TAREA UNIDAD III: ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
GESTIN DOCUMENTAL II
ANA JUDITH VARGAS MOREANO
DORA CECILIA SILVA RUIZ
CENEDY PATRICIA LOPEZ AGUILAR
UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA GRUPO 4
2015
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TAREA UNIDAD III: ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
GESTIN DOCUMENTAL II
PRESENTADO POR;
ANA JUDITH VARGAS MOREANO
DORA CECILIA SILVA RUIZ
CENEDY PATRICIA LOPEZ AGUILAR
4 SEMESTRE
DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA GRUPO 4
2015
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN 5
OBJETIVOS 6
TRABAJO EN GRUPO
1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? 7
2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin. 7-9
3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de
archivos. 9-10
4. Qu se refleja con la Clasificacin? 10
5. Qu implica la clasificacin? 10-11
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste
cada uno de ellos? 11-12
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una
organizacin en la Clasificacin? 13
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin? 13-14
9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES? 15
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y
de dos ejemplos de cada una. 15-16
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos 16-17
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o
etapas? 17-18
13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la
gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite,
Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos,
Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos
procesos, visite una entidad pblica e indague paso a paso cules
son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos
18-20
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con fotografas.
14. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin,
Archivo Central e Histrico).
21-23
15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento
y explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas
desde su produccin.
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16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de
estas fases o etapas.
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17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los
Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. 34-35
CONCLUSIN 36
BIBLIOGRAFA 37
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INTRODUCCIN
Es obligacin de las entidades pblicas y privadas crear y aplicar la
normatividad para el manejo de la documentacin, pues de esta manera
permite la conservacin, el manejo y la localizacin de la informacin de forma
rpida y eficaz cumplido con su ciclo de vida. Hoy en da muchas entidades
gozan de un buen acervo documental incitando as a que las grandes y
medianas entidades tomen ejemplo y vean la necesidad e importancia que
tienen los documentos.
Pero hay que tener en cuenta que la informacin y, por tanto, cualquiera de
esos sistemas son posteriores y secundarios respecto al manejo de las leyes
que regulan los archivos. De hecho, existen entes de control que estn
dispuestos a dar asesoras o ser guas para tener un plan de gestin
documental excelente.
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Cubrir las necesidades de Gestin Documental Fsica y electrnica, en
los sitios en los que se genera, opera y administra la documentacin y
su grupo empresarial. Para cumplir este objeto, se debe velar por la
Optimizacin, uso y aprovechamiento de la informacin facilitando el
acceso controlado a sta, con el apoyo de herramientas o soluciones
tecnolgicas de administracin integral de informacin.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Establecer las condiciones, roles y responsabilidades para la
prestacin del servicio de administracin de las comunicaciones
oficiales recibidas y enviadas, durante su recepcin, registro,
radicacin y distribucin, como parte del proceso de Gestin de
Informacin y Documentacin.
Asegurar la prestacin de los servicios de gestin documental, con
los ms altos estndares de calidad y oportunidad.
Buscar siempre satisfacer las necesidades de todos los involucrados
relacionados con gestin documental con eficacia y eficiencia
aprovechando al mximo la informacin existente.
Cumplir los estndares de seguridad de la informacin establecidos.
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DESARROLLO
TRABAJO EN GRUPO
1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
Las agrupaciones documentales son el conjunto de documentos
generados en funcin de la actividad diaria, el punto de partida de las
agrupaciones documentales es el organigrama.
2. Defina Clasificacin, Ordenacin Archivstica Y Descripcin.:
LA CLASIFICACIN: es una operacin archivstica que consiste en el
establecimiento de categoras o grupos que reflejan una estructura
jerrquica. Puede ser:
Clasificacin de fondos en el interior de un depsito de archivo
Clasificacin de secciones o subsecciones en el interior de un
fondo
Clasificacin de series en el interior de una seccin o subseccin
La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera
que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las
subdivisiones que conforman la institucin. La clasificacin documental
es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las
agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgnico-
funcional de la entidad. Clasificar implica, identificar la procedencia de
los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las
funciones desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin
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LA ORDENACIN ARCHIVISTICA: La ordenacin es un proceso
posterior a la clasificacin, la cual nos permite:
Acceso a la informacin
Rpida localizacin del documento.
Facilita la comprensin documental
Los principios archivsticos de ordenacin se refieren, en primer lugar, al
arreglo de los grupos o series de documentos en relacin unos con
otros; y, en segundo lugar, a la ordenacin de las piezas individuales
que hay dentro de los grupos o series.
Sistemas de ordenacin
Numrico ( ordinal y el cronolgico)
Mixtos ( alfanumrico, ordinal, cronolgico)
Alfabticos ( temtico, onomstico y toponmico
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DESCRIPCIN ARCHIVSTICA. Representacin precisa de una
unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen,
obtenida mediante la recopilacin, cotejo, anlisis y organizacin de
toda aquella informacin que sirva para identificar, gestionar y
localizar la documentacin y explicar su contenido y el contexto de su
produccin.
3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.
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4. Qu se refleja con la Clasificacin?
Se debe reflejar una estructura, las agrupaciones documentales deben
responder a las secciones y subsecciones que componen la entidad.
Debemos saber la procedencia de cada uno de los documentos
generados a lo largo de existencia o creacin de dicha entidad.
5. Qu implica la clasificacin?
Implica buscar estrategia de centralizacin y consolidacin de sus activos
de informacin, con la cual se busca garantizar la continuidad, seguridad
y mejoramiento de las condiciones de prestacin de los servicios de
La organizacin consta de dos etapas:
Clasificacin + ordenacin
LA CLASIFICACIN: es una operacin archivstica que consiste en el establecimiento de categoras o grupos que reflejan una estructura jerrquica.
Una vez efectuada la clasificacin damos paso
a la ordenacin:
La Ordenacin: Procedimientos sistemticos y delimitados para realizar la ordenacin de los documentos. Estos mtodos se pueden combinar para formar mtodos mixtos, de acuerdo a las necesidades de cada Archivo.
La Organizacin: es el resultado de una buena clasificacin y ordenacin de un archivo documental, su funcin principal es facilitar el acceso a los documentos, esto nos disminuye las prdidas, favorece la conservacin y mejora las bsquedas de informacin.
La diferencia:
La ordenacin hace referencia al paso a paso documental de un acervo, y la organizacin hace referencia a la clasificacin de los tipos documentales.
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Gestin Documental en las reas de prestacin del servicio que requieren
intervencin prioritaria, para proveer un ambiente de trabajo Seguro,
dando cumplimiento a normativas, leyes Colombianas del Archivo
General de la Nacin y cumplimiento de condiciones mnimas de
preservacin, seguridad y custodia de la Informacin, llevando a cabo las
siguientes actividades:
Clasificacin documental Conformacin de expedientes Foliacin Verificacin y Control Rotulacin Inventarios documentales Almacenamiento en cajas Transferencias primarias al archivo central Atencin de consultas y Prstamos cuando se requiera. Identificacin y notificacin de faltantes documentales
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada
uno de ellos?
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PRINCIPIO ARCHIVSTICO
DE PROCEDENCIA (PRODUCTOR):
Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales. Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o funcin que lo genera. Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivstico
El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad. Incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa
PRINCIPIO ARCHIVSTICO DE
ORDEN ORIGINAL
El Principio de Procedencia: permite saber quin produce los documentos (las divisiones administrativas) y porque razones lo hace (por asignacin de funciones). El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.
Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir, que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en un trmite determinado. As, cada unidad documental deber estar conformada por los documentos que le corresponden de acuerdo con cada trmite, de tal manera que al revisar una unidad documental, en ella se vea reflejada la creacin y uso de los documentos , as como la razn por la que fueron creados.
Es el que hace relacin al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especfica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relacin causa-efecto
El Principio de Orden Original permite saber cules son los pasos a seguir en tal produccin (los procedimientos) para determinar con qu documento se inicia y cules le siguen a ste, hasta finalizar. El principio de orden original establece que la documentacin debe agruparse en el Archivo en el orden que se recibi durante su funcin administrativa.
CONCLUSION
Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege su integridad ya que los orgenes y procedimientos a los que deben su existencia estn reflejados en su ordenacin.
Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto es, el contenido de un documento individual slo puede entenderse completamente cuando los documentos son ordenados de acuerdo con este principio.
Proporciona al archivista una gua prctica y econmica para ordenar, describir y analizar los documentos que estn bajo su custodia.
VENTAJAS
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7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una
organizacin en la Clasificacin?
Las comunes determinaran las competencias de la entidad o empresa y
las especificas son misionales.
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?
Con la clasificacin se reconstruye cmo es y cmo funciona la
entidad que ha producido los documentos. Lo que caracteriza un
archivo y lo especfica de manera determinante, es el vnculo
originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de
su creacin, en cumplimiento de una actividad prctica, jurdica y
administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben
reflejar la misin, objetivos y funcionamiento de la entidad que los
produjo, es necesario aplicar los pasos metodolgicos que se
Identificacin de Productores Mediante la aplicacin del
principio de procedencia se aborda la primera tarea dela
clasificacin documental, que consiste en identificar los
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creadores de documentos, tanto institucionales (fondos
documentales) como administrativos (secciones y subsecciones
documentales), lo que da como resultado la Identificacin de las
de las Agrupaciones Documentales.
Identificacin de Fondos Documentales El Fondo Documental
es la totalidad de la documentacin producida o recibida por
una institucin o persona, en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Para la identificacin de un fondo documental es necesario recopilar la
informacin sobre el origen y evolucin del organismo productor, a
partir de:
Fecha de creacin
Fecha de supresin, si es del caso
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
Organismos que le han precedido en el desempeo de
funciones anlogas
Organismos que heredan competencias
El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentacin es
conservada en la entidad productora. Sin embargo, cuando la
documentacin es transferida a otra entidad, adquiere la categora de
un fondo ms de la entidad que lo recibe. El fondo tiene una limitacin
jurisdiccional ceida a la institucin que lo produce y una limitacin
cronolgica que depende de la vida de la misma. Cada fondo exige
una organizacin independiente. De acuerdo con la vigencia
administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes
fondos documentales:
Fondos abiertos
Fondos cerrados
Fondos acumulados
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9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?
Es un elemento indivisible de una serie documental, que puede estar
constituida por un solo documento, o por un conjunto de ellos que
conforman un expediente.
Ejemplo:
Actas
Planillas
Factura
Etc.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de
dos ejemplos de cada una.
Unidad Simple (documento): se refiere a la unidad documental
archivstica ms pequea que existe, esta unidad no puede ser dividida
en ms partes de lo que ya es, son por ejemplo una fotografa, un
informe, etc. No todas las unidades documentales simples tienen que
estar dentro de un expediente, pero todos los expedientes estn
formados por unidades documentales simples.
Ejemplo:
Dependencia:
Almacn; orden
Gerencia; acta
Compleja: Tiene varias tipologas documentales que van relacionadas
con algo en comn.
Por Ejemplo:
La unidad documental de la historia acadmica de Natalia Andrea
Echeverri, posee la fotocopia del documento de identidad (cedula),
Formulario de inscripcin, Cuenta de servicios pblicos, Certificado de
bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del examen de estado,
registro de las notas, etc.
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Muchos documentos que se relacionan con un individuo (Natalia) en
funcin de ejecutar un programa acadmico.
Ejemplo:
Oficina de personal
Historias laborales
Unidad documental compuesta: hoja de vida; cedula, estudios
realizados, reconocimientos.
Oficina de salud - Historias clnica
Unidad documental compuesta: remisin de exmenes, radiografas,
tipos de alergias.
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.
Tipos documentales son la expresin de las actividades tanto
personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte
(papel, cinta magntica, acetato, entre otros.) y con los mismos
caracteres internos especficos para cada uno, los cuales determinan
su contenido en series y subseries documentales que son el producto
de la reunin de unidades documentales que surgen como resultado
fsico de una actividad llevada a cabo en las divisiones administrativas,
por las funciones que les han sido asignadas .Los tipos documentales
son el registro de las actividades mediante las cuales se ejerce una
funcin.
Ejemplo:
En historias laborales:
Ingreso
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Novedad
Confidencial
Contratos:
Obras
Servicios
Consultora
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o
etapas?
Es un ciclo por el que atraviesan los documentos desde su produccin
o recepcin en los archivos de gestin, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente o histrico.
El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases, conformando archivos
con caractersticas y condiciones especiales.
La primera corresponde a los archivos de Gestin o Activos.
La segunda a los archivos intermedios o inactivos.
La tercera a los archivos histricos o permanentes Las etapas
del ciclo vital de los documentos son:
Planeacin, produccin, correspondencia, distribucin, tramite,
organizacin de archivo, valoracin (TRD y TVD), transferencias
documentales, recepcin de transferencias, automatizacin,
seleccin documental, implementacin de nuevas tecnologas
(microfilmacin o digitalizacin), eliminacin, depuracin,
almacenamiento, conservacin, consultas, disposicin final.
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=271418
13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la
gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite,
Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin
a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite
una entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades
que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.
PLANEACIN:
PRODUCCIN:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=3411http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=271819
GESTIN Y TRMITE:
ORGANIZACIN
TRANSFERENCIA
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PRESERVACIN A LARGO PLAZO
VALORACIN:
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14. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin,
Archivo Central e Histrico).
Archivo de GESTIN o de oficina. En este archivo reposan los
documentos generados en los procesos de gestin administrativa.
Archivo CENTRAL o intermedio. Aqu son transferidos los
documentos de los archivos de gestin cuya consulta no es tan
frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida.
Archivo HISTRICO o permanente. Es aquel al cual se transfiere la
documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por
decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la
ciencia y la cultura.
1. ARCHIVO DE GESTION
PRODUCCION: La Produccin Documental comprende los
aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos,
conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o
dependencia.
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2714http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2714http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2718http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=271822
RECEPCION: Conjunto de operaciones de verificacin y control
que una institucin debe realizar para la admisin de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.
DISTRIBUCION Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
TRAMITE: Curso del documento desde su produccin o
recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.
ORGANIZACIN: Conjunto de acciones orientadas a la
clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una
institucin, como parte integral de los procesos archivsticos
CONSULTA: Acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la informacin que contienen.
CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y
funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
DISPOCISION: Seleccin de los documentos en cualquier etapa
del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente,
o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.
ARCHIVO CENTRAL
Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestin
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.
PROCESOS INVOLUCRADOS EN ESTA FASE:
Organizacin,
Consulta,
Conservacin
Disposicin Final de Documentos
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ARCHIVO HISTRICO
A l se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo que son de conservacin permanente. Ya en esta fase final
se desarrollan los siguientes procesos del PGD:
organizacin,
Consulta,
Conservacin
Disposicin Final de Documentos.
15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas
desde su produccin.
PASO A PASO CARGA DOCUMENTOS P8 DSB
(PATRICIA LOPEZ)
1. Verificar que los datos ingresados en el formularios estn completos o
al menos los ms importantes (nombre funcionario, cedula, registro
que le asigna la empresa a cada trabajador, datos beneficiarios y
firma)
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Requisitos
mininos del
formato
Radicado Cdigo CRM
No. Historia
clnica
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