové listy, pracovní výkazy či pracovní docházky),
Doklady o naplnění indikátoru „Počet nově certifikovaných ubytovacích zařízení v CR“ (Certifikát a Klasifikační znak dle Oficiální jednotné klasifikace ČR ubytovacích zařízení kategorie hotel, hotel garni, penzion, motel a botel případně jiný dle Definice indikátorů),
Dokumenty prokazující udržování ostatních indikátorů (čestné prohlášení),
Další dle relevantnosti projektu
www.rr-jihozapad.cz
Fyzická kontrola
Z časového hlediska dělíme na:ex–ante – předběžná
interim – průběžná
ex-post – následná
Ex–ante Probíhá před podpisem Smlouvy o podmínkách dotace u
vybraného vzoru projektů (nejpozději do 20 prac. dní po rozhodnutí VRR o výběru projektů doporučených k financování)
Kontrolováno, zda stav popisovaný v benefitové žádosti odpovídá skutečnosti – místo realizace projektu, ověření realizace plánovaných výběrových řízení
www.rr-jihozapad.cz
Fyzická kontrolaInterim
Probíhá v průběhu realizace projektu Každý projekt musí být zkontrolován min. jedenkrát po
dobu realizace Kontrolováno je především:
- vedení a uchování dokumentace spojené s realizací projektu v šanonu příjemce,
- místo realizace projektu,
- zda stav popisovaný v monitorovací zprávě odpovídá skutečnosti,
- plnění indikátorů,
- publicita projektu
www.rr-jihozapad.cz
Fyzická kontrola Ex-post
Probíhá v období udržitelnosti projektu Kontrolováno především:
- udržení indikátorů projektu
- publicita projektu – pamětní deska
- uchování dokumentace k projektu
www.rr-jihozapad.cz
Konzultace k veřejným zakázkám
Forma konzultace:
OsobníPísemnápo předchozí dohodě s příslušným finančním manažerem
Možnost nechat si nezávazně zkontrolovat zadávací dokumentaci a dokumenty vztažené k zahájení zakázky (např. výzvu či oznámení) → odhalení nepřiměřených kvalifikačních kritérií, nesprávných lhůt apod.
Finanční manažer prověří zadávací dokumentace či výzvy vyhodnocení předložené dokumentace, zda nějaká část není v souladu s legislativou či podmínkami ROP.
www.rr-jihozapad.cz
Konzultace k veřejným zakázkám
Pokud nedojde k vyjádření ke všem skutečnostem uvedeným v předložené dokumentaci, neznamená to, že ÚRR JZ shledal správnost těchto dokumentů nebo že dokumenty nebudou předmětem dalších kontrol.
Kontrola má pouze informativní a konzultační charakter, ÚRR JZ nenese žádnou odpovědnost za případné nedostatky v zakázce a je na zvážení příjemce, zda bude uvedené vyhodnocení akceptovat.
www.rr-jihozapad.cz
Nejčastější chyby v předkládaných monitorovacích zprávách se žádostí o platbu
Chybně uvedený termín skutečného předložení monitorovací zprávy
Stručný popis realizace projektu, který neobsahuje veškeré realizované aktivy projektu
Neuvedení veškerých vzniklých změn projektu či uvedení chybného termínu oznámení ŘO
Opomínání uvedení informace o dodatku ke Smlouvě o dotaci
Ve výběrových řízeních chybně uvedena výše předpokládané hodnoty a nasmlouvané ceny
Nedostatečný popis naplnění enviromentílních kritérií
Nedostatečný popis naplnění rovných příležitostí
www.rr-jihozapad.cz
Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu
Nesoulad mezi formuláři Žádost o platbu, Soupiskou účetních dokladů a Změny v rozpočtu
Špatně vyplněná Benefitová žádost o platbu (částka celkových způsobilých výdajů, křížové financování – v rámci ROP JZ není možné)
Nedoložení samostatné účetní evidence včetně sestavy z níž je patrné rozdělení investičních a neinvestičních výdajů, způsobilých a nezpůsobilých výdajů
Nedoložení opisu účetních dokladů s podpisy odpovědných osob včetně vnitřní směrnice organizace upravující účtování o projektu (oddělení účetnictví projektu od ostatních účetních operací)
www.rr-jihozapad.cz
Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu
Nerozepsání způsobilých a nezpůsobilých výdajů na faktuře v případě částečné způsobilosti faktury
Nedoložení příloh k fakturám (např. soupis provedených prací)
Nesoulad částky vystavené faktury s přiloženým soupisem prací
Opomenutí doložit kopii pojistné smlouvy
Nepředložení popisu zapojení partnera v rámci projektu/etapy
www.rr-jihozapad.cz
Odkaz
www.rr-jihozapad.cz
•Příručka pro příjemce + přílohy
•Smlouva o poskytnutí dotace
•Pravidla pro publicitu
•Manuál vizuálního stylu
•Logo ROP Jihozápad, informační banner ke stažení
●Metodický pokyn ke způsobilým výdajům projektu
www.rr-jihozapad.cz
Kontakty:
Ing. Markéta Hanzalová
[email protected], tel: +420 389 058 622
Úřad regionální rady regionu soudružnosti Jihozápad
Jeronýmova 1750/21370 01 České Budějovice
Úřední hodiny: Pondělí: 8:00 - 16:30
Úterý – čtvrtek: 8:00 - 15:30
Pátek: 8:00 - 14:00
Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad
Jeronýmova 1750/21370 01 České Budějovice
www.rr-jihozápad.cz
Děkuji za pozornost
Top Related