“Tenderproces voor inleen van extern personeel”
Het kan veel beter!
Maarssen, 14 december 2007
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Agenda
Het inleenproces Praktijk Problemen Oplossing
Het tenderproces Praktijk Problemen Oplossing
Conclusies
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Agenda
Het inleenproces Praktijk Problemen Oplossing
Het tenderproces Praktijk Problemen Oplossing
Conclusies
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Definitie: Inhuren of Inlenen ?
Extern personeel: consultants, interim managers, uitzendkrachten, personeel van schoonmaakbedrijven, cateraars
etc.
Het inleenproces - introductie
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Case 1 – groot internationaal bedrijfFeiten 30% van de spend (NPR) Gestructureerd inleenproces ontbreekt Proceseigenaar onbekend Veel interne gebruikers, leveranciers en ‘leverancierscontracten’ Geen contractbeheer (persoonsregistratie) Geen aandacht inleenrisico’s Ordersysteem wordt niet gebruikt Onduidelijke rol van inkoop
Gevolgen Overzicht en inzicht ontbreken Kostenverhogend Claim belastingdienst voor achterstallige premies
•
Het inleenproces: de praktijk
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Weinig draagvlak voor centraal geleid proces m.u.v. uitzendbureau’s
Geen overzicht van financiële verplichtingen
Onduidelijk welke afspraken gelden
‘Maverick buying’
Niet efficiënt – tijdrovend proces
Gebrek aan structuur-duidelijkheid-contracten => kostenverhogend
Inleenrisico’s
Het inleenproces: potentiële problemen
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Specifiek probleem: inleenrisico’s Onvolledige contractadministratie
Arbeidsverhouding opdrachtgever en opdrachtnemer Controle dienstbetrekking met VAR-verklaring (Verklaring arbeidsrelatie)
Inlenersaansprakelijkheid, afdracht van: Premies werknemersverzekeringen Loonbelasting en premies volksverzekeringen Omzetbelasting
Flexwet, die regelt (bij tijdelijke arbeidsovereenkomst) Duur arbeids/projectovereenkomst Aantal verlengingen
Conclusie: Regelgeving overheid is een belangrijk aandachtspunt in het inleenproces
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Het inleenproces: een gestructureerde aanpak
Inleenproces
Fase 2
Centrale inleen desk
Ideale situatie
Integratie van het inleenproces rechtvaardigt een centrale inleen desk met technologische oplossingen
Ge
bru
ike
rs
Ge
gra
de
erd
e
Su
pp
lie
rsh
ip
Fase 0
Ge
bru
ike
rs
Le
ve
ran
cie
rs-
be
sta
nd
Veel gebruikers
Veel leveranciers
Minimale controle en coördinatie van vraag en aanbod
Onderhandeling per persoon
Prioriteiten
Introductie inleenproces
Contracteren van voorkeursleveranciers en intermediairs
Controle/coördinatie vraag/aanbod
Inleenproces
Fase 1
Contracten
Ge
bru
ike
rs
Pre
ferr
ed
Su
pp
lie
rs
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Het inleenproces: het creëren van draagvlak
Multi disciplinaire teams (toewijzing proces eigenaar) Support van MT
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Het inleenproces: het creëren van draagvlak
Rol Inkoop
Faciliterend bij o.a.:• werkbaar inleenproces• template overeenkomsten• SLA• functieprofielen • het gebruikmaken van de gesloten overeenkomsten• voorkomen maverick buying
Verantwoordelijk voor:• het tenderproces, de onderhandeling en de contractering • leveranciers en contract management
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Inleenproces: Contractbeheer Specifieke aandacht hierbij voor de registratie van:
Algemeen– persoonsgegevens (5 jaar bewaarplicht)
• naw gegevens• sofi nummer• inleenduur
Zelfstandigen– VAR verklaring– KvK nummer
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Inleenproces: Overeenkomsten
Standaard inleen overeenkomst Geen arbeidsovereenkomst/gezagsverhouding Wijze van betalen: accountantsverklaring, g-rekening,
rechtstreekse afdracht Geheimhouding Relatie/concurrentiebeding Intellectueel eigendom
Overeenkomst van opdracht Zelfstandigen (VAR verklaring)
Selecteren intermediair: vermijding inleenrisico’s zelfstandigen
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Agenda Introductie
Het inleenproces Praktijk Problemen Oplossing
Het tenderproces Praktijk Problemen Oplossing
Conclusies
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Case 2 – middelgroot nationaal bedrijf
Feiten Geen inleenproces Eenzijdige doelstelling: focus op prijs Andere selectiecriteria werden nauwelijks gehanteerd Inefficiënt selectieproces door hoeveelheid vragen Geen standaard overeenkomsten
Gevolgen Geen optimaal tenderproces door ontbreken inleenproces Focus op prijs ondermijnt de kwaliteit Suboptimaal resultaat•
Het tenderproces: de praktijk
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Tenderproces: potentiële problemen
Suboptimaal tenderproces door het ontbreken van een duidelijk inleenproces
Selectiecriteria Onduidelijk Te vaak alleen gericht op tarief/marge
Preferred suppliers geven geen garantie tot goede leverbetrouwbaarheid Scherpe tarieven geven geen garantie tot levering Lage marges geven geen garantie tot scherpe tarieven (doorleen)
Vraagstelling Vragen niet afgestemd op selectiecriteria Doel van de vraagstelling onduidelijk of niet relevant Kwantiteit staat niet garant voor kwaliteit
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Tenderproces: aandachtspunten voor verbetering
Onderscheid bureau’s en intermediairs
Voeg standaard overeenkomst en SLA toe
Voeg inleen proces toe
Gegradeerde suppliership: Preferred supplier niveau 1, 2 en 3
Stem de vragen af op: Knock-out criteria Selectie criteria
Vraag naar referenties (en kwalitatieve meetresultaten)
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Tenderproces: Selectiecriteria
Prijs:
Tarief per functieprofiel Basis tarief met een mark up,
afhankelijk van marksituatie Administratiekosten Reiskosten Reisuren
Kwaliteit:
% aanvragen waarop voorgesteld/ aanvragen
% aanvragen met interview/ aanvragen waarop voorgesteld
% plaatsingen/ aanvragen met interview
% inleen/ doorleen % gebruik van eigen
personeel/ zelfstandigen
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Tenderproces: Selectiecriteria
Financieel: Totale omzet Winst na belasting Liquiditeit (quick ratio) Solvabiliteit Rentabiliteit
Algemeen: Branche specifieke kennis Etc
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Agenda Introductie
Het inleenproces Praktijk Problemen Oplossing
Het tenderproces Praktijk Problemen Oplossing
Conclusies
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Conclusies - Inleenproces
Draagvlak interne klant + MT Zorg voor een eenvoudig inleenproces Doel interne klant = doel inkoop
Snel, kwaliteit, marktconforme tarieven
Rol inkoop: faciliterend en commercieel Zorg voor goede standaard overeenkomst Borging van risico’s
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Conclusies - Tenderproces
Gerichte vragen Selecteer naast bureau’s ook intermediairs
Hogere hitrate Vermijding van controle arbeidsverhouding
Een tarief is niet heilig Focus op kwaliteitsaspecten Vraag naar referenties en check ze!
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Conclusies – “In Control”
CFO verplichtingen administratie HRM inleenrisico’s; goed inleenproces JZ gebruik van eigen standaard
overeenkomsten Inkoop inkopen bij gecontracteerde leveranciers,
tegen overeengekomen condities Klant tijdige beschikking over goed personeel ERP draagt bij tot gesloten bestelproces
woensdag 12 april 2023
14 december 07
Een laatste overweging:
Stappen tot een volledige outsoursing
Flexinzet
Uitzenden, detacheren, freelancers
Kandidaat Aanvraag
Klant
Leverancier
Levering
Overnameleveranciers-contracten
Aanvraag Nieuw &vervanging
Naleving processeninleners klant
en leveranciers
Correcte functie inschaling
en inperkinginleenvolume
Tariefonderhandeling
Accurate facturatie
• Field management• Facturatie• Matching• Aanvraag en
volgsysteem• SLA-management • Functiehuis• Standaardisatie
• Detacheren• Projecten• Interim Management• Consultancy• Uitzenden
Leveranciers
NIVEAU 1:Preferrred suppliers NIVEAU 3:
Approved suppliers NIVEAU 2:Preferred suppliers
Overgang front- en
back office
Bron: Yacht
Top Related