Integrated Procure to Pay :
Manage Vendor Overview
Page 1 ls
Pendahuluan
1
Continue Registration Vendor Auction : Digunakan untuk
melanjutkan registrasi, apabila vendor mendaftar melalui
lelang umum.
Upgrade Vendor : Digunakan untuk melengkapi data
oleh vendor yg sudah disapprove registrasinya
Upgrade Vendor : Digunakan untuk melengkapi data
oleh vendor yg sudah disapprove Re-registrasinya
Display Vendor : Digunakan untuk menampilkan data
lengkap vendor yang sudah melakukan update / upgrade
Page 2 ls
Continue Registration Vendor Auction
1. Login aplikasi I-P2P [ www.pertamina.com/I-P2P ]
2. Klik Vendor Management >> Manage Vendor >> Continue Registration Vendor Auction
2
Page 3 ls
Vendor Bank Detail (cont’d)
No Field Penjelasan Isi Field
Info Tambahan
1 Mata uang Pilih mata uangyang digunakan
pilihan mandatory
2 Propinsi Bank Pilih lokasi bank pilihan Mandatory
3 Bank Pilih bank pilihan Mandatory
4 Nomor rekening Input no rekening ketik Mandatory
5 Nama pemilik Input namapemilik
ketik Mandatory
6 Surat referensi Upload suaratreferensi
upload Mandatory
Isi Form detail
komisaris dengan
keterangan berikut
Setelah selesai klik next
click
3
Page 4 ls
End User License Agreement – Pakta Integritas
4
Ketikkan nama direktur
Tick untuk menyetujui
Page 5 ls
End User License Agreement – Pakta Integritas
5
Gunakan tombol “PRINT” untuk mencetak End User License Agreement pada kertas beridentitas/logo perusahaan. Setelah itu, surat ditandatangani pimpinanperusahaan, bermaterai cukup, dan dikirimkan dalamhardcopy ke fungsi Procurement Pertamina
Page 6 ls 6
End User License Agreement – Surat Pernyataan
Ketikkan nama direktur
Tick untuk menyetujui
Page 7 ls
End User License Agreement – Surat Pernyataan
77
Gunakan tombol “PRINT” untuk mencetak End User License Agreement pada kertas beridentitas/logo perusahaan. Setelah itu, surat ditandatanganipimpinan perusahaan, bermaterai cukup, dandikirimkan dalam hardcopy ke fungsi Procurement Pertamina
Sampai pada tahap ini, vendor sudah
berhasil registrasi dan tinggal
menunggu email notifikasi
Page 8 ls
Upgrade / Update Vendor
1. Akses URL I-P2P di alamat www.pertamina.com/I-P2P
2. Login Aplikasi
8
Page 9 ls
Login ke Aplikasi I-P2P
Ketikkan username
dan password
Berisi Informasi system (maintenance dll)
9
Page 10 ls
Menu Update/Upgrade Vendor
10
Apabila proses registrasi pada tahapan sebelumnya telah berhasil dan
diapprove oleh Pertamina, maka akan muncul tombol “Upgrade SKT”
click
Nomor vendor yang
terdaftar di Pertamina click
Page 11 ls
Update/Upgrade Vendor : Tab Info
11
Sistem akan menampilkan tab – tab yang harus diisi dan dilampirkan dokumennya
Tab info untuk menampilkan data
umum vendor. Data yang sudah terisi
dimunculkan dari sistem ERP
Pertamina, dapat dilakukan
perubahan pada field yang
diinginkan.
Click save untuk menyimpan data /
clear untuk mereset data seperti
semula
Page 12 ls
Update / upgrade vendor : Tab Bank
12
Tab bank digunakan untuk
mengisikan data rekening bank
vendor, dapat dilakukan perubahan
Pada field yang diinginkan dan
upload file yang diperlukan
Klik save untuk melanjutkan ke tab
berikutnya / Cancel untuk membatalkan
Klik
untuk menambahkan
rekening bank baru
Page 13 ls
No Field Penjelasan Isi Field
1 Mata uang Pilihan jenis mata uang yg digunakan Pilihan
2 Propinsi Bank Pilihan Lokasi bank yg digunakan user Pilihan
3 Bank Piih lokasi bank yang digunakan user Pilihan
4 Nomor Rekening Isi nomor rekening yang di gunakan user Input / Ketik
6 Nama pemilik isi dengan nama pemilik Input / Ketik
7 Iban Isikan IBAN jika ada Input / Ketik
8 Surat ReferensiBerupa file (*pdf, *jpeg, *jpg) Keterangan Surat Referensi
Upload
Upgrade/Upgrade: Tab Bank (cont’d)
Petunjuk pengisian
form Bank
13
Page 14 ls
Kepemilikan
Perusahaan
Pemegang
Saham
Komisaris
Akta
Perusahaan
Tab kepemilikan perusahaan digunakan
untuk mengisikan data kepemilikan
perusahaan. Ada 3 sub-tab yang
disyaratkan untuk diisi dalam tab
kepemilikan perusahaan:
Update / Upgrade : Tab kepemilikan perusahaan
14
Page 15 ls
Tab Kepemilikan perusahaan : Pemegang Saham
No Field Penjelasan Isi Field Informasi
Tambahan
1Nama
pemegang
Saham
Input Nama pemegang saham Input Mandatory
2Jumlah
Persentase
Keseluruhan
Menampilkan jumlah persentase
saham secara keseluruhanInput Mandatory
3Jenis
kepemilikan
Pilih Jenis kepemilikan
perusahaanpilihan Mandatory
4No Npwp Input nomor npwp pemegang
sahampilihan Mandatory
5Dokumen NPWP Upload dokumen NPWP (pdf,
jpg, jpeg)upload Mandatory
Subtab pemegang saham
digunakan untuk mengisikan
data pemegang saham
perusahaan, ubah dan upload
field yang dibutuhkan
Isi form dengan
keterangan berikut
15
Page 16 ls
Tab Kepemilikan Perusahaan : Komisaris
Subtab Komisaris digunakan untuk
mengisikan data komisaris, ubah
dan upload field yang dibutuhkan
Klik save untuk melanjutkan ke tab
berikutnya / Cancel untuk
membatalkan
16
Kepemilikan Perusahaan > Komisaris (cont’d)
No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan
1 Nama Komisaris Ketikkan nama komisaris
Input / ketik mandatory
2 Tanggal Mulai Menjabat
Pilih Tanggal Mulai Menjabat
Pilih Mandatory
3 Tanggal Akhir Menjabat
Pilih Tanggal Selesai Menjabat
Pilih Mandatory
4 Kewarganegaraan Pilih JenisKewarganegaraan
Pilih Mandatory
Isi form dengan
keterangan berikut
17
Tab Kepemilikan Perusahaan : Akta Perusahaan
Subtab Akta perusahaan digunakan
untuk input akta perusahaan. Ubah field
dan upload dokumen yang diperlukan
Klik save untuk melanjutkan ke tab
berikutnya / Cancel untuk membatalkan
No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan
1 Jenis Akta Pilih jenis akta Pilihan Mandatory
2 Nama Notaris Input nama Notaris Input mandatory
3 Nomor Akta Input Nomor akta Input Mandatory
4 Tanggal Akta Pilih Tanggal Akta Pilih Mandatory
5 Dokumen Akta Pendirian Upload file (*Jpeg, Jpg, pdf) akta pendirian
Upload Mandatory
Isi Form dengan keterangan
berikut
18
Page 19 ls
Upgrade / Update : Tab Direksi
Tab direksi digunakan untuk
mengisikan data
pimpinan/direksi perusahaan
Klik save untuk melanjutkan ke tab
berikutnya / Cancel untuk membatalkan
19
Page 20 ls
Upgrade / Update : tab Direksi (cont’d)
No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan
1 Nama Lengkap Ketik nama lengkapdireksi
ketik mandatory
2 Tittle jabatan Pilih posisi jabatan Pilih Mandatory
3 Mulai menjabat Pilih Tanggal mulaimenjabat
Pilih Mandatory
4 Tanggal berakhirjabatan
Pilh tanggal selesaijabatan
Pilih Mandatory
5 Jenis Kewarganegaraan Pilih jeniskewarganegaraan
Pilih Non-Mandatory
6 Spesimen Tandatangan Upload specimen tandatangan(*pdf,jpeg,jpg)
Pilih Mandatory
Isi form dengan
keterangan berikut
20
Tab sub bidang usaha digunakan
untuk mengisikan data sub bidang
usaha
Upgrade/Upgrade: Tab Sub Bidang Usaha
Ubah field dan upload dokumen
yang dibutuhkan
Klik save untuk melanjutkan ke tab
berikutnya / Cancel untuk
membatalkan
21
Page 22 ls
Upgrade / update : Tab Sub Bidang Usaha
No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan
1 Bidang Pilih Bidang usaha pilihan Mandatory
2 Sub bidang Pilih sub bidang usahasesuai dengan bidang usaha
pilihan mandatory
3 Tahun pekerjaan Pilih tahun pekerjaanterakhir
Input Mandatory
4 Pemeberi pekerjaan Input nama pemberiperkerjaan
Input Mandatory
5 Lokasi Proyek Input lokasi proyek input Mandatory
6 Mata uang Pilih mata uang ygdigunakan
Pilih Mandatory
7 Nilai Proyek Input nilai proyek ygdigunakan
input Mandatory
8 Dokumen pendukung Upload Dokumen pendukung (*jpeg, *jpg, *pdf)
Upload Mandatory
9 Unggah Bast Upload dokumen (*jpeg, *jpg, *pdf)
Upload Mandatory
Isi Form pengalaman
kerja dengan
keterangan berikut
22
Page 23 ls
Upgrade /update : Tab Dokumen Pendukung
Tab dokumen pendukung digunakan untuk
mengisikan data dokumen pendukung
perusahaan
No Nama Field Penjelasan Isi FieldInformasiTambahan
1 Nomor Surat Ketik nomor surat input Mandatory
2 Masa BerlakuPilih tanggal masa berlaku surat
Pilih Mandatory
3UploadDokumen
Upload dokumen (*jpeg,*pdf, *jpg) yang di perlukan
Pilih Mandatory
Ubah field dan upload dokumen
yang dibutuhkan
Klik save untuk melanjutkan ke tab
berikutnya / Cancel untuk
membatalkan
23
Ubah field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan
Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan
Tab laporan keuangan
digunakan untuk
menentukan klasifikasi
vendor (Besar, Menengah,
Kecil)
Upgrade / update : Tab Laporan Keuangan
24
Upgrade / Update : Tab Pajak
Tab pajak digunakan
untuk mengisikan data
pajak
No Nama Field Penjelasan Isi Field
Informasi
Tambahan
1 Tahun Fiscal Pilih tahun fiscal input Mandatory
2Minimal nomorfaktur
Input minimal nomor faktur Ketik Mandatory
3Maksimal nomorfaktur
Input maksimal nomor
fakturketik Mandatory
4Nomor faktur
terakhir
ketik nomor faktur terakhir
yang digunakanKetik Non-mandatory
5Dokumen seri
faktur pajak
upload dokumen seri
faktur pajak *pdf,jpg,jpegUpload mandatory
Isi form pajak dengan
keterangan berikut
25
Selamat, vendor Sukses Registrasi
Upgrade/Upgrade: Tab Pajak (cont’d)
Selanjutnya, Proses registrasi akan diverifikasi oleh Pertamina dan selama proses verifikasi berlangsung, vendor tidak dapat mengubah data
Tuliskan Note, klik Submit dan Ok
26
Approval Finance Approval Legal Approval HSE Approval Procurement
All Approval Regloc
Approval MDM
Approval Regloc
Workflow Approval di i-P2P
Vendor
Pertamina
VendorDapat melakukan proses-proses di i-P2P (sourcing, invoicing)
27
Page 28 ls
Display Vendor
1. Login Aplikasi [www.pertamina.com/I-P2P]
2. Klik Vendor Management >> Manage vendor >> Display vendor
28
Page 29 ls
Menu Display Vendor
click
Sistem akan menampilkan tab berisi detail informasi jika vendor sudah berstatus SKT
29
Page 30 ls
Display Vendor : Tab Info (cont’d)
30
Page 31 ls
Display Vendor : Tab Ownership (cont’d)
31
Page 32 ls
Display Vendor : Tab Director & Business Field
(cont’d)
32
Page 33 ls
Display Vendor : Tab Supporting Document (cont’d)
33
Page 34 ls
Display Vendor : Tab Financial Statement (cont’d)
34
Page 35 ls
Display Vendor : Tab Tax (cont’d)
35
© 2012 Corporate Shared Service – Pertamina
Top Related