&
TIDSSKRIFT OM uDDannelSe & uDvIKlIng
Gør mødet til
dagens oplevelseSide 14
Mødekulturens5 bud
Side 10
Spar tid oG penGemed virtuelle møder
Side 17
12014
KompetenceguidenKursuscenterguiden
temaMødeledelse og -kultur
Med nogle få greb kommer du tættere på
idealet for det produktive mødeSide 6
Derfor er det vores konsulenters fornemste opgave at skabe værdi for din virksomhed og undgå dyre fejlansættelser.
Med solid faglig baggrund inden for specifikke fagområder og erfaring i udvælgelse af kandi-dater på alle niveauer rekrutterer vi nye medarbejdere til virksomheder i hele landet.
Medarbejdere er ikke dit vigtigste aktiv... De rigtige medarbejdere er!
www.temp-team.dk
TEMP-TEAM tilbyder en bred palette af serviceydelser
Drag fordel af vores mangeårige erfaring og omfattende netværk og lad os finde kvalificerede medarbejdere og effektive vikarer med den helt rette personlighed, når du skal ansætte.
Vi hjælper dig, hvad enten du har behov for en vikar en enkelt dag, en ny fast medarbejder eller et helt team til et længerevarende projekt.
Rekruttering
International rekruttering
Lønadministration
Fagrelevante testTry & hire
OutplacementVikarassistance
ProfilanalyserProjektansættelser
Allerød48 76 08 44
Herlev44 54 09 44
Kolding75 50 18 44
Aarhus86 19 76 66
Viborg87 26 22 44
Horsens76 28 69 44
Holstebro96 13 09 44
København Vest43 35 09 44
Odense63 12 53 44
Esbjerg97 21 69 21
Herning97 21 69 21
København33 36 09 44
Aalborg98 77 79 44
3januar 2014 uddannelse & udvikling
leder
Er møder spild af tid?
Chairman
Kim Staack Nielsen, MBA, BA,
DANSK HR
I langt de fleste virksomheder er
møder en del af dagligdagen, men
møder er arbejdstid, og arbejdstid er
penge. En times møde hver dag for
flere af virksomhedens medarbejde-
re kan dermed hurtigt blive omkost-
ningsfuld. Derfor er det vigtigt at
have fokus på mødets effektivitet,
så tiden bliver brugt optimalt.
Vi har nok alle prøvet at gå fra et
møde med følelsen af mere eller
mindre at have spildt tiden, som
kunne have været brugt på noget
andet langt mere effektivt. At holde
effektive møder og undgå spildtid
betyder imidlertid ikke, at man nød-
vendigvis skal skære ned på møde-
tiden. Det handler i højere grad om
at have fokus på at bruge tiden
mere effektivt.
Som mødeleder er det for eksempel
vigtigt inden mødet at gøre sig selv
klart og melde ud til deltagerne, om
det er et informationsmøde eller et
møde med plads til debat, forslag
og diskussion. Det er også vigtigt at
have en dagsorden, og så holde sig
til den for at sikre, at diskussionerne
ikke løber løbsk. Diskussion og
videndeling er vigtig i enhver virk-
somhed, men det er væsentligt at
klarlægge hvornår, når der afholdes
møder.
Med teknologien har vi mulighed for at udføre
arbejdet på distancen og meget kan klares med kol-
legaerne over videomøder, chat og e-mail. Online
møder er en måde at spare tid og penge på. Dog er
det væsentligt at huske på, at online møder ikke kan
erstatte fysiske møder. Hvis mødedeltagerne ikke
har mødtes før, hvis det er følsomme emner, der
skal diskuteres eller hvis det er et omfangsrigt emne
med mange beslutninger, der skal tages, så bør man
altid prioritere det fysiske møde. Desuden skal online
møder også ledes med fokus på effektivitet for at få
det optimale ud af dem.
For at vende tilbage til spørgsmålet om møder er
spild af tid; Nej, møder er ikke spild af tid. Møder
er afgørende for, at vi kan skabe resultater, fast-
lægge strategier, involvere vores medarbejdere,
skabe engagement og ejerskab. Møderne skal bare
holdes med fokus på, at de ikke bliver spildtid.
På den måde kan møderne bidrage til at skabe
resultater på bundlinjen i stedet for at være en
omkostningssluger.
God læselyst.
uddannelse & udvikling januar 2014 4
03 leder
06 Tema: at skabe produktive møder
10 Tema: Mødekulturens fem bud
14 Tema: gør mødet til dagens oplevelse
17 Tema: spar tid og penge med virtuelle møder
20 Fra skolebænken lone Bidstrup Tikkanen, Parker Hannifin danmark
22 nyt&Tal
24 artikel: Organisationsudvikling uden brug af kostbar ledelsestid
28 Bogmarkedet
30 artikel: gamification
35 kompetenceguiden
38 kursuscenter i fokus: Bojesen på axelborg
41 kursuscenterguiden
TeMa:
Mødeledelse og -kultur
redakTiOnMarie KorsgaardCommunikation [email protected]
annOnCesalgPernille P. MønstedSales [email protected]
graFisk designerDorethe [email protected]
TrYkviBlaJegstrupvej 4M,7800 SkiveISSN 0909-3729
udgiverDANSK HRBrunbjergvej 10A, 8240 RisskovTlf. 86 21 61 1130. årgang
TidsskriFTeT uddannelse & udvikling udsendes som en del af medlemskabet af DANSK HR. Medlemskab koster 3320 plus moms.Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11
uddannelse & udvikling kan også købes særskilt som årsabonnement til en pris på kr. 395,00 pr. år excl. moms og forsendelse for to numre
ansvarsHavende redakTørChairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA
Møder i organisationer ledes ofte tilfældigt og uhensigtsmæssigt. vi savner ganske enkelt et nyt ideal for det gode møde. Med nogle få greb kommer du tættere på idealet for det produktive møde.
Forskning viser, at medarbejdere og ledere oplever, at 21 % af mødetiden er spildt. Meget beklageligt, når det sammenholdes med, at mange nøglemedarbejdere bruger mere end halvdelen af deres tid på at gå til møder. så hvad kan vi gøre for at gøre mødet til dagens oplevelse?
Møder koster tid, og tid er penge. derfor fokuserer alka Forsikring på at gøre møderne så rige, kreative og effektive som muligt. seneste tiltag er it-afde-lingens fem mødebud, der har medført et idékatalog, som alle medarbejdere har glæde af.
10 6
14
indHOld
“Vi glæder os til at byde dig velkommen som udstiller på Træfpunkt Human Resources 2014.”
Kim Staack NielenChariman, MBA, BA DANSK HR
ArrAngør I sAmArbejde med medIepArtnere
guldsponsorer
HUMAN RESOURCES 2014
®
Allerede tilmeldte udstillere på træfpunkt 2014:
S O F T W A R E T I L H R
www.traefpunkt-hr.dk
Øksnehallen i kØbenhavn den 1. og 2. oktober 2014
– danmarks største og mest velbesøgte Hr-messe og mød over 2200 HR-ansvarlige
træfpunkt 2014human ResouRces
udstil på
bestil stand?Kontakt Sarah Elhauge
41 95 14 [email protected]
HR-direktørerHR-chefer / HR-konsulenter Uddannelse / træningLinje- og funktionsledere/konsulenterAndre
besØgende 2013HR-direktører
HR-chefer/HR-konsulenter
Uddannelse /træning
Linje- og funktionsledere/konsulenter
Andre
7%18%
8%
65%
2%
TeMa: Mødeledelse Og -kulTur
uddannelse & udvikling januar 2014 6
At skabe produktive møder
Af Bjarne Stark, chefkonsulent, ATTRACTOR/Rambøll
Møder i organisationer ledes ofte tilfældigt og uhensigtsmæssigt.
Vi savner ganske enkelt et nyt ideal for det gode møde.
Med nogle få greb kommer du tættere på
idealet for det produktive møde.
Vi kender alle forskellen på møder, som er givtige, og den nedslåen-
de oplevelse af et ufokuseret møde, der dræner deltagerne for energi
og tager alt for lang tid.
Det kan undre, at mødeafholdelse kan være forbundet med så store
frustrationer; de fleste mødedeltagere vil jo gerne bidrage, og ingen
ønsker et negativt udfald, mindst af alle mødelederen. Man kunne
måske tale om, at det er mødet i sig selv, der tager magten; det bli-
ver mødet, der styrer deltagerne i stedet for omvendt. En hypotese
kunne være, at der i mange organisationer mangler et mødeledel-
sesideal og klarhed over, hvordan møder i praksis kan ledes, så der
opstår et produktivt flow.
Skiftende mødeidealOver tid har det typiske møde forandret sig; for år tilbage eksisterede
der et ideal, hvor den formelle leder sad for bordenden og styrede
mødet med fast hånd. Indholdet var styrende, og mødet var en kom-
munikationsarena, hvor opgaven var at formidle information ned i de
organisatoriske lag. Dette blev gradvist afløst af et medarbejder- og
deltagerstyret møde; der opstod møder, hvor det var fælleskabet der
tog beslutningerne, og alle skulle høres. Idealet blev en demokratisk
tilgang, og modus operandi var: ”Vi kan vel tale om det, indtil vi bli-
ver enige!”. Ingen af disse tilgange bliver i dag set som ideelle, men
hvad er så det nye mødeideal? Det er ofte meget utydeligt.
Ressourcetung aktivitetMøder handler også om ressour-
cer. Undersøgelser gennemført af
Rambøll i 2012 viser, at medarbej-
dere i moderne vidensorganisationer
i gennemsnit bruger otte timer om
ugen på møder. Deltagernes gene-
Bjarne Stark er chefkonsulent i Rambøll/ATTRACTOR, hvor han arbejder med et bredt udsnit af faciliteringsopgaver i såvel den private som den offentlige sektor, er medforfatter på bogen: Systemisk Projektledelse, Samfunds-litteratur 2012.
TeMa: Mødeledelse Og -kulTur
jaunuar 2014 uddannelse & udvikling 7
relle tilfredshed er middel. Afhængig af indstilling kan man sige,
at møder i danske organisationer har det halvgodt eller halvskidt.
Nærmere undersøgelser viste, at tallene dækker over en stor vari-
ation i møderne.
Nogle er gode, andre opleves som meget frustrerende.
Sidstnævnte er et særskilt problem. Amerikanske undersøgel-
ser peger på, at medarbejdere i situationer præget af frustration
påvirkes således, at arbejdstempoet falder i adskillige timer efter-
følgende. Møder er altså en aktivitet af betydeligt omfang, og
viden tilgængelig på området indikerer, at der er god grund til at
tage fat på at skabe bedre møder.
Integration af videnModerne organisationer skal agere i et videnssamfund; det bety-
der, at en organisation må være dygtig til at udnytte medarbejder-
nes viden for at være konkurrencedygtig.
Ligeledes stilles der store krav til opgaveløsningens kvalitet.
Denne kan oftest kun tilvejebringes ved inddragelse af en række
faglige såvel som organisatoriske perspektiver. Møder skal altså
ikke bare afvikles uden bøvl, de skal være situationer, hvor viden
bliver delt, og den bedste vej videre fundet. Et møde kan således
anskues som en arena for integration af viden.
Bedre møder er således ikke blot et spørgsmål om at få styr på
indholdet, men i lige så høj grad et spørgsmål om at får styr på
processen. Vi må i forlængelse
af dette i stigende grad betragte
mødet som organisationens mest
udbredte proces og mødeledelses-
opgaven som en faciliteringsopgave.
Et nyt mødeledelsesideal kunne såle-
des lyde: “En faciliteret, involverende
proces”. Alene den klarhed vil være
hjælpsom for mange mødeledere,
eller rettere mødefacilitatorer.
At facilitere et mødeFacilitering af møder handler om,
at mødelederen tager ansvar for
processen. Denne bestræbelse
kræver, at en del af mødefacilita-
torens opmærksomhed flyttes fra
mødets indhold til mødets proces.
Facilitatoren må konstant spørge sig
selv: ”Hvordan har dette møde det,
og gør vi det på en hensigtsmæssig
måde?”.
Første opgave bliver at skabe en
god opstart; mødets indhold er ofte
givet, en dagsorden er sendt ud,
og den første mødeaktivitet er at
TeMa: Mødeledelse Og -kulTur
afstemme denne: “Er der nogen, der har noget at tilføje”, “Hvad
skal udbyttet være af de forskellige punkter?”. Denne opstartspro-
cedure tjener til at skabe ejerskab til indhold og ud-bytte blandt
mødedeltagerne.
Mødet om mødetNår mødets indhold er afklaret, følger nogle procesovervejelser:
“Hvordan prioriterer vi tiden, hvilke punkter er vigtigst og mest
tidskrævende?”. Procesovervejelser adresserer, hvordan vi taler
om indholdet. Der kan være en stor gevinst ved at afklare, hvor-
dan punkterne er forskellige, samt hvorledes de bedst håndteres,
så der skabes en procesmæssig klarhed: Hvilke punkter er enkle,
hvilke har beslutningskarakter, er der udviklingsorienterede emner,
der kalder på en brainstorm etc.? Særligt vigtigt er det at definere
temaer, der involverer en mere kompleks stillingtagen.
Det gode møde starter altså med et ”møde om mødet”, hvor der
etableres en fælles proceskontrakt, der gør det tydeligt for alle,
hvad mødet handler om, og hvordan de enkelte punkter håndte-
res. Et sådant fælles billede af det gode møde gør det muligt for
deltagerne at bidrage og hjælpe med faciliteringen og øger sand-
synligheden for, at idealet bliver til konkret virkelighed.
Komplekse punkter kræver beslutningerEn særlig udfordring er beslutningsemner, der rummer mere kom-
pleks stillingtagen, hvor mange perspektiver bør høres for at tilve-
jebringe en bæredygtig konklusion. Udfordringen for facilitatoren
er at sikre, at punktet foldes ud, men også at det bliver lukket igen
med en konkret beslutning om, hvordan man kan gå videre.
Komplekse punkter kan med fordel deles ind i tre mindre faser.
Første fase er subjektiv, her kan alle bidrage med deres personlige
og faglige perspektiv; facilitatoren sikrer, at alle bliver hørt, samt
at ingen kommenterer på det, der bliver sagt; viden inddrages, og
kompleksiteten bliver tydelig. Næste fase er refleksiv, her er fokus
på at udforske scenarier for, hvordan punktet kunne håndteres,
flere forslag kan overvejes og vurderes indbyrdes, tilløb til beslut-
ning holdes tilbage. Når et scenarie begynder at tegne sig som
særligt attraktivt, bringes punktet til konklusion. Denne afrunding
udgør således den sidste fase i håndteringen af komplekse punk-
ter. Faseinddelingen bidrager til, at alle taler om det samme på
samme måde, en koordinering, der er
en effektiv forebyggelse af frustration
og ukonstruktiv brug af tid. Hyppigt
sker det, at enkelte deltagere gerne vil
hurtigt frem til den konklusion, de selv
er overbevist om, er den rigtige, men
ofte er der perspektiver, de ikke ind-
drager, og de deltagere, der endnu ikke
er blevet hørt, frustreres: Det er facilita-
torens opgave at orkestrere punktet, så
deltagerne følges ad. Det lyder måske
som en tidskrævende tilgang, men erfa-
ringer peger på det modsatte; at det
sparer tid og gør mødet produktivt.
Visuel mødefaciliteringEn generel udfordring i møder er, at
individer og faggrupper indirekte kæm-
per en indbyrdes kamp om at få beslut-
ninger trukket i deres retning. Enhver
mødedeltager har sit eget personlige
perspektiv begrundet i faggruppe og
egen interesse. I mange organisationer
opstår der derfor let en kultur, hvor
deltagerne føler sig både forpligtet og
berettiget til at bruge deres stemme
til at påvirke udfaldet. Møder bliver
dermed let en kamparena, hvor delta-
gere forsøger at gøre deres indflydelse
gældende med afsæt i egen oplevelse
af virkeligheden. Udfordringen er, at
samtalen gerne skulle munde ud i fæl-
les konklusioner.
Facilitatoren kan med fordel gøre
møderne visuelle gennem brug af
whiteboards eller flipovers, hvor cen-
trale stikord og mindmaps skrives op.
Denne visualisering skaber fokus og
har tillige den indirekte funktion, at der
skabes et konkret fælles billede af ind-
holdet; det bliver tydeligere, hvordan
bidrag passer ind i det allerede sagte.
TeMa: Mødeledelse Og -kulTur
Visuel facilitering medvirker til at skabe en dialogorienteret møde-
kultur, hvor deltagernes bevidsthed holdes fokuseret på det fælles,
og facilitatoren vil oftest opleve, at bidrag automatisk former sig
mere konstruktivt i forlængelse heraf.
At skabe gode møderMøder i organisationer handler om
at bruge den viden, der er til stede,
samt at håndtere processen, så der
opstår fremdrift og gode beslutnin-
ger. Vigtige elementer er en proces-
fokuseret opstart, en faseinddeling
i punkterne, så mødedeltagerne føl-
ges ad. Brug af fælles plancher flyt-
ter fokus fra diskussion til dialog
– små interventioner, som de her
foreslåede, kan gøre en stor forskel
og gøre møder til en attraktiv og
produktiv aktivitet, i stedet for
noget, der stjæler medarbejdernes
energi.
Top Related