SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
1
Mục lục
1. Giới thiệu chung ........................................................................................................................ 7
1.1 Tổ chức các phân hệ nghiệp vụ của SSE ACCOUNGTING ........................................................ 7 1.1.1 Các phân hệ của SSE ACCOUNGTING ................................................................................................... 7 1.1.2 Phân hệ hệ thống .................................................................................................................................... 9 1.1.3 Phân hệ kế toán tổng hợp ........................................................................................................................ 9 1.1.4 Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng .......................................................................................... 9 1.1.5 Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu ......................................................................................... 10 1.1.6 Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả ......................................................................................... 11 1.1.7 Phân hệ kế toán hàng tồn kho ................................................................................................................ 11 1.1.8 Phân hệ kế toán chi phí và giá thành ....................................................................................................... 12 1.1.9 Phân hệ kế toán TSCĐ .......................................................................................................................... 12 1.1.10 Phân hệ kế toán chủ đầu tư .................................................................................................................... 13 1.1.11 Phân hệ báo cáo thuế ............................................................................................................................ 13
1.2 Các đối tượng thông tin được quản lý trong SSE ACCOUNGTING ......................................... 14
1.3 Phân loại chứng từ trong SSE ACCOUNGTING ..................................................................... 16
1.4 Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong SSE ACCOUNGTING ........................... 18 1.4.1 Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng ................................................................................ 18 1.4.2 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng ........................ 19 1.4.3 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi
ngân hàng ............................................................................................................................................ 19 1.4.4 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua vật tư ............................... 20 1.4.5 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay ..................................... 20
1.5 Quy trình xử lý số liệu trong SSE ACCOUNGTING ................................................................ 21
1.6 Vấn đề quản lý đa ngoại tệ trong SSE ACCOUNGTING ......................................................... 22
1.7 Vấn đề quản lý số liệu nhiều năm khác nhau trong SSE ACCOUNGTING .............................. 22
1.8 Vấn đề quản lý số liệu của đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty trong SSE
ACCOUNGTING .................................................................................................................... 22
1.9 Vấn đề giao diện và báo cáo bằng tiếng Anh và tiếng Việt trong SSE ACCOUNGTING .......... 22
1.10 Vấn đề in chứng từ trên máy .................................................................................................... 22
2. Các công việc chuẩn bị cho sử dụng SSE .................................................................................. 23
2.1 Danh sách các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng SSE ACCOUNGTING ...................... 23 2.1.1 Xác định các yêu cầu về quản lý............................................................................................................. 23 2.1.2 Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của SSE ACCOUNGTING ..................................................... 23 2.1.3 Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin ............................................................................ 24 2.1.4 Xây dựng các danh mục từ điển ............................................................................................................. 24 2.1.5 Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tùy chọn ............................................................. 25 2.1.6 Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính .............................................................................. 25 2.1.7 Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ .......................................................................................... 25 2.1.8 Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh lũy kế ........................................................................................ 25 2.1.9 Xác định danh sách từng người sử dụng SSE ACCOUNGTING, công việc và phân quyền truy nhập ............ 26
2.2 Lựa chọn phương án tổ chức thông tin..................................................................................... 26
2.3 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty ........................... 28
3. Các thao tác chung khi sử dụng SSE ACCOUNGTING ........................................................... 28
3.1 Hệ thống menu ........................................................................................................................ 28
3.2 Các phím chức năng ................................................................................................................ 29
3.3 Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ ............................................................................... 30
3.4 Các thông tin chung cần lưu ý khi cập nhập chứng từ .............................................................. 34
3.5 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch ngoại tệ ........................................................................... 34
3.6 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch nhập xuất vật tư .............................................................. 36
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
2
3.7 Các thao tác chung khi lên báo cáo ......................................................................................... 37
3.8 Các thức nhập tài khoản ......................................................................................................... 38
3.9 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển ............................................... 38
4. Phân hệ Quản trị hệ thống ...................................................................................................... 38
4.1 Giới thiệu chung ..................................................................................................................... 38
4.2 Khai báo các danh mục từ điển và tham số tùy chọn ............................................................... 39 4.2.1 Danh mục đơn vị cơ sở .......................................................................................................................... 39 4.2.2 Danh mục bộ phận hạch toán ................................................................................................................. 40 4.2.3 Danh mục nhân viên ............................................................................................................................. 40 4.2.4 Danh mục ngoại tệ ................................................................................................................................ 41 4.2.5 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ ........................................................................................................... 41 4.2.6 Danh mục các màn hình cập nhật chứng từ .............................................................................................. 42 4.2.7 Danh mục các tham số tuỳ chọn ............................................................................................................. 44 4.2.8 Khai báo các tùy chọn cho các danh mục ................................................................................................ 47 4.2.9 Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính ................................................................................................. 48 4.2.10 Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên trong SSE ACCOUNGTING ..................................................................... 48
4.3 Quản lý và bảo trì số liệu ........................................................................................................ 48 4.3.1 Lưu trữ (backup) số liệu ........................................................................................................................ 48 4.3.2 Khóa số liệu ......................................................................................................................................... 49 4.3.3 Sao chép số liệu ra ................................................................................................................................ 49 4.3.4 Sao chép số liệu vào .............................................................................................................................. 49 4.3.5 Bảo trì và kiểm tra số liệu ...................................................................................................................... 49 4.3.6 Nâng cấp chương trình .......................................................................................................................... 50
4.4 Quản lý người sử dụng ............................................................................................................ 50 4.4.1 Khai báo người sử dụng và phân quyền ................................................................................................... 50 4.4.2 Nhật ký người sử dụng .......................................................................................................................... 50 4.4.3 Quản lý menu ....................................................................................................................................... 50
4.5 Trợ giúp .................................................................................................................................. 50 4.5.1 Hướng dẫn sử dụng ............................................................................................................................... 51 4.5.2 Quy định và hướng dẫn hạch toán nội bộ ................................................................................................ 51 4.5.3 Các quy định về chế độ kế toán, thuế và tài chính .................................................................................... 51 4.5.4 Thuật ngữ kế toán ................................................................................................................................. 51 4.5.5 Thư giãn .............................................................................................................................................. 51 4.5.6 Giới thiệu chương trình ......................................................................................................................... 51
5. Phân hệ Kế toán tổng hợp ....................................................................................................... 52
5.1 Giới thiệu chung ..................................................................................................................... 52
5.2 Khai báo các danh mục từ điển ............................................................................................... 54 5.2.1 Danh mục tài khoản .............................................................................................................................. 54 5.2.2 Danh mục phân loại các tài khoản .......................................................................................................... 64
5.3 Cập nhật số dư đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối năm .............................................................. 65 5.3.1 Vào số dư đầu năm của các tài khoản ...................................................................................................... 65 5.3.2 Kết chuyển số dư của các tài khoản, công nợ sang đầu năm sau ................................................................. 65
5.4 Cập nhật chứng từ đầu vào ..................................................................................................... 66 5.4.1 Cập nhật phiếu kế toán .......................................................................................................................... 66 5.4.2 Tạo các bút toán phân bổ tự động ........................................................................................................... 68 5.4.3 Tạo các bút toán kết chuyển tự động ....................................................................................................... 70 5.4.4 Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ .................................................................................................... 72
5.5 Báo cáo ................................................................................................................................... 72 5.5.1 Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung ................................................................................................. 72 5.5.2 Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ............................................................................................... 73 5.5.3 Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ ............................................................................................. 73 5.5.4 Báo cáo tài chính .................................................................................................................................. 74 5.5.5 Lọc tìm và tra cứu số liệu ...................................................................................................................... 74
6. Phân hệ Kế toán tiền mặt tiền gửi, tiền vay ............................................................................. 74
6.1 Giới thiệu chung ..................................................................................................................... 75
6.2 Khai báo các danh mục từ điển ............................................................................................... 76
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
3
6.3 Cập nhật chứng từ đầu vào ...................................................................................................... 76 6.3.1 Cập nhật phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng ........................................................................ 77 6.3.2 Lưu ý về phân loại phiếu thu ................................................................................................................. 80 6.3.3 Cập nhật phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng ........................................................................ 81 6.3.4 Lưu ý về phân loại phiếu chi .................................................................................................................. 86 6.3.5 Các lưu ý khi nhập phiếu chi có liên quan đến thuế GTGT đầu vào ........................................................... 88 6.3.6 Các lưu ý về cập nhật các phát sinh liên quan đến ngoại tệ và tính toán tỷ giá ghi sổ, chênh lệch tỷ giá ......... 89 6.3.7 Lưu ý về cập nhật các chứng từ chuyển tiền giữa các ngân hàng và các chứng từ nộp, rút tiền từ ngân hàng .. 93 6.3.8 Lưu ý về các cập nhật các chứng từ mua bán vật tư, hàng hoá thanh toán ngay bằng tiền mặt ....................... 93
6.4 Báo cáo về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng................................................................................ 93
6.5 Quản lý tiền vay theo các khế ước vay...................................................................................... 94 6.5.1 Danh mục khế ước vay .......................................................................................................................... 94 6.5.2 Cập nhật số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đến đầu kỳ và kết chuyển số dư, số phát sinh lũy kế của các khế ước
sang năm sau ........................................................................................................................................ 95 6.5.3 Cập nhật số liệu phát sinh liên quan đến tiền vay ..................................................................................... 95 6.5.4 Báo cáo về tiền vay ............................................................................................................................... 95
7. Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu ........................................................................ 95
7.1 Giới thiệu chung ...................................................................................................................... 95
7.2 Khai báo các danh mục từ điển ................................................................................................ 97 7.2.1 Danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu ......................................................................... 97 7.2.2 Danh mục thuế suất thuế GTGT ............................................................................................................. 98 7.2.3 Danh mục nhân viên và bộ phận kinh doanh ........................................................................................... 98 7.2.4 Danh mục giá bán ................................................................................................................................. 98
7.3 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau .............................. 99 7.3.1 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các khách hàng.................................................................................. 99 7.3.2 Cập nhật số dư đầu kỳ của các hóa đơn ................................................................................................... 99 7.3.3 Kết chuyển số dư công nợ cuối kỳ sang năm sau ...................................................................................... 99
7.4 Cập nhật chứng từ đầu vào ...................................................................................................... 99 7.4.1 Phân loại các chứng từ đầu vào .............................................................................................................. 99 7.4.2 Cập nhật hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho ................................................................................... 100 7.4.3 Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại ................................................................................................ 103 7.4.4 Cập nhật hóa đơn dịch vụ .................................................................................................................... 103 7.4.5 Cập nhật dịch vụ bị trả lại .................................................................................................................... 103 7.4.6 Cập nhật hóa đơn giảm giá .................................................................................................................. 104 7.4.7 Cập nhật phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ .................................................................................... 104 7.4.8 Cập nhật chứng từ bù trừ công nợ ........................................................................................................ 104 7.4.9 Đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn ............................................................................................... 105
7.5 Một số vấn đề liên quan đến quản lý bán hàng ....................................................................... 105 7.5.1 Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất ................................................................................................. 105 7.5.2 Theo dõi chiết khấu bán hàng .............................................................................................................. 105 7.5.3 Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng ........................................................................ 105 7.5.4 Cập nhật giá vốn hàng bán................................................................................................................... 105 7.5.5 Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ................................................................ 106 7.5.6 Theo dõi việc thu tiền bán hàng ........................................................................................................... 106
7.6 Theo dõi công nợ chi tiết theo hoá đơn và thời hạn thanh toán ............................................... 106 7.6.1 Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết cho hóa đơn ..................................... 106 7.6.2 Cập nhật thu tiền bán hàng chi tiết theo hóa đơn .................................................................................... 107 7.6.3 Xử lý trường hợp tạm ứng trước tiền hàng của khách ............................................................................. 107 7.6.4 Xử lý các trường hợp điều chỉnh số tiền phải thu của các hóa đơn ........................................................... 107 7.6.5 Theo dõi các khoản phải thu khác chi tiết giống như hóa đơn .................................................................. 108
7.7 Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá và dịch vụ bán ra ...................................................... 109
7.8 Báo cáo bán hàng và công nợ phải thu ................................................................................... 109 7.8.1 Báo cáo bán hàng ............................................................................................................................... 109 7.8.2 Báo cáo công nợ theo khách hàng ........................................................................................................ 109 7.8.3 Báo cáo công nợ theo hóa đơn ............................................................................................................. 110 7.8.4 Báo cáo thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra ........................................................................... 110
7.9 Quản lý các hợp đồng và đơn hàng ........................................................................................ 110 7.9.1 Danh mục hợp đồng, đơn hàng ............................................................................................................ 110 7.9.2 Cập nhập số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đầu kỳ, kết chuyển số dư cuối kỳ, số phát sinh lũy kế của các hợp
đồng sang năm sau .............................................................................................................................. 111
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
4
7.9.3 Cập nhật số liệu liên quan đến hợp đồng, đơn hàng ................................................................................ 112 7.9.4 Báo cáo theo hợp đồng, đơn hàng ......................................................................................................... 112
8. Phân hệ Kế toán mua hang và công nợ phải trả .................................................................... 112
8.1 Giới thiệu chung ................................................................................................................... 112
8.2 Khai báo các danh mục từ điển ............................................................................................. 114
8.3 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau ........................... 114 8.3.1 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp ............................................................................. 114 8.3.2 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các hóa đơn..................................................................................... 114 8.3.3 Kết chuyển số dư công nợ sang năm sau ............................................................................................... 114
8.4 Cập nhật chứng từ đầu vào ................................................................................................... 114 8.4.1 Phân loại các chứng từ đầu vào ............................................................................................................ 114 8.4.2 Cập nhật phiếu nhập mua hàng nội địa và phiếu nhập khẩu ..................................................................... 115 8.4.3 Cập nhật phiếu nhập chi phí mua hàng .................................................................................................. 118 8.4.4 Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp ............................................................ 119 8.4.5 Cập nhật các phiếu nhập xuất thẳng ...................................................................................................... 119 8.4.6 Cập nhật hoá đơn mua dịch vụ ............................................................................................................. 119 8.4.7 Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng ....................................................................................................... 119 8.4.8 Cập nhật phiếu ghi nợ ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ .......................................................................... 119 8.4.9 Cập nhật chứng từ bù trừ công nợ......................................................................................................... 120 8.4.10 Đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn ............................................................................................... 120
8.5 Theo dõi thanh toán tiền hàng ............................................................................................... 120 8.5.1 Mua hàng trả tiền ngay ........................................................................................................................ 120 8.5.2 Trả tiền mua hàng ............................................................................................................................... 120 8.5.3 Thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư ....................................................................................... 120 8.5.4 Tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp.................................................................................................... 121
8.6 Theo dõi công nợ phải trả chi tiết theo hóa đơn và thời hạn thanh toán ................................. 121 8.6.1 Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn .................................... 121 8.6.2 Cập nhật tiền thanh toán cho các hóa đơn .............................................................................................. 121 8.6.3 Điều chỉnh số tiền phải trả theo hóa đơn ............................................................................................... 122
8.7 Báo cáo hàng nhập mua và công nợ phải trả ......................................................................... 122 8.7.1 Báo cáo hàng nhập mua ....................................................................................................................... 122 8.7.2 Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp ...................................................................................................... 123 8.7.3 Báo cáo công nợ phải trả theo hoá đơn .................................................................................................. 123 8.7.4 Báo cáo thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào ..................................................................................... 124
8.8 Quản lý hợp đồng và đơn hàng ............................................................................................. 124 8.8.1 Danh mục hợp đồng, đơn hàng ............................................................................................................. 124 8.8.2 Cập nhập số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối kỳ, số phát sinh lũy kế của các hợp
đồng sang năm sau .............................................................................................................................. 125 8.8.3 Cập nhật số liệu liên quan đến hợp đồng, đơn hàng ................................................................................ 125 8.8.4 Báo cáo theo hợp đồng, đơn hàng ......................................................................................................... 125
9. Phân hệ Kế toán hàng tồn kho .............................................................................................. 126
9.1 Giới thiệu chung ................................................................................................................... 126
9.2 Khai báo các danh mục từ điển ............................................................................................. 127 9.2.1 Danh mục vật tư ................................................................................................................................. 127 9.2.2 Danh mục nhóm vật tư, hàng hoá ......................................................................................................... 128 9.2.3 Danh mục kho hàng ............................................................................................................................ 128
9.3 Cập nhật tồn kho đầu kỳ và kết chuyển số tồn kho sang năm sau .......................................... 128 9.3.1 Cập nhật số tồn kho đầu kỳ .................................................................................................................. 128 9.3.2 Cập nhật số tồn kho đầu kỳ của vật tư hàng hóa tính giá theo phương pháp nhật trước xuất trước ............... 129 9.3.3 Kết chuyển số tồn kho cuối năm sang năm sau ....................................................................................... 129
9.4 Cập nhật chứng từ đầu vào ................................................................................................... 129 9.4.1 Các loại chứng từ đầu vào của phân hệ kế toán hàng tồn kho .................................................................. 129 9.4.2 Cập nhật phiếu nhập kho hàng hoá, vật tư ............................................................................................. 130 9.4.3 Cập nhật phiếu xuất hàng hoá, vật tư .................................................................................................... 131 9.4.4 Cập nhật phiếu xuất điều chuyển kho .................................................................................................... 133
9.5 Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý ...................................................................................... 134
9.6 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho ................................................................................... 134
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
5
9.6.1 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình ......................................................................... 135 9.6.2 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước (NTXT) ............................................ 136 9.6.3 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh .......................................................................... 137
9.7 Báo cáo hàng tồn kho ............................................................................................................. 137 9.7.1 Báo cáo hàng nhập ............................................................................................................................. 137 9.7.2 Báo cáo hàng xuất .............................................................................................................................. 138 9.7.3 Báo cáo hàng tồn kho .......................................................................................................................... 138
10. Phân hệ kế toán giá thành ...................................................................................................... 139
10.1 Giới thiệu chung .................................................................................................................... 139
10.2 Báo cáo chi phí theo tiểu khoản .............................................................................................. 139
10.3 Báo cáo chi phí theo khoản mục phí ....................................................................................... 139 10.3.1 Danh mục các khoản mục phí .............................................................................................................. 139 10.3.2 Báo cáo chi phí theo khoản mục phí ..................................................................................................... 140
10.4 Tính giá thành sản phẩm công trình xây lắp .......................................................................... 140 10.4.1 Theo dõi tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp trong SSE ACCOUNGTING ....................... 140 10.4.2 Danh mục vụ việc công trình ............................................................................................................... 140 10.4.3 Danh mục phân nhóm vụ việc công trình .............................................................................................. 141 10.4.4 Cập nhật số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế và kết chuyển sang năm sau cho các công trình vụ việc ............. 141 10.4.5 Báo cáo giá thành của các vụ việc công trình xây dựng, xây lắp .............................................................. 142
10.5 Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục ............................................................................. 142 10.5.1 Bài toán tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục ................................................................................. 142 10.5.2 Tổ chức các trường thông tin để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục ..................... 142 10.5.3 Trình tự khai báo và tính toán khi tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục ............................................. 142 10.5.4 Báo cáo giá thành của sản phẩm sản xuất liên tục .................................................................................. 143
10.6 Tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng .................................................................. 144 10.6.1 Bài toán tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng ........................................................................ 144 10.6.2 Tổ chức các trường thông tin để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng ........... 144 10.6.3 Trình tự khai báo và tính toán khi tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng ................................... 144 10.6.4 Báo cáo giá thành của sản phẩm sản xuất theo đơn hàng ......................................................................... 145
10.7 Phân tích thông tin theo một số trường tự do ......................................................................... 146 10.7.1 Chức năng viẹc quản lúy thông tin theo trường tự do ............................................................................. 146 Sử dụng các trường tự do trong SSE ACCOUNGTING để phục vụ nhu cầu quản lý ................................................ 146 10.7.2 Danh mục từ điển liên quan đến trường tự do ........................................................................................ 146 10.7.3 Báo cáo theo các trường tự do 1, 2, 3 .................................................................................................... 146
11. Phân hệ Kế toán tài sản cố định ............................................................................................. 146
11.1 Giới thiệu chung .................................................................................................................... 146
11.2 Khai báo các danh mục từ điển .............................................................................................. 147 11.2.1 Danh mục nguồn vốn hình thành TSCĐ ................................................................................................ 147 11.2.2 Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ ......................................................................................................... 147 11.2.3 Danh mục nhóm tài sản ....................................................................................................................... 147 11.2.4 Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ ....................................................................................................... 148 11.2.5 Danh mục phân nhóm TSCĐ ............................................................................................................... 148
11.3 Khai báo thông tin về tài sản.................................................................................................. 148
11.4 Khai báo các thay đổi liên quan đến tài sản............................................................................ 151 11.4.1 Điều chỉnh giá trị tài sản...................................................................................................................... 151 11.4.2 Khai báo thôi khấu hao tài sản ............................................................................................................. 151 11.4.3 Khai báo giảm tài sản .......................................................................................................................... 152 11.4.4 Điều chuyển tài sản giữa các bộ phận ................................................................................................... 152
11.5 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng ............................................................... 152
11.6 Tạo bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ ................................................................................... 152
11.7 Các báo cáo về quản lý tài sản cố định ................................................................................... 153 11.7.1 Các báo cáo kiểm kê về TSCĐ ............................................................................................................. 153 11.7.2 Các báo cáo tăng giảm TSCĐ .............................................................................................................. 153 11.7.3 Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ ....................................................................................... 153
11.8 Quản lý trang thiết bị ............................................................................................................ 153
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
6
12. Phân hệ Kế toán thuế ............................................................................................................ 154
12.1 Báo cáo thuế GTGT đầu vào ................................................................................................. 154 12.1.1 Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu vào ........................................................................................... 154 12.1.2 Báo cáo thuế GTGT đầu vào ................................................................................................................ 155
12.2 Báo cáo thuế GTGT đầu ra ................................................................................................... 155 12.2.1 Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra .............................................................................................. 155 12.2.2 Báo cáo thuế GTGT đầu ra .................................................................................................................. 156
12.3 Tờ khai thuế GTGT và sổ chi tiết các tài khoản thuế ............................................................. 157
12.4 Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp ................................................................... 157
13. Kế toán chủ đầu tư ................................................................................................................ 158
13.1 Cập nhật số liệu .................................................................................................................... 158
13.2 Sổ sách kế toán chủ đầu tư .................................................................................................... 158
13.3 Báo cáo kế toán chủ đầu tư ................................................................................................... 158
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
7
1. Giới thiệu chung
1.1 Tổ chức các phân hệ nghiệp vụ của SSE ACCOUNGTING
1.1.1 Các phân hệ của SSE ACCOUNGTING
SSE ACCOUNGTING có các phân hệ nghiệp vụ sau:
1. Hệ thống
2. Phân hệ kế toán tổng hợp
3. Phân hệ kế toán tiền măt và tiền ngân hàng
4. Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
5. Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
6. Phân hệ kế toán hàng tồn kho
7. Phân hệ kế toán giá thành sản xuất liên tục
8. Phân hệ kế toán giá thành sản xuất theo lệnh sản xuất
9. Phân hệ kế toán giá thành dịch vụ
10. Phân hệ kế toán TSCĐ
11. Phân hệ kế toán công cụ dụng cụ
12. Phân hệ kế toán chủ đầu tư
13. Phân hệ báo cáo thuế.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
8
Mối liên kết giữa các phân hệ trong SSE ACCOUNGTING
Số liệu cập nhật ở các phân hệ được lưu ở phân hệ của mình ngoài ra còn chuyển các thông tin cần
thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế
toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá
thành.
SS
E A
CC
OU
NG
TIN
G
Kế toán
vốn bằng tiền
Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Báo cáo bán hàng Sổ chi tiết công nợ
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Báo cáo mua hàng Sổ chi tiết công nợ
Kế toán
hàng tồn kho
Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư
Kế toán giá thành sản xuất
Kế toán
tổng hợp
Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản
Kế toán giá thành dịch vụ
Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư
Kế toán tài sản, công cụ dụng cụ
Thẻ tài sản cố định, báo cáo khấu hao
Sổ sách kế toán(Sổ cái, sổ
chi tiết, sổ nhật ký chung...)
Báo cáo
tài chính
Báo cáo chi phí và báo cáo giá thành sản xuất,
dịch vụ
Báo cáo thuế
Báo cáo quản trị, báo cáo nội bộ
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
9
1.1.2 Phân hệ hệ thống
Chức năng
Phân hệ hệ thống có chức năng sau:
- Khai báo các tham số hệ thống và các tham số tùy chọn
- Quản lý và bảo trì số liệu
- Quản lý và phân quyền cho người sử dụng.
1.1.3 Phân hệ kế toán tổng hợp
Chức năng
Phân hệ kế toán tổng hợp dùng để cập nhật các chứng từ chung, liên kết số liệu với các phân hệ
khác để lên các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán.
Cập nhật chứng từ
Phần lớn các chứng từ được cập nhật ở các phân hệ khác và chuyển thông tin về phân hệ kế toán
tổng hợp để lên các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán. Ở phân hệ kế toán tổng hợp người sử
dụng có thể cập nhật các chứng từ chung như các bút toán cuối kỳ, bút toán điều chỉnh... Trong
phân hệ này có các chức năng thực hiện phân bổ và kết chuyển tự động cuối kỳ.
Phân hệ kế toán tổng hợp có thể sử dụng như một phân hệ độc lập và tất cả các chứng từ đều có thể
nhập ở phân hệ này dưới dạng các chứng từ tổng quát. Tuy nhiên trong trường hợp này ta chỉ có
thể lên được các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán, còn các báo cáo khác thì không lên được.
Báo cáo
Phân hệ kế toán tổng hợp cung cấp các báo cáo sau:
- Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung
- Sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ
- Báo cáo tài chính
- Lọc tìm và tra cứu số liệu.
1.1.4 Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Chức năng
Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng dùng để theo dõi thu chi và thanh toán liên quan đến
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay.
Cập nhật chứng từ
Các chứng từ sau được cập nhật ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền:
- Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
10
- Chứng từ ngân hàng: giấy báo có, giấy báo nợ (tiền gửi, tiền vay)
Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ được chuyển sang các phân hệ kế toán công nợ
phải thu hoặc phải trả, báo cáo thuế và kế toán tổng hợp.
Báo cáo
Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng cung cấp các báo cáo sau:
- Báo cáo liên quan đến tiền mặt và tiền gửi
- Báo cáo liên quan đến tiền vay.
1.1.5 Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Chức năng
Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu dùng để quản lý bán hàng và công nợ phải thu.
Cập nhật chứng từ
Các chứng từ được cập nhật trong phân hệ này gồm có:
- Hoá đơn bán hàng hoá kiêm phiếu xuất kho
- Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
- Hoá đơn bán dịch vụ
- Hóa đơn giảm giá
- Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại
- Phiếu ghi nợ ghi, có tài khoản công nợ
- Chứng từ bù trừ công nợ
Khi cập nhật các hoá đơn bán hàng chương trình sẽ kiểm tra số tồn kho từ phân hệ hàng tồn kho.
Các thông tin liên quan đến thu tiền của khách hàng sẽ do phân hệ kế toán vốn bằng tiền chuyển
sang.
Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ được chuyển sang các phân hệ hàng tồn kho, báo
cáo thuế và kế toán tổng hợp.
Báo cáo
Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu cung cấp các báo cáo sau:
- Báo cáo bán hàng
- Báo cáo công nợ theo khách hàng
- Báo cáo công nợ theo hóa đơn
- Báo cáo về hợp đồng và đơn hàng.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
11
1.1.6 Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Chức năng
Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả dùng để quản lý mua hàng và công nợ phải trả.
Cập nhật chứng từ
Các chứng từ được cập nhật trong phân hệ này gồm có:
- Phiếu nhập mua hàng (nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng)
- Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
- Hoá đơn mua dịch vụ
- Phiếu thanh toán tạm ứng
- Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ
- Chứng từ bù trừ công nợ.
Các thông tin liên quan đến trả tiền cho nhà cung cấp sẽ do phân hệ kế toán vốn bằng tiền chuyển
sang.
Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ được chuyển sang các phân hệ hàng tồn kho, báo
cáo thuế và kế toán tổng hợp.
Báo cáo
Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả cung cấp các báo cáo sau:
- Báo cáo hàng nhập mua
- Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp
- Báo cáo công nợ theo hóa đơn
- Báo cáo về đơn hàng và hợp đồng.
1.1.7 Phân hệ kế toán hàng tồn kho
Chức năng
Phân hệ kế toán hàng tồn kho dùng để quản lý nhập xuất tồn kho hàng hoá, vật tư và thành phẩm,
tính giá hàng tồn kho.
Cập nhật chứng từ
Các chứng từ được cập nhật trong phân hệ này gồm có:
- Phiếu nhập (nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập khác...)
- Phiếu xuất (xuất sử dụng, xuất cho sản xuất, xuất điều chỉnh...)
- Phiếu xuất điều chuyển kho
- Phiếu nhập xuất thẳng.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
12
Các chứng từ mua bán được cập nhật ở các phân hệ mua hàng và bán hàng sẽ được chuyển sang
phân hệ hàng tồn kho.
Khi cập nhật chứng từ nhập xuất các thông tin liên quan sẽ được chuyển sang phân hệ kế toán tổng
hợp.
Báo cáo
Phân hệ hàng tồn kho cung cấp các báo cáo sau:
- Báo cáo về hàng nhập
- Báo cáo về hàng xuất
- Báo cáo về nhập xuất tồn kho.
1.1.8 Phân hệ kế toán chi phí và giá thành
Chức năng
Phân hệ kế toán chi phí và giá thành có chức năng tập hợp và phân bổ các chi phí, tính và lên các
báo cáo về giá thành.
Chương trình cho phép tính giá thành của các sản phẩm công nghiệp cũng như sản phẩm xây lắp.
Cập nhật số liệu
Số liệu liên quan đến giá thành chủ yếu được cập nhật từ các phân hệ khác (hàng tồn kho, mua
hàng, vốn bằng tiền, TSCĐ, tiền lương...) và chuyển sang phân hệ chi phí và giá thành.
Trong phân hệ chi phí và giá thành chủ yếu cập nhật các thông tin liên quan đến định mức, tỷ lệ
phân bổ...
Báo cáo
Chương trình cung cấp các loại báo cáo khác nhau liên quan đến các cách tổ chức thông tin khác
nhau để tập hợp chi phí và tính giá thành:
- Báo cáo theo chi phí theo tiểu khoản
- Báo cáo chi phí theo khoản mục phí
- Báo cáo theo vụ việc, công trình xây lắp
- Báo cáo giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
- Báo cáo giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng
- Báo cáo theo các trường tự do.
1.1.9 Phân hệ kế toán TSCĐ
Chức năng
Phân hệ này quản lý TSCĐ về nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao, bộ phận sử dụng...
Phân hệ quản lý TSCĐ hầu như tách biệt riêng.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
13
Chương trình cho phép tự động tạo các bút toán khấu hao từ phân hệ kế toán TSCĐ chuyển sang
phân hệ kế toán tổng hợp.
Báo cáo
Phân hệ TSCĐ cung cấp các báo cáo sau:
- Báo cáo kiểm kê TSCĐ
- Báo cáo tăng giảm TSCĐ
- Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ.
1.1.10 Phân hệ kế toán chủ đầu tư
Chức năng
Phân hệ kế toán chủ đầu tư dùng để phục vụ các ban quản lý các dự án/công trình.
Cập nhật số liệu
Các chứng từ phát sinh được cập nhật ở các phân hệ nghiệp vụ tương ứng.
Ngoài ra còn phải cập nhật các thông tin liên quan đến dự toán công trình, số kế hoạch và các số
dư, số phát sinh lũy kế đầu kỳ…
Báo cáo
Phân hệ kế toán chủ đầu tư cho phép lên các báo cáo sau:
- Sổ sách kế toán chủ đầu tư
- Báo cáo kế toán chủ đầu tư.
1.1.11 Phân hệ báo cáo thuế
Chức năng
Phân hệ báo cáo thuế phục vụ lên các báo cáo thuế dựa trên các số liệu được cập nhật ở các phân
hệ khác.
Cập nhật các chứng từ thuế
Các chứng từ thuế GTGT đầu vào được cập nhật ở phần phiếu nhập mua hàng, phiếu nhập khẩu,
chứng từ chi phí mua hàng, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp ở phân hệ mua hàng và công nợ phải
trả; phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng ở phân hệ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Các chứng từ thuế GTGT đầu ra được cập nhật ở phần hoá đơn bán hàng, hoá đơn dịch vụ, phiếu
nhập hàng bán bị trả lại ở phân hệ bán hàng và công nợ phải thu
Báo cáo
Phân hệ báo cáo thuế cung cấp các báo cáo sau:
- Báo cáo thuế GTGT đầu vào
- Bảng kê thuế GTGT đầu ra
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
14
- Báo cáo quyết toán thuế GTGT và thu nhập doanh nghiệp.
1.2 Các đối tượng thông tin được quản lý trong SSE ACCOUNGTING
Các đối tượng thông tin được quản lý thông qua các danh mục từ điển. SSE ACCOUNGTING
quản lý các đối tượng thông tin sau:
Danh mục, đối tượng thông tin
trong SSE ACCOUNGTING Đối tượng thông tin được quản lý
Danh mục các màn hình chứng từ + Thông tin về các màn hình cập nhật chứng từ
Danh mục tiền tệ + Các loại tiền ngoại tệ
+ Đồng tiền hạch toán (VNĐ)
Danh mục tỷ giá + Tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng tiền hạch toán
Danh mục các đơn vị cơ sở + Các đơn vị, các công ty con.
Bộ phận hạch toán doanh thu, chi phí + Danh mục các bộ phận hạch toán trong công ty
Danh mục nhân viên + Danh mục các nhân viên trong công ty, đơn vị
Danh mục các tham số tuỳ chọn + Các tham số tuỳ chọn để khai báo cho phù hợp với từng
doanh nghiệp cụ thể
Danh mục tài khoản + Các tài khoản sổ cái và các tài khoản cấp cao hơn
Danh mục tiểu khoản
+ Các khoản mục chi phí: lương, văn phòng, công tác phí...
+ Các đối tượng tập hợp chi phí: bộ phận, trung tâm chi phí
+ Các đối tượng theo dõi doanh thu: bộ phận, trung tâm lợi
nhuận, ngành hàng...
Danh mục tài khoản ngân hàng + Các tài khoản tại các ngân hàng (dùng để cung cấp các
thông tin cần thiết khi in ủy nhiệm chi từ chương trình)
Danh mục khế ước vay + Các khế ước vay
Danh mục khách hàng
+ Khách hàng (tk 131)
+ Các đối tượng công nợ phải thu (tk 1388)
+ Các đối tượng công nợ tạm ứng (tk 141)
+ Các đối tượng c.nợ phải thu nội bộ (tk 136)
+ Nhà cung cấp (tk 331)
+ Các đối tượng công nợ phải trả (tk 3388)
+ Các đối tượng c.nợ phải trả nội bộ (tk 336)
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
15
Danh mục phân nhóm khách hàng + Phân nhóm khách hàng
+ Phân nhóm các nhà cung cấp
Danh mục hợp đồng bán + Hợp đồng, đơn hàng bán
Danh mục phân nhóm các hợp đồng
bán
+ Phân nhóm các hợp đồng bán
Danh mục hợp đồng mua + Hợp đồng, đơn hàng mua
Danh mục phân nhóm các hợp đồng
mua
+ Phân nhóm các hợp đồng mua
Danh mục thuế suất GTGT + Thuế suất GTGT
Danh mục bộ phận kinh doanh + Bộ phận kinh doanh
+ Nhân viên kinh doanh
Danh mục giá bán + Giá bán hàng hoá, thành phẩm
Danh mục vật tư + Danh điểm vật tư, CCLĐ, thành phẩm, hàng hoá
Danh mục phân nhóm vật tư + Phân nhóm vật tư
Danh mục kho hàng, vị trí
+ Kho hàng
+ Đại lý
+ Vị trí (chi tiết của kho hàng)
Danh mục lô + Danh sách các lô hàng
+ Hạn dùng
Danh mục đơn vị tính + Đơn vị tính của hàng hóa vật tư
Danh mục quy đổi các đơn vị tính + Quy đổi giữa các đơn vị
Danh mục vụ việc + Hạng mục công trình xây dựng
+ Hạng mục công trình XDCB
Danh mục phân nhóm vụ việc + Công trình, dự án
+ Phân nhóm sản phẩm
Danh mục khoản mục phí + Các khoản mục chi phí
Danh mục TSCĐ + TSCĐ
Danh mục nhóm TSCĐ + Phân nhóm TSCĐ theo quy định của Bộ tài chính
Danh mục phân nhóm TSCĐ + Phân nhóm TSCĐ
Danh mục các nguồn vốn TSCĐ + Các nguồn vốn hình thành TSCĐ
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
16
Danh mục các lý do tăng giảm TSCĐ + Các lý do tăng giảm TSCĐ
Danh mục các bộ phận sử dụng TSCĐ + Các bộ phận sử dụng TSCĐ
Danh mục từ điển tự do + Người dùng tự định nghĩa
Danh mục từ điển tự do 2 + Người dùng tự định nghĩa
Danh mục từ điển tự do 3 + Người dùng tự định nghĩa.
1.3 Phân loại chứng từ trong SSE ACCOUNGTING
Trong SSE ACCOUNGTING các chứng từ đầu vào được phân loại như sau:
Loại chứng từ Ghi chú
Kế toán tổng hợp
Phiếu kế toán Các bút toán điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển cuối kỳ.
Bút toán phân bổ tự động
Bút toán do chương trình tự động tạo ra dựa trên dựa trên các
khai báo của người sử dụng về tài khoản sẽ phân bổ, các tài
khoản sẽ nhận phân bổ và hệ số phân bổ. Chương trình cho
phép phân bổ theo các vụ việc (công trình xây lắp, sản phẩm).
Ví dụ: phân bổ 621 - 154, 622 - 154, 623 - 154, 627 - 154...
Bút toán kết chuyển tự động
Bút toán do chương trình tự động tạo ra dựa trên dựa trên các
khai báo của người sử dụng về tài khoản sẽ kết chuyển, các tài
khoản sẽ nhận giá trị kết chuyển. Chương trình cho phép kết
chuyển theo các vụ việc (công trình xây lắp, sản phẩm).
Ví dụ: kết chuyển 531 - 511, 532 - 511, 511 - 911, 621 - 154,
622 - 154, 641, 642 - 911, 632 - 911, 911 - 4212...
Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ Cuối năm đánh giá lại theo tỷ giá hiện hành đối với các tài
khoản có gốc ngoại tệ theo qui định của chuẩn mực kế toán
Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Giấy báo có (thu) của ngân hàng
Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng
Phiếu thu tiền mặt
Phiếu chi tiền mặt
Bán hàng và công nợ phải thu
Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất
kho
Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
17
Hoá đơn dịch vụ
Hóa đơn giảm giá
Dịch vụ, hàng hóa bị trả lại
Phiếu ghi nợ, ghi có
Chứng từ bù trừ công nợ
Mua hàng và công nợ phải trả
Phiếu nhập mua hàng
Phiếu nhập khẩu
Phiếu nhập chi phí mua hàng
Dùng trong trường hợp hàng tồn kho đánh giá theo phương
pháp nhập trước xuất trước. Trong các trường hợp khác có thể
nhập như là một phiếu nhập mua bình thường với số lượng =
0.
Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
Hoá đơn mua hàng dịch vụ Ví dụ: hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền điện thoại... trong
trường hợp hạch toán qua công nợ phải trả (tk 331)
Phiếu thanh toán tạm ứng
Trong trường hợp nhập thanh toán tạm ứng mua hàng hóa, vật
tư nếu nhập cả phiếu nhập mua và phiếu thanh toán tạm ứng
thì phải khai báo tài khoản 141 là tài khoản khử trùng.
Phiếu ghi nợ, ghi có
Chứng từ bù trừ công nợ
Hàng tồn kho
Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sản phẩm từ sản xuất, nhập khác
Phiếu xuất kho Phiếu xuất cho sản xuất, xuất trả lại nhà cung cấp, xuất khác
Phiếu xuất điều chuyển kho
Chương trình tự động tạo ra một phiếu nhập kho với số và
ngày của chứng từ trùng với số và ngày của phiếu xuất điều
chuyển.
Phiếu nhập xuất thẳng
Tài sản cố định
Bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ
Bút toán do chương trình tự động tạo dựa trên bảng phân bổ
khấu hao TSCĐ.
Có thể nhập bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ ở mục Phiếu kế
toán trong phân hệ Kế toán tổng hợp.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
18
1.4 Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong SSE
ACCOUNGTING
1.4.1 Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng
Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kế toán phát sinh có thể 02 chứng từ ban đầu với sơ đồ
hạch toán nợ có trùng nhau. Dưới đây là một số nghiệp vụ thường gặp:
1. Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: có phiếu chi tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng
2. Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ: có giấy báo nợ của ngân hàng và phiếu thu tiền
mặt.
3. Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: có giấy báo nợ của ngân hàng A
và giấy báo có của ngân hàng B.
4. Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt: có phiếu chi tiền mặt và phiếu nhập vật
tư, hàng hoá.
5. Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: có hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt
Trong mỗi trường hợp ví dụ nêu trên hai chứng từ đều có sơ đồ hạch toán trùng nhau nhưng do hai
kế toán viên khác nhau theo dõi và chúng có thể chứa các thông tin khác nhau. Ví dụ như bán hàng
thu tiền ngay thì hoá đơn bán hàng do kế toán tiêu thụ thực hiện và có các thông tin về lượng, đơn
giá, trị giá hàng hoá còn phiếu thu tiền do kế toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thông tin về tổng giá
trị hàng bán ra. Chính vì vậy cần phải có quy trình rõ ràng về cập nhật và xử lý chứng từ trên máy.
Nếu xem xét kỹ các phát sinh có chứng từ trùng thì ta có thể phân loại chúng thành các nhóm sau:
Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
1. Nộp tiền mặt vào ngân hàng
2. Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ
3. Chuyển tiền giữa các ngân hàng
4. Mua ngoại tệ
5. Bán ngoại tệ.
Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền
gửi ngân hàng
1. Mua hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
2. Bán hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư
Thanh toán tạm ứng mua hàng hoá, vật tư
Các phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay
Cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch...).
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
19
1.4.2 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân
hàng
Phương án 1: chỉ nhập 1 chứng từ - phiếu chi hoặc chứng từ ngoại tệ
Trong trường hợp có chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thì chỉ
cập nhật một trong 02 chứng từ phát sinh. Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào máy theo trình
tự ưu tiên như sau:
1. Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ.
2. Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng.
3. Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so
với giấy báo có (thu).
Theo trình tự ưu tiên này thì chứng từ được lựa chọn để cập nhật trong các trường hợp thường xảy
ra trên thực tế sẽ như sau:
Nghiệp vụ Ctừ 1 Ctừ 2 Ctừ cập nhật
Mua ngoại tệ của
ngân hàng
Giấy báo nợ tiền
VNĐ của ngân hàng
Giấy báo có tiền NT
của ngân hàng
Giấy báo có tiền NT của ngân
hàng
Mua tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền VNĐ Phiếu thu tiền NT Phiếu thu tiền NT
Bán ngoại tệ cho
ngân hàng
Giấy báo nợ tiền NT
của ngân hàng
Giấy báo có tiền
VNĐ của ngân hàng
Giấy báo nợ tiền NT của ngân
hàng
Bán tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền NT Phiếu thu tiền VNĐ Phiếu chi tiền NT
Nộp tiền mặt vào
ngân hàng
Phiếu chi tiền mặt Giấy báo có của
ngân hàng
Phiếu chi tiền mặt
Rút tiền gửi ngân
hàng về quỹ
Giấy báo nợ của
ngân hàng
Phiếu thu tiền mặt Phiếu thu tiền mặt
Chuyển tiền giữa 02
ngân hàng
Giấy báo nợ của
ngân hàng A
Giấy báo có của
ngân hàng B
Giấy báo nợ của ngân hàng A
Phương án 2: nhập cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian - tiền đang chuyển
Nếu ta muốn nhập cả 2 chứng từ thì phải hạch toán qua tài khoản trung gian - 113 - tiền đang
chuyển.
1.4.3 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán ngay
bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
Trong các trường hợp liên quan đến tiền và vật tư như trong các trường hợp mua bán vật tư thanh
toán bằng tiền mặt do chứng từ tiền và chứng từ vật tư chứa các thông tin khác nhau nên dưới đây
sẽ trình bày các phương án khác nhau cho việc cập nhật các chứng từ này. Việc chọn phương án
nào để sử dụng phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
20
Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán
Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với chứng từ liên quan
đến vật tư thì không được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật
tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán thì thông tin được lấy từ chứng từ thu chi.
Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản công nợ
Theo phương án này thì mặc dù việc mua bán được thanh toán ngay nhưng hạch toán như trường
hợp mua bán trả chậm. Theo phương án này thì cả 02 chứng từ thu chi và vật tư đều được cập nhật.
Đây là phương án đơn giản hơn cả nhưng có nhược điểm khi ta nhìn vào hạch toán sẽ không biết là
mua bán trả chậm hay thanh toán ngay.
Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật chứng từ thu chi
tiền
1.4.4 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua vật tư
Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư ta có 02 chứng từ: Giấy đề
nghị thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau
cho việc cập nhật các chứng từ này. Việc chọn phương án nào để sử dụng phụ thuộc vào hoàn cảnh
cụ thể của từng doanh nghiệp.
Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán
Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với chứng từ liên quan
đến vật tư thì không được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật
tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán thì thông tin được lấy ở chứng từ liên quan đến
giấy đề nghị thanh toán tạm ứng.
Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật giấy đề nghị
thanh toán tiền tạm ứng
1.4.5 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay
Trong trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch...) sẽ xuất hiện 2
chứng từ: hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt. Có 3 phương án cập nhật chứng từ trong trường
hợp này.
Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản công nợ
Cả 2 chứng từ đều được cập nhật thông qua tài khoản công nợ phải thu.
Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản tiền mặt
Thông tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu ra.
Thông tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên sổ sách và báo cáo kế
toán.
Phương án 3: Chỉ nhập phiếu thu tiền mặt
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
21
Khi này trong phiếu thu tiền mặt phải chỉ rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn gốc, thuế suất...
để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra.
1.5 Quy trình xử lý số liệu trong SSE ACCOUNGTING
Trong SSE ACCOUNGTING quy trình xử lý được thực hiện theo sơ đồ sau:
Nghiệp vụ
kinh tế phát sinh
Lập chứng từ
Chứng từ kế toán
Các tệp sổ chi tiết
Chuyển sổ cái
Các tệp sổ cái
Chuyển sổ cái
Sổ sách và báo cáo tài chính, báo cáo quản trị
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
22
1.6 Vấn đề quản lý đa ngoại tệ trong SSE ACCOUNGTING
SSE ACCOUNGTING cho phép quản lý nhiều loại ngoại tệ khác nhau. Chương trình có 3 trường
riêng biệt để lưu tiền nguyên tệ, tỷ giá quy đổi và tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán. Đối với các
giao dịch là đồng tiền hạch toán thì trường tỷ giá bằng 1 và trường nguyên tệ bằng trường đồng
tiền hạch toán.
Khi lên các báo cáo chương trình cho phép lựa chọn 2 mẫu báo cáo: báo cáo chỉ có các giá trị theo
đồng tiền hạch toán và báo cáo liệt kê cả giá trị nguyên tệ và giá trị quy đổi ra đồng hạch toán.
1.7 Vấn đề quản lý số liệu nhiều năm khác nhau trong SSE ACCOUNGTING
Trong SSE ACCOUNGTING số liệu các năm khác được lưu trữ trong cùng một cơ sở dữ liệu và
chúng được phân biệt bằng một trường năm. Việc lưu trữ chung này cho phép người sử dụng dễ
dàng lên được các báo cáo với số liệu liên quan đến nhiều năm khác nhau.
Đối với các số dư đầu năm và phát sinh luỹ kế đến đầu năm thì hàng năm người sử dụng phải thực
hiện việc kết chuyển số dư sang năm mới và tính số phát sinh luỹ kế đến đầu năm mới.
1.8 Vấn đề quản lý số liệu của đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty trong
SSE ACCOUNGTING
Đối với các công ty có nhiều đơn vị thành viên và số liệu của mỗi đơn vị thành viên được nhập
riêng sau đó được gửi về văn phòng công ty, chương trình cho phép quản lý riêng số liệu của từng
đơn vị thành viên ở tại văn phòng công ty và số liệu tổng hợp toàn công ty của tất cả các đơn vị
thành viên.
Trong SSE ACCOUNGTING có một trường thông tin riêng để quản lý các đơn vị thành viên.
1.9 Vấn đề giao diện và báo cáo bằng tiếng Anh và tiếng Việt trong SSE
ACCOUNGTING
SSE ACCOUNGTING cho phép lựa chọn giao diện bằng tiếng Việt hoặc bằng tiếng Anh tuỳ theo
yêu cầu của người sử dụng.
Trong các danh mục từ điển các trường tên từ điển luôn có 2 dòng tên: tên bằng tiếng Việt và tên
bằng tiếng Anh. Khi lên báo cáo bằng tiếng Việt thì chương trình sẽ dòng tên tiếng Việt, khi lên
báo cáo bằng tiếng Anh thì chương trình lấy dòng tên tiếng Anh trong danh mục từ điển.
1.10 Vấn đề in chứng từ trên máy
Chương trình cho phép in chứng từ trực tiếp từ chương trình ra máy in. Việc này sẽ giúp cho thông
tin luôn kịp thời và giảm thiểu các sai sót.
Trong chương trình đã cài đặt sẵn các mẫu chứng từ. Trong trường hợp in chứng từ theo mẫu đặc
thù thì phải thực hiện các sửa đổi mẫu theo yêu cầu.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
23
2. Các công việc chuẩn bị cho sử dụng SSE
2.1 Danh sách các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng SSE
ACCOUNGTING
Việc chuẩn bị cẩn thận trước khi sử dụng SSE ACCOUNGTING là tối quan trọng. Nó sẽ trợ giúp
cho việc khai thác thông tin sau này dễ dàng và hiệu quả, tránh những sửa chữa, làm đi làm lại
nhiều lần.
Công việc chuẩn bị liên quan đến 2 khía vấn đề:
- Hệ thống hoá các thông tin
- Hệ thống hoá quy trình xử lý thông tin.
Dưới đây là bản liệt kê danh sách các công việc cần phải chuẩn bị trước khi sử dụng SSE
ACCOUNGTING.
1. Xác định các yêu cầu về quản lý
2. Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của SSE ACCOUNGTING
3. Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin
4. Xây dựng các danh mục từ điển
5. Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn
6. Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính
7. Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ
8. Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh luỹ kế
9. Xác định danh sách từng người sử dụng SSE ACCOUNGTING, công việc và phân quyền
truy nhập.
2.1.1 Xác định các yêu cầu về quản lý
Liệt kê các báo cáo cần phải có hiện tại cũng như trong tương lai.
Liệt kê quy trình xử lý số liệu.
Việc này là cơ sở tối quan trọng cho việc chúng ta xác định để lên được báo cáo thì các thông tin
gì cần phải cập nhật và ngược lại các thông tin nào thì để phục vụ cho báo cáo nào.
2.1.2 Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của SSE ACCOUNGTING
Việc nắm rõ cách tổ chức và xử lý thông tin của SSE ACCOUNGTING cùng với việc xác định rõ
các yêu cầu về quản lý sẽ giúp cho chúng ta tổ chức thông tin và quy trình xử lý thông tin một cách
phù hợp và tiện lợi nhất.
Ta phải nắm rõ SSE ACCOUNGTING có các phân hệ nghiệp vụ gì, trong mỗi phân hệ thì có các
nghiệp vụ, quy trình cập nhật và xử lý của từng nghiệp vụ như thế nào. Các màn hình nhập liệu
thông tin đầu vào có các thông tin gì và chúng được xử lý như thế nào.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
24
SSE ACCOUNGTING quản lý các đối tượng gì tương ứng với các danh mục từ điển nào.
Xác định rõ các tham số hệ thống và các tham số tuỳ chọn của SSE ACCOUNGTING được sử
dụng như thế nào.
Một phần không kém phần quan trọng là cũng phải làm rõ những thông tin nào được xác định ở
phần công việc 1 mà phần mềm không quản lý được, những báo cáo nào mà phần mềm không cung
cấp được. Phải xác định xem liệu phần mềm có thể hỗ trợ một phần nào đó để có thể lên được các
báo cáo cần thiết không? Phần mềm có thể kết xuất dữ liệu ra EXCEL các thông tin cần thiết phục
vụ cho việc xử lý tiếp theo để lên được báo cáo không.
2.1.3 Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin
Trên cơ sở kết quả của công việc 1 và 2 ta phải xác định các trường thông tin nào trong SSE
ACCOUNGTING sẽ được sử dụng cho việc quản lý thông tin nào của doanh nghiệp và quy trình
xử lý thông tin như thế nào.
Ta phải xác định những thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục tài khoản và tiểu khoản,
thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục vụ việc...
2.1.4 Xây dựng các danh mục từ điển
Các danh mục từ điển cần xây dựng gồm có: danh mục đơn vị cơ sở, danh mục tiền tệ, danh mục
tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục vụ việc (công
trình, hạn mục công trình, đề án, ...), Danh mục hợp đồng mua/bán, danh mục khế ước vay, danh
mục kho hàng, danh mục vật tư hàng hoá, danh mục bộ phận kinh doanh, danh mục thuế suất, danh
mục TSCĐ, danh mục trường tự do...
Liệt kê danh sách các mục của từng danh mục từ điển.
Xác định cách thức mã hoá của từng danh mục từ điển. Việc mã hoá như thế nào để đảm bảo phục
vụ được công tác quản lý, lên được các báo cáo cần thiết đồng thời dễ nhớ, dễ sử dụng. Việc mã
hoá phải được lưu ý đặc biệt trong trường hợp số liệu được cập nhật ở nhiều nơi và sau đó được
gửi và copy vào một cơ sở dữ liệu trung tâm.
Xác định cách thức phân loại, phân nhóm các danh mục từ điển để lên được các báo cáo quản lý
cần thiết. Phân nhóm khách hàng, phân nhóm các nhà cung cấp, phân nhóm danh mục vật tư, danh
mục TSCĐ, phân nhóm danh mục vụ việc...
Gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hoá của các danh mục
Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:
- Mã phải là duy nhất trong danh mục
- Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu
- Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải
tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh.
- Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng cho sao cho thật tiện lợi cho
việc xử lý và lên các báo cáo.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
25
Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục.
- Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới
bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Một
tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi
liệt kê theo vần ABC.
- Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ
đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của
khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ...
- Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia
thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp. Ví dụ đối
với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố,
chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu
bằng HCM...
- Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các
đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh mục
từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để
tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.
Lưu ý khi mã hoá không nến để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong
mã của một danh điểm khác. Ví dụ không được mã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này
phải mã là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.
2.1.5 Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tùy chọn
Khai báo các thông tin chung liên quan đến doanh nghiệp như tên, địa chỉ, mã số thuế...
Khai báo đồng tiền hạch toán, năm tài chính.
Khai báo số chữ số thập phân được hiện ở các trường số lượng, đơn giá, tiền ngoại tệ...
Xác định định kỳ lưu trữ số liệu…
2.1.6 Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính
Thông thường là ngày 1/1 nhưng có thể là ngày bắt kỳ trong năm tùy đặc thù của doanh nghiệp
2.1.7 Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ
Các số dư của tài khoản, của khách hàng, số tồn kho được nhập vào chương trình là số dư của ngày
nào.
2.1.8 Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh lũy kế
Xác định số dư đầu kỳ của các tài khoản, tiểu khoản.
Xác định số dư đầu kỳ của các khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác.
Xác định số tồn kho và số dư đầu kỳ của các mặt hàng, vật tư và thành phẩm.
Xác định số liệu liên quan đến TSCĐ: nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao...
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
26
Xác định các số phát sinh luỹ kế của các tiểu khoản, của các vụ việc đối với các doanh nghiệp có
sử dụng các báo cáo liên quan đến các số phát sinh lũy kế.
2.1.9 Xác định danh sách từng người sử dụng SSE ACCOUNGTING, công việc và phân
quyền truy nhập
Lên danh sách các người sử dụng, quy định tên truy nhập chương trình và phân quyền truy nhập
vào các chức năng cần thiết trong chương trình.
2.2 Lựa chọn phương án tổ chức thông tin
Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau. Ví dụ, để theo dõi chi phí và doanh thu của
công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi công trình thông qua trường
vụ việc.
Việc lựa chọn phương án tổ chức thông tin cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng trên cơ sở nghiên cứu
kỹ cách thức tổ chức thông tin của SSE ACCOUNGTING (đã được trình bày ở chương 1) để lựa
chọn phương án tối ưu về lên báo cáo và dễ dàng nhập liệu cũng như xử lý số liệu.
Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong SSE ACCOUNGTING.
Trên cơ sở các phương án này ta phải lựa chọn xem để quản lý đối tượng thông nào thì sử dụng
danh mục nào, trường nào trong SSE ACCOUNGTING.
Đối tượng thông tin cần quản
lý
Phương án quản lý trong SSE
ACCOUNGTING
Ghi chú
Tài khoản, tiểu khoản Danh mục tài khoản
Tài khoản ngân hàng Danh mục tài khoản ngân hàng Dùng để cung cấp các thông tin
cần thiết khi in ủy nhiệm chi từ
chương trình
Khế ước vay Danh mục khế ước vay
Khách hàng, nhà cung cấp, các
đối tượng công nợ phải thu,
phải trả
Danh mục khách hàng
Phân loại khách hàng, nhà cung
cấp, các đối tượng công nợ
Danh mục phân loại khách hàng Ví dụ: Phân theo địa lý, đại
lý/khách lẻ.
Hợp đồng, đơn hàng (mua/bán) Đơn hàng, hợp đồng
Danh mục thuế suất Danh mục thuế suất
Bộ phận kinh doanh, nhân viên
kinh doanh
Danh mục bộ phận, nhân viên
kinh doanh
Nhân viên Danh mục nhân viên
Danh mục giá bán Danh mục giá bán
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
27
Vật tư, CCLĐ, hàng hoá, thành
phẩm
Danh mục vật tư
Phân loại vật tư, hàng hoá Danh mục phân loại vật tư,
hàng hoá
Kho hàng Danh mục kho hàng
Hạng mục công trình xây dựng;
Đề án, dự án, vụ việc
Danh mục vụ việc
Công trình, dự án Danh mục phân loại vụ việc
Khoản mục phí Danh mục tài khoản, tiểu khoản
Danh mục khoản mục phí Sử dụng trong trường hợp phải
giữ theo hệ thống cũ.
Sản phẩm: tập hợp chi phí và
tính giá thành
Danh mục sản phẩm
Danh mục tài khoản, tiểu khoản Sử dụng trong trường hợp số
lượng sản phẩm không quá
nhiều và ít thay đổi.
TSCĐ Danh mục tài sản cố định
Phân loại TSCĐ Danh mục phân loại TSCĐ
Nguồn vốn hình thành TSCĐ Danh mục nguồn vốn TSCĐ
Lý do tăng giảm TSCĐ Danh mục lý do tăng giảm
TSCĐ
Bộ phận sử dụng TSCĐ Danh mục bộ phận sử dụng
TSCĐ
Các loại tiền ngoại tệ Danh mục tiền tệ
Trang thiết bị Danh mục trang thiết bị
Tỷ giá quy đổi ngoại tệ Danh mục tỷ giá
Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh
cần theo dõi hạch toán chi phí
và doanh thu hoặc công nợ
Danh mục tài khoản, tiểu khoản
Danh mục bộ phận hạch toán
Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh
cần theo dõi để lên được các
báo cáo kế toán như 1 đơn vị
độc lập
Danh mục đơn vị cơ sở
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
28
Các đối tượng thông tin khác Danh mục các trường tự do Người dùng tự định nghĩa
2.3 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty
Trong phần này sẽ trình bày về phương án tổ chức thông tin để quản lý trong trường hợp công ty
có nhiều đơn vị thành viên (chi nhánh, công ty con) nằm ở các vị trí địa lý khác nhau và số liệu
được nhập tại các đơn vị thành viên rồi sau đó được chuyển về văn phòng công ty.
Phương án 1, tại văn phòng công ty mỗi đơn vị thành viên sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng và có 1 cở
sở dữ liệu chung lưu trữ số liệu của toàn công ty. Khi số liệu của đơn vị thành viên gửi về thì sẽ
copy vào cơ sở dữ liệu của đơn vị thành viên và vào cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty.
Phương án 2, tại văn phòng công ty chỉ có 1 cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty và khi số liệu gửi
về thì copy vào cơ sở dữ liệu chung.
Cả 2 phương án đều cho phép xem số liệu của từng đơn vị thành viên và của toàn công ty. Phương
án 1 sẽ tiện lợi và nhanh hơn khi xem số liệu của từng đơn vị thành viên.
3. Các thao tác chung khi sử dụng SSE ACCOUNGTING
3.1 Hệ thống menu
Hệ thống menu trong SSE ACCOUNGTING được tổ chức dưới dạng menu 3 cấp.
Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:
1. Hệ thống
2. Kế toán tổng hợp
3. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay
4. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
5. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
6. Kế toán hàng tồn kho
7. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, công trình
8. Kế toán tài sản cố định
9. Báo cáo thuế
10. Báo cáo tài chính
11. Kế toán chủ đầu tư
Cấp menu thứ 2 liệt các các chức năng chính trong từng phân hệ nghiệp vụ. Các chức năng chính
này tương đối thống nhất trong tất cả các phân hệ và bao gồm các chức năng sau:
1. Cập nhật số liệu
2. Lên báo cáo
3. Khai báo danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
29
4. In các danh mục từ điển.
Cấp menu thứ 3 liệt kê ra từng chức năng nhập liệu cụ thể hoặc báo cáo cụ thể được nêu ra trong
menu cấp 2 tương ứng.
3.2 Các phím chức năng
Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng. Mỗi
phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Trong chương trình đã cố gắng thống nhất
mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng
của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường
hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình.
F1 - Trợ giúp
F2 - Xem thông tin (khi làm việc với danh mục từ điển)
F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển)
F4 - Thêm một bản ghi mới
F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm
- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp
- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.
F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo
F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển
Ctrl + F6 - Phân nhóm hàng loạt khi làm việc với các danh mục từ điển
F7 - In
F8 - Xoá một bản ghi
F9 - Máy tính
F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu
xem số liệu…
Esc - Thoát
Ctrl + A - Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ…
Ctrl + U - Không chọn tất cả
Ctrl + F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu
Ctrl + G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (Ctrl + F) trong màn hình xem
số liệu.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
30
3.3 Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ
Trong SSE ACCOUNGTING bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ, các thao tác
cập nhật chứng từ đều tương đối thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này.
Về bố trí màn hình cập nhật chứng từ
Màn hình thông thường có 04 phần:
Phần 1 - các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng
từ, mã khách hàng, diễn giải, loại tiền...
Phần 2 - danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó.
Phần 3 - gồm có các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí, trạng thái chuyển vào
sổ sách kế toán...
Phần 4 - các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem / sửa / xoá / tạo
mới/ copy, tìm,...
Dưới đây là ví dụ về màn hình cập nhật một hoá đơn bán hàng:
Tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ mà các thông tin về chúng sẽ khác nhau.
Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ
Trong SSE ACCOUNGTING khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:
1. Vào chứng từ mới
2. Copy chứng từ
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
31
3. Lưu chứng từ
4. In chứng từ trên máy (trong trường hợp dùng chương trình để in chứng từ)
5. Lọc tìm các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để xem/sửa/xoá
6. Sửa một chứng từ
7. Xoá một chứng từ
8. Xem các chứng từ vừa mới cập nhật
9. Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (bằng cách click chuột phải trên màn hình nhập liệu)
10. Di chuyển sang phiếu khác, quay về phiếu đầu hoặc phiếu cuối (biểu tượng )
11. Xem báo cáo (biểu tượng )
12. Sử dụng máy tính (biểu tượng )
13. Xem thông tin sổ cái, thẻ kho, bảng kê thuế đầu vào/đầu ra, các chứng từ bị xóa, người cập
nhật chứng từ, người sửa chứng từ lần cuối, đổi mã đơn vị cơ sở, chọn thời gian làm việc (
biểu tượng )
Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật
chứng từ. Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các xử lý cần
thiết.
Quy trình vào một chứng từ mới
Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một hoá đơn bán hàng.
1. Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Bán hàng và công nợ phải thu \ Cập nhật số liệu \ Hoá đơn
bán hàng"
2. Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật
chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình
nhập chứng từ. Chỉ có nút <<Lưu>> là mờ, các nút còn lại là hiện. Con trỏ nằm tại nút
<<Sửa>>.
3. Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến
trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.
4. Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ,
các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết
khấu, hạn thanh toán, trạng thái...
5. Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì
sẽ hiện lên thông báo "Chương trình đã thực hiện xong".
6. Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút <<Mới>> và ta
có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
32
+ Mới : Vào chứng từ mới
+ Copy : Copy một chứng từ
+ In Ctừ : In chứng từ hiện thời ra máy in
+ Sửa : Sửa lại chứng từ hiện thời
+ Xoá : Xoá chứng từ hiện thời
+ Xem : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật
+ Tìm : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá
+ PgUp : Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời
+ PgDn : Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời
+ Xem báo cáo ngay trong màn hình nhập liệu
+ Quay ra : Kết thúc cập nhật.
Các lưu ý khi sửa xoá chứng từ
Khi chứng từ đã được lưu thì việc sửa xoá chứng từ chỉ được thực đối với những người có quyền
sửa xoá chứng từ. Quyền này được khai báo trong phần khai báo và phân quyền cho những người
sử dụng chương trình ở phân hệ “Hệ thống”.
Các bước thực hiện sửa, xoá một chứng từ
1. Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Bán hàng và công nợ phải thu \ Cập nhật số liệu \ Hoá đơn bán
hàng".
2. Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật
chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình
nhập chứng từ. Con trỏ nằm tại nút <<Sửa>>.
3. Chuyển con trỏ đến nút <<Lọc>> và ấn phím Enter để lọc các chứng đã cập nhật trước đó
ra để sửa. Chương trình sẽ hiện lên màn hình để vào các điều kiện lọc chứng từ
4. Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc các chứng từ có
trong máy và đưa ra màn hình để xem.
5. Dịch con trỏ đến chứng từ cần sửa/xoá.
6. Bấm phím ESC để quay ra màn hình cập nhật.
7. Dịch con trỏ đến nút <<Sửa>> và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và sau đó lưu
lại.
8. Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút <<Xoá>> và ấn Enter để xoá. Chương trình sẽ đưa
ra câu hỏi "Có chắc chắn xoá?". Nếu đồng ý thì chọn "Yes", nếu không thì chọn "No".
9. Tiếp theo dùng các phím "PgUp", "PgDn" hoặc vào phần <<Xem>> để xem các chứng từ
khác và thực hiện các thao tác cần thiết.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
33
Các tiện ích khi cập nhật chứng từ
Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng SSE ACCOUNGTING cung cấp một loạt các tiện ích sau:
1. Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện
thời.
2. Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong
lần cập nhật hiện thời. Trong khi xem có thể dịch con trỏ để tìm bản ghi cần thiết. Sau khi
thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ.
3. Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư,... trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện
bằng nhiều cách. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục
cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự
đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm
tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình danh mục ta có thể tìm
một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng/ vật tư có chứa thông qua phím F5 - Tìm theo tên.
4. Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,... ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta
chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong
màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh
điểm trong danh mục.
5. Sau khi cập nhật đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu ta có thể lựa chọn trạng thái
chuyển chứng từ vào sổ sách kế toán trước khi lưu. Chương trình hiện tại có 3 trạng thái để
lựa chọn: 0 - Không chuyển, 1 - Chuyển vào sổ kho (các chứng từ liên quan đến vật tư), 2 -
Chuyển vào sổ cái (bao gồm cả chuyển vào sổ kho). Chương trình luôn mặc định ở trạng
thái 2 - Chuyển vào sổ cái.
6. Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>.
7. Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xem các hoá đơn
khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
8. Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút xem
báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.
9. Chức năng lọc tìm chứng từ đa dạng, theo nhiều trường thông tin khác nhau (bao gồm cả
thông tin các trường tự do). Ngoài ra chương trình còn cho phép người dùng lọc tìm chứng
từ theo các điều kiện chi tiết và nâng cao hơn như tìm theo các hàm: if, and, or, empty,
not…
10. Chức năng chọn khoản thời gian nhập liệu, xem các chứng từ bị xóa trước đó, xem thông
tin người cập nhật chứng từ, thời gian cập nhật, người sửa chứng từ sau cùng, thời gian sửa,
sổ cái, sổ kho, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra…
11. Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích chuột
phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
34
3.4 Các thông tin chung cần lưu ý khi cập nhập chứng từ
Trong mục này sẽ trình bày các vấn đề chung cần lưu ý khi cập nhật các chứng từ.
Các thông tin liên quan ngày lập chứng từ và ngày hạch toán
Trong SSE ACCOUNGTING chương trình cho phép lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán.
Ngày hạch toán được ngầm định lấy bằng ngày chứng từ nhưng chương trình cho phép sửa lại ngày
hạch toán và ngày hạch toán có thể khác ngày lập chứng từ.
Mặc dù chương trình lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán nhưng mọi tính toán chương
trình chỉ làm việc với ngày hạch toán, còn ngày lập chứng từ chỉ lưu như là một thông tin chú thích
thêm.
Về việc tự động đánh số chứng từ trong SSE ACCOUNGTING
SSE ACCOUNGTING cho phép đánh số chứng từ 1 cách tự động.
Mỗi khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động tạo số chứng từ mới bằng số chứng từ cuối
cùng cộng thêm 1. Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ này bằng 1 số mong muốn.
Khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số cuối cùng để dùng
đánh số cho số của chứng từ tiếp theo.
Trong trường hợp số chứng từ được đánh theo tháng, quý hoặc năm thì khi vào chứng từ của tháng
mới, quý mới hoặc năm mới ta chỉ việc sửa lại số của chứng từ đầu tiên của tháng/quý/năm mới bắt
đầu từ 1 và các số của các chứng từ tiếp theo sẽ do chương trình tự động tăng dần lên bằng 2, 3,
4...
Trong trường hợp một loại chứng từ được nhập ở nhiều màn hình khách nhau, ví dụ như phiếu
nhập kho được cập nhật ở các màn phiếu nhập mua nội địa, nhập khẩu, nhập hàng bán bị trả lại,
nhập nội bộ thì trong danh mục chứng từ ta chỉ việc khai báo các màn hình này có cùng một mã
chứng từ mẹ và chương trình sẽ hiểu để đánh số cho các loại chứng từ này cùng một hệ thống đánh
số.
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho và mỗi kho có hệ thống đánh số riêng thì người sử
dụng phải tự nhập số chứng từ mà không sử dụng hệ thống đánh số tự động được.
Người sử dụng có thể khai báo trong danh mục chứng từ cho từng loại chứng từ một là loại nào
đánh số tự động, loại nào do người sử dụng tự nhập.
Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong SSE ACCOUNGTING
Trong SSE ACCOUNGTING khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số chứng từ trùng đối với
từng loại chứng từ trong cùng 1 năm. Khi xảy ra hiện tượng trùng số chứng từ chương trình sẽ
cảnh báo và tuỳ theo việc khai báo trong danh mục chứng từ là cho phép hay không cho phép trùng
số chứng từ chương trình sẽ cho phép lưu hay không được lưu chứng từ mới nhập.
3.5 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch ngoại tệ
Về việc lựa chọn mã đồng tiền hạch toán và mã ngoại tệ giao dịch
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
35
Trong SSE ACCOUNGTING các giao dịch liên quan đến ngoại tệ và các giao dịch chỉ liên quan
đến đồng tiền hạch toán (Việt nam đồng hoặc một ngoại tệ nào đó) được cập nhật trên cùng một
màn hình.
Mã đồng tiền hạch toán được khai báo trong menu "Hệ thống \ Danh mục từ điển và tham số hệ
thống \ Khai báo các tham số tuỳ chọn".
Mã ngoại tệ ngầm định của từng màn hình nhập chứng từ được khai báo trong danh mục chứng từ.
Khi nhập mới một chứng từ chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ ngầm định là mã ngoại tệ của
giao dịch trước đó. Nếu trước đó chưa có giao dịch nào thì chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ
ngầm định là mã ngoại tệ ngầm định khai báo trong danh mục chứng từ.
Việc lựa chọn mã ngoại tệ giao dịch được thực hiện ở nút chọn mã ngoại tệ trên màn hình cập nhật
chứng từ.
Về việc lưu giữ giá trị tiền ngoại tệ và giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VNĐ)
Về các giá trị tiền VNĐ và ngoại tệ trong SSE ACCOUNGTING lưu số liệu như sau:
1. Có một trường lưu mã loại ngoại tệ của giao dịch. Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì sẽ
lưu mã là "VND". Nếu giao dịch là ngoại tệ thì sẽ lưu mã của đồng ngoại tệ.
2. Có một trường lưu giá trị tiền nguyên tệ. Trong trường hợp giao dịch là đồng Việt nam thì
giá trị này đúng bằng giá trị tiền VNĐ trên chứng từ.
3. Có một trường tỷ giá lưu tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam. Nếu giao dịch là đồng
Việt nam thì chương trình tự động gán giá trị bằng 1 cho trường tỷ giá.
4. Có một trường lưu giá trị tiền VNĐ. Nếu giao dịch là ngoại tệ thì trường này có giá trị bằng
(Nguyên tệ * Tỷ giá). Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì giá trị 02 trường nguyên tệ và
VNĐ bằng nhau.
Về việc tính toán quy đổi tiền ngoại tệ và đồng tiền hạch toán (VNĐ)
Trên màn hình cập nhật chứng từ có 03 trường: tiền ngoại tệ, tỷ giá và tiền VNĐ. Do chương trình
gộp chung các giao dịch đồng Việt nam và ngoại tệ trên cùng một màn hình nên khi cập nhật cần
lưu ý sau.
1. Đối với các giao dịch là đồng Việt nam
Trường ngoại tệ lúc này cũng được hiểu là VNĐ và ta gõ số tiền VNĐ vào đây. Trường tỷ
giá lúc này sẽ được tự động gán giá trị bằng 1 và trường tiền VNĐ cũng được tự động gán
giá trị của trường tiền ngoại tệ.
2. Đối với các giao dịch là ngoại tệ
Ta gõ số tiền nguyên tệ vào trường ngoại tệ và tỷ giá quy đổi ra VNĐ vào trường tỷ giá.
Trường tiền VNĐ được tự động gán giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷ giá).
Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức: Tiền VNĐ = Nguyên tệ * Tỷ giá.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
36
và giá trị tiền VNĐ được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật tiền
nguyên tệ và tỷ giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền
VNĐ. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do tỷ giá quá lẻ và chương trình lại không
lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền VNĐ được tính khác
với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta phải kích con trỏ vào ô “Sửa trường
tiền” trên màn hình nhập liệu và gõ số tiền VNĐ cần thiết vào trường tiền VNĐ.
Trong trường hợp một giao dịch ngoại tệ có nhiều chi tiết phát sinh và do làm tròn nên sẽ có
thể xảy ra trường hợp tổng tiền VNĐ quy đổi cộng từ các chi tiết phát sinh sẽ không bằng
tiền quy đổi ra VNĐ của tổng phát sinh ngoại tệ. Trong trường hợp này tổng phát sinh VNĐ
sẽ bằng tổng phát sinh ngoại tệ * tỷ giá và chênh lệch giữa tổng phát sinh VNĐ và số cộng
VNĐ từ các chi tiết phát sinh sẽ được điều chỉnh vào phát sinh chi tiết đầu tiên.
3.6 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch nhập xuất vật tư
Các lưu ý liên quan đến tính toán số lượng, đơn giá và thành tiền
Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức:
Tiền = Số lượng * Đơn giá.
và giá trị tiền được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật số lượng và đơn giá.
Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền. Tuy nhiên trong một số
trường hợp đặc biệt do đơn giá quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy
thập phân nên có thể xảy ra là số tiền được tính khác với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề
này ta phải gõ giá trị bằng 0 (không) vào trường đơn giá và gõ số tiền cần thiết vào trường tiền.
Khi vào các phiếu nhập xuất nếu ta sử dụng giá khác với giá chuẩn, ví dụ xuất với giá đích danh
cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta đánh dấu vào nút “Xuất giá đích danh cho vật tư
tính giá trung bình” hoặc nhập với giá trung bình cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta
dùng nút “Nhập theo giá TB cho VT tính giá TB”.
Các lưu ý liên quan đến định khoản các chứng từ vật tư, hàng hoá
Khi nhập các chứng từ vật tư hàng hoá chương trình sẽ tự động hạch toán một số định khoản hoặc
một vế của một số cặp định khoản.
Việc tự động định khoản được thực hiện dựa trên các khai báo trước của người sử dụng cho từng
mặt hàng. Các khai báo này bao gồm: tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh
thu, tài khoản hàng bán bị trả. Khi nhập chứng từ người sử dụng chỉ việc hạch toán phần tài khoản
đối ứng còn các tài khoản khác thì chương trình tự động lấy từ danh mục vật tư ứng với vật tư
được nhập trong chứng từ. Trong trường hợp 1 vật tư có thể hạch toán vào nhiều tài khoản chi tiết
khác nhau thì khi khai báo tài khoản liên quan đến vật tư đó trong danh danh mục vật tư ta phải
khai báo là tài khoản tổng hợp. Khi này, khi nhập chứng từ chương trình sẽ cho phép lựa chọn tài
khoản chi tiết cần thiết cho từng trường hợp hạch toán cụ thể.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
37
3.7 Các thao tác chung khi lên báo cáo
Trong chương trình các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các
điểm chung này.
Quy trình thực hiện lên báo cáo
1. Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể. Ví dụ: Báo cáo bán hàng.
Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan đến phân hệ bán hàng.
2. Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng.
3. Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/01/2006,…
4. Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu.
5. Ta có thể dùng các phím, con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết hoặc dùng các phím
Ctrl + F (hoặc Ctrl + G) để tra tìm kiếm thông tin.
6. Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp
các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàng theo các
tiêu chí khác nhau,... Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem. Chương trình sẽ
hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết. Ta có thể thay đổi các kiểu xem khác
nhau. Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa.
7. Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng phím
F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo và đầu ra (máy in hay tệp dữ liệu).
- Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của các cột
hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu.
- Nếu ta muốn in lại hoặc thay đổi đầu ra thì ta lại dùng phím F7 một lần nữa.
- Nếu muốn sửa mẫu báo cáo thì sau khi nhấn F7, ta chọn nút “Sửa mẫu” và xác định mẫu
cần sửa.
Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo
1. Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng của
các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta thực hiện các
thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 để in và chọn
chức năng “Báo cáo nhanh”. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắp xếp.
2. Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng phím
F5 - Chi tiết.
3. Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng nhiều cách
như: kích vào nút “Sửa chứng từ” trên thanh công cụ,kích đúp vào phát sinh chi tiết đó hoặc
nhấn Ctrl + Enter.
4. Chương trình cho phép lọc tìm chứng từ theo nhiều điều kiện lọc chi tiết khác nhau thông qua
nút “Lọc chi tiết” trên thanh công cụ.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
38
5. Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
6. Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng tiền
hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch
toán và tiền VNĐ.
3.8 Các thức nhập tài khoản
Khi nhập liệu nếu nhập tài khoản gồm có tài khoản chính và tiểu khoản (được khai báo trong danh
mục tiểu khoản) thì ta nhập số hiệu tài khoản chính sau đó gõ dấu chấm phân cách (".") và sau đó
nhập mã tiểu khoản. Chương trình sẽ kiểm tra tính chính xác của tài khoản được nhập lần lượt
trong danh mục tài khoản chính và trong danh mục tiểu khoản. Nếu nhập không chính xác thì
chương trình sẽ kiểm tra và hiện lên danh mục để người sử dụng chọn.
Nếu việc chia tài khoản và tiểu khoản chỉ thực hiện ở phần khai báo các tài khoản chính mà không
phải thông qua việc khai báo ở phần danh mục tiểu khoản thì khi nhập tài khoản ta chỉ việc gõ số
hiệu tài khoản khai báo ở danh mục tài khoản chính mà không cần gõ dấu chấm phân cách (".").
Chương trình cho phép khi gõ các ký tự đầu của tài khoản thì các ký tự còn lại tự hiện lên theo thứ
tự ưu tiên tăng dần. trường hợp không nhớ các ký tự sau của tài khoản thì chỉ cần gõ các ký tự đầu
sau đó nhấn phím “Delete” các ký tự sau mà chương trình tự động lấy lên rồi enter thì sẽ hiện ra
danh mục tài khoản để chọn và con trỏ sẽ nằm ở dòng có mã tài khoản gần giống nhất với các ký tự
gõ vào. Chức năng này được khai báo ở menu “Hệ thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/
Khai báo tùy chọn cho các danh mục”.
3.9 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển
Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho đúng hoặc
cho thống nhất.
Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh điểm có tới
2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã thành mã khác.
Chương trình SSE ACCOUNGTING cho phép đổi và ghép mã các danh điểm. Việc này được thực
hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6 - đổi mã. Khi đổi hoặc
ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã
cần thiết.
Lưu ý: riêng danh mục tài khoản thì chương trình không cho phép ghép mã mà chỉ cho phép đổi
một mã cũ thành một mã mới chưa có trong danh mục tài khoản hiện tại.
4. Phân hệ Quản trị hệ thống
4.1 Giới thiệu chung
Chức năng của phân hệ hệ thống
Phân hệ hệ thống có các chức năng sau:
- Khai báo các danh mục từ điển và các tham số tùy chọn
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
39
- Quản lý và bảo trì số liệu
- Quản lý người sử dụng
- Trợ giúp.
Hệ thống menu của phân hệ hệ thống
Các menu chính của phân hệ hệ thống gồm có:
1. Danh mục từ điển và tham số tùy chọn
2. In danh mục từ điển và tham số tùy chọn
3. Quản lý và bảo trì số liệu
4. Quản lý người sử dụng
5. Trợ giúp
4.2 Khai báo các danh mục từ điển và tham số tùy chọn
Các danh mục sau đây được khai báo trong phân hệ hệ thống
1. Danh mục đơn vị cơ sở
2. Danh mục bộ phận hạch toán
3. Danh mục nhân viên
4. Danh mục tiền tệ
5. Tỷ giá quy đổi ngoại tệ
6. Danh mục các màn hình nhập chứng từ
7. Khai báo các tham số tùy chọn.
Ngoài ra trong phân hệ này có các khai báo sau:
- Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính
- Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên trong SSE ACCOUNGTING
- Khai báo tùy chọn cho các danh mục
4.2.1 Danh mục đơn vị cơ sở
Chức năng
Danh mục đơn vị cơ sở dùng để quản lý các đơn vị hạch toán độc lập trong một doanh nghiệp
(thường là các tổng công ty) có nhiều đơn vị hạch toán.
Thông thường các đơn vị hạch toán này nằm ở các vị trị địa lý khác nhau và được cài chương trình
riêng để nhập liệu và số liệu được chuyển về công ty mẹ để tổng hợp số liệu toàn công ty.
Khi nhập liệu ta phải chọn làm việc với đơn vị cơ sở nào và chương trình sẽ lưu tên của đơn vị cơ
sở này vào 1 trường riêng trong các bản ghi trong cơ sở dữ liệu
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
40
Khi lên báo cáo chương trình cho phép lên báo cáo cho một đơn vị cụ thể hoặc cho tất cả các đơn
vị (toàn doanh nghiệp).
Thông tin về danh mục đơn vị cơ sở
Thông tin về đơn vị cơ sở gồm có:
- Mã đơn vị cơ sở
- Tên đơn vị cơ sở
- Tên tiếng Anh.
4.2.2 Danh mục bộ phận hạch toán
Chức năng
Danh mục bộ phận hạch toán dùng để phục vụ nhu cầu hạch toán theo từng bộ phận trong doanh
nghiệp.
Ví dụ về các bộ phận hạch toán có thể là các phòng ban, các phân xưởng, các cửa hàng…
Thông tin về bộ phận hạch toán
Thông tin về bộ phận hạch toán gồm có:
- Mã bộ phận hạch toán
- Tên bộ phận hạch toán
- Tên tiếng Anh
- Tk chi phí NVL
- Tk chi phí nhân công
- Tk chi phí máy thi công
- Tk chi phí chung
- Tk sp dở dang.
4.2.3 Danh mục nhân viên
Chức năng
Danh mục nhân viên dùng để phục vụ nhu cầu hạch toán một số phát sinh đến từng nhân viên trong
công ty.
Ví dụ doanh nghiệp có thể có nhu cầu theo dõi hạch toán chi phí đến từng nhân viên.
Thông tin về nhân viên
Thông tin về nhân viên gồm có:
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
41
- Tên 2
- Mã bộ phận
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Số fax
- Tỉnh thành
- Ghi chú
4.2.4 Danh mục ngoại tệ
Chức năng
Danh mục ngoại tệ dùng để quản lý các loại ngoại tệ phát sinh trong doanh nghiệp.
Thông tin về các loại ngoại tệ
Thông tin về danh mục ngoại tệ gồm có:
- Mã ngoại tệ
- Tên ngoại tệ
- Tên tiếng Anh
- Tk ps chênh lệch tỷ giá – ps nợ
- Tk ps chênh lệch tỷ giá – ps có
- Tk đánh giá chênh lệch tỷ giá – cl nợ
- Tk đánh giá chênh lệch tỷ giá – cl có.
4.2.5 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ
Chức năng
Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ dùng để quản lý tỷ giá quy đổi của từng loại ngoại tệ hàng ngày
ra đồng tiền hạch toán.
Thông tin về tỷ giá quy đổi ngoại tệ
Thông tin về danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ gồm có:
- Mã ngoại tệ
- Ngày quy đổi
- Tỷ giá quy đổi.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
42
4.2.6 Danh mục các màn hình cập nhật chứng từ
Chức năng
Danh mục các màn hình cập nhật chứng từ dùng để quản lý, khai báo các thông tin ngầm định hoặc
kiểm tra liên quan đến các màn hình cập nhật chứng từ.
Thông tin về danh mục các màn hình cập nhật chứng từ
Mã ctừ
Mã chứng từ do SSE ACCOUNGTING quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không
được sửa.
Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ màn
hình nào, từ phân hệ nào.
Tên ctừ
Tên của chứng từ. Thông tin này đã được SSE ACCOUNGTING khai báo, nhưng có thể sửa lại
cho phù hợp.
Tên 2
Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã được SSE ACCOUNGTING khai báo, nhưng có thể
sửa lại cho phù hợp.
Mã ctừ mẹ
Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ
mới thì SSE ACCOUNGTING tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập
nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các
màn hình này có chung một mã ctừ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động.
Mã ctừ mẹ phải là mã ctừ nào đó trong danh mục ctừ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống
đánh số riêng thì mã ctừ mẹ trùng với chính mã ctừ.
Số ctừ hiện thời
Trường này cho biết chứng từ hiện thời đã được đánh đến số bao nhiêu. Nếu ta phải thay đổi lại
việc đánh số, ví dụ cần phải đánh số lại khi bắt đầu một tháng mới, thì ta chỉ việc sửa lại số ctừ
này.
Khi vào chứng từ mới thì chương trình sẽ lấy số này cộng với 1 để đánh số cho chứng từ mới.
Mã loại tiền giao dịch ngầm định
Trong trường hợp màn hình nhập ctừ mà các chứng từ thường có cùng một đồng tiền giao dịch thì
khai báo đồng tiền giao dịch này và chương trình sẽ tự động gán đồng tiền giao dịch bằng đồng
tiền giao dịch (ngoại tệ) ngầm định ta khai báo. Tuy nhiên ta có thể sửa lại mã ngoại tệ khi nhập
ctừ.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
43
Ngoại tệ ngầm định khai báo phải thuộc danh sách các loại tiền được khai báo trong danh mục các
loại tiền.
Tiêu đề ctừ khi in
Trường này khai báo tiêu đề ngầm định khi ta in chứng từ trên máy. Tuy nhiên ta có thể sửa lại tiêu
đề khi in ctừ.
Tiêu đề khi in bằng tiếng Anh
Số liên khi in
Trường này khai báo số liên ctừ ngầm định được in ra khi in chứng từ trên máy. Tuy nhiên ta có
thể sửa lại số liên cần in ra khi in ctừ.
Mã ctừ khi in
Trường này khai báo mã ctừ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế toán.
Stt khi in bảng kê
Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các ctừ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại ctừ
khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các ctừ có stt bé hơn sẽ được sắp xếp
trước các ctừ có stt lớn hơn.
Tài khoản thuế ngầm định
Thông tin này sẽ tự động hiện lên trong khi nhập liệu các phiếu có liên quan đến thuế giá trị gia
tăng đầu vào.
Sử dụng bộ phận bán hàng
Có/không sử dụng bộ phận bán hàng trên các màn hình nhập hóa đơn bán hàng.
Số lượng ctừ lọc sẵn khi vào màn hinh nhập ctừ
Thông tin này thông báo cho chương trình biết là phải lọc ra bao nhiêu ctừ được cập nhật sau cùng
mỗi khi vào màn hình cập nhật ctừ.
Ta có thể khai báo bằng 0, tức là không cần lọc ctừ nào cả.
Cho phép trùng số ctừ
Thông in này cho phép hay không cho phép đánh trùng số ctừ đối với các ctừ khác nhau trong cùng
một năm.
Sử dụng tên người giao dịch
Thông tin này cho phép cập nhật hay không cập nhật trường tên người giao dịch trên chứng từ. Ví
dụ: người nhận tiền trên phiếu chi, người nộp tiền trên phiếu thu...
Sửa trường ngày lập chứng từ
Thông tin này cho phép sửa hay không sửa trường ngày lập chứng từ. Bình thường ngày lập chứng
từ được chương trình tự động gán bằng ngày hạch toán.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
44
Lọc ctừ theo người sử dụng
Thông tin này thông báo cho chương trình biết là có cho phép hay không cho phép lọc ctừ theo
người sử dụng trong các màn hình cập nhật ctừ.
Việc lọc ctừ theo người sử dụng chỉ thực sự cần thiết trong trường hợp phòng kế toán lớn, có nhiều
kế toán viên cùng sử dụng một màn hình cập nhật chứng từ.
Chuyển vào số cái khi lưu
Thông tin này cho phép lựa chọn trạng thái có hay không chuyển số liệu cập nhật vào sổ cái. Lưu ý
thông tin trên chỉ là ngầm định trong khi cập nhật chứng từ và được phép sửa lại trực tiếp trạng
thái chuyển số liệu.
Các trường tự do
4.2.7 Danh mục các tham số tuỳ chọn
Chức năng
SSE ACCOUNGTING cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất
với từng doanh nghiệp cụ thể.
Thông tin về các tham số tùy chọn
Trong phân hệ kế toán tổng hợp có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng dưới đây.
Tham số Giải thích Các tuỳ chọn
(Ví dụ)
Mã số thuế của doanh nghiệp 0100727825-1
Tỉnh thành Tên tỉnh thành nơi doanh nghiệp đăng ký
Quận huyện Tên quận huyện nơi doanh nghiệp đăng ký
Điện thoại
Fax
Họ và tên của kế toán trưởng Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế
toán Lê Lệ A
Chief accountant name Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế
toán in bằng tiếng Anh Le Le A
Họ và tên của giám đốc Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế
toán Trần Quang B
Director's name Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế
toán in bằng tiếng Anh Tran Quang B
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
45
Mã cục/chi cục thuế nơi đóng
thuế
Trong trường hợp doanh nghiệp đóng thuế
ở nhiều nơi (đơn vị xây lắp)
Chọn từ danh
mục khách hàng
Mã đồng tiền hạch toán VND
Ngôn ngữ ngầm định của báo
cáo (1-Việt, 2-Anh) 1, 2
Báo cáo ngầm định là VNĐ hay
ngoại tệ (1-VNĐ, 2-Ngoại tệ) 1, 2
Dấu phân cách hàng nghìn khi
viết các số ".", ",", " "
Dấu phân cách số thập phân khi
viết các số ".", ","
Khuôn dạng của trường tiền Khuôn dạng khi nhập và xem báo cáo 999 999 999
Khuôn dạng của trường ngoại
tệ Khuôn dạng khi nhập và xem báo cáo 999 999 999.99
Khuôn dạng của trường tỷ giá Khuôn dạng khi nhập và xem báo cáo 9 999 999.99
Khuôn dạng của trường số
lượng
999 999
999.999
Khuôn dạng của trường giá 999 999.99
Khuôn dạng của trường giá
ngoại tệ
9 999 999
999.9999
Phông chữ khi lên báo cáo .VnTime
Phông chữ tiêu đề của báo cáo .VnHelvellnsH,
16, 0
Phông chữ của báo cáo ở phần
chữ ký .VnArialH, 8, 0
Ngày (thứ mấy) lưu số liệu hàng
tuần
Ngày thứ mấy trong tuần định kỳ chương
trình tự động sẽ lưu số liệu
0 - Không lưu
1 - Chủ nhật
2, 3, 4, 5, 6, 7 -
Thứ 2, 3,..., 7
Số ngày tối thiểu chương trình
sẽ tự động lưu số liệu
Sau "n" ngày chương trình sẽ tự động lưu
số liệu
0 - Không lưu
n - số ngày
Số tệp hàng tuần được lưu giữ Ví dụ khai báo là 5 thì số mỗi lần lưu số
liệu thì chương trình sẽ lưu ra một tệp 1, 2, 3, 4, 5
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
46
riêng, đến lần lưu thứ 6 (mới nhất) thì sẽ
ghi đè lên lần lưu thứ nhất (cũ nhất)
Thư mục copy vào/ra số liệu ..\Copy\
Danh sách các đầu tài khoản
không có số dư
Khai báo này giúp cho chương trình nhận
biết khi cập nhật các số dư đầu kỳ 5, 6, 7, 8, 9
Danh sách các tài khoản công
nợ
Dùng để kiểm tra việc khai báo tài khoản
công nợ khi khai báo danh mục tài khoản
131, 136, 1388,
141, 331, 336,
3388
Tài khoản thuế GTGT hàng
nhập khẩu phải nộp 33312
Tài khoản xác định kết quả sản
xuất kinh doanh
Dùng khi lên báo cáo kết quả sản xuất kinh
doanh 911
Tài khoản tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng, tương đương tiền Dùng khi lên báo cáo dòng tiền
111, 112,
12113,12123
Danh sách các tài khoản khử
trùng trong mua bán hàng hoá,
vật tư
111, 112, 141
Tk chênh lệch tỷ giá do đánh giá
cuối kỳ 413
Tk chênh lệch tỷ giá lãi 5153
Tk chênh lệch tỷ giá lỗ 6351
Cách tính giá trung bình: 1 - Giá
chung, 2 - Giá cho từng kho 1, 2
Có/không tính giá trung bình
ngoại tệ (1/0)
1 – Có, 0 - Không
1, 0
Cách tính giá NTXT: 1 - Đúng
theo ngày, 2 - Đúng theo tháng 1
Phương pháp tính khấu hao
TSCĐ: 1 - theo nguyên giá, 2 -
theo giá trị còn lại
1, 2
Hiện hộp thoại lựa chọn thời
gian lúc vào các chứng từ 0, 1
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
47
Kiểu tập hợp CF NVL để tính
giá thành. 1-Trực tiếp, 3-Theo
định mức
1, 3
Có kiểm tra số lượng tồn so với
lượng tồn tối thiểu 0, 1
Tạo số chứng từ ghi sổ tự động:
0 – Không, 1 – Có 0, 1
4.2.8 Khai báo các tùy chọn cho các danh mục
Chức năng
Các thông tin liên quan đến danh mục thì bao gồm rất nhiều thông tin, tùy yêu cầu của người sử
dụng mà SSE ACCOUNGTING cho phép khai báo các trường thông tin tuỳ ý trong các danh mục
khi hiện ra trong lúc cập nhật chứng từ.
Khai báo các thông tin tùy chọn cho các danh mục
Stt
Số thứ tự của danh mục
Danh mục
Mã danh mục
Tên danh mục
Tên hiển thị của danh mục
Trường hiện
Các trường thông tin liên quan đến danh mục cần hiện ra khi cập nhật chứng từ
Trường 2
Các trường trong giao diện tiếng anh
Tiêu đề
Tiêu đề màn hình browse của danh mục trong khi nhập liệu
Tiêu đề 2
Tiêu đề tương ứng trong giao diện tiếng anh
Tiêu đề update
Tiêu đề màn hình browse của danh mục trong điều kiện lọc lên báo cáo
Tiêu đề update 2
Tiêu đề tương ứng trong giao diện tiếng anh
Tìm mã gần nhất
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
48
0 – Không, 1 – Có.
Cho phép trong quá trình nhập liệu tại các trường danh mục khi gõ 1 vài ký tự đầu thì tự động hiện
ra các ký tự tiếp theo có mã gần với các ký tự gõ vào nhất.
4.2.9 Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính
Chức năng
Dùng để khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính.
Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam có năm tài chính bắt đầu từ 1.1 và kết thúc vào ngày
31.12.
Tuy nhiên ngày bắt đầu của năm tài chính có thể bắt đầu bằng bất kỳ ngày nào trong năm.
4.2.10 Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên trong SSE ACCOUNGTING
Chức năng
Khi ta bắt đầu nhập liệu vào phần mềm SSE ACCOUNGTING ta phải khai báo cho chương trình
biết là ngày đầu tiên của số liệu ta nhập vào bắt đầu từ ngày nào.
4.3 Quản lý và bảo trì số liệu
Quản lý và bảo trì số liệu có các chức năng sau:
1. Lưu trữ (backup) số liệu
2. Khóa số liệu
3. Sao chép số liệu ra
4. Sao chép số liệu vào
5. Bảo trì và kiểm tra số liệu
6. Nâng cấp chương trình
4.3.1 Lưu trữ (backup) số liệu
Chức năng
Lưu trữ (backup) số liệu là vấn đề rất quan trọng. Số liệu có thể bị mất do nhiều nguyên nhân như
hỏng ổ cứng, bị virus phá...
Chương trình cho phép lưu trữ số liệu định kỳ hàng tuần. Mỗi khi thoát khỏi chương trình nếu
chưa lưu trữ thì chương trình sẽ nhắc nhở người sử dụng lưu trữ số liệu. Số liệu được lưu trữ dưới
dạng các tệp nén bằng chương trình WinZip với tên tệp là ngày lưu số liệu.
Trong trường hợp mất số liệu thì ta có thể khôi phục lại số liệu trên cơ sở số liệu được lưu trữ
trước đó bằng chương trình giải nén UnZip và sao các tệp đã giải nén vào các thư mục tương ứng.
Lưu ý là khi sao lưu số liệu nên sao lưu ra ổ cứng khác với ổ cứng lưu trữ số liệu làm việc để an
toàn hơn trong trường hợp ổ cứng làm việc bị hỏng.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
49
Cách tốt nhất để lưu trữ số liệu là dùng chế độ Mirror (gương) của hệ điều hành Window để sao
lưu số liệu tức thời.
4.3.2 Khóa số liệu
Chức năng
Chức năng này dùng để khóa số liệu từ một ngày nào đó. Sau khi ta khóa số liệu thì số liệu trước
ngày bị khóa sẽ không được sửa hoặc xóa.
Trong trường hợp cần phải sửa lại số liệu đã bị khóa ta phải khai báo ngày khóa số liệu nhỏ hơn
ngày của số liệu cần phải sửa đổi.
4.3.3 Sao chép số liệu ra
Chức năng
Chức năng sao chép số liệu ra có thể dùng để gửi số liệu cho đơn vị mẹ hoặc để lưu trữ (backup) số
liệu.
4.3.4 Sao chép số liệu vào
Chức năng
Số liệu được chép ra khi thể copy ngược lại vào chương trình.
Chức năng này được sử dụng, ví dụ, để copy số liệu được gửi từ các đơn vị cấp dưới vào trong
chương trình tại đơn vị mẹ cấp trên.
4.3.5 Bảo trì và kiểm tra số liệu
Chức năng
Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể bị sai lệch
về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu.
Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương trình sẽ đưa ra
các thông báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not a table/DBF",...
Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai.
Trong cả 2 trường hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu.
Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ không tham
gia vào các tính toán. Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến
tốc độ xử lý. Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm
tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh dấu xoá ra khỏi chương trình.
Một trường hợp nữa dẫn đến sai số liệu là do chương trình và người sử dụng. Chương trình hiện tại
chưa kiểm soát hết mọi nhầm lẫn của khách hàng khi nhập liệu nên sẽ xảy ra trường hợp số liệu
không đồng bộ hoặc không chuẩn xác. Khi chạy chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu chương trình
sẽ kiểm tra các số liệu không đồng bộ hoặc không chuẩn xác. Tất nhiên không phải tất cả các
trường hợp không đồng bộ đều được phát hiện mà chỉ có một số trường hợp nhầm lẫn thường gặp
được phát hiện và được thông báo cho người sử dụng biết để thực hiện sửa chữa.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
50
4.3.6 Nâng cấp chương trình
Chức năng
Chức năng này được sử dụng mỗi khi nhà cung cấp – Công ty SSE gửi đến cho doanh nghiệp các
chương trình nâng cấp, sửa đổi theo yêu cầu đặc thù, sửa lỗi chương trình…
4.4 Quản lý người sử dụng
Quản lý người sử dụng có các chức năng sau:
1. Khai báo người sử dụng và phân quyền
2. Quản lý menu.
3. Nhật ký người sử dụng
4.4.1 Khai báo người sử dụng và phân quyền
Chức năng
Phần này dùng để khai báo những người sử dụng chương trình và phân quyền sử dụng chương
trình cho từng người sử dụng.
Chương trình có mật khẩu cho từng người dùng khi chạy chương trình.
Ngoài ra chương trình cho phép phân quyền cho từng người sử dụng đến từng chức năng (menu)
của chương trình.
Đối với phần nhập liệu chương trình cho phép phân quyền được quyền tạo mới, sửa, xoá, xem các
chứng từ hay không.
Đối với các giao dịch, danh mục từ điển chương trình luôn lưu lại ngày, giờ và mã của người tạo ra
giao dịch hoặc danh mục từ điển cũng như ngày, giờ và mã của người thực hiện sửa chữa lần cuối
cùng.
4.4.2 Nhật ký người sử dụng
Chức năng
Chức năng này dùng để quản lý nhật ký sử dụng chương trình của từng người dùng.
4.4.3 Quản lý menu
Chức năng
Chức năng này dùng để khai báo ẩn hiện các menu.
Đối với một doanh nghiệp cụ thể thì có thể không cần dùng hết tất các phần hành nghiệp vụ hoặc
chức năng của chương trình.
Ta có thể dùng chức năng quản lý menu để khai báo ẩn các menu không cần dùng đến.
Chương trình cho phép khai báo hiện lại các menu đã khai báo ẩn trước đó.
4.5 Trợ giúp
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
51
Phần trợ giúp có các chức năng sau:
1. Hướng dẫn sử dụng
2. Quy định và hướng dẫn hạch toán nội bộ
3. Các quy định về chế độ kế toán, thuế và tài chính
4. Thuật ngữ kế toán
5. Thư giãn
6. Giới thiệu chương trình.
4.5.1 Hướng dẫn sử dụng
Chức năng
Phần này cung cấp toàn bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình.
4.5.2 Quy định và hướng dẫn hạch toán nội bộ
Chức năng
Chức năng này cho phép người sử dụng cập nhật, lưu trữ các quy định và hướng dẫn hạch toán nội
bộ của doanh nghiệp.
4.5.3 Các quy định về chế độ kế toán, thuế và tài chính
Chức năng
Chức năng này cho phép người sử dụng cập nhật, lưu trữ các quy định về chế độ kế toán, thuế và
tài chính do nhà nước ban hành.
4.5.4 Thuật ngữ kế toán
Chức năng
Chức năng này cung cấp các thuật ngữ và giải thích liên quan đến nghiệp vụ kế toán.
Người sử dụng có thể thêm bớt, sửa đổi theo nhu cầu.
4.5.5 Thư giãn
Chức năng
Chức năng cung cấp các truyện cười phục vụ thư giản, giải trí.
Người sử dụng có thể thêm bớt, sửa đổi theo nhu cầu.
4.5.6 Giới thiệu chương trình
Chức năng
Chức năng giới thiệu về các thành viên tham gia vào phát triển phiên bản hiện hành của SSE
ACCOUNGTING.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
52
5. Phân hệ Kế toán tổng hợp
5.1 Giới thiệu chung
Chức năng của phân hệ kế toán tổng hợp
Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất
với tất cả các phân hệ khác của chương trình.
Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ,
kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng
hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác.
Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.
Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp
Hệ thống menu của phân hệ kế toán tổng hợp
Các menu chính của phân hệ kế toán tổng hợp
1. Cập nhật số liệu
2. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
CHỨNG TỪ
Phiếu kế toán
Bút toán phân bổ
Bút toán kết chuyển
SỐ LIỆU TỪ CÁC PHÂN
HỆ KHÁC
Vốn bằng tiền
Bán hàng, công nợ phải thu
Mua hàng, công nợ phải trả
Hàng tồn kho
CHUYỂN SỐ LIỆU SANG
CÁC PHÂN HỆ KHÁC
Phiếu kế toán
Bút toán phân bổ
Bút toán kết chuyển
BÁO CÁO
Sổ sách kế toán
PHÂN HỆ
KẾ TOÁN
TỔNG HỢP
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
53
3. Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
4. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
5. Báo cáo tài chính
6. Lọc tìm và tra cứu số liệu
7. Danh mục từ điển
8. In các danh mục từ điển.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
54
5.2 Khai báo các danh mục từ điển
Các danh mục sau đây được khai báo trong phân hệ kế toán tổng hợp
1. Danh mục tài khoản
2. Danh mục tiểu khoản
3. Danh mục phân nhóm các tiểu khoản
4. Danh mục phân loại các tài khoản
5. Danh mục các bút toán phân bổ tự động
6. Danh mục các bút toán kết chuyển tự động
7. Danh mục các tài khoản chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.
5.2.1 Danh mục tài khoản
5.2.1.1 Phương án tổ chức danh mục tài khoản trong SSE ACCOUNGTING
Trong phần này sẽ trình bày về phương án xây dựng danh mục tài khoản và các thông tin liên quan
đến danh mục tài khoản cần phải chuẩn bị để khai báo khi cập nhật danh mục tài khoản.
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều
được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn
bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Điều này đặc biệt càng đúng trong việc xử lý số
liệu kế toán trên máy.
Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản sẵn có. Đối với
các doanh nghiệp Việt nam thì hệ thống tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính
quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng doanh
nghiệp cụ thể thì phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản trên cở sở hệ thống tài khoản sườn sẵn
có. Ngoài ra SSE ACCOUNGTING cũng cho phép doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản khác
với hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định.
Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc vào 02 yếu tố:
- Thứ nhất, nó phụ thuộc vào các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra.
- Thứ hai, nó phụ thuộc vào phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán
được sử dụng.
Vì vậy, trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra
và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán.
Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cáo (các báo cáo nhanh hàng ngày, các báo
cáo định kỳ và các câu hỏi bất chợt mà các "Sếp" hay đặt ra) cần phải thực hiện để cung cấp thông
tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan hữu quan liên quan. Trên cơ sở các
báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý và khai thác thông tin của phần mềm kế toán ta sẽ biết là
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
55
nên tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để chương trình có thể lên được các báo cáo theo yêu
cầu và người sử dụng thực hiện nhanh nhất, tiện lợi nhất.
Trong SSE ACCOUNGTING khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau:
- Đối với các tài khoản cần phải theo dõi số dư ngoại tệ (các tài khoản vốn bằng tiền, các tài
khoản công nợ…) thì phải mở các tiểu khoản tương ứng với từng loại ngoại tệ.
- Các tài khoản mở tại các ngân hàng (tk 112) được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản
của các tài khoản tương ứng. Nên mở cho mỗi tài khoản tại ngân hàng một tiểu khoản để
tiện đối chiếu với các sổ phụ của các ngân hàng. Đối với các tài khoản tiền gửi ngân hàng
các tiểu khoản chi tiết nên mở theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng ->
Loại tiền -> Ngân hàng -> Tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng. Ngoài ra cũng có
thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng ->
Ngân hàng --> Loại tiền -> Tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng.
- Đối với tài khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn (tk 121) có thể phải chia thành các tiểu
khoản sau:
- 121 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
- 1211 - Cổ phiếu
- 12111 - Cổ phiếu (mua bán vì mục đích thương mại)
- 12112 - Cổ phiếu (mua bán vì mục đích nắm giữ đầu tư)
- 12113 - Cổ phiếu (tương đương tiền)
- 1212 - Trái phiếu
- 12121 - Trái phiếu (mua bán vì mục đích thương mại)
- 12122 - Trái phiếu (mua bán vì mục đích nắm giữ đầu tư)
- 12123 - Trái phiếu (tương đương tiền)
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Đối với tài khoản đầu tư ngắn hạn khác (tk 128) có thể phải chia thành hai tiểu khoản 1281
- Cho vay và 1282 - Đầu tư ngắn hạn khác.
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Đối với tài khoản phải thu của khách hàng (tk 131) theo chuẩn mực kế toán mới thì có thể
phải chia thành các tiểu khoản sau:
- 1311 - Phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD
- 1311 - Phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD (VNĐ)
- 1311 - Phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD (USD)
…
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
56
- 1312 - Phải thu của khách hàng: hoạt động đầu tư
- 1312 - Phải thu của khách hàng: hoạt động đầu tư (VNĐ)
- 1312 - Phải thu của khách hàng: hoạt động đầu tư (USD)
…
- 1313 - Phải thu của khách hàng: hoạt động tài chính
- 1313 - Phải thu của khách hàng: hoạt động tài chính (VNĐ)
- 1313 - Phải thu của khách hàng: hoạt động tài chính (USD)
…
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Ngoài ra để chương trình tự động tính tỷ giá ghi sổ và hạch toán chênh lệch tỷ giá trong
các giao dịch phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì cần phải mở thêm các tiểu khoản tiền
VNĐ và tiền ngoại tệ tương ứng với mỗi lĩnh vực hoạt động (Lưu ý: nếu có phát sinh liên
quan đến nhiều loại ngoại tệ khác nhau thì mỗi loại ngoại tệ sẽ mở một tiểu khoản riêng
để theo dõi).
- Đối với tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (tk 133) có thể phải chia thành các
tiểu khoản sau:
- 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
- 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ
- 13311 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ nội địa
- 13312 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ nhập khẩu
- 13313 - Thuế GTGT trả lại nhà cung cấp, giảm giá hàng mua
- 13314 - Thuế GTGT được hoàn lại
- 133141 - Thuế GTGT đề nghị được hoàn
- 133142 - Thuế GTGT thực tế được hoàn
- 1332 - Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
Lưu ý: Tiểu khoản 13313 và 13314 được mở thêm để có thể lên được báo cáo kết quả
kinh doanh phần 3 - thuế GTGT và sổ theo dõi thuế GTGT được hoàn lại.
- Đối với tài khoản chi phí trả trước (tk 1421) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 14211 -
Chi phí lãi vay trả trước và tk 14212 - Chi phí trả trước khác.
Lưu ý: Việc chia nhỏ hai tiểu khoản này để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo
phương pháp gián tiếp.
- Đối với tài khoản chi phí chờ kết chuyển (tk 1422) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản
14221 - Chi phí bán hàng chờ kết chuyển và 14222 - Chi phí quản lý chờ kết chuyển.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
57
Lưu ý: Việc chia nhỏ hai tiểu khoản này để phục vụ lên báo cáo kết quả kinh doanh phần
1- Lãi, lỗ.
- Đối với tài khoản nguyên liệu, vật liệu (tk 152) có thể thêm các tiểu khoản theo phân nhóm
các loại nguyên vật liệu theo tính chất sử dụng, ví dụ: Nguyên liệu chính (tk 1521), vật liệu
phụ (tk 1522), nhiên liệu (tk 1523)...
- Đối với tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (tk 154) thì có thể mở các tiểu
khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các phân xưởng sản xuất và các nhóm sản
phẩm hoặc sản phẩm. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản tập hợp
chi phí sản xuất và tài khoản sản phẩm dở dang -> Phân xưởng sản xuất -> Nhóm sản
phẩm/sản phẩm. Trong trường hợp số lượng loại sản phẩm nhiều thì nên sử dụng danh mục
sản phẩm để theo dõi và tính giá thành cho từng sản phẩm. chương trình cũng cho phép
phân tích chi phí theo các yếu tố như NVL, nhân công, chi phí chung,… thông qua danh
mục yếu tố chi phí. Đối với các công ty xây dựng mà đối tượng tính giá thành là các dự án,
công trình, hạn mục công trình thì nên sử dụng danh mục phân nhóm vụ việc, danh mục vụ
việc để theo dõi và tính giá thành. Trong trường hợp không chỉ tập hợp và tính giá thành
theo vụ việc mà còn có nhu cầu phân tích chi phí theo các yếu tố sản xuất thì có thể mở các
tiểu khoản tương ứng với từng yếu tố trên tài khoản chi phí sản xuất dở dang.
- Đối với tài khoản hao mòn TSCĐ hữu hình (tk 2141) có thể phải chia thành các tiểu khoản:
- 21412 – Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc
- 21413 – Hao mòn máy móc, thiết bị
- 21414 – Hao mòn phương tiện vận tải, truyền dẫn
- 21415 – Hao mòn thiết bị, dụng cụ quản lý
- 21416 – Hao mòn cây trồng, vật nuôi
- 21418 – Hao mòn TSCĐ hữu hình khác
Tương tự đối với tài khoản hao mòn TSCĐ vô hình (tk 2143):
- 21431 – Hao mòn quyền sử dụng đất
- 21432 – Hao mòn quyền phát hành
- 21433 – Hao mòn bản quyền, bằng sáng chế
- 21434 – Hao mòn nhãn hiệu hàng hóa
- 21435 – Hao mòn phần mềm máy tính
- 21436 – Hao mòn giấy phép và giấy phép nhượng quyền
- 21438 – Hao mòn TSCĐ vô hình khác
Lưu ý: Việc chia nhỏ thành các tiểu khoản trên để phục vụ lên báo cáo thuyết minh tài
chính
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
58
- Đối với tài khoản đầu tư chứng khoán dài hạn (tk 221) có thể phải chia thành 02 tiểu khoản
là 2211 - Cổ phiếu và 2212 - Trái phiếu.
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Đối với tài khoản đầu tư dài hạn khác (tk 228) có thể phải chia thành 03 tiểu khoản là
2281- Cho vay, 2282 - Đầu tư bất động sản và 2283 - Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác.
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Đối với tài khoản 242 - Chi phí trả trước dài hạn có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk
2421 - Chi phí lãi vay trả trước dài hạn và tk 2422 - Chi phí trả trước dài hạn khác.
Lưu ý: Việc chia nhỏ hai tiểu khoản này để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo
phương pháp gián tiếp.
- Đối với các tài khoản tiền vay (tk 311, 341) phải chia thành 02 tiểu khoản là "Vay ngân
hàng" và "Vay các đối tượng khác". Đối với Tiểu khoản "Vay ngân hàng" thì lại chi tiết
cho từng ngân hàng và từng loại ngoại tệ. Đối với Tiểu khoản "Vay các đối tượng khác" thì
từng đối tượng cho vay được xem như là đối tượng công nợ phải trả và trong chương trình
được theo dõi bằng trường "nhà cung cấp". Liên quan đến từng khế ước vay thì sử dụng
danh mục khế ước vay để theo dõi.
- Đối với các tài khoản nợ dài hạn đến hạn trả (tk 315) và nợ dài hạn (tk 342) có thể phải
chia thành 02 tiểu khoản là “Nợ vay” và “Nợ thuê tài chính”.
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Đối với tài khoản phải trả cho người bán (tk 331) theo chuẩn mực kế toán mới thì có thể
phải chia thành các tiểu khoản sau:
- 3311- Phải trả cho người bán: hoạt động SXKD
- 33111- Phải trả cho người bán: hoạt động SXKD (VNĐ)
- 33111- Phải trả cho người bán: hoạt động SXKD (USD)
…
- 3312 - Phải trả cho người bán: hoạt động đầu tư
- 33121 - Phải trả cho người bán: hoạt động đầu tư (VNĐ)
- 33121 - Phải trả cho người bán: hoạt động đầu tư (USD)
…
- 3313 - Phải trả cho người bán: hoạt động tài chính
- 33131 - Phải trả cho người bán: hoạt động tài chính (VNĐ)
- 33132 - Phải trả cho người bán: hoạt động tài chính (USD)
…
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
59
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ
và để chương trình tự động tính tỷ giá ghi sổ và tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá hối
đoái trong các phát sinh liên quan đến ngoại tệ trong kỳ.
Đối với các tài khoản công nợ khác (ngoại trừ 131,331) thì cũng phải chia theo lĩnh vực
hoạt động như trên. Ngoài ra, nếu có phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì cũng cần phải
mở thêm các tiểu khoản chi tiết để theo dõi cho từng loại ngoại tệ tương ứng.
- Đối với tài khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp (tk 3331) có thể phải chia thành các tiểu
khoản sau:
- 3331 - Thuế GTGT phải nộp
- 33311 - Thuế GTGT phải nộp của hàng hoá, sản phẩm và dịch vụ bán ra
- 33312 - Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu
- 33313 - Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
- 33314 - Thuế GTGT đầu ra được giảm
Lưu ý: Việc mở thêm tiểu khoản 33313 và 33314 để có thể được báo cáo kết quả kinh
doanh phần 2 -Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước,phần 3 -Tthuế GTGT và sổ
theo dõi thuế GTGT được miễn giảm.
- Đối với tài khoản thuế xuất, nhập khẩu (tk 3333) phải chia nhỏ thành 2 tiểu khoản - tk
33331 - thuế xuất khẩu và tk 33332 - thuế nhập khẩu.
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để có thể lên được báo cáo kết quả kinh
doanh phần 1 - lãi, lỗ.
- Đối với tài khoản thuế nhà đất, tiền thuê đất (tk 3337) phải chia thành 2 tiểu khoản: tk
33371 - thuế nhà đất và 33372 - tiền thuê đất.
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để có thể lên được báo cáo kết quả kinh
doanh phần 2 - tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.
- Đối với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 144/2001/QĐ-BTC
thì tài khoản các loại thuế khác (tk 3338) phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 33381 - thuế môn
bài và tk 33382 - các loại thuế khác để có thể lên được báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ
với nhà nước.
- Đối với tài khoản phí, lệ phí, các khoản phải nộp khác (tk 3339) có thể phải chia thành 3
tiểu khoản: tk 33391 - Các khoản phụ thu, tk 33392 - Các khoản phí, lệ phí và tk 33393 -
Các khoản phải nộp khác.
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để có thể lên được báo cáo kết quả kinh
doanh phần 2 - tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.
- Đối với tài khoản chi phí phải trả (tk 335) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 3351 -
Chi phí lãi vay phải trả và tk 3352 - Chi phí phải trả khác.
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản trên để có thể lên báo cáo lưu chuyển tiền tê.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
60
- Đối với tài khoản quỹ đầu tư phát triển (tk 414) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk
4141 - Quỹ đầu tư phát triển và tk 4142 - Quỹ nghiên cứu phát triển và đào tạo
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản trên để có thể lên báo cáo thuyết minh tài chính.
- Đối với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 144/2001/QĐ-BTC
thì tài khoản lợi nhuận chưa phân phối (tk 421) phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 4211 - lợi
nhuận chưa phân phối từ hoạt động kinh doanh và tk 4212 - lợi nhuận chưa phân phối từ
hoạt động khác để có thể lên được báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Đối với các tài khoản giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng (tk 511, 632) có thể mở các
tiểu khoản để theo dõi các loại hình kinh doanh hoặc các nhóm hàng kinh doanh và các bộ
phận kinh doanh khác nhau. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản
giá vốn và doanh thu bán hàng -> Loại hình kinh doanh -> Bộ phận kinh doanh. Ngoài ra
cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu
bán hàng -> Bộ phận kinh doanh -> Loại hình kinh doanh.
- Trường hợp doanh nghiệp có phát sinh doanh thu từ hoạt động chuyển quyền sử dụng đất,
chuyển quyền thuê đất thì có thể phải mở thêm một tiểu khoản 5115 – Doanh thu chuyển
quyền sử dụng đất, chuyển quyền thuê đất.
- Trong trường hợp doanh nghiệp có xuất khẩu hàng hóa thì tài khoản doanh thu hàng hóa
(tk 5111, tk 5112, tk 5113, tk 5114) có thể phải chia nhỏ thành các tiểu khoản: doanh thu
nội địa (tk 51111, 51121, 51131, 51141 và doanh thu xuất khẩu (tk 51112, 51122, 51132,
51142).
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để có thể lên được báo cáo quyết toán thuế
thu nhập doanh nghiệp.
- Đối với tài khoản doanh thu hoạt động tài chính (tk 515) có thể phải chia thành các tiểu
khoản sau:
- 5151 - Bán bất động sản đầu tư.
- 5152 - Lãi tiền gởi, tiền cho vay
- 5153 - Chênh lệch lãi tỷ giá phát sinh trong kỳ
- 5154 - Cổ tức và lợi nhuận được chia
- 5155 - Lãi do bán các loại chứng khoán
- 5156 - Lãi bán ngoại tệ
- 5157 - Lãi bán hàng trả chậm
- 5158 - Chiết khấu thanh toán được hưởng
- 5159 – Lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại
Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ,
báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
61
- Đối với tài khoản chi phí nguyên vật liệu (tk 621) có thể chia tiểu khoản theo phân xưởng
hoặc nhóm sản phẩm/sản phẩm.
- Đối với tài khoản chi phí nhân công (tk 622) có thể chia tiểu khoản theo phân xưởng hoặc
nhóm sản phẩm/sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp có thuê ngoài gia công thì tk 622
trước tiên có thể chia thành các tiểu khoản chi phí nhân công nội bộ và chi phí nhân công
thuê ngoài gia công, sau đó mở tiếp các tiểu khoản theo phân xưởng hoặc nhóm sản
phẩm/sản phẩm
- Đối với tài khoản chi phí sản xuất chung (tk 627_) có thể chia tiểu khoản theo phân xưởng.
- Đối với tài khoản chi phí tài chính (tk 635) phải chia thành các tài khoản sau để có thể lên
được báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.:
- 6351 - Lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ.
- 6352 - Chi phí lãi vay.
- 6353 - Giá vốn và chi phí liên quan đến bán bất động sản.
- 6354 - Chi phí lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại
- 6355 - Lỗ do bán các loại chứng khoán
- 6356 - Chi phí tài chính khác.
- Đối với các tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (tk 641,
642) có thể mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các bộ phận kinh
doanh, loại hình kinh doanh và khoản mục phí. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể
như sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý -> Loại hình kinh doanh ->
Bộ phận sử dụng chi phí -> Khoản mục phí. Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi
tiết theo trình tự sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý -> Bộ phận sử
dụng chi phí -> Loại hình kinh doanh -> Khoản mục phí.
- Đối với tài khoản thu nhập khác (tk 711) có thể phải chia thành các tiểu khoản sau để có
thể lên được báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
- 7111 - Thu nhập từ việc được thưởng, bồi thường
- 7112 - Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ
- 7113 - Thu nhập khác
- Đối với tài khoản chi phí khác (tk 811) có thể phải chia thành các tiểu khoản sau để có thể
lên được báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
- 8111 - Chi phí bồi thường, bị phạt
- 8112 - Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ
- 8113 - Chi phí khác
Lưu ý chung:
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
62
Ta sẽ mở các tiểu khoản cho các đối tượng mà danh sách các đối tượng này ít thay đổi theo thời
gian. Ví dụ: danh mục mã các khoản mục phí, danh mục các ngành hàng kinh doanh, danh mục
các bộ phận hạch toán, các tài khoản ngân hàng, tài khoản tiền vay...
Đối với đối tượng mà danh sách các đối tượng này hay thay đổi theo thời gian thì không nên mở
các tiểu khoản để theo dõi. Đối với các đối tượng này nên sử dụng các danh mục khác để theo
dõi, ví dụ: danh mục vụ việc, danh mục sản phẩm, danh mục từ điển tự do...
5.2.1.2 Cách thức khai báo danh mục tài khoản trong SSE ACCOUNGTING
Để phục vụ nhu cầu quản trị ngày càng cao danh mục tài khoản được mở rất chi tiết. Thông thường
có nhiều tài khoản khác nhau nhưng lại có cùng các tiểu khoản, tiết khoản chi tiết giống nhau.
Để tiện cho việc khai báo và tiết kiệm thời gian khai báo cũng như tiện lợi cho việc tra cứu, trong
SSE ACCOUNGTING các tiểu khoản được khai báo riêng trong một danh mục. Ngoài ra, để chỉ rõ
các tiểu khoản nào thì gắn với tài khoản nào sẽ có một danh mục nhóm tiểu khoản dùng để liên kết
danh mục tài khoản và danh mục các tiểu khoản. Khi khai báo các tiểu khoản ta phải phân chúng
vào nhóm tiểu khoản nào và khi khai báo các tài khoản nếu có các tiểu khoản thì ta phải khai báo
tài khoản này có các tiểu khoản thuộc nhóm nào.
Như vậy ta sẽ có 2 danh mục tài khoản: danh mục tài khoản chính và danh mục tiểu khoản. Hai
danh mục này liên kết với nhau thông qua danh mục nhóm các tiểu khoản. Thực tế ta sẽ có một
danh mục tài khoản dài gồm danh mục tài khoản chính và danh mục tiểu khoản liên kết với nhau.
Tất nhiên các tài khoản chính chỉ liên kết với các tiểu khoản nếu như chúng có cùng chung mã
nhóm tiểu khoản.
Khi nhập số liệu thì ta nhập cả tài khoản chính và tiểu khoản. Để phân biệt tài khoản chính và tiểu
khoản ta dùng dấu chấm (".") làm dấu phân cách. Trong dữ liệu lưu số hiệu tài khoản cũng được
lưu như vậy ở trên 1 trường: tài khoản chính + dấu phân cách + tiểu khoản. Nếu tài khoản chỉ gồm
có tài khoản chính mà không có tiểu khoản thì chỉ cần nhập tài khoản chính và không nhập dấu
phân cách và tiểu khoản. Tên tài khoản sẽ bằng tên của tài khoản chính cộng với tên của tiểu
khoản.
Lưu ý là việc tách ra thành 2 danh mục các tài khoản chính và danh mục các tiểu khoản chỉ nên áp
dụng cho trường hợp có rất nhiều tiểu khoản. Nếu như số lượng tiểu khoản không quá nhiều thì ta
chỉ việc khai chúng luôn trong danh mục các tiểu khoản chính là đủ.
5.2.1.3 Các thông tin về tài khoản
Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:
1. Số hiệu tài khoản
2. Tên tài khoản
3. Tên ngắn (tên rút gọn dùng để lên 1 số báo cáo)
4. Tên tiếng Anh
5. Tên ngắn tiếng Anh
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
63
6. Loại tiền
7. Tài khoản mẹ
8. Tài khoản có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải thu hay phải trả.
9. Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái. Các tài khoản sổ cái là các
tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo
cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài
khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản
chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.
10. Loại tài khoản. Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài khoản phục
vụ cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản được chọn trong danh mục
phân loại các tài khoản.
11. Nhóm tiểu khoản.
Nhóm tiểu khoản được sử dụng trong trường hợp tài khoản có các tiểu khoản và các tiểu
khoản được khai báo trong danh mục tiểu khoản. Khi này ta phải chỉ rõ tài khoản này có
nhóm tiểu khoản nào để chương trình liên kết với các tiểu khoản có cùng nhóm trong
danh mục các tiểu khoản.
12. Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của tài khoản
Nếu tài khoản có theo dõi số dư theo ngoại tệ thì phải khai báo phương pháp tính tỷ giá
ghi sổ của tài khoản. Chương trình cho phép lựa chọn 1 trong các phương pháp sau:
Trung bình tháng, Đích danh, Nhập trước xuất trước, Trung bình di động hàng ngày và
Tỷ giá giao dịch thực tế.
5.2.1.4 Danh mục các tiểu khoản
Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:
1. Nhóm tiểu khoản
2. Mã tiểu khoản
3. Tên tiểu khoản.
4. Tên tiếng Anh của tiểu khoản
5.2.1.5 Danh mục phân nhóm các tiểu khoản
Trong danh mục các tiểu khoản để phân biệt các tiểu khoản nào thì gắn với các tài khoản nào ta sử
dụng danh mục phân nhóm các tiểu khoản. Trong danh mục tiểu khoản và danh mục tài khoản đều
có trường thông tin lưu giữ mã nhóm của các tiểu khoản để phục vụ cho mục đích nói trên.
Các thông tin về nhóm các tiểu khoản gồm có:
1. Mã nhóm tiểu khoản
2. Tên nhóm tiểu khoản
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
64
3. Tên tiếng Anh của nhóm tiểu khoản.
5.2.2 Danh mục phân loại các tài khoản
Các tài khoản được phân thành các loại khác nhau theo tính chất của các tài khoản và để phục vụ
cho việc phân tích số liệu kế toán.
Các thông tin về loại tài khoản gồm có:
1. Mã loại tài khoản
2. Tên loại tài khoản
3. Tên tiếng Anh của loại tài khoản.
Trong SSE ACCOUNGTING các tài khoản được chia thành các loại sau:
- 1000 - Tài sản = 1100 + 1200
- 1100 - Tài sản lưu động = 1110 + 1120 + 1130 + 1140 + 1190
- 1110 - Tiền mặt (TM, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển)
- 1120 - Đầu tư ngắn hạn
- 1130 - Các khoản phải thu
- 1140 - Hàng hoá, thành phẩm tồn kho (không tính vật tư)
- 1190 - Tài sản lưu động khác
- 1200 - Tài sản cố định = 1210 + 1220
- 1210 - TSCĐ hữu hình = 1211 - 1212
- 1211 - Nguyên giá TSCĐ hữu hình
- 1212 - Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình
- 1220 - TSCĐ khác = 1221 - 1222
- 1221 - Nguyên giá TSCĐ khác
- 1222 - Giá trị hao mòn TSCĐ khác
- 3000 - Nợ, vay và phải trả = 3100 + 3200
- 3100 - Nợ, vay và phải trả ngắn hạn = 3110 + 3120
- 3110 - Nợ, vay và phải trả ngắn hạn
- 3120 - Thuế thu nhập phải nộp
- 3200 - Nợ, vay và phải trả dài hạn
- 4000 - Nguồn vốn chủ sở hữu
- 5000 - Doanh thu thuần = 5100 - 5200
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
65
- 5100 - Doanh thu
- 5200 - Các khoản giảm trừ
- 6000 - Chi phí = 6300 + 6400
- 6300 - Giá vốn hàng bán
- 6400 - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý
- 9100 - Lãi gộp = 5000 - 6300
- 9200 - Lãi trước thuế = 9100 - 6000
- 9300 - Lãi sau thuế = 9200 - 3120
5.3 Cập nhật số dư đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối năm
5.3.1 Vào số dư đầu năm của các tài khoản
Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu năm của các tài khoản.
Cập nhật số dư đầu của các tài khoản được thực hiện ở menu “Kế toán tổng hợp / Vào số dư đầu
kỳ của các tài khoản”.
Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau:
- Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ.
- Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc nhập số dư
đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối kế toán. Trong trường
hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên
một tài khoản.
- Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ được
chuyển sau khi vào số dư chi tiết của các đối tượng công nợ ở phân hệ kế toán công nợ phải
thu và kế toán công nợ phải trả.
5.3.2 Kết chuyển số dư của các tài khoản, công nợ sang đầu năm sau
Sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước thì ta thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và công
nợ sang năm tiếp theo.
Kết chuyển số dư của các tài khoản và công nợ sang đầu năm sau được thực hiện ở menu “Kế toán
tổng hợp / Kết chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau”.
Lưu ý là trong chức năng này chỉ thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và số dư công nợ. Số dư của
các đối tượng quản lý khác như số tồn kho, số dư vụ việc… phải thực hiện kết chuyển ở các phân
hệ quản lý tương ứng.
Nếu sau khi đã kết chuyển số dư mà ta sửa lại số liệu ảnh hưởng đến số dư thì phải thực hiện kết
chuyển lại.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
66
5.4 Cập nhật chứng từ đầu vào
Các chức năng chính của menu cập nhật số liệu
Menu "Cập nhật số liệu" trong phân hệ kế toán tổng hợp gồm có các menu con sau:
1. Phiếu kế toán
2. Bút toán phân bổ tự động
3. Khai báo các bút toán phân bổ tự động
4. Bút toán kết chuyển tự động
5. Khai báo các bút toán kết chuyển tự động
6. Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
7. Khai báo các tài khoản tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
5.4.1 Cập nhật phiếu kế toán
Các thông tin của phiếu kế toán
Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ...
Phiếu kế toán có các thông tin sau.
Phần thông tin chung về chứng từ:
- Số chứng từ
- Ngày hạch toán
- Ngày lập chứng từ
- Diễn giải (chung)
- Loại ngoại tệ
- Tỷ giá (nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá
bằng 1).
Phần chi tiết hạch toán:
- Số hiệu tài khoản
- Tên tài khoản
- Mã khách hàng (trong trường hợp tài khoản là công nợ thì bắt buộc phải nhập)
- Tên khách hàng
- Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch
- Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch
- Diễn giải (chi tiết)
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
67
- Phát sinh nợ theo đồng hạch toán
- Phát sinh có theo đồng hạch toán
- Các trường tự do
- Nhóm định khoản.
Phần chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT đầu vào:
- Mẫu báo cáo: mẫu báo cáo thuế đầu vào theo quy định của tổng cục thuế
- Số chứng từ
- Số seri
- Ngày chứng từ
- Mã khách (nhà cung cấp)
- Tên khách (nhà cung cấp)
- Địa chỉ
- Mã số thuế
- Mã vụ việc
- Hàng hoá, dịch vụ
- Tiền hàng theo đồng tiền giao dịch
- Tiền hàng theo đồng tiền hạch toán
- Thuế suất
- Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch
- Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán
- Tk thuế
- Tk đối ứng.
- Cục thuế
- Ghi chú
- Các trường tự do.
Phần thông tin tổng hợp:
- Tổng phát sinh nợ
- Tổng phát sinh có
- Trạng thái của chứng từ: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ cái.
Lưu ý:
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
68
1. Số tiền thuế trong bảng kê thuế theo tài khoản thuế phải bằng số tiền thuế được hạch toán
trong chứng từ tương ứng theo tài khoản thuế thì chương trình mới cho phép lưu chứng từ.
2. Hạch toán tài khoản trong phần nhập chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT đầu vào
chỉ phục vụ lọc tìm số liệu liên quan đến bảng kê hoá đơn thuế GTGT đầu vào chứ không
ảnh hưởng đến sổ cái. Phần hạch toán tài khoản thuế sổ cái phải hạch toán ở phần chi tiết
hạch toán của chứng từ.
Lưu ý khi cập nhật các chứng từ nhiều nợ nhiều có
Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách
chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 nợ - nhiều có hoặc 1 có - nhiều nợ. Tương ứng với mỗi
nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ
ta có mã hoá từng nhóm định khoản khác nhau bằng cách đánh số: 1, 2, 3...
Trong trường hợp chỉ có 1 nhóm định khoản thì không cần phải cập nhập trường nhóm định khoản
(để trắng).
5.4.2 Tạo các bút toán phân bổ tự động
Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán phân bổ sau:
1. Phân bổ tài khoản chi chí sản xuất chung (tk 627) vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh
doanh dở dang (tk 154).
2. Phân bổ các tài khoản chi phí nguyên vật liệu và lương nhân công trực tiếp (tk 621, 622)
vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong trường hợp các chi phí trực
tiếp này không thể chỉ rõ được cho sản phẩm nào.
3. Phân bổ tài khoản chi phí bán hàng và tài khoản chi phí quản lý (tk 641, 642) vào tài khoản
kết quả sản xuất kinh doanh (tk 911) theo các loại hình kinh doanh khác nhau (trong trường
hợp tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh chia nhỏ ra thành các tiểu khoản là các loại hình
kinh doanh khác nhau, còn các tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý thì hạch toán
chung không phân biệt loại hình kinh doanh).
4. Và một số trường hợp phân bổ khác
Số lượng các bút toán phân bổ có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về
chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp
cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán phân bổ. Chính vì vậy khi
thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.
Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách
lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các
bút toán phân bổ cuối kỳ.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
69
Các thông tin được khai báo liên quan đến bút toán phân bổ tự động
Phần thông tin chung:
Thông tin Ghi chú
Stt bút
toán
Trình tự thực hiện các bút toán phân bổ trong trường hợp chương trình tự động thực
hiện nhiều bút toán phần bổ cùng 1 lúc.
Tên bút
toán
Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh.
Tài khoản
ghi có
Tài khoản sẽ phân bổ đi.
Trong trường hợp tài khoản phân bổ đi có nhiều tiểu khoản và các tiểu khoản này
khi phân bổ có cùng một tiêu thức phân bổ thì có thể khai báo tài khoản sẽ phân bổ
đi là tài khoản tổng hợp.
Phần thông tin chi tiết
Thông tin Ghi chú
Tài khoản
ghi nợ
Tài khoản sẽ nhận phân bổ. Tài khoản phải là tài khoản chi tiết.
Mã vụ
việc
Sử dụng trong trường hợp phân bổ được chi tiết hoá cho từng vụ việc.
Trong trường hợp này các phát sinh đã chỉ rõ ra cho vụ việc nào sẽ được kết chuyển
theo vụ việc đó. Chỉ có các phát sinh chưa rõ cho vụ việc nào mới được phân bổ cho
các vụ việc.
Mã bộ
phận hạch
toán
Sử dụng trong trường hợp phải chỉ rõ tài khoản liên quan đến bộ phận hạch toán
nào.
Tk nợ/Tk
có 1, 2, 3
Cặp tài khoản dùng để tự động tính hệ số phân bổ.
Tính hệ số phân bổ tự động
Hệ số phân bổ có thể do người dùng tự nhập hoặc được tính bởi chương trình.
Trong trường hợp được tính bởi chương trình thì phải khai báo cách tính. Ví dụ: dựa vào số phát
sinh nợ/có của 1 hoặc 1 cặp tài khoản nào đó hoặc nhiều (không nhiều hơn 3) cặp tk cộng lại.
Trong trường hợp hệ số được tính theo đặc thù thì phải sửa chương trình tính hệ số theo yêu cầu
của từng khách hàng cụ thể.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
70
Tạo bút toán phân bổ tự động
Khi tạo bút toán phân bổ tự động ta phải khai báo thêm các thông tin sau:
Thông tin Ghi chú
Số chứng từ Số của chứng từ của bút toán phân bổ tự động
Số tiền phân
bổ
Trong trường hợp ta không phân bổ hết toàn bộ số tiền phát sinh mà chỉ phân bổ một
phần tiền phát sinh thì khi thực hiện bút toán phân bổ phải nhập số tiền cần phân bổ.
Nếu ta không khai báo số tiền sẽ phân bổ thì khi tạo bút toán phân bổ SSE
ACCOUNGTING sẽ tính số tiền cần phải phân bổ bằng tổng phát sinh - tổng số giảm
trong kỳ và tiếp theo sẽ phân bổ số tiền này theo tiêu thức được lựa chọn.
Lưu ý: nếu ta khai báo số tiền phân bổ thì phải khai báo thêm là bút toán phân bổ liên
quan đến đơn vị cơ sở nào (trong trường hợp quản lý nhiều đơn vị cơ sở).
Mã đơn vị
cơ sở
Khai báo trong trường hợp phân bổ không hết toàn bộ số phát sinh mà chỉ phân bổ
một số tiền nhất định khai báo ở trên.
Hệ số phân
bổ
Hệ số phân bổ cho từng tài khoản nhận phân bổ.
Khi khai báo các hệ số ta không bắt buộc khai báo hệ số theo tỷ lệ phần trăm mà có
thể khai báo theo số trước khi ta tính ra tỷ lệ % và chương trình sẽ tự động tính tỷ lệ
% cần thiết để thực hiện phân bổ.
Trong trường hợp hệ số phân bổ được tính dựa trên số phát sinh của 1 hoặc nhiều tài
khoản / cặp tài khoản thì ta có thể sử dụng chương trình tính hệ số phân bổ.
Chương trình cho phép xoá các bút toán đã phân bổ, tạo lại các bút toán đã phân bổ khi có các sửa
đổi và in các bút toán phân bổ.
5.4.3 Tạo các bút toán kết chuyển tự động
Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:
1. Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh
2. Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh
3. Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh
4. Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh
5. Kết chuyển khác…
Số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết
về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường
hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển. Chính vì vậy
khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
71
Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách
lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các
bút toán kết chuyển cuối kỳ.
Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận”
cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang
tài khoản ghi nợ (ví dụ C642 - N911) hoặc ngược lại (ví dụ N511 - C911).
Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng vụ việc thì khai báo là có kết chuyển theo
vụ việc hay không. Chương trình cũng cho phép chỉ kết chuyển các phát sinh có vụ việc còn những
phát sinh không có vụ việc thì không kết chuyển.
Khi tạo bút toán kết chuyển SSE ACCOUNGTING sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh
trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.
Để tiện dụng SSE ACCOUNGTING cho phép các khả năng khai báo sau:
1. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.
2. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này SSE
ACCOUNGTING sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản
“nhận”.
3. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này
SSE ACCOUNGTING sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển -
nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.
Các thông tin được khai báo liên quan đến bút toán kết chuyển tự động
Phần thông tin chung:
Thông tin Ghi chú
Stt Trình tự thực hiện các bút toán kết chuyển trong trường hợp chương
trình tự động thực hiện nhiều bút toán kết chuyển cùng 1 lúc.
Tên bút toán Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh.
Tài khoản ghi nợ Tài khoản cần kết chuyển ghi nợ/tài khoản đích
Tài khoản ghi có Tài khoản cần kết chuyển ghi có/tài khoản đích
Loại kết chuyển 1 – KC từ tài khoản có sang tài khoản nợ; 2 – KC từ tài khoản nợ
sang tài khoản có
Kết chuyển theo vụ việc Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết theo từng vụ việc
Kết chuyển theo bộ phận
hạch toán
Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết theo từng bộ phận
hạch toán
Kết chuyển theo sản phẩm Sử dụng trong trường hợp tính giá thành theo sản phẩm
Chỉ kết chuyển phát sinh có
mã vụ việc
0 – Không; 1 – Có
Chỉ kết chuyển các phát sinh có mã vụ việc, còn các phát sinh khác
không kết chuyển mà để sẽ phân bổ sau.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
72
Tạo bút toán kết chuyển tự động
Khi tạo bút toán kết chuyển tự động ta phải khai báo thêm thông tin về số chứng từ kết chuyển. Bút
toán kết chuyển tự động sau khi tạo có thể xóa đi tạo lại và in ra.
5.4.4 Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Cuối kỳ ta phải thực hiện đánh giá lại tiền ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ.
Thông tin về bút toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ gồm có:
8. Stt thực hiện bút toán
9. Tên bút toán
10. Tài khoản
11. Mã ngoại tệ
12. Tài khoản chênh lệch tỷ giá.
Khi tạo bút toán chênh lệch tỷ giá ta phải nhập kỳ hạch toán và tỷ giá cuối kỳ, số chứng từ.
Lưu ý là mỗi lần tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ ta chỉ có thể chọn được các bút toán có
cùng một mã ngoại tệ.
Đối với các tài khoản là công nợ thì chương trình sẽ tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho
từng khách hàng/đối tượng công nợ.
Đối với việc theo dõi thanh toán chi tiết cho các hoá đơn ngoại tệ thì chương trình cũng tự động
tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho từng hoá đơn nhưng được thực hiện bên phân hệ kế
toán mua hàng/bán hàng.
Ta có thể xóa hoặc in các bút toán đã tạo chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho 1 tài khoản.
5.5 Báo cáo
5.5.1 Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Sổ sách theo hình thức nhật ký chung gồm có:
13. Sổ nhật ký chung
14. Sổ nhật ký thu tiền
15. Sổ nhật ký chi tiền
16. Sổ nhật ký bán hàng
17. Sổ nhật ký mua hàng
18. Sổ cái của một tài khoản
19. Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)
20. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
73
21. Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)
22. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản
23. Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản
24. Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.
5.5.2 Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ gồm có:
25. Đăng ký số chứng từ ghi sổ
26. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
27. Bảng tổng hợp chứng từ / Sổ chi tiết
28. Bảng kê chứng từ của một tài khoản kiêm chứng từ ghi sổ
29. Chứng từ ghi sổ
30. Sổ cái của một tài khoản
31. Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)
32. Sổ chi tiết của một tài khoản
33. Sổ chi tiết tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)
34. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
35. Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)
36. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản
37. Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản
38. Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.
5.5.3 Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ gồm có:
39. Nhật ký chứng từ số 1 - 10
40. Bảng kê số 1 - 11
41. Các bảng phân bổ chi phí
42. Sổ cái của một tài khoản
43. Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)
44. Sổ chi tiết của một tài khoản
45. Sổ chi tiết tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)
46. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
74
47. Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)
48. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản
49. Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản
50. Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.
5.5.4 Báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính gồm có:
51. Bảng cân đối kế toán
52. Bảng cân đối kế toán cho nhiều kỳ
53. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 1: Lãi lỗ
54. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh (phần 1) cho nhiều kỳ
55. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 2: Nghĩa vụ với ngân sách
56. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 3. Thuế GTGT
57. Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp
58. Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp cho nhiều kỳ
59. Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp
60. Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp cho nhiều kỳ
61. Thuyết minh báo cáo tài chính
62. Bảng phân tích tài chính của doanh nghiệp.
5.5.5 Lọc tìm và tra cứu số liệu
63. Bảng kê chứng từ
64. Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng
65. Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng
66. Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng – theo cột
67. Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản – theo cột
68. Hỏi số dư của một tài khoản
69. Bảng cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản
70. Sổ cái của một tài khoản
71. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
72. Sổ tổng hợp chữ T của nhiều tài khoản
6. Phân hệ Kế toán tiền mặt tiền gửi, tiền vay
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
75
6.1 Giới thiệu chung
Chức năng của phân hệ kế toán vốn bằng tiền
- Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ
- Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau
- Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng
- Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các
khoản mục chi phí…
- Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các
ngân hàng, các đối tượng cho vay khác
- Theo dõi chi tiết tình hình cho vay, tạm ứng và tình hình thu hồi các khoản cho vay, thanh
toán tạm ứng của từng đối tượng
Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán vốn bằng tiền
Hệ thống menu của phân hệ kế toán vốn bằng tiền
Các menu chính của phân hệ kế toán vốn bằng tiền
CHỨNG TỪ
Phiếu thu
Phiếu chi
Báo có, Báo nợ NH
SỐ LIỆU TỪ CÁC PHÂN
HỆ KHÁC
Bán hàng, côn nợ phải thu
Mua hàng công nợ phải trả
CHUYỂN SỐ LIỆU SANG
CÁC PHÂN HỆ KHÁC
Kế toán tổng hợp
Công nợ phải thu
Công nợ phải trả
BÁO CÁO
Nhật ký thu tiền, chi tiền
Sổ quỹ, sổ ngân hàng
Báo cáo dòng tiền
PHÂN HỆ
KẾ TOÁN
VỐN BẰNG TIỀN
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
76
1. Cập nhật số liệu
2. Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
3. Báo cáo tiền vay
4. Danh mục từ điển và tham số
5. In các danh mục từ điển và tham số
6.2 Khai báo các danh mục từ điển
Danh mục ngân hàng
Danh mục các ngân hàng được sử dụng trong trường hợp cần phải in các UNC, lệnh chuyển tiền
trực tiếp từ chương trình. Được cập nhật ở menu “Danh mục tài khoản ngân hàng”
Thông tin về danh mục ngân hàng gồm có:
- Tài khoản kế toán (tài khoản tiền gởi ngân hàng trong danh mục tài khoản)
- Số tài khoản ngân hàng
- Tên ngân hàng
- Tên tiếng Anh của ngân hàng
- Địa chỉ của ngân hàng
- Tỉnh, thành phố nơi ngân hàng đóng
- Điện thoại
- Số fax
- Số e-mail
- Trang web (home_page)
- Đối tác giao dịch
- Mã số thuế
- Ghi chú
- Các trường tự do.
6.3 Cập nhật chứng từ đầu vào
Menu "Cập nhật số liệu" gồm có các menu con sau:
8. Giấy báo có (thu) của ngân hàng
9. Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng
10. Phiếu thu tiền mặt
11. Phiếu chi tiền mặt
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
77
12. Cập nhật và tính lại tỷ giá
13. Cập nhật số dư đầu kỳ của khế ước
14. Kết chuyển số dư khế ước sang năm sau
15. Vào số phát sinh lũy kế đầu kỳ của các khế ước
16. Tính lũy kế đến cuối năm của các khế ước
6.3.1 Cập nhật phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng
Các thông tin của phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng
Màn hình nhập liệu:
Phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng bao gồm các thông tin sau:
Phần thông tin chung về chứng từ:
- Loại phiếu thu. Phiếu thu được phân thành các loại sau:
1 - Thu tiền chi tiết cho các hoá đơn
2 - Thu của 1 khách hàng
3 - Thu của nhiều khách hàng
4 - Vay
5 - Chuyển tiền ngoại tệ
6 - Mua ngoại tệ
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
78
7 - Người mua trả tiền trước
9 - Thu khác.
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Địa chỉ
- Người nộp tiền
- Lý do nộp (diễn giải chung)
- Tài khoản nợ
- Số phiếu thu
- Ngày hạch toán
- Ngày lập phiếu thu
- Mã ngoại tệ
- Tỷ giá giao dịch
Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi tiết thanh toán theo hoá đơn (loại phiếu thu bằng
1)
- Số hoá đơn
- Ngày hoá đơn
- Mã ngoại tệ
- Tài khoản có
- Số tiền trên hoá đơn
- Số tiền đã thu (không kể số tiền thu của phiếu thu hiện tại)
- Số tiền còn phải thu
- Số tiền thu lần này
- Số tiền thu lần này quy đổi ra đồng tiền ghi trên hoá đơn
- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)
- Số tiền thu lần này qui đổi ra đồng tiền hạch toán
- Các mã của các trường tự do…
Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu của 1 khách hàng (loại phiếu thu bằng 2)
- Tài khoản có
- Tên tài khoản có
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
79
- Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch
- Tỷ giá ghi sổ
- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)
- Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)
- Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá ghi sổ)
- Các mã của các trường tự do…
Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu của nhiều khách hàng (loại phiếu thu bằng 3)
- Tài khoản có
- Tên tài khoản có
- Mã khách
- Tên khách
- Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch
- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)
- Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán
- Các mã của các trường tự do…
Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp vay (loại phiếu thu bằng 4); nộp tiền vào ngân hàng,
chuyển tiền từ ngân hàng khác đến (loại phiếu thu bằng 5); mua ngoại tệ (loại phiếu thu bằng
6); người mua trả tiền trước (loại phiếu thu bằng 7); khác (loại phiếu thu bằng 9)
- Tài khoản có
- Tên tài khoản có
- Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch
- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)
- Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán
- Các mã của các trường tự do…
Phần tính tổng của phiếu thu
- Hạn thanh toán: đối với trường hợp vay (loại phiếu thu bằng 4)
- Tổng số tiền trên phiếu thu/giấy báo có
- Trạng thái của chứng từ: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ cái.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
80
6.3.2 Lưu ý về phân loại phiếu thu
6.3.2.1 Thu tiền chi tiết theo từng hóa đơn (loại phiếu thu bằng 1)
- Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền bán hàng hoặc thu lại tiền cho vay hoặc tạm
ứng trước đó và mong muốn khi nhập liệu phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào hoặc của
phiếu chi cho vay, tạm ứng cụ thể.
- Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn 1.
- Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này
để hạch toán.
- Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa đơn này
trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã
thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời.
- Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số tiền
quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn. Khi này chương trình sẽ tự động hạch toán số
tiền chênh lệch tỷ giá so với số tiền trên hóa đơn.
6.3.2.2 Thu tiền của một khách hàng (loại phiếu thu bằng 2)
- Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền của các món công nợ phải thu nhưng chỉ quan
tâm đến đối tượng công nợ (khách hàng, người vay tiền, tạm ứng) mà không cần phải chỉ rõ
thu tiền của hóa đơn nào, phiếu chi nào ngay khi nhập liệu.
- Việc phân bổ số tiền đã thu cho từng hóa đơn có thể thực hiện sau đó (sau khi đã lưu chứng từ,
hoặc lọc chứng từ đã nhập trước đó) bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này chương
trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực
hiện phân bổ số tiền thu cho các hóa đơn tương ứng. Chức năng phân bổ này còn được thực
hiện ở menu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ thu tiền hàng
cho các hóa đơn.
- Trong trường hợp không liên quan ngoại tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi
sổ thì ta có thể dùng loại phiếu thu bằng 9.
6.3.2.3 Thu tiền của nhiều khách hàng (loại phiếu thu bằng 3)
- Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền của nhiều đối tượng công nợ trên 1 phiếu thu.
6.3.2.4 Nhận (thu) tiền đi vay (loại phiếu thu bằng 4)
- Loại phiếu thu này được sử dụng đối với các khoản tiền đi vay mà ta muốn sau này khi chi trả
vay ta sẽ chỉ rõ là chi trả cho số phiếu thu nào khi nhận tiền vay.
- Trong trường hợp sau này không cần phải theo dõi trả vay chi tiết theo số phiếu thu thì ta có
thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
81
6.3.2.5 Chuyển tiền ngoại tệ (loại phiếu thu bằng 5)
- Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp chuyển tiền ngoại tệ (rút tiền ngoại tệ từ
ngân hàng về nhập quỹ, nhận chuyển tiền từ ngân hàng B vào ngân hàng A) và sử dụng chức
năng tự động cập nhật tỷ giá giao dịch của phiếu thu bằng tỷ giá ghi sổ khi chi tiền ngoại tệ.
- Trong trường hợp tỷ giá giao dịch của phiếu thu do người sử dụng tự cập nhật mà không sử
dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.
6.3.2.6 Mua ngoại tệ (loại phiếu thu bằng 6)
- Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp định kỳ cuối tháng ta sử dụng chức năng
cập nhật lại tỷ giá giao dịch được khai báo trong danh mục tỷ giá cho các phiếu thu ngoại tệ.
Khi này, chương trình sẽ cập nhật lại tỷ giá giao dịch cho các phiếu thu ngoại tệ trừ các phiếu
thu thuộc loại mua ngoại tệ (theo tỷ giá thỏa thuận với người bán ngoại tệ).
- Trong trường hợp tỷ giá giao dịch do người sử dụng tự cập nhật mà không sử dụng chức năng
tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.
6.3.2.7 Người mua trả tiền trước (loại phiếu thu bằng 7)
- Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp ta muốn theo dõi thu tiền chi tiết theo hóa
đơn và khi nhận tiền của người mua trả trước thì hạch toán qua tài khoản công nợ trung gian.
- Lưu ý là loại phiếu thu này thường được sử dụng trong trường hợp liên quan đến ngoại tệ và
phải tính toán tỷ giá ghi sổ, hạch toán chênh lệch liên quan đến tỷ giá.
Quy trình thực hiện như sau:
- Nhận (thu) tiền trả trước của người mua. Hạch toán qua tài khoản “Nhận tiền trả trước của
khách hàng”.
- Sau khi xuất hóa đơn cho khách hàng thì làm bút toán bù trừ công nợ giữa tài khoản “Nhận
tiền trả trước của khách hàng” và tài khoản “Công nợ phải thu”. Bút toán này được chi tiết cho
từng hóa đơn.
Trong trường hợp không liên quan đến ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ giá giao dịch thì có
thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.
6.3.2.8 Thu khác (loại phiếu thu bằng 9)
Loại phiếu thu này được sử dụng trong các trường hợp còn lại, không thuộc các loại phiếu thu nêu
trên.
Lưu ý chung
- Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa loại phiếu thu nữa. Để sửa được loại
phiếu thu phải xóa hết các dòng chi tiết.
6.3.3 Cập nhật phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng
Các thông tin của phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
82
Màn hình nhập liệu:
Phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng có các thông tin sau:
Phần thông tin chung về chứng từ:
- Loại phiếu chi. Có các loại phiếu chi sau:
1 - Chi trả chi tiết theo các hoá đơn
2 - Chi cho 1 khách hàng
3 - Chi cho nhiều khách hàng
4 - Chi cho vay, tạm ứng
5 - Chuyển/Nộp tiền ngoại tệ
7 - Trả trước cho người bán
8 – T/t chi phí trực tiếp bằng tiền mặt
9 - Chi khác.
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Địa chỉ
- Người nhận tiền
- Lý do chi (diễn giải chung)
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
83
- Tài khoản có
- Số phiếu chi
- Ngày hạch toán
- Ngày lập phiếu chi
- Mã ngoại tệ
- Tỷ giá ghi sổ.
Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi tiết thanh toán theo hoá đơn (loại phiếu chi bằng
1)
- Số hoá đơn
- Ngày hoá đơn
- Mã ngoại tệ (trên hóa đơn)
- Tài khoản nợ (hạch toán công nợ khi mua hàng)
- Số tiền trên hoá đơn
- Số tiền đã trả (không kể số tiền trả trong phiếu chi hiện thời)
- Số tiền còn phải trả
- Số tiền trả lần này
- Số tiền trả lần này qui đổi ra đồng tiền ghi trên hoá đơn
- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)
- Số tiền trả lần này qui đổi ra đồng tiền hạch toán
- Các mã của các trường tự do.
Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi cho 1 khách hàng (loại phiếu chi bằng 2)
- Tài khoản nợ
- Tên tài khoản nợ
- Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch
- Tỷ giá ghi sổ
- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)
- Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản nợ)
- Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản có)
- Các mã của các trường tự do.
Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi cho nhiều khách hàng (loại phiếu chi bằng 3)
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
84
- Tài khoản nợ
- Tên tài khoản nợ
- Mã khách
- Tên khách
- Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch
- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)
- Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán
- Các mã của các trường tự do.
Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp cho vay, chi cho tạm ứng (loại phiếu chi bằng 4); nộp
tiền vào ngân hàng, chuyển tiền sang ngân hàng khác (loại phiếu chi bằng 5); bán ngoại tệ
(loại phiếu chi bằng 6); trả trước cho người bán (loại phiếu chi bằng 7); chi khác (loại phiếu
chi bằng 9)
- Tài khoản nợ
- Tên tài khoản nợ
- Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch
- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)
- Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán
- Các mã của các trường tự do.
Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi thanh toán chi phí trực tiếp có thuế (loại phiếu
chi bằng 8)
- Tài khoản nợ
- Tên tài khoản nợ
- Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch
- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)
- Loại hóa đơn
0 - Không có hóa đơn
1 - Hóa đơn GTGT giá chưa bao gồm thuế
2 - Hóa đơn GTGT giá đã bao gồm thuế (tem, vé…)
3 - Hóa đơn trực tiếp được khấu trừ lùi
4 - Hoá đơn trực tiếp không được khấu trừ
5 – Nhiều loại hóa đơn.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
85
- Mẫu báo cáo (mẫu báo cáo thuế đầu vào theo quy định của tổng cục thuế)
- Ngày hóa đơn
- Số seri
- Số hóa đơn
- Mã khách (nhà cung cấp)
- Tên khách (tên nhà cung cấp)
- Địa chỉ
- Mã số thuế (của nhà cung cấp)
- Hàng hóa, dịch vụ
- Mã thuế suất
- Thuế suất
- Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch
- Tài khoản thuế
- Cục thuế
- Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền giao dịch
- Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)
- Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)
- Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)
- Ghi chú
- Các mã của các trường tự do.
Lưu ý: Hạch toán tài khoản thuế trong phần nhập chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT
đầu vào sẽ được chuyển vào sổ cái.
Phần tính tổng của phiếu chi
- Tổng tiền hàng, dịch vụ
- Tiền thuế
- Tổng số tiền trên phiếu chi/giấy báo nợ.
- Trạng thái của chứng từ: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ cái.
Lưu ý khi in Uỷ nhiệm chi trực tiếp từ chương trình
Khi in UNC trực tiếp từ chương trình cần lưu ý là thông tin liên quan đến ngân hàng chuyển đi
được lấy từ thông tin cập nhật trong danh mục ngân hàng của doanh nghiệp, còn thông tin liên
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
86
quan đến ngân hàng nhận tiền được lấy từ thông tin khai báo về ngân hàng của khách hàng trong
danh mục khách hàng.
6.3.4 Lưu ý về phân loại phiếu chi
6.3.4.1 Chi trả chi tiết theo từng hóa đơn (loại phiếu chi bằng 1)
- Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền mua hàng hoặc trả tiền đi vay trước đó và
mong muốn khi nhập liệu phải chỉ rõ là chi tiền cho hóa đơn nào hoặc của phiếu thu đi vay cụ
thể.
- Trong trường hợp chi trả tiền cho nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn 1.
- Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này
để hạch toán.
- Số tiền đã chi trả cho hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã chi liên quan đến hóa đơn
này trừ đi số tiền chi trên phiếu chi hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số
tiền đã chi sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu chi sau phiếu chi hiện thời.
- Khi loại tiền chi trả trên phiếu chi khác với loại tiền trên hóa đơn mua hàng thì phải nhập số
tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn. Khi này chương trình sẽ tự động hạch
toán số tiền chênh lệch tỷ giá so với số tiền trên hóa đơn.
6.3.4.2 Chi trả tiền cho một người bán (loại phiếu chi bằng 2)
- Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền cho các món công nợ phải trả nhưng chỉ
quan tâm đến đối tượng công nợ (người bán, người cho vay) mà không cần phải chỉ rõ chi trả
tiền cho hóa đơn nào, phiếu thu nào ngay khi nhập liệu.
- Việc phân bổ số tiền đã chi trả cho từng hóa đơn có thể thực hiện sau đó (sau khi đã lưu chứng
từ, hoặc lọc chứng từ đã nhập trước đó) bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này
chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến người bán hiện thời chưa tất toán để ta
thực hiện phân bổ số tiền chi trả cho các hóa đơn tương ứng. Chức năng phân bổ này còn được
thực hiện ở menu: Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền chi trả
cho các hóa đơn.
- Trong trường hợp không liên quan ngoại tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi
sổ thì ta có thể dùng loại phiếu chi bằng 9.
6.3.4.3 Chi trả tiền cho nhiều người bán (loại phiếu chi bằng 3)
- Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền cho nhiều đối tượng công nợ trên 1 phiếu
thu.
6.3.4.4 Chi cho vay, chi tạm ứng (loại phiếu chi bằng 4)
- Loại phiếu chi này được sử dụng đối với các khoản tiền cho vay, chi cho tạm ứng mà ta muốn
sau này khi thu lại tiền cho đi vay, thu lại tiền tạm ứng hoặc thanh toán tạm ứng ta sẽ chỉ rõ là
thu lại của (thanh toán cho) số phiếu chi nào chi ra trước đó.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
87
- Trong trường hợp sau này không cần phải theo dõi thu lại tiền cho vay, tiền tạm ứng chi tiết
theo số phiếu chi thì ta có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9
6.3.4.5 Chuyển tiền ngoại tệ (loại phiếu chi bằng 5)
- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp chuyển tiền ngoại tệ (nộp tiền ngoại tệ vào
ngân hàng, chuyển tiền ngoại tệ từ ngân hàng A sang ngân hàng B) và sử dụng chức năng tự
động cập nhật tỷ giá giao dịch của phiếu thu bằng tỷ giá ghi sổ khi chi tiền ngoại tệ.
- Trong trường hợp tỷ giá giao dịch của phiếu thu do người sử dụng tự cập nhật mà không sử
dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9.
6.3.4.6 Bán ngoại tệ (loại phiếu chi bằng 6)
- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp bán ngoại tệ.
- Có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9 thay cho loại phiếu chi bằng 6.
6.3.4.7 Trả tiền trước cho người bán (loại phiếu chi bằng 7)
- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp ta muốn theo dõi chi trả tiền chi tiết cho
hóa đơn và khi trả tiền trước cho nhà cung cấp thì hạch toán qua tài khoản công nợ trung gian.
- Lưu ý là loại phiếu chi này thường được sử dụng trong trường hợp liên quan đến ngoại tệ và
phải tính toán tỷ giá ghi sổ, hạch toán chênh lệch liên quan đến tỷ giá.
Quy trình thực hiện như sau:
- Chi tiền trả trước cho người bán. Hạch toán qua tài khoản “Tiền trả trước cho người bán”.
- Sau khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp thì làm bút toán bù trừ công nợ giữa tài khoản “Tiền trả
trước cho người bán” và tài khoản “Công nợ phải trả”. Bút toán này được chi tiết cho từng hóa
đơn.
Trong trường hợp không liên quan đến ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ giá giao dịch thì có
thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9.
6.3.4.8 Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền mặt (loại phiếu chi bằng 8)
- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng
tiền mặt.
- Trong trường hợp chương trình cho phép cập nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế
GTGT đầu vào để lên bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu vào.
- Nếu hóa đơn thuế GTGT đầu vào không nhập trong chương trình thì có thể dùng loại phiếu chi
bằng 9.
6.3.4.9 Chi khác (loại phiếu chi bằng 9)
Loại phiếu chi này được sử dụng trong các trường hợp còn lại, không thuộc các loại phiếu chi nêu
trên.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
88
Lưu ý chung
- Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa loại phiếu chi nữa. Để sửa được loại
phiếu chi phải xóa hết các dòng chi tiết.
6.3.5 Các lưu ý khi nhập phiếu chi có liên quan đến thuế GTGT đầu vào
- Chương trình cho phép nhập trực tiếp các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế GTGT đầu vào
để chuyển vào bảng kê báo cáo thuế về các hóa đơn thuế GTGT đầu vào. Việc nhập cập nhật
các thông tin này được thực hiện đối với loại phiếu chi bằng 8 – chi thanh toán chi phí trực tiếp
bằng tiền.
- Việc cập nhập thông tin về các hóa đơn thuế GTGT có thể thực hiện ở 2 nơi: trực tiếp tại tab
hạch toán các chi tiết phát sinh hoặc tại tab các hóa đơn thuế GTGT.
- Nếu nhập tại tab hạch toán thì thông tin sẽ tự động được chuyển sang tab các hóa đơn thuế
GTGT.
- Việc nhập tại tab hạch toán được sử dụng khi cần hạch toán chi tiết tất cả các chứng từ gốc
phát sinh. Còn việc nhập tại tab hóa đơn thuế GTGT được sử dụng khi chỉ cần hạch toán tổng
hợp số chi phí phát sinh.
- Chương trình hỗ trợ việc tự động tính tiền thuế phụ thuộc vào loại hóa đơn thuế GTGT. Các
hóa đơn được phân loại như sau:
1 - Hóa đơn GTGT giá chưa bao gồm thuế
2 - Hóa đơn GTGT giá đã bao gồm thuế (tem, vé…)
3 - Hóa đơn trực tiếp được khấu trừ lùi
4 - Hoá đơn trực tiếp không được khấu trừ
5 – Nhiều loại hóa đơn.
- Đối với hóa đơn loại 1 – hóa đơn thuế GTGT giá chưa bao gồm thuế thì ta nhập tiền hàng, thuế
suất và chương trình sẽ tính ra số tiền thuế.
- Đối với hóa đơn loại 2 – hóa đơn thuế GTGT đã bao gồm thuế thì ta nhập tổng số tiền phải
thanh toán, thuế suất và chương trình sẽ tự động tính ngược lại số tiền hàng và tiền thuế.
- Trong trường hợp phần hạch toán chỉ hạch toán số tổng phát sinh mà không chi tiết cho từng
hóa đơn đầu vào thì tại trường loại hóa đơn ta chọn loại 5 – Nhiều loại hóa đơn. Trong trường
hợp các hóa đơn thuế GTGT được cập nhập ở tab hóa đơn thuế. Để cập nhập ta chuyển sang
tab này và bấm vào nút “Sửa thông tin thuế”.
- Lưu ý là số liệu hạch toán liên quan đến thuế GTGT đầu vào để chuyển vào số cái được
chương trình lấy từ tab hóa đơn thuế, vì vậy không cần phải hạch toán riêng 1 dòng hạch toán
thuế ở tab hạch toán.
- Khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số tiền hàng (chi phí) và số tiền thuế GTGT nhập ở
phần hạch toán chi tiết và phần hóa đơn thuế. Nếu có sự khác nhau về tiền thuế giữa 2 màn
hình nhập liệu thì chương trình sẽ không cho lưu và yêu cầu điều chỉnh lại. Còn đối với trường
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
89
hợp tiền hàng (chi phí) nếu có sự khác nhau thì chương trình sẽ cảnh báo để kiểm tra lại nếu
cần thiết, tuy nhiên chương trình vẫn cho lưu (do có thể có một số chi phí không có hóa đơn
thuế).
6.3.6 Các lưu ý về cập nhật các phát sinh liên quan đến ngoại tệ và tính toán tỷ giá ghi sổ,
chênh lệch tỷ giá
Liên quan đến các phát sinh ngoại tệ sẽ nảy sinh các vấn đề về tính toán tỷ giá ghi sổ, chênh lệch tỷ
giá. Các vấn đề này tương đối là phức tạp do có nhiều trường hợp phát sinh xảy ra trong thực tế.
Dưới đây sẽ trình bày chi tiết về vấn đề này.
6.3.6.1 Lựa chọn phương pháp tính tỷ giá ghi sổ
SSE ACCOUNGTING cung cấp 5 phương pháp tính tỷ giá ghi sổ sau:
1 – Trung bình tháng,
2 - Thực tế đích danh,
3 – Nhập trước xuất trước,
4 – Trung bình di động và
5 - Tỷ giá giao dịch.
Phương pháp tính tỷ giá khi sổ được khai báo trong danh mục tài khoản cho từng tài khoản ngoại
tệ ở danh mục tài khoản.
Đối với các phương pháp “1 – Trung bình tháng”, “3 – Nhập trước xuất trước”, “4 – Trung bình di
động” thì chương trình sẽ tự động tính tỷ giá ghi sổ; đối với phương pháp “2 – Thực tế đích danh”
thì người sử dụng sẽ tự cập nhật tỷ giá ghi sổ; đối với phương pháp “5 – Tỷ giá giao dịch” thì
chương trình tự động gán tỷ giá ghi sổ bằng tỷ giá giao dịch và trong trường hợp cuối này sẽ không
tính phát sinh chênh lệch tỷ giá cho từng phát sinh.
6.3.6.2 Ví dụ về một số nghiệp vụ phát sinh ngoại tệ hạch toán chênh lệch tỷ giá
Đối với các tài khoản thuộc loại “tài sản” như tiền, công nợ phải thu thì phát sinh bên nợ được ghi
theo tỷ giá giao dịch và phát sinh bên có được ghi theo tỷ giá ghi sổ.
Đối với các tài khoản thuộc loại “nguồn vốn” như công nợ phải trả thì, ngược lại, phát sinh bên nợ
được ghi theo tỷ giá ghi sổ và phát sinh bên có được ghi theo tỷ giá giao dịch.
Dưới đây là ví dụ cho một số nghiệp vụ phát sinh.
- Khi thu tiền mặt ngoại tệ ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi nợ tài khoản tiền mặt
ngoại tệ.
- Khi chi tiền mặt ngoại tệ ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi có tài khoản tiền mặt
ngoại tệ.
- Khi bán hàng cho khách hàng ta ghi theo tỷ giá giao dịch đối với phát sinh ghi nợ tài khoản
công nợ phải thu về ngoại tệ.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
90
- Khi thu tiền của khách hàng ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi có tài khoản công nợ
phải thu về ngoại tệ.
- Khi mua hàng của người bán ta ghi theo tỷ giá giao dịch đối với phát sinh ghi có tài khoản
công nợ phải trả về ngoại tệ.
- Khi chi trả tiền cho nhà cung cấp ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi nợ tài khoản
công nợ phải thu về ngoại tệ.
Như vậy khi có một nghiệp vụ ngoại tệ phát sinh thì sẽ có một hoặc cả hai loại tỷ giá. Ta sẽ xem
xét một số ví dụ cụ thể sau.
- Bán hàng. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất - tỷ giá giao dịch. Trong trường hợp
này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.
- Mua hàng. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ giá giao dịch. Trong trường hợp
này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.
- Thu tiền bán hàng. Khi này phải cập nhật cả hai loại tỷ giá – tỷ giá giao dịch để tính số tiền
phát sinh ghi nợ tài khoản tiền mặt còn tỷ giá ghi sổ để tính số tiền phát sinh ghi có tài khoản
công nợ phải thu. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tiền mặt/tài khoản công nợ
phải thu và tài khoản doanh thu/chi phí tài chính. Nếu cập nhật chi tiết thu tiền của từng hóa
đơn thì tỷ giá ghi sổ sẽ là tỷ giá tại thời điểm ghi hóa đơn (ghi trên hóa đơn) và chênh lệch
được hạch toán riêng cho từng hóa đơn.
- Trả tiền mua hàng. Khi này phải cập nhật tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt và tỷ giá ghi sổ
của tài khoản công nợ phải trả. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản tiền
mặt/công nợ phải trả và tài khoản chi phí/doanh thu tài chính. Nếu cập nhật chi tiết chi trả cho
từng hóa đơn thì tỷ giá ghi sổ sẽ là tỷ giá tại thời điểm ghi hóa đơn (ghi trên hóa đơn) và chênh
lệch được hạch toán riêng cho từng hóa đơn.
- Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. Khi này phải cập nhật cả hai tỷ giá – tỷ giá ghi
sổ để tính số tiền phát sinh ghi có tài khoản tiền mặt và tỷ giá giao dịch để tính số tiền phát
sinh ghi có tài khoản chi phí. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản chi
phí/tiền mặt và tài khoản doanh thu/chi phí tài chính.
- Chuyển tiền từ hai tài khoản tiền ngoại tệ. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ
giá ghi sổ của tài khoản chuyển tiền đi. Tỷ giá giao dịch của tài khoản ghi nợ sẽ lấy bằng tỷ giá
ghi sổ của tài khoản ghi có. Trong trường hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.
- Mua ngoại tệ. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ giá giao dịch. Trong trường
hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.
- Bán ngoại tệ. Khi này phải cập nhật cả hai tỷ giá – tỷ giá ghi sổ để tính số tiền phát sinh ghi có
tài khoản tiền mặt ngoại tệ và tỷ giá giao dịch để tính số tiền phát sinh ghi nợ tài khoản tiền
mặt theo đồng tiền hạch toán. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản
doanh thu/chi phí và tài khoản tiền mặt VNĐ/tiền mặt ngoại tệ.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
91
- Thu tiền VNĐ (ví dụ là đồng tiền hạch toán) đối với công nợ ngoại tệ phải thu. Trong trường
hợp này việc cập nhật số liệu và tính tỷ giá ghi sổ cho tài khoản công nợ ngoại tệ phải thu như
sau.
1. Nếu cập nhật phiếu thu tiền chi tiết theo hóa đơn (loại phiếu thu bằng 2) thì chương
trình sẽ hỏi số tiền quy đổi ra ngoại tệ là bao nhiêu để theo dõi công nợ theo ngoại tệ,
còn tỷ giá ghi sổ sẽ lấy bằng tỷ giá khi viết hóa đơn (khi ghi nợ công nợ phải thu).
2. Nếu cập nhật phiếu thu tiền chỉ theo đối tượng công nợ (loại phiếu thu bằng 2) thì để
theo dõi được công nợ ngoại tệ ta phải chọn đồng tiền giao dịch là đồng tiền ghi trên hóa
đơn (thay cho đồng tiền VNĐ thực tế phát sinh) và quy đổi số tiền VNĐ ra ngoại tệ để
nhập số tiền ngoại tệ phát sinh. Lưu ý là hạch toán ghi nợ vào tài khoản tiền mặt vẫn
hạch toán vào tài khoản tiền mặt VNĐ chứ không phải là tài khoản tiền mặt ngoại tệ và
hạch toán vào tài khoản công nợ thì hạch toán vào tài khoản công nợ ngoại tệ chứ không
phải công nợ VNĐ.
- Chi trả tiền VNĐ đối với công nợ ngoại tệ phải trả. Trường hợp này xử lý như trường hợp thu
tiền VNĐ đối với công nợ ngoại tệ phải thu.
1. Nếu cập nhật phiếu chi trả tiền chi tiết theo hóa đơn (loại phiếu chi bằng 2) thì chương
trình sẽ hỏi số tiền quy đổi ra ngoại tệ là bao nhiêu để theo dõi công nợ theo ngoại tệ,
còn tỷ giá ghi sổ sẽ lấy bằng tỷ giá khi viết hóa đơn (khi ghi có công nợ phải trả).
2. Nếu cập nhật phiếu chi trả tiền chỉ theo đối tượng công nợ (loại phiếu chi bằng 2) thì để
theo dõi được công nợ ngoại tệ ta phải chọn đồng tiền giao dịch là đồng tiền ghi trên hóa
đơn (thay cho đồng tiền VNĐ thực tế phát sinh) và quy đổi số tiền VNĐ ra ngoại tệ để
nhập số tiền ngoại tệ phát sinh. Lưu ý là hạch toán ghi có vào tài khoản tiền mặt vẫn
hạch toán vào tài khoản tiền mặt VNĐ chứ không phải là tài khoản tiền mặt ngoại tệ và
hạch toán vào tài khoản công nợ thì hạch toán vào tài khoản công nợ ngoại tệ chứ không
phải công nợ VNĐ.
- Nhận trước tiền hàng của khách hàng. Có 2 phương án xử lý cho trường hợp này.
1. Khi nhận tiền ta hạch toán vào tài khoản công nợ trung gian (tài khoản này là tài khoản
công nợ VNĐ chứ không theo dõi công nợ ngoại tệ). Sau khi hạch toán nghiệp vụ xuất
hóa đơn cho khách hàng thì ta thực hiện tiếp theo hạch toán bút toán phân bổ số tiền
nhận trước cho các hóa đơn thông qua màn hình phiếu ghi có hoặc phiếu thu (xem tài
khoản công nợ trung gian như là tài khoản tiền mặt); tỷ giá giao dịch là tỷ giá tại thời
điểm ứng trước tiền hàng của khách hàng.
2. Khi nhận tiền trước của khách hàng thì ta ghi theo tỷ giá giao dịch lúc nhận tiền. Khi
xuất hóa đơn cho khách hàng thì ta ghi theo tỷ giá giao dịch lúc xuất hóa đơn. Chênh
lệch tỷ giá giữa 2 lần giao dịch ta phải cập nhật thành một bút toán riêng.
- Ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Có 2 phương án xử lý cho trường hợp này.
1. Khi ứng tiền trước cho nhà cung cấp ta hạch toán vào tài khoản công nợ trung gian (tài
khoản này là tài khoản công nợ VNĐ chứ không theo dõi công nợ ngoại tệ). Tỷ giá ghi
vào tài khoản công nợ ghi theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt ngoại tệ hoặc theo tỷ
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
92
giá giao dịch lúc phát sinh. Sau khi nhận hóa đơn của nhà cung thì ta thực hiện tiếp theo
hạch toán bút toán phân bổ số tiền đã ứng trước cho các hóa đơn thông qua màn hình
phiếu ghi nợ hoặc phiếu chi (xem tài khoản công nợ trung gian như là tài khoản tiền
mặt); tỷ giá giao dịch là tỷ giá ghi vào tài khoản công nợ trung gian tại thời điểm ứng
trước tiền hàng cho nhà cung cấp.
2. Khi ứng tiền trước cho nhà cung cấp thì ta ghi theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt
hoặc tỷ giá giao dịch lúc chi trả. Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp thì ta ghi theo tỷ
giá giao dịch lúc nhận hóa đơn. Chênh lệch tỷ giá giữa 2 lần giao dịch ta phải cập nhật
thành một bút toán riêng.
- Đối trừ công nợ giữa hai tài khoản công nợ. Khi thực hiện đối trừ công nợ thì ghi theo tỷ giá
ghi sổ.
- Tạm ứng tiền cho nhân viên. Trường hợp này xử lý như trường hợp ứng trước tiền hàng cho
nhà cung cấp.
6.3.6.3 Tính tỷ giá ghi sổ trong chương trình SSE ACCOUNGTING
Ngoài phương pháp tính tỷ giá ghi sổ theo thực tế đích danh và tỷ giá giao dịch do người sử dụng
tự cập nhật tỷ giá ghi sổ, các phương pháp còn lại được chương trình hỗ trợ việc tính toán tỷ giá
ghi sổ.
Trong các phương pháp trên sau khi tính tỷ giá ghi sổ nếu có sự chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ và tỷ
giá giao dịch thì chương trình tự động hạch toán khoản chênh lệch đó vào tài khoản doanh thu
hoặc chi phí tài chính (tk 515 hoặc tk 635). Hai tài khoản này được khai báo trong phân hệ Hệ
thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Khai báo các tham số tùy chọn.
Chương trình thực hiện tính toán tỷ giá ghi sổ bằng phím F5 trong khi nhập liệu trước khi lưu
chứng từ hoặc khi lưu chứng từ chương trình sẽ tính tỷ giá ghi sổ.
Lưu ý:
1. Nếu tính tỷ giá ghi sổ theo phương pháp trung bình tháng (tính vào cuối tháng) thì sau khi
đã hoàn tất các nghiệp vụ thu chi ngoại tệ trong tháng ta phải chạy chức năng tính tỷ giá
trung bình tháng ở menu: Kế toán tiền mặt, tiền gởi và tiền vay/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật
lại tỷ giá ghi sổ.
2. Khi cập nhật các chứng từ phát sinh ngoại tệ thì bắt buộc phải nhập số tiền ngoại tệ (kể cả
các khoản thuế đầu vào), không được phép gõ số tiền ngoại tệ bằng 0 còn phát sinh theo
đồng tiền hạch toán khác 0, vì khi đó chương trình sẽ hiểu toàn bộ phát sinh là chênh lệch
do đó sẽ hạch toán sai. Riêng đối với phương pháp 5 (tỷ giá ghi số bằng tỷ giá giao dịch) thì
được phép nhập như trên nhưng phải chọn check box “Sửa trường tiền”.
3. Nếu ta muốn điều chỉnh lại tỷ giá ghi sổ đã được chương trình tự động tính toán thì chọn
check box “Sửa tỷ giá ghi sổ”, sau đó điều chỉnh lại cho phù hợp.
4. Trong trường hợp nguyên tệ * tỷ giá bị lẻ thì ta có thể sửa lại trường tiền quy đổi bằng cách
chọn check box “Sửa trường tiền”. Khi này ta có thể sửa trường tiền hạch toán (thông
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
93
thường tiền hạch toán = nguyên tệ * tỷ giá giao dịch) và sửa lại trường tiền của tài khoản
đối ứng (thông thường tiền ps của tk đối ứng = nguyên tệ * tỷ giá ghi sổ).
6.3.6.4 Chức năng “Cập nhật và tính lại tỷ giá”
Menu: Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật và tính lại tỷ giá
Chức năng:
73. Áp lại tỷ giá giao dịch từ danh mục tỷ giá được cập nhật hằng ngày trong menu: Hệ thống/
Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Tỷ giá qui đổi ngoại tệ.
74. Tính tỷ giá ghi sổ trung bình cuối tháng.
75. Áp tỷ giá ghi sổ do người dùng tự tính rồi nhập vào theo từng tài khoản.
Lưu ý:
Các chức năng trên chỉ được xử lý trong các phiếu thu, chi, báo nợ, báo có.
Trình tự xử lý của chương trình trong trường hợp chọn đồng thời 2 chức năng cùng lúc: áp
tỷ giá giao dịch từ danh mục tỷ giá sẽ được thực hiện trước, sau đó sẽ tính giá ghi sổ trung
bình cuối tháng hoặc áp tỷ giá ghi sổ do người dùng tự tính.
Đối với chức năng áp lại tỷ giá giao dịch từ danh mục tỷ giá thì chương trình sẽ áp cho tất
cả các loại phiếu thu/chi ngoại trừ loại phiếu thu/chi bằng 6 - mua/bán ngoại tệ (vì đây
không phải là tỷ giá hối đoái bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng mà là tỷ giá
mua bán thực tế tại các ngân hàng).
Tùy theo yêu cầu quản lý của người sử dụng mà có sự lựa chọn thích hợp các chức năng
trên. Tuyệt đối không được chạy các chức năng không cần thiết.
Các chức năng trên chỉ được xử lý vào cuối tháng và chạy lần lượt từng tháng một.
6.3.7 Lưu ý về cập nhật các chứng từ chuyển tiền giữa các ngân hàng và các chứng từ nộp, rút
tiền từ ngân hàng
Xem chương 1, mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong SSE ACCOUNGTING".
6.3.8 Lưu ý về các cập nhật các chứng từ mua bán vật tư, hàng hoá thanh toán ngay bằng tiền
mặt
Xem chương 1, mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong SSE ACCOUNGTING".
6.4 Báo cáo về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Trong SSE ACCOUNGTING có các báo cáo sau về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:
76. Sổ quỹ
77. Sổ quỹ in từng ngày
78. Sổ chi tiết của một tài khoản
79. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
94
80. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng
81. Bảng cân đối phát sinh theo ngày của một tài khoản
82. Bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản
83. Báo cáo số dư tại quỹ và tại ngân hàng
84. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp
85. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp
86. Sổ nhật ký thu tiền
87. Sổ nhật ký chi tiền
88. Bảng kê chứng từ
89. Bảng kê chứng từ của một tài khoản
90. Tổng hợp phát sinh của một tài khoản.
6.5 Quản lý tiền vay theo các khế ước vay
6.5.1 Danh mục khế ước vay
Các thông tin về khế ước vay gồm có:
- Mã khế ước
- Mã tra cứu
- Số khế ước
- Tên khế ước
- Tên tiếng Anh của khế ước
- Giá trị nguyên tệ của khế ước
- Loại tiền
- Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán
- Ngày vay
- Lãi suất tháng
- Ngày đáo hạn
- Lãi suất quá hạn
- Mã hợp đồng mua
- Mã vụ việc
- Mã khế ước mẹ
- Ghi chú
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
95
- Trạng thái
6.5.2 Cập nhật số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đến đầu kỳ và kết chuyển số dư, số phát sinh
lũy kế của các khế ước sang năm sau
Số dư đầu kỳ của các khế ước được cập nhật ở menu “Cập nhật số dư đầu kỳ của các khế ước”.
Số phát sinh lũy kế đến đầu kỳ của các khế ước được cập nhật ở menu “Vào số phát sinh lũy kế
đầu kỳ của các khế ước”.
Số dư của các khế ước được kết chuyển sang năm mới ở menu “Kết chuyển số dư của các khế ước
sang năm mới”.
Số phát sinh lũy kế đến cuối năm của các khế ước được tính ở menu “Tính lũy kế đến cuối năm
của các khế ước”.
6.5.3 Cập nhật số liệu phát sinh liên quan đến tiền vay
Để cập nhật được thông tin phát sinh liên quan đến tiền vay ta phải khai báo cho phép cập nhật
trường thông tin mã khế ước ở các màn hình cập nhật chứng từ.
Khi có phát sinh liên quan đến tiền vay thì phải chỉ rõ mã khế ước vay tương ứng.
6.5.4 Báo cáo về tiền vay
Trong SSE ACCOUNGTING có các báo cáo sau về tiền vay:
91. Bảng kê danh sách các khế ước vay
92. Bảng kê tính lãi chi tiết theo khế ước vay
93. Báo cáo chi tiết tình hình tiền vay
94. Báo cáo tổng hợp tình hình tiền vay
95. Báo cáo tổng hợp tình hình tiền vay (2)
Lưu ý: Đối với các khế ước đầu kỳ thì chương trình chỉ tính lãi vay từ thời điểm sử dụng chương
trình.
7. Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
7.1 Giới thiệu chung
Chức năng của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
- Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ.
- Cập nhật danh mục giá bán của hàng hoá.
- Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại và dịch vụ bị trả lại.
- Cập nhật các hóa đơn giảm giá, bao gồm giảm giá dịch vụ và giảm giá hàng bán.
- Cập nhật các chứng từ ghi nợ, ghi có, bù trừ công nợ.
- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
96
- Theo dõi giá vốn, doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, nhóm hàng.
- Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.
- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra.
- Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.
- Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, tiền gửi
để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp và
kế toán hàng tồn kho.
Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Hệ thống menu của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Các menu chính của phân hệ kế toán công nợ phải thu
1. Cập nhật số liệu
2. Báo cáo bán hàng
3. Báo cáo công nợ theo khách hàng.
CHỨNG TỪ
Hóa đơn bán hàng
Phiếu nhập hàng bán trả lại
Chứng từ phải thu khác
Bút toán bù trừ công nợ
SỐ LIỆU TỪ CÁC PHÂN
HỆ KHÁC
Kế toán vốn bằng tiền
CHUYỂN SỐ LIỆU SANG
CÁC PHÂN HỆ KHÁC
Kế toán tổng hợp
Kế toán hàng tồn kho
BÁO CÁO
Báo cáo bán hàng
Sổ chi tiết công nợ
Bảng tổng hợp công nợ
Báo cáo CN theo hóa đơn
PHÂN HỆ KẾ
TOÁN BÁN
HÀNG VÀ CÔNG
NỢ PHẢI THU
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
97
4. Báo cáo công nợ theo hoá đơn
5. Khai báo và cập nhật số liệu hợp đồng, đơn hàng
6. Báo cáo về hợp đồng, đơn hàng.
7. Danh mục từ điển
8. In các danh mục từ điển
7.2 Khai báo các danh mục từ điển
7.2.1 Danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu
Danh mục khách hàng dùng để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk
131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388).
Lưu ý: Các nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải trả (tk 331, 336 và 3388) cũng được quản
lý chung trong danh mục khách hàng.
Các thông tin về khách hàng gồm có:
- Mã khách hàng
- Mã tra cứu
- Tên khách hàng
- Tên tiếng Anh của khách hàng
- Địa chỉ của khách hàng
- Đối tác giao dịch
- Mã số thuế của khách hàng
- Tài khoản công nợ ngầm định
- Hạn thanh toán ngầm định
- Phân nhóm 1
- Phân nhóm 2
- Phân nhóm 3
- Số điện thoại
- Số fax
- Địa chỉ e-mail
- Số tài khoản ngân hàng (dùng để in UNC trên máy và tham khảo)
- Tên ngân hàng
- Tỉnh thành
- Ghi chú
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
98
- Các trường tự do.
Để phân loại khách hàng có thể dùng danh mục phân nhóm các khách hàng. SSE
ACCOUNGTING có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm khách hàng. Ví dụ, người sử dụng có
thể dùng trường thứ nhất để phân loại khách hàng theo vùng địa lý, trường thứ 2 để phân loại
khách hàng theo khách đại lý và khách lẻ, trường thứ 3 để phân nhóm khách hàng theo mức độ ưu
tiên đối với khách hàng.
Các thông tin về danh mục phân nhóm các khách hàng gồm có:
- Kiểu phân nhóm
- Mã nhóm
- Tên nhóm
- Tên tiếng Anh của nhóm
7.2.2 Danh mục thuế suất thuế GTGT
Các thông tin về danh mục thuế suất GTGT gồm có:
- Mã thuế suất
- Tên thuế suất
- Tên tiếng Anh của thuế suất
- Thuế suất
- Tài khoản thuế GTGT đầu ra
- Tài khoản thuế GTGT đầu vào
Các tài khoản thuế được khai báo để thực hiện tự động hoá việc hạch toán khi nhập các hoá đơn
bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phiếu chi.
7.2.3 Danh mục nhân viên và bộ phận kinh doanh
Danh mục nhân viên và bộ phận kinh doanh dùng để quản lý các nhân viên và bộ phận kinh doanh
(bán hàng). Có thể sử dụng danh mục này để quản lý các đại lý bán hàng.
Các thông tin về danh mục các nhân viên và bộ phận kinh doanh:
- Mã bộ phận
- Tên bộ phận
- Tên tiếng Anh của bộ phận
7.2.4 Danh mục giá bán
Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá. Người sử dụng có quyền sửa
đổi giá bán cho từng hoá đơn.
Các thông tin về danh mục giá bán gồm có:
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
99
- Mã vật tư
- Ngày bắt đầu có hiệu lực
- Giá bán ngoại tệ
- Giá bán theo đồng tiền hạch toán
Lưu ý là trong danh mục chỉ lưu giá bán cuối cùng cho từng mặt hàng.
Trong trường hợp người sử dụng có hệ thống giá bán đặc thù thì phải sửa đổi chương trình để đáp
ứng yêu cầu này.
7.3 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau
7.3.1 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các khách hàng
Số dư đầu kỳ của khách hàng được cập nhật ở phần vào số dư công nợ đầu kỳ. Người sử dụng chỉ
phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng SSE ACCOUNGTING. Đối với các kỳ tiếp
theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết
chuyển.
Lưu ý: đối với công nợ ngoại tệ thì khi cập nhập phải nhập cả tiền VNĐ được qui đổi.
Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp cho cả tài khoản
công nợ sang phần số dư tài khoản đầu kỳ.
7.3.2 Cập nhật số dư đầu kỳ của các hóa đơn
Trường hợp người sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hóa đơn thì ngoài việc cập
nhật số dư công nợ đầu kỳ còn phải cập nhật số dư đầu kỳ chi tiết theo hóa đơn thông qua menu
“Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư đầu kỳ của các hóa đơn”.
7.3.3 Kết chuyển số dư công nợ cuối kỳ sang năm sau
Số dư công nợ được kết chuyển sang năm tại menu “Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Kết
chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau”.
7.4 Cập nhật chứng từ đầu vào
7.4.1 Phân loại các chứng từ đầu vào
Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu có các loại chứng từ đầu vào sau:
1. Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Hóa đơn này lại chia thành 2 loại: hóa đơn bán
hàng cho khách và hóa đơn bán hàng nội bộ.
2. Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
3. Hóa đơn dịch vụ
4. Hóa đơn giảm giá
5. Hàng hóa, dịch vụ bị trả lại
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
100
6. Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ: dùng để hạch toán các bút toán (không liên quan
đến hóa đơn) ghi tăng hoặc ghi giảm công nợ.
7. Chứng từ bù trừ công nợ: dùng để bù trừ công nợ giữa 2 khách hàng và/hoặc nhà cung cấp.
7.4.2 Cập nhật hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
7.4.2.1 Các thông tin của hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Màn hình nhập liệu:
Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có các thông tin sau.
Phần thông tin chung về chứng từ:
- Loại hóa đơn: 1 - Xuất bán cho khách hàng, 2 - Xuất bán nội bộ
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Địa chỉ
- Mã số thuế
- Người mua hàng
- Diễn giải
- Tài khoản nợ
- Bộ phận kinh doanh
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
101
- Nhóm hàng: tên của nhóm hàng hóa sẽ được ghi trên bảng kê hóa đơn thuế GTGT hàng hóa,
dịch vụ bán ra.
- Số hoá đơn
- Số seri
- Ngày hạch toán
- Ngày lập hoá đơn
- Mã ngoại tệ
- Tỷ giá
Phần chi tiết các mặt hàng:
- Mã hàng
- Tên hàng
- Đơn vị tính
- Mã kho
- Tên kho
- Số lượng tồn kho hiện thời
- Số lượng xuất
- Giá bán theo đồng tiền giao dịch
- Thành tiền theo đồng tiền giao dịch
- Đơn giá bán theo đồng tiền hạch toán
- Thành tiền theo đồng tiền hạch toán
- Tài khoản doanh thu
- Tài khoản hàng tồn kho
- Tài khoản giá vốn
- Các mã của các trường tự do.
Phần nhập thuế, chi phí và tính tổng của hoá đơn
- Tổng số lượng hàng xuất bán
- Tổng tiền vốn
- Tổng tiền hàng
- Mã thuế suất GTGT
- Thuế suất GTGT
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
102
- Tài khoản thuế GTGT hàng bán ra
- Tài khoản đối ứng với tài khoản thuế
- Cục thuế
- Tiền thuế GTGT hàng bán ra
- Tài khoản chiết khấu
- Số tiền chiết khấu
- Tổng thanh toán
- Thời hạn thanh toán
- Trạng thái: 0 – Lập ctừ, 1 – Đã chuyển vào sổ kho, 2 – Đã chuyển vào sổ cái.
7.4.2.2 Các lưu ý khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Khi cập nhật các hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cần lưu ý các vấn đề sau:
- Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho thì chương trình sẽ xử lý cả 2 nghiệp vụ: bán
hàng (tăng doanh số và công nợ phải thu) và xuất hàng từ kho (giảm hàng tồn kho và tăng giá
vốn).
- Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tư (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu, tài
khoản giá vốn, tài khoản thuế thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài
khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và
khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất.
- Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu
ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế, khi lưu chứng từ chương trình sẽ bắt nhập
thêm địa chỉ và mã số thuế.
- Nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế (ví dụ như cá nhân, văn phòng
đại diện của công ty nước ngoài…), để tránh việc chương trình luôn hiện lên màn hình đòi
nhập mã số thuế ta nên khai báo trong danh mục khách hàng:tại trường mã số thuế nhập một
ký tự bất kỳ, ví dụ: ký tự " - ".
- Giá bán của mặt hàng sẽ được hổ trợ tự động lấy từ trong danh mục giá bán, nhưng khách hàng
có thể thay đổi được. Khi lưu hóa đơn chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng
vào danh mục giá bán. Trong trường hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán thống nhất thì
chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
- Chương trình cho phép sửa lại định khoản thuế, số tiền thuế. Để thực hiện các việc này chỉ
việc check vào các nút tương ứng: Sửa hạch toán thuế, Sửa tiền thuế.
- Chương trình cho phép nhập tỷ lệ chiết khấu và tiền chiết khấu cho từng mặt hàng theo nhiều
tỷ lệ chiết khấu khác nhau.
- Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn nút đánh
dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
103
- Chương trình cho phép dùng phím F5 để xem các phiếu nhập kho cho mặt hàng ở dòng chi tiết
hiện thời.
7.4.3 Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại
Khi phát sinh nghiệp vụ khách hàng trả lại hàng thì số liệu được nhập tại menu "Kế toán bán hàng
và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại". Chương trình cho phép tra
cứu lại hoá đơn đã xuất bán ra trước đó.
Lúc này, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải
nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, trường ghi chú sẽ ghi số hóa đơn d của
phiếu xuất bán số hàng đó. Thông tin của trường ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng
kê hóa đơn đầu ra.
Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này
tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở trên.
Lưu ý:
Nếu doanh nghiệp có theo dõi thanh toán chi tiết cho từng hóa đơn, chứng từ này được dùng để
điều chỉnh số tiền còn phải thu của các hóa đơn bán hàng đã xuất ra khi lên các báo cáo chi tiết
công nợ theo hóa đơn. Việc điều chỉnh này được thực hiện ở menu “Kế toán bán hàng và công
nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn”.
7.4.4 Cập nhật hóa đơn dịch vụ
Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật hóa đơn bán hàng nhưng không phải
nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản doanh thu.
Dưới đây trình bày một lưu ý quan trọng liên quan đến việc nhập thuế GTGT đầu ra trường hợp
doanh thu của các công trình xây lắp được thực hiện trên địa bàn của các tỉnh/thành khác nhau.
Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của tỉnh/thành phố khác với
tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế, thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 7% thuế GTGT
nộp tại tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế và 3% thuế GTGT được nộp ở nơi công trình được
thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng
thứ nhất là ghi thuế suất 7% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 3%. Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập
doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 3% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ
chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 7% và 1 dòng
thuế suất 3% và doanh thu chịu thuế trên dòng7% sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.
7.4.5 Cập nhật dịch vụ bị trả lại
Khi vì một lý do nào đó mà khách hàng trả lại dịch vụ đã mua thì số liệu được nhập tại menu "Kế
toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hàng hóa, dịch vụ bị trả lại".
Trong trường hợp hàng hóa bán ra bị trả lại thì nhập ở menu “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại” hoặc
nhập như 1 phiếu nhập kho bình thường và 1 chứng từ hàng bán bị trả lại và giảm công nợ phải
thu.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
104
Liên quan đến thuế GTGT đầu ra thì chương trình cũng xử lý tương tự như phiếu “Phiếu nhập
hàng bán bị trả lại”.
7.4.6 Cập nhật hóa đơn giảm giá
Trong một số trường hợp, hàng hóa bán ra hoặc dịch vụ cung cấp cho khách hàng không đảm bảo
yêu cầu về một vấn đề nào đó, doanh nghiệp phải giảm giá cho khách hàng. Khi nghiệp vụ này
phát sinh, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn giảm giá cho khách hàng, các chứng từ này được cập
nhật tại menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hóa đơn giảm giá”.
Trường hợp hóa đơn xuất cho khách hàng ghi số tiền lớn hơn số tiền hàng hóa, dịch vụ thực giao
và đơn vị mua hàng yêu cầu xuất hóa đơn điều chỉnh thì chứng từ này cũng được cập nhật tại menu
này.
Liên quan đến thuế GTGT đầu ra (nếu có) thì trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số
và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn do đơn vị giảm giá xuất ra, còn
trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà đơn vị đã xuất ra trước đó cho người mua. Thông tin trên cột
ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra.
7.4.7 Cập nhật phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ
Loại chứng từ này được dùng để cập nhật các chứng từ phát sinh trong các trường hợp sau:
- Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải thu khác ngoài việc bán hàng hóa, dịch
vụ thông thường ( sử dụng loại chứng từ = 1 - Ghi tăng công nợ).
- Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh toán, xóa nợ cho khách hàng (
sử dụng loại chứng từ = 2 - Ghi giảm công nợ chi tiết theo hóa đơn, hoặc loại hóa đơn = 3 -
Ghi giảm công nợ không chi tiết theo hóa đơn).
- Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền hàng của khách hàng và công
nợ bán hàng phải thu của khách hàng.
- Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 khách hàng.
- Các trường hợp điều chỉnh khác…
Lưu ý:
1. Màn hình nhập liệu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” được dùng chung cho cả điều
chỉnh tăng và điều chỉnh giảm các khoản công nợ phải thu nên khi nhập liệu phải chú ý các
tài khoản ghi nợ, ghi có cho phù hợp.
2. Trường hợp hạch toán công nợ ngoại tệ liên quan đến tạm ứng trước tiền hàng và công nợ
phải thu thì tài khoản ghi nợ sẽ là tài khoản công nợ trung gian – tạm ứng trước tiền hàng,
tài khoản ghi có là tài khoản công nợ phải thu về bán hàng, tại trường tỷ giá sẽ cập nhật
theo tỷ giá của phiếu thu (hoặc giấy báo có) được ghi nhận khi khách hàng ứng trước tiền
hàng. Chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch giữa tỷ giá trên hóa đơn và tỷ
giá ghi nhận khi khách hàng ứng trước tiền hàng.
7.4.8 Cập nhật chứng từ bù trừ công nợ
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
105
Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh bù trừ công nợ 2 khách hàng hoặc
giữa 1 khách hàng và 1 nhà cung cấp.
Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 khách hàng thì có thể cập nhật ở
phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.
7.4.9 Đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn
Song song với việc đánh giá chênh lệch tỷ giá vào thời điểm cuối kỳ theo tài khoản và khách hàng
bên phân hệ kế toán tổng hợp thì việc đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn được thực hiện
nhằm điều chỉnh số tiền phải thu của các hóa đơn ngoại tệ khi qui về đồng tiền hạch toán trong các
báo cáo công nợ theo hóa đơn. Lưu ý: việc thực hiện chức năng này không làm ảnh hưởng đến số
liệu trên sổ cái mà chỉ làm đánh giá lại số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán của các hóa đơn vào
cuối kỳ.
7.5 Một số vấn đề liên quan đến quản lý bán hàng
7.5.1 Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất
Đối với giá bán thì chương trình lưu giá bán lần cuối của từng mặt hàng và khi ta chọn một mặt
hàng, chương trình tự động gán giá này vào trường giá bán, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại
giá bán cho đúng với giá bán trên hoá đơn.
Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức xác định
hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
7.5.2 Theo dõi chiết khấu bán hàng
Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài
khoản hạch toán chiết khấu bán hàng.
Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống nhất thì
chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp.
7.5.3 Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng
SSE ACCOUNGTING cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể đến tận
nhân viên bán hàng. Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán hàng và mỗi khi ta
nhập một hoá đơn bán hàng thì phải chỉ rõ luôn là doanh thu được tính cho bộ phận nào hoặc cho
nhân viên bán hàng nào.
7.5.4 Cập nhật giá vốn hàng bán
Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự gõ giá
vốn. Chương trình cho phép chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập.
Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng, trung bình di động hoặc
giá nhập trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ tự động cập nhật
vào các phiếu xuất bán.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
106
7.5.5 Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ
Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp xuất hàng cho khách trong kỳ nhưng xuất hoá đơn
vào cuối kỳ. Lúc này, khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hoá đơn ta làm phiếu xuất điều chuyển
từ kho công ty sang kho đại lý (xem khách hàng là 1 đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì
làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho
công ty, sau đó làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho công ty.
7.5.6 Theo dõi việc thu tiền bán hàng
7.5.6.1 Bán hàng thu tiền ngay
Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay sẽ xuất hiện 2 chứng từ: hoá đơn bán hàng và phiếu thu.
Liên quan đến việc nhập 2 chứng từ này như thế nào để có thể khử trùng được trình bày chi tiết ở
chương 1 "Giới thiệu chung" mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SSE
ACCOUNGTING".
7.5.6.2 Thu tiền bán hàng
Phiếu thu tiền bán hàng (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngân hàng) của khách hàng được cập nhật ở
phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.
7.5.6.3 Tạm ứng trước tiền hàng của khách hàng
Trường hợp tạm ứng trước tiền của khách hàng thì ta cũng nhập như một phiếu thu bình thường ở
phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.
Trường hợp phát sinh liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ, chênh lệnh tỷ giá thì
phải hạch toán tạm ứng trước tiền hàng qua tài khoản trung gian – công nợ ứng trước tiền hàng của
khách và sau đó thực hiện hạch toán từ tài khoản công nợ ứng trước tiền hàng của khách với tài
khoản công nợ phải thu về bán hàng ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”.
7.6 Theo dõi công nợ chi tiết theo hoá đơn và thời hạn thanh toán
Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn cũng như thời hạn thu tiền của
từng hoá đơn. Dưới đây sẽ trình bày các lưu ý liên quan đến vấn đề này.
7.6.1 Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết cho hóa đơn
- Khi bắt đầu sử dụng chương trình thì số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng
và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.
- Để chỉ rõ hạn thu tiền cho các hóa đơn, khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn
thu tiền, ngày này được tính kể từ ngày lập hoá đơn. Ta có thể khai báo hạn thanh toán ngầm
định cho từng khách hàng trong danh mục khách hàng. Chương trình sẽ hỗ trợ tự đông mang
ra khi lập hóa đơn. Có thể sửa đổi hạn thanh toán ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể.
- Đối với mỗi hoá đơn chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền
phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu chỉ muốn theo dõi thu tiền cho
từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không phải gõ thời hạn thanh toán.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
107
7.6.2 Cập nhật thu tiền bán hàng chi tiết theo hóa đơn
- Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.
- Khi nhập phiếu thu tiền của khách hàng ta có thể chỉ rõ cho từng hóa đơn, sử dụng loại phiếu
thu mã giao dịch 1 – Thu tiền chi tiết theo hóa đơn.
- Trường hợp thu tiền chưa chỉ rõ được ngay hóa đơn nào, chương trình cho phép thực hiện
phân bổ số tiền thu được cho các hóa đơn ở menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hoá đơn” .
Chương trình còn cho phép phân bổ ngay tại phiếu thu có trường loại phiếu thu 2- thu của
khách hàng bằng cách click vào nút số HĐ để phân bổ.
- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán hàng.
Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số
tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.
Lưu ý:
- Các trường hợp liên quan đến ngoại tệ như xử lý chênh lệch tỷ giá, tỷ giá ghi sổ của tài khoản
công nợ ngoại tệ xin được tham khảo ở mục tương ứng trong tài liệu hướng dẫn phân hệ kế
toán vốn bằng tiền.
- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền
còn phải thu của các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số
tiền còn phải thu của các hoá đơn".
7.6.3 Xử lý trường hợp tạm ứng trước tiền hàng của khách
- Khi lập phiếu thu ta chọn loại phiếu thu bằng 7: “7 – Người mua trả tiền trước”.
- Nếu tiền ứng trước của khách hàng hạch toán chung vào tài khoản công nợ phải thu của khách
hàng thì sau khi đã xuất hóa đơn cho khách hàng ta thực hiện phân bổ số tiền đã tạm ứng của
khách cho hóa đơn xuất ra.
- Nếu tiền ứng trước của khách hàng hạch toán vào một tài khoản riêng, ví dụ tài khoản công nợ
ứng trước của khách hàng, thì sau khi đã xuất hóa đơn cho khách hàng ta sử dụng “Phiếu ghi
nợ, ghi có tài khoản công nợ” để hạch toán “Ghi nợ tài khoản công nợ ứng trước của khách
hàng/Ghi có tài khoản công nợ phải thu”.
- Trong trường hợp tiền ứng trước liên quan đến ngoại tệ và phải xử lý chênh lệch tỷ giá thì khi
ứng trước phải hạch toán qua tài khoản công nợ ứng trước và tiếp theo xử lý số liệu như ở
mục ngay trên.
7.6.4 Xử lý các trường hợp điều chỉnh số tiền phải thu của các hóa đơn
Dưới đây sẽ trình bày phương án xử lý các trường hợp đặc biệt liên quan đến theo dõi thanh toán
chi tiết theo hóa đơn.
Khách hàng trả lại hàng
1. Hàng bán bị trả lại được nhập ở “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại”.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
108
2. Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn” và chọn phiếu nhập hàng bán
bị trả lại để phân bổ cho hóa đơn xuất ra trước đó.
Điều chỉnh giảm giá theo hóa đơn giảm giá
1. Điều chỉnh giảm giá hàng bán ra được cập nhật ở menu “Hóa đơn giảm giá”.
2. Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn” và chọn hóa đơn giảm giá để
phân bổ cho hóa đơn xuất ra trước đó.
Điều chỉnh giảm công nợ phải thu
Vì lý do nào đó ta thực hiện điều chỉnh giảm số tiền công nợ phải thu của hóa đơn, ví dụ xóa
khoản công nợ nhỏ, thì cập nhật thông tin này ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”.
Chọn loại chứng từ bằng 1: “2 – Ghi có chi tiết theo hóa đơn” để hạch toán giảm công nợ và chỉ
rõ cho hóa đơn nào.
Điều chỉnh giảm công nợ phải thu bằng bù trừ công nợ
Trong trường hợp ta hạch toán giảm trừ công nợ thông “Bút toán bù trừ công nợ” hoặc một
chứng từ nào đó mà không thể phân bổ trực tiếp được số tiền giảm trừ cho hóa đơn thì sau khi
nhập số liệu hạch toán giảm công nợ và chuyển vào sổ cái thì ta vào menu “Điều chỉnh công nợ
phải thu của hóa đơn” ta nhập số tiền giảm trừ. Số tiền điều chỉnh này sẽ không hạch toán vào
sổ cái. Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho hóa đơn” để phân bổ số tiền giảm trừ.
7.6.5 Theo dõi các khoản phải thu khác chi tiết giống như hóa đơn
Chương trình cho phép theo dõi các khoản phải thu chi tiết cho từng khoản giống như hóa đơn.
Dưới đây là hướng dẫn việc cập nhật số liệu cho các trường hợp này.
Theo dõi các khoản tạm ứng
- Để theo dõi việc thanh toán của từng khoản/lần tạm ứng thì khi nhập phiếu chi ta chọn loại
phiếu chi bằng “4 – Chi tạm ứng, cho vay”.
- Khi thu lại tiền hoàn ứng thì chương trình sẽ hiện lên các phiếu chi tạm ứng để chỉ rõ là
thu tiền hoàn ứng của phiếu chi nào.
- Hoặc khi làm thanh toán tạm ứng ta chọn nút “Số PC” để chọn phiếu chi liên quan đến
thanh toán tạm ứng.
Theo dõi các cho vay bằng tiền
- Để theo dõi việc thanh toán của từng khoản vay bằng tiền thì khi nhập phiếu chi ta chọn
loại phiếu chi bằng “4 – Chi tạm ứng, cho vay”.
- Khi nhận lại tiền trả vay ta chọn loại phiếu thu bằng 1 (“1 – Thu tiền chi tiết theo hóa
đơn”) thì chương trình sẽ hiện lên các phiếu chi cho vay để ta chỉ rõ là thu tiền của phiếu
chi nào.
Theo dõi các khoản công nợ phải thu khác không phải là tiền mặt
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
109
- Khi nhập liệu chọn menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” và chọn loại chứng từ
bằng 1 (“1 – Chứng từ ghi nợ”). Khi này chương trình sẽ xem khoản nợ này như là 1 hóa
đơn bán hàng.
- Việc xử lý số liệu tiếp theo sẽ giống như việc xử lý liên quan đến hóa đơn.
7.7 Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá và dịch vụ bán ra
Liên quan đến theo dõi thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán ra xem chi tiết hướng dẫn sử dụng ở
chương “Báo cáo thuế”.
7.8 Báo cáo bán hàng và công nợ phải thu
7.8.1 Báo cáo bán hàng
Báo cáo bán hàng gồm có:
- Bảng kê hoá đơn bán hàng
- Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại
- Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng
- Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng
- Bảng kê hoá đơn nhóm theo hợp đồng, vụ việc
- Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bán
- Bảng kê hoá đơn của một khách hàng
- Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng
- Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (1)
- Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (2)
- Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, hợp đồng,
- Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu
- Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán
- Danh mục giá bán
7.8.2 Báo cáo công nợ theo khách hàng
Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu gồm có:
- Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng
- Sổ đối chiếu công nợ
- Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng
- Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
110
- Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên nhiều tài khoản
- Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ
- Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ
- Sổ chi tiết của một tài khoản
- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
- Bảng kê chứng từ
- Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng.
- Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng.
7.8.3 Báo cáo công nợ theo hóa đơn
Các báo cáo liên quan đến quản trị công nợ phải thu gồm có:
- Bảng kê hoá đơn bán hàng.
- Hỏi số dư của một khách hàng
- Bảng kê công nợ phải thu theo hoá đơn
- Bảng kê chi tiết thu tiền của các hoá đơn
- Bảng kê chi tiết thu tiền của các hóa đơn có chênh lệch tỷ giá
- Bảng kê công nợ phải thu của các hoá đơn theo hạn thanh toán
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký thu tiền bán hàng
7.8.4 Báo cáo thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra
Bảng kê thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra được lên ở phân hệ "Báo cáo thuế".
7.9 Quản lý các hợp đồng và đơn hàng
7.9.1 Danh mục hợp đồng, đơn hàng
Thông tin chung về các hợp đồng, đơn hàng được khai báo ở danh mục hợp đồng và đơn hàng.
Các thông tin về hợp đồng bán gồm có:
- Mã hợp đồng
- Số hợp đồng
- Mã tra cứu
- Mã khách
- Diễn giải
- Ngày ký
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
111
- Hạn hoàn thành
- Ngày bắt đầu
- Ngày hoàn thành
- Giá trị hợp đồng nguyên tệ (chưa có thuế)
- Tiền thuế nguyên tệ
- Tổng giá trị hợp đồng nguyên tệ (đã có thuế)
- Loại tiền
- Giá trị hợp đồng quy về đồng tiền hạch toán (chưa có thuế)
- Tiền thuế qui về đồng tiền hạch toán
- Tổng giá trị hợp đồng qui về đồng tiền hạch toán (đã có thuế)
- Bộ phận kinh doanh
- Bộ phận hạch toán
- Mã vụ việc
- Mã hợp đồng mẹ
- Phân nhóm 1
- Phân nhóm 2
- Phân nhóm 3
- Ghi chú
- Trạng thái
Để phân loại hợp đồng bán có thể dùng danh mục phân nhóm các hợp đồng bán. SSE
ACCOUNGTING có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm hợp đồng.
Các thông tin về danh mục phân nhóm các hợp đồng bán gồm có:
- Kiểu phân nhóm
- Mã nhóm
- Tên nhóm
- Tên tiếng anh của nhóm.
7.9.2 Cập nhập số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đầu kỳ, kết chuyển số dư cuối kỳ, số phát
sinh lũy kế của các hợp đồng sang năm sau
Số dư đầu kỳ của các hợp đồng được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hợp đồng”.
Số phát sinh lũy kế đầu kỳ của các hợp đồng được cập nhật ở menu “Vào số phát sinh lũy kế của
các hợp đồng”.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
112
Số dư của các hợp đồng được kết chuyển sang năm sau tại menu “Kết chuyển số dư của các hợp
đồng sang năm sau”.
Số phát sinh lũy kế của các hợp đồng được kết chuyển sang năm sau tại menu “Tính số lũy kế đến
cuối năm của các hợp đồng”.
7.9.3 Cập nhật số liệu liên quan đến hợp đồng, đơn hàng
Để cập nhật được thông tin phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn hàng, trong quá trình nhập liệu
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ta phải cập nhật thông tin về mã hợp đồng cho các nghiệp vụ đó.
Thực hiện việc này nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý và xem báo cáo sau này. Việc khai báo
thêm trường mã hợp đồng thực hiện ở phần khai báo các màn hình cập nhật chứng từ.
Các phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn phải được cập nhật đầy đủ tại trường thông tin “Mã hợp
đồng” ngay các màn hình nhập liệu.
7.9.4 Báo cáo theo hợp đồng, đơn hàng
Các báo cáo bao gồm:
- Bảng kê chứng từ theo hợp đồng
- Sổ chi tiết hợp đồng
- Tổng hợp số phát sinh theo hợp đồng
- Tổng hợp số phát sinh luỹ kế theo hợp đồng
- Tổng hợp chi phí theo hợp đồng
- Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng
- Báo cáo lỗ lãi của các hợp đồng
- Số dư đầu kỳ của các hợp đồng
- Số dư cuối kỳ của các hợp đồng
- Số phát sinh luỹ kế hợp đồng đầu năm.
8. Phân hệ Kế toán mua hang và công nợ phải trả
8.1 Giới thiệu chung
Chức năng của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng.
- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.
- Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các nhà cung cấp.
- Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch vụ.
- Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.
- Cập nhật các chứng từ phải thu khác và chứng từ bù trừ công nợ.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
113
- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ
- Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả liên kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt,
tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán
tổng hợp, kế toán hàng tồn kho.
Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán công nợ phải trả
Hệ thống menu của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Các menu chính của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
1. Cập nhật số liệu
2. Báo cáo hàng nhập mua
3. Báo cáo công nợ theo khách hàng
4. Báo cáo công nợ theo hoá đơn
5. Báo cáo theo hợp đồng, đơn hàng
6. Danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn
CHỨNG TỪ
Hóa đơn mua hàng
Phiếu xuất trả lại nhà CC
Chứng từ phải trả khác
Bút toán bù trừ CN
SỐ LIỆU TỪ CÁC PHÂN
HỆ KHÁC
Kế toán vốn bằng tiền
CHUYỂN SỐ LIỆU SANG
CÁC PHÂN HỆ KHÁC
Kế toán tổng hợp
Kế toán hàng tồn kho
BÁO CÁO
Báo cáo hàng nhập mua
Báo cáo công nợ
Báo cáo công nợ hóa đơn
PHÂN HỆ KẾ
TOÁN MUA
HÀNG VÀ CÔNG
NỢ PHẢI THU
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
114
7. In các danh mục từ điển và tham số
8.2 Khai báo các danh mục từ điển
Danh mục nhà cung cấp
Danh mục nhà cung cấp được theo dõi chung với danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ,
phần này đã được trình bày ở mục 6.2.1 - phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
8.3 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau
8.3.1 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp
Số dư đầu kỳ của nhà cung cấp được cập nhật ở phần vào số dự công nợ đầu kỳ. Người sử dụng chỉ
phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng SSE ACCOUNGTING. Đối với các kỳ tiếp
theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết
chuyển.
Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp của các tài khoản
công nợ sang phần số dưcủa các tài khoản đầu kỳ.
8.3.2 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các hóa đơn
Trường hợp người sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hóa đơn thì ngoài việc cập
nhật số dư công nợ đầu kỳ còn phải cập nhật số dư đầu kỳ chi tiết theo hóa đơn thông qua menu
“Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư đầu kỳ của các hóa đơn”.
8.3.3 Kết chuyển số dư công nợ sang năm sau
Số dư công nợ được kết chuyển sang năm tại menu “Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Kết
chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau”.
8.4 Cập nhật chứng từ đầu vào
8.4.1 Phân loại các chứng từ đầu vào
Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả có các loại chứng từ đầu vào sau:
8. Phiếu nhập mua hàng
9. Phiếu nhập khẩu
10. Phiếu nhập chi phí mua hàng
11. Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
12. Phiếu nhập xuất thẳng
13. Hóa đơn mua hàng (dịch vụ)
14. Phiếu thanh toán tạm ứng
15. Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ: dùng để hạch toán các bút toán (không liên quan
đến hóa đơn) ghi tăng hoặc ghi giảm công nợ.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
115
16. Chứng từ bù trừ công nợ: dùng để bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp và/hoặc khách hàng.
8.4.2 Cập nhật phiếu nhập mua hàng nội địa và phiếu nhập khẩu
8.4.2.1 Các thông tin của phiếu nhập mua hàng
Màn hình nhập liệu của phiếu nhập mua hàng:
Phiếu nhập mua hàng có các thông tin sau.
Phần thông tin chung về chứng từ:
- Mã nhà cung cấp
- Tên nhà cung cấp
- Địa chỉ
- Mã số thuế
- Người giao hàng
- Diễn giải
- Mã nx (tk có)
- Hạn TT
- Số phiếu nhập
- Ngày hạch toán
- Ngày lập phiếu nhập
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
116
- Mã ngoại tệ
- Tỷ giá
- Số hoá đơn GTGT (của nhà cung cấp)
- Số seri
- Ngày hoá đơn GTGT
- Thuế suất
- Nhóm hàng hóa, dịch vụ
- CF có tính thuế
Đối với phiếu nhập khẩu thì ngoài các thông tin trên còn thêm các thông tin về tài khoản thuế nhập
khẩu, tiền thuế nhập khẩu, tài khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Phần chi tiết các mặt hàng:
- Mã hàng
- Tên hàng
- Đơn vị tính
- Mã kho
- Số lượng tồn kho hiện thời
- Số lượng nhập
- Đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch
- Thành tiền theo đồng tiền giao dịch
- Thuế suất nhập khẩu
- Tiền thuế nhập khẩu theo đồng tiền giao dịch
- Đơn giá nhập theo đồng tiền hạch toán
- Thành tiền theo đồng tiền hạch toán
- Tài khoản nợ
- Các mã của các trường tự do.
Phần thông tin chi phí mua hàng:
- Tổng chi phí mua hàng theo đồng tiền giao dịch
- Tổng chi phí mua hàng theo đồng tiền hạch toán
- Mặt hàng
- Chi phí nguyên tệ
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
117
- Chi phí theo đồng tiền hạch toán.
Các thông tin về nhập thuế giá trị gia tăng đầu vào:
- Mẫu báo cáo (Mã số của mẫu báo cáo do Bộ tài chính quy định. Ví dụ, mẫu 03, 04, 05...)
- Số hoá đơn GTGT
- Số seri
- Ngày hoá đơn GTGT
- Mã nhà cung cấp
- Tên nhà cung cấp
- Địa chỉ
- Mã số thuế
- Mã kho
- Hàng hoá, dịch vụ
- Số lượng (đối với hàng nông lâm sản thu mua không có hóa đơn)
- Đơn giá ngoại tệ
- Tiền hàng nguyên tệ
- Đơn giá vnđ
- Tiền hàng vnđ
- Thuế suất
- Tiền thuế nguyên tệ
- Tiền thuế vnđ
- Hạn TT
- Tk thuế
- Cục thuế
- Ghi chú
- Các mã của các trường tự do.
Lưu ý:
- Số lượng hoá đơn gốc của nhà cung cấp kèm theo phiếu nhập mua có thể 1 hoặc nhiều
hoá đơn.
Phần thông tin tổng hợp:
- Tổng số lượng vật tư nhập kho
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
118
- Tổng tiền hàng nhập kho
- Tổng chi phí mua hàng
- Tổng tiền thuế GTGT đầu vào
- Tổng tiền phải thanh toán
- Tài khoản thuế nhập khẩu
- Tổng tiền thuế nhập khẩu
- Tổng cộng tiền.
8.4.2.2 Các lưu ý khi cập nhật phiếu nhập mua hàng và phiếu nhập khẩu
- Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán
dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế
toán hàng tồn kho.
- Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng
hay gồm cả tiền thuế.
- Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại
chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Khi này khi nhập hàng về trong kỳ mà chưa có hoá đơn của nhà
cung cấp thì phải tạo ra một kho tạm thời để nhập kho. Khi có hoá đơn của nhà cung cấp thì
làm phiếu xuất kho từ kho tạm và làm phiếu nhập vào kho chính thức. Việc nhập xuất kho ở
kho tạm được thực hiện ở phần quản lý hàng tồn kho. Để việc nhập xuất ở kho tạm không làm
ảnh hưởng đến hạch toán thì ở phần tài khoản đối ứng phải nhập tài khoản là tài khoản kho.
8.4.3 Cập nhật phiếu nhập chi phí mua hàng
Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá
hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua
hàng.
- Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua
trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.
- Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua. Trước tiên ta nhập tổng chi phí
mua hàng. Tiếp theo chương trình hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng một cách tự động theo giá
trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ theo ý
muốn.
- Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua. Chương trình hỗ trợ chọn
phiếu nhập mua để phân bổ chi phí. Lúc này phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để
bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho từng mặt
hàng.
- Chi phí mua hàng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng". Có chọn lựa từ hỗ trợ của
chương trình phảI chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào và phan bổ cho các mạt hàng
trong phiếu nhập mua đó. Chương trình hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
119
mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.
Việc cập nhật riêng ở menu "Phiếu nhập chi phí mua hàng" áp dụng trong trường hợp hàng tồn
kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, khi ta phải chỉ rõ phiếu xuất kho được
lấy ở phiếu nhập nào để có thể tính được giá. Tuy nhiên các phương pháp còn lại cũng có thể
sử dụng phiếu này để cập nhật chi phí mua hàng
8.4.4 Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp
Khi phát sinh nghiệp vụ trả hàng lại nhà cung cấp, ta sẽ cập nhật nghiệp vụ vào phiếu xuất trả lại
nhà cung cấp và nhập tại menu "Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp" phân hệ "Mua hàng và công nợ
phải trả".
Liên quan đến bảng kê thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, trường hợp này bảng kê thuế GTGT
đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và số tiền thuế GTGT được khấu trừ. Số hóa đơn là số hóa
đơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, còn cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà nhà cung
cấp đã xuất ra trước đó cho doanh nghiệp.
8.4.5 Cập nhật các phiếu nhập xuất thẳng
Phiếu nhập xuất thẳng được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Vật tư mua vào được chuyển thẳng cho sản xuất mà không thông qua kho. Trường hợp này
thường xảy ra đối với các doanh nghiệp ngành xây lắp.
- Vật tư mua và được xuất cho sản xuất theo đơn hàng…
Khi sử dụng chứng từ này thì chương trình sẽ tự động tạo ra luôn phiếu xuất.
8.4.6 Cập nhật hoá đơn mua dịch vụ
Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải
nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí.
8.4.7 Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng
Phiếu thanh toán tạm ứng dùng để cập nhật các chứng từ có liên quan đến việc nhân viên thanh
toán các khoản tạm ứng trước đó. Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi
tiền thanh toán cho các chi phí. Tham khảo các thông tin cần thiết được trình bày ở phân hệ kế
toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
8.4.8 Cập nhật phiếu ghi nợ ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ
Loại chứng từ này được dùng để cập nhật các chứng từ phát sinh trong các trường hợp sau:
- Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải trả khác ngoài việc mua hàng hóa, dịch
vụ thông thường (loại chứng từ = 1 - Ghi tăng công nợ).
- Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh toán, xóa các khoản nợ (loại
chứng từ = 2 - Ghi giảm công nợ chi tiết theo hóa đơn, hoặc loại hóa đơn = 3 - Ghi giảm
công nợ không chi tiết theo hóa đơn).
- Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp và công
nợ mua hàng phải trả cho nhà cung cấp.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
120
- Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 nhà cung cấp.
- Các trường hợp điều chỉnh khác…
Lưu ý:
3. Màn hình nhập liệu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” được dùng chung cho cả điều
chỉnh tăng và điều chỉnh giảm các khoản công nợ phải trả nên cần phải chú ý khi cập nhật
các tài khoản ghi nợ, ghi có cho phù hợp.
4. Trường hợp hạch toán công nợ ngoại tệ liên quan đến tạm ứng trước tiền hàng cho nhà
cung cấp và công nợ phải trả thì tài khoản ghi nợ sẽ là tài khoản công nợ phải trả và tài
khoản ghi có – tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp, tại trường tỷ giá sẽ cập nhật theo
tỷ giá của phiếu chi (hoặc giấy báo nợ/UNC) được ghi nhận khi ứng trước cho nhà cung
cấp. Chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch giữa tỷ giá trên hóa đơn và tỷ giá
ghi nhận ứng trước cho nhà cung cấp.
8.4.9 Cập nhật chứng từ bù trừ công nợ
Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp
hoặc giữa 1 nhà cung cấp và một khách hàng.
Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 nhà cung cấp thì có thể cập nhật ở
phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.
8.4.10 Đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn
Song song với việc đánh giá chênh lệch tỷ giá vào thời điểm cuối kỳ theo tài khoản và nhà cung
cấp ở phân hệ kế toán tổng hợp, thì việc đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn được thực hiện,
nhằm điều chỉnh số tiền phải trả của các hóa đơn ngoại tệ khi qui về đồng tiền hạch toán trong các
báo cáo công nợ theo hóa đơn. Lưu ý là việc thực hiện chức năng này không làm ảnh hưởng đến số
liệu trên sổ cái mà chỉ làm đánh giá lại số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán của các hóa đơn vào
cuối kỳ.
8.5 Theo dõi thanh toán tiền hàng
8.5.1 Mua hàng trả tiền ngay
Trong trường hợp mua hàng, vật tư trả tiền ngay sẽ xuất hiện 2 chứng từ: phiếu nhập mua hàng và
phiếu chi.
Liên quan đến việc nhập 2 chứng từ này như thế nào để có thể khử trùng được trình bày chi tiết ở
chương 1 "Giới thiệu chung" ở mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SSE
ACCOUNGTING".
8.5.2 Trả tiền mua hàng
Phiếu chi trả tiền mua hàng (tiền mặt, ngân hàng) cho nhà cung cấp được cập nhật ở phân hệ “Kế
toán vốn bằng tiền”.
8.5.3 Thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
121
Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư ta có 02 chứng từ: giấy đề nghị
thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho.
Liên quan đến việc nhập 2 chứng từ này như thế nào để có thể khử trùng được trình bày chi tiết ở
chương 1 "Giới thiệu chung" ở mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SSE
ACCOUNGTING".
8.5.4 Tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp
Trong trường hợp tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp thì ta cũng nhập như một phiếu chi thanh
toán bình thường ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.
Trong trường hợp phát sinh liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ, chênh lệnh tỷ giá
thì phải hạch toán chi tạm ứng trước tiền hàng qua tài khoản trung gian – công nợ ứng trước tiền
hàng cho nhà cung cấp và sau đó thực hiện hạch toán từ tài khoản công nợ ứng trước tiền hàng cho
nhà cung cấp với tài khoản công nợ phải trả về mua hàng ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản
công nợ”.
8.6 Theo dõi công nợ phải trả chi tiết theo hóa đơn và thời hạn thanh toán
8.6.1 Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn
- Khi bắt đầu sử dụng chương trình thì số tiền đầu kỳ còn phảI trả cho nhà cung cấp của từng
hoá đơn mua và hạn thanh toán được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.
- Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà cung cấp chứ
không dựa vào ngày của phiếu nhập.
- Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải trả của từng hoá đơn nhập mua cũng như thời
hạn trả tiền cho từng hoá đơn.
- Để chỉ rõ hạn trả tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn trả tiền kể từ
ngày ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định phải trả cho
từng nhà cung cấp khi khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp ở phần danh mục
nhà cung cấp. Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn nhập mua cụ thể.
- Đối với mỗi hoá đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình
sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn
theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn trả tiền thì không cần phải gõ
thời hạn thanh toán.
8.6.2 Cập nhật tiền thanh toán cho các hóa đơn
- Số tiền đầu kỳ còn phải trả của từng hoá đơn mua hàng và hạn trả tiền được cập nhật ở
menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.
- Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”. Sau khi
các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho các hoá đơn của
người bán. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân bổ chi trả
tiền hàng cho các hoá đơn”.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
122
- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua hàng.
Nếu loại tiền chi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi
số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.
- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số
tiền còn phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính
lại số tiền còn phải trả của các hoá đơn".
Lưu ý:
Trường hợp có theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn thì chứng từ này còn được dùng để điều
chỉnh số tiền còn phải trả của các hóa đơn mua hàng trước đó khi lên các báo cáo chi tiết công nợ
theo hóa đơn. Việc điều chỉnh này được thực hiện ở menu “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/
Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn”.
Trường hợp có theo dõi công nợ tạm ứng chi tiết theo từng lần tạm ứng thì chứng từ này còn được
dùng để phân bổ cho các phiếu chi tạm ứng trước đó khi lên các báo cáo công nợ tạm ứng chi tiết
theo từng lần chi tạm ứng. Việc phân bổ này giống như việc phân bổ các phiếu thu, giấy báo có
cho các hoá đơn bên phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu và cũng được thực hiện ở menu
“Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn”.
Trường hợp thu hoàn tạm ứng thì cũng được thực hiện tương tự như trên, chỉ khác là chứng từ
phân bổ sẽ là phiếu thu, giấy báo có (loại phiếu thu bằng 4).
8.6.3 Điều chỉnh số tiền phải trả theo hóa đơn
Trường hợp có theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn nếu phát sinh nghiệp vụ bù trừ công nợ
giữa 2 nhà cung cấp hoặc giữa khách hàng và nhà cung cấp, để điều chỉnh số tiền phải trả của các
hóa đơn khi lên các báo cáo công nợ theo hóa đơn ta phải thực hiện theo trình tự sau:
- Sử dụng “chứng từ bù trừ công nợ” để hạch toán vào sổ cái số tiền cần điều chỉnh.
- Sử dụng chức năng “Điều chỉnh công nợ phải trả theo hóa đơn” để tạo chứng từ điều chỉnh
số tiền phải trả. Chứng từ này chỉ dùng để điều chỉnh cho các hóa đơn khi lên báo cáo chứ
không có tác dụng hạch toán vào sổ kế toán.
- Sử dụng chức năng phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn để phân bổ số tiền trong chứng
từ vừa tạo cho các hóa đơn cần điều chỉnh.
8.7 Báo cáo hàng nhập mua và công nợ phải trả
8.7.1 Báo cáo hàng nhập mua
Các báo cáo liên quan đến hàng nhập mua gồm có:
96. Bảng kê phiếu nhập
97. Bảng kê phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
98. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp
99. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng, vụ việc
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
123
100. Bảng kê phiếu nhập của một vật tư
101. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập
102. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng
103. Tổng hợp hàng nhập mua
104. Tổng hợp hàng xuất trả lại nhà cung cấp
105. Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng
106. Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu
8.7.2 Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp
Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả gồm có:
- Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng
- Sổ đối chiếu công nợ
- Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng
- Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản
- Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên nhiều tài khoản
- Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ
- Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ
- Sổ chi tiết của một tài khoản
- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
- Bảng kê chứng từ
- Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng
- Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng
8.7.3 Báo cáo công nợ phải trả theo hoá đơn
Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả gồm có:
- Bảng kê hoá đơn
- Hỏi số dư của một khách hàng
- Bảng kê công nợ phải trả theo hoá đơn
- Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hoá đơn
- Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hóa đơn có chênh lệch tỷ giá
- Bảng kê công nợ phải trả cho các hoá đơn theo hạn thanh toán
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
124
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký chi trả tiền mua hàng
8.7.4 Báo cáo thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào
Bảng kê hóa đơn thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào được lên ở phân hệ "Báo cáo thuế".
8.8 Quản lý hợp đồng và đơn hàng
8.8.1 Danh mục hợp đồng, đơn hàng
Các thông tin về hợp đồng mua gồm có:
- Số hợp đồng
- Số ký hiệu
- Mã tra cứu
- Mã khách
- Diễn giải
- Ngày ký
- Hạn hoàn thành
- Ngày bắt đầu
- Ngày hoàn thành
- Tiền nguyên tệ
- Thuế nguyên tệ
- Giá trị hợp đồng nguyên tệ
- Loại tiền
- Tiền qui về đồng tiền hạch toán
- Thuế qui về đồng tiềnhạch toán
- Giá trị hợp đồng qui về đồng tiền hạch toán
- Bộ phận kinh doanh
- Bộ phận hạch toán
- Mã vụ việc
- Số hợp đồng mẹ
- Phân nhóm 1
- Phân nhóm 2
- Phân nhóm 3
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
125
- Ghi chú
- Trạng thái
Để phân loại hợp đồng mua có thể dùng danh mục phân nhóm các hợp đồng mua. SSE
ACCOUNGTING có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm hợp đồng.
Các thông tin về danh mục phân nhóm các hợp đồng mua gồm có:
- Kiểu phân nhóm
- Mã nhóm
- Tên nhóm
- Mã tra cứu
- Tên tiếng anh của nhóm.
8.8.2 Cập nhập số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối kỳ, số phát
sinh lũy kế của các hợp đồng sang năm sau
Số dư đầu kỳ của các hợp đồng được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hợp đồng”.
Số phát sinh lũy kế đầu kỳ của các hợp đồng được cập nhật ở menu “Vào số phát sinh lũy kế của
các hợp đồng”.
Số dư của các hợp đồng được kết chuyển sang năm sau tại menu “Kết chuyển số dư của các hợp
đồng sang năm sau”.
Số phát sinh lũy kế của các hợp đồng được kết chuyển sang năm sau tại menu “Tính số lũy kế đến
cuối năm của các hợp đồng”.
8.8.3 Cập nhật số liệu liên quan đến hợp đồng, đơn hàng
Để cập nhật được thông tin phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn hàng, trong quá trình nhập liệu
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ta phải cập nhật thông tin về mã hợp đồng cho các nghiệp vụ đó.
Thực hiện việc này nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý và xem báo cáo sau này. Việc khai báo
thêm trường mã hợp đồng thực hiện ở phần khai báo các màn hình cập nhật chứng từ.
Các phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn phải được cập nhật đầy đủ tại trường thông tin “Mã hợp
đồng” ngay các màn hình nhập liệu.
8.8.4 Báo cáo theo hợp đồng, đơn hàng
- Bảng kê chứng từ theo hợp đồng
- Sổ chi tiết hợp đồng
- Tổng hợp số phát sinh theo hợp đồng
- Tổng hợp số phát sinh luỹ kế theo hợp đồng
- Tổng hợp chi phí theo hợp đồng
- Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
126
- Số dư đầu kỳ của các hợp đồng
- Số dư cuối kỳ của các hợp đồng
- Số phát sinh luỹ kế hợp đồng đầu năm.
9. Phân hệ Kế toán hàng tồn kho
9.1 Giới thiệu chung
Chức năng của phân hệ kế toán hàng tồn kho
- Vào các phiếu nhập (nhập mua, nhập từ sản xuất và nhập khác)
- Vào các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác)
- Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ
- Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình tháng, giá trung bình ngày, NTXT hoặc đích danh
- Theo dõi danh điểm vật tư theo cấu trúc cây
- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ
- Phân hệ kế toán hàng tồn kho liên kết số liệu với phân hệ kế toán bán hàng, kế toán công
nợ phải trả, kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá thành.
Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán hàng tồn kho
CHỨNG TỪ
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất diều chuyển kho
SỐ LIỆU TỪ CÁC PHÂN
HỆ KHÁC
Kế toán mua hàng
Kế toán bán hàng
CHUYỂN SỐ LIỆU SANG
CÁC PHÂN HỆ KHÁC
Kế toán tổng hợp
Kế toán giá thành
BÁO CÁO
Báo cáo hàng nhập
Báo cáo hàng xuất
Báo cáo tồn kho
PHÂN HỆ KẾ
TOÁN HÀNG
TỒN KHO
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
127
Hệ thống menu của phân hệ kế toán hàng tồn kho
Các menu chính của phân hệ kế toán hàng tồn kho
1. Cập nhật số liệu
2. Báo cáo hàng nhập
3. Báo cáo hàng xuất
4. Báo cáo hàng tồn kho
5. Danh mục từ điển
6. In các danh mục từ điển
9.2 Khai báo các danh mục từ điển
9.2.1 Danh mục vật tư
Các thông tin về vật tư, hàng hoá gồm có:
- Mã vật tư
- Mã phụ
- Mã tra cứu
- Tên vật tư
- Tên tiếng Anh của vật tư
- Đơn vị tính
- Vật tư có theo dõi tồn kho hay không
- Cách tính giá hàng tồn kho: giá trung bình tháng, giá trung bình di động, giá nhập trước
xuất trước, giá đích danh
- Loại vật tư: 21 - Nguyên vật liệu, 22 - Phụ tùng, công cụ, 51 - Thành phẩm, 61 - Hàng hoá.
- Tài khoản kho (dùng để tự động hạch toán tk kho trong phiếu nhập/xuất)
- Có/không cho phép sửa tài khoản kho (trong trường hợp cùng một vật tư có thể nằm trên 2
tài khoản khác nhau thì phải cho phép sửa tài khoản kho)
- Tài khoản chi phí (dùng để tự động hạch toán tk chi phí trong phiếu xuất sử dụng)
- Tài khoản giá vốn hàng bán (dùng để tự động hạch toán tk giá vốn trong hóa đơn bán hàng)
- Tài khoản doanh thu (dùng để tự động hạch toán tk doanh thu trong hóa đơn bán hàng)
- Tài khoản doanh thu nội bộ (dùng để tự động hạch toán tk doanh thu nội bộ trong hóa đơn
bán hàng)
- Tài khoản hàng bán bị trả lại (dùng để tự động hạch toán tk hàng bán bị trả lại phiếu nhập
hàng bán bị trả lại)
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
128
- Tài khoản sản phẩm dở dang (sử dụng để thực hiện các tính toán liên quan đến giá thành)
- Tài khoản chênh lệch tính giá hàng tồn kho (sử dụng khi tự động định khoản tiền chênh
lệch của hàng tồn kho khi tính giá trung bình)
- Phân nhóm vật tư 1
- Phân nhóm vật tư 2
- Phân nhóm vật tư 3
- Ghi chú
- Các trường tự do.
Các thông tin liên quan đến tài khoản được sử dụng để tự động hạch toán khi nhập các chứng từ
nhập xuất vật tư, hàng hoá.
9.2.2 Danh mục nhóm vật tư, hàng hoá
Để phân loại vật tư, hàng hoá ta dùng danh mục phân nhóm vật tư, hàng hoá. SSE
ACCOUNGTING có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm cho các vật tư, hàng hoá. Ví dụ ta có
thể phân nhóm 1 theo mục đích sử dụng, phân nhóm 2 theo nước sản xuất, nhóm 3 theo tính chất
của hàng hóa vật tư.
Các thông tin về danh mục phân nhóm vật tư, hàng hoá gồm có:
- Loại nhóm
- Mã nhóm
- Tên nhóm
- Tên tiếng Anh của nhóm.
9.2.3 Danh mục kho hàng
Các thông tin về kho hàng gồm có:
- Mã kho
- Tên kho
- Tên tiếng Anh của kho
- Loại kho: kho của công ty hay kho đại lý
- Tài khoản hàng gửi bán tại đại lý (trong trường hợp kho là kho đại lý)
- Mã đơn vị cơ sở.
9.3 Cập nhật tồn kho đầu kỳ và kết chuyển số tồn kho sang năm sau
9.3.1 Cập nhật số tồn kho đầu kỳ
Số tồn kho đầu kỳ (số lượng và giá trị) của các mặt hàng ở các kho được cập nhật ở phần vào số
tồn kho đầu kỳ. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số tồn kho đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng SSE
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
129
ACCOUNGTING. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số tồn kho sẽ do
chương trình tự động tính toán và kết chuyển.
Đối với các vật tư tính tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước thì phải nhập số tồn kho
cho từng phiếu nhập ở cập nhật tồn kho nhập trước xuất trước và sau đó chương trình sẽ tự động
tính và lưu tổng số tồn kho của từng vật tư ở các phiếu nhập.
9.3.2 Cập nhật số tồn kho đầu kỳ của vật tư hàng hóa tính giá theo phương pháp nhật trước
xuất trước
Đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước ta phải khai báo số tồn
đầu (về số lượng và giá trị) của từng phiếu nhập mà chưa xuất hết.
Trường hợp lần đầu tiên sử dụng chương trình, có thể coi toàn bộ số tồn kho đầu kỳ là một phiếu
nhập chưa xuất hết và nhập một phiếu đầu kỳ duy nhất.
Sau khi nhập tồn đầu của các phiếu nhập chương trình sẽ tự động cộng dồn và chuyển sang tồn đầu
cho các kho và ta không phải nhập tổng số tồn kho (số tổng) nữa.
9.3.3 Kết chuyển số tồn kho cuối năm sang năm sau
Sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước, ta thực hiện kết chuyển số tồn kho sang năm sau.
Kết chuyển số tồn kho sang đầu năm sau được thực hiện ở menu “Kế toán hàng tồn kho / Cập nhật
số liệu/Kết chuyển tồn kho sang năm sau”.
Nếu sau khi đã kết chuyển số tồn kho mà ta sửa lại số liệu của năm trước khi kết chuyển có ảnh
hưởng đến số tồn kho thì phải thực hiện kết chuyển lại.
9.4 Cập nhật chứng từ đầu vào
9.4.1 Các loại chứng từ đầu vào của phân hệ kế toán hàng tồn kho
Trong phân hệ kế toán hàng tồn kho có 3 loại chứng từ:
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất điều chuyển
Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho dùng để cập nhật các phiếu nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập trả lại các NVL
từ sản xuất, nhập khác.
Các phiếu nhập mua được cập nhật ở phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả.
Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu nhập điều chuyển được cập nhật ở
menu này. Nếu thực hiện điều chuyển kho 1 bước thì phiếu nhập điều chuyển cập nhật ở menu
phiếu xuất điều chuyển kho.
Phiếu xuất kho
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
130
Phiếu xuất kho dùng để cập nhật các phiếu xuất NVL, CCLĐ… cho sản xuất, cho sử dụng và
xuất khác.
Xuất bán được cập nhật ở menu hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho tại phân hệ kế toán bán
hàng và công nợ phải thu.
Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở
menu này. Nếu thực hiện điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu
phiếu xuất điều chuyển kho.
Trong trường hợp nhập mua và xuất thẳng luôn thì sử dụng màn hình phiếu nhập xuất thẳng ở
phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả.
Phiếu xuất điều chuyển
Trong trường hợp điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở menu
này. Khi này chương trình tự động tạo luôn phiếu nhập kho điều chuyển. Nếu thực hiện điều
chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất kho.
9.4.2 Cập nhật phiếu nhập kho hàng hoá, vật tư
9.4.2.1 Các thông tin của phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho có các thông tin sau.
Phần thông tin chung về chứng từ:
- Mã giao dịch: 4 - Nhập từ sản xuất, 9 - Nhập khác
- Mã nhà cung cấp
- Tên nhà cung cấp
- Địa chỉ
- Ngựời giao hàng
- Diễn giải
- Số phiếu nhập
- Ngày hạch toán
- Ngày lập phiếu nhập
- Mã ngoại tệ
- Tỷ giá
Phần chi tiết các mặt hàng:
- Mã hàng
- Tên hàng
- Đơn vị tính
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
131
- Mã kho
- Số lượng tồn kho hiện thời
- Số lượng nhập
- Đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch
- Thành tiền theo đồng tiền giao dịch
- Đơn giá nhập theo đồng tiền hạch toán
- Thành tiền theo đồng tiền hạch toán
- Tài khoản nợ (tài khoản vật tư tồn kho)
- Tài khoản có
- Các mã của các trường tự do.
Phần tính tổng của phiếu nhập
- Tổng số lượng vật tư nhập kho
- Tổng tiền hàng nhập kho
- Trạng thái: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ kho, 2 – Đã chuyển vào sổ cái.
9.4.2.2 Các lưu ý khi cập nhật phiếu nhập kho
Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa
trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán
hàng tồn kho.
Trong một số trường hợp khi nhập kho có thể sẽ không biết giá mà sẽ nhập theo giá trung bình
trong kỳ. Lúc này chỉ việc đánh dấu là phiếu nhập theo giá trung bình và khi tính giá trung bình
chương trình sẽ tự động cập nhật giá trung bình cho các phiếu nhập kho này.
Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu xuất để cập nhật giá cho phiếu nhập (dùng
phím F5).
9.4.3 Cập nhật phiếu xuất hàng hoá, vật tư
9.4.3.1 Các thông tin của phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho có các thông tin sau.
Phần thông tin chung về chứng từ:
- Mã giao dịch: 4 - Xuất cho sản xuất, 9 - Xuất khác
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Địa chỉ
- Người nhận hàng
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
132
- Diễn giải
- Số phiếu xuất
- Ngày hạch toán
- Ngày lập phiếu xuất
- Mã ngoại tệ
- Tỷ giá
Phần chi tiết các mặt hàng:
- Mã hàng
- Tên hàng
- Đơn vị tính
- Mã kho
- Số lượng tồn kho hiện thời
- Số lượng xuất
- Đơn giá xuất theo đồng tiền giao dịch
- Thành tiền theo đồng tiền giao dịch
- Đơn giá xuất theo đồng tiền hạch toán
- Thành tiền theo đồng tiền hạch toán
- Tài khoản nợ
- Tài khoản có (tài khoản vật tư tồn kho)
- Các mã của các trường tự do.
Phần tính tổng của phiếu xuất
- Tổng số lượng vật tư xuất kho
- Tổng tiền hàng xuất kho
- Trạng thái: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ kho, 2 – Đã chuyển vào sổ cái.
9.4.3.2 Các lưu ý khi cập nhật phiếu xuất kho
Liên quan đến hạch toán tài khoản có (tài khoản vật tư) và tài khoản nợ thì chương trình sẽ tự động
hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư và tài khoản chi phí của mặt hàng trong danh mục
hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho.
Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình nhưng lại
xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi
tính giá trung bình, chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
133
Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất (dùng
phím F5).
9.4.4 Cập nhật phiếu xuất điều chuyển kho
9.4.4.1 Các thông tin của phiếu xuất điều chuyển kho
Phiếu xuất điều chuyển kho có các thông tin sau.
Phần thông tin chung về chứng từ:
- Mã kho xuất
- Tên kho xuất
- Mã kho nhập
- Tên kho nhập
- Người nhận hàng
- Diễn giải
- Số phiếu xuất
- Ngày hạch toán
- Ngày lập phiếu xuất
- Mã ngoại tệ
- Tỷ giá
Phần chi tiết các mặt hàng:
- Mã hàng
- Tên hàng
- Đơn vị tính
- Số lượng tồn kho hiện thời
- Số lượng xuất
- Đơn giá xuất theo đồng tiền giao dịch
- Thành tiền theo đồng tiền giao dịch
- Đơn giá xuất theo đồng tiền hạch toán
- Thành tiền theo đồng tiền hạch toán
- Tài khoản nợ
- Tài khoản có (tài khoản vật tư tồn kho)
- Các mã của các trường tự do.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
134
Phần tính tổng của phiếu xuất
- Tổng số lượng vật tư xuất kho
- Tổng tiền hàng xuất kho
- Trạng thái: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ kho, 2 – Đã chuyển vào sổ cái.
9.4.4.2 Các lưu ý khi cập nhật phiếu xuất điều chuyển kho
Liên quan đến hạch toán tài khoản có (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa
trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán
hàng tồn kho.
Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình sẽ tự động tạo ra một phiếu nhập cho kho nhận
và người sử dụng không phải vào phiếu nhập.
Trong trường hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản có) thì chương trình sẽ
không hạch toán; nếu điều chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ
thì chương trình sẽ hạch toán cho phiếu xuất và không hạch toán cho phiếu nhập. Tài khoản hàng
tồn kho ở đại lý được khai báo trong danh mục kho hàng.
Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình nhưng lại
xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi
tính giá trung bình chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này.
Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất (dùng
phím F5).
Phiếu xuất điều chuyển chỉ dùng trong trường hợp điều chuyển vật tư giữa các kho trong nội bộ
đơn vị. Trường hợp điều chuyển giữa các kho thuộc 2 đơn vị cơ sở khác nhau thì phải dùng phiếu
nhập kho và phiếu xuất kho để cập nhật.
9.5 Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý
SSE ACCOUNGTING cho phép quản lý hàng gửi bán tại các đại lý tương tự như hàng tồn tại các
kho của công ty - có thể in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho...
Mỗi đại lý sẽ coi như là một kho và cũng khai báo trong danh mục kho hàng. Các nhập xuất, điều
chuyển kho đại lý cũng thực hiện như đối với kho của đơn vị.
Liên quan đến tài khoản hàng gửi bán (tài khoản 157) người sử dụng có thể theo dõi như là một tài
khoản công nợ - có thể in sổ chi tiết công nợ, tổng hợp công nợ của các đại lý...
9.6 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho
SSE ACCOUNGTING cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 04 phương pháp khác nhau:
- Giá trung bình tháng,
- Giá trung bình di động (theo ngày),
- Giá đích danh
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
135
- Giá nhập trước xuất trước.
Hơn thế nữa, đối với các vật tư khác nhau có thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho
khác nhau.
Việc khai báo phương pháp tính giá của các vật tư tính giá được thực hiện ở phần khai báo các
thông tin về vật tư.
Dưới đây là các điểm cần lưu ý đối với từng phương pháp tính giá hàng tồn kho.
9.6.1 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình
Giá xuất kho được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập nhật
xong tất cả các chứng từ đầu vào của các hàng hóa vật tư . Giá này được tính và cập nhật cho các
phiếu xuất, cập nhật vào giá vốn của các hoá đơn bán hàng và các phiếu nhập theo giá trung bình.
Chức năng tính giá trung bình được thực hiện ở menu “Tính đơn giá trung bình”. Chương trình cho
phép tính giá trung bình di động, trung bình cho một tháng, một quý, 6 tháng hoặc cả năm tuỳ theo
lựa chọn của người sử dụng.
Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh chỉ liên quan đến giá trị có thể được cập nhật như một bản
ghi bình thường (có mã kho, mã vật tư) nhưng số lượng = 0. Chương trình tự động tính các chi phí
này vào giá vốn của vật tư, hàng hoá.
Nếu một vật tư tính giá trung bình như xuất ra theo giá đích danh thì phải đánh dấu vào phiếu xuất
là xuất theo giá đích danh. Khi tính giá chương trình sẽ không áp giá cho phiếu xuất này và khi
tính giá chương trình cũng trừ bớt đầu vào chính bằng phiếu xuất này.
Trong trường hợp một vật tư có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá tồn kho: một
giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật tư ở mỗi kho có một giá
riêng. Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng này và khai báo cho chương trình biết trong phần
"Tham số tuỳ chọn ".
Trường hợp sử dụng giá trung bình chung cho vật tư ở nhiều kho thì các phiếu nhập điều chuyển
theo giá trung bình và các phiếu nhập khác theo giá trung bình sẽ không tham gia vào quá trình
tính toán giá. Ngoài ra, chương trình cũng trừ đi về số lượng và giá trị đúng bằng tổng số lượng và
giá trị của các phiếu xuất giá đích danh của các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung
bình tháng.
Nếu sử dụng giá chung thì khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho toàn công ty sẽ không xuất hiện
chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình”. Nhưng
khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho riêng biệt hoặc một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh
lệch và giá trị chênh lệch này có thể lớn nhỏ tuỳ theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và
giá tồn đầu kỳ ở các kho. Vì vậy ta khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một nhóm kho
thì nếu chỉ in về mặt số lượng mà không in về mặt giá trị. Còn các báo cáo riêng về giá trị tồn cuối
hoặc tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số lượng và giá trị. Một phương án khác để
xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút toán bù trừ chênh lệch. Việc này có thể thực hiện tự
động bằng chương trình khi ta thực hiện tính giá trung bình.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
136
Khi tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì có xảy ra các chệnh lệch do trong SSE
ACCOUNGTING đơn giá được lưu trữ chỉ có 02 chữ số sau dấu phẩy thập phân. Các chênh lệch
này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng nhập xuất tồn lớn.
Giá trị chênh lệch = (Giá trị tồn cuối tháng - Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình) có thể
in ra và xử lý tuỳ theo ý của người sử dụng hoặc sẽ do chương trình tự động hạch toán bằng các
phiếu xuất vào tài khoản chênh lệch.
Đối với giá trung bình di động thì chương trình tính giá trung bình hàng ngày (trong cùng 1 ngày
thì mỗi vật tư đều có một giá chung cho tất cả các phiếu xuất).
Lưu ý quan trọng:
Trong trường hợp tính giá trung bình cho từng kho mà có phiếu xuất điều chuyển theo giá trung
bình theo 02 chiều từ kho A sang kho B và ngược lại từ kho B sang kho A hoặc từ kho A sang kho
B, sau đó sang kho C và lại quay về kho A thì chương trình không tính được giá trung bình của
một vật tư ở từng kho. Nhưng nếu chỉ có các điều chuyển một chiều từ kho A sang B rồi sang C...
nhưng không có điều chuyển ngược lại về A thì chương trình vẫn tính được giá trung bình của một
vật tư cho từng kho.
9.6.2 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước (NTXT)
Giá NTXT được SSE ACCOUNGTING tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các phiếu
nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
Giá NTXT không được tính ngay khi làm phiếu xuất. Giá xuất NTXT chỉ được cập nhật khi ta
chạy chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lưu ý là SSE ACCOUNGTING chỉ đưa ra đơn giá xuất
cuối cùng chứ không chỉ ra cho người sử dụng biết là phiếu xuất được xuất từ các phiếu nhập nào.
Chức năng tính giá NTXT được thực hiện ở menu “Tính đơn giá nhập trước xuất trước”.
Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trước và phiếu nào là sau.
Trình tự trước sau trong SSE ACCOUNGTING được xác định theo thứ tự ưu tiên như sau:
1. Ngày của các phiếu xuất
2. Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển
3. Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác
Trong mỗi bước tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập xuất khác
nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính toán lại được thực hiện theo ưu tiên sau:
1. Số thứ tự ưu tiên của các kho
2. Số chứng từ của các phiếu xuất
3. Số thứ tự ưu tiên của các phiếu nhập
4. Số chứng từ của các phiếu nhập.
Lý do phải xét thứ tự ưu tiên như trên được giải thích như sau:
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
137
Phiếu xuất điều chuyển được ưu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển sẽ là giá nhập của
kho đối ứng nên để phải tính trước thì mới tính tiếp cho các phiếu xuất khác. Trong SSE
ACCOUNGTING phiếu nhập điều chuyển có số chứng từ bằng số chứng từ của phiếu xuất điều
chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống đánh số của các phiếu nhập mua và nhập khác. Để giải quyết
02 vấn đề không rõ ràng trên trong SSE ACCOUNGTING phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu
tiên số 1.
Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương trình không thể
nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể được đánh số theo các hệ thống
của từng kho. Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho
trong vấn đề điều chuyển. Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên số 1, tiếp theo là các kho khác. Việc
đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho được thực hiện ở phần khai báo “Danh mục kho”.
Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ khác nhau.
Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu xuất kho. Vì vậy để
biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ưu tiên cho các chứng từ vật tư. Số
thứ tự ưu tiên do SSE ACCOUNGTING quy định và có thể xem ở trường Stt_NTXT trong
phần khai báo về “Danh mục chứng từ”.
Lưu ý quan trọng:
Trong trường hợp phiếu nhập chi phí mua hàng được tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ chi phí này
được gán cho phiếu nhập nào để chương trình có thể tính được giá. Các phiếu nhập chi phí này
được nhập ở mục phiếu nhập chi phí. Ngoài ra, các phiếu nhập chi phí phải cùng tháng với phiếu
nhập mua.
9.6.3 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh
Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và chương trình
không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào để tính ra giá
trị tồn kho.
9.7 Báo cáo hàng tồn kho
9.7.1 Báo cáo hàng nhập
107. Bảng kê phiếu nhập
108. Bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng, vật tư
109. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp
110. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo vụ việc
111. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập
112. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng
113. Tổng hợp hàng nhập kho
114. Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
138
115. Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu
116. Sổ chi tiết của một tài khoản
117. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản.
9.7.2 Báo cáo hàng xuất
118. Bảng kê phiếu xuất
119. Bảng kê phiếu xuất của một mặt hàng, vật tư
120. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo khách hàng
121. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo vụ việc
122. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo dạng xuất
123. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo mặt hàng
124. Tổng hợp hàng xuất kho
125. Báo cáo giá trị hàng xuất theo khách hàng, hợp đồng
126. Báo cáo hàng xuất nhóm theo 2 chỉ tiêu
127. Sổ chi tiết của một tài khoản
128. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản.
9.7.3 Báo cáo hàng tồn kho
129. Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư
130. Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư (lên cho tất cả các vật tư của một kho)
131. Hỏi số tồn kho của một vật tư
132. Tổng hợp nhập xuất tồn
133. Báo cáo tồn kho
134. Báo cáo tồn theo kho
135. Báo cáo tồn kho đầu kỳ
136. Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập (giá NTXT)
137. Bảng giá trung bình tháng
138. Sổ chi tiết của một tài khoản
139. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
139
10. Phân hệ kế toán giá thành
10.1 Giới thiệu chung
Chương trình này sẽ đề cập đến các vấn đề liên quan đến kế toán chi phí và tính giá thành sản
phẩm.
Sẽ lần lượt giới thiệu các vấn đề sau:
1. Báo cáo chi chí theo tiểu khoản
2. Báo cáo chi phí theo khoản mục phí
3. Tính giá thành sản phẩm công trình xây lắp
4. Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
5. Tính giá thành sản phẩm theo đơn hàng
6. Báo cáo theo các trường tự do.
10.2 Báo cáo chi phí theo tiểu khoản
Chức năng
Chương trình cung cấp các báo cáo về tập hợp và phân tích chi phí theo tiểu khoản.
Các báo cáo chi phí theo tiểu khoản bao gồm :
- Bảng kê chứng từ
- Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản
- Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản - theo cột
- Bảng kê chứng từ cho nhiều tài khoản chi phí
- Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng – theo cột
- Tổng hợp chi phí theo tiểu khoản
- Tổng hợp chi phí theo tiểu khoản – theo cột
- Bảng phân bổ chi phí chung (tk 627)
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ lao động (tk 152, 153)
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm (tk 334, 338)
- Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định (tk 214)
- Cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản
10.3 Báo cáo chi phí theo khoản mục phí
10.3.1 Danh mục các khoản mục phí
Các thông tin về khoản mục phí gồm có:
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
140
- Mã khoản mục phí
- Tên khoản mục phí
- Tên tiếng Anh.
10.3.2 Báo cáo chi phí theo khoản mục phí
- Bảng kê chứng từ theo khoản mục phí
- Tổng hợp số phát sinh theo khoản mục phí
- Tổng hợp số phát sinh theo khoản mục phí và tài khoản
10.4 Tính giá thành sản phẩm công trình xây lắp
10.4.1 Theo dõi tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp trong SSE
ACCOUNGTING
Để tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp cần lưu ý các điểm sau:
- Sử dụng danh mục vụ việc và công trình để khai báo các thông tin về công trình xây lắp.
- Việc theo dõi các hạng mục công trình và công trình thông qua việc khai báo các công trình
mẹ/con – dùng trường mã vụ việc mẹ.
- Để theo dõi công nợ của các khách hàng liên quan đến một công trình phải khai báo là công
trình có theo dõi chi tiết công nợ cho từng khách hàng.
- Khi bắt đầu sử dụng chương trình phải cập nhật số dư đầu kỳ của các công trình (có thể chi tiết
theo công nợ), số phát sinh lũy kế (chi tiết theo tài khoản và theo vật tư).
- Cuối năm sau khi thực hiện khóa sổ số liệu song song đó ta thực hiện kết chuyển số dư và tính
tổng số phát sinh lũy kế đến cuối năm của các công trình.
- Các báo cáo liên quan đến các công trình gồm có các bảng kê, bảng tổng hợp số phát sinh theo
công trình, tài khoản, chi tiết theo vật tư, tính giá thành công trình, báo cáo lỗ lãi…
10.4.2 Danh mục vụ việc công trình
Danh mục vụ việc dùng để tập hợp chi phí, tính giá thành, theo dõi doanh thu và lợi nhuận của các
công trình xây lắp. Các đối tượng có thể quản lý bởi danh mục danh mục vụ việc được trình bày ở
phần 1.2.
Các thông tin về danh mục vụ việc gồm có:
- Mã vụ việc
- Mã tra cứu
- Tên vụ việc
- Tên tiếng Anh của vụ việc
- Khách hàng
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
141
- Bộ phận kinh doanh (chọn từ danh mục bộ phận bán hàng)
- Bộ phận thực hiện (chọn từ danh mục bộ phận hạch toán)
- Ngày bắt đầu (có thể là ngày ký)
- Ngày kết thúc
- Giá trị nguyên tệ của vụ việc
- Loại tiền
- Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán
- Giá trị thuế GTGT – nguyên tệ
- Giá trị thuế GTGT – theo đồng tiền hạch toán
- Mã vụ việc mẹ
- Phân nhóm 1, 2, 3
- Theo dõi số dư theo khách hàng
- Ghi chú
- Các trường tự do.
Để phân loại các vụ việc có thể dùng danh mục phân nhóm các vụ việc. SSE ACCOUNGTING có
03 trường để thực hiện việc phân nhóm các vụ việc.
10.4.3 Danh mục phân nhóm vụ việc công trình
Các thông tin liên quan đến phân nhóm vụ việc :
- Loại nhóm
- Mã nhóm
- Tên nhóm
- Tên tiếng Anh của nhóm.
10.4.4 Cập nhật số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế và kết chuyển sang năm sau cho các công
trình vụ việc
Khi bắt đầu sử dụng chương trình ta cần phải cập nhật số dư và số phát sinh lũy kế đến đầu kỳ cho
các vụ việc công trình dở dang.
Số dư đầu kỳ được theo dõi chi tiết cho từng vụ việc công trình, tài khoản và khách hàng.
Số phát sinh lũy kế được cập nhật cho từng vụ việc công trình và tài khoản. Số phát sinh lũy kế
được tách thành 2 phần: số phát sinh lũy kế từ khi khởi công công trình cho đến đầu năm và số
phát sinh lũy kế từ đầu năm đến khi bắt đầu sử dụng chương trình.
Trong trường hợp muốn quản lý và lên các báo cáo chi tiết theo từng vật tư ta phải cập nhật thêm
số phát sinh lũy kế cho từng mã vật tư của các công trình.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
142
Cuối năm, sau khi đã khóa số liệu ta thực hiện kết chuyển số dư và số phát sinh lũy kế sang đầu
năm sau.
10.4.5 Báo cáo giá thành của các vụ việc công trình xây dựng, xây lắp
- Bảng kê chứng từ
- Bảng kê chứng từ theo vụ việc
- Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo vụ việc
- Sổ chi tiết vụ việc
- Tổng hợp số phát sinh theo vụ việc
- Tổng hợp số phát sinh luỹ kế theo vụ việc
- Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu theo vụ việc
- Tổng hợp số phát sinh lũy kế nguyên vật liệu theo vụ việc
- Bảng tổng hợp chi phí theo vụ việc
- Bảng cân đối số phát sinh của các vụ việc
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của các vụ việc
10.5 Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
10.5.1 Bài toán tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
Do sự đa dạng của quy trình tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất của từng loại sản
phẩm, yêu cầu của người quản lý về tính giá thành sản phẩm nên quy trình và phương pháp tính giá
sản phẩm rất đa dạng.
Do sự đa dạng của bài toán tính giá thành sản phẩm nên chương trình chỉ thực hiện tính giá thành
cho một số trường hợp chuẩn, tương đối phổ biến, còn các trường hợp khác thì chương trình chỉ
cung cấp các chức năng riêng biệt một để người sử dụng lựa chọn, kết hợp các chức năng này phục
vụ cho việc tính giá thành sản phẩm.
Ví dụ về sản phẩm sản xuất theo dây chuyền công nghệ liên tục có thể là xi măng, phân bón…
10.5.2 Tổ chức các trường thông tin để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sản xuất
liên tục
Về các phương án tổ chức hệ thống tài khoản và các danh mục từ điển để tập hợp chi phí và tính
giá thành sản phẩm đã được trình bày trong chương 2 "Các công việc chuẩn bị cho sử dụng chương
trình SSE ACCOUNGTING".
Trường mã sản phẩm dùng để theo dõi từng sản phẩm.
Trường bộ phận hạch toán dùng để theo dõi phân xưởng hoặc dây chuyền sản xuất.
10.5.3 Trình tự khai báo và tính toán khi tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
Khai báo các thông tin để tính giá thành sản phẩm
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
143
- Khai báo bộ phận hạch toán: dây chuyền, phân xưởng… (ở phân hệ hệ thống)
- Nhập định mức nguyên vật liệu
- Nhập định mức tiền lương
- Khai báo hệ số quy đổi về sản phẩm chuẩn
- Khai báo danh mục yếu tố chi phí tính giá thành sản phẩm
- Danh mục phân nhóm các yếu tố chi phí
Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ
Khi bắt đầu sử dụng chương trình ta phải thực hiện cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ.
- Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ
- Cập nhật nguyên vật liệu dở dang đầu kỳ
- Cập nhật spdd đầu kỳ theo yếu tố chi phí
Các bước tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
- Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ
- Cập nhật nguyên vật liệu dở dang cuối kỳ
- Tính và áp giá xuất nguyên vật liệu và CCLĐ
- Kết chuyển chi phí trực tiếp
- Tính số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ
- Tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu
- Tính hệ số phân bổ chi phí nhân công
- Phân bổ chi phí nhân công
- Tính hệ số phân bổ chi phí chung
- Phân bổ chi phí chung
- Tính giá thành sản phẩm
- Điều chỉnh giá thành sản phẩm
- Cập nhật giá cho các phiếu nhập kho thành phẩm.
10.5.4 Báo cáo giá thành của sản phẩm sản xuất liên tục
- Bảng kê chứng từ
- Bảng kê chứng từ theo sản phẩm
- Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo sản phẩm
- Tổng hợp số phát sinh theo sản phẩm
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
144
- Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu theo sản phẩm
- Bảng giá thành sản phẩm
- Thẻ tính giá thành sản phẩm
- Thẻ tính giá thành sản phẩm (2)
- Báo cáo chi tiết giá thành theo vật tư
10.6 Tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng
10.6.1 Bài toán tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng
Sự đa dạng của quy trình tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất của từng loại sản phẩm,
yêu cầu của người quản lý về việc tính giá thành sản phẩm nên quy trình và phương pháp tính giá
sản phẩm rất đa dạng.
Và sự đa dạng của bài toán tính giá thành sản phẩm nên chương trình chỉ thực hiện tính giá thành
cho một số trường hợp chuẩn, tương đối phổ biến, còn các trường hợp khác thì chương trình chỉ
cung cấp các chức năng riêng biệt một để người sử dụng lựa chọn, kết hợp các chức năng này phục
vụ cho việc tính giá thành sản phẩm.
Ví dụ về sản phẩm sản xuất theo đơn hàng có thể là sản phẩm may mặc, sản phẩm cơ khí…
10.6.2 Tổ chức các trường thông tin để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sản xuất
theo đơn hàng
Các phương án tổ chức hệ thống tài khoản và các danh mục từ điển để tập hợp chi phí và tính giá
thành sản phẩm đã được trình bày trong chương 2 "Các công việc chuẩn bị cho sử dụng chương
trình SSE ACCOUNGTING".
Trường mã sản phẩm dùng để theo dõi từng sản phẩm.
Trường lệnh sản xuất dùng để theo dõi lệnh sản xuất (nội bộ).
Trường mã hợp đồng/đơn hàng (ở phân hệ bán hàng) dùng để theo dõi đơn hàng/hợp đồng với
khách hàng.
10.6.3 Trình tự khai báo và tính toán khi tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng
Khai báo các thông tin để tính giá thành sản phẩm
- Khai báo hợp đồng/đơn hàng với khách hàng (ở phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu)
- Nhập lệnh sản xuất.
- Nhập định mức nguyên vật liệu
- Nhập định mức tiền lương
- Khai báo hệ số quy đổi về sản phẩm chuẩn
- Khai báo danh mục yếu tố chi phí tính giá thành sản phẩm
- Danh mục phân nhóm các yếu tố chi phí
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
145
Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ
Khi bắt đầu sử dụng chương trình ta phải thực hiện cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ.
- Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ
- Cập nhật nguyên vật liệu dở dang đầu kỳ
- Cập nhật spdd đầu kỳ theo yếu tố chi phí
Các bước tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng
- Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ
- Cập nhật nguyên vật liệu dở dang cuối kỳ
- Tính và áp giá xuất nguyên vật liệu và CCLĐ
- Kết chuyển chi phí trực tiếp
- Tính số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ
- Tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu
- Tính hệ số phân bổ chi phí nhân công
- Phân bổ chi phí nhân công
- Tính hệ số phân bổ chi phí chung
- Phân bổ chi phí chung
- Tính giá thành sản phẩm
- Điều chỉnh giá thành sản phẩm
- Cập nhật giá cho các phiếu nhập kho thành phẩm.
10.6.4 Báo cáo giá thành của sản phẩm sản xuất theo đơn hàng
- Bảng kê chứng từ
- Bảng kê chứng từ theo sản phẩm
- Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo sản phẩm
- Tổng hợp số phát sinh theo sản phẩm
- Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu theo sản phẩm
- Bảng giá thành sản phẩm
- Thẻ tính giá thành sản phẩm
- Báo cáo chi tiết giá thành theo vật tư
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
146
10.7 Phân tích thông tin theo một số trường tự do
10.7.1 Chức năng viẹc quản lúy thông tin theo trường tự do
Sử dụng các trường tự do trong SSE ACCOUNGTING để phục vụ nhu cầu quản lý
Đối với phần lớn các đối tượng quản lý của doanh nghiệp như hợp đồng, công trình xây lắp, trang
thiết bị, bộ phận hạch toán, lệnh sản xuất… trong SSE ACCOUNGTING đều có 1 trường thông tin
riêng tương ứng để theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến các đối tượng này.
Ngoài các trường thông tin nêu trên trong SSE ACCOUNGTING còn có những trường thông tin tự
do để cho người sử dụng theo dõi các đối tượng quản lý đặc thù cho doanh nghiệp của mình.
Chương trình cung cấp cho khách hàng 3 trường tự do để hỗ trợ việc quản lý các thông tin đặc thù
của doanh nghiệp. Mỗi trường tự do có một loạt các danh mục để khai báo và các báo cáo tương
ứng từ tổng hợp đến chi tiết phục vụ cho doanh nghiệp.
10.7.2 Danh mục từ điển liên quan đến trường tự do
Danh mục từ điển tự do cung cấp khả năng cho người sử dụng tự định nghĩa và sử dụng theo nhu
cầu riêng của mình.
Các thông tin liên quan đến danh mục từ điển tự do gồm có:
- Mã tự do
- Tên tự do
- Tên tiếng Anh
Danh mục phân nhóm tự do
Danh mục tài khoản lũy kế tự do
10.7.3 Báo cáo theo các trường tự do 1, 2, 3
- Bảng kê chứng từ theo trường tự do
- Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo trường tự do
- Sổ chi tiết trường tự do
- Tổng hợp số phát sinh theo trường tự do
- Tổng hợp số phát sinh luỹ kế theo trường tự do
- Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu theo trường tự do
- Tổng hợp phát sinh trên nhiều tài khoản theo trường tự do
- Bảng cân đối số phát sinh của các danh điểm tự do.
11. Phân hệ Kế toán tài sản cố định
11.1 Giới thiệu chung
Các chức năng chính của phân hệ kế toán TSCĐ
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
147
- Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử
dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng,...
- Theo dõi các thay đổi về tài sản như: tăng giảm giá trị, thôi tính khấu hao, giảm tài sản, điều
chuyển tài sản giữa các bộ phận.
- Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.
- Tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao TSCĐ.
Hệ thống menu của phân hệ kế toán TSCĐ
Các menu chính của phân hệ kế toán tài sản cố định
- Cập nhật số liệu
- Báo cáo kiểm kê về tài sản cố định
- Báo cáo tăng giảm tài sản
- Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao
- Danh mục từ điển
- In các danh mục từ điển
11.2 Khai báo các danh mục từ điển
11.2.1 Danh mục nguồn vốn hình thành TSCĐ
Các thông tin về nguồn vốn TSCĐ:
- Mã nguồn vốn của TSCĐ
- Tên nguồn vốn của TSCĐ
- Tên tiếng Anh của nguồn vốn TSCĐ
11.2.2 Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ
Các thông tin về lý do tăng giảm TSCĐ:
- Loại tăng giảm tài sản: 1-Tăng, 2-Giảm.
- Mã lý do tăng giảm tài sản
- Tên lý do tăng giảm tài sản
- Tên tiếng Anh của lý do tăng giảm tài sản
11.2.3 Danh mục nhóm tài sản
Danh mục nhóm tài sản theo quy định của Bộ Tài chính gồm có các nhóm sau:
- Nhà cửa, vật kiến trúc
- Máy móc, thiết bị
- Phương tiện vận tải
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
148
- Thiết bị, dụng cụ quản lý
- Tài sản cố định hữu hình khác
11.2.4 Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ
Các thông tin về bộ phận sử dụng TSCĐ:
- Mã bộ phận
- Tên bộ phận
- Tên tiếng Anh của bộ phận
11.2.5 Danh mục phân nhóm TSCĐ
Để phân loại các TSCĐ có thể dùng danh mục phân nhóm các TSCĐ. SSE ACCOUNGTING có
03 trường để thực hiện việc phân nhóm các TSCĐ.
Các thông tin về danh mục phân nhóm các TSCĐ gồm có:
- Kiểu phân nhóm
- Mã nhóm
- Tên nhóm
- Tên tiếng Anh của nhóm.
11.3 Khai báo thông tin về tài sản
Các thông tin chính về tài sản được SSE ACCOUNGTING quản lý bao gồm:
140. Mã đơn vị cơ sở
141. Mã tài sản (số thẻ)
142. Tên tài sản
143. Phân loại/nhóm tài sản (theo quy định của Bộ tài chính)
144. Lý do tăng tài sản
145. Ngày tăng tài sản
146. Ngày bắt đầu tính khấu hao
147. Số kỳ tính khấu hao
148. Giá trị làm tròn
149. Bộ phận sử dụng
150. Tài khoản TSCĐ (tk 211)
151. Tài khoản hao mòn TSCĐ (tk 214)
152. Tài khoản chi phí (các tiểu khoản tương ứng của các tài khoản 627, 641, 642)
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
149
153. Phân nhóm 1, 2, 3.
Các thông tin phụ:
154. Tên tiếng Anh
155. Số hiệu tài sản
156. Thông số kỹ thuật
157. Nước sản xuất
158. Năm sản xuất
159. Ngày đình chỉ sử dụng
160. Lý do đình chỉ.
161. Ghi chú.
Chi tiết về nguồn vốn:
162. Nguồn vốn
163. Ngày chứng từ
164. Số chứng từ
165. Nguyên giá
166. Giá trị đã khấu hao
167. Giá trị còn lại
168. Giá trị khấu hao 1 kỳ
169. Diễn giải, ghi chú.
Chi tiết về phụ tùng đi kèm:
170. Tên phụ tùng
171. Đơn vị tính
172. Số lượng
173. Giá trị
Lưu ý: Chương trình cho phép sửa đổi giá trị khấu hao hàng tháng.
Các thông tin chung về TSCĐ
Các thông tin chính về TSCĐ:
- Số thẻ TSCĐ
- Mã tra cứu
- Tên TSCĐ
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
150
- Nhóm tài sản (theo quy định của bộ tài chính)
- Lý do tăng tài sản
- Ngày tăng tài sản
- Ngày tính khấu hao
- Số kỳ khấu hao
- Giá trị làm tròn khi tính khấu hao lần cuối
- Bộ phận sử dụng
- Tài khoản tài sản
- Tài khoản khấu hao
- Tài khoản chi phí
- Phân loại tài sản theo nhóm 1
- Phân loại tài sản theo nhóm 2
- Phân loại tài sản theo nhóm 3
Các thông tin thêm về TSCĐ:
- Tên tiếng Anh của TSCĐ
- Số hiệu tài sản
- Thông số kỹ thuật
- Nước sản xuất
- Năm sản xuất
- Ngày đưa vào sử dụng
- Ngày đình chỉ sử dụng
- Lý do đình chỉ sử dụng
- Ghi chú
Thông tin chi tiết về nguồn vốn hình thành tscđ
- Nguồn vốn
- Nguyên giá
- Giá trị đã khấu hao
- Giá trị còn lại
- Giá trị khấu hao 1 kỳ
- Ngày chứng từ
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
151
- Số chứng từ
- Diễn giải.
Thông tin chi tiết về các phụ tùng kèm theo.
- Tên phụ tùng kèm theo
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Giá trị.
11.4 Khai báo các thay đổi liên quan đến tài sản
11.4.1 Điều chỉnh giá trị tài sản
Trong trường hợp giá trị tài sản có thay đổi - tăng hoặc giảm thì ta phải thực hiện khai báo điều
chỉnh giá trị tài sản.
Các thông tin về điều chỉnh giá trị tài sản gồm:
174. Năm
175. Kỳ
176. Ngày chứng từ
177. Số chứng từ
178. Nguồn vốn
179. Lý do tăng/giảm
180. Nguyên giá
181. Giá trị đã khấu hao
182. Giá trị còn lại
183. Giá trị khấu hao kỳ
184. Diễn giải, ghi chú.
11.4.2 Khai báo thôi khấu hao tài sản
Trong trường hợp thôi không tính khấu hao cho một tài sản nào đó thì ta thực hiện khai báo thôi
khấu hao tài sản.
Thông tin phải khai báo gồm:
185. Tài sản
186. Ngày thôi tính khấu hao.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
152
Lưu ý: Chỉ khai báo thôi khấu hao cho những tài sản không còn sử dụng nữa chờ thanh lý hoặc
nhượng bán. Trường hợp tài sản tạm thôi tính khấu hao do sữa chữa, nâng cấp sau đó sử dụng
lại thì sử dụng chức năng “Điều chỉnh khấu hao tháng”.
11.4.3 Khai báo giảm tài sản
Trong trường hợp giảm tài sản thì ta khai báo giảm tài sản.
Thông tin phải khai báo bao gồm:
187. Tài sản
188. Lý do giảm
189. Ngày giảm
190. Diễn giải, ghi chú.
11.4.4 Điều chuyển tài sản giữa các bộ phận
Chương trình cho phép quản lý việc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận.
Các thông tin cần phải khai báo khi có sự điều chuyển tài sản giữa các bộ phận:
- Năm
- Kỳ
- Bộ phận sử dụng
- Tài khoản tài sản
- Tài khoản khấu hao
- Tài khoản chi phí.
11.5 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng
Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu.
Nếu có sự thay đổi gì thì phải tính lại.
Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên số liệu và cách tính mà ta đã khai báo ở phần thông tin về
tài sản. Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh
khấu hao tháng". Việc điều chỉnh giá trị khấu hao có thể do giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn
chỉnh hết giá trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời.
SSE ACCOUNGTING cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể
tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng. Khai
báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo các tham số hệ thống”.
11.6 Tạo bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ
Chương trình cho phép tự động tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao để chuyển vào sổ cái.
Khi tạo bút toán cần phải khai báo các thông tin sau:
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
153
191. Từ tháng
192. Đến tháng
193. Năm.
11.7 Các báo cáo về quản lý tài sản cố định
11.7.1 Các báo cáo kiểm kê về TSCĐ
194. Báo cáo chi tiết TSCĐ: chung, theo nguồn vốn, theo bộ phận sử dụng
195. Báo cáo tổng hợp giá trị TSCĐ
196. Thẻ TSCĐ
197. Bảng tổng hợp TSCĐ: theo nhóm tài sản và nguồn vốn, theo bộ phận sử dụng và
nhóm tài sản
198. Bảng kê thông tin chung TSCĐ: chung, theo nguồn vốn.
11.7.2 Các báo cáo tăng giảm TSCĐ
199. Báo cáo chi tiết tăng giảm TSCĐ: chung, theo nguồn vốn, theo bộ phận sử dụng, theo
bộ phận sử dụng và nguồn vốn
200. Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ: chung, theo nguồn vốn.
11.7.3 Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ
201. Bảng tính khấu hao TSCĐ: chung, theo bộ phận, theo nguồn vốn
202. Bảng tổng hợp trích khấu hao TSCĐ
203. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ: chung, theo bộ phận.
11.8 Quản lý trang thiết bị
Chức năng
Đây là phần chương trình được thiết kế dự trữ cho trường hợp người sử dụng có yêu cầu lập trình
phục vụ quản lý trang thiết bị.
Danh mục thiết bị
Các thông tin về thiết bị gồm có:
- Mã thiết bị
- Tên thiết bị
- Tên 2
- Mã vụ việc.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
154
12. Phân hệ Kế toán thuế
12.1 Báo cáo thuế GTGT đầu vào
12.1.1 Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu vào
Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu vào có các lưu ý sau:
- Các hoá đơn thuế GTGT đầu vào được cập nhật ở các phần nhập mua hàng hoá dịch vụ,
phiếu thanh toán tạm ứng và phiếu chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. Ở
phần nhập hoá đơn GTGT đầu vào, chương trình hiện lên một màn hình riêng để cập nhật
các thông tin liên quan đến các hoá đơn thuế GTGT đi kèm. Chương trình cho phép nhập
nhiều hoá đơn GTGT đi kèm với một chứng từ hạch toán (phiếu chi, phiếu thanh toán tạm
ứng, phiếu nhập mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ).
- Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp được cập nhật ở menu "Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp" ở
phân hệ "Mua hàng và công nợ phải trả" và trong trường hợp này trên bảng kê thuế GTGT
đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và ghi âm số tiền thuế GTGT được khấu trừ. Số hóa
đơn là số hóa đơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, còn trên cột ghi chú sẽ
ghi số hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất ra trước đó cho doanh nghiệp.
- Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu nếu tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp khác tháng
so với phiếu nhập thì phần phiếu nhập hàng nhập khẩu sẽ không nhập thuế GTGT hàng
nhập khẩu. Sau khi nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu thì vào phần chứng từ phải trả
khác nhập bút toán hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu và vào phần cập nhật chứng từ
thuế GTGT đầu vào ở phân hệ báo cáo thuế để nhập chứng từ thuế GTGT hàng nhập khẩu
để lên bảng kê thuế GTGT đầu vào.
- Do các chứng từ thuế GTGT đầu vào có thể được liệt kê ở các bảng kê khác nhau nên trong
các màn hình nhập thuế GTGT đầu vào ta phải lưu ý phần nhập mẫu bảng kê thuế GTGT
đầu vào theo quy định của cục thuế. Chứng từ thuộc bảng kê nào thì trong trường mẫu bảng
kê ta nhập mã số của bảng kê đó.
- Để lên được các báo cáo thuế một cách chính xác và tự động bằng chương trình ta phải tuân
thủ hướng dẫn cách chia tiểu khoản của tài khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp. Cách chia
các tiểu khoản này được trình bày ở phần hướng dẫn khai báo hệ thống tài khoản ở chương
các công việc chuẩn bị cho sử dụng SSE ACCOUNGTING.
- Việc hạch toán thuế GTGT đầu vào phải được thực hiện theo sơ đồ sau:
+ Mua hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT: Ghi nợ 133 / Ghi có 331, 111, 112, 141, …
+ Cuối kỳ xác định và kết chuyển số thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào không
được khấu trừ trong kỳ (nếu có): Ghi nợ 142, 632…/ Ghi có 133
+ Nếu số thuế GTGT đầu ra phải nộp lớn hơn số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì
ta kết chuyển toàn bộ số tiền bên nợ của tk 133 vào tk 33311; ngược lại, nếu số thuế
GTGT đầu ra phải nộp nhỏ hơn số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì ta kết
chuyển toàn bộ số tiền bên có của tk 33311 vào tk 133.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
155
Lưu ý: Ta phải hạch toán theo sơ đồ nêu trên để có thể lên được chỉ tiêu “Thuế GTGT
của hàng hóa dịch vụ mua vào khấu trừ trong kỳ” trên tờ khai thuế một cách chính xác.
- Trong trường hợp xuất hàng trả lại nhà cung cấp việc hạch toán thuế GTGT đầu vào được
thực hiện theo sơ đồ sau:
+ Khi xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp: Ghi nợ 331 / Ghi có 13313
+ Cuối kỳ làm kết chuyển: Ghi nợ 13313 / Ghi có 13311.
Lưu ý: Ta phải hạch toán theo sơ đồ nêu trên để có thể lên được sổ chi tiết thuế GTGT
của hàng xuất trả lại nhà cung cấp và có thể lên được các chỉ tiêu liên quan đến thuế
GTGT hàng xuất trả lại nhà cung cấp trong một số báo cáo về thuế.
12.1.2 Báo cáo thuế GTGT đầu vào
Chương trình cung cấp các báo cáo sau về thuế GTGT đầu vào:
- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào - mẫu 03/GTGT
- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn - mẫu 04/GTGT
- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào có hóa đơn bán hàng, hóa đơn thu mua hàng nông, lâm,
thủy sản - mẫu 05/GTGT.
12.2 Báo cáo thuế GTGT đầu ra
12.2.1 Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra
Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra có các lưu ý sau:
- Các chứng từ thuế GTGT đầu ra được cập nhật khi nhập các hoá đơn bán hàng hóa và hóa
đơn dịch vụ.
- Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại, chứng từ sẽ nhập ở menu "Phiếu nhập hàng bán
bị trả lại" trong phân hệ "Bán hàng và công nợ phải thu" và trong trường hợp này trên bảng
kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa
đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà
doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua.
- Khi nhập các hoá đơn bán hàng chỉ cho phép trên một hoá đơn chỉ có một loại thuế suất.
Trong trường hợp trên hoá đơn có nhiều loại thuế suất thì phải tách riêng các mặt hàng có
cùng loại thuế suất và nhập chúng như là một chứng từ riêng.
- Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của tỉnh/thành phố khác với
tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 7% thuế
GTGT nộp tại tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế và 3% thuế GTGT được nộp ở nơi công
trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành
2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 7% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 3%. Lưu ý là dòng
thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 3% vào trường tiền
thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
156
thuế suất 7% và 1 dòng thuế suất 3% và doanh thu chịu thuế chỉ hiện trên dòng 7% sẽ là
doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.
- Đối với các đơn vị nộp thuế ở nhiều cơ quan thuế khác nhau (ví dụ: các đơn vị xây lắp có
công trình ở nhiều tỉnh/thành phố khác nhau) thì phải khai báo các tài khoản thuế là các tài
khoản công nợ, khai báo các cục thuế trong danh mục khách hàng và khi nhập các tài khoản
thuế phải chỉ rõ luôn cục thuế để có thể theo dõi và lên các báo cáo chi tiết cho từng cục
thuế.
- Để tiện cho việc hạch toán thuế trong chương trình có danh mục thuế suất trong đó khai báo
mã thuế suất, thuế suất và hạch toán thuế. Khi nhập liệu chỉ việc nhập mã thuế suất và
chương trình tự động lấy thuế suất, tính giá trị thuế và hạch toán thuế.
- Đối với các đơn vị có nhiều cửa hàng với số lượng hoá đơn rất lớn và mong muốn khi nhập
liệu tách riêng thành 2 phần: phần hạch toán kế toán thì chỉ nhập số tổng cộng, còn số liệu
để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra thì nhập chi tiết thì phần thuế GTGT đầu ra được nhập
riêng ở mục cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra.
- Các thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng được khai báo trong danh mục
khách hàng. Khi nhập liệu ta chỉ việc nhập mã khách và chương trình tự động cập nhật tên,
địa chỉ và mã số thuế vào bảng kê thuế GTGT đầu ra. Đối với các trường hợp khách lẻ chỉ
mua một lần, để không quản lý quá nhiều mã khách trong danh mục khách hàng ta có thể
gộp chung vào một mã khách không có địa chỉ và mã số thuế và khi nhập liệu chương trình
sẽ nhập thêm các thông tin cần thiết về tên khách, địa chỉ và mã số thuế. Đối với các khách
hàng không có mã số thuế (ví dụ khách hàng nước ngoài) thì khi khai báo trong danh mục
khách hàng ở mục mã số thuế ta có thể nhập một ký tự gạch ngang (" - "); khi đó trong phần
nhập hoá đơn chương trình sẽ không đòi nhập mã số thuế của khách hàng này nữa.
- Để lên được các báo cáo thuế một cách chính xác và tự động bằng chương trình ta phải tuân
thủ hướng dẫn cách chia tiểu khoản của tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Cách
chia các tiểu khoản này được trình bày ở phần hướng dẫn khai báo hệ thống tài khoản ở
chương các công việc chuẩn bị cho sử dụng SSE ACCOUNGTING.
- Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại việc hạch toán thuế GTGT đầu ra được thực hiện
theo sơ đồ sau:
+ Khi nhập hàng bán bị trả lại: Ghi nợ 33313 / Ghi có 131.
+ Cuối kỳ làm kết chuyển: Ghi nợ 33311 / Ghi có 33313.
Lưu ý: Ta phải hạch toán theo sơ đồ nêu trên để có thể lên được sổ chi tiết thuế GTGT
của hàng bán bị trả lại và có thể lên được các chỉ tiêu liên quan đến thuế GTGT hàng
bán bị trả lại trong một số báo cáo về thuế.
12.2.2 Báo cáo thuế GTGT đầu ra
Chương trình cung cấp các báo cáo sau về thuế GTGT đầu ra:
- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra - mẫu 02/GTGT.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
157
12.3 Tờ khai thuế GTGT và sổ chi tiết các tài khoản thuế
Phần này chương trình cung cấp các báo cáo sau:
204. Tờ khai thuế GTGT.
205. Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được hoàn lại.
206. Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được miễn giảm.
Liên quan đến tờ khai thuế GTGT có các lưu ý sau:
207. Chương trình chỉ tự động tính toán các chỉ tiêu cho lần đầu tiên vào tờ khai, từ lần thứ
hai trở đi thì ta phải sử dụng F5 để tính lại vì các số liệu thể hiện ban đầu trong tờ khai thuế
chỉ là số dư cuối kỳ của kỳ trước. Để tính lại, nhấn tổ hợp phím Ctrl+A để chọn tất cả các
chỉ tiêu rồi sau đó nhấn F5.
208. Đối với các chỉ tiêu điều chỉnh tăng giảm thuế GTGT đầu vào, đầu ra thì người sử
dụng phải tự nhập. Ta sử dụng phím F3 để cập nhật giá trị cho các chỉ tiêu này, sau đó nhấn
phím F5 để chương trình tính toán lại toàn bộ các chỉ tiêu của tờ khai. Đối với các chỉ tiêu
khác chương trình cũng cho phép chỉnh sửa với cách làm tương tự.
12.4 Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp chương trình cung cấp cho khách hàng tờ khai quyết
toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Khi khai báo cách lấy số liệu của các chỉ tiêu trên báo cáo cần lưu ý những điểm sau:
- Chương trình cho phép lựa chọn 1 trong 3 cách tổng hợp số liệu của từng chỉ tiêu khi lên
báo cáo:
0 - Tính theo các mã số: mỗi chỉ tiêu sẽ có một mã số tính toán, việc tính theo các mã số
này chỉ thực hiện đối với phép cộng và trừ.
1 - Tính theo các tài khoản: cho phép khai báo các tài khoản nợ, các tài khoản có. Tùy
vào khai báo của người sử dụng mà chương trình có thể chỉ lấy phát sinh nợ, hoặc chỉ
phát sinh có, hoặc lấy theo đối ứng nợ có
2 - Tự gõ: người sử dụng tự gõ số liệu thông tin vào khi chạy chức năng lên báo cáo,
chương trình sẽ lưu lại và tính toán lại đúng các chỉ tiêu khi thoát ra chạy lại báo cáo.
- Tùy theo tính chất của từng chỉ tiêu cụ thể mà có sự lựa chọn cách lấy số liệu cho thích hợp.
Đối với các chỉ tiêu người sử dụng tự cập nhật thì sau khi nhập trực tiếp vào phải thoát ra và
chạy lại để chương trình tính toán lại các chỉ tiêu có liên quan.
- Do có sự khác biệt cơ bản giữa Chuẩn mực kế toán và Luật thuế thu nhập doanh nghiệp
trong việc xác định doanh thu và chi phí hợp lý nên để số liệu báo cáo được chính xác thì
phần lớn các chỉ tiêu điều chỉnh trên báo cáo quyết toán là do người sử dụng phải tự cập
nhật, chương trình chỉ có thể thực hiện tổng hợp số liệu tự động “phần A - Kết quả kinh
doanh ghi nhận theo báo cáo tài chính”.
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
158
13. Kế toán chủ đầu tư
13.1 Cập nhật số liệu
Thông tin liên quan đến công trình đầu tư được khai báo và cập nhật ở trường mã vụ việc giống
như các công trình xây lắp.
Menu cập nhật số liệu về công trình đầu tư gồm có các chức năng sau:
- Danh mục các công trình
- Vào dự toán theo công trình
- Vào kế hoạch theo công trình
- Vào số lũy kế từ khi khởi công
- Vào số dư đầu kỳ của các công trình
- Kết chuyển số dư cuối kỳ của các công trình sang năm sau
- Tính số phát sinh lũy kế của các công trình
- Vào kế hoạch theo chỉ tiêu
- Vào số lũy kế theo chỉ tiêu
- Tính số phát sinh lũy kế theo chỉ tiêu.
13.2 Sổ sách kế toán chủ đầu tư
- Sổ chi phí sản xuất thử
- Sổ chi phí đầu tư xây dựng
- Sổ chi phí bản quản lý dự án
- Sổ chi phí khác
- Sổ chi tiết nguồn vốn đầu tư
- Sổ chi tiết doanh thu bán sản phẩm sản xuất thử
- Sổ chi tiết thuế GTGT được khấu trừ
- Sổ tài sản cố định
- Sổ tài sản cố định theo đơn vị sử dụng
- Danh mục các công trình.
13.3 Báo cáo kế toán chủ đầu tư
- Báo cáo nguồn vốn đầu tư
- Báo cáo thực hiện đầu tư
SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng
159
- Báo cáo chi tiết nguồn vốn đầu tư
- Báo cáo thực hiện theo dự án, công trình
- Báo cáo quyết toán vốn đầu tư
- Báo cáo chi phí khác
- Chi phí ban quản lý dự án
- Bảng cân đối kế toán.