7/22/2019 Transformasi Birokrasi
1/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
1
1.0 PENGENALAN
Birokrasi adalah merupakan satu struktur organisasi formal yang melibatkan banyak aktiviti
dalam mencapai sesuatu matlamat. Terhasilnya birokrasi ini adalah daripada lahirnya sebuah
masyarakat yang besar dan kompleks. Pengembangan sesebuah masyarakat yang besar itu akan
menimbulkan satu struktur organisasi bagi membentuk sebuah pengurusan yang sistematik. Lalu
timbullah birokrasi dalam membina sesuatu prosedur yang perlu diikuti bagi menuju kepada
tujuan atau matlamat seperti yang dimahukan.
Konsep birokrasi telah mula dikemukakan oleh penjawat awam Perancis dan ahli physiocrat
Vincent de Gournay (1712-1759) pada kurun ke-18.1
Tetapi Max Weberlah yang mula
mengembangkan konsep ini dan mengemukakannya selepas membuat kajian yang teliti dan
terperinci. Penumpuan Weber dalam melihat birokrasi ini lebih kepada sudut organisasi itu
sendiri dimana beliau berpendapat bahawa organinsasi berstruktur akan menjadi lebih baik
apabila adanya sistem birokrasi.
Berhubung dengan maksud birokrasi Weber dalam Robbins, 1987 (seperti yang dipetik daripada
modul Asas Pentadbiran Awam, UUM) mendefinisikan organisasi berdasarkan dua aspek yang
penting iaitu jentera sosial yang akan memaksimumkan kecekapan dalam pentadbiran dan satu
organisasi sosial yang mempunyai sifat-sifat tertentu.
1J.C.N Raadschelders, Government: A Public Administration Perspective, Library of Congress Cataloging-in-
Publication Data. 2003, hal. 316.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
2/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
2
2.0 BIROKRASI DALAM PENTADBIRAN AWAM
Pengkajian Weber berkenaan birokrasi ini adalah sebagai sesuatu yang ideal iaitu satu model
yang dibentuk secara hipotesis sebagai satu entiti di mana Weber mengkaji dan meneliti
organisasi dari sudut perjalanan dan pergerakan organisasi itu. Penggunaan birokrasi dalam
pentadbiran awam amat penting sekali dalam menjaga kualiti pentadbiran disamping
membuatkan perjalanan sesebuah organisasi itu lebih sistematik serta memudahkan pekerja
memproses tugasan yang diperlukan. Bagi melahirkan suatu proses yang lebih sistematik,
memerlukan suatu organisasi itu membuat beberapa prosedur yang perlu diikuti sebelum menuju
kepada tujuan atau matlamat yang ingin dicapainya.
Prosedur yang perlu diikuti itulah seringkali dilabelkan sebagai satu proses yang lambat, dan
memakan masa yang lama serta menyusahkan, malah merumitkan orang ramai yang ingin
berurusan dengan pentadbiran awam. Sebagai contoh, untuk berurusan atas sebab beberapa hal
yang penting, pelanggan perlulah mengisi borang yang berkaitan terlebih dahulu disamping
menyediakan beberapa dokumen yang diperlukan untuk pengesahan. Kemudian borang itu akan
diproses dan dihantar dari satu bahagian kepada bahagian yang lain sebelum pengesahan
dilakukan. Dalam tempoh pemprosesan borang itu, banyak prosedur yang terpaksa dilalui oleh
pelanggan sebelum keputusan didapatinya. Perkara ini amat melecehkan untuk ditempuhi oleh
pelanggan dalam berurusan kerana prosuder yang birokrasi amat memenatkan. Perlu mengikut
dari satu langkah ke langkah yang lain sebelum menuju ke matlamat akhir.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
3/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
3
Begitu juga sikap sesetengah kita yang tidak ambil berat soal menjawab panggilan telefon yang
masuk ke pelbagai jabatan. Walaupun hal ini hanya membabitkan segelintir antara kakitangan
awam, namun mewujudkan tanggapan buruk terhadap seluruh kakitangan khidmat awam negara.
Ini adalah sebahagian akibat yang kita tidak mahu, juga tidak kita perlukan, kerana ia hanya
merencatkan agenda kerajaan untuk memberi khidmat terbaik kepada rakyat. Mengikut Perdana
Menteri DatoSri Mohd. Najib Tun Haji Abdul Razak, birokrasi yang menyusahkan ini perlu kita
hapuskan segera dan diganti birokrasi bersifat memudahkan cara.2
Dari sisi organisasi pentadbiran awam pula, ia lebih kepada sesuatu yang mudah untuk
diuruskan kerana melibatkan banyak unit. Maka data akan direkod setiap kali pemprosesan
berlaku, jadi sebarang kelompangan yang berlaku semasa urusan sedang berjalan akan dapat
dikesan dengan cepat. Jadi, di sini dapat dilihat bagaimana setiap unit yang ada perlu memainkan
fungsi yang tersendiri dan amat penting untuk bergerak seiring kerana ketidak fungsiaan yang
berlaku kepada salah satu unit akan membuatkan sesuatu urusan itu tergendala lalu menganggu
perjalanan organisasi terbabit.
Oleh itu, apa yang dimaksudkan oleh Weber didalam konsep birokrasinya adalah perlaksaan
individu yang terlibat didalam organisasi itu sendiri yang membawa kepada punca timbulnya
kerenah birokrasi dan bukannya prosedur yang perlu diikuti. Jadi perjalanan sesuatu organisasi
formal khususnya dalam mencapai matlamatnya mestilah mengambil kira faktor tindak balas
terhadap perubahan persekitaran yang memberi kesan kepada perlaksanaan manusia itu sendiri.
Maka disini tidak akan timbul lagi masalah berkenaan ketidakcekapan dan ketidak profesionalan
pekerja dalam menangani permasalahan ini.
2Mohd. Najib Tun Haji Tun Haji Abdul Razak (2011), Perkhidmatan Awam, Meneraju Perubahan Melangkau
Jangkaan, Kuala Lumpur: Razak School of Government & Institut Terjemahan Negara Malaysia Berhad, hal 75.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
4/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
4
3.0 TRANSFORMASI DI SEKTOR PERKHIDMATAN AWAM
3.1 SISTEM PERAKAM WAKTU (PUNCH CARD)
Pada era 1980an perkembangan kualiti di Malaysia telah memperlihatkan penyusunan
semula saiz perkhidmatan Awam. Terdapat beberapa langkah transformasi dan
penambahbaikan sistem dalam perkhidmatan awam telah dibuat. Sektor awam yang
sebelum itu terkenal sebagai lembap dalam memberikan khidmat kepada rakyat. Dalam
usaha untuk menggerakkan perkhidmatan awam. Bekas Perdana Menteri Tun Dr
Mahathir Mohamad telah memperkenalkan kad perakam waktu bagi kedatangan dan
kepulangan pekerja.
Mengikut maklumat-maklumat daripada Surat Pekeliling Am Bil. 11 of 1981, ia
menerangkan tentang sistem penggunaan kad perakam waktu (punch card) di pejabat-
pejabat kerajaan. Kerajaan telah memutuskan supaya semua pejabat dan agensi Kerajaan
di peringkat Persekutuan menggunakan kad perakam waktu untuk mengawal waktu
pegawai-pegawai dan kakitangan datang dan pulang dari pejabat. Tujuannya ialah untuk
menjamin supaya mereka menjalankan tugas dengan dedikasi dan tekun selama tidak
kurang dari jumlah waktu pejabat yang ditetapkan oleh Kerajaan bagi mereka. Sistem kad
perakam waktu ini diminta dilaksanakan oleh semua pejabat dan agensi Kerajaan
Persekutaun, Badan-badan Berkanun dan Kerajaan-Kerajaan Negeri supaya terdapat
keselarasan pengawalan selamanya.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
5/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
5
Daripada panduan yang dikeluarkan oleh Pihak Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan
Tenaga Manusia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri, sistem kad perakam waktu digunakan
bagi menggantikan sistem mendaftar kedatangan dan kepulangan pegawai-pegawai dan
kakitangan pejabat melalui sebuah buku daftar.
Kad itu mempunyai ruangan-ruangan untuk menunjukkan tarikh dan waktu datang serta keluar
dari pejabat, untuk memberi keterangan ringkas jika mendapat catitan merah, dan untuk
tandatangan ringkas pegawai atasan yang berkenaan
jika penerangan yang diberi itu diterima. Jika tidak
diterima, tindakan sewajarnya akan diambil. Semua
kad perakam itu akan disimpan dalam rak-rak yang
terletak berhampiran dengan mesin pengetik waktu
yang digunakan.
Selain itu, tanggungjawab dan tugas-tugas pegawai/kakitangan kerajaan dan pegawai pengawas
juga mengambil peranan yang penting. Dengan menjalankan sistem Kad Perakam Waktu,
tanggungjawab utama semua pegawai/kakitangan di setiap pejabat adalah mematuhi masa waktu
bekerja iaitu mereka tidak boleh datang lewat ke pejabat atau keluar untuk pulang sebelum waktu
yang sewajarnya. Seseorang pegawai mesti mengetik kad perakam waktu dan tidak boleh
membantu mengetik kad perakam waktu untuk pegawai lain.
Kerajaan sedar bahawa sistem penggunaan kad perakam waktu mungkin menghadapi masalah
bagi pegawai/kakitangan yang menjalankan tugas di luar waktu biasa, di luar waktu pejabat atau
mengikut giliran (shift) yang lain dari waktu biasa. Mereka begitu tidak dikecualikan dari
penggunaan sistem kad perakam waktu, tetapi dengan ubahsuaian mengikut budi bicara yang
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
6/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
6
lain. Contohnya bagi pegawai/kakitangan yang bekerja di luar waktu biasa dikehendaki juga
mengetik kad mereka apabila mereka sampai dan waktu hendak pulang. Walaupun mereka akan
mendapat catitan merah kerana tidak mengetik pada masa yang ditetapkan, ini bukanlah
bermaksud satu kesalahan yang melanggar peraturan. Mereka hanya perlu mencatatkan dengan
jelas waktu kerja mereka yang biasa atas kad tersebut dan disahkan oleh pegawai atasannya.
Pada tahun 2004, terdapat tambahan atas Surat Pekeliling Am Bil. 11 of 1981 iaitu garis panduan
mengenai penggunaan sistem perakam waktu elektronik di agensi-agensi kerajaan. Penggunaan
sistem perakam waktu elektronik disebabkan operasi sistem kerajaan hendak selaras dengan
perkembangan teknologi masa kini. Sistem ini menawarkan alternatif yang lebih baik bagi
merakam kehadiran dan pergerakan pegawai dan kakitangan di pejabat. Oleh itu, agensi-agensi
kerajaan mempunyai pemilihan sama ada terus mengguna sistem kad perakam waktu atau
menukar dengan penggunaan sistem perakam waktu elektronik.
Sistem perakam waktu elektronik adalah menggunakan
pas keselamatan, kad akses atau sistem cap jari bagi
mengurus sistem masuk dan keluar pejabat. Sistem ini
terdapat beberapa kelebihan berbanding dengan sistem
kad perakam waktu. Antara kelebihan ialah boleh
mengawal pergerakan masuk dan keluar pegawai dan
kakitangan dengan lebih cekap, boleh meningkatkan disiplin pegawai dan kakitangan, boleh
memantau, mengawas dan mengeluarkan laporan waktu pergerakan masuk dan keluar pegawai
dan kakitanagn secara elektronik. Dengan adanya sistem ini, pihak pengurusan dapat
mengelakkan seseorang pegawai daripada mengetik kad perakam waktu pegawai lain.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
7/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
7
Kesimpulannya, sistem perakam waktu membantu dalam meningkatkan kualiti kerja dalam
pejabat-pajabat kerana ia membolehkan semua pegawai/kakitangan mendisiplinkan diri dengan
menepati waktu bekerja, dan memudahkan pejabat-pejabat memantau dan mengawas waktu
pergerakan masuk dan keluar pegawai/kakitangannya.
3.2 SISTEM SARAAN MALAYSIA (SSM)
Sistem Saraan Malaysia (SSM) telah dilaksanakan di sektor perkhidmatan awam Malaysia
bermula pada tarikh 1 November 2002, menerusi Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002.
Sistem Saraan Malaysia (SSM) adalah bagi untuk menggantikan Sistem Saraan Baru (SSB).3
Sistem Saraan Malaysia mengunakan penilaian berasaskan kemahiran telah membuat beberapa
peningkatan dalam Sistem Saraan Baru (SSB) seperti perubahan sistem penilaian prestasi dan
Anugerah perkhidmatan cemerlang,peningkatan peluang kemajuan kerjaya, pengubahsuaian
struktur gaji dan elaun serta peningkatan syarat-syarat perkhidmatan.
Pelaksanaan Sistem Saraan Baru (SSB) pada tahun 1992 telah mengundang banyak rungutan dan
kritikan terhadapnya. Walau bagaimanapun jika ditinjau dari segi perancangan dan
pembaharuan-pembaharuan yang diwujudkan dalam SSB, SSB dilihat sebagai satu sistem saraan
yang baik dan mampu memenuhi kehendak kesemua pihak iaitu kerajaan, kakitangan awam dan
pihak rakyat khususnya. Namun demikian sebagaimana pelaksanaan sistem saraan berasaskan
merit di negara-negara lain, SSB juga menghadapi pelbagai kontroversi terutamanya dari segi
sitem penilaian prestasi dan pengagihan ganjaran. Pelaksanannya walaupun diterima baik oleh
anggota-anggota awam pada awalnya namun kemudiannya rungutan demi rungutan telah
3Lembaga Penyelidikan Ungang-Ungang (2009). Manual Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia. Anggot Persatuan
Penerbit Buku Malaysia Petaling Jaya. h. 20.
http://ms.wikipedia.org/wiki/Malaysiahttp://ms.wikipedia.org/wiki/Sistem_Saraan_Baruhttp://ms.wikipedia.org/wiki/Anugerah_perkhidmatan_cemerlanghttp://ms.wikipedia.org/w/index.php?title=Peningkatan_peluang_kemajuan_kerjaya&action=edit&redlink=1http://ms.wikipedia.org/w/index.php?title=Peningkatan_peluang_kemajuan_kerjaya&action=edit&redlink=1http://ms.wikipedia.org/wiki/Anugerah_perkhidmatan_cemerlanghttp://ms.wikipedia.org/wiki/Sistem_Saraan_Baruhttp://ms.wikipedia.org/wiki/Malaysia7/22/2019 Transformasi Birokrasi
8/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
8
kedengaran. Keberkesanan pelaksanaan SSB juga mendapat halangan oleh sifat perkhidmatan
awam itu sendiri yang bukan sahaja terlalu besar tetapi masih dibelenggu oleh kerenah birokrasi.
(Utusan Malaysia, 1993, 4 Februari)4
Sistem Saraan Malaysia (SSM) diperkenalkan bagi menggantikan SSB dengan usaha kerajaan
meningkatkan keberkesanan perkhidmatan awam negara bersesuaian dengan keperlukan
mewujudkan pekerja berilmu dan berkemahiran yang berdaya saing, berdaya tahan dan berdaya
maju. Ia juga memastikan perkhidmatan awam kekal, relevan dan mampu melaksanakan
peranannya dengan berkesan serta berupaya menghadapi keperluan dan cabaran semasa. Selain
itu, menangani ekspektasi pelanggan yang sentiasa meningkat. Akhir sekali memastikan
perkhidmatan awam dianggotai oleh pegawai yang berintegriti, telus dan mempunyai
akauntabiliti selaras dengan keperluan good governance.
Melalui Sistem Saraan Malaysia (SSM) kakitangan awam akan dinilai dari segi peningkatan
kompetensi dan pengetahuan seseorang kakitangan awam dan tidak lagi bergantung kepada
laporam penilaian prestasi tahunan semata-mata. Antara objektif utama SSM termasuklah:
1. Menjadikan kakitangan awam lebih peka (responsif) terhadap persekitaran.2. Merarik, membangun, menggalak dan mengekalkan kakitangan yang berkaliber.3. Menggalakkan pendidikan yang berterusan.4. Melahirkan pekerja yang berilmu pengetahuan.
4Muhamad Ali Embi (2005). Sistem Saraan Di Malaysia: Sistem Saraan Berasaskan Merit. Utusan Publications &
Distributors Sdn Bhd. Kuala Lumpur. h. 59.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
9/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
9
Berdasarkan kepada rungutan dan komen yang dihadapi oleh SSB yang telah dibincangkan
sebelum ini beberapa perubahan telah dibuat ke atas SSM termasuklah pergerakan gaji tahunan,
penilaian prestasi dan pemberian anugerah.
Dalam bajet 2012 kerajaan telah memperkenalkan Sistem Saraan Baru Perkhidmatan Awam atau
SBPA yang akan menggantikan Sistem Saraan Malaysia atau SSM. Sistem ini diperkenalkan
untuk mewujudkan Dasar Pemisah atau exit policy bagi penjawat awam yang berprestasi
rendah dan mereka yang memilih untuk meninggalkan perkhidmatan. Selain itu, terdapat
beberapa penambahbaikkan dari segi struktur gaji, kaedah time-based bagi guru dalam
kenaikan pangkat, kenaikan gaji tahunan dan sebagainya. Namun sistem ini tidak dipersetujui
oleh CUEPACS serta kakitangan awam untuk dilaksanakan dan menimbulkan kontroversi.
CUEPACSdengan lantang menyuarakan ketidakpuasan hati dan mendakwa SBPA perlu diteliti
semula agar ianya tidak merugikan perkhidmatan awam. Maka, kerajaan telah mengkaji semula
Saraan Baru Perkhidmatan Awam (SBPA). Selepas pertimbangan semakan semula, Perdana
Menteri DatoSri Mohd. Najib Tun Haji Abdul Razak telah mengumumkan pemansuhan SBPA
dan Sistem Saraan Malaysia (SSM) akan ditambah baik.5
3.2.1 Pergerakan Gaji Tahunan
Pergerakan gaji tahunan di bawah SSM secara umumnya tidak lagi menggunakan pergerakan
melintang, menegak, mendatar dan statik tetapi diubah kepada dua jenis pergerakan gaji
sahaja iaitu pergerakan gaji biasa dan anjakan gaji. Pergerakan gaji biasa ialah pergerakan
satu tingkat mata gaji yang lebih dikenali sebagai pergerakan mendatar di bawah SSB.
Pergerakan ini lebih bersifat automatik iaitu kakitangan awam akan tetap menerima
5Johari Ibrahim & Haika Khazi (2012, 9 Mac). Gaji, COLA nail. Berita Harian. h. 1&2.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
10/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
10
pergerakan ini setiap tahun kecuali mereka yang mempunyai masalah prestasi. Manakala
anjakan gaji pula akan diterima apabila kakitangan awam lulus Penilaian Tahap Kecekapan
(PTK) dan juga mendapat markah penilaian prestasi yang tinggi. Akan tetapi sistem PTK ini
telah dimansuhkan dalam Pembentangan Bajet 2011. Ia dihentikan berkuatkuasa pada 1
Januari 2011.6
Ada banyak cara lain untuk mengukur kompetensi kakitangan awam, lebih baik fokus pada
integriti. Jika integriti tinggi, prestasi cemerlang dan produktiviti bagus, ada peluang naik
pangkat dan gaji terutama badan beruniform dan penguatkuasaan seperti tentera dan polis.
Daya kreativiti dan inovatif kakitangan awam juga perlu diambil kira dalam penilaian untuk
naik pangkat dan gaji kerana bukan semua boleh berfikiran seperti itu. Disiplin dan kerajinan
juga harus diambil kira. Semua itu disekat dalam PTK. Walau bagaimanapun anjakan gaji
dan kenaikan pangkat masih tertakluk kepada syarat-syarat lain yang telah ditetapkan seperti
laporan penilaian prestasi tahunan dan perakuan ketua jabatan.
3.2.2 Pemberian Ganjaran
Dari segi ganjaran pula, Anugerah Prestasi Cemerlang (APC) tidak dihubungkan dengan
kenaikan gaji tahunan sebagaimana yang berlaku di bawah SSB. Kakitangan yang mendapat
anugerah cemerlang hanya akan dibayar sekali pembayaran ganjaran sebanyak RM1000 dan
menerima Sijil Perkhidmatan Cemerlang.7
Mereka juga akan diberi peluang dan keutamaan
untuk memajukan diri seperti menghadiri kursus, seminar atau persidangan yang
menyumbang kepada peningkatan prestasi kerja. Berdasarkan Pekeliling Kemajuan
6Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2010, Pemansuhan Penilaian Tahap Kecekapan. Perkara 3 & 4.
7Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2002. Garis Panduan Pemberian Anugerah
Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam, Perkara 9.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
11/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
11
Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2002 bertajuk Garis Panduan Pemberian Anugerah
Perkhidmatan Cemerlang (APC).
3.3 KUMPULAN MENINGKATKAN MUTU KERJA (KMK)
Program Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja atau KMK telah mula diperkenalkan pada tahun
1983 dan kesedaran mengenai peranan setiap anggota perkhidmatan awam serta sumbangan
mereka dalam peningkatan kualiti terutama dalam proses penyelesaian masalah dan pembinaan
semangat berpasukan perlulah terus dimantapkan. Oleh yang demikian, menyedari akan hakikat
ini, dalam usaha memantapkan lagi pelaksanaan KMK, Dasar Kerajaan melalui Pekeliling
Kemajuan Pentadbiran Awam telah menyediakan sebuah garis panduan untuk membimbing para
agensi kerajaan untuk melaksanakan program KMK dalam setiap organisasi masing-masing.
Peranan KMK dalam usaha membuat perubahan yang menyeluruh dalam perkhidmatan awam
masih relevan walaupun telah wujud sejak dahulu lagi dan ianya penting kerana ia melibatkan
seluruh anggota dalam sesebuah organisasi. Walaupun KMK hanyalah merupakan sebuah
kumpulan kecil di kalangan anggota tetapi memberikan sumbangan yang besar dan bermakna
kepada pembangunan dan kemajuan sesebuah organisasi itu.
Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) merupakan sekumpulan kecil pekerja daripada unit
kerja yang sama, bermesyuarat secara tetap untuk mengenalpasti, memilih, menganalisa
masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja, dan mengemukakan cadangan-cadangan
penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan, dan mereka
melaksanakan keputusan setelah dipersetujui oleh pihak pengurusan. Mutu kerja bermakna
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
12/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
12
pencapaian prestasi kerja yang tinggi serta membanggakan dan dapat memuaskan semua pihak,
sebagaimana yang telah ditetapkan, "Mutu" merangkumi mutu pengurusan, mutu perkhidmatan,
prosidur, hasil kerja, sumber-sumber, personel, kerja berkumpulan, kecekapan, kekesanan, sikap,
persekitaran tempat kerja, kepimpinan, maklumat, kebolehan menyelesaikan masalah,
kesopanan, penggunaan sumber-sumber pengurusan, prestasi dan lain-lain lagi. Ketua Penolong
Setiausaha Bahagian Pengurusan Sumber Manusia kementerian, Siti Robani Yusuf berkata:
Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) ini bertujuan untuk memperbaiki dan
mempertingkatkan kualiti kerja kakitangan jabatan dan agensi kerajaan di bawah
kementerian ini melalui pembentangan idea dan inovasi masing-masing. (Utusan
Malaysia, 2009, 23 November)
Selain itu, KMK juga memainkan peranan yang penting dalam membantu pihak pengurusan
dalam menyelesaikan masalah organisasi, berperanan mewujudkan semangat kerja berkumpulan,
menerapkan nilai kerja yang positif, memupuk semangat kekitaan dan kerjasama di kalangan
anggota, memberi kepuasan di kalangan anggota, mewujudkan keyakinan, melahirkan semangat
kepimpinan dan menanamkan rasa tanggungjawab serta menggalakkan daya kreativiti di
kalangan anggota. Jerry Hisrhberg, pengasas dan Presiden Nissan Design International menyebut
keadaan ini sebagai Pergeseran Kreatif.8
Penerapan dan pengwujudan nilai-nilai murni ini akan
memberi sumbangan besar ke arah peningkatan kualiti dan produktiviti organisasi. Oleh yang
demikian, tidak hairanlah mengapa KMK dijadikan salah satu daripada pendekatan kepada
pelaksanaan dan amalan kerja dalam memperkukuh dan meningkatkan sistem dan cara kerja di
dalam organisasi kerajaan di setiap peringkat.
8M.Z. Azmie (2006). Sepakat daripada perspektif pengurusan organisasi. Utusan Publication & Distribution Sdn
Bhd. Kuala Lumpur. hal 13.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
13/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
13
3.3.1 Matlamat
Matlamat KMK adalah untuk memperbaiki dan mempertingkatkan kualiti kerja
melalui:
i. Kebolehan menyelesaikan masalah di kalangan pekerja.ii. Semangat bekerja secara berkumpulan.
iii. Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja yang positif.iv. Penglibatan dan minat terhadap kerja.v. Dorongan kerja yang tinggi.
vi. Kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, jabatan/pejabat dannegara.
3.3.2 Prinsip-prinsip Asas KMK
KMK adalah berdasarkan kepada prinsip-prinsip asas seperti berikut:
i. Pekerja-pekerja diiktirafkan sebagai sumber yang paling bernilai disamping lain-lain sumber pengurusan.
ii. Memajukan pekerja sebagai ahli jabatan/pejabat yang berguna.iii. Penyertaan dan sokongan dari semua peringkat.iv. Bekerja secara berkumpulanv. Kreativiti sentiasa digalakkan.
vi.
3.3.3 Faedah-faedah daripada KMK
Terdapat banyak faedah yang boleh diperolehi hasil dari pelaksanaan KMK. Di antaranya
adalah seperti yang disenaraikan di bawah:
i. Mengeratkan perhubungan di antara pekerja dan pengurusan.ii. Memupuk kerjasama di kalangan pekerja.
iii. Memberi kepuasan bekerja.iv. Menambah dorongan untuk bekerja.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
14/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
14
v. Memberi keyakinan mengenai kebolehan diri sendiri.vi. Mengasah bakat kepimpinan di kalangan pekerja-pekerja.
vii. Menggalakkan daya kreativiti di kalangan pekerja.viii. Memperbaiki sistem dan cara kerja.
Proses ini adalah mustahak kerana penyelesaian masalah melalui KMK perlu dibuat
secara sistematik dengan melalui kaedah step by step.
3.3.4 Faktor-Faktor Menyokong Kejayaan Perlaksanaan KMK
Berdasarkan kepada apa yang telah dibincang sebelum ini, perlaksanaan program KMK
dalam sesebuah organisasi dan jabatan adalah sangat relevan dan bertepatan bagi
meningkatkan kualiti dan produktiviti bagi memperbaiki khidmatnya. Untuk melihat
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
15/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
15
sejauh mana program ini berjaya dalam perlaksanaannya terdapat beberapa faktor yang
perlu ada bagi menyokong kewujudannya dalam sesebuah institusi maupun jabatan.
Terdapat Sembilan (9) faktor yang menyumbang kepada kejayaan pelaksanaan KMK dan ini ada
dinyatakan dalam pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 7 tahun 1991 dan yang
pertama adalah sikap yang positif dan kedua kesungguhan dan komitmen dari pihak pengurusan
atasan. Ini termasuklah kesediaan pihak pengurusan untuk meluangkan masa dan tenaga dalam
melaksanakan program ini. Tanpa komitmen dan sokongan pengurusan atasan akan
menyumbang kegagalan program KMK, oleh itu perlunya sokongan dari semua peringkat.
Sistem latihan yang berkesan juga akan dapat menyumbangkan kepada kejayaan program KMK
kerana dengan adanya bimbingan fasilitator dan ketua yang sesuai dan berkesan akan dapat
membimbing ke arah kejayaan KMK yang seterusnya meyumbangkan kepada peningkatan
kualiti serta produktiviti jabatan. Sistem latihan penting untuk memberikan latihan secara
berterusan dan memastikan peranan KMK relevan mengikut keperluan semasa seterusnya
membuat penambahbaikan secara berterusan dengan mendapatkan maklumbalas mengenai
masalah-masalah yang dihadapi dalam melaksanakan KMK dalam sector awam. Kurangnya
latihan akan memudaratkan perancangan KMK yang telah dibuat bagi membantu sesebuah
jabatan atau institusi itu.
Pewujudan sistem pengiktirafan kepada ahli-ahli KMK juga perlu. Antara contoh tanda
sokongan adalah seperti adanya kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh pihak pengurusan
seperti alat-alat tulis, projektor overhed, transparensi, bilik perbincangan dan sebagainya. KMK
dianggap sebagai usaha jangka panjang. KMK haruslah dimulakan secara kecil-kecilan dahulu
supaya ianya dapat kekalkan secara berpanjangan. Perkembangan mengenai KMK harus
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
16/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
16
diketahui oleh semua pihak. Kebolehan Jawatankuasa Pemandu bagi merancang, melaksana,
menyelaras dan mengambil tindakan terhadap perakuan-perakuan. Melaksanakan aktiviti-aktiviti
promosi menerusi poster, slogan dan risalah-risalah.
Selain daripada itu, disiplin juga menyumbang kepada kejayaan perlaksanaan KMK. Disiplin
dalam konteks KMK ialah dengan mematuhi peraturan dan kod etika yang utama, Peraturan atau
kod etika seperti menepati jadual mesyuarat, menepati masa mesyuarat KMK, berakhlak semasa
mesyuarat KMK dengan menghormati rakan serta buah fikiran setiap ahli KMK yang diutarakan
dalam mesyuarat, tidak menyalahgunakan KMK dengan menjadikan ia tempat melepaskan
geram ke atas pihak pengurusan, atasan atau pihak pentadbir. Selain itu adalah penting untuk
mematuhi tatasusila atau Code of Conduct KMK yang telah dipersetujui oleh setiap ahli kerana
tanpa disiplin KMK hanya akan menjadi tempat bertikam lidah yang akhirnya akan
menimbulkan konflik dan mengakibatkan perpecahan dalam sesebuah jabatan dan agensi.
3.4 AMALAN 5S SEKTOR AWAM
Amalan 5S berasal daripada perkataan Jepun dan setiap huruf permulaanya bermula dengan
huruf S iaitu Seiri (sisih), Seiton (susun), Seiso (sapu), Seiketsu (seragam) dan Shitsuke
(sentiasa amal). Ia diringkaskan menjadi 5S agar ia lebih mudah disebut dan seringkas
penggunaannya. Walaupun ringkas, manfaat dari hasil penggunaannya terserlah dengan gaya
kerja yang sistematik. Bermula dengan aktiviti 5S dan seterusnya mengamalkannya dengan
penggunaan kaedah dan teknik kawalan kualiti, sesebuah organisasi akan mampu mengekal,
menambahbaik dan meningkatkan kualiti kerja.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
17/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
17
Ia juga merupakan pendekatan yang berkesan untuk memotivasikan pekerja, meningkatkan
produktiviti dan persekitaran tempat kerja. 5S juga adalah alat peningkatan produktiviti yang
diperkenalkan di Jepun oleh Dr. Thuchiya. Ianya bermula pada tahun 1986 dan pertama kalinya
telah diperkenalkan di Singapura. Pada masa yang sama, 5S juga telah diperkenalkan di
Malaysia, Thailand, Korea, China, India, Indonesia, Sri Lanka, Russia, Hungary, Poland,
Bulgaria, Columbia, Uruguay, Brazil, Costa Rica dan Mexico. Perkara ini telah dibawa dengan
aktif oleh KAZIO STHUSIA dari Japan Productivity Centre (JPC) pada tahun 1997.
i. Sisih (Seiri).
Sisih atau mengasing adalah satu proses kerja mengasing barangan yang perlu daripada
sekumpulan barangan yang tidak diperlukan di tempat kerja. Ia adalah proses
menentukan barang-barang atau peralatan yang diperlukan atau tidak diperlukan. Proses
pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang mungkin tidak diperlukan
sekarang tapi boleh digunakan pada masa hadapan dan peralatan haruslah disimpan di
tempat simpanan yang sesuai.
ii. Susun (Seiton).
Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak diperlukan
diasingkan. Ini dilakukan bertujuan memudahkan penggunaan dan penyimpanan.
Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Dengan berbuat demikian,
ia akan membantu mempercepatkan proses kerja bagi mendapatkan barang tersebut
apabila diperlukan kelak. Tujuan utama menyusun untuk menjimatkan ruang nampak
lebih kemas dan teratur dan memudahkan proses mencari pada masa akan datang.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
18/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
18
iii. Sapu (Seiso).
Kebanyakan pekerja akan merasa lebih selesa apabila bekerja dalam persekitaran yang
bersih dan segar. Selain dari meningkatkan efisien kerja, menyapu juga boleh
mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Ia
bertujuan untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di
tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak
hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus
dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini.
iv. Seragam (Seiketsu).
Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah
disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal
adalah penting agar segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak
menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh kakitangan akan menyemai sifat
kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Justeru, kakitangan akan sentiasa
memastikan dan mengekalkan kebersihan tempat kerja mereka.
v. Sentiasa amalkan (Shitsuke).
Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan
organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan memang dituntut oleh semua
masyarakat dan juga agama. Walau apa pun situasi kita, memang tidak dapat dinafikan
amalan kebersihan merupakan titik tolak untuk menjelmakan peribadi yang mulia.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
19/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
19
Amalan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi
program latihan secara berkala dan mengamalkan budaya nasihat-menasihati.
3.4.1 4 objektif utama amalan 5S yang telah dikenalpasti adalah :-
i. Membina budaya Kaizen di tempat kerja.ii. Membina kerjasama melalui penyertaan semua.
iii. Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia.iv. Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program Kaizen yang lebih
maju.
3.4.2 Kitaran Pelaksanaan 5S
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
20/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
20
3.4.3 Faedah Melaksanakan 5S
Pelaksanaan Amalan 5S akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan positif kepada
pengurusan organisasi termasuk dalam aspek pengurangan kos, kawalan stok/ inventori,
urusan penyelenggaraan serta sistem dan proses kerja. Faedah-faedah Amalan 5S adalah
seperti berikut:-
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
21/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
21
Menurut Ketua Penolong Pegawai Daerah (Khidmat Pengurusan), Khairur Rizal Ramli dari
Pejabat Daerah dan Tanah Kuantan (PDT Kuantan), amalan 5S adalah konsep mewujudkan
persekitaran berkualiti secara sistematik. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur
dan selesa sepanjang masa selain kaedah kerja akan lebih produktif, cekap, selamat dan
menjimatkan kos.9
Melalui Amalan 5S, warga Jabatan/Agensi secara bersama akan membina disiplin dan etika kerja
yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti. Amalan 5S juga memupuk semangat
kerja berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi dan dapat meningkatkan kualiti dan
produktiviti penyampaian Jabatan/Agensi kepada para pelanggan dan seterusnya membawa
kepada peningkatan imej Jabatan/Agensi. Oleh itu, diharap panduan ini dapat membantu
Jabatan/Agensi melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan 5S dan
membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi satu amalan kepada Jabatan/Agensi dan
ia juga merupakan satu transformasi dalam birokrasi di Malaysia dimana dapat kita lihat kualiti
di dalam sektor awam di negara kita.
9http://ww1.utusan.com.my/utusan/Pahang (2012, 27 Ogos). PDT Kuantan terima sijil 5S kekal reputasi
cemerlang. Utusan Malaysia
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
22/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
22
3.5 PERKHIDMATAN PEMBERSIHAN DAN PENCUCIAN RUANG PEJABAT DAN
BANGUNAN
Kerajaan telah menawarkan perkhidmatan pembersihan dan pencucian ruang pejabat dan
bangunan kepada syarikat-syarikat swasta. Syarikat yang dilantik bertanggungjawab dalam
memberikan perkhidmatan permbersihan dan pencucian ruang pejabat dan bangunan secara
menyeluruh kepada semua sistem berkaitan keselesaan pengguna dan pelanggan. Memberikan
perkhidmatan servis higenik dan servis antiserangga. Kepelbagaian fungsinya yang seimbang
antara kepintaran operasi, lebih menekankan perkhidmatan yang cekap, taktikal kepada
pentadbiran dan peraturan organisasi dan strategik kepada kesesuaian antara objektif bagi fasiliti
dan korporat. Gabungan ketiga-tiga fungsi ini mampu menyumbang kepada kejayaan sesebuah
organisasi dan perniagaan dengan menyediakan daya penyesuaian kepada perubahan,
peningkatan kualiti dan mengawal kos sesuatu aktiviti.
Perkhidmatan kontrak pembersihan di pejabat kerajaan ini memudahkan organisasi
menyelenggara segala urusan pembersihan seperti pencucian tandas, lantai, ruang pejabat,
bangunan dan landskap. Ia menambahbaik dan mengemaskini perkhidmatan di semua pejabat
awam seperti Institusi-institusi Pendidikan/Sekolah, Kementerian Kesihatan dan jabatan/agensi
lain. Segala urusan pengambilan pekerja, bayaran gaji pekerja, keselamatan, pembelian barang-
barang pencuci ditanggung oleh kontraktor. Kontraktor memastikan pemeriksaan tapak bulanan
daripada pengurus kawasan yang memastikan pembersihan adalah pada standard tertinggi yang
mungkin.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
23/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
23
Syarat-syarat kontrak menyatakan kontraktor hendaklah memastikan supaya pekerja-pekerja
adalah terdiri daripada Warganegara Malaysia. Walau bagaimanapun, pekerja warganegara asing
juga boleh diterima dengan syarat peraturan-peraturan Imigrisen
dan lain-lain undang-undang yang berkaitan yang membolehkan
mereka bekerja di Malaysia telah dipatuhi. Pembayaran terhadap
kontrak perkhidmatan berdasarkan mutu perkhidmatan yang
diberikan oleh kontraktor. Sekiranya kualiti perkhidmatan yang
diberikan adalah kurang memuaskan, pemotongan bayaran akan
dikenakan selaras dengan peruntukan dalam dokumen kontrak
berkaitan.
Sebagai contoh Jabatan Agensi Nuklear Malaysia dibawah Kementerian Sains & Teknologi telah
melantik syarikat Perniagaan MHE Extreme untuk pencucian bangunan di Kompleks agensi
tersebut. Tempoh kontrak yang ditetapkan adalah setiap dua tahun sekali. Kontraknya akan
disambung setelah tamat tempoh dua tahun dengan syarikat yang sama atau ditawarkan kepada
syarikat yang lain berdasarkan kepada servis dan harga yang berpatutan. Mengikut perjanjian
bayaran dibuat secara ansuran bulanan mengikut penilaian prestasi kerja.
3.6 KERAJAAN ELEKTRONIK UNTUK TINGKATKAN PERKHIDMATAN
Kerajaan Elektronik mendorong Perkhidmatan Awam untuk mempertingkat lagi mutu
perkhidmatannya kepada orang ramai melalui sistem dan kaedah kerja yang lebih flesible, pantas
menangani masalah dan kekangan serta lebih transparent. Sistem ini dapat memenuhi hasrat
kerajaan supaya Perkhidmatan Awam negara ini berkemampuan menawarkan tahap
perkhidmatan yang lebih berkualiti kepada pelanggannya dan beberapa prosedur dikurangkan.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
24/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
24
3.6.1 Pengurusan Pembayaran Bil Secara Elektronik (eSPKB)
Sistem pembayaran eSPKB (Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elekronik)
merupakan proses pembayaran bil-bil secara elektronik. Membantu dalam proses
kawalan bajet, memantau perbelanjaan PTJ dan mempercepatkan proses penyediaan
dokumen kewangan. Dengan adanya pengantaramukaan sistem eSPKB dengan Sistem
GFMAS, urusan pembayaran dapat depercepatkan. Penggunaan kad pintar Kerajaan
Elektronik untuk askes ke sistem bagi menjamin kawalan proses pembayaran. Sebelum
sistem eSPKB dilaksanakan bayaran dibuat secara manual dimana prosesnya mengambil
masa yang lama dan tidak berapa efektif.
Carta Aliran Integrasi E G-AG
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
25/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
25
3.6.2 Penggunaan Sistem HRMIS
HRMIS (Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia) merupakan satu sistem aplikasi
yang mencakupi keseluruhan aspek pengurusan sumber manusia bermula dari pelantikan
penjawat awam hingga mereka bersara. HRMIS merupakan satu pendekatan baru
pengurusan sumber manusia yang komprehensif dan bersepadu bagi mengatasi pelbagai
halangan pengurusan dalam sektor awam. (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 12 Tahun
2005). Penilaian Sasaran Kerja Tahunan (SKT), pengurusan cuti, penilaian kompetensi,
perolehan sumber manusia, pengurusan rekod peribadi, pengurusan saraan faedah &
ganjaran, penamatan perkhidmatan dan sebagainya telah dimodul dalam sistem HRMIS.
Ia memudahkan urusan pentadbiran dilaksanakan dengan lebih teratur dan sistematik.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
26/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
26
3.7 PELAKSANAAN MS ISO 9000 DALAM PERKHIDMATAN AWAM
Pembaharuan dalam Perkhidmatan Awam digerakkan oleh keperluan untuk menyesuai dan
mensejajarkan peranannya dengan perubahan yang pesat dalam persekitaran ekonomi yang
sosial. Matlamat utama ialah untuk menyediakan jentera pentadbiran yang cekap dan berkesan
bagi membolehkannya memberi sumbangan bermakna kepada pencapaian wawasan negara.
Perkhidmatan awam sedar bahawa untuk mencapai matlamat ini ia perlu beralih dari tradisi
birokrasi yang terikat dengan peraturan dan prosedur yang ketat dan sturuktur pentadbiran yang
mempunyai lapisan hierarki yang banyak kepada sebuah pentadbiran yang fleksibel dan lebih
responsif kepada keperluan dan perubahan semasa. Kerajaan telah melaksanakan MS ISO 9000
di sektor awam bagi mempertingkatkan lagi produk dan perkhidmatan yang konsisten kualitinya.
Definisi kualiti dibawah MS ISO 9000 ialah keseluruhan ciri-ciri sesuatu entiti (produk dan
perkhidmatan) yang dapat memenuhi kehendak pelanggan yang dinyatakan dan tersirat. ISO
yang bermaksud equal ialah satu nama samaran bukan akronim untuk Internasional
Organisation for Standardization (IOS). International Organization for standardization adalah
sebuah pertubuhan bukan kerajaan yang ditubuhkan pada tahun 1947 dan beribu pejabat di
Geneva Switzerland. MS ISO 9000 adalah sistem pengurusan kualiti berasaskan prinsip
kepastian kualiti menyediakan rangka kerja ke arah mewujudkan amalan pengurusan yang
berkesan dikenal pasti melalui pengiktirafan asas pelaksanaan TQM.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
27/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
27
Pelaksanaan MS ISO 9000 di sektor awam seharusnya mendatangkan pulangan yang diharapkan.
Ini bergantung pada organisasi dan pekerjanya yang komited, yakin dan bersungguh-sungguh
melaksanakan standard quality yang diharapkan oleh para pelanggan. Antara kelebihan MS ISO
9000 ini adalah seperti berikut:
Satu standard bertulis yang menjelaskan garis panduan dan keperluan asas dalam satusistem pengurusan kualiti.
Sistem kerja yang terancang berasaskan keperluan piawaian antarabangsa Sistem kerja yangterancang, akan mempunyai proses-proses yang dikenalpasti, proses-proses tersebut.
didokumenkan, dilaksanakan dan dikawal.
Meningkatkan keupayaan pihak pengurusan dalam membuat keputusan. Mengawal pembekal dengan lebih berkesan. Mengawal kos kualiti bagi kerja-kerja yang berulang-ulang dan yang tidak berkualiti. Meningkatkan produktiviti dan mengurangkan pembaziran dan pembuatan semula.
Semua agensi kerajaan dapat melaksanakan MS ISO 9000, sekurang-kurangnya bagi satu bidang
utama atau the core buseness process. Terdapat beberapa agensi yang telah melaksanakannya.
Terdapat agensi yang telah memulakannya lebih awal dan telah mendapat Sijil MS ISO 9000
daripada SIRIM iaitu Sinagama, Institut Penyelidikan Nuklear Malaysia (MINT).10
Kini dikenali
sebagai Agensi Nuklear Malaysia. Pembangunan MS ISO 9001 dan MS ISO/IEC 17025 di
Agenci Nuklear Malaysia merupakan suatu asas bagi meningkat dan menambahbaik Sistem
Pengurusan Kualiti (QMS) bagi proses-proses dan makmal-makmal yang terlibat dengan
pelanggan dalam pembekalan produk dan perkhidmatan. Usaha yang besar telah dijalankan
10Abdul Halim Ali (2006). Ke Arah Kecemerlangan dan Kesejahteraan Perkhidmatan Awam di Alaf Baru. Kuala
Lumpur: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN). hal. 13.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
28/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
28
dalam latihan kakitangan untuk membiasakan diri dengan ISO 9001 dan ISO / IEC 17025
keperluan. Beberapa audit telah dijalankan untuk terus mengkaji mata proses yang kritikal,
tindakan pembetulan dan hasil.
Menurut Tan Sri Samsudin Osman bekas Ketua Setiausaha Negara, tujuan melaksanakan
standard (piawaian) MS ISO 9000 adalah untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan yang
diberikan oleh agensi-agensi kerajaan. Dengan pematuhan kepada semua keperluan dalam
standard ini, sesebuah agensi kerajaan berupaya mewujudkan satu sistem pengurusan yang lebih
kemas dan teratur yang boleh meningkatkan kualiti perkhidmatan yang diberikan.11
11http://www.utusan.com.my/utusan/info (2001, 20 Ogos). Pembaharuan Perkhidmatan Awam. Utusan Malaysia.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
29/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
29
3.7.1 Kaedah Pelaksanaan Standard MS ISO 9000:2008 Dalam Sektor Awam.
Bagi memastikan kejayaan pelaksanaan MS ISO 9001:2008 dalam Sektor Awam, 11 kaedah
pelaksanaan dicadangkan dan perlu diikuti oleh agensi- agensi Kerajaan yang ingin
melaksanakan standard ini untuk pertama kali atau yang ingin beralih dari versi standard MS ISO
9001:2000 kepada versi standard MS ISO 9001:2008. Langkah-langkah pelaksanaan ini
adalah seperti dalam rajah berikut:-
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
30/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
30
3.7.2 Konsep ISO 9000
Di dalam melaksanakan MS ISO 9000 di dalam perkhidmatan awam, terdapat beberapa
pekeliling yang boleh kita jadikan sebagai bukti pelaksanaannya. Antara pekeliling berikut
adalah :-
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/1996: Garis Panduan Bagi MelaksanakanMS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam.
Garispanduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam. Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Bil 2/2002: Garis Panduan Bagi Melaksanakan
MS ISO 9000:2000 Dalam Perkhidmatan Awam.
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
31/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
31
4.0 KESIMPULAN
Melihat kepada kesediaan dan kesungguhan agensi-agensi kerajaan melaksanakan pelbagai
program pembaharuan, kami mempunyai penuh keyakinan bahawa Perkhidmatan Awam mampu
untuk terus maju dan dapat menangani cabaran masa depan. Hasrat Perkhidmatan Awam untuk
meningkatkan kecemerlangannya tidak mungkin dapat dicapai sepenuhnya tanpa sokongan dan
dorongan yang berterusan daripada pemimpin-pemimpin negara dan kerjasama erat daripda
pihak swasta, badan-badan bukan kerajaan dan media massa.Langkah kerajaan memperkenalkan
inisiatif Program Transformasi Kerajaan (GTP) adalah satu titik permulaan ke arah
merealisasikan hasrat melonjakkan perkhidmatan awam ke taraf global selaras dengan moto
Rakyat Didahulukan Pencapaian Diutamakan.
Dalam mengharungi cabaran menterjemahkan misi transformasi ini sebagai tindakan yang
praktikal, elemen kreativiti wajar diberikan penekanan oleh anggota perkhidmatan awam.
Penjawat awam perlu melihat sesuatu masalah atau isu dari sudut pandang yang rencam tanpa
mengambil pendekatan yang stereotaip.
Program GTP dilaksanakan sebagaimana mekanisme holistik untuk memastikan perkhidmatan
awam terus relevan di sisi rakyat dan mengurangkan kerenah birokrasi. Hakikat yang perlu
diterima semua pihak ialah setiap penambahbaikan memerlukan perubahan. Walau
bagaimanapun, tidak semua perubahan yang berlaku akan menghasilkan penambahbaikan. Oleh
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
32/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
32
itu, hanya perubahan yang dirancang dengan teliti dan realistik mampu mewujudkan impak yang
tinggi terhadap perkhidmatan awam.
RUJUKAN
Buku
Abdul Halim Ali (2006).Ke Arah Kecemerlangan dan Kesejahteraan Perkhidmatan
Awam di Alaf Baru. Kuala Lumpur: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN).
J.C.N Raadschelders (2003). Government: A Public Administration Perspective. USA:
Library of Congress Cataloging-in-Publication Data.
Lembaga Penyelidikan Ungang-Ungang (2009).Manual Pelaksanaan Sistem Saraan
Malaysia. Anggot Persatuan Penerbit Buku Malaysia Petaling Jaya. h. 20.
Mohd. Najib Tun Haji Tun Haji Abdul Razak (2011). Perkhidmatan Awam, Meneraju
Perubahan Melangkau Jangkaan. Kuala Lumpur: Razak School of Government
& Institut Terjemahan Negara Malaysia Berhad.
Muhamad Ali Embi (2006). Cabaran Melaksanakan Sistem Saraan Berasaskan Merit Di
Sektor Awam. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors Sdn Bhd.
M.Z. Azmie (2006). Sepakat daripada perspektif pengurusan organisasi. Kuala Lumpur:
Utusan Publication & Distribution Sdn Bhd.
Modul Asas Pentadbiran Awam, UUM
Surat Khabar
Johari Ibrahim & Haika Khazi (2012, 9 Mac). Gaji, COLA naik.Berita Harian. h. 1 & 2
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
33/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
33
2011, 2 Februari. Amalan 5S di semua kem PLKN menjelang 2013. Utusan Malaysia. h.
26
Internet
http://ww1.utusan.com.my/utusan/Pahang (2012, 27 Ogos). PDT Kuantan terima sijil 5Skekal reputasi cemerlang. Utusan Malaysia
http://www.utusan.com.my/utusan/info (2001, 20 Ogos). Pembaharuan Perkhidmatan
Awam. Utusan Malaysia.
Pekeliling
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2002. Garis Panduan
Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam, Perkara
9.
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 13 Tahun 2010.Pemansuhan Penilaian Tahap Kecekapan.Perkara 3 & 4.
Surat Pekeliling Am Bil. 11 of 1981
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
34/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
34
6.0 LAMPIRAN
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
35/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
35
Johari Ibrahim & Haika Khazi (2012, 9 Mac). Gaji, COLA naik.Berita Harian. h. 1 & 2
2011, 2 Februari). Amalan 5S di semua kem PLKN menjelang 2013. Utusan Malaysia. h. 26
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
36/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
36
Kontrak Perkhidmatan Pencucian bangunan
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
37/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
37
7/22/2019 Transformasi Birokrasi
38/38
GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN
Top Related