SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 1/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan kaedah pengurusan latihan staf di UPM.
2.0 SKOP
Skop ini merangkumi analisis keperluan latihan, penyediaan takwim latihan, pengendalian latihan, penyertaan latihan, penilaian latihan dan penilaian keberkesanan latihan.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
- Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 – Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam
- Manual Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam
- Panduan Kaedah Pengiraan dan Pengumpulan Jumlah Jam/Hari Mengikuti Latihan
- Program Pembangunan Profesional Staf UPM Terbitan 2008
- Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Latihan UPM
- Brosur/Risalah Pengumuman latihan daripada Agensi Kerajaan dan bukan Kerajaan seperti SIRIM, INTAN, MPC dan lain-lain
- Takwim latihan UPM
- Takwim latihan PTJ
UPM/PGR/MK Manual Kualiti UPM
SOK/LAT/GP01/TAKWIM Garis Panduan Penyediaan Takwim Latihan Pegawai Akademik
SOK/LAT/GP02/PENILAIAN LATIHAN
Garis Panduan Penilaian Program dan Penilaian Keberkesanan Latihan
SOK/LAT/GP03/PEMILIHAN PENCERAMAH
Garis Panduan Pemilihan Penceramah
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 2/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
Calon : Staf UPM yang diarahkan/memohon untuk mengikuti latihan
JKJK : Jawatankuasa Jaminan Kualiti
JKLS : Jawatankuasa Latihan Staf PTJ
JKLU : Jawatankuasa Latihan Universiti
KB : Ketua Bahagian
KJ : Ketua Jabatan
KP : Ketua Pentadbiran
Latihan : Kursus, Seminar, Konvensyen, Bengkel, Forum, Simposium dan Kolokium
Latihan Dalaman : Latihan yang dianjurkan oleh UPM atau mana-mana PTJ di UPM sama ada dilaksanakan di dalam atau di luar kampus
Latihan Luaran : Latihan yang dianjurkan oleh Institusi/Organisasi/Agensi luar
OMPD : Operator Mesin Pemprosesan Data
Pelaksana : PTJ yang bertanggungjawab melaksanakan latihan modul khusus UPM iaitu Pejabat Bendahari, Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Pusat Pembangunan Akademik, Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi dan Taman Pertanian Universiti
Penilai : Pegawai yang dikenalpasti untuk menilai keberkesanan latihan staf
Peserta : Staf UPM yang telah ditawarkan/diarahkan dan diberi kebenaran menghadiri latihan
Penyelia : Pegawai atasan yang menyelia secara terus tugas staf
Ketua PTJ : Dekan/Pengarah/Ketua Bahagian
PLS : Penyelaras Latihan Staf UPM/Ketua, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia di Pejabat Pendaftar
TPLS(PEL) : Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ Pelaksana
TPLS(PTJ) : Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ
PT : Pegawai Tadbir
PTJ : Pusat Tanggungjawab
PTPO : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)/Staf yang membantu TPLS dalam urusan pentadbiran latihan
SL : Seksyen Latihan (Bukan Akademik), Pejabat Pendaftar
UPM : Universiti Putra Malaysia
WP : Wakil Pengurusan
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 3/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
5.0 TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan.
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 4/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
6.0 CARTA ALIR
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 5/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
Maklum Kepada TPLS (PTJ) untuk
Kemaskini Profil Latihan staf 7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.2.4
7.2.6
7.2.5
Pastikan profil Latihan Dikemaskini
Cetak Senarai Latihan
Dapatkan Pengesahan Ketua PTJ
Sediakan Takwim Latihan Staf
Pelaksana
Edar Senarai Latihan Kepada TPLS
(PEL)
Takwim
Disahkan?
Ya
Hantar Takwim ke SL 7.2.7
7.2.8
Sahkan Takwim Latihan
Takwim
Disahkan?
Ya
Maklumkan Takwim Latihan
Kepada Staf 7.2.9
A
Mula
Sediakan takwim latihan staf UPM
7.1
7.2
Buat Pindaan7.2.6 (b)
Buat Pindaan 7.2.8 (b)
Tidak
Tidak
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 6/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
A
Sediakan takwim latihan staf PTJ 7.3
7.3.1
7.2.6
7.3.2
Dapatkan Pengesahan
Ketua PTJ
Jalankan Analisis Keperluan
Latihan dan Sedakan Takwim
Latihan PTJ
Dapatkan Maklumat Kepeluan
Latihan Staf
Disahkan?
Ya
Tidak
Maklum Takwim Latihan
Kepada Staf PTJ7.3.4
7.4Laksanakan Latihan
Latihan Anjuran
Pejabat Pendaftar?
Ya
Tidak
Kenal Pasti Latihan yang
akan Dijalankan dan
sediakan Keperluan Latihan7.5.1 / 7.6.1 / 7.7.1
7.5 Latihan Anjuran
Pelaksana?
Ya
Tidak7.6
7.7Latihan Anjuran PTJ
Keluarkan Surat Tawaran
Beserta Borang Pengesahan
Kehadiran Latihan
7.5.2 / 7.6.2 / 7.7.2
Dapatkan Kelulusan dan
Kembalikan Borang Kepada
Urus Setia7.5.3 / 7.6.3 / 7.7.3
Perlu Pengganti?
Ya
Tidak Kenal Pasti Pengganti 7.5.4 / 7.6.4 / 7.7.4
B
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 7/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
B
Hadiri Latihan 7.5.5 / 7.6.5 / 7.7.5
Edar Borang Penilaian
Program dan Keberkesanan
Latihan pada Awal Latihan
7.5.6 / 7.6.6 / 7.7.6
Buat Analisis dan Sediakan
Laporan Penilaian Program7.5.7 / 7.6.7 / 7.7.7
Program Berkesan?
Ya
TidakIsi Borang
Ketidakpatuhan7.5.7(b) / 7.6.7(b) / 7.7.7(b)
Kemaskini Rekod
Latihan
Sediakan Laporan
Pengendalian Latihan
Perlu Hantar ke
SL?
Ya
Tidak
Hantar Laporan ke SL
7.5.8 / 7.6.8 / 7.7.8
7.5.9 / 7.6.9 / 7.7.9
7.6.10 / 7.7.10
7.8
Sertai latihan (latihan
yang bukan dianjurkan
oleh Pejabat Pendaftar,
Pelaksana atau PTJ)
Latihan yang
Dipohon?
Ya
Tidak
Dapatkan Maklumat Latihan 7.9.1
7.9 Penyertaan Latihan
yang Ditawarkan/
Diarahkan
7.10
Kemukakan Permohonan7.9.2
Diluluskan?
Ya
TidakMaklum Kepada
Pemohon
Tamat
Terima Tawaran/Arahan
Mengikuti Latihan7.10.1
Dapatkan Kebenaran7.10.2
C
7.9.3
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 8/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
C
Hadiri Latihan 7.9.4 / 7.10.4
Kemaskini Rekod Latihan 7.9.5 / 7.10.5
Laksanakan Penilaian
Keberkesanan Latihan7.11
Kenalpasti Staf yang Perlu Dinilai
Keberkesanan Latihan7.11.1
7.11.2
7.11.4
7.11.3
Jalankan Penilaian
Edar Borang Penilaian
Tentukan Pegawai Penilai
Borang
Dikembalikan?
Ya
Tidak
Buat Analisis
Keberkesanan Latihan7.11.6
7.11.5Hantar Peringatan
Latihan
Berkesan?
Ya
Tidak
Sediakan Laporan
Pelaksanaan Latihan
7.12
Isi Borang Ketidakpatuhan
Tamat
7.11.6(b)
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 9/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan
Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Sediakan takwim latihan staf UPM 7.2.1 Maklumkan kepada TPLS(PTJ) untuk mengemaskini profil
latihan dan keperluan latihan staf dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya pada minggu pertama bulan Oktober setiap tahun.
PLS
7.2.2 Pastikan profil latihan dikemaskini selewat-lewatnya pada akhir bulan November setiap tahun.
TPLS(PTJ)
7.2.3 Cetak senarai latihan yang akan dijalankan.
PLS
7.2.4 Edar senarai latihan modul khusus kepada TPLS(PEL) untuk penyediaan takwim.
PLS
7.2.5 Sediakan takwim latihan staf (modul umum dan khusus).
PLS/TPLS(PEL)
7.2.6 Dapatkan pengesahan takwim latihan staf (modul khusus) daripada Ketua PTJ. (a) Jika takwim disahkan, ikut langkah 7.2.7 (b) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang perlu dan ulang
langkah 7.2.6
PLS/TPLS(PEL)
7.2.7 Hantar takwim latihan staf (modul khusus) ke SL selewat-lewatnya pada pertengahan Disember.
TPLS(PEL)
7.2.8 Sahkan takwim latihan staf (modul umum dan khusus) dalam Mesyuarat JKLU selewat-lewatnya pada akhir bulan Disember setiap tahun. (c) Jika disahkan, ikut langkah 7.2.9 (d) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang perlu dan ulang
langkah 7.2.8
PLS
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 10/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
7.2.9 Maklumkan takwim latihan yang telah disahkan kepada staf UPM selewat-lewatnya minggu pertama bulan Januari setiap tahun. Nota: Bagi penyediaan takwim latihan pegawai akademik (Pusat Pembangunan Akademik), rujuk Garis Panduan Penyediaan Takwim Latihan Pegawai Akademik, UPM/PEND/GP01/TAKWIM
PLS
7.3 Sediakan takwim latihan staf PTJ 7.3.1 Dapatkan maklumat keperluan latihan staf melalui salah
satu/mana-mana sumber berikut: a) Borang Soal Selidik Keperluan Latihan
(SOK/LAT/BR02/LATIHAN 01); b) Minit-minit mesyuarat yang berkaitan; c) Laporan-laporan yang berkaitan; d) Brosur/risalah/pengumuman latihan; dan e) Sumber-sumber lain yang berkaitan
TPLS(PTJ)/ PTPO
7.3.2 Jalankan analisis keperluan latihan dan sediakan takwim latihan staf PTJ selewat-lewatnya pada minggu akhir bulan Januari setiap tahun.
TPLS(PTJ)/ JKLS
7.3.3 Dapatkan pengesahan takwim latihan staf daripada Ketua PTJ. (a) Jika takwim disahkan, ikut langkah 7.3.4 (b) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang perlu dan ulang
langkah 7.3.3
TPLS(PTJ)/ JKLS/KP/
PT
7.3.4 Maklumkan takwim latihan staf yang telah disahkan kepada staf PTJ selewat-lewatnya pada minggu pertama bulan Februari setiap tahun.
TPLS(PTJ)/ PTPO
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 11/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
7.4 Laksanakan Latihan 7.4.1 Tentukan jenis latihan sama ada:
a) Latihan anjuran Pejabat Pendaftar, ikut langkah 7.5; b) Latihan anjuran Pelaksana, ikut langkah 7.6; dan c) Latihan anjuran PTJ, ikut langkah 7.7.
7.5 Latihan anjuran Pejabat Pendaftar (Modul Umum UPM) 7.5.1 Kenalpasti latihan yang akan dijalankan serta sediakan
persiapan latihan seperti penceramah, tempat, kemudahan, peralatan, katerer dan keperluan-keperluan lain.
PLS/ PTPO
7.5.2 Maklumkan tawaran latihan kepada peserta/PTJ berkenaan menggunakan kaedah yang bersesuaian seperti surat, memo, e-mel dan sebagainya selewat-lewatnya 7 hari sebelum latihan dijalankan. Gunakan Borang Pengesahan Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 03) atau kaedah lain yang bersesuaian untuk mendapatkan maklumbalas peserta/PTJ sekiranya perlu. Nota: Bagi latihan yang dirancang secara ad-hoc, maklumkan kepada peserta secepat mungkin sebelum latihan dijalankan.
PLS/ PTPO
7.5.1 Hadiri latihan dengan jayanya.
Peserta
7.5.2 Edarkan borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus dan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 05) kepada peserta dan dapatkan kembali borang yang telah dilengkapkan sebelum latihan berakhir.
PLS/ PTPO
7.5.3 Buat analisis penilaian program latihan: a) Jika program memuaskan, ikut langkah 7.5.6; b) Jika program tidak memuaskan, lengkapkan borang
ketidakpatuhan dan rujuk prosedur tindakan pembetulan.
Nota : Latihan adalah memuaskan sekiranya purata markah
PLS/ PTPO
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 12/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
penilaian adalah 4.0 dan ke atas.
7.5.4 Rekod data latihan ke dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan.
OMPD/ PTPO
7.5.5 Sediakan laporan pengendalian latihan.
PLS/ PTPO
7.6 Latihan anjuran Pelaksana Latihan (Modul Khusus UPM)
7.6.1 Kenalpasti latihan yang akan dijalankan serta sediakan
persiapan latihan seperti penceramah, tempat, kemudahan, peralatan, katerer dan keperluan-keperluan lain.
TPLS(PEL)/ PTPO
7.6.2 Maklumkan tawaran latihan kepada peserta/PTJ berkenaan menggunakan kaedah yang bersesuaian seperti surat, memo, e-mel dan sebagainya selewat-lewatnya 7 hari sebelum latihan dijalankan. Gunakan Borang Pengesahan Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 03) atau kaedah lain yang bersesuaian untuk mendapatkan maklumbalas peserta/PTJ sekiranya perlu. Nota: Bagi latihan yang dirancang secara ad-hoc, maklumkan kepada peserta secepat mungkin sebelum latihan dijalankan.
TPLS(PEL)/ PTPO
7.6.3 Hadiri latihan dengan jayanya.
Peserta
7.6.4 Edarkan Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus dan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 05) kepada peserta dan dapatkan kembali borang yang telah dilengkapkan sebelum latihan berakhir.
TPLS(PEL)/ PTPO
7.6.5 Buat analisis penilaian program latihan: (a) Jika program memuaskan, ikut langkah 7.6.6; (b) Jika program tidak memuaskan, lengkapkan borang
ketidakpatuhan dan rujuk prosedur tindakan pembetulan
TPLS(PEL)/ PTPO
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 13/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
Nota : Latihan adalah memuaskan sekiranya purata markah penilaian adalah 4.0 dan ke atas.
7.6.6 Rekod data latihan ke dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan.
TPLS(PEL)/ PTPO
7.6.7 Sediakan laporan pengendalian latihan. TPLS(PEL)/
PTPO
7.6.8 Hantar sesalinan laporan pengendalian latihan ke SL.
TPLS(PEL)/ PTPO
7.7 Latihan anjuran PTJ (Mengikut takwim PTJ, Ad-hoc dan lain-lain) 7.7.1 Kenalpasti latihan yang akan dijalankan serta sediakan
persiapan latihan seperti penceramah, tempat, kemudahan, peralatan, katerer dan keperluan-keperluan lain.
TPLS(PTJ)/ PTPO
7.7.2 Maklumkan tawaran latihan kepada peserta/PTJ berkenaan menggunakan kaedah yang bersesuaian seperti surat, memo, e-mel dan sebagainya selewat-lewatnya 7 hari sebelum latihan dijalankan. Gunakan Borang Pengesahan Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 03) atau kaedah lain yang bersesuaian untuk mendapatkan maklumbalas peserta/PTJ sekiranya perlu. Nota: Bagi latihan yang dirancang secara ad-hoc, maklumkan kepada peserta secepat mungkin sebelum latihan dijalankan.
TPLS(PTJ)/ PTPO
7.7.3 Hadiri latihan dengan jayanya.
Peserta
7.7.4 Edarkan borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus dan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 05) kepada peserta dan dapatkan kembali borang yang telah dilengkapkan sebelum latihan berakhir.
TPLS(PTJ)/ PTPO
7.7.5 Buat analisis penilaian program latihan: (a) Jika program memuaskan, ikut langkah 7.7.6; (b) Jika program tidak memuaskan, lengkapkan borang
TPLS(PTJ)/ PTPO
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 14/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
ketidakpatuhan dan rujuk prosedur tindakan pembetulan.
Nota : Latihan adalah memuaskan sekiranya purata markah penilaian adalah 4.0 dan ke atas.
7.7.6 Rekod data latihan ke dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan.
TPLS(PTJ)/ PTPO
7.7.7 Sediakan laporan pengendalian latihan.
TPLS(PTJ)/
PTPO
7.7.8 Hantar sesalinan laporan pengendalian latihan ke SL.
TPLS(PTJ)/ PTPO
7.8 Sertai latihan (sekiranya tidak mengikut langkah 7.5, 7.6 atau 7.7)
7.8.1 Bagi latihan yang dipohon, ikut langkah 7.9
7.8.2 Bagi latihan yang ditawarkan/diarahkan, ikut langkah 7.10
7.9 Penyertaan latihan yang dipohon(latihan dalaman yang ingin dipohon atau latihan luaran) 7.9.1 Dapatkan maklumat latihan yang ingin diikuti.
Calon
7.9.2 Kemukakan permohonan mengikuti latihan dengan mengisi Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02).
Calon
7.9.3 Pertimbangkan permohonan sama ada diluluskan/tidak diluluskan serta majukan Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02) yang telah dilengkapkan kepada TPLS(PTJ).
Penyelia/KJ/ KB/
Ketua PTJ
7.9.4 Sekiranya permohonan diluluskan, hadiri latihan dengan jayanya.
Peserta
7.9.5 Rekod data latihan dalam Sistem Pengurusan Latihan TPLS(PTJ)/
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 15/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan.
PTPO
7.10 Penyertaan latihan yang ditawarkan/diarahkan(latihan luaran) 7.10.1 Terima tawaran/arahan mengikuti latihan.
Calon
7.10.2 Dapatkan kebenaran/kelulusan dengan mengisi Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02).
Calon
7.10.3 Pertimbangkan permohonan sama ada diluluskan/tidak diluluskan serta majukan Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02) yang telah dilengkapkan kepada TPLS(PTJ).
Penyelia/KJ/ KB/
Ketua PTJ
7.10.4 Sekiranya diluluskan, hadiri latihan dengan jayanya.
Peserta
7.10.5 Rekod data latihan dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan.
TPLS(PTJ)/ PTPO/OPD
7.11 Laksanakan Penilaian Keberkesanan Latihan 7.11.1 Kenalpasti peserta yang perlu dijalankan penilaian
keberkesanan latihan selewat-lewatnya 3 bulan selepas tamat latihan. Nota: Rujuk Garis Panduan Penilaian Program dan Penilaian Keberkesanan Latihan, SOK/LAT/GP02/PENILAIAN LATIHAN
PLS/ TPLS(PEL)/ TPLS(PTJ)/
PTPO
7.11.2 Tentukan pegawai yang sesuai untuk menjalankan penilaian keberkesanan latihan staf.
PLS/ TPLS(PEL)/
TPLS(PTJ)/PTPO
7.11.3 Edarkan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 05) kepada pegawai penilai yang telah dikenalpasti.
PLS/ TPLS(PEL)/
TPLS(PTJ)/PTPO
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 16/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
7.11.4 Jalankan penilaian keberkesanan latihan staf berdasarkan kepada objektif dan isi kandungan program yang dihadiri dan kembalikan borang kepada TPLS(PTJ) selewat-lewatnya 7 hari selepas borang diterima.
Penilai
7.11.5 Hantar peringatan sekiranya borang tidak dikembalikan dalam masa 14 hari selepas borang diedarkan.
PLS/ TPLS(PEL)/
TPLS(PTJ)/PTPO
7.11.6 Buat analisis keberkesanan latihan. a) Jika berkesan, ikut langkah 7.12; b) Jika tidak berkesan, lengkapkan borang ketidakpatuhan
dan rujuk prosedur tindakan pembetulan.
Nota: Latihan adalah berkesan sekiranya purata markah penilaian adalah 3.0 dan ke atas.
PLS/ TPLS(PEL)/
TPLS(PTJ)/PTPO
7.12 Sediakan Laporan Pelaksanaan Latihan 7.12.1 Sediakan laporan pelaksanaan latihan staf dan laporkan atau
bincangkan dalam Mesyuarat Bersama Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ secara berkala.
PLS/TPLS (PEL)/TPLS(PTJ)/
JKLS/KP/PT/ PTPO
7.13 Pantau Status Latihan Staf 7.13.1 Pantau status latihan staf setiap 4 bulan dan ambil tindakan
yang sesuai sekiranya staf masih belum memenuhi keperluan 7 hari latihan.
TPLS(PTJ)
7.14 TAMAT
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 17/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan Kuasa Melupus
1. UPM/(Kod PTJ)/500/13/1 Pengurusan Latihan
Borang Soal Selidik Keperluan Latihan, SOK/LAT/BR02/LATIHAN 01
Analisis keperluan latihan
Takwim latihan
Laporan
Surat /dokumen lain yang berkaitan
Petikan minit mesyuarat berkaitan
PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ
2Tahun
Pendaftar/ Ketua PTJ
2. UPM/(Kod PTJ)/500/13/2/1 Latihan Staf (Kursus Dalaman)
Borang Permohonan/ Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02)
Surat tawaran/ arahan mengikuti latihan
Borang Pengesahan Menghadiri Latihan, SOK/LAT/BR02/LATIHAN 03
Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/ LATIHAN 05)
Surat/memo peringatan/dokumen lain yang berkaitan
Senarai kehadiran latihan(SOK/LAT/BR02/LATIHAN 04)
Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus
Laporan pengendalian latihan
PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ
2Tahun
Pendaftar/ Ketua PTJ
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 18/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan Kuasa Melupus
3. UPM/(Kod PTJ)/500/13/2/2 Latihan Staf (Kursus Luaran)
Borang Permohonan/ Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02)
Surat tawaran/ arahanmengikuti latihan
Borang Pengesahan Menghadiri Latihan, SOK/LAT/BR02/LATIHAN 03
Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/ LATIHAN 05)
Dokumen-dokumen lain yang berkenaan
PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ
2 Tahun
Pendaftar/ Ketua PTJ
4. UPM/(Kod PTJ)/500/13/2/3 Brosur Latihan
Brosur latihan
Maklumat latihan
Dokumen-dokumen lain yang berkenaan
PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ
2Tahun
Pendaftar/ Ketua PTJ
5. UPM/(Kod PTJ)/500/13/2/4 Maklumat On The Job Training / Pembelajaran Kendiri (SOK/LAT/BRO2/LATIHAN06)
PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ
2Tahun
Pendaftar/ Ketua PTJ
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 19/19
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 05/06/2012
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan disemak
Dilulus/ Diluluskan
semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan
KB Pembangunan
Sumber Manusia
WP 03/01/2011
02 01 SOK-LAT: 1/2011
Mesyuarat JKJK UPM kali ke-2
KB Pembangunan
Sumber Manusia
WP 25/5/2011
02 02 SOK-LAT: 2/2011
Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke-
229
KB Pembangunan
Sumber Manusia
WP 22/08/2011
02 03 SOK-LAT 02/2012
Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke-
232
KB, Pembangunan
Sumber Manusia
WP 05/06/2012
Top Related