Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
15
STANDAR 2. TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN
DAN PENJAMINAN MUTU
2.1 Tata Pamong
Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan dipimpin oleh seorang Dekan,
dibantu oleh Pembantu Dekan I, II dan III yang masing-masing bertugas
membantu Dekan dalam bidang Akademik, Pengelolaan Keuangan dan
Kepegawaian serta Kemahasiswaan. Tata pamong berjalan dengan sangat baik
sesuai dengan TUPOKSI. Dalam pelaksanaannya, kinerja dekanat
dikoordinasikan dengan Senat Fakultas dan Gugus Jaminan Mutu seperti
tertuang dalam Struktur Organisasi Fakultas. Pihak Dekanat secara komando
mengkoordinir pelaksanaan kinerja bidang Akademik, Pengelolaan Keuangan
dan Kepegawaian serta Kemahasiswaan.
2.2 Struktur Organisasi
Tugas dan fungsi dari tiap unit telah disesuaikan dengan Tupoksi.
Tupoksi FPIK telah memiliki karakteristik yang kuat dalam kepemimpinan
operasional, organisasi dan publik.
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
16
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
17
2.3 Kepemimpinan
Pola kepemimpinan kolektif telah diterapkan di Fakultas Perikanan dan
Ilmu Kelautan. Pimpinan tertinggi adalah Dekan dibantu oleh 3 orang Pembantu
Dekan (Bidang Akademik, Kepegawaian dan Keuangan serta Bidang
Kemahasiswaan). Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan memiliki 3 jurusan yang
masing-masing dipimpin oleh seorang Ketua Jurusan dibantu oleh seorang
Seketaris Jurusan. Selanjutnya disetiap jurusan terdapat program studi yang
dipimpin oleh seorang ketua program studi. Selain struktur tersebut di atas,
pelaksanaan pendidikan di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan juga ditunjang
oleh 10 laboratorium dan 2 stasiun percobaan yang memadai, sesuai dengan
kebutuhan pengembangan ilmu pengetahuan dan dapat membekali mahasiswa
peserta didik agar memiliki keilmuan dan ketrampilan yang sesuai dengan
kompetensinya sebagai mahasiswa Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan.
Pola kepemimpinan operasional program studi di Fakultas Perikanan dan
Ilmu Kelautan dikoordinasi oleh Ketua Jurusan di bawah tanggung jawab
dekanat. Setiap tahun ajaran baru, ketua program studi melakukan konsolidasi
dengan tim pengajar mata kuliah Program Studi untuk membahas proses
pembelajaran, untuk mendapatkan informasi yang aktual tentang kurikulum dan
silabus apakah sesuai dengan visi misi program studi. Mekanisme dilakukan
dengan teknik brainstorming. Tim pengajar diberi kesempatan untuk
memperbaiki Satuan Acara Pengajaran sebelum perkuliahan dimulai. Kesesuaian
isi SAP dengan visi misi, dikontrol melalui buku Monitoring dan Evaluasi
(MONEV) kegiatan dosen.
2.4 Sistem Pengelolaan
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup
planning, organizing, staffing, leading, controlling, serta operasi internal dan
eksternal.
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
18
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup
kegiatan penyusunan rencana kerja, pengorganisasian, pengarahan kinerja
terhadap dosen maupun mahasiswa, serta evalusi terhadap kegiatan yang telah,
sedang maupun yang akan dilakukan. Semua kegiatan tersebut dibahas
secara berkala melalui kegiatan rapat pada awal dan akhir semester atau
sesuai dengan kebutuhan, yang melibatkan semua dosen di program studi.
Kegiatan pengelolaan yang melibatkan mahasiswa dilakukan melalui
perkuliahan, pembimbingan dan studi lapang. Diharapkan seluruh kegiatan
pengelolaan yang melibatkan dosen, mahasiswa, alumni maupun stakeholder
dapat menunjang yang dapat bersifat menyeluruh dan dapat diambil suatu
kebijakan akademik yang menunjang kemajuan semua program studi di Fakultas
Perikanan dan Ilmu Kelautan.
2.5 Sistem Penjaminan Mutu Fakultas FPIK-UB
Sistem penjaminan mutu dan standar mutu dalam Fakultas Perikanan dan Ilmu
kelautan adalah sebagai berikut:
Guna menunjang proses pejaminan Mutu maka di tingkat Fakultas telah
dibentuk Gugus Jaminan Mutu (GJM) FPIK, sedangkan di tingkat Program Studi
dibentuk Unit Jaminan Mutu (UJM). GJM dan UJM ini dalam tugasnya dibawah
garis koordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB. GJM dan UJM ini
membantu pimpinan dalam merumuskan dan mempersiapkan sistem serta
mengelola dokumen penjaminan mutu fakultas dan jurusan. Selanjutnya,
pelaksanaan penjaminan mutu sudah berlangsung dengan sangat efektif.
Kebijakan penjaminan mutu di tingkat Program Studi S1, S2, maupun S3
tidak terpisahkan dari kebijakan penjaminan mutu di tingkat universitas.
Kebijakan ini tercermin dalam Visi, Misi dan Rencana Strategis (Renstra)
Universitas Brawijaya (UB) 2011 – 2014. Di dalam Renstra UB: Inisiasi
manajemen mutu yang lebih sistematis di UB dilakukan melalui penerapan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), salah satunya berbasis pada Sistem
Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. Sistem penjaminan mutu yang
terintegrasi dalam setiap kegiatan unit kerja dalam rangka mewujudkan
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
19
manajemen internal yang tidak hanya akan berdampak pada perbaikan proses
layanan internal, namun juga perlu diorientasikan pada kepuasan pelanggan
(stakeholders). Oleh karena itu sesuai dengan Program Kerja Rektor 2007-2011
dan sebagai perwujudan Renstra UB, Program Kerja Rektor dikelompokkan
dalam tiga pilar. Implementasi dari pilar II (peningkatan mutu, relevansi dan
daya saing) adalah penguatan lembaga penjaminan mutu UB yang ditingkat
Universitas disebut Pusat Jaminan Mutu (PJM), ditingkat Fakultas disebut Gugus
Jaminan Mutu (GJM), ditingkat Jurusan/Program Studi disebut Unit Jaminan
Mutu (UJM). Implementasi audit penjaminan mutu dilakukan dua kali setahun
oleh PJM.
Mutu (UJM).
Ketersediaan dan pelaksanaan standard mutu di PS S1, PS S2 dan PS
S3 dibangun berdasarkan kebijakan penjaminan mutu di tingkat Universitas.
Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB membangun sistem penjaminan mutu khas model
Universitas Brawijaya (Madzab Brawijaya) yang pada tahun 2006-2009 disebut
Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA). Sistem ini standar mutunya
berdasarkan gabungan sistem Program Hibah Kompetisi (PHK) dan dari Dikti.
Sejalan dengan pengalaman implementasi siklus penjaminan mutu di lingkungan
UB, maka mulai tahun 2010 sampai dengan sekarang sistem penjaminan mutu
UB disebut Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Sistem ini menggabungkan
model Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Dikti, PHK dan BAN-PT, dengan
tujuan agar sistem ini bisa secara fleksibel diimplementasikan dalam berbagai
keperluan, sehingga sistem ini efisien dan efektif. Dapat digunakan dalam
penjaminan mutu internal maupun eksternal (sertifikasi ISO dan akreditasi
nasional mapun internasional).
SPMI UB dimulai dari: 1. organisasi penjaminan mutu di Universitas,
Fakultas/Program/Program Pasca Sarjana dan Jurusan/Program Studi, 2. Sistem
dokumen dan 3. Audit.
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
20
1. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UB
2. Sistem Dokumen Penjaminan Mutu
Sistem dokumen mutu di masing-masing unit kerja telah ditetapkan oleh PJM
UB, baik struktur dokumen, jenis dokumen, format, dan koding dokumen.
Tabel 2. Koding Dokumen SPMI UB
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
21
3. Audit
Sistem penjaminan mutu belum dikatakan berjalan dengan baik jika belum
melakukan audit. SPMI UB melakukan audit sistem dan audit kepatuhan. Pada
tahun 2007 sampai tahun 2009 sistem audit di UB disebut Audit Internal Mutu
Akademik (AIMA). Tahun 2010 sampai dengan sekarang disebut Audit Internal
Mutu (AIM). Audit yang dilakukan berdasarkan Manual Prosedur Audit Internal
Mutu yang dibuat oleh PJM UB.
Penjelasan di atas memberikan gambaran, bahwa pelaksanaan
penjaminan mutu program studi di UB merupakan satu kesatuan dengan
implementasi di seluruh UB. Implementasi penjaminan mutu di PS ditunjukkan
dengan telah dilakukannya AIMA Batch 1 dan 2 dari tahun 2007 sampai dengan
tahun 2009, dan AIM Batch 1 dan 2 pada tahun 2010. Dengan demikian UB
telah melakukan audit sebanyak 7 siklus penjaminan mutu internal terhadap
Fakultas dan Jurusan atau Program Studi. Lingkup audit disesuaikan dengan
kelemahan umum yang ada di fakultas maupun Jurusan/Program Studi.
Misalnya, pada AIM Batch 2 dilakukan audit dengan lingkup standar 1, 2 dan 5
dari standar mutu BAN-PT. Dampak dari implementasi SPMI adalah diperolehnya
sertifikasi ISO 9001:2008 di unit PJM, Perpustakaan, Hubungan Masyarakat dan
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan pada tahun 2010. Direncanakan
pada tahun 2011 sertifikasi ISO 9001:2008 dilakukan di Universitas (melingkupi
seluruh unit kerja di UB) dan percepatan akreditasi PS.
2.6 Memiliki prosedur yang komprehensif, mencakup mekanisme
untuk melakukan perencanaan dan implementasi kebijakan-
kebijakan Fakultas
2.6.1 Prosedur perencanaan dan implementasi kebijakan Fakultas
Dalam perencanaan fakultas didasarkan pada Renstra fakultas, dalam
Implementasinya dilaksanakan oleh Civitas akademika melalui Manual Prosedur
yang telah disusun Fakultas. Manajemen perencanaan dan implementasi
kebijakan fakultas dilaksanakan oleh pimpinan. Manual Prosedur tersebut
meliputi (MP terdapat dalam Buku Pedoman Pendidikan FPIK UB tahun
2010/2011) :
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
22
- MP Pengajuan PKL
- MP Pengajuan Penelitian
- MP Pengisian KRS
- MP Pelaksanaan UTS dan UAS
- MP Ujian Susulan
- MP Permohonan Pernyataan Bebas Tanggungan Laboratorium
- MP Peminjaman Laboratorium untuk Penelitian
- MP Peminjaman Laboratorium untuk Praktikum
- MP Penggunaan Laboratorium untuk Pelayanan Masyarakat
- MP Semester Pendek
- Mp Daftar ulang Mahasiswa Lama
- MP Mahasiswa Baru
- MP Cuti Akademik
- MP Pendaftaran wisuda
- MP Pengajuan Beasiswa
- MP Keterangan Masih Kuliah
- MP_Pengajuan Seminar
MP Permintaan Stempel
2.7 Fakultas memiliki analisis jabatan, deskripsi tugas, program
peningkatan kompetensi manajerial yang menjamin terjadinya
proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit kerja.
2.7.1 Program peningkatkan kompetensi manajerial untuk menjamin
proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit.
Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan telah menyusun Tugas Pokok dan Fungsi
pejabat struktural sebagai acuan pelaksanaan kompetensi manajerial. Adapun
uraian TUPOKSI dapat dilihat pada lampiran tupoksi. Di samping itu, untuk
meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas, dosen dan tenaga
kependidikan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan selalu mengikuti Pelatihan-
Pelatihan terkait yang diadakan oleh Universitas dan pihak lain yang kompeten,
seperti kegiatan AA untuk dosen, pra jabatan dan pekerti untuk dosen baru.
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
23
2.8 Menyebarluaskan hasil kinerja Fakultas secara berkala kepada
pemangku kepentingan sebagai bentuk akuntabilitas publik.
2.8.1 Diseminasi hasil kerja Fakultas sebagai akuntabilitas publik
Diseminasi dilaksanakan melalui aktifitas pendidikan, penelitian, dan
pengabdian. Pendidikan, penelitian, dan pengabdian meliputi kegiatan belajar
mengajar, pembimbingan, pengembangan kurikulum sesuai dengan kebutuhan
stakeholder, diseminasi hasil-hasil penelitian, penerapan hasil-hasil penelitian
kepada masyarakat.
2.9 Memiliki sistem audit internal yang efektif dilengkapi dengan kriteria dan instrumen penilaian serta menggunakannya untuk mengukur kinerja setiap unit kerja.
Audit internal dilaksanakan oleh auditor internal yang diangkat oleh dekan.
Kriteria dan instrument audit internal disiapkan dan dikelola oleh GJM pada
tingkat fakultas dan UJM pada tingkat jurusan.
2.10 Fakultas menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung dengan adanya bukti-bukti berupa manual, dan pelaksanaannya.
2.10.1 Keberadaan dan efektivitas unit pelaksana penjaminan mutu
Gugus Jaminan Mutu (GJM) merupakan gugus penjaminan mutu pada tingkat
fakultas sedangkan Unit Jaminan Mutu (UJM) FPIK merupakan suatu unit
penjaminan mutu pada tingkat jurusan. GJM dan UJM membantu pimpinan
dalam merumuskan dan mempersiapkan sistem serta mengelola dokumen
penjaminan mutu fakultas dan jurusan
2.10.2 Keberadaan Dokumen Mutu
Dokumen Mutu disusun oleh GJM, disosialisasikan kepada civitas akademika
FPIK UB untuk diimplementasikan.
Dokumen Mutu tersebut terdiri dari:
- Dokumen MP
- Dokumen AIMA GJM FPIK UB
- Borang GJM FPIK UB
- Notulensi rapat GJM FPIK UB
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
24
- Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi AIMA
2.10.3 Implementasi penjaminan mutu
Dalam implementasinya dokumen mutu disosialisasi dilaksanakan dengan cara
memberikan himbauan kepada seluruh civitas (surat terlampir: no.30/A/GJM-
FPIK/UB/VIII/2010, tertanggal 20 Agustus 2010) untuk mengunjungi website
FPIK UB dengan alamat www.fpik.ub.ac.id
2.10.4 Monitoring dan evaluasi hasil penjaminan mutu minimal di bidang
pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, aset, sarana prasarana
Monitoring dan evaluasi penjaminan mutu dalam bidang pendidikan
dilaksanakan oleh bagian akademik yang dikoordinir oleh PD1. Proses
pendidikan mulai dari persiapan kuliah, bukti kehadiran, Satuan Acara
Pengajaran (SAP), UAS, UTS, pratikum, dan rekapitulasi nilai dihimpun
dalam suatu laporan untuk dimonitor dan dievaluasi sebagai acuan untuk
perbaikan penjaminan mutu pendidikan di masa datang (bukti terlampir).
Monitoring dan evaluasi penjaminan mutu dalam bidang penelitian dan
pengabdian dilaksanakan oleh Badan Penelitian dan Pengabdian kepada
masyarakat (BPP) yang dikoordinir oleh PD1 dan PD2.
Monitoring dan evaluasi penjaminan mutu dalam bidang aset dan
sarana,prasarana dilaksanakan oleh tim evaluasi yang ditunjuk oleh
dekan dan dikoordinasi oleh PD1 dan PD2.
2.11 Fakultas memiliki rekaman data yang diolah menjadi informasi
untuk memungkinkan pelacakan kembali data dan informasi yang diperlukan serta memberikan peringatan dini kepada pihak yang melakukan tindakan perbaikan.
3.11.1 Sistem perekaman data dan informasi yang efisien dan efektif.
Guna menjamin kecukupan dan kesesuaian sumberdaya, saran dan prasarana
pendukung untuk pemberdayaan sistem informasi, maka di setiap ruang dosen,
laboratorium, ruang kuliah, maupun area di sekitar gedung A, B, C, D telah
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
25
dilengkapi dengan fasilitas akses internet dengan atau tanpa kabel. Fasilitas
internet ini dapat dimanfaatkan dosen, staf, maupun mahasiswa dalam
mengakses informasi secara global connectivity devices (internet) maupun on-
campus connectivity devices (intranet). Fasilitas internet terutama untuk
mendukung proses PBM, penelitian maupun kegiatan Pengabdian. Fasilitas
Internet dan intranet ini tersentral di UB yang dikontrol secara langsung oleh
UPPTI (Unit Pengkajian dan Penerapan Teknologi Informasi) dan dibawah
kendali dari BAPSI (Biro Penanggung Jawab Sistem Informasi). Guna menjamin
efisiensi dan efektifitas pemanfaatan sistem informasi di UB terutama dikelola
oleh BAPSI. Tugas dan tanggung jawab BAPSI UB terutama adalah :
Mengumpulkan data dan menerbitkan dalam Buku Tahunan yang digunakan
oleh Pimpinan dan Unit Kerja untuk membuat perencanaan dan evaluasi
serta pengumpulan data dalam buku tahunan yang dapat digunakan untuk
Evaluasi Diri bagi unit-unit tertentu dalam meningkatkan nilai akreditasi dan
untuk meraih dana-dana kompetitif.
BAPSI juga bertanggung jawab terhadap kemutakhiran data dalam website
resmi Universitas Brawijaya, yang dalam hal teknis bekerjasama dengan
UPPTI
BAPSI bertanggung jawab terhadap penerbitan prospektus,CD profil, VCD
dan DVD yang bertujuan mempromosikan Universitas Brawijaya dan untuk
meraih kerjasama lebih banyak.
BAPSI mendukung dalam penyediaan data-data untuk keperluan persiapan
otonomi Universitas Brawijaya. Dalam rangka untuk menyediakan data yang
cepat, akurat dan terpadu, BAPSI telah membuat rambu-rambu standarisasi
data di tingkat Universitas Brawijaya.
BAPSI mengkoordinir pembuatan LAKIP (Laporan akuntabilitas kinerja
instansi pemerintah) tingkat Universitas yang digunakan untuk mengevaluasi
pelaksanaan program kerja rektor dan digunakan untuk perencanaan pada
tahun berikutnya. LAKIP Unibraw tahun 2003 (dibuat awal tahun 2004) telah
mendapatkan penghargaan sebagai yang terbaik
Sistem Informasi di UB meliputi:
o SIAKAD (Sistem Informasi Akademik)
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
26
o SIREGI (SI Registrasi)
o SIKEU (SI Keuangan)
o SIMPEL (SI Pelaporan Hasil Registrasi Akademik dan Keuangan)
o SIAM (SI Akademik Mahasiswa)
o SIUDA (SI Wisuda)
o SMSAkademik (Akses SMS informasi akademik mahasiswa)
o Campus E-banking (pembayaran SPP dll dapat dilakukan di Bank)
Dalam implementasinya semua informasi dalam Sistem Informasi Akademik
(SIAKAD) masuk dalam data base SIAKAD. Sedangkan data dari Program
Fakultas masuk kedalam BAIS Server. Seluruh data interal UB masuk melalui
jaringan INTRANET (on campus connectivity devices). Data dari Fakultas
terutama adalah data tentang Staf akademik, data dari fakultas maupun
rektorat, data dari dosen dan karyawan, data mahasiswa, data dari pejabat
fakultas maupun rektotat. Dalam pelaksanaannya BAPSI bekerja sama dengan
fakultas membentuk tim kecil dan melakukan up date data secara berkala.
2.12 Perguruan tinggi memiliki komitmen institusi untuk menyediakan
dana yang menjamin upaya peningkatan mutu internal serta akreditasi, secara terus menerus.
Anggaran penjaminan mutu dicantumkan dalam DIPA Fakultas Perikanan dan
Ilmu Kelautan Universitas Brawijaya
2.13 Fakultas memiliki pedoman pembukaan dan penutupan jurusan/program studi yang diterbitkan oleh Fakultas dan dapat diakses dengan mudah.
Pedoman pembukaan dan penutupan jurusan/program studi di FPIK UB
tercantum dalam buku pendoman pendidikan FPIK UB yang dipublikasikan
melalui website FPIK www.fpik.ub.ac.id.
2.14 Fakultas memiliki data dan informasi mutakhir tentang peringkat
serta masa berlaku akreditasi nasional/internasional dari semua program studi.
Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya Malang
27
Tabel 3. Data dan informasi mutakhir tentang peringkat dan masa berlaku akreditasi program studi.
No Nama
Program Studi
Nilai Akreditasi
Surat Keputusan BAN
(1) (3) (4) (5)
1 PSP A No. 091/SK/BAN-PT/Ak-XV/SI/2013
2 THP A No. 091/SK/BAN-PT/Ak-XV/SII/2013
3 5
SEP A No. 09146/SK/BAN-PT/Ak-X-SI-014UBGSUA/IX/2006
4 BP A No. 004/SK/BAN-PT/Ak-XV/SI/IV/2012
5 MSP B No. 023/BAN-PT/Ak-XIV/SI/IX/2011
6 Magister Budidaya Perairan
A No. 006/SK/BAN-PT/Ak-XV/SI/2013
Top Related